/ We know how

Task Mining – czym tak właściwie jest i jakie może mieć potencjalne zastosowanie w firmie?

Choć Task Mining nie jest jeszcze wszechobecnie znanym terminem i według Google Trends cieszy się jedynie umiarkowanym zainteresowaniem, spodziewamy się, że wkrótce zyska na popularności, biorąc pod uwagę, że zapewnia bardziej dogłębne spojrzenie na procesy niż inne technologie. Ta szczegółowa wiedza może pomóc firmom nie tylko je ulepszyć, ale i zautomatyzować.

 


Task Mining – co to jest? 

 

Task Mining to nowa technologia, która umożliwia firmom przechwytywanie danych związanych z interakcjami użytkowników. Dzięki temu mogą one monitorować ich działania oraz sprawdzać, jak pracownicy radzą sobie z przydzielonymi zadaniami, a także identyfikować obszary, które można ulepszyć.

 

Na podstawie uzyskanych informacji organizacje mogą jednak nie tylko wykryć najczęstsze błędy, ale i wytypować „kandydatów” do automatyzacji. W rezultacie jest to sposób na usprawnienie procesów biznesowych i otworzenie się na możliwości, jakie oferuje Robotic Process Automation, czyli RPA.

 

Warto zwrócić uwagę na fakt, że Task Mining rejestruje interakcje użytkownika w czasie rzeczywistym. W związku z tym, narzędzia tego typu muszą również chronić prywatność i dane osobowe. Wraz z wzrostem popularności tej technologii, problem ten będzie jednym z głównych wyzwań stojących przed dostawcami tych rozwiązań.

 

 

Jak działa Task Mining? 

 

Task Mining (tj. oprogramowanie do niego przeznaczone, również typu open source) przechwytuje dane z pulpitu, czyli wszystkie kliknięcia, przypadki scrollowania strony i inne aktywności użytkowników. Są one opatrzone znacznikami czasu oraz wzbogacone o zrzuty ekranów. Dzięki technologii OCR zbierane są wszystkie znaki (np. litery i liczby) oraz teksty, które wyświetlał użytkownik. Pozwala to na odkrycie szerszego kontekstu, który stoi za jego aktywnością.

 

Kolejny krok to wykorzystanie technologii NLP (Natural Language Processing) oraz Sztucznej Inteligencji do automatycznego sortowania działań i nadawania im określonych kategorii tematycznych, takich jak np. „badanie perspektyw sprzedaży na LinkedIn” lub „zatwierdzanie zamówień”. Chodzi o to, by zestawić interakcje użytkowników z danymi biznesowymi, które są dostępne w systemach operacyjnych i zrozumieć wpływ każdego z działań na wyniki firmy (oraz móc je zoptymalizować).

 

 

Dlaczego warto wdrożyć w przedsiębiorstwie Task Mining? 

 

Dane pozyskane dzięki Task Mining pozwalają na zwiększenie możliwości wykonawczych w danej firmie, a zatem i jej wydajności biznesowej. Mają one tę przewagę nad informacjami, które są dostępne w różnych wewnętrznych systemach (i bywają nieustrukturyzowane), że dotyczą aktywności, które mają faktyczny wpływ na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

 

Dopasowując działania do procesu biznesowego można bowiem zestawić ich skuteczność ze wskaźnikami, które naprawdę mają znaczenie z punktu widzenia Twojej firmy. W takim ujęciu Task Mining jest więc nie tylko narzędziem do zwiększenia produktywności, lecz również rozwiązaniem, które może mieć rzeczywisty wpływ na przychody, ale i rozwój oraz stopień innowacyjności danej organizacji.

 

Innymi słowy, Task Mining pozwala na:

  • odkrycie nieefektywnych obszarów w zadaniach manualnych,
  • zmierzenie i optymalizację produktywności Twoich pracowników,
  • połączenie zadań manualnych z procesami biznesowymi Twojego przedsiębiorstwa oraz czerpanie z najbardziej efektywnych z nich.

 

 

Task Mining vs Process Mining

 

Obecnie większość rozwiązań spod znaku Task Mining jest zintegrowana z technologiami typu Process Mining, które czerpią z metryk biznesowych. Podczas gdy pierwsze z usprawnień nakierowane jest na użytkowników i skoncentrowane na zadaniach (zwykle wykonywanych przez pracowników ręcznie na ich stacjach roboczych), drugie z nich obejmuje całe procesy (i podprocesy), a jego celem jest znalezienie sposobów na ich ulepszenie.

 

Dla przykładu, można w ten sposób prześledzić podróż faktury, która przechodzi przez wiele działów, jest obsługiwana przez kilku pracowników i wprowadzona do różnych systemów przedsiębiorstwa. Cały przebieg takiego procesu znajduje wizualne odzwierciedlenie w tzw. mapie, która zawiera cenne informacje na temat wszystkich możliwych scenariuszy, wariantów i ścieżek.

 

 

Task Mining drogą do RPA 

 

Rozwiązania typu Task Mining czy Process Mining mogą być także niezwykle pomocne w ocenianiu potencjału do robotyzacji i wyborze pierwszych „kandydatów”. Jest to szczególnie przydatne w dobie pandemii ponieważ tradycyjne metody (analiza procesów i stworzenie dokumentacji) wymagają rozmów analityków z właścicielami biznesowymi projektów. Jeśli chcesz porozmawiać o szczegółach dotyczących tych narzędzi i dostępnych możliwościach, zapraszamy do kontaktu.

 

Sprawdź także:

 

 

Przykładowe przypadki użycia Task Mining 

 

Oto najbardziej popularne zastosowania Task Mining:

  • Odkrywanie możliwości związanych z automatyzacją
  • Ujednolicanie wariantów procesu dla wyższej wydajności
  • Poprawa doświadczenia użytkownika
  • Eliminacja zbędnych kroków lub działań