Jak migrować, integrować system ERP i maksymalizować zyski 

Tru-Flex przeprowadził złożoną migrację do nowej wersji Epicor ERP oraz równoczesną integrację niezależnych instalacji systemu działających w dwóch fabrykach ograniczając w znacznym stopniu ryzyko i koszty. Projekt od początku do końca został zrealizowany przez doświadczony zespół konsultantów Mindbox. 

Amerykański Tru-Flex jest producentem między innymi elastycznych kompensatorów układów wydechowych, które są wykorzystywane m.in. w pojazdach użytkowych z silnikami Diesla największych marek motoryzacyjnych. Najczęściej są one instalowane pomiędzy turbosprężarkami, między turbosprężarką a układem oczyszczania spalin oraz między układem oczyszczania spalin a tłumikiem lub rurą wylotową w układach wydechowych. Warto zaznaczyć , że zapotrzebowanie na nie nieustannie wzrasta wraz z wprowadzanymi, coraz bardziej restrykcyjnymi normami emisji spalin.

Produkty firmy znajdują zastosowanie również w branżach zorientowanych na przechowywanie, kontrolę, ochronę i transport różnych materiałów, produkcję kominów, elastycznych rur chroniących mniej wytrzymałe przewody lub elektronikę i wiele innych. Firma często realizuje niestandardowe projekty oferując klientom wsparcie techniczne i inżynieryjne w trakcie całego cyklu życia produktu lub projektu, począwszy od wstępnej koncepcji projektu, produkcji czy montażu, poprzez wsparcie w fazie życia produktu oraz audyty jakościowe.

Od 2015 roku działa Tru‑Flex Spółka z o. o., zatrudniający obecnie 70 pracowników zakład produkcyjny, który jest zlokalizowany na terenie Katowickiej Specjalnej Strefy Ekonomicznej.

 

Kiedy warto migrować do nowszej wersji Epicor ERP 

 

Do zarządzania firmowymi zasobami oraz procesami produkcyjnymi Tru-Flex od wielu lat wykorzystywała oprogramowanie Epicor ERP. Stara, sprawdzona edycja z czasem przestała spełniać aktualne wymagania organizacji, generowała coraz wyższe koszty związane z jej utrzymaniem- stąd decyzja o migracji do najnowszej wersji sytemu.

 

Trudności w migracji i integracji Epicor ERP- co może nas zaskoczyć

 

Zadanie, choć mogłoby się wydawać względnie proste, wcale takie nie było. Przede wszystkim ze względu na ogromną różnicę architektury obydwu wersji – starej i nowej – proste przeniesienie tzw. kastomizacji systemu było zwyczajnie niemożliwe. Dlatego największym wyzwaniem projektu była przede wszystkim konieczność przygotowania od zera wszystkich wprowadzonych do systemu przez lata dodatków. 

Ponadto równocześnie do upgrade’u miała być wprowadzona integracja instalacji Epicor ERP działającej w przejętej przez Tru-Flex nieco wcześniej amerykańskiej spółce.

Kadra zarządzająca Tru-Flex zdawała sobie sprawę, że ten trudny projekt ma kluczowe znaczenie dla prowadzonego biznesu. System ERP to podstawowe narzędzie pozwalające na monitorowanie przychodów i zarządzanie marżą, umożliwiające rozwój i konkurowanie na coraz trudniejszym globalnym rynku, dlatego długo i bez pośpiechu poszukiwała partnera godnego zaufania do jego wdrożeniu.

Ostatecznie wybór padł na spółkę Mindbox, której zespół wdrożeniowy odpowiadał za nieco wcześniejszą ekspresową implementację Epicor ERP w tworzonym w Polsce zakładzie produkcyjnym Tru-Flex. Doskonała opinia o pracy polskich konsultantów zadecydowała o powierzeniu właśnie im tego złożonego projektu.

„Potrzebowaliśmy najwyższej klasy specjalistów. Współpracowaliśmy z zespołem polskich konsultantów podczas projektu w naszej spółce w Katowickiej SSE. Wiedzieliśmy także, że zespół konsultantów Mindbox ma na swoim koncie wiele projektów zrealizowanych za granicą dla międzynarodowych korporacji oraz, że zgromadzone podczas ich prowadzenia know-how oraz doświadczenia będzie mógł wykorzystać projektując nasze rozwiązanie. Atrakcyjna wycena projektu była dodatkowym bonusem” – mówi Joe Willis, Dyrektor IT w Truflex.

 

Rozwiązanie: od analizy, przez development i testy, po wdrożenie

 

Cały projekt – od początku do końca – został zrealizowany przez konsultantów Mindbox. Jedynie pewna część pracy była wykonywana na miejscu, w USA. Większość zadań zrealizowana została przez zespół konsultantów zdalnie.

Projekt rozpoczął się standardowo, czyli od przeprowadzenia gruntowej analizy, która szczegółowo wykazała dostępne opcje migracji i integracji. W szczególności określono, które z kastomizacji starej wersji Epicor ERP trzeba zaprogramować od zera oraz jakie będzie można zastąpić standardową funkcjonalnością systemu po dokonaniu upgrade’u.

Różnica technologiczna między tymi dwiema wersjami była ogromna. 

„Starsza działała w oparciu o bazę danych Progress. Cały kod aplikacyjny został napisany w tym środowisku. Tymczasem bardziej współczesne wersje Epicor ERP bazują na technologii Microsoft SQL Server, a kod systemu został przepisany i działa jako aplikacja webowa na serwerze Microsoft IIS. Zmieniły się struktury danych. Dlatego żadnej z wcześniejszych kastomizacji nie można było po prostu przenieść. Trzeba było je przetłumaczyć z jednego języka na drugi i gruntownie przetestować. Tylko w niektórych przypadkach można było wykorzystać standardowe funkcje nowej wersji Epicor ERP” – tłumaczy Agnieszka Hermaniuk, Project Manager w Mindbox

Analizowano również dostępne możliwości połączenia danych działających w pewnym stopniu niezależnie w ramach grupy Tru-Flex.

„Epicor ERP miał obejmować wszystkie spółki, działające jako jedna organizacja, ale z uwzględnieniem ich odrębności lokalizacyjnej. Cztery fabryki Tru-Flex współpracują ze sobą przesyłając między sobą produkowane części. Do tego dochodzi jeszcze odrębna jednostka odpowiedzialna za pakowanie gotowych produktów. Wszystkie podmioty współpracują ze sobą logistycznie, przesyłają zamówienia oraz informacje o produktach” – mówi Piotr Krzysztoporski, wiceprezes firmy Mindbox.

Przykładowo produkcja rur wydechowych do dużych ciężarówek wymaga grawerowania i znakowania poszczególnych elementów, co wpływa na rozciągnięcie procesu produkcji, który podzielony jest pomiędzy poszczególne lokalizacje.

Wszystkie zaproponowane rozwiązania zostały przetestowane, błędy zostały skorygowane, dlatego samo wdrożenie przebiegło bez niespodzianek.

 

Korzyści: nowoczesna technologia, pełna kontrola nad procesami i niższe koszty

 

Projekt migracji i integracji systemów zakończył się pełnym sukcesem. Firma Tru-Flex, poza tym, że korzysta z bardziej zaawansowanej, odpowiadającej współczesnym wymaganiom biznesowym oraz opartej na nowoczesnych technologiach wersji Epicor ERP, mogła ograniczyć koszty związane z utrzymaniem systemu.

„Utrzymanie starszej wersji systemu zwykle generuje wyższe koszty. Dlatego już wdrożenie najnowszej edycji Epicor ERP przyniosło oszczędności. Zyskiem było także scalenie dwóch niezależnych instalacji działających w różnych zakładach należących do Tru-Flex. Taka integracja to niższe koszty administracji, ale także infrastruktury” – mówi Joe Willis, Dyrektor IT w Truflex.

„Jesteśmy szczególnie dumni, że podczas projektu dla polskiej spółki Tru-Flex, wyrobiliśmy sobie tak dobrą opinię u jej właściciela, że zdecydował się nas zatrudnić do trudnego projektu we własnym kraju. I to pomimo świadomości istnienia różnic kulturowych, prawnych czy choćby w terminologii biznesowej i technologicznej w zakresie systemów ERP”  mówi Piotr Krzysztoporski, wiceprezes firmy Mindbox. 

Przy tym warto podkreślić, że cena nie była wyłącznym kryterium wygranej Pomimo tego, że nasza usługa była tańsza, to oszczędność nie była głównym motywem decyzji o wyborze Mindbox. Zadecydowało przede wszystkim zaufanie, że jesteśmy w stanie wykonać ten projekt poprawnie, w terminie i budżecie. Nie zawiedliśmy tego zaufania. Po zakończeniu projektu, nadal obsługujemy instalacje Epicor ERP świadcząc usługi utrzymaniowe” – mówi Piotr Krzysztoporski, wiceprezes firmy Mindbox.

Wdrożenie ekspresowe ERP w Tru-Flex

 

Historia zespołu konsultantów Mindbox specjalizujących się we wdrożeniach Epicor ERP wykracza poza projekt migracji integracji systemów zrealizowany dla Tru-Flex w USA. Początkiem współpracy było wdrożenia Epicor ERP dla uruchomionego w 2015 r. zakładu produkcyjnego Tru-Flex w miejscowości Zimna Wódka, na terenie Katowickiej SSE.

Tru-Flex miał w planach uruchomienie fabryki w Polsce. Firma miała informacje, że nasz zespół specjalizuje się we wdrożeniach Epicor ERP. Przedstawiciele firmy, który spotkali się z nami na etapie wyboru miejsca budowy zakładu, nie mieli jednak świadomości, że proste przeniesienie systemu z fabryki w USA nie może się udać. VAT, faktury korygujące, podatki, raportowanie – wszystko to niebanalne różnice – Agnieszka Hermaniuk, Project Manager w Mindbox wspomina pierwszą rozmowę z przedstawicielami Tru-Flex

Spotkanie było jednak owocne. Amerykanie nie tylko poznali specyfikę polskiego systemu podatkowego i uświadomili sobie, że będą musieli zrealizować wdrożenie od nowa, ale także zrozumieli, że mają do czynienia ze specjalistami wysokiej klasy. Dlatego szybko zdecydowali o powierzeniu zespołowi tego projektu.

Implementacja Epicor ERP była równie spektakularna jak całe przedsięwzięcie Tru-Flex. Jeszcze w maju 2014 firma nie miała wybranej działki pod budowę fabryki a w styczniu 2015 błyskawicznie uruchomiła produkcję. W okresie kilku miesięcy nie tylko zbudowano halę produkcyjną, sprowadzono i zainstalowano maszyny, ale także wdrożono system ERP.

„Jest to tym bardziej imponujący wynik, jeśli weźmie się pod uwagę, że w branży motoryzacyjnej większość zamówień przesyłana jest elektronicznie za pośrednictwem EDI. To był jedne z podstawowych wymogów Tru-Flex – mówi Agniezka Hermaniuk, Project Manager w Mindbox.

„Projekt udało się zrealizować w tak ekspresowym tempie m.in. dlatego, że mieliśmy ogromne wsparcie kadry zarządzającej i kluczowych użytkowników systemu z USA, którzy bardzo zaangażowali się w projektu” – mówi Piotr Krzysztoporski, CEO Mindbox.