/ We know how

Wymiana systemu ERP na nowy – na co zwrócić uwagę, aby zmiana wyszła na lepsze?

W roku 1962 Thomas Khun opublikował swoją „Strukturę rewolucji naukowych”[i]. Wynika z niej, że okresy kumulacji wiedzy w nauce są przeplatane z rewolucyjnymi zmianami, które zmieniają naukowy światopogląd – paradygmat. Identyczne zjawisko można zaobserwować w czasie życia systemów ERP (Enterprise Resource Planning) w praktycznie każdej organizacji. Okresy uzupełniania funkcjonalności, modyfikacji i stopniowego rozwoju są przerywane decyzjami o radykalnej wymianie systemu na nowy.

W zasadzie każdy przypadek wymiany systemu ERP ma inne przyczyny. Na szczęście są pewne wspólne prawidłowości, które pozwalają na sformułowanie ogólnych wniosków. Przyjrzyjmy się zatem temu, co wpływa na takie lub inne decyzje biznesowe dotyczące rozwiązań ERP. Jest to temat o tyle ważny, że w Polsce około 30% firm przymierza się do wymiany swojego aktualnego systemu ERP.

 

 

Kiedy warto wymienić system ERP na nowy?

 

Najbardziej typowy przypadek to firmy, które przez lata żmudnie zmieniają i modyfikują funkcje systemu ERP tak, aby najlepiej dostosować je do bieżących potrzeb i procesów. Zawsze się to wiąże z dodatkowymi kosztami prac rozwojowych, wdrożeń, ale i częstymi zmianami w organizacji pracy samej firmy wymuszonymi przez system ERP. Skutek jest zawsze jednakowy – rośnie TCO (Total Cost of Ownership ), czyli koszty utrzymania całego systemu klasy ERP.

Zatem z jednej strony powstawał może nie najpiękniejszy i nie najszybszy twór, ale za to własny, działający, znany i oswojony. Z drugiej zaś strony widać było piętrzące się kłopoty z integracją z innymi, bardziej nowoczesnymi systemami, swój czar i nowe możliwości rozsnuwały nowe technologie IT. Konkurencja miała rozwiązania szybsze i wydajniejsze, a przybywało procesów i działań w ogóle nie obsługiwanych przez własny system ERP. W takich okolicznościach, gdy trzeba poświęcić dotychczasowe rozwiązanie, w które zainwestowało się dużo pieniędzy i czasu, podjęcie decyzji jest mentalnie bardzo trudne.

Najczęściej do przełomu dochodzi wtedy, gdy w krótkim czasie kumuluje się konieczność realizacji dużej liczby kosztownych modyfikacji w systemie, bez szans na wyraźną poprawę efektywności działania całej organizacji. Wtedy łatwo o decyzję, że czas na zmianę, i to radykalną. Nowy system, to jak łyk świeżego powietrza po długim, powolnym duszeniu się.

Zdarza się, że nowy system ERP pojawia się w firmie także z innych, bardziej prozaicznych powodów – poprzednie rozwiązanie było słabo lub źle serwisowane i konserwowane, co stopniowo zmniejszało jego użyteczność, z czasem z firmy odeszły osoby, które potrafiły wykorzystać wszystkie jego możliwości i na koniec nie pozostało nic innego, jak od nowa podjąć trud wyboru i wdrożenia nowego systemu ERP.

Bywa, że przyczyny leżą poza firmą – producent lub firma wdrażająca z roku na rok tak podnosi swoje ceny za usługi, serwis i licencję, że przestaje być to akceptowalne. Czasami radykalnie spada jakość obsługi serwisowej, wydłuża się czas reakcji na zgłoszone usterki, a bywa też, że dostawca znika z rynku. W tych okolicznościach decyzja może być tylko jedna – znów trzeba przeanalizować najbardziej popularne systemy ERP na rynku i sprawdzić ich przydatność w konkretnej firmie.

 

 

Kiedy nie warto wymienić system ERP na nowy?

 

Nie zawsze gra jest warta świeczki. Większość systemów ERP jest tak projektowana, aby nadążać za rozwojem firmy – są na tyle elastyczne, że ich średni czas życia w organizacjach wynosi ok. 7-10 lat[ii], zdarza się, że i dłużej. Jeśli w procesie wyboru udało się skorelować możliwości funkcjonalne systemu z przewidywanym tempem rozwoju firmy, a infrastruktura IT nadal jest niezawodna, wydajna i skalowalna, to najczęściej wybierana jest ewolucyjna ścieżka kumulacji zmian i niewielkich modyfikacji systemu ERP.

Drugi, bardzo ważny czynnik to finanse. Ze względu na koszty zakupu systemu klasy ERP, dodatkowe licencje, czas wdrożenia, modyfikacje infrastruktury, koszty serwerów i pamięci masowych etc. nie da się zbyt często wymieniać go na nowy model. System ERP swoje musi odpracować. Dlatego tak ważne jest, aby w czasie jego eksploatacji monitorować najważniejsze wskaźniki biznesowe. Pozwala to potem na rzeczowe uzasadnianie wpływu działania systemu ERP na wynik finansowy przedsiębiorstwa i ułatwia podejmowanie decyzji o modyfikacji lub radykalnej wymianie systemu ERP.

Przy dobrze wynegocjowanej umowie i bogatym pakiecie serwisowym droga ewolucyjna na długie lata zapewnia względnie tani i efektywny sposób na rozwój systemu ERP i jego dostosowywanie do zmiennych potrzeb firmy. Bywa też, że długofalowa strategia rozwoju firmy przewiduje stopniową rozbudowę funkcjonalności systemu ERP za pomocą jego integracji z nowymi aplikacjami.

 

 

Jaki wybrać odpowiedni czas na wymianę systemu ERP?

 

Bardzo optymistycznie szacując, średni czas wyboru systemu ERP to nie mniej niż sześć miesięcy. Analizy przedwdrożeniowe, niezbędne prace programistyczne i samo wdrożenie to kolejne kilka miesięcy. Nie ma zatem czegoś takiego, jak szybka wymiana systemu ERP. Już po wystąpieniu pierwszych symptomów niewydolności posiadanego rozwiązania trzeba przygotować plan B. Na moment uruchomienia nowego systemu ERP firmy często wybierają początek roku obrachunkowego. Czasami wybór dyktuje data uruchomienia nowych procesów produkcyjnych, czasami nowy właściciel. Bywa także, że wymiana systemu ERP jest wpisana w długofalową strategię informatyzacji firmy. Wtedy czas wymiany jest określony w wewnętrznych dokumentach i uzależniony od realizacji licznych poprzedzających zadań związanych ze zmianą infrastruktury IT.

 

 

Jakie są główne powody wymiany systemu ERP?

 

Niektóre powody wymiany systemu ERP na nowy zostały już wymienione. Spróbujmy jednak uzupełnić tę listę tak, aby mogła być pomocna w diagnozie systemu ERP. Istotnym wskazaniem do wdrożenia nowego systemu jest niemożność spełnienia nowych wymagań formalno-prawnych, co w naszym kraju, gdzie występuje nadprodukcja aktów prawnych, zdarza się wcale nie tak rzadko. Podobne znaczenie ma spadek wydajności systemu wywołany np. dużym przyrostem liczby użytkowników związanym z rozwojem terytorialnym firmy i tworzeniem nowych oddziałów terenowych.

Na decyzję o wymianie systemu wpływa także ogólny koszt jego posiadania, czyli cena nowych licencji, roczne opłaty licencyjne, koszt roboczogodziny konsultantów, czy choćby cena nowej wersji, która może zatrząść nawet rocznym budżetem działu IT. Po podsumowaniu może się okazać, że zamiast utrzymywać własny system, lepiej i taniej będzie skorzystać z rozwiązań chmurowych, z outsourcingu IT lub wdrożenia nowego, bardziej nowoczesnego i wydajnego systemu ERP.

Od strony funkcjonalnej kluczowym rozstrzygnięciem jest ocena możliwości obsługi nowych procesów, które pojawiają się w firmie. Może się okazać, że ich implementacja jest na tyle kosztowna i skomplikowana, że taniej i szybciej uda się uruchomić zupełnie nowy system, który będzie lepiej dostosowany do aktualnych i przyszłych potrzeb. Pojawiające się ograniczenia i utrudnienia w raportowaniu, sprawozdawczości i analityce biznesowej także powinny być sygnałem, że pora na zmianę.

Listę możliwych przyczyn można uzupełnić o braki w mobilnym dostępie do systemu, które są szczególnie istotne w czasie pracy zdalnej, trudności z integracją z nowymi modułami funkcjonalnymi, czy rosnącym, w porównaniu do konkurencji, czasem wprowadzania na rynek nowych produktów. Oznaki wskazujące na potrzebę wymiany systemu ERP mogą być także z pozoru mało zauważalne i istotne – chodzi tu o rosnącą liczbę niezbędnych arkuszy kalkulacyjnych, w których przechowuje się krytyczne dane, to może być to konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych w różnych modułach, czy chociażby okazywanie frustracji przez pracowników, którzy zbyt długo muszą czekać na wygenerowanie się potrzebnych im raportów i zestawień.

W tle mogą się znaleźć również przyczyny technologiczne – archaiczny system do zarządzania bazą danych i sama baza danych, mało ergonomiczny interfejs użytkownika, brak skalowalności, zbyt duże wymagania w stosunku do mocy procesorów lub rozrzutność w gospodarowaniu pamięcią masową.

Podsumowując, system ERP kwalifikuje się do wymiany, jeśli jest przeszkodą w realizacji celów biznesowych firmy i hamulcem w procesie jej rozwoju. System wymaga wymiany, jeśli czas i koszty jego dostosowania do nowej sytuacji biznesowej są porównywalne lub wyższe od wdrożenia nowego, bardziej elastycznego i funkcjonalnie rozbudowanego systemu ERP, który umożliwia robotyzację, korzysta z technik uczenia maszynowego, czy sztucznej inteligencji.

 

 

Czy wymiana systemu ERP jest kosztem czy inwestycją?

 

Poprawna odpowiedź na tak postawione pytanie jest tylko jedna: to zależy. Rozstrzygnięcie jest uwarunkowane zbyt dużą liczbą czynników zmieniających się od firmy do firmy. Jednak w ostatnich latach daje się zaobserwować jeden wyraźny trend: technologie informatyczne przestają być kosztem, a co raz częściej są traktowane jako inwestycja, na dodatek kluczowa, bo dająca nowe bodźce biznesowe napędzające rozwój firmy.

System ERP, ze względu na jego znaczenie w funkcjonowaniu firmy, jest zawsze pod szczególnym nadzorem i w centrum uwagi nie tylko działów IT, ale i kadry zarządzającej. Mozolne zbieranie danych na temat efektów jego funkcjonowania zawsze ułatwia podjęcie decyzji: modyfikować, czy wymienić. Im więcej liczb w procesie decyzyjnym, tym bardziej trafna decyzja. Jej podjęcie nie jest proste ani łatwe. W całym procesie trzeba uwzględnić relację spodziewanych korzyści do kosztów, prognozy gospodarcze, sytuację prawną i ekonomiczną, stan własnej infrastruktury IT, czy kondycję finansową dostawcy. Jeśli jednak czujemy na sobie gorset posiadanego systemu ERP – trzeba działać.

[i] https://www.empik.com/struktura-rewolucji-naukowych-kuhn-thomas,p1248643837,ksiazka-p?gclid=Cj0KCQjw2NyFBhDoARIsAMtHtZ5TaFOt5bKdId87WOhmLO69UHAD4__Tvh10gKFHaJ4MOLYlzTce–oaAubsEALw_wcB&gclsrc=aw.ds

[ii] https://www.billtrust.com/resources/blog/5-famous-erp-myths-shattered/