Migracja do najnowszej wersji iScala 3.4 w Merck- case study

W październiku 2020 konsultanci Mindbox kontynuują prace nad aktualizacją systemu iScala ERP do najnowszej wersji 3.4 dla wiodącej niemieckiej firmy naukowo-technicznej Merck KGaA, Darmstadt, Niemcy (Merck). Projekt obejmuje 19 filii grupy w Europie, Azji, Australii i na Bliskim Wschodzie. Oferta Mindbox została wybrana jako najkorzystniejsza pod względem proponowanego terminu, kosztów i sposobu realizacji, a także dzięki wieloletniej dobrej relacji biznesowej i współpracy pomiędzy Merck i Mindbox. Innym ważnym czynnikiem było bogate doświadczenie Mindbox w złożonych projektach informatycznych o zasięgu globalnym. Mindbox specjalizuje się we wspieraniu firm korzystających m.in. z oprogramowania Epicor, w tym systemu iScala. 

 

iScala w Merck 

Merck korzysta z systemu iScala od ponad kilkunastu lat. Jest to rozwiązanie dla mniejszych oddziałów w organizacji (Tier II). Ujednolicono obsługę procesów biznesowych i wykorzystanie systemu. Obsługę 450 jednoczesnych użytkowników zdalnych wspiera zespół Global Scala z siedzibą w Darmstadt w Niemczech i Singapurze. 

Jak wygląda migracja do systemu iScala 3.4 

Biorąc pod uwagę, że wdrożenie jest prowadzone w firmie farmaceutycznej, należy wziąć pod uwagę pewne specyficzne wymagania branżowe, takie jak: 

  • ograniczenia prawne,  
  • bezpieczeństwo danych, 
  •  inne potencjalne zagrożenia.  

Migracja odbywa się z wersji 3.0 do najnowszej wersji 3.4. System jest dostosowany do wymagań firmy Merck poprzez 120 modyfikacji, setki raportów, kostek OLAP i dokumentów. Efektywność pracy zapewnia intensywna komunikacja i wymiana danych między systemem iScala a innymi systemami, zarówno wewnętrznymi, jak i zewnętrznych partnerów biznesowych, za pośrednictwem ponad 100 interfejsów. Wszystkie te elementy muszą zostać przeniesione do nowej wersji, a następnie przetestowane z maksymalną precyzją. Głównym celem projektu jest zmiana platformy technologicznej przy minimalnych zakłóceniach dla działalności biznesowej. 

 

Kluczowe korzyści płynące z migracji 

 

Z biznesowego i technologicznego punktu widzenia projekt migracji będzie znaczącym krokiem. Jego zalety obejmują:

  • Zapewnienie ciągłości i stabilności działalności biznesowej przez najbliższe pięć lat; 
  • Zmniejszenie ryzyka prawnego i związanych z nim kosztów; 
  • Zastosowanie najnowszej technologii; 
  • Zwiększona elastyczność systemu dzięki rozszerzonemu zakresowi funkcji w nowej wersji.

Ryzyka związane z projektem 

 Nadrzędnym celem jest ukończenie projektu przy minimalnych zakłóceniach w działalności biznesowej. Ze względu na złożoność i zasięg geograficzny systemu zadanie wymaga szczegółowej analizy i precyzyjnego planowania. Obszary krytyczne dla pomyślnego zakończenia projektu obejmują: 

  • Wysoki stopień modyfikacji systemu; 
  • Rozproszenie geograficzne i różnice kulturowe, zarówno dla użytkowników, jak i członków zespołu projektowego; 
  • Procedury specyficzne dla przemysłu farmaceutycznego;
  • Ograniczenia związane z COVID-19 

Jak wygląda proces wdrożenia systemu iScala 3.4 

Mindbox prowadzi projekt migracji przy wsparciu dedykowanego zespołu powołanego przez firmę Merck. Całość zaplanowano na 14 miesięcy. Na samym wstępie określono ramy czasowe dla wszystkich kolejnych etapów. Jednym z największych wyzwań projektu jest rozproszenie geograficzne zespołu projektowego (ponad 20 osób w 10 krajach) i użytkowników końcowych (18 krajów). Ze względu na reżim COVID zdecydowana większość prac wykonywana jest zdalnie. Sukces projektu w dużej mierze zależy od precyzyjnego planowania i rygorystycznego zarządzania projektem. 

Proces realizacji wdrożenia składa się z czterech głównych etapów. 

  1. Podczas pierwszego zespółMindbox zrealizuje migrację wszystkich komponentów technicznych systemu.  
  2. Faza zakończy sięwraz z migracją testową i miesięcznym okresem testów wewnętrznych. Migracja pilotażowa zostanie przeprowadzona w Szwecji.  
  3. 3Następnieupdatezostanie wdrożony w grupach liczących od czterech do ośmiu krajów w trzech kolejnych fazach.  
  4. Każdagrupa objęta jest migracją testową, testami akceptacyjnymi użytkowników, migracją końcową i wsparciem powdrożeniowym. 

Wyniki wdrożenia iScala 3.4  

Po wykonaniu wszystkich zaplanowanych czynności system ma działać bez odczuwalnych zmian dla użytkownika podczas jego pracy, powinien być szybszy, bardziej efektywny i bezpieczniejszy, a co ważniejsze, będzie oferował szereg nowych możliwości wprowadzonych w najnowszej wersji systemu iScala.