/ We know how

Wejście cyfrowe – co to jest i jak wpływa na proces cyfryzacji?

Jednym z większych wyzwań konsultanta RPA jest niewątpliwie skuteczne przełożenie języka IT na język biznesowy i odwrotnie. Jak pokazuje doświadczenie, każde niedopowiedzenie może się okazać tykającą bombą, która zrujnuje nasze marzenia o terminowym i bezstresowym dostarczeniu projektu.
W najbliższej serii tekstów zgłębię temat jednej z takich pułapek, czyli prawidłowego przygotowania wejścia w projekcie automatyzacyjnym. Korzystając z jasnych przykładów postaram się w przystępny dla osób niezwiązanych z IT sposób opowiedzieć, co to znaczy, że wejście jest cyfrowe, ustrukturyzowane i standardowe oraz jak osiągnąć ten efekt?

 

 

Czym jest wejście?

 

Nie możemy jednak zacząć bez odpowiedzenia sobie na jedno pytanie. Czym właściwie jest wejście?

Ile osób, tyle definicji. Ja powiedziałbym, że jest to rzecz, czynność lub informacja będąca czynnikiem inicjującym dany proces. Z perspektywy konsultanta RPA najbardziej interesuje mnie ta ostatnia informacja, bo to ona determinować będzie, jakim wynikiem zakończy się proces. Dlatego w dalszej części artykułu pominę, co wyzwala sam proces, a skupię się na zawartych w wejściu danych. Dla ułatwienia załóżmy, że proces uruchamiany jest wg harmonogramu.

Co może być takim nośnikiem danych będącym wejściem do procesu biznesowego? W procesie rekrutacyjnym będzie to z pewnością CV kandydata. W procesie księgowania faktur będzie to, naturalnie, faktura.  W procesie kontroli jakości mogą to być dane pochodzące z systemu MES.

Zapewne niektórzy pomyśleli teraz: „Wszystko jasne, ale w jakiej formie ma być ta faktura? Przecież nie położę kartki przed komputerem i nie każę robotowi jej zaksięgować”. I ta właśnie myśl prowadzi nas do pierwszego stojącego przed nami wyzwania: cyfryzacja!

 

 

Cyfryzacja

 

Co to znaczy, że wejście jest cyfrowe? Najprościej mówiąc jest to informacja zapisana w pamięci komputera. Już po tym zdaniu nietrudno się domyślić, że w naszym przykładzie procesu księgowania faktur nici z automatyzacji, jeśli będziemy mieć do czynienia z fakturami papierowymi. Co innego, jeśli je zeskanujemy i zapiszemy np. w postaci PDF. Wtedy nasze wejście spełnia pierwszy z warunków: jest cyfrowe.

Jakich formatów danych możemy użyć w automatyzacji? Jest ich naprawdę wiele. Od uwielbianych przez programistów json, xml, baz danych (np. SQL), czy tabel Excel, po zwykły tekst (np. w Word, wiadomości e-mail, prezentacjach PowerPoint, czy wspomnianym PDF).

 

 

Metody cyfryzacji

 

Metod cyfryzacji wejść mamy wiele i to, którą wybierzemy, zależy od samego procesu oraz rodzaju informacji, które chcemy pobrać z wejścia. Podzieliłbym je na dwie podstawowe grupy: zmiany w procesie oraz wykorzystanie technologii.

 

 

Zmiany w procesie

 

Poprzez zmiany w procesie mam na myśli takie przekształcenie procesu, aby w miejsce danych niecyfrowych, jak informacje przekazywane na papierze, wprowadzić dane cyfrowe w wymienionych wcześniej formatach. Co możemy zrobić? Zastąpmy formularze papierowe formularzami elektronicznymi (np. MS Forms), papierowe protokoły zamknięcia zleceń na tabele Excel, itd.

Oprócz bezpośredniego wypełniania formularza, czy pliku Excel przez użytkowników, możemy im udostępnić jakiś element istniejącego systemu z przyjaznym interfejsem użytkownika, który zapisze dane w bazie danych SQL. Dobrze w tego typu roli sprawdza się nawet SharePoint.

Cały czas miejmy jednak na uwadze, że automatyzacja sama w sobie nie jest celem. Ma ona przede wszystkim ułatwiać życie użytkownikom procesu. Dlatego też wspomniane rozwiązania nie sprawdzą się w przypadku wspomnianego już procesu księgowania faktur. Co byśmy zyskali każąc pracownikowi wprowadzać dane faktury do dedykowanego formularza, zamiast bezpośrednio np. do SAP, jak robił to dotychczas?

 

 

Wykorzystanie technologii

 

Na szczęście producenci oprogramowania stale rozwijają metody cyfryzacji danych. Znaną od lat technologią z tej dziedziny jest np. OCR (Optical Character Recognition), użycie którego umożliwia odczytanie tekstu z plików graficznych (jpg, png, itd.), czy pdf. Rezultat nie jest już płaskim zbiorem pikseli przedstawiających zeskanowany obiekt, ale rozpoznawanym przez oprogramowanie tekstem, który można zaznaczać, czy kopiować.

Wracając do naszego przykładu księgowania faktur należy wspomnieć, że zwykły skan zapisany w PDF nie będzie się niczym różnił od plików graficznych. Ale jeżeli użyjemy dodatkowo jakiegoś oprogramowania oferującego OCR, zawartość faktury stanie się możliwa do odczytania przez robota. Jeśli dodam, że sam proces poddania skanu procesowi OCR może zostać zautomatyzowany, mamy gotową receptę na owocną automatyzację. Użytkownik zamiast wprowadzać wszystkie dane z faktury do systemu, może teraz ograniczyć swoją pracę jedynie do zeskanowania jej.

Oczywiście, aby plik wyjściowy nadawał się do automatyzacji, nadal musi spełniać dwa pozostałe kryteria: być ustrukturyzowany i standardowy. I istnieją gotowe narzędzia oferujące tzw. Intelligent OCR, które mogą o to zadbać. Ale o tym już niedługo w kolejnym artykule.


robert-mosoń-fotoDaniel Chrapczyński
RPA Consultant