Dlaczego warto automatyzować proces Purchase to Pay (P2P)

Aby z powodzeniem prowadzić interesy, każda firma potrzebuje szybkiego i niezawodnego dostępu do towarów i usług. To, w jaki sposób dana organizacja je pozyskuje, a następnie opłaca, określa jej podejście do procesu Purchase to Pay (P2P). Krótko mówiąc, obejmuje on zatem wszystkie etapy od wystąpienia potrzeby zakupu przez przyjęcie faktury, aż do jej rozliczenia.

Pełny proces P2P angażuje więc wiele osób pracujących w różnych działach (księgowości, kontrolingu, finansów i zakupów) oraz wymaga zaawansowanego transferu danych. Jeśli dodatkowo jest on wykonywany ręcznie, zajmuje zwykle sporo czasu i wysiłku oraz pozostawia szerokie pole do popełnienia błędów po stronie organizacji.

Elektroniczny i w dużej mierze zautomatyzowany proces transakcyjny można jednak zaprojektować pod kątem wydajności (przyspieszenia akceptacji dokumentów, dostaw, fakturowania oraz płatności), minimalizacji czynnika ludzkiego oraz redukcji kosztów (w tym między innymi obsługi rozliczeń). Wymaga to zarówno oprogramowania, które bezproblemowo odwzoruje poszczególne działania, jak i rzetelnego konsultanta IT.

 

 

Purchase to Pay w pigułce

Choć nie ma dwóch identycznych firm, proces P2P w wielu branżach zwykle przebiega według poniższego schematu:

  1. Identyfikacja potrzeby zakupu poszczególnych towarów lub/i usług.
  2. Powstanie zlecenia zakupu i przesłanie do zatwierdzenia. Ma ono formę sformalizowanego dokumentu, który wyszczególnia potrzebne towary lub/i usługi. W firmach korzystających ze zautomatyzowanych rozwiązań zakupowych informacje w dokumencie wykorzystywane są do automatycznego wypełniania zamówienia.
  3. Kolejny krok to zaproszenie do złożenia oferty oraz wybór dostawcy. Jeśli firma ma już preferowanych i zakontraktowanych dostawców, zespół zaopatrzeniowy (lub system) może wybrać tego, który ma najkorzystniejsze warunki i ceny dla potrzeb bieżącego projektu.
  4. Po wybraniu dostawcy wydawane jest zamówienie zakupu, które po akceptacji sprzedawcy staje się wiążącą umową. Jeśli firma posiada zautomatyzowane oprogramowanie typu e-Procurement, zamówienie zostanie automatycznie wypełnione i dopasowane do zlecenia zakupu, a następnie śledzone w systemie.
  5. Kiedy dostawca zrealizuje zamówienie, towar oraz towarzysząca mu dokumentacja odbiorcza są sprawdzane pod kątem kompletności, poprawności i jakości. Otrzymane dokumenty są porównywane z oryginalnym zamówieniem – odbywa się to w sposób automatyczny (za pośrednictwem rozwiązań e-Procurementu) lub ręczny. Uszkodzone lub niekompletne zamówienia mogą zostać zwrócone lub ich cena może ulec modyfikacji. Taki scenariusz wymaga aktualizacji danych transakcji w celu odzwierciedlenia zmian.
  6. Następnie dostawca wysyła fakturę, która jest dodawana automatycznie (za pomocą e-fakturowania) do oprogramowania zaopatrzeniowego i księgowego lub ręcznie przez zespół ds. rozliczeń.
  7. Wraz z oryginalnym zamówieniem i dokumentacją odbiorczą, faktura od dostawcy umożliwia zespołowi rozliczeniowemu przeprowadzenie trójstronnej weryfikacji w celu sprawdzenia, czy dane transakcji są właściwe i kompletne oraz czy wszystkie zamówione towary i usługi zostały dostarczone lub wykonane zgodnie z oczekiwaniami kupującego.
  8. Po przejrzeniu, weryfikacji i ewentualnych korektach, faktura zostaje zatwierdzona do zapłaty. Dział rozliczeń dokonuje płatności i aktualizacji danych.

 

Usprawnienia i korzyści biznesowe z automatyzacji procesu P2P i jego elementów

Purchase to Pay dotyka praktycznie każdego obszaru biznesowego- od produkcji, przez marketing, aż po financial reporting. Wprowadzenie jednej kluczowej zmiany – na przykład wdrożenie rozwiązań w chmurze – może nie tyko usprawnić sam proces, lecz i wpłynąć pozytywnie na zarządzanie łańcuchem dostaw, umowami, a także poprawić ogólną produktywność, rentowność i elastyczność organizacji. Oto niektóre z korzyści zastosowania automatyzacji i elementów sztucznej inteligencji w P2P:

  • redukcja kosztów operacyjnych nawet o 80% oraz czasu trwania cyklu aż o 70% dzięki użyciu oprogramowania typu Palette,
  • eliminacja ewentualnych opóźnień i redukcja kosztów pośrednich, dzięki przyspieszonej autoryzacji (na przykład za pośrednictwem urządzeń mobilnych) i wysyłanych powiadomień,
  • większa kontrola bieżących wydatków zakupowych, dzięki ustaleniu określonego budżetu w systemie,
  • zwiększona efektywność kontroli planowanych wydatków oraz dokładności prognoz w obszarze rezerw finansowych,
  • poprawa płynności finansowej – łatwy dostęp do poprawnych i kompletnych danych (w tym ścieżek audytu) zapewnia doskonałą transparentność oraz dostarcza cennych informacji, które są potrzebne do podejmowania strategicznych decyzji oraz pozwalają inwestować w rozwój przy jednoczesnym spłacaniu należności,
  • brak ryzyka utraty danych dzięki formie elektronicznej,
  • bezproblemowa integracja z istniejącą technologią (systemem ERP czy programem księgowym), która umożliwia tworzenie kompleksowych i zindywidualizowanych rozwiązań w zakresie zaopatrzenia,
  • eliminacja zbędnych dostawców i wyższy poziom zgodności dzięki dostępowi do zintegrowanej bazy,
  • poprawa relacji z dostawcami dzięki usprawnieniu pracy w dziale księgowości,
  • eliminacja żmudnych zadań oraz maksymalne wykorzystanie potencjału działu zakupów, a także poprawienie jego pozycji negocjacyjnej dzięki przyspieszonej obsłudze zamówień i uniknięciu opóźnień w płatnościach,
  • lepsza koordynacja pomiędzy poszczególnymi działami organizacji dzięki stałemu wglądowi w proces,
  • brak zbędnego powielania tych samych czynności (na przykład ręcznego wprowadzania danych do faktury),
  • rzetelne wsparcie w wypracowaniu własnego standardu na każdym etapie procesu.

 

 

Jak zacząć automatyzację procesu Purchase to Pay

Automatyzacja elementów procesu P2P zapewnia organizacji wiele korzyści, w tym operacyjnych. Automatyzacja kompleksowo usprawnia procesy zakupowe, zapewniając jednocześnie maksymalny wgląd w wydatki firmy.

W Mindbox wdrażamy zautomatyzowane narzędzia i dopasowujemy je do potrzeb klienta. Dzięki długofalowej współpracy z czołowymi dostawcami oprogramowania (między innymi firmą Palette) projektujemy rozwiązania doskonale odpowiadające zarówno na biznesowe, jak i organizacyjne wyzwania Twojej firmy. Skontaktuj się z nami, a chętnie doradzimy i przedyskutujemy dostępne możliwości.