Zrobotyzowana automatyzacja procesów w finansach- controlling w procesach RPA

Działy finansowe szybko stały się podatnym terenem dla rozwoju Robotic Process Automation (RPA) w przedsiębiorstwie. Pełno w nich powtarzalnych zadań komputerowych (takich jak przetwarzanie faktur), które często są dobrymi kandydatami do automatyzacji.

Wraz z rosnącą liczbą oczekiwań związanych z redukcją kosztów, wzrostem szybkości, ilości i jakości dostarczanych informacji, a także zapewnianiem transparentności biznesu, działy finansowe znajdują się pod sporą presją. Robotyzacja może być w ich przypadku zarówno szybką wygraną, która przynosi natychmiastowe korzyści, jak i pozostać na dłużej, stając się integralną częścią procesów wewnętrznych i przenosząc je na wyższy – inteligentny – poziom.

Pod względem kosztów i harmonogramu, robotyzacja procesów nie wiąże się ze skomplikowaną i drogą logistyką wdrożenia w porównaniu z dużymi aktualizacjami platform IT. Jest zatem prawdopodobne, że RPA szybko zmieni się z elementu wyróżniającego i zapewniającego przewagę konkurencyjną w standardową praktykę, która warunkuje przetrwanie, zwłaszcza w dobie pandemii i zdalnych wdrożeń.

 

 

Controlling, a RPA: planowanie i zarządzanie, dzięki zrobotyzowanej automatyzacji procesów

 

 

Controlling finansowy oraz controlling operacyjny także mogą zyskać na efektywności, a co za tym idzie, również na jakości usług, poprzez skorzystanie z możliwości, jakie oferuje zrobotyzowana automatyzacja procesów. Co ciekawe, większość pracy w tych działach nadal wykonywana jest bez pomocy robotyzacji. Jedną z przyczyn jest fakt, że czynności kontrolne są mniej powtarzalne i trudniejsze do zdefiniowania konkretnymi regułami. Po drugie, aby automatyzacja odniosła pełny sukces wymagana jest strukturyzacja danych i ich wsparcie za pośrednictwem heterogenicznego krajobrazu systemowego. Kontroling finansowy kiepsko poradzi sobie z tymi dwoma warunkami wstępnymi z uwagi na bardziej fragmentaryczną specyfikę.

Wreszcie, przeciętny specjalista ds. controllingu wciąż nie posiada dostatecznej wiedzy ani świadomości odnośnie korzyści, jakie oferuje robotyzacja procesów finansowych. Zespoły kontrolne nie są przyzwyczajone do pracy ramię w ramię z działami IT, jak np. ich koleżanki i koledzy z księgowości. Spowalnia to uruchamianie prototypów i obniża liczbę wdrożeń, które faktycznie dochodzą do skutku.

Tymczasem i w kontrolingu znaleźć można procesy, które są powtarzalne, mają reguły decyzyjne, które nie wymagają ludzkiej ewaluacji oraz mogą funkcjonować w oparciu o wysoki stopień standaryzacji danych. Idealnym przykładem jest raportowanie zarządcze. Jego celem jest dostarczenie decydentom na wszystkich szczeblach przedsiębiorstwa aktualnych informacji o postępach finansowych oraz ich wsparcie w zarządzaniu firmą. W tym celu tworzone są i rozpowszechniane zarówno standardowe, cykliczne raporty, jak i te ad-hocowe. Aby to się udało, dane dotyczące wszystkich jednostek firmy muszą zostać zebrane, zweryfikowane i przekształcone w odpowiednie sprawozdania zawierające komentarze i zalecenia.

Robotyzacja może zautomatyzować duże fragmenty tego procesu, jednocześnie przyspieszając czas dostarczenia danych i poprawiając ich dokładność. Korzyści są tutaj ściśle powiązane ze skalą organizacji i zakresem raportowania. Im większa firma i bardziej zróżnicowane modele biznesowe, tym bardziej złożony i kosztowny staje się ten proces, a wartość, którą może zaoferować RPA większa.

To samo tyczy się planowania operacyjnego. Obejmuje ono wiele powtarzalnych czynności związanych z przygotowaniem i sprawdzaniem danych. Oprócz poprawy wydajności, automatyzacja procesów RPA może być także wykorzystana do wsparcia działań związanych z zarządzaniem, ponieważ zwiększa ona poziomy identyfikowalności oraz jednolitości.

Korzystanie z inteligentnych robotów do kontrolowania danych podstawowych to trzeci obszar, który może stanowić dużą szansę. Faktem jest, że dane są obecnie w centrum procesu decyzyjnego, a ich ilość potrafi przyprawić o zawrót głowy. Roboty softwarowe mogą dla przykładu zająć się ich walidacją czy sprawdzeniem poprawności, co pozwoli kontrolerom skupić się na działaniach o większej wartości dodanej.

Jakie procesy związane z obsługą finansów można ulepszyć dzięki RPA?

 

 

Robotyzacja jest najbardziej efektywna w obszarach finansowych takich jak:

  • księgowość operacyjna (wystawianie faktur, windykacja należności, pobieranie opłat),
  • księgowość ogólna (alokacje, korekty, wpisy do dziennika i ich przetwarzanie, proces uzgodnienia sald bilansowych, transakcje wewnątrz firmy),
  • raporty finansowe i sprawozdania zewnętrzne,
  • planowanie, budżetowanie i prognozowanie,
  • procesy skarbowe.

 

Sztuczna inteligencja w procesach planowania i kierowania finansami przedsiębiorstwa

 

 

Jak już wspominaliśmy, ilość dostępnych danych szybko rośnie, a wraz z nią chęć firm do lepszego ich wykorzystania w procesach podejmowania decyzji i planowania. Takie zastosowanie wymaga dobrze uzasadnionych analiz. Jakość danych staje się zatem centralnym punktem zainteresowania.

Sztuczna inteligencja zajmuje się naśladowaniem ludzkich struktur decyzyjnych za pośrednictwem komputerów i algorytmów wykorzystujących modele matematyczne. W kontekście wydajności, skalowalności i możliwości automatyzacji (np. procesów prognozowania), wielu ekspertów słusznie widzi duży potencjał w wykorzystaniu AI w procesach planowania i zarządzania przedsiębiorstwem.

Należy jednak pamiętać, że niezbędne jest dostarczenie dobrej jakości danych, wysoka szczegółowość, wystarczająca historia i głębokie zrozumienie związków przyczynowo-skutkowych. Wzorce, korelacje i zmiany muszą również obowiązywać w przyszłości, aby oprogramowanie mogło się ich „nauczyć” i wykorzystać do prognoz lub walidacji. Jeśli te podstawowe warunki zostaną spełnione, sztuczna inteligencja będzie w stanie przenieść planowanie i zarządzanie firmą na wyższy poziom.

Poczytaj również o nowoczesnych systemach ERP.

 

 

Jak sprawdzić czy warto wprowadzić RPA w procesach finansowych w firmie?

 

 

Procesy związane z finansami i rachunkowością można zautomatyzować praktycznie w każdej firmie, bez względu na branżę. Nie oznacza to jednak, że RPA będzie wszędzie tak samo korzystnym i wskazanym rozwiązaniem.

Robotyzacja powinna być świadoma i przebiegać etapowo. Warto, aby czuwał nad nią deweloper RPA. Przed jego zaangażowaniem można jednak dokonać wstępnej oceny procesów według podanych przez nas kryteriów. Być może okaże się wówczas, że wymagają najpierw optymalizacji lub innych zmian.

Jeśli rozważasz robotyzację, zapraszamy również do konsultacji z nami!

 

Jakie wyzwania czekają przedsiębiorstwo przy wprowadzeniu RPA w procesach finansowych?

 

 

Oprócz zagadnień czysto technicznych, w kwestii wyzwań związanych ze wdrożeniem robotyzacji w organizacji warto pochylić się zwłaszcza nad adaptacją w kulturze organizacyjnej, odpowiednim zaangażowaniem działu IT oraz zapewnieniem adekwatnych zasobów do pracy.

Zobacz, jak poradziliśmy sobie z nimi w Scania Polska.

 

 

RPA w finansach a margines błędu – czy jest to bezpieczne i jak należy to kontrolować?

 

Roboty nie nudzą się, nie potrzebują kawy i nie popełniają błędów w przetwarzaniu faktur czy procesowaniu skomplikowanych danych. Wydawać by się mogło, że RPA i bezpieczeństwo to naturalne połączenie. Jednak tą idealną wizję osiągnąć można tylko wtedy, gdy oprogramowanie zostanie prawidłowo zaprojektowane i wdrożone w biznesie.

Boty RPA mają niesamowite możliwości usprawnienia procesów, ale najpierw trzeba im dokładnie przekazać, co mają robić i jak to zrobić. Mechanizmy kontrolne, które mają zastosowanie w przypadku pracowników działu finansów muszą być również uwzględnione w robotach software’owych, aby były one jeszcze bardziej niezawodne, biorąc pod uwagę większe obciążenie pracą, jaką mogą wykonywać. Należy jednak pamiętać, że wraz ze zmianą procesów biznesowych zmieniają się również kluczowe punkty kontrolne, które mogą wymagać odpowiedniej adaptacji.

Podstawą każdej solidnej strategii cyfrowej transformacji jest poprawa wydajności pracy, co jest szczególnie istotne w dobie zdalnych wdrożeń, będących wynikiem pandemii. Niestety, wielu pracowników nie ma jasności co do tego, w jaki sposób funkcjonuje workflow w ich zespole czy organizacji, co prowadzi do nieefektywnych procesów. Zanim więc firmy zaczną optymalizować i automatyzować procesy, powinny lepiej zrozumieć ich sedno, w czym wsparciem będzie mapa procesów w firmie.

 

 

Mapa procesów i optymalizacja przed rozpoczęciem automatyzacji: upewnij się, że rozumiesz każdy krok

Mapowanie procesów biznesowych może nie tylko pomóc pracownikom zapoznać się z ich specyfiką, ale także umożliwić organizacjom ponowną ocenę wydajności oraz usprawnienie lub eliminację tych zadań bądź operacji, które okażą się zbyt czasochłonne czy mało skuteczne. Tego typu optymalizacja procesów biznesowych stanowi zaś kolejny krok przed zrobotyzowaną automatyzacją procesów i optymalizacją procesu produkcji oraz dalszym dążeniem do cyfrowej transformacji z użyciem zaawansowanych systemów ERP.

 

Co ważne, mapa procesu czy też mapa procesu produkcji w formie zintegrowanego workflow jest kluczowa z punktu widzenia robotyzacji procesów również dlatego, że pozwala ona zidentyfikować obszary, których automatyzacja będzie wiązać się z nowymi możliwościami i oszczędnościami oraz pozwoli uniknąć strat!

 

Czytaj dalej:

 

W jaki sposób mierzyć procesy i oceniać ich możliwości automatyzacji?

 

 

Optymalizacja procesów to tylko jedno kryterium ich pomyślnej oceny pod kątem możliwości automatyzacji, która z kolei przekłada się między innymi na optymalizację produkcji. Oceniając kandydatów do robotyzacji warto zwrócić uwagę na stosunek złożoności całego przedsięwzięcia do korzyści z niego płynących. W ten sposób wyróżnić można:

 

  • szybkie wygrane – procesy, których automatyzacja cechuje się stosunkowo niską złożonością, ale mogą dać one organizacji wysokie korzyści,
  • nisko wiszące owoce – procesy, których automatyzacja jest niezbyt złożona, ale korzyści w ich przypadku nie są już aż tak duże.

 

Dopiero po przeprowadzeniu pomyślnej automatyzacji powyższych dwóch grup procesów można zacząć myśleć o:

  • koniecznych usprawnieniach – mogą one dać duże korzyści, ale ich automatyzacja jest bardzo złożona,
  • usprawnieniach długoterminowych – przynoszą stosunkowo niskie korzyści przy dużej złożoności automatyzacji.

 

Sprawdź również:

 

 

Czym kierować się przy wyborze odpowiedniego procesu do automatyzacji?

 

 

Najlepiej automatyzować procesy manualne, powtarzalne i o możliwie dużym wolumenie transakcji (im więcej ich jest, tym więcej potencjalnych korzyści), niekoniecznie w ciągu dnia (najważniejsze są duże peaki, jak np. w przypadku księgowości pod koniec miesiąca). Ważna jest również standaryzacja danych wejściowych i danych wyjściowych –  jeśli nie są one ustandaryzowane, to powinien być to pierwszy krok w optymalizacji takiego procesu.

 

Warto także automatyzować procesy, które są oparte na regułach, nawet jeżeli jest ich wiele. Jeśli jednak w danym procesie jest duża dowolność interpretacji, a zadanie jest powierzane osobie wyspecjalizowanej, to może się okazać, że nie będzie on na początek najlepszym kandydatem do automatyzacji.

 

Kolejne kryterium to niski poziom wyjątków systemowych – jeśli systemy informatyczne są niestabilne, to może okazać się, że robot też nie będzie stabilnie pracował.  Drugą klasą wyjątków są wyjątki biznesowe, jednak jeśli ktoś w firmie jest w stanie je opisać i określić w jaki sposób w danym wyjątku powinno zareagować oprogramowanie, czy jaką decyzję ma podjąć, to nie powinny one stanowić problemu.

 

Należy automatyzować przede wszystkim procesy, które są dojrzałe i stabilne. Nowych procesów pracownicy dopiero się uczą i często poddawane są one modyfikacjom, zaś takie, które funkcjonują już długo i są im dobrze znane pozwalają przewidzieć potencjalne problemy.

 

Automatyzacja operacji, które działają w oparciu o niezmienne i stabilne systemy informatyczne także zaoszczędza sporo nerwów. Gdy oprogramowanie jest wciąż rozwijane i modyfikowane, to czasami robotowi może być ciężko nadążyć za tymi zmianami systemowymi. Jest on w stanie nauczyć się danej wersji systemu, ale jeśli co miesiąc pojawia się nowa, która diametralnie zmienia jakieś funkcjonalności, to warto poczekać aż sytuacja się ustabilizuje.

 

Zobacz także:

 

 

Jak przygotować procesy do wdrożenia automatyzacji? Automatyzacja a standaryzacja procesów w przedsiębiorstwie

 

 

Warto działać równolegle – gdy wybieramy kandydata do Proof of Concept czy Pilota, można już tworzyć listę kolejnych procesów do automatyzacji. Podejście to zwane jest lejkiem procesów. Polega ono na stworzeniu długiej listy kandydatów, przygotowanej np. poprzez burzę mózgów w każdym dziale. Następnie analityk biznesowy czy osoby merytorycznie zaangażowane w robotyzację powinny wyselekcjonować te procesy, które faktycznie nadają się do automatyzacji.

 

Dalej warto jest zadać względem procesu serię pytań weryfikujących. Dla przykładu: czy metoda przetwarzania może zostać zmieniona? Czy drobna automatyzacja może poprawić proces? Czy wymagane są duże zmiany w infrastrukturze?

Dobrze jest zaczynać automatyzację małymi krokami, startując od Proof of Concept. Najczęściej wybierane są do niego procesy proste. Jego celem nie jest uzyskanie możliwie dużych korzyści, ale nauczenie się organizacji pracy z robotami, tego, jak wygląda proces wdrożeniowy i przeniesienie go na produkcję, a także sprawdzenie, jak biznes radzi sobie we współpracy z IT. Po realizacji takiego procesu pojawi się odpowiedź na pytanie, czy robotyzacja jest czymś dobrym dla firmy. Najczęściej trwa on od miesiąca do dwóch.

 

Kolejny krok, jeśli PoC zakończył się sukcesem, to Pilot. Może być on zrealizowany w oparciu o ten sam proces (np. w wersji rozbudowanej), ale można też wybrać inny proces, który przyniesie większe korzyści. Jeśli realizacja tego przedsięwzięcia zakończy się sukcesem, warto przygotować program robotyzacji, dokumentację i development, a następnie przenieść całość na produkcję.

 

Podsumowując:

  • przeanalizuj swoje procesy,
  • skup się na tych procesach, które są powtarzalne, dobrze sparametryzowane i można je opisać w postaci reguł,
  • skup się na tych procesach, które dzięki automatyzacji możesz usprawnić, przyspieszyć lub poprawić ich jakość,
  • określ ile transakcji realizujesz w ciągu dnia/tygodnia/miesiąca,
  • zastanów się z jakich innych systemów informatycznych korzystasz, które nie są ze sobą zintegrowane,
  • zoptymalizuj proces, jeśli jest to konieczne,

 

Nie przegap:

 

 

Jak przygotować pracowników do pracy z automatycznymi procesami? Skutki niepoprawnie wprowadzonej automatyzacji w przedsiębiorstwie

 

 

Nieprzemyślany proces robotyzacji skutkować będzie nie tylko stratami czasowymi i finansowymi, ale i problemami na poziomie kultury organizacyjnej. Za udane wdrożenie automatyzacji odpowiada bowiem nie tylko deweloper RPA. Kluczowym wskaźnikiem sukcesu tego typu implementacji jest adaptacja kulturowa, jak i zapewnienie zasobów ludzkich oraz wsparcia działu IT.

 

Gdy pojawia się pomysł wdrażania robotów w danej firmie, zdarza się że pracownicy, którzy mają swój zakres obowiązków dostają jeszcze dodatkowo za zadanie zajmowanie się nowym oprogramowaniem, co wiąże się ze sporym nakładem czasu, szczególnie na początkowym etapie. Należy więc zadbać o odpowiednią ilość rąk do pracy oraz właściwe wprowadzenie (między innymi eliminację obaw o redukcję etatów).

 

Zobacz, jak przeprowadziliśmy takie wdrożenie w Scania Polskaskontaktuj się z nami w razie pytań – chętnie posłużymy fachową radą.

 

 

Jak już wspominaliśmy w poprzednich tekstach, trudne warunki pracy w pandemii obejmujące zarządzanie projektami nie przeszkadzają rozwojowi technologii. Rynek Robotic Process Automation  (RPA) również stale się rozwija– według Forrester w 2021 roku ma on być wart aż 2,9 miliarda dolarów. Zarówno automatyzacja powtarzalnych, opartych na regułach zadań, jak i całościowa robotyzacja procesów przyczyniają się do tworzenia nowych miejsc pracy, w tym nowym zawodów. Jednym z najbardziej pożądanych zawodów jest programista RPA lub deweloper RPA.

 

 

Czym jest zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA)?

Robotic Process Automation (RPA), czyli robotyzacja procesów biznesowych, to technologia, która pozwala skonfigurować oprogramowanie komputerowe („robota”), tak aby odzwierciedlało działania człowieka wchodzącego w interakcję z systemami cyfrowymi w celu wykonania danego procesu biznesowego.

 

Roboty RPA wykorzystują interfejs użytkownika do przechwytywania danych, działania w  aplikacjach oraz programach na wzór ludzi. Interpretują, wyzwalają odpowiedzi i komunikują się z innymi systemami, aby w rezultacie wykonywać wiele powtarzalnych zadań. Roboty mają dużą przewagę: zaczynając od tego, że nigdy nie śpią, po najważniejsze ze względu jakości pracy- nie popełniają żadnych błędów.

Implementacja inteligentnych procesów niesie ze sobą szereg korzyści o czym dowiecie się z tego artykuł.

 

Przeczytaj również:

Automatyzacja procesów (RPA): praktyczne informacje

 

 

Za co odpowiedzialny jest deweloper RPA?       

Głównymi obowiązkami programisty RPA jest zaprojektowanie, rozwijanie i wdrażanie robotów aplikacyjnych lub botów współpracujących z ludźmi w celu zwiększenia wydajności procesów biznesowych. Typowy dzień dewelopera obejmuje kontakt z przedstawicielami różnych dziedzin w celu zrozumienia ich wyzwań biznesowych i znalezienia sposobów na usprawnienie procesów poprzez automatyzację żmudnych zadań.

Robotyzacja poprzez RPA jest atrakcyjna z punktu widzenia użytkowników biznesowych, ponieważ dzięki niej zyskują czas na pracę nad bardziej kreatywnymi inicjatywami. Deweloper musi, więc szczegółowo zbadać ich potrzeby oraz oczekiwania dotyczące całego procesu, aby stworzyć efektywne rozwiązania automatyzacyjne.

Jego rola wymaga zatem zrozumienia złożoności procesu, który ma zostać zautomatyzowany, sprawdzenia wykonalności oraz stabilności rozwiązania RPA w tym konkretnym przypadku.  Jeśli okaże się, że automatyzacja może być wdrożona to do dewelopera należy zaprojektowanie i opracowanie automatycznej wersji tego procesu. W zakresie zadań dewelopera jest również dalsze wsparcie i monitorowanie opracowanych botów w przyszłości.

 

 

Jaki zakres wiedzy wymagany jest od programisty RPA?                                                                     

Aby odnieść sukces w roli programisty RPA, potrzebne będą zarówno umiejętności logicznego myślenia, jak i wiedza z zakresu programowania. Pamiętaj, że istnieje wiele sposobów automatyzacji procesu, a wybór najbardziej optymalnego sposobu należy do zadań dewelopera. Cierpliwość jest także wymagana od specjalisty, ponieważ po drodze prawdopodobnie napotkasz pewne wyzwania. Do najczęstszych należą pozyskanie prawidłowych danych wejściowych od klientów oraz problemy z pamięcią maszyny wirtualnej.

 

Zobacz także:

Rekrutacja w IT

Gdzie powinien szukać wiedzy przyszły deweloper RPA?

Przeglądając oferty kursów, szkoleń i studiów, przyszły programista RPA powinien przede wszystkim postawić na wiedzę praktyczną i zwrócić uwagę na możliwość obcowania z case-studies osadzonymi w realiach konkretnych organizacji. Same materiały teoretyczne, nawet jeśli będą przygotowane przez najlepszych partnerów technologicznych, mogą okazać się niewystarczające dla kogoś, kto jest zainteresowany zdobyciem gruntownego wykształcenia w dziedzinie RPA.

 

Mindbox rekomenduje studia na kierunku Automatyzacja Procesów Biznesowych na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Łódzkiego, które zostały uruchomione we współpracy z naszymi ekspertami oraz sześcioma innymi organizacjami. Stworzyliśmy również szkolenie Intelligent Process Automation Academy, gdzie w ramach RPA Foundations przygotowujemy uczestników do zaplanowania automatyzacji procesów w danej firmie. Więcej o możliwościach zdobycia wiedzy w tym zakresie przeczytasz tutaj.

 

 

Ścieżka kariery dewelopera RPA – możliwości rozwoju

Z racji tego, że technologia RPA nadal się rozwija, nie istnieje jedna utarta ścieżka rozwoju. Jeśli deweloper RPA posiada umiejętności programistyczne, może kształcić się w kierunku architekta projektującego całe środowiska robocze. W grę wchodzi również budowanie aplikacji biznesowych czy wejście w zagadnienia z obszaru sztucznej inteligencji (Machine Learning) oraz ukierunkowanie się na automatyzację kognitywną. Opcji jest naprawdę sporo, a z upływem czasu będą zapewne pojawiać się kolejne!

 

Interesujesz się ścieżką kariery dewelopera RPA? Chcesz porozmawiać o swoich kompetencjach, potrzebach i możliwościach? Skontaktuj się z nami!

 

 

Ile zarabia deweloper RPA? Widełki

Kolejnym kuszącym elementem, który skłania do zastanowienia się nad karierą programisty RPA są zarobki. Analiza ogłoszeń zawartych na portalu Pracuj.pl pozwala średnio oszacować je na przedział od 10 000 do 13 000 złotych brutto miesięcznie dla przeciętnego RPA Specialist. W praktyce zarobki dobrego RPA Developera z Pythonem sięgają jednak poziomu wynagrodzenia Senior Java Developera, a nawet są wyższe!

 

Sprawdź również:

Programista RPA: zarobki

 

 

Kto oprócz dewelopera RPA wymagany jest w firmie, która chce wdrożyć zrobotyzowaną automatyzację?

Zastanawiasz się jak wygląda proces wdrożenia zrobotyzowanej automatyzacji od podszewki i kto powinien wziąć w nim udział, aby była ona efektywna? Zobacz, jak odbyło się wdrożenie w Scania Polska. Być może zaciekawi Cię również, jak przebiegła migracja i integracja zautomatyzowanego systemu ERP w firmie Tru-Flex.

 

Masz pytania, które pozostały bez odpowiedzi? Skontaktuj się z Mindbox. Z wielką przyjemnością opowiemy o naszej pasji i postaramy się rozwiać powstałe wątpliwości.