Automatyzacja powinna być świadoma

Wdrożenie Robotic Process Automation wymaga o wiele większego zaangażowania użytkowników niż w przypadku typowego rozwiązania IT. Właśnie dlatego najlepszym wstępem do inteligentnej automatyzacji procesów biznesowych są warsztaty lub szkolenia. To gwarancja sprawniejszego wdrożenia i pewność osiągnięcia zamierzonych korzyści biznesowych. Właśnie dlatego uruchamiamy Inteligent Process Automation Academy. Wkrótce startują pierwsze szkolenia.

 

Dla kogo jest szkolenie?

 

Inteligent Process Automation (IPA) Academy przygotowaliśmy przede wszystkim z myślą o przedstawicielach organizacji, które są zainteresowanie inteligentną automatyzacją procesów.
Inna grupą, która może być szczególnie zainteresowania tymi szkoleniami są konsultanci biznesowi, którzy na co dzień pracują z procesami, szukają usprawnień, zmieniają je i optymalizują. Skuteczne wspieranie cyfrowej transformacji wymaga od nich dzisiaj znajomości wielu rozmaitych technologii – RPA to z pewnością jedna z nich. Niemniej korzyści może odnieść praktycznie każdy pracownik biurowy, który wykonuje czynności biurowe mające powtarzalny charakter, czyli w większości przypadków nadające się do robotyzacji.

 

Jak wygląda kurs?

 

Początkowo w ramach IPA Academy będą oferowane dwa szkolenia: RPA Foundations oraz szkolenie z obsługi UI Path – platformy do robotyzacji.
Pierwsze z nich skupia się na podstawach i dostarcza podstawowej wiedzy o inteligentnej automatyzacji procesów. Dwudniowy kurs RPA Foundations to także okazja, żeby pokazać jak standardowe roboty można łączyć z innymi systemami, np. OCR, czy zewnętrznymi serwisami albo modelami uczenia maszynowego. Dobrym przykładem, który często wykorzystywaliśmy na warsztatach jest użycie API danych walutowych NBP. To przydatne i często stosowane rozwiązanie. Natomiast podczas szkolenia technicznego będziemy skupiać się na konkretnych narzędziach UiPath. Pokazujemy jak się projektuje roboty w praktyce a także jak należy się przygotować do wdrożenia RPA w większej skali, kiedy mówimy, nie o jednym robocie, ale o kilkunastu czy kilkudziesięciu robotach. Opowiadamy o pułapkach projektowych oraz jak ich unikać.

 

Wiedza o tym co można, a czego nie można zautomatyzować to solidny fundament każdego projektu IPA. Świadomość możliwości technologii, sprawia, że projekty realizowane są sprawniej i przynoszą o wiele lepsze efekty. Częściej udaje się zmieścić w harmonogramie i w budżecie. Wiedza wyniesiona z takich warsztatów czy szkoleń pozwala dobrze określić oczekiwania, a dzięki temu łatwiej osiągnąć to, co się zamierzy.

 

Chcemy dzielić się wiedzą z klientami, bo jesteśmy przekonani, że przynosi to korzyści obydwu stronom. My też lubimy sprawnie prowadzone i zakończone sukcesem projekty. Dlatego zależy nam też na wzroście świadomości i ograniczeń technologicznych, byśmy wspólnie mogli osiągać jak największe korzyści. Jeżeli warunkiem sprawniejszych projektów są wyposażeni w wiedzę przedstawiciele klienta, to chcemy im otworzyć dostęp do tej wiedzy.

 

Szkolenie skrojone na KONKRETNE potrzeby

 

 

Od dłuższego czasu spotykaliśmy się pytaniami klientów o szkolenia. Początkowo sugerowaliśmy korzystanie z materiałów naszych partnerów technologicznych, głównie UIPath. Szybko przekonaliśmy się jednak, że jest to niewystarczające. Nawet najlepsze materiały nie są w stanie zastąpić bezpośredniego kontaktu, interakcji i pracy na konkretnych przykładach, które są osadzone w kontekście danej organizacji.

Chociaż IPA Academy dopiero startuje, to doświadczenia z edukacji użytkowników mamy znaczne. Większość realizowanych projektów inteligentnej automatyzacji procesów rozpoczynaliśmy od warsztatów dla użytkowników. Czasem musieliśmy najpierw tłumaczyć czym w ogóle jest Robotic Process Automation (RPA), czasem zaczynaliśmy od omówienia procesów, które zasadniczo nadają się, bądź nie nadają się do robotyzacji, a następnie przechodziliśmy do tego jak oceniać potencjał procesów dla robotów, a także atrakcyjność automatyzacji konkretnego procesu dla organizacji.
Zawsze ostatecznym efektem był szybszy, sprawniej przeprowadzony projekt.

Raz zdarzyło się, że główną korzyścią z warsztatów była decyzja o wycofaniu się z projektu robotyzacji. Wstępna analiza procesów wykazała, że potencjał jest znikomy. Można by pomyśleć, że na własne życzenie straciliśmy klienta. My patrzymy na to jednak inaczej: byłoby o wiele gorzej, gdyby klient zdecydował się na projekt i przekonał, że nie ma on sensu po dokonaniu inwestycji.

W większości przypadków konkretnym zyskiem z kilkugodzinnych czy kilkudniowych warsztatów jest przygotowanie pewnej puli procesów, kandydatów do robotyzacji. Kiedy przekonujemy się, że potencjał istnieje, szkolenie w trakcie warsztatów prowadzimy już na konkretnych przykładach. Zresztą praca na prawdziwych procesach, danych jest o wiele bardziej wartościowa. To znakomity start całego projektu.

Niezwykłą wartością takich zamkniętych szkoleń czy warsztatów dla jednej organizacji jest samo spotkanie grupy ludzi reprezentujących różne jednostki biznesowe i rozpoczęcie dyskusji na temat automatyzacji procesów.

 

Ludzie, procesy i roboty

 

 

Sukces wdrożenia RPA wymaga za każdym razem dokładnego poznania procesu, zrozumienia pracy wykonywanej przez ludzi, a następnie opisania tego wszystkiego językiem zrozumiałym dla robota.
Nie jest to łatwe, ponieważ jego praca nie przypomina działania typowego oprogramowania. Bardziej podobna jest do linii produkcyjnej w fabryce. Potrzebne jest więc analityczne, procesowe podejście, a nie całościowe, skupiające się wyłącznie na efektach. Czasem może się wydawać, że pracownicy działają intuicyjnie, a później okazuje się, że za ich działaniami kryją się skomplikowane drzewa decyzyjne. Uświadomienie sobie wiedzy jaką posiadają pracownicy bywa przełomem zawodowym.

Dla wielu osób projekty robotyzacji stanowią ogromną szansę na obranie nowej ścieżki kariery. Nie brakuje nam przykładów kiedy koordynatorami projektów inteligentnej automatyzacji zostawali pracownicy, którzy wcześniej nie mieli wcale do czynienia z IT. Można powiedzieć, że ubocznym efektem jednego z naszych projektów, jest rozwój szeregowego pracownika księgowości, który właściwie zmienił zawód. W trakcie projektu zdobył wiedzę i doświadczenie, która dzisiaj pozwala mu bardzo dokładnie opisywać zadania do wykonania dla robotów – przełożenie takiego dobrze przygotowanego opisu na kod jest już dużo łatwiejsze. Właściwie można powiedzieć, że każdy zespół, który uczestniczy w projekcie robotyzacji, przechodzi podobną transformację.

Na marginesie warto dodać, że to dobry przykład na to jak roboty dają pracę, a nie ją zabierają. Uwalniają od rutynowych, czasochłonnych, nie wymagających kreatywności czynności, dając możliwość zajęcia się czymś bardziej wartościowym. Co więcej, ktoś te roboty musi zaprojektować i wdrożyć, a wcześniej ocenić, które procesy można, a których nie można zautomatyzować.

 

Jeśli nie akademia, to Uniwersytet

 

 

Oferta IPA Academy skierowana jest przede wszystkim dla pracowników organizacji, które są zainteresowane wykorzystaniem i potrzebują w krótkim czasie pozyskać podstawową wiedzę o inteligentnej automatyzacji procesów lub przygotować się do samodzielnego projektowania robotów RPA. Dla wszystkich zainteresowanych zdobyciem gruntownego wykształcenia w tej dziedzinie rekomendujemy studia na kierunku Automatyzacja procesów biznesowych na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Łódzkiego. Mindbox jest jedną z 7 firm, która we współpracy z uczelnią uruchomiła ten kierunek.

Decyzja władz UŁ o uruchomieniu tego kierunku, także pokazuje, że automatyzacja to niezwykle istotny nowy kierunek rozwoju biznesu. Mając to na uwadze UŁ chce ułatwić dostęp organizacjom do odpowiednio wykształconej kadry, a zarazem zapewnić młodym ludziom atrakcyjne wykształcenie i ścieżkę kariery. To niezwykle ważne, szczególnie w Łodzi, która konsekwentnie rozwija się jako jedno z krajowych i regionalnych centrów outsourcingowych procesów biznesowych.

Więcej na stronie: tutaj

Działania związane z wprowadzaniem i przetwarzaniem danych w organizacji potrafią być niezwykle czasochłonne, żmudne, monotonne i kosztowne. Zwłaszcza, jeśli odbywają się w sposób manualny, który niesie ze sobą duże ryzyko pomyłek. Przy zastosowaniu odpowiednich systemów OCR, nie tylko można tego typu procesy przyśpieszyć, ale także zautomatyzować, sprawiając, że zaangażowanie siły roboczej spada nawet do 30%! W poniższym artykule opowiadamy właśnie o zrobotyzowanej transformacji danych oraz uczeniu maszynowym, a także korzyściach płynących z obu rozwiązań.

 

Czym są systemy OCR, czyli systemy do optycznego rozpoznawania znaków

 

Głównym zadaniem systemów OCR (optical character recognition) jest zamiana tekstu, którego nie jesteśmy w stanie odczytać w postaci cyfrowej (znajdującego się np. na zdjęciach lub grafikach), w twór w pełni zdigitalizowany. Dzieje się to przy pomocy zestawu technik lub specjalnego oprogramowania, a taka „obróbka” odbywa się zwykle z udziałem dokumentów zeskanowanych (formularzy, faktur, polis, zamówień, itp.).

 

Klasyczny, a inteligentny OCR 

 

Klasyczne systemy OCR zostały zaprojektowane, aby rozpoznawać treści drukowane oraz zapisywać je w wersji cyfrowej. Obsługują one dokumenty ustrukturyzowane, czyli o jednolitym formacie. Zastanawiałeś/łaś się czasem, dlaczego w pismach urzędowych występują „okienka” z podziałem na poszczególne litery, a określone pola (np. z imieniem i nazwiskiem) zawsze znajdują się na danym wzorze w tym samym miejscu? Znacznie ułatwia to proces digitalizacji, który nie wymaga wówczas stosowania zaawansowanych rozwiązań. Efektem końcowym będzie tutaj np. plik wordowski, który jesteśmy w stanie dowolnie edytować.

 

Co potrafi inteligentny OCR

 

Inteligentne systemy OCR mają z kolei znacznie bardziej rozbudowane możliwości. Pozwalają one między innymi na:

  • identyfikację typów dokumentów na podstawie elementów dla nich charakterystycznych (dla faktury będzie to np. numer, ponieważ każda taki posiada),
  • rozpoznawanie treści pisanych (zwłaszcza drukowanymi literami),
  • tworzenie obiegu dokumentów, czyli tzw. workflow,
  • obsługę dokumentów pół-ustrukturyzowanych (czyli posiadających ten sam zestaw danych, jednak znajdujących się w różnych lokalizacjach, jak to ma miejsce w przypadku faktur czy paragonów) – w ich przypadku wdrożenie systemu OCR przyniesie największe korzyści,
  • obsługę dokumentów nieustrukturyzowanych, czyli litych tekstów, takich jak np. umowy zlecenie (by znaleźć w nich informacje potrzebne są słowa lub znaki-klucze, a także stworzenie algorytmów i odpowiedniej logiki w systemie OCR),
  • obsługę zestawów dokumentów (np. wniosków z kompletem załączników),
  • auto-uczenie, czyli ciągłe doskonalenie się i przyswajanie przez maszyny nowych elementów (np. faktur od nowego dostawcy),
  • integrację z różnymi źródłami danych,
  • odczyt rozbudowanych elementów (np. tabele z wieloma kolumnami i wierszami).

iOCRi o co ten rwetes? Kilka słów o korzyściach

 

iOCR to tak naprawdę jeden system do obsługi wielu typów dokumentów. Jego głównym celem jest przekształcenie ich w ustrukturyzowane dane oraz zminimalizowanie czasu, który operator musi spędzić nad danym plikiem. Raczej nie zdarzy się sytuacja, w której jego zaangażowanie nie będzie zupełnie potrzebne – zawsze na etapie wdrożenia iOCRowania danych będzie wymagana osoba, która będzie odpowiadać za ich jakość (gdy skany będą miały słabą rozdzielczość, system może nie rozpoznać pewnych elementów). Zespoły wdrożeniowe firmy Mindbox zawsze dążą jednak do stworzenia procesu prawie w pełni zautomatyzowanego, w którym wkład człowieka będzie znikomy. Dzięki temu możliwe jest zwiększenie jego jakości, oszczędność czasu i środków, a także jego skalowalność i przyspieszenie. Nie wspominając już o jednoczesnym uwolnieniu energii osób, które mogą zaangażować się w ciekawsze i bardziej kreatywne zadania.

Wykorzystujemy do tego oprogramowanie (tzw. robota), które zawiera algorytm postępowania, czyli te same kroki, które wykonywaliby ludzie na aplikacjach, na których pracują (więcej o RPA, czyli robotyzacji, i jej korzyściach możecie przeczytać tutaj). Jest to możliwe bez głębokiej ingerencji w systemy, które już działają w danej firmie („robot” wykonuje swoje zadania w tle, natomiast można je podejrzeć na komputerze, który jest do niego przypisany).

 

Co jeszcze możemy uzyskać

 

Co więcej, możliwe jest zintegrowanie danych „wyprodukowanych” przez system OCR z systemami IT, z których korzystamy (np. CRM czy ERP), jak i systemami zewnętrznymi. Możemy to zrobić z wykorzystaniem API, elektronicznej wymiany danych czy baz danych (produktów itp.). Jeśli w grę wchodzą procesy zaawansowane, które wykorzystują wiele systemów w firmie, i zastosujemy do tego robota z zaimplementowanymi algorytmami, to po otrzymaniu danych z systemu OCR będzie on dokładnie wiedział, co ma z nimi zrobić. Może on dla przykładu pobrać je z pliku xml i wprowadzić do CRM czy aplikacji webowych. Możliwości

Jeszcze bardziej wyrafinowanym rozwiązaniem jest zastosowanie w tej całej układance modeli uczenia maszynowego. Pozwalają one na zrozumienie danych dostarczonych przez system OCR, nadanie im kontekstu oraz ich interpretację. Następnie mogą one zostać przekazane do robota, który zajmie się ich odpowiednim przetworzeniem.

Przy procesach, które automatyzujemy w Mindbox, staramy się zatem nie skupiać tylko na jednym z dostępnych rozwiązań, a raczej tworzyć kombinację systemów OCR oraz elementów sztucznej inteligencji z wykorzystaniem odpowiedniego oprogramowania. Możliwości połączeń są tutaj nieskończone, przy czym proces wdrożeniowy rozwija się wraz z organizacją i jej potrzebami. Poszczególne algorytmy i logika mogą zostać rozbudowywane o kolejne elementy, zaś operatorzy, którzy pracują z daną aplikacją na co dzień, mogą samodzielnie dodawać kolejne reguły czy dostawców. Projekty iOCR realizujemy od początku do końca i towarzyszymy naszym klientom w przejściu wszystkich kroków, mając na koncie już ponad 60 zautomatyzowanych procesów realizowanych w ponad 30 krajach. Więcej o możliwościach Robotic Process Automation przeczytasz w katalogu projektów robotyzacji. 

 

Jak to działa w praktyce – case study

 

Aby lepiej zobrazować schemat działania, przyjrzyjmy się zautomatyzowanemu księgowaniu faktur zakupowych. Wygląda to mniej więcej w ten sposób:

  • Dane wejściowe przechodzą przez system OCR, który następnie je przetwarza, strukturyzuje i weryfikuje (np. za pomocą oprogramowania ABBYY® FlexiCapture®, które obsługuje wszystkie najbardziej popularne języki). Wydobyte zostają z nich elementy, których potrzebujemy (np. nazwy produktów, które znajdują się na fakturze).
  • Kolejny krok to interpretacja danych za pomocą uczenia maszynowego oraz odpowiedniego programu (np. APPLICA.AI). Dzięki niej system wie, w jaki sposób powinny zostać zaksięgowane i gdzie trafić oraz jakich dekretów użyć. Na dokumentach nie ma czegoś takiego jak unifikacja nazw – każdy z dostawców może stosować własne nazewnictwo. Udało nam się jednak stworzyć rozwiązanie, które na podstawie sporej bazy danych, przepuszczonej przez model uczenia maszynowego, umożliwiło stworzenie swego rodzaju klasyfikatora.  Dzięki niemu na podstawie różnych treści jesteśmy w stanie stworzyć przydział do danej „klasy”. Dla przykładu, jeśli w linii faktury pojawi się nazwa „podnośnik kanałowy”, nasz model uczenia maszynowego będzie wiedział, że powinien zostać on zaksięgowany np. na konto 1281, do oddziału 901,  działu 850 i projektu nr 2. Gdyby zaś na fakturze od innego dostawcy pojawiła się nazwa „usługa podnośnikiem kanałowym”, co brzmi już trochę inaczej, to nasz algorytm na podstawie dostępnej bazy danych będzie wiedział, że to powinno zostać zaksięgowane w ten sam sposób. Inne przykłady to usługa noclegowa, nocleg i hotel. Jeśli słowa te znalazły się w danych uczących, czyli w bazie, którą najpierw zasililiśmy nasz model uczenia maszynowego, to algorytm będzie w stanie poprawnie zinterpretować te dane z linii faktury.
  • Za ostatni element procesu odpowiedzialny jest robot, który „spina” wszystko razem. Poza algorytmem uczenia maszynowego możemy bowiem zastosować dowolną liczbę reguł biznesowych, które też pomagają określić, w jaki sposób księgować dane dokumenty (finalny krok). Na tym etapie robot przechodzi dokument po dokumencie i uzupełnia potrzebne dane oraz wybiera osobę, do, której powinien wysłać końcowy plik do akceptacji lub ewentualnych poprawek. Użytkownik loguje się więc do aplikacji, gdzie jego zadaniem jest jedynie uzupełnienie kilku wartości i „przeklikanie” paru okienek. Pełny proces- od wpłynięcia faktury, do przesłania jej do ostatecznej akceptacji może zaś wynosić jedynie 2-5h, podczas gdy w przypadku braku wdrożenia tego typu systemu trwa to średnio 5 dni!

 

Dla tych co chcą wiedzieć więcej

 

Mindbox działa na rynku już od 13 lat, zatrudniając 10 certyfikowanych deweloperów RPA i z powodzeniem wdraża inteligentną technologię OCR, przeprowadza projekty z użyciem modeli Artificial Intelligence oraz udzielaja wsparcia w modelu usług zarządzanych. Z ich eksperckiej wiedzy możesz również skorzystać na szkoleniu Intelligent Process Automation Academy, gdzie dowiesz się min. jak bezbłędnie zaplanować i przeprowadzić organizację przez proces wdrożenia automatyzacji.

Jeśli masz pytania odnośnie automatyzacji lub systemów optical character recognition, bądź myślisz o wprowadzeniu tego typu rozwiązań do swojej firmy, skontaktuj się z Magdaleną Kwaśny używając adresu magdalena.kwasny@mindboxgroup.com.

Z przyjemnością porozmawiamy o Twoich potrzebach i posłużymy fachowym doradztwem.

 

 

W dobie czwartej rewolucji pomysłowej, trudno jest przejść obok tematu robotyzacji oraz sztucznej inteligencji obojętnie. Bez względu na to, czy chodzi o prowadzenie biznesu, czy zarządzanie własnym zdrowiem, nasza praca i życie osobiste wymagają interakcji z danymi, dostrzegania w nich pewnych prawidłowości, podejmowania decyzji w oparciu o nie oraz wykorzystywania ich do projektowania żądanych rezultatów. Jednocześnie nieustannie brakuje nam czasu oraz rosną nasze potrzeby, by zajmować się tym, w czym jesteśmy naprawdę dobrzy i co faktycznie lubimy.

Z odpowiedzą na te wyzwania przychodzą roboty. Aby je trochę oswoić w kontekście biznesowym, przygotowaliśmy dla Was artykuł na temat automatyzacji procesów w organizacjach. Dowiecie się z niego między innymi:

  • co to w ogóle jest robotyzacja,
  • kiedy i do czego przydaje się w firmie,
  • jakie korzyści z niej płyną,
  • jakie procesy warto automatyzować,
  • jak robotyzacja przebiega w praktyce i na co zwrócić uwagę, aby się powiodła.

Czym jest robotyzacja?

 

Najprościej rzecz ujmując, robotyzacja lub automatyzacja procesów, z angielskiego RPA (robotic process automation), polega na stworzeniu oprogramowania, które będzie miało za zadanie naśladować czynności operatora. „Robot” w takim rozumieniu (często zwany botem), to więc nic innego, jak software zaprojektowany przy pomocy specjalnej aplikacji. Trzeba zaprogramować każdy krok jego pracy, jednak z wykorzystaniem elementów sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego jesteśmy w stanie wprowadzić pewne funkcje kognitywne, żeby oprogramowanie trochę „domyślało się”, jaką decyzję ma podjąć. Jego poczynania można podglądać za pośrednictwem interfejsu użytkownika (UI, czyli user interface), ale może on działać również na innych poziomach, w czym Mindbox ma spore doświadczenie.

Coraz częściej w projektach, które realizujemy, wchodzimy naszymi robotami trochę głębiej w infrastrukturę informatyczną. Coraz częściej działamy i realizujemy operacje na bazach danych bezpośrednio, czy posługujemy się dostępnymi interfejsami API (application programming interface, czyli interfejs programistyczny aplikacji). W tym momencie, te procesy, które realizujemy, nie ograniczają się więc tylko i wyłącznie do interfejsu użytkownika – mówi Krzysztof  Kuczkowski, nasz Senior RPA Consultant.

Robotyzacja w takim ujęciu nie jest natomiast w żaden sposób powiązana z robotami przemysłowymi, czy taką robotyką mechaniczną, jaką znamy. Często zdarza się jednak, że oprogramowanie tego typu działa na wydzielonym komputerze. Zdarza się nawet, że jest obok niego umieszczana tabliczka z imieniem danego robota, żeby dać mu namiastkę fizyczności i trochę odczarować nietrafione skojarzenie z Terminatorem, które może przyjść niektórym do głowy. Z naszego doświadczenia wynika jednak, że pracownicy, którzy początkowo byli sceptycznie nastawieni do automatyzacji, zmieniają zdanie po tym, gdy zaczynają dostrzegać pierwsze korzyści i jest dla nich jasne, że ich posady nie są zagrożone (nigdy nie byliśmy świadkami przypadku, aby proces robotyzacji doprowadził do zwolnień).

Co ważne – robotyzacja nie jest zarezerwowana dla „geeków”! W rzeczywistości wymaga ona współpracy działów IT z przedstawicielami biznesu, a także dobrej komunikacji pomiędzy nimi a firmą odpowiedzialną za wdrożenie całego procesu.

 

Do czego najlepiej nadają się roboty i które procesy można zautomatyzować w praktycznie każdej firmie?

 

Mindbox stworzył pewną koncepcję, a w zasadzie framework, składający się z trzech elementów/kroków, których wdrożenie i zastosowanie umożliwiają roboty:

  1.  krok związany jest z oprogramowaniem do rozpoznawania treści (OCR, czyli optical character recognition), digitalizacją dokumentów i ich ustrukturyzowaniem. Okazuje się, że mimo, iż mamy często do czynienia z systemami informatycznymi, to w firmach wciąż bardzo dużo procesów działa w oparciu o papier. Element ten zapewnia więc wsparcie w zakresie między innymi faktur, formularzy, maili czy zamówień.
  2.  krok to wprowadzenie elementów sztucznej inteligencji (AI, czyli artificial intelligence), a w szczególności uczenia maszynowego – pozwala ono na rozpoznawanie wzorców, rekomendację rozwiązań, analizę i interpretację danych oraz wyszukiwanie ich w danym kontekście.
  3. krok- element, z którym działamy, to już interfejs użytkownika, obejmujący na przykład systemy CRM (customer relationship management).

Z sukcesem zrealizowaliśmy między innymi projekt automatycznego księgowania faktur kosztowych w firmie Scania Polska, który obejmował wszystkie powyższe.

To jest kierunek, który uważamy za przyszłość robotyzacji, bo tak naprawdę te proste, powtarzalne procesy, które można w stosunkowo łatwy sposób zautomatyzować, bo nie wymagają interpretacji danych, skończą się stosunkowo szybko i trzeba będzie zająć się tymi, które wymagają domyślenia się, w jaki sposób daną transakcję/element przetworzyć – wyjaśnia Krzysztof Kuczkowski.

Idąc za powyższym, idealnymi „kandydatami” do automatyzacji będą usługi HR (listy płac, transfer pracowników, administracja pakietami korzyści, rekrutacja, etc.), działy związane z finansami i rachunkowością (z naszego doświadczenia wynika, że jest tutaj najwięcej podatnych procesów), łańcuchy dostaw czy usługi IT. Jeśli chodzi o te ostatnie, które wydają się być samowystarczalne, to często korzystają one z robotów dlatego, że stworzenie ich jest dużo szybsze, niż napisanie oprogramowania, które następnie musi być dobrze przetestowane i wdrożone. Jest to też dla nich dużo bardziej elastyczne rozwiązanie, bo zmiany w kodzie czy skrypcie można również wprowadzać o wiele sprawniej.

 

Jakie korzyści płyną z automatyzacji?

 

Myśląc o korzyściach płynących z robotyzacji procesów, w pierwszej kolejności może przyjść do głowy obniżenie kosztów. Ma ona jednak o wiele więcej zalet.

Dla przykładu, bardzo często spotykamy się z sytuacją, w której firmy inwestują w roboty nie dlatego, że chcą obciąć koszty, ale dlatego, że spodziewają się dynamicznego wzrostu. Chcą być gotowe na dużo większy zakres działań, ale jednocześnie realizować bieżące procesy w oparciu o te same zasoby osobowe i tą samą wielkość zespołu. Jest to możliwe dzięki skalowalności – z punktu widzenia robota bez różnicy jest, czy w ciągu jednego dnia będzie miał do przetworzenia 100 czy 1000 transakcji, podczas gdy bez jego udziału konieczne byłoby zatrudnienie dodatkowych pracowników.

Automatyzacja procesów odciąża również siłę roboczą od monotonnej i czysto operacyjnej pracy, która jest kluczowa dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, jednak w żaden sposób nie rozwija firmy. Dzięki niej członkowie zespołu zyskują dodatkowy czas na to, aby uwolnić kreatywność oraz przyjrzeć się swoim działom i obszarom do poprawy, a następnie wdrożyć opracowane usprawnienia. Same procesy zaś działają szybciej, a ich jakość ulega znacznej poprawie.

 

Jakie procesy warto automatyzować?

 

Najlepiej robotyzować procesy:

  • manualne, powtarzalne i o możliwie dużym wolumenie transakcji z wysoką częstotliwością, która jednak nie musi być regularna (na przykład mogą być to procesy, w których występuje sezonowość, czyli zwiększone okresy aktywności, jak w przypadku działów księgowych pod koniec miesiąca),
  • ze standardowym i określonym wejściem oraz danymi wyjściowymi (jeśli dane na wejściu nie są ustandaryzowane, to powinno zostać to zrobione jako pierwszy krok w optymalizacji takiego procesu),
  • oparte na regułach, nawet wielu (jeśli w danym procesie jest duży poziom interpretacji do zrealizowania tylko przez wyspecjalizowaną osobę, to może się okazać, że to nie będzie na początek najlepszy kandydat do automatyzacji),
  • z niskim poziomem wyjątków biznesowych, ale przede wszystkim systemowych, które bywają groźne (jeśli systemy informatyczne są niestabilne, to może okazać się, że robot nie będzie współpracował tak, jak należy),
  • dojrzałe i stabilne, nie takie, których pracownicy się dopiero uczą i które poddawane są modyfikacjom (te, które funkcjonują długo już dobrze znamy i wiemy, jakie problemy mogą się pojawić),
  • działające w oparciu o niezmienne i stabilne systemy informatyczne (gdy oprogramowanie jest wciąż rozwijane i modyfikowane, na przykład co miesiąc pojawia się nowa wersja, to czasami robotowi może być ciężko nadążyć za tymi zmianami systemowymi).

Wybierając procesy – kandydatów do automatyzacji – warto zacząć od długiej listy propozycji, które mogą być wyłaniane metodą burzy mózgów przeprowadzoną w każdym dziale. Świetnie na tym etapie sprawdzi się katalog projektów automatyzacji procesów, gdzie można znaleźć projekty posegregowane według branży, obszaru , czy złożoności wdrożenia. Następnie analityk biznesowy czy osoby merytorycznie zaangażowane w robotyzację powinny wyselekcjonować te procesy, które faktycznie nadają się do automatyzacji. Warto jest przy tym zadać serię specjalnie przygotowanych kilkunastu lub kilkudziesięciu pytać, aby utwierdzić się w słuszności decyzji (dysponujemy tego typu kwestionariuszami, więc jeśli ktoś chciałby je uzyskać, zapraszamy do kontaktu). Kolejne kroki to stworzenie dokumentacji, development i produkcja.

 

Jak to wygląda w praktyce?

 

Dobrze jest podejść do tematu automatyzacji metodą małych kroków. Firmy, które dopiero inicjują swoją przygodę z robotyzacją, zaczynają od tzw. PoCa (czyli Proof of Concept). Najczęściej wybierane są do niego procesy proste. Jego celem nie jest uzyskanie możliwie dużych korzyści, ale nauczenie się organizacji pracy z robotami, doświadczenie tego, jak wygląda proces wdrożeniowy, przeniesienie go na produkcję i sprawdzenie, w jakim stopniu biznes współpracuje z IT. Po realizacji tego etapu będziemy w stanie sobie odpowiedzieć, czy robotyzacja jest czymś dobrym dla nas. Najczęściej trwa on od miesiąca do dwóch.

Kolejny krok, jeśli PoC zakończył się sukcesem, to przeprowadzenie pilota. Może być on zrealizowany w oparciu o ten sam proces, co wcześniej (np. w wersji rozbudowanej), ale możemy też wybrać inny, który ma szansę dać nam większe korzyści. Po finalizacji tego etapu, jeśli widzimy wyraźne plusy i są one atrakcyjne dla firmy, warto przygotować program właściwej robotyzacji.

 

Jakie są kluczowe wskaźniki udanej implementacji RPA?

 

Elementy, które zwiększają prawdopodobieństwo sukcesu robotyzacji, które warto tym samym wziąć pod uwagę, to z pewnością:

  • Adaptacja w kulturze organizacyjnej – często zdarza się, że kiedy firmy zaczynają wdrażać pierwsze roboty, to pojawiają się pewnego rodzaju dylematy moralne i obawy pod tytułem „przyjdzie automat, zacznie zabierać nam zadania i nie będziemy mieli co robić”. Zwykle jednak kiedy pracownicy zrozumieli korzyści, jakie daje to rozwiązanie, sami wychodzili z inicjatywą i pomysłami co jeszcze można by było zautomatyzować. Należy więc poświęcić czas i energię na „oswojenie” ich z tematem oraz wytłumaczyć, że likwidacje stanowisk pracy nie zawsze są tożsame ze zwolnieniami.
  • Zaangażowanie IT – mimo, że roboty często działają w oparciu o interfejs użytkownika, musimy mieć dużego sprzymierzeńca w dziale informatycznym. Potrzebne jest przygotowanie infrastruktury, licencji i dostępów. Ponadto architektura, którą tworzymy pod roboty, musi być realizowana ściśle z działami IT, więc warto angażować je już na bardzo wczesnym etapie automatyzacji.
  • Zapewnienie zasobów do robotyzacji w organizacji – zauważamy tendencję, że gdy pojawia się pomysł wdrażania robotów w danej firmie, to często pracownicy, którzy mają swój zakres obowiązków, dostają jeszcze dodatkowo zadania związane z przygotowaniem do robotyzacji. Wiąże się ono ze sporym nakładem, czasu i pracy, więc jeśli chcemy automatyzować procesy, warto mieć zapewnione wolne zasoby, żeby robić to efektywnie.
  • Odpowiedni pipeline procesów, czyli, innymi słowy, odpowiednio długą listę procesów, które potencjalnie nadają się do automatyzacji i właściwe nimi zarządzanie.

Chcesz rozpocząć przygodę z automatyzacją z zespołem profesjonalistów lub po prostu masz pytania (również dotyczące potencjalnych problemów lub zagrożeń, które mogą się pojawić)? Napisz lub zadzwoń do nas.

Chcesz nauczyć się więcej na temat skutecznego przeprowadzania organizacji przez proces wdrożenia automatyzacji? Intelligent Process Automation Academy dostarcza niezbędnej wiedzy, skrojonej do indywidualnych potrzeby. Zapraszmy!