BPA a RPA – 5 istotnych zalet dla organizacji

Transformacja cyfrowa to nie lada przedsięwzięcie, na które składa się wiele elementów. Przed jego rozpoczęciem warto znaleźć odpowiedzi na przynajmniej dwa z ważnych pytań. Które inicjatywy mają z biznesowego punktu widzenia największe znaczenie? Od czego organizacja powinna zacząć automatyzację?

 

Firma konsultingowa Prophet przeprowadziła pośród ponad 600 firm ankietę, aby dowiedzieć  się jakie obszary stanowią dla organizacji priorytet. Około 50% badanych stwierdziło, że ich najwyższym priorytetem jest modernizacja infrastruktury IT w celu zwiększenia elastyczności i bezpieczeństwa oraz ułatwienia zarządzania.

 

Prawie 40% respondentów za kluczowe działanie uznało z kolei poprawienie sprawności operacyjnej i aktualizację procesów. I tutaj właśnie pojawia się przestrzeń dla Business Process Automation (BPA). W erze w, której utrzymanie konkurencyjności oznacza szybkie dostosowywanie się do zmian, automatyzacja procesów biznesowych jest jednym z najważniejszych elementów cyfrowej układanki.

 

 

Czym właściwie jest Automatyzacja Procesów Biznesowych (BPA)?

 

 

Automatyzacja procesów w organizacji to sposób na usprawnienie działania, dzięki technologii. Z pomocą BPA, dojrzałe cyfrowo firmy zmniejszają zależność od ludzkiej interwencji, dzięki automatyzacji szeregu powtarzalnych zadań.

 

Co ważne, mówimy nie tylko o automatyzacji procesów IT – najbardziej zaawansowane technologicznie przedsiębiorstwa wykorzystują Business Process Automation w sposób, który optymalizuje workflow całej organizacji. BPA, w parze z m.in. BPM (Business Process Management),  pomaga usprawnić  między innymi procesy onboardingowe, księgowe czy związane z zarządzaniem (np. umowami). O automatyzacji procesów biznesowych

 

Jakie są zalety wdrożenia automatyzacji procesów biznesowych?

 

 

W całym tym zamieszaniu nie chodzi tylko o zastąpienie papieru plikami elektronicznymi. Proces automatyzacji ma na celu:

 

  • optymalizację codziennych operacji,
  • szybsze i bardziej świadome podejmowanie decyzji,
  • sprawniejsze zarządzanie projektami, także w pracy zdalnej i pandemii,
  • eliminację wąskich gardeł,
  • obniżenie ryzyka regulacyjnego,
  • zredukowanie liczby zadań wymagających interwencji użytkownika.

 

Innymi słowy: uczynienie procesów bardziej opłacalnymi, usprawnionymi, odpornymi na błędy i przejrzystymi.

 

 

Jakie są różnice między Automatyzacją Procesów Biznesowych a Zrobotyzowaną Automatyzacją Procesów w przedsiębiorstwie?

 

 

Zarówno BPA, jak i RPA (Robotic Process Automation), czyli automatyzacja procesów, mają podobny cel. Jest nim zwiększenie skuteczności wykonywanych funkcji biznesowych poprzez automatyzację. BPA jako rozwiązanie trafiło na rynek technologiczny wcześniej, natomiast RPA może stać się jego częścią, dostarczając jeszcze więcej korzyści. Różnice pomiędzy tradycyjną automatyzacją, a jej bardziej zaawansowaną (zrobotyzowaną) formą można zaś zaobserwować głównie na poziomie integracji oraz workflow. Inaczej przedstawiają się również koszty.

 

BPA automatyzuje przepływy pracy w celu poprawy wydajności całej organizacji. Nie koncentruje się zatem na jednym dziale, lecz wdraża systemy oprogramowania, które integrują wszystkie istniejące aplikacje. Zamiast skupiać się na poszczególnych zadaniach, BPA operuje więc na konkretnym procesie, od A do Z.

 

Automatyzacja procesów (RPA) angażuje roboty programowe (boty) imitujące ludzkie zadania. Wykonują zadania oparte na regułach, rejestrując przepływ pracy wykonywany przez użytkowników. Mogą logować się do systemów, poruszać się po stronie oraz wprowadzać i wyodrębniać dane, naśladując interakcje ludzi z systemami komputerowymi.

 

Czy RPA może pozytywnie wpłynąć na BPA?

 

 

W połączeniu z uczeniem maszynowym, automatyzacja procesów nabiera inteligentnych korzyści, między innymi takich jak:

 

  • uporządkowanie i interpretacja nieustrukturyzowanych danych,
  • możliwość „nauki” i poprawy workflow dzięki dostarczonym danym,
  • przyspieszenie pracy, zwłaszcza w działach operacyjnych,
  • poprawa customer oraz employee experience,
  • redukcja kosztów operacyjnych,
  • zwiększenie przychodów.

 

BPA i RPA jako technologie są synergiczne i mogą stanowić część holistycznego podejścia modernizacyjnego, które jest oparte o potrzeby i uwzględnia rentowność.

Automatyzacja procesów RPA

 

 

Na jakie korzyści można liczyć po wprowadzeniu zrobotyzowanej automatyzacji procesów w przedsiębiorstwie? 5 zalet

 

 

Automatyzacja procesów powinna być przemyślana i świadoma. Pod warunkiem, że zostanie wprowadzona do organizacji „z głową” oraz przy wsparciu odpowiednich specjalistów, może przynieść ze sobą szereg usprawnień. Oto „top 5”.

 

  • Oszczędności – dzięki robotyzacji koszty spadają nawet o 30%, zaś samo oprogramowanie jest tańsze w utrzymaniu w porównaniu z wydatkami związanymi z kosztami personalnymi.
  • Uwolnienie cennych zasobów, które można ponownie umieścić na „pierwszej linii frontu” i zaangażować do walki o customer success. Obsługa wybranych potrzeb zewnętrznych (angażowanie klientów na podstawowym poziomie) może odbywać się za pośrednictwem botów, co również przyniesie wzrost efektywności.
  • Eliminacja lub zmniejszenie wskaźnika błędów ludzkich spowodowanych np. zmęczeniem czy brakiem wiedzy, a więc i redukcja ryzyka operacyjnego. RPA = bezpieczeństwo.
  • Poprawa jakości procesów wewnętrznych – aby z sukcesem wykorzystać sztuczną inteligencję oraz RPA, organizacje są zmuszone do zdefiniowania jasnych procedur zarządzania. To z kolei przyspiesza raportowanie, onboardingi i inne procedury firmowe.
  • Brak konieczności wymiany istniejących systemów IT. RPA jest w stanie wykorzystać je w taki sam sposób, w jaki zrobiłby to człowiek.

RPA: robotyzacja i jej korzyści

 

 

Przykładowe scenariusze wykorzystania RPA w BPA

 

 

Ciekawi Cię, jak w praktyce można połączyć RPA i BPA, aby zmaksymalizować korzyści i uzyskać efekt niemalże perfekcyjnej synergii? Zobacz, jak zrobiliśmy to w Scania Polska.

 

Masz pytania lub nie wiesz jak zacząć przygodę z cyfrową transformacją? Nie wahaj się do nas odezwać.