Robotyzacja w HR – jakie procesy w dziale HR można zrobotyzować?

Pierwsze próby automatyzacji w działach HR były podejmowane jeszcze w zamierzchłych, analogowych czasach. Kiedy asystent działu wręczał swojemu szefowi gruby plik dokumentów aplikacyjnych, mówił: – To wszyscy kandydaci, którzy spełniają nasze wyśrubowane wymagania. Ten, lekko przechylając głowę, odmierzał połowę stosu, resztę wyrzucał do kosza i odpowiadał: – Nie potrzebujemy tych, którzy nie mają szczęścia! Dziś, postępująca automatyzacja i robotyzacja procesów w działach HR minimalizuje konieczność posiadania, oprócz kompetencji i doświadczenia, dużej dawki szczęścia.

Ogólny cel robotyzacji jest jasny – wszystkie powtarzalne, żmudne i nudne czynności należy powierzyć robotom i automatom, a ludzie powinni skupić się na myśleniu strategicznym, kreatywności, zarządzaniu doświadczeniem i wiedzą pracowników oraz optymalizacją procesów HR. W efekcie końcowym ma to zapewnić zwiększenie produktywności całej organizacji oraz poprawić wizerunek pracodawcy wśród pracowników i potencjalnych kandydatów do pracy.

 

 

Czy robotyzacja może zmienić dział HR?

 

Robotyzacja i automatyzacja w działach HR jest elementem zjawiska o dużo większej skali. Transformacja cyfrowa dotyka praktycznie każdego aspektu działania firmy. Można zatem oczekiwać, że i w obszarze HR nastąpią zmiany. Na ile radykalne? Czas pokaże. To, co już można zaobserwować wskazuje na zmianę modelu kompetencyjnego pracowników. Trudno już mówić o statycznym zestawie kompetencji przyporządkowanym do konkretnej grupy stanowisk, czy specjalizacji. Nowe wyzwania wymagają ciągłego podnoszenia kwalifikacji, wielozadaniowości, umiejętności gromadzenia wiedzy, i to nie tylko podręcznikowej.

 

W działach HR wiele procesów można zautomatyzować i powierzyć je „cyfrowym pracownikom”. W tym czasie ludzie będą mogli się skupić na rozwiązywaniu problemów, na które do tej pory nie mieli czasu. Ulegnie zatem zmianie lista priorytetów, będą inne problemy, ale per saldo na pewno wzrośnie operacyjna efektywność działania. Bez względu na wszystko, pracy dla ludzi nie zabraknie.

 

 

Które procesy HR można zautomatyzować?

 

Gdyby prześledzić relacje dowolnego pracownika z działem HR od momentu złożenia przez niego cv aż do opuszczenia firmy, widać jak wiele operacji i czynności jest powtarzalnych. Takie procesy są do zautomatyzowania w pierwszej kolejności. Robotyzacja procesów HR wymaga starannych przygotowań i podejmowania rozważnych decyzji. Tym bardziej, że intensywna współpraca działów IT z HR nigdy nie jest łatwa ani prosta. Technologie RPA, w tym uczenie maszynowe (ML – Machine Learning), czy sztuczna inteligencja (Artificial Intelligence) wymagają zrozumienia ich możliwości i ograniczeń, także przez pracowników działów HR.

 

Już w tej chwili dostępne są narzędzia klasy ATS – Applicant Tracking System, które automatyzują proces rekrutacji i zarządzanie powiązaną dokumentacją. W tym przypadku bardzo przydaje się technologia OCR – Optical Character Recognition rozpoznająca nawet nieustrukturyzowane dane. Robotyzacja może objąć pełną komunikację z kandydatami, inteligentne chatboty, czy ogólniej taskboty mogą wziąć na siebie ciężar odpowiadania na pytania kandydatów i kierowania ich do odpowiednich komórek firmy. To samo dotyczy miltipostingu – specjalistyczne automaty wspierane technologią RPA mogą samodzielnie publikować anonse o pracy w wielu portalach równocześnie.

 

W najtrudniejszy proces wyszukiwania i selekcjonowania kandydatów także wkracza automatyzacja i robotyzacja. Dostępne oprogramowanie może wyszukiwać pożądanych kandydatów w różnych portalach i bazach danych, przeprowadzać ich porównanie, analizę kompetencji, wspierając tym samym podejmowanie decyzji przez człowieka.

 

Dostępne technologie chmurowe pozwalają na bezpieczne gromadzenie i udostępnianie informacji o kandydatach, przebiegu procesów rekrutacji i sprawną wymianę danych wewnątrz działu HR. Zaawansowane metody analityczne przyśpieszają ocenę efektów procesów HR, ułatwiają wyciąganie wniosków i korygowanie błędów tak, aby zmaksymalizować efektywność całego działu. Techniki analiz zbiorów Big Data, wchodzące w zestaw narzędzi robotyzacji RPA, tworzą raporty na temat retencji i rotacji pracowników, czasie trwania różnych procesów, efektywności różnych źródeł pozyskiwania kandydatów, czy chociażby o kosztach poszczególnych procesów HR. Są to bezcenne informacje, które dobrze wykorzystane mogą służyć do optymalizacji działań całej firmy.

 

Na zagadnienie robotyzacji w HR trzeba także spojrzeć nieco szerzej w kontekście istniejących już systemów do zarządzania personelem i ich integracji w ramach automatyzacji procesów. Pamiętać przy tym należy, że robotyzacja wymaga kompleksowego i strategicznego podejścia do problemu i zaangażowania nowoczesnych technik ML i AI. Połączenie tych systemów daje bardzo atrakcyjne perspektywy na uruchomienie robotów analizujących i raportujących czas pracy, np. w oparciu o systemy RCP, na automatyczne uzgadnianie i weryfikowanie planów urlopowych. W obszarze płac, inteligentne roboty mogą dokonywać transferów danych płacowych, zawsze terminowo i bezbłędnie. W ten sposób usprawnia się także przepływ danych do komórek controllingu, co poprawia jakość zarządzania finansami całej firmy. Na automatyzację w HR podatne są także procesy zarządzania benefitami w firmie, czy ocenami okresowymi pracowników – przyśpieszenie i poprawa jakości działania działów HR staje się widoczna gołym okiem.

 

Robotyzacja procesów może objąć także transfer podstawowych danych o pracownikach, czasie ich pracy, czy wyjazdach służbowych wprost do systemu płacowego. Trzeba tu uwzględnić, że wszystkie te procesy należą do zadań nie tyle skomplikowanych, co czasochłonnych i żmudnych. Dlatego tak dobrze nadają się one robotyzacji.

 

 

Czy automatyzacja HR może zastąpić człowieka?

 

Odpowiedź na to pytanie wydaje się oczywista i ma solidne uzasadnienie historyczne – w końcu nie jest to pierwsza rewolucja przemysłowa. Człowiek w środowisku robotów ma się całkiem nieźle. Co nie znaczy, że panuje pełna beztroska. Ponieważ algorytmy AI i ML wymagają przygotowania danych, na który mogłyby się uczyć, to zadanie w pełni należy do człowieka. Widać, że zmienią się już kompetencje do pracy w dziale HR. Ogólny charakter pracy w HR także czeka przemiana w kierunku większej kreatywności i skupienia uwagi na analizach efektywności procesów i poprawie trafności podejmowanych decyzji. Cześć zadań pozostanie bez zmian, przybędzie jedynie czasu na ich realizację, po uwolnieniu się od rutynowych i powtarzalnych czynności. Chodzi tu o projektowanie wydajnego, ale i atrakcyjnego środowiska pracy, budowę wizerunku pracodawcy i rozwiązywanie konfliktów. W tym, przynajmniej na razie, żaden robot nie zastąpi doświadczenia i interpersonalnych kompetencji pracowników działów HR.

 

 

Przykłady robotyzacji w HR

 

Dobre praktyki, nawet w polskiej gospodarce, są już na tyle liczne, że przykłady można czerpać garściami. W firmie Mindbox zrobotyzowano kilka najbardziej czasochłonnych i żmudnych procesów. Odciążono konsultantów pracujących u klientów w terenie – raportowanie czasu pracy wziął za nich na swoje barki cyfrowy pracownik. Na dodatek menedżerowie otrzymują na bieżąco aktualne informacje o obłożeniu pracą poszczególnych pracowników, co umożliwia sterowanie przydzielaniem zadań, a to poprawia efektywność całego zespołu.

Inny przykład: RPA załatwianie formalności związane z zatrudnieniem nowego pracownika. Tylko raz wystarczy wprowadzić do systemu niezbędne dane, a robot wygeneruje komplet dokumentów niezbędnych do nawiązania stosunku pracy. Wydruk, podpisy i gotowe.

Roboty RPA mogą także automatycznie przesyłać dokumenty np. do „Płatnika”. Zautomatyzowano proces eksportu dokumentów z systemu SAP i ich przesyłanie do ZUS, tworzone są odpowiednie raporty, a wszystko to nie wymaga uwagi ze strony działu HR. Roboty zostały już nauczone pobierania zwolnień lekarskich pracowników z platformy PUE z profilu płatnika i wprowadzania ich do systemu ERP firmy. Na podstawie tych danych robot składa wniosek o przyznanie zasiłku chorobowego.

Roboty w Mindbox obsługują procesy headhuntingu, tworzenia sieci kontaktów na portalu LinkedIn, realizują zadania związane z przyjmowaniem i zwalnianiem pracowników, pomagają w zarządzaniu urlopami. Stały się już niezastąpionymi pomocnikami działu HR.

 

Największe zalety robotyzacji procesów w dziale HR

 

Robotyzacja i automatyzacja w HR powiększa pulę czasu przeznaczonego na analizy, planowanie i rozwój nowych metod rekrutacji, onboardingu, czy doskonalenie kultury organizacyjnej firmy. Z codziennego planu pracy znika kopiowanie danych między systemami, kolejne logowania i przeglądanie informacji z portali rekrutacyjnych, czy korespondowanie z setkami kandydatów i udzielanie niemal identycznych odpowiedzi. W zamian rośnie poziom zadowolenia i zaangażowania pracowników HR, bo praca staje się po prostu ciekawsza. Potencjalni kandydaci są lepiej i szybciej obsłużeni, co zmniejsza koszty wielu procesów HR. Spada także liczba popełnianych błędów i rośnie ogólna produktywność całej organizacji.

Dobrym źródłem danych liczbowych na temat wpływu AI i automatyzacji na pracę działów HR jest raport serwisu CareerBulider[i]. Choć jest on już nieco wiekowy, bo z 2017 roku, jednak są tam nadal ciekawe i aktualne informacje.

 

 

Czy warto robotyzować dział Human Resources?

 

Tak, tak i jeszcze raz tak. Raz uruchomionego trendu automatyzacji i robotyzacji nie da się zatrzymać, bo korzyści są bezsporne. Owszem, wymaga to odpowiednio zaawansowanej infrastruktury informatycznej, ale z tej samej infrastruktury korzysta cała firma. Dane i technologia IT stają się motorem, który napędza biznes, skraca się czas tworzenia nowych produktów i usług, poprawia jakość obsługi klientów. Robotyzacja w Polsce tak, jak i na świecie, jest zjawiskiem trwałym, o czym świadczy szybko rosnąca liczba wdrożeń.

[i] http://press.careerbuilder.com/2017-05-18-More-Than-Half-of-HR-Managers-Say-Artificial-Intelligence-Will-Become-a-Regular-Part-of-HR-in-Next-5-Years

Dlaczego istotne jest stworzenie mapy procesów i optymalizacja przed rozpoczęciem automatyzacji? Podstawą każdej solidnej strategii cyfrowej zmiany jest poprawa wydajności pracy, co jest szczególnie istotne w dobie zdalnych wdrożeń, które są wynikiem pandemii. Niestety, wielu pracowników nie ma jasności co do tego, w jaki sposób funkcjonuje workflow w ich zespole czy organizacji, co prowadzi do nieefektywnych procesów. Zanim więc firmy zaczną je optymalizować i automatyzować, powinny lepiej zrozumieć ich sedno, w czym wsparciem będzie mapa procesów w firmie.

 

Mapowanie procesów biznesowych może nie tylko pomóc pracownikom zapoznać się z ich specyfiką, ale także umożliwić organizacjom ponowną ocenę wydajności oraz usprawnienie lub eliminację tych zadań bądź operacji, które okażą się zbyt czasochłonne czy mało skuteczne. Tego typu optymalizacja procesów biznesowych stanowi zaś kolejny krok przed zrobotyzowaną automatyzacją procesów i optymalizacją procesu produkcji oraz dalszym dążeniem do cyfrowej transformacji z użyciem zaawansowanych systemów ERP.

 

Co ważne, mapa procesu czy też mapa procesu produkcji w formie zintegrowanego workflow jest kluczowa z punktu widzenia robotyzacji procesów również dlatego, że pozwala ona zidentyfikować obszary, których automatyzacja będzie wiązać się z nowymi możliwościami i oszczędnościami, a nawet pozwoli uniknąć strat!

 

Czytaj dalej:

Automatyzacja procesów (RPA)

RPA – robotyzacja i inteligentne procesy

Optymalizacja z wykorzystaniem systemu ERP

 

 

W jaki sposób mierzyć procesy i oceniać ich możliwości automatyzacji?

 

Optymalizacja procesów to tylko jedno kryterium ich pomyślnej oceny pod kątem możliwości automatyzacji, która z kolei przekłada się między innymi na optymalizację produkcji. Oceniając kandydatów do robotyzacji warto zwrócić uwagę na stosunek złożoności całego przedsięwzięcia do korzyści z niego płynących. W ten sposób wyróżnić można:

 

  • szybkie wygrane – procesy, których automatyzacja cechuje się stosunkowo niską złożonością, ale mogą dać one organizacji wysokie korzyści,
  • nisko wiszące owoce – procesy, których automatyzacja jest niezbyt złożona, ale korzyści w ich przypadku nie są już aż tak duże.

 

Dopiero po przeprowadzeniu pomyślnej automatyzacji powyższych dwóch grup procesów można zacząć myśleć o:

  • koniecznych usprawnieniach – mogą one dać duże korzyści, ale ich automatyzacja jest bardzo złożona,
  • usprawnieniach długoterminowych – przynoszą stosunkowo niskie korzyści przy dużej złożoności automatyzacji.

 

Sprawdź również:

Przyspieszenie pracy w działach operacyjnych

 

 

Czym kierować się przy wyborze odpowiedniego procesu do automatyzacji?

 

Najlepiej automatyzować procesy manualne, powtarzalne i o możliwie dużym wolumenie transakcji (im więcej ich jest, tym więcej potencjalnych korzyści), niekoniecznie w ciągu dnia (najważniejsze są duże peaki, jak np. w przypadku księgowości pod koniec miesiąca). Ważna jest również obecność standardowego i określonego wejściem oraz danych wyjściowych –  jeśli nie są one ustandaryzowane, to powinien być to pierwszy krok w optymalizacji takiego procesu.

 

Warto także automatyzować procesy, które są oparte na regułach, nawet wielu. Jeśli jednak w danym procesie jest duży pozom interpretacji do zrealizowania tylko przez wyspecjalizowaną osobę, to może się okazać, że nie będzie on na początek najlepszym kandydatem do automatyzacji.

 

Kolejne kryterium to niski poziom wyjątków systemowych, które bywają groźne – jeśli systemy informatyczne są niestabilne, to może okazać się, że robot też nie będzie stabilnie pracował.  Drugą klasą wyjątków są wyjątki biznesowe, jednak jeśli ktoś w firmie jest w stanie je opisać i określić w jaki sposób w danym wyjątku powinno zareagować oprogramowanie, czy jaką decyzję ma podjąć, to nie powinny one stanowić problemu.

 

Należy automatyzować przede wszystkim procesy, które są dojrzałe i stabilne. Nowych procesów pracownicy dopiero się uczą i często poddawane są one modyfikacjom, zaś takie, które funkcjonują już długo i są im dobrze znane pozwalają przewidzieć potencjalne problemy.

 

Automatyzacja operacji, które działają w oparciu o niezmienne i stabilne systemy informatyczne także zaoszczędza sporo nerwów. Gdy oprogramowanie jest wciąż rozwijane i modyfikowane, to czasami robotowi może być ciężko nadążyć za tymi zmianami systemowymi. Jest on w stanie nauczyć się danej wersji systemu, ale jeśli co miesiąc pojawia się nowa, która diametralnie zmienia jakieś funkcjonalności, to warto poczekać aż sytuacja się ustabilizuje.

 

Zobacz także:

Migracja, integracja i zysków maksymalizacja

 

 

Jak przygotować procesy do wdrożenia automatyzacji? Automatyzacja a standaryzacja procesów w przedsiębiorstwie

 

Warto działać równolegle – gdy wybieramy kandydata do Proof of Concept czy Pilota, można już tworzyć listę kolejnych procesów do automatyzacji. Podejście to zwane jest lejkiem procesów. Polega ono na stworzeniu długiej listy kandydatów, przygotowanej np. poprzez burzę mózgów w każdym dziale. Następnie analityk biznesowy czy osoby merytorycznie zaangażowane w robotyzację powinny wyselekcjonować te procesy, które faktycznie nadają się do automatyzacji.

 

Dalej warto jest zadać względem procesu serię pytań weryfikujących. Dla przykładu: czy metoda przetwarzania może zostać zmieniona? Czy drobna automatyzacja może poprawić proces? Czy wymagane są duże zmiany w infrastrukturze?

Dobrze jest zaczynać automatyzację małymi krokami, startując od Proof of Concept. Najczęściej wybierane są do niego procesy proste. Jego celem nie jest uzyskanie możliwie dużych korzyści, ale nauczenie się organizacji pracy z robotami, tego, jak wygląda proces wdrożeniowy i przeniesienie go na produkcję, a także sprawdzenie, jak biznes radzi sobie we współpracy z IT. Po realizacji takiego procesu pojawi się odpowiedź na pytanie, czy robotyzacja jest czymś dobrym dla firmy. Najczęściej trwa on od miesiąca do dwóch.

 

Kolejny krok, jeśli PoC zakończył się sukcesem, to Pilot. Może być on zrealizowany w oparciu o ten sam proces (np. w wersji rozbudowanej), ale można też wybrać inny proces, który przyniesie większe korzyści. Jeśli realizacja tego przedsięwzięcia zakończy się sukcesem, warto przygotować program robotyzacji, dokumentację i development, a następnie przenieść całość na produkcję.

 

Podsumowując:

  • przeanalizuj swoje procesy,
  • skup się na tych procesach, które są powtarzalne, dobrze sparametryzowane i można je opisać w postaci reguł,
  • skup się na tych procesach, które dzięki automatyzacji możesz usprawnić, przyspieszyć lub poprawić ich jakość,
  • określ ile transakcji realizujesz w ciągu dnia/tygodnia/miesiąca,
  • zastanów się z jakich innych systemów informatycznych korzystasz, które nie są ze sobą zintegrowane,
  • zoptymalizuj proces, jeśli jest to konieczne,

 

Nie przegap:

RPA a bezpieczeństwo: świadoma automatyzacja

 

 

Jak przygotować pracowników do pracy z automatycznymi procesami? Skutki niepoprawnie wprowadzonej automatyzacji w przedsiębiorstwie

 

Nieprzemyślany proces robotyzacji skutkować będzie nie tylko stratami czasowymi i finansowymi, ale i problemami na poziomie kultury organizacyjnej. Za udane wdrożenie automatyzacji odpowiada bowiem nie tylko deweloper RPA. Kluczowym wskaźnikiem sukcesu tego typu implementacji jest adaptacja kulturowa, ale i zapewnienie zasobów ludzkich oraz wsparcie działu IT.

 

Gdy pojawia się pomysł wdrażania robotów w danej firmie, zdarza się że pracownicy, którzy mają swój zakres obowiązków dostają jeszcze dodatkowo za zadanie zajmowanie się nowym oprogramowaniem, co wiąże się ze sporym nakładem czasu, szczególnie na początkowym etapie. Należy więc zadbać o odpowiednią ilość rąk do pracy oraz właściwe wprowadzenie (między innymi eliminację obaw o redukcję etatów).

 

Zobacz, jak przeprowadziliśmy takie wdrożenie w Scania Polskaskontaktuj się z nami w razie pytań – chętnie posłużymy fachową radą.

Transformacja cyfrowa to nie lada przedsięwzięcie, na które składa się wiele elementów. Przed jego rozpoczęciem warto znaleźć odpowiedzi na przynajmniej dwa z ważnych pytań Od czego organizacja powinna się zacząć? Które inicjatywy mają z biznesowego punktu widzenia największe znaczenie?

 

Kiedy firma konsultingowa Prophet przeprowadziła wśród ponad 600 firm ankietę, aby się tego dowiedzieć, około 50% badanych stwierdziło, że ich najwyższym priorytetem jest modernizacja infrastruktury IT w celu zwiększenia elastyczności i bezpieczeństwa oraz ułatwienia zarządzania.

 

Prawie 40% respondentów za kluczowe uznało jednak poprawienie sprawności operacyjnej i aktualizację procesów. I tutaj właśnie pojawia się przestrzeń dla Business Process Automation (BPA). W erze, w której utrzymanie konkurencyjności oznacza szybkie dostosowywanie się do zmian, automatyzacja procesów biznesowych jest jednym z najważniejszych elementów cyfrowej układanki.

 

 

Czym tak właściwie jest Automatyzacja Procesów Biznesowych (BPA)?

 

Automatyzacja procesów w organizacji to sposób na usprawnienie ich działań dzięki technologii. Z pomocą BPA, dojrzałe cyfrowo firmy zmniejszają zależność od ludzkiej interwencji, automatyzując szereg powtarzalnych zadań.

 

Co ważne, w grę wchodzi nie tylko automatyzacja procesów IT – najbardziej zaawansowane technologicznie przedsiębiorstwa wykorzystują Business Process Automation w sposób, który optymalizuje workflow całej organizacji. BPA, w parze z m.in. BPM (Business Process Management),  pomaga usprawnić  między innymi procesy onboardingowe, księgowe czy związane z zarządzaniem (np. umowami).

 

O automatyzacji procesów biznesowych

 

 

Jakie są zalety wdrożenia automatyzacji procesów biznesowych?

 

W całym tym zamieszaniu nie chodzi tylko o zastąpienie papieru plikami elektronicznymi. Proces automatyzacji ma na celu:

 

  • optymalizację codziennych operacji,
  • szybsze i bardziej świadome podejmowanie decyzji,
  • sprawniejsze zarządzanie projektami, także w pracy zdalnej i pandemii,
  • eliminację wąskich gardeł,
  • obniżenie ryzyka regulacyjnego,
  • zredukowanie liczby zadań wymagających interwencji użytkownika.

 

Innymi słowy: uczynienie procesów bardziej opłacalnymi, usprawnionymi, odpornymi na błędy i przejrzystymi.

 

 

Jakie są różnice między Automatyzacją Procesów Biznesowych a Zrobotyzowaną Automatyzacją Procesów w przedsiębiorstwie?

 

Zarówno BPA, jak i RPA (Robotic Process Automation), czyli zrobotyzowana automatyzacja procesów, mają podobny cel. Jest nim zwiększenie skuteczności wykonywanych funkcji biznesowych poprzez automatyzację. BPA jako rozwiązanie trafiło na rynek technologiczny wcześniej, natomiast RPA może stać się jego częścią, dostarczając jeszcze więcej korzyści. Różnice pomiędzy tradycyjną automatyzacją, a jej bardziej zaawansowaną (zrobotyzowaną) formą można zaś zaobserwować głównie na poziomie integracji oraz workflow. Inaczej przedstawiają się również koszty.

 

BPA automatyzuje przepływy pracy w celu poprawy wydajności całej organizacji. Nie koncentruje się zatem na jednym dziale, lecz wdraża systemy oprogramowania, które integrują wszystkie istniejące aplikacje. Zamiast skupiać się na poszczególnych zadaniach, BPA operuje więc na konkretnym procesie, od A do Z.

 

Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) angażuje roboty programowe (boty) imitujące ludzkie zadania. Wykonują zadania oparte na regułach, rejestrując przepływ pracy wykonywany przez użytkowników. Mogą logować się do systemów, poruszać się po stronie oraz wprowadzać i wyodrębniać dane, naśladując interakcje ludzi z systemami komputerowymi.

 

 

Czy RPA może pozytywnie wpłynąć na BPA?

 

W połączeniu z uczeniem maszynowym i RPA, automatyzacja procesów nabiera inteligentnych korzyści, między innymi takich jak:

 

  • uporządkowanie i interpretacja nieustrukturyzowanych danych,
  • możliwość „nauki” i poprawy workflow dzięki dostarczonym danym,
  • przyspieszenie pracy, zwłaszcza w działach operacyjnych,
  • poprawa customer oraz employee experience,
  • redukcja kosztów operacyjnych,
  • zwiększenie przychodów.

 

BPA i RPA jako technologie są synergiczne i mogą stanowić część holistycznego podejścia modernizacyjnego, które jest oparte o potrzeby i uwzględnia rentowność.

 

Automatyzacja procesów RPA

 

 

Na jakie korzyści można liczyć po wprowadzeniu zrobotyzowanej automatyzacji procesów w przedsiębiorstwie? 5 zalet

 

Podobnie jak automatyzacja, tak i robotyzacja procesów powinna być przemyślana i świadoma. Jeśli jednak zostanie wprowadzona do organizacji „z głową” i przy wsparciu odpowiednich specjalistów, może przynieść ze sobą szereg usprawnień. Oto „top 5”.

 

  • Oszczędności – dzięki robotyzacji koszty spadają nawet o 30%, zaś samo oprogramowanie jest tańsze w utrzymaniu w porównaniu z wydatkami związanymi z wynagrodzeniem pracownika.
  • Uwolnienie cennych zasobów, które można ponownie umieścić na „pierwszej linii frontu” i zaangażować do walki o customer success. Obsługa wybranych potrzeb zewnętrznych (angażowanie klientów na podstawowym poziomie) może odbywać się za pośrednictwem botów, co również spowoduje wzrost efektywności.
  • Eliminacja lub zmniejszenie wskaźnika błędów ludzkich spowodowanych np. zmęczeniem czy brakiem wiedzy, a więc i redukcja ryzyka operacyjnego. RPA = bezpieczeństwo.
  • Poprawa jakości procesów wewnętrznych – aby z sukcesem wykorzystać sztuczną inteligencję oraz RPA, organizacje są zmuszone do zdefiniowania jasnych procedur zarządzania. To z kolei przyspiesza raportowanie, onboardingi i inne procedury firmowe.
  • Brak konieczności wymiany istniejących systemów IT. RPA jest w stanie wykorzystać je w taki sam sposób, w jaki zrobiłby to ludzki pracownik.

 

RPA: robotyzacja i jej korzyści

 

 

Przykładowe scenariusze wykorzystania RPA w BPA

 

Ciekawi Cię, jak w praktyce można połączyć RPA i BPA, aby zmaksymalizować korzyści i uzyskać efekt niemalże perfekcyjnej synergii? Zobacz, jak zrobiliśmy to w Scania Polska.

 

Masz pytania lub nie wiesz jak zacząć przygodę z cyfrową transformacją? Nie zawahaj się do nas odezwać.

Jak już wspominaliśmy w poprzednich tekstach, trudne warunki pracy w pandemii obejmujące zarządzanie projektami nie przeszkadzają, a wręcz sprzyjają rozwojowi technologii. Rośnie również rynek Robotic Process Automation (RPA) – według Forrester w 2021 roku ma on być wart aż 2,9 miliarda dolarów. Zarówno automatyzacja powtarzalnych, opartych na regułach zadań, jak i całościowa robotyzacja procesów przyczyniają się z kolei do tworzenia nowych miejsc pracy, a nawet zawodów. Jednym z najbardziej pożądanych jest programista RPA lub deweloper RPA.

 

 

Czym jest zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA)?

 

Robotic Process Automation (RPA), czyli zrobotyzowana automatyzacja procesów, to technologia, która pozwala skonfigurować oprogramowanie komputerowe („robota”), tak aby odzwierciedlało ono działania człowieka wchodzącego w interakcję z systemami cyfrowymi w celu wykonania procesu biznesowego.

Roboty RPA wykorzystują bowiem interfejs użytkownika do przechwytywania danych i manipulowania aplikacjami tak, jak robią to ludzie. Interpretują, wyzwalają odpowiedzi i komunikują się z innymi systemami, aby w rezultacie wykonywać różnorodne, powtarzalne zadania. Mają jednak dużą przewagę: nigdy nie śpią i nie popełniają żadnych błędów. Niesie to oczywiście za sobą szereg korzyści, a inteligentne procesy są tylko jedną z nich!

 

Przeczytaj również:

Automatyzacja procesów (RPA): praktyczne informacje

 

 

Za co odpowiedzialny jest deweloper RPA?

 

Głównymi obowiązkami programisty RPA jest projektowanie, rozwijanie i wdrażanie robotów aplikacyjnych lub botów współpracujących z ludźmi w celu zwiększenia wydajności procesów biznesowych. Jego typowy dzień obejmuje interakcję z przedstawicielami różnych dziedzin w celu zrozumienia ich wyzwań biznesowych i znalezienia sposobów na usprawnienie procesów poprzez automatyzację żmudnych zadań.

Robotyzacja poprzez RPA jest atrakcyjna z punktu widzenia użytkowników biznesowych ponieważ dzięki niej zyskują czas na pracę nad bardziej kreatywnymi inicjatywami. Deweloper musi więc szczegółowo zbadać ich potrzeby oraz oczekiwania dotyczące poziomu usług, aby stworzyć efektywne rozwiązania automatyzacyjne.

Jego rola wymaga zatem zrozumienia procesu, który ma zostać zautomatyzowany, sprawdzenia wykonalności oraz bezpieczeństwa RPA w tym konkretnym przypadku oraz, jeśli okaże się, że automatyzacja ma sens, zaprojektowania i opracowania przyszłego stanu tego procesu. W zakresie zadań dewelopera jest również dalsze wsparcie i monitorowanie opracowanych wcześniej botów.

 

 

Jaki zakres wiedzy wymagany jest od programisty RPA?                                                                     

Aby odnieść sukces w roli programisty RPA, potrzebne będą zarówno umiejętności logicznego rozumowania, jak i podstawowa wiedza programistyczna. Pamiętaj, że istnieje wiele sposobów automatyzacji procesu, więc musisz być w stanie znaleźć najbardziej optymalny i skuteczny. Cierpliwość to także duży plus, ponieważ po drodze prawdopodobnie napotkasz pewne wyzwania, takie jak otrzymywanie danych wejściowych od użytkowników biznesowych w niewłaściwym formacie lub problemy z pamięcią maszyny wirtualnej.

 

Zobacz także:

Rekrutacja w IT

 

 

Gdzie powinien szukać wiedzy przyszły deweloper RPA?

 

Przeglądając oferty kursów, szkoleń i studiów, przyszły programista RPA powinien przede wszystkim postawić na wiedzę praktyczną i zwrócić uwagę na możliwość obcowania z case-studies osadzonymi w realiach konkretnych organizacji. Same materiały teoretyczne, nawet jeśli będą przygotowane przez najlepszych partnerów technologicznych, okażą się niewystarczające dla kogoś, kto jest zainteresowany zdobyciem gruntownego wykształcenia w dziedzinie RPA.

Mindbox rekomenduje studia na kierunku Automatyzacja Procesów Biznesowych na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Łódzkiego, które zostały uruchomione we współpracy z naszą firmą oraz sześcioma innymi. Stworzyliśmy również Intelligent Process Automation Academy, gdzie w ramach szkolenia RPA Foundations przygotowujemy uczestników do zaplanowania automatyzacji procesów w swojej firmie. Więcej o możliwościach zdobycia wiedzy w tym zakresie przeczytasz tutaj.

 

 

Ścieżka kariery dewelopera RPA – możliwości rozwoju

 

Z racji tego, że narzędzia RPA są dość specyficzne, nie istnieje jedna utarta ścieżka rozwoju. Jeśli deweloper RPA posiada umiejętności programistyczne, może kształcić się w kierunku architekta projektującego całe środowiska robocze. W grę wchodzi również budowanie aplikacji biznesowych czy wejście w zagadnienia z obszaru sztucznej inteligencji (Machine Learning) oraz ukierunkowanie się na automatyzację kognitywną. Opcji jest naprawdę sporo, a z upływem czasu będą zapewne pojawiać się kolejne!

 

Interesujesz się ścieżką kariery dewelopera RPA? Chcesz porozmawiać o swoich kompetencjach, potrzebach i możliwościach? Skontaktuj się z nami!

 

 

Ile zarabia deweloper RPA? Widełki

 

Kolejnym kuszącym elementem, który skłania do zastanowienia się nad karierą programisty RPA są zarobki. Analiza ogłoszeń zawartych na portalu Pracuj.pl pozwala średnio oszacować je na przedział od 10 000 do 13 000 złotych brutto miesięcznie dla przeciętnego RPA Specialist. W praktyce zarobki dobrego RPA Developera z Pythonem sięgają jednak poziomu wynagrodzenia Senior Java Developera, a nawet są wyższe!

 

Sprawdź również:

Programista RPA: zarobki

 

 

Kto oprócz dewelopera RPA wymagany jest w firmie, która chce wdrożyć zrobotyzowaną automatyzację?

 

Zastanawiasz się jak wygląda proces wdrożenia zrobotyzowanej automatyzacji od podszewki i kto powinien wziąć w nim udział, aby była ona efektywna? Zobacz, jak odbyło się to z naszym udziałem w Scania Polska. Być może zaciekawi Cię również, jak przebiegła migracja i integracja zautomatyzowanego systemu ERP w firmie Tru-Flex.

 

Masz pytania, które pozostały bez odpowiedzi? Skontaktuj się z Mindbox. Z wielką przyjemnością opowiemy o naszej pasji i postaramy się rozwiać powstałe wątpliwości.

Działy finansowe szybko stały się podatnym terenem dla rozwoju Robotic Process Automation (RPA) w przedsiębiorstwie. Pełno w nich powtarzalnych zadań komputerowych (takich jak przetwarzanie faktur), które często są dobrymi kandydatami do automatyzacji.

Wraz z rosnącą liczbą oczekiwań związanych z redukcją kosztów, wzrostem szybkości, ilości i jakości dostarczanych informacji, a także zapewnianiem transparentności biznesu, działy finansowe znajdują się pod sporą presją. Robotyzacja może być w ich przypadku zarówno szybką wygraną, która przynosi natychmiastowe korzyści, jak i pozostać na dłużej, stając się integralną częścią procesów wewnętrznych i przenosząc je na wyższy – inteligentny – poziom.

Pod względem kosztów i harmonogramu, robotyzacja procesów nie wiąże się ze skomplikowaną i drogą logistyką wdrożenia w porównaniu z dużymi aktualizacjami platform IT. Jest zatem prawdopodobne, że RPA szybko zmieni się z elementu wyróżniającego i zapewniającego przewagę konkurencyjną w standardową praktykę, która warunkuje przetrwanie, zwłaszcza w dobie pandemii i zdalnych wdrożeń.

 

Controlling, a RPA: planowanie i zarządzanie, dzięki zrobotyzowanej automatyzacji procesów

 

Controlling finansowy oraz controlling operacyjny także mogą zyskać na efektywności, a co za tym idzie, również na jakości usług, poprzez skorzystanie z możliwości, jakie oferuje zrobotyzowana automatyzacja procesów. Co ciekawe, większość pracy w tych działach nadal wykonywana jest bez pomocy robotyzacji. Jedną z przyczyn jest fakt, że czynności kontrolne są mniej powtarzalne i trudniejsze do zdefiniowania konkretnymi regułami. Po drugie, aby automatyzacja odniosła pełny sukces wymagana jest strukturyzacja danych i ich wsparcie za pośrednictwem heterogenicznego krajobrazu systemowego. Kontroling finansowy kiepsko poradzi sobie z tymi dwoma warunkami wstępnymi z uwagi na bardziej fragmentaryczną specyfikę.

Wreszcie, przeciętny specjalista ds. controllingu wciąż nie posiada dostatecznej wiedzy ani świadomości odnośnie korzyści, jakie oferuje robotyzacja procesów finansowych. Zespoły kontrolne nie są przyzwyczajone do pracy ramię w ramię z działami IT, jak np. ich koleżanki i koledzy z księgowości. Spowalnia to uruchamianie prototypów i obniża liczbę wdrożeń, które faktycznie dochodzą do skutku.

Tymczasem i w kontrolingu znaleźć można procesy, które są powtarzalne, mają reguły decyzyjne, które nie wymagają ludzkiej ewaluacji oraz mogą funkcjonować w oparciu o wysoki stopień standaryzacji danych. Idealnym przykładem jest raportowanie zarządcze. Jego celem jest dostarczenie decydentom na wszystkich szczeblach przedsiębiorstwa aktualnych informacji o postępach finansowych oraz ich wsparcie w zarządzaniu firmą. W tym celu tworzone są i rozpowszechniane zarówno standardowe, cykliczne raporty, jak i te ad-hocowe. Aby to się udało, dane dotyczące wszystkich jednostek firmy muszą zostać zebrane, zweryfikowane i przekształcone w odpowiednie sprawozdania zawierające komentarze i zalecenia.

Robotyzacja może zautomatyzować duże fragmenty tego procesu, jednocześnie przyspieszając czas dostarczenia danych i poprawiając ich dokładność. Korzyści są tutaj ściśle powiązane ze skalą organizacji i zakresem raportowania. Im większa firma i bardziej zróżnicowane modele biznesowe, tym bardziej złożony i kosztowny staje się ten proces, a wartość, którą może zaoferować RPA większa.

To samo tyczy się planowania operacyjnego. Obejmuje ono wiele powtarzalnych czynności związanych z przygotowaniem i sprawdzaniem danych. Oprócz poprawy wydajności, automatyzacja procesów RPA może być także wykorzystana do wsparcia działań związanych z zarządzaniem, ponieważ zwiększa ona poziomy identyfikowalności oraz jednolitości.

Korzystanie z inteligentnych robotów do kontrolowania danych podstawowych to trzeci obszar, który może stanowić dużą szansę. Faktem jest, że dane są obecnie w centrum procesu decyzyjnego, a ich ilość potrafi przyprawić o zawrót głowy. Roboty softwarowe mogą dla przykładu zająć się ich walidacją czy sprawdzeniem poprawności, co pozwoli kontrolerom skupić się na działaniach o większej wartości dodanej.

 

 

Jakie procesy związane z obsługą finansów można ulepszyć dzięki RPA?

 

Robotyzacja jest najbardziej efektywna w obszarach finansowych takich jak:

  • księgowość operacyjna (wystawianie faktur, windykacja należności, pobieranie opłat),
  • księgowość ogólna (alokacje, korekty, wpisy do dziennika i ich przetwarzanie, proces uzgodnienia sald bilansowych, transakcje wewnątrz firmy),
  • raporty finansowe i sprawozdania zewnętrzne,
  • planowanie, budżetowanie i prognozowanie,
  • procesy skarbowe.

 

Sztuczna inteligencja w procesach planowania i kierowania finansami przedsiębiorstwa

 

Jak już wspominaliśmy, ilość dostępnych danych szybko rośnie, a wraz z nią chęć firm do lepszego ich wykorzystania w procesach podejmowania decyzji i planowania. Takie zastosowanie wymaga dobrze uzasadnionych analiz. Jakość danych staje się zatem centralnym punktem zainteresowania.

Sztuczna inteligencja zajmuje się naśladowaniem ludzkich struktur decyzyjnych za pośrednictwem komputerów i algorytmów wykorzystujących modele matematyczne. W kontekście wydajności, skalowalności i możliwości automatyzacji (np. procesów prognozowania), wielu ekspertów słusznie widzi duży potencjał w wykorzystaniu AI w procesach planowania i zarządzania przedsiębiorstwem.

Należy jednak pamiętać, że niezbędne jest dostarczenie dobrej jakości danych, wysoka szczegółowość, wystarczająca historia i głębokie zrozumienie związków przyczynowo-skutkowych. Wzorce, korelacje i zmiany muszą również obowiązywać w przyszłości, aby oprogramowanie mogło się ich „nauczyć” i wykorzystać do prognoz lub walidacji. Jeśli te podstawowe warunki zostaną spełnione, sztuczna inteligencja będzie w stanie przenieść planowanie i zarządzanie firmą na wyższy poziom.

Poczytaj również o nowoczesnych systemach ERP.

 

Jak sprawdzić czy warto wprowadzić RPA w procesach finansowych w firmie?

 

Procesy związane z finansami i rachunkowością można zautomatyzować praktycznie w każdej firmie, bez względu na branżę. Nie oznacza to jednak, że RPA będzie wszędzie tak samo korzystnym i wskazanym rozwiązaniem.

Robotyzacja powinna być świadoma i przebiegać etapowo. Warto, aby czuwał nad nią deweloper RPA. Przed jego zaangażowaniem można jednak dokonać wstępnej oceny procesów według podanych przez nas kryteriów. Być może okaże się wówczas, że wymagają najpierw optymalizacji lub innych zmian.

Jeśli rozważasz robotyzację, zapraszamy również do konsultacji z nami!

 

Jakie wyzwania czekają przedsiębiorstwo przy wprowadzeniu RPA w procesach finansowych?

 

Oprócz zagadnień czysto technicznych, w kwestii wyzwań związanych ze wdrożeniem robotyzacji w organizacji warto pochylić się zwłaszcza nad adaptacją w kulturze organizacyjnej, odpowiednim zaangażowaniem działu IT oraz zapewnieniem adekwatnych zasobów do pracy.

Zobacz, jak poradziliśmy sobie z nimi w Scania Polska.

 

 

RPA w finansach a margines błędu – czy jest to bezpieczne i jak należy to kontrolować?

 

Roboty nie nudzą się, nie potrzebują kawy i nie popełniają błędów w przetwarzaniu faktur czy procesowaniu skomplikowanych danych. Wydawać by się mogło, że RPA i bezpieczeństwo to naturalne połączenie. Jednak tą idealną wizję osiągnąć można tylko wtedy, gdy oprogramowanie zostanie prawidłowo zaprojektowane i wdrożone w biznesie.

Boty RPA mają niesamowite możliwości usprawnienia procesów, ale najpierw trzeba im dokładnie przekazać, co mają robić i jak to zrobić. Mechanizmy kontrolne, które mają zastosowanie w przypadku pracowników działu finansów muszą być również uwzględnione w robotach software’owych, aby były one jeszcze bardziej niezawodne, biorąc pod uwagę większe obciążenie pracą, jaką mogą wykonywać. Należy jednak pamiętać, że wraz ze zmianą procesów biznesowych zmieniają się również kluczowe punkty kontrolne, które mogą wymagać odpowiedniej adaptacji.

Podstawą każdej solidnej strategii cyfrowej transformacji jest poprawa wydajności pracy, co jest szczególnie istotne w dobie zdalnych wdrożeń, będących wynikiem pandemii. Niestety, wielu pracowników nie ma jasności co do tego, w jaki sposób funkcjonuje workflow w ich zespole czy organizacji, co prowadzi do nieefektywnych procesów. Zanim więc firmy zaczną optymalizować i automatyzować procesy, powinny lepiej zrozumieć ich sedno, w czym wsparciem będzie mapa procesów w firmie.

 

 

Mapa procesów i optymalizacja przed rozpoczęciem automatyzacji: upewnij się, że rozumiesz każdy krok

Mapowanie procesów biznesowych może nie tylko pomóc pracownikom zapoznać się z ich specyfiką, ale także umożliwić organizacjom ponowną ocenę wydajności oraz usprawnienie lub eliminację tych zadań bądź operacji, które okażą się zbyt czasochłonne czy mało skuteczne. Tego typu optymalizacja procesów biznesowych stanowi zaś kolejny krok przed zrobotyzowaną automatyzacją procesów i optymalizacją procesu produkcji oraz dalszym dążeniem do cyfrowej transformacji z użyciem zaawansowanych systemów ERP.

 

Co ważne, mapa procesu czy też mapa procesu produkcji w formie zintegrowanego workflow jest kluczowa z punktu widzenia robotyzacji procesów również dlatego, że pozwala ona zidentyfikować obszary, których automatyzacja będzie wiązać się z nowymi możliwościami i oszczędnościami oraz pozwoli uniknąć strat!

 

Czytaj dalej:

 

W jaki sposób mierzyć procesy i oceniać ich możliwości automatyzacji?

 

 

Optymalizacja procesów to tylko jedno kryterium ich pomyślnej oceny pod kątem możliwości automatyzacji, która z kolei przekłada się między innymi na optymalizację produkcji. Oceniając kandydatów do robotyzacji warto zwrócić uwagę na stosunek złożoności całego przedsięwzięcia do korzyści z niego płynących. W ten sposób wyróżnić można:

 

  • szybkie wygrane – procesy, których automatyzacja cechuje się stosunkowo niską złożonością, ale mogą dać one organizacji wysokie korzyści,
  • nisko wiszące owoce – procesy, których automatyzacja jest niezbyt złożona, ale korzyści w ich przypadku nie są już aż tak duże.

 

Dopiero po przeprowadzeniu pomyślnej automatyzacji powyższych dwóch grup procesów można zacząć myśleć o:

  • koniecznych usprawnieniach – mogą one dać duże korzyści, ale ich automatyzacja jest bardzo złożona,
  • usprawnieniach długoterminowych – przynoszą stosunkowo niskie korzyści przy dużej złożoności automatyzacji.

 

Sprawdź również:

 

 

Czym kierować się przy wyborze odpowiedniego procesu do automatyzacji?

 

 

Najlepiej automatyzować procesy manualne, powtarzalne i o możliwie dużym wolumenie transakcji (im więcej ich jest, tym więcej potencjalnych korzyści), niekoniecznie w ciągu dnia (najważniejsze są duże peaki, jak np. w przypadku księgowości pod koniec miesiąca). Ważna jest również standaryzacja danych wejściowych i danych wyjściowych –  jeśli nie są one ustandaryzowane, to powinien być to pierwszy krok w optymalizacji takiego procesu.

 

Warto także automatyzować procesy, które są oparte na regułach, nawet jeżeli jest ich wiele. Jeśli jednak w danym procesie jest duża dowolność interpretacji, a zadanie jest powierzane osobie wyspecjalizowanej, to może się okazać, że nie będzie on na początek najlepszym kandydatem do automatyzacji.

 

Kolejne kryterium to niski poziom wyjątków systemowych – jeśli systemy informatyczne są niestabilne, to może okazać się, że robot też nie będzie stabilnie pracował.  Drugą klasą wyjątków są wyjątki biznesowe, jednak jeśli ktoś w firmie jest w stanie je opisać i określić w jaki sposób w danym wyjątku powinno zareagować oprogramowanie, czy jaką decyzję ma podjąć, to nie powinny one stanowić problemu.

 

Należy automatyzować przede wszystkim procesy, które są dojrzałe i stabilne. Nowych procesów pracownicy dopiero się uczą i często poddawane są one modyfikacjom, zaś takie, które funkcjonują już długo i są im dobrze znane pozwalają przewidzieć potencjalne problemy.

 

Automatyzacja operacji, które działają w oparciu o niezmienne i stabilne systemy informatyczne także zaoszczędza sporo nerwów. Gdy oprogramowanie jest wciąż rozwijane i modyfikowane, to czasami robotowi może być ciężko nadążyć za tymi zmianami systemowymi. Jest on w stanie nauczyć się danej wersji systemu, ale jeśli co miesiąc pojawia się nowa, która diametralnie zmienia jakieś funkcjonalności, to warto poczekać aż sytuacja się ustabilizuje.

 

Zobacz także:

 

 

Jak przygotować procesy do wdrożenia automatyzacji? Automatyzacja a standaryzacja procesów w przedsiębiorstwie

 

 

Warto działać równolegle – gdy wybieramy kandydata do Proof of Concept czy Pilota, można już tworzyć listę kolejnych procesów do automatyzacji. Podejście to zwane jest lejkiem procesów. Polega ono na stworzeniu długiej listy kandydatów, przygotowanej np. poprzez burzę mózgów w każdym dziale. Następnie analityk biznesowy czy osoby merytorycznie zaangażowane w robotyzację powinny wyselekcjonować te procesy, które faktycznie nadają się do automatyzacji.

 

Dalej warto jest zadać względem procesu serię pytań weryfikujących. Dla przykładu: czy metoda przetwarzania może zostać zmieniona? Czy drobna automatyzacja może poprawić proces? Czy wymagane są duże zmiany w infrastrukturze?

Dobrze jest zaczynać automatyzację małymi krokami, startując od Proof of Concept. Najczęściej wybierane są do niego procesy proste. Jego celem nie jest uzyskanie możliwie dużych korzyści, ale nauczenie się organizacji pracy z robotami, tego, jak wygląda proces wdrożeniowy i przeniesienie go na produkcję, a także sprawdzenie, jak biznes radzi sobie we współpracy z IT. Po realizacji takiego procesu pojawi się odpowiedź na pytanie, czy robotyzacja jest czymś dobrym dla firmy. Najczęściej trwa on od miesiąca do dwóch.

 

Kolejny krok, jeśli PoC zakończył się sukcesem, to Pilot. Może być on zrealizowany w oparciu o ten sam proces (np. w wersji rozbudowanej), ale można też wybrać inny proces, który przyniesie większe korzyści. Jeśli realizacja tego przedsięwzięcia zakończy się sukcesem, warto przygotować program robotyzacji, dokumentację i development, a następnie przenieść całość na produkcję.

 

Podsumowując:

  • przeanalizuj swoje procesy,
  • skup się na tych procesach, które są powtarzalne, dobrze sparametryzowane i można je opisać w postaci reguł,
  • skup się na tych procesach, które dzięki automatyzacji możesz usprawnić, przyspieszyć lub poprawić ich jakość,
  • określ ile transakcji realizujesz w ciągu dnia/tygodnia/miesiąca,
  • zastanów się z jakich innych systemów informatycznych korzystasz, które nie są ze sobą zintegrowane,
  • zoptymalizuj proces, jeśli jest to konieczne,

 

Nie przegap:

 

 

Jak przygotować pracowników do pracy z automatycznymi procesami? Skutki niepoprawnie wprowadzonej automatyzacji w przedsiębiorstwie

 

 

Nieprzemyślany proces robotyzacji skutkować będzie nie tylko stratami czasowymi i finansowymi, ale i problemami na poziomie kultury organizacyjnej. Za udane wdrożenie automatyzacji odpowiada bowiem nie tylko deweloper RPA. Kluczowym wskaźnikiem sukcesu tego typu implementacji jest adaptacja kulturowa, jak i zapewnienie zasobów ludzkich oraz wsparcia działu IT.

 

Gdy pojawia się pomysł wdrażania robotów w danej firmie, zdarza się że pracownicy, którzy mają swój zakres obowiązków dostają jeszcze dodatkowo za zadanie zajmowanie się nowym oprogramowaniem, co wiąże się ze sporym nakładem czasu, szczególnie na początkowym etapie. Należy więc zadbać o odpowiednią ilość rąk do pracy oraz właściwe wprowadzenie (między innymi eliminację obaw o redukcję etatów).

 

Zobacz, jak przeprowadziliśmy takie wdrożenie w Scania Polskaskontaktuj się z nami w razie pytań – chętnie posłużymy fachową radą.

 

 

Jak już wspominaliśmy w poprzednich tekstach, trudne warunki pracy w pandemii obejmujące zarządzanie projektami nie przeszkadzają rozwojowi technologii. Rynek Robotic Process Automation (RPA) również stale się rozwija– według Forrester w 2021 roku ma on być wart aż 2,9 miliarda dolarów. Zarówno automatyzacja powtarzalnych, opartych na regułach zadań, jak i całościowa robotyzacja procesów przyczyniają się do tworzenia nowych miejsc pracy, w tym nowym zawodów. Jednym z najbardziej pożądanych zawodów jest programista RPA lub deweloper RPA.

 

 

Czym jest zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA)?

Robotic Process Automation (RPA), czyli robotyzacja procesów biznesowych, to technologia, która pozwala skonfigurować oprogramowanie komputerowe („robota”), tak aby odzwierciedlało działania człowieka wchodzącego w interakcję z systemami cyfrowymi w celu wykonania danego procesu biznesowego.

 

Roboty RPA wykorzystują interfejs użytkownika do przechwytywania danych, działania w aplikacjach oraz programach na wzór ludzi. Interpretują, wyzwalają odpowiedzi i komunikują się z innymi systemami, aby w rezultacie wykonywać wiele powtarzalnych zadań. Roboty mają dużą przewagę: zaczynając od tego, że nigdy nie śpią, po najważniejsze ze względu jakości pracy- nie popełniają żadnych błędów.

Implementacja inteligentnych procesów niesie ze sobą szereg korzyści o czym dowiecie się z tego artykuł.

 

Przeczytaj również:

Automatyzacja procesów (RPA): praktyczne informacje

 

 

Za co odpowiedzialny jest deweloper RPA?

Głównymi obowiązkami programisty RPA jest zaprojektowanie, rozwijanie i wdrażanie robotów aplikacyjnych lub botów współpracujących z ludźmi w celu zwiększenia wydajności procesów biznesowych. Typowy dzień dewelopera obejmuje kontakt z przedstawicielami różnych dziedzin w celu zrozumienia ich wyzwań biznesowych i znalezienia sposobów na usprawnienie procesów poprzez automatyzację żmudnych zadań.

Robotyzacja poprzez RPA jest atrakcyjna z punktu widzenia użytkowników biznesowych, ponieważ dzięki niej zyskują czas na pracę nad bardziej kreatywnymi inicjatywami. Deweloper musi, więc szczegółowo zbadać ich potrzeby oraz oczekiwania dotyczące całego procesu, aby stworzyć efektywne rozwiązania automatyzacyjne.

Jego rola wymaga zatem zrozumienia złożoności procesu, który ma zostać zautomatyzowany, sprawdzenia wykonalności oraz stabilności rozwiązania RPA w tym konkretnym przypadku. Jeśli okaże się, że automatyzacja może być wdrożona to do dewelopera należy zaprojektowanie i opracowanie automatycznej wersji tego procesu. W zakresie zadań dewelopera jest również dalsze wsparcie i monitorowanie opracowanych botów w przyszłości.

 

 

Jaki zakres wiedzy wymagany jest od programisty RPA?

Aby odnieść sukces w roli programisty RPA, potrzebne będą zarówno umiejętności logicznego myślenia, jak i wiedza z zakresu programowania. Pamiętaj, że istnieje wiele sposobów automatyzacji procesu, a wybór najbardziej optymalnego sposobu należy do zadań dewelopera. Cierpliwość jest także wymagana od specjalisty, ponieważ po drodze prawdopodobnie napotkasz pewne wyzwania. Do najczęstszych należą pozyskanie prawidłowych danych wejściowych od klientów oraz problemy z pamięcią maszyny wirtualnej.

 

Zobacz także:

Rekrutacja w IT

Gdzie powinien szukać wiedzy przyszły deweloper RPA?

Przeglądając oferty kursów, szkoleń i studiów, przyszły programista RPA powinien przede wszystkim postawić na wiedzę praktyczną i zwrócić uwagę na możliwość obcowania z case-studies osadzonymi w realiach konkretnych organizacji. Same materiały teoretyczne, nawet jeśli będą przygotowane przez najlepszych partnerów technologicznych, mogą okazać się niewystarczające dla kogoś, kto jest zainteresowany zdobyciem gruntownego wykształcenia w dziedzinie RPA.

 

Mindbox rekomenduje studia na kierunku Automatyzacja Procesów Biznesowych na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Łódzkiego, które zostały uruchomione we współpracy z naszymi ekspertami oraz sześcioma innymi organizacjami. Stworzyliśmy również szkolenie Intelligent Process Automation Academy, gdzie w ramach RPA Foundations przygotowujemy uczestników do zaplanowania automatyzacji procesów w danej firmie. Więcej o możliwościach zdobycia wiedzy w tym zakresie przeczytasz tutaj.

 

 

Ścieżka kariery dewelopera RPA – możliwości rozwoju

Z racji tego, że technologia RPA nadal się rozwija, nie istnieje jedna utarta ścieżka rozwoju. Jeśli deweloper RPA posiada umiejętności programistyczne, może kształcić się w kierunku architekta projektującego całe środowiska robocze. W grę wchodzi również budowanie aplikacji biznesowych czy wejście w zagadnienia z obszaru sztucznej inteligencji (Machine Learning) oraz ukierunkowanie się na automatyzację kognitywną. Opcji jest naprawdę sporo, a z upływem czasu będą zapewne pojawiać się kolejne!

 

Interesujesz się ścieżką kariery dewelopera RPA? Chcesz porozmawiać o swoich kompetencjach, potrzebach i możliwościach? Skontaktuj się z nami!

 

 

Ile zarabia deweloper RPA? Widełki

Kolejnym kuszącym elementem, który skłania do zastanowienia się nad karierą programisty RPA są zarobki. Analiza ogłoszeń zawartych na portalu Pracuj.pl pozwala średnio oszacować je na przedział od 10 000 do 13 000 złotych brutto miesięcznie dla przeciętnego RPA Specialist. W praktyce zarobki dobrego RPA Developera z Pythonem sięgają jednak poziomu wynagrodzenia Senior Java Developera, a nawet są wyższe!

 

Sprawdź również:

Programista RPA: zarobki

 

Kto oprócz dewelopera RPA wymagany jest w firmie, która chce wdrożyć zrobotyzowaną automatyzację?

Zastanawiasz się jak wygląda proces wdrożenia zrobotyzowanej automatyzacji od podszewki i kto powinien wziąć w nim udział, aby była ona efektywna? Zobacz, jak odbyło się wdrożenie w Scania Polska. Być może zaciekawi Cię również, jak przebiegła migracja i integracja zautomatyzowanego systemu ERP w firmie Tru-Flex.

 

Masz pytania, które pozostały bez odpowiedzi? Skontaktuj się z Mindbox. Z wielką przyjemnością opowiemy o naszej pasji i postaramy się rozwiać powstałe wątpliwości.

 

Ludzie versus roboty, a może ludzie razem z robotami i więcej czasu na twórcze zadania?

Zdecydowanie wierzymy w tą drugą opcję i zapraszamy Cię do poznania świata robotyzacji, ufając, że pomoże Ci to w następującej decyzji- czy i jakie procesy automatyzować.  

 

 

 

Czym jest RPA (Robotic Process Automation), czyli to, co człowiek robi ręcznie, maszyna wykona szybciej 

Termin RPA (Robotic Process Automation) można przetłumaczyć robotyzacja procesów biznesowych. W praktyce polega ona na stworzeniu oprogramowania, które będzie odzwierciedlać czynności wykonywane przez człowieka (operatora). Robotyzacja procesów NIE jest więc tożsama ze zbudowaniem fizycznego robota – chodzi o software, który często pracuje na odrębnym komputerze (szczegóły znajdziesz tutaj oraz tu).  

Czym jest zatem automatyzacja, a czym robotyzacja? Ta pierwsza wymaga modyfikacji oprogramowania użytkowego, tak aby samodzielnie wykonywało część działań. Robotyzacja wykorzystuje z kolei interfejs użytkownika, automatyzując cały workflow, co czyni ją bardziej wszechstronną.   

 

 

ML i AI dające korzyści z zaprogramowanej automatyzacji procesów 

Aby dany „bot” dobrze się sprawował i wykonywał przydzielone mu zadania, należy najpierw zaprogramować wszystkie kroki jego pracy. Dzięki sztucznej inteligencji (Artificial Intelligence) i uczeniu maszynowemu (Machine Learning) możliwe jest również wprowadzenie funkcji kognitywnych. Sprawią one, że oprogramowanie stanie się bardziej „domyślne”. 

W telegraficznym skrócie proces wygląda następująco: po dostarczeniu dużego wolumenu danych uczących, system opiera się na przykładach i bazując na określonym modelu statystycznym dochodzi do własnych, w większości poprawnych odpowiedzi, rekomendacji czy interpretacji.  

Sztuczna inteligencja ma wiele zastosowań, między innymi w obszarze: 

  • modeli prognostycznych (np. przewidywania dotyczące sprzedaży i obejmujące sposób zamawiania surowców czy potencjalne awarie w firmach produkcyjnych),  
  • zmiany tekstu nieustrukturyzowanego na tekst ze strukturą, co jest przydatne np. w przypadku e-maili z reklamacjami, 
  • voicebotów i chatbotów (asystenci, zwłaszcza głosowi, usprawniają pracę i są atrakcyjnym narzędziem dla młodych osób).  

 

 

Robotyzacja za pomocą silnika modelowania procesów 

Należy pamiętać o tym, że robotyzacja procesów nie oznacza ich całkowitej transformacji (a co najwyżej pozwala ona zmodyfikować określone czynności), natomiast jej dodatkowymi korzyściami jest ich skalowalność i przyspieszenie, a także zwiększenie jakości. Oznacza to, że nie każdy proces będzie dobrym kandydatem do robotyzacji (oprócz szeregu rozmaitych kryteriów powinien przede wszystkim zostać najpierw zoptymalizowany), natomiast jeśli już została ona z sukcesem wdrożona, to daje też spore możliwości modelowania.  

Dla przykładu, narzędzia typu BPM (Business Process Management) dostępne są w nowoczesnych (i, rzecz jasna, zautomatyzowanych) systemach ERP. Za ich pomocą w łatwy sposób stworzyć można nowy proces, jak i zmodyfikować już istniejący (nie wymaga to zaawansowanych umiejętności informatycznych). Więcej o zautomatyzowanych systemach typu Enterprise Resource Planning i o tym, kiedy je wdrażać przeczytasz w naszym artykuleSprawdź też, co jeszcze oferują inteligentne procesy 

 

 

 

Wdrożenie automatyzacji danego procesu wymaga zaangażowania 

Oprócz stworzenia odpowiednio długiej listy procesów, które potencjalnie można zautomatyzować, i ich trafnej selekcji pod okiem specjalistów (analitycy biznesowi oraz konsultanci IT), automatyzacja, jeśli ma zakończyć się sukcesem, potrzebuje wielu innych czynników 

Właściwie przeprowadzona analiza zysków i stratocena sytuacji, moderowanie poszczególnych etapów (w tym tzw. proof of concept oraz pilota), adaptacja w kulturze organizacyjnej, współpraca z działem IT i odpowiednia alokacja zasobów ludzkich, to kluczowe wskaźniki udanej implementacji. Wymagają one nie tylko dużego zaangażowania, lecz i szerokiej wiedzy.  

Jesteś osobą związaną z cyfrową transformacją w Twojej firmie? Interesuje Cię szkolenie lub studia z zakresu robotyzacji procesów biznesowych? A może chcesz poznać zarobki i zastanowić się nad karierą w branży? Zobacz naszą ofertę: 

Robotyzacja procesów biznesowych – szkolenie  

 

 

 

Najpopularniejsze narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych 

Narzędzi do automatyzacji jest sporo, a ich dobór zależy oczywiście od przeznaczenia. Wszystko zależy między innymi od tego, czy w grę wchodzi robotyzacja procesów produkcyjnych, robotyzacja procesów księgowych czy robotyzacja procesów biurowych.  

Mindbox realizuje wdrożenia z użyciem OCR, systemów AI oraz tych opartych o User Interface. Dzięki temu możliwe jest swobodne „miksowanie” rozwiązań oraz poruszanie się po bazach danych i interfejsie API.  

Dla przykładu, w firmie Scania Polska wdrożyliśmy między innymi zautomatyzowane księgowanie faktur zakupowych z wykorzystaniem narzędzi takich jak ABBYY® FlexiCapture® czy UiPath oraz wsparciem sztucznej inteligencji (Applica), a także systemu ERP i DMS. Więcej informacji (w języku angielskim):  

Case Study Scania Poland 

 

 

 

Co brać pod uwagę, wybierając platformę RPA? 

Sponsor prac związanych z robotyzacją z pewnością będzie chciał wiedzieć jak dopasować platformę RPA do potrzeb organizacji, aby szybko uzyskać zwrot z inwestycji, a całe przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem. Oto najważniejsze kryteria, które należy wziąć pod uwagę: 

  • doświadczenie dostawcy i współpraca z lokalnymi firmami partnerskimi, 
  • dostępność materiałów szkoleniowych i wsparcie techniczne,  
  • wysokie standardy bezpieczeństwa,  
  • możliwość dopasowania do struktury IT organizacji i łatwa integracja,  
  • funkcjonalność związana z konfigurowaniem robotów i samą automatyzacją procesów, 
  • wsparcie różnych wariantów automatyzacji, 
  • koszt (opłata licencyjna vs. opłata utrzymaniowa).  

 Szukasz porady w tym zakresie? Skontaktuj się z nami.  

 

 

 

Kryteria jakościowe do zastosowanie rozwiązań RPA  

Jak zostało to już wspomniane wcześniej, nie każdy proces można zrobotyzować. Oprócz optymalizacji musi on spełnić również następujące wymogi jakościowe: 

  • manualność oraz oparcie na regułach,  
  • standardowy oraz czytelny elektroniczny typ wejścia,  
  • stała metoda przetwarzania przez system, 
  • potencjał do uzyskania oszczędności.   

 

 

Kryteria ilościowe i selekcja procesów, a korzyści z implementacji  

Powtarzalność, wysoki wolumen, dojrzałość, stabilność oraz niski poziom wyjątków to z kolei czynniki ilościowe, które przełożą się na wyższe korzyści robotyzacji, oszczędność czasu oraz rzadsze modyfikacje robotów aplikacyjnych 

W Mindbox stosujemy ocenę procesów pod kątem złożoności automatyzacji a korzyści płynących z jej implementacji. Można tutaj wyróżnić cztery kategorie (podane w kolejności, w jakiej powinna przebiegać robotyzacja): 

  • szybkie wygrane – procesy, których automatyzacja jest o stosunkowo niskiej złożoności, ale mogą nam one dać wysokie korzyści, 
  • nisko wiszące owoce – procesy, których automatyzacja jest niezbyt złożona, ale korzyści już nie są aż tak duże, 
  • konieczne usprawnienia – mogą dać duże korzyści, ale ich automatyzacja jest bardzo złożona, 
  • usprawnienia długoterminowe – stosunkowo niskie korzyści, a duża złożoność automatyzacji. 

 

 

Jak zautomatyzować czasochłonne procesy dzięki technologii OCR? 

Nieodzowną pomocą w zastosowaniu rozwiązań RPA jest technologia OCR. Inteligentne „OCR-y” (tzw. „iOCR-y”) potrafią obsługiwać wiele typów dokumentów i przekształcać dane nieustrukturyzowane w dane ustrukturyzowane, a następnie integrować je z innymi systemami, z których korzysta firma. W rezultacie zaangażowanie operatora jest zmniejszone do minimum.  

Systemy iOCR mogą być z powodzeniem wykorzystywane na przykład do zautomatyzowanego księgowania faktur zakupowych. O tym, jak wygląda to w praktyce oraz o innych sposobach przyspieszenia pracy zespołów operacyjnych przeczytasz tutaj.      

 

 

 

Sprawdź jakie projekty automatyzacji procesów biznesowych warto wybrać z naszego katalogu jako pierwsze! 

Aby pokazać możliwości, jakie oferuje Robotic Process Automation stworzyliśmy katalog projektów automatyzacji procesów biznesowychZostały one posegregowane pod kątem złożoności wdrożenia i korzyści oferowanych przez implementację RPA, tak aby ułatwić proces decyzyjny. Służymy również fachową pomocą – skontaktuj się z nami jeśli rozważasz robotyzację. Sprawdź również możliwości, jakie oferuje nowatorska technologia Cloud Native.     

W dobie czwartej rewolucji pomysłowej, trudno jest przejść obok tematu robotyzacji oraz sztucznej inteligencji obojętnie. Bez względu na to, czy chodzi o prowadzenie biznesu, czy zarządzanie własnym zdrowiem, nasza praca i życie osobiste wymagają interakcji z danymi, dostrzegania w nich pewnych prawidłowości, podejmowania decyzji w oparciu o nie oraz wykorzystywania ich do projektowania żądanych rezultatów. Jednocześnie nieustannie brakuje nam czasu oraz rosną nasze potrzeby, by zajmować się tym, w czym jesteśmy naprawdę dobrzy i co faktycznie lubimy.

Z odpowiedzą na te wyzwania przychodzą roboty. Aby je trochę oswoić w kontekście biznesowym, przygotowaliśmy dla Was artykuł na temat automatyzacji procesów w organizacjach. Dowiecie się z niego między innymi:

  • co to w ogóle jest robotyzacja,
  • kiedy i do czego przydaje się w firmie,
  • jakie korzyści z niej płyną,
  • jakie procesy warto automatyzować,
  • jak robotyzacja przebiega w praktyce i na co zwrócić uwagę, aby się powiodła.

Czym jest robotyzacja?

 

Najprościej rzecz ujmując, robotyzacja lub automatyzacja procesów, z angielskiego RPA (robotic process automation), polega na stworzeniu oprogramowania, które będzie miało za zadanie naśladować czynności operatora. „Robot” w takim rozumieniu (często zwany botem), to więc nic innego, jak software zaprojektowany przy pomocy specjalnej aplikacji. Trzeba zaprogramować każdy krok jego pracy, jednak z wykorzystaniem elementów sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego jesteśmy w stanie wprowadzić pewne funkcje kognitywne, żeby oprogramowanie trochę „domyślało się”, jaką decyzję ma podjąć. Jego poczynania można podglądać za pośrednictwem interfejsu użytkownika (UI, czyli user interface), ale może on działać również na innych poziomach, w czym Mindbox ma spore doświadczenie.

Coraz częściej w projektach, które realizujemy, wchodzimy naszymi robotami trochę głębiej w infrastrukturę informatyczną. Coraz częściej działamy i realizujemy operacje na bazach danych bezpośrednio, czy posługujemy się dostępnymi interfejsami API (application programming interface, czyli interfejs programistyczny aplikacji). W tym momencie, te procesy, które realizujemy, nie ograniczają się więc tylko i wyłącznie do interfejsu użytkownika – mówi Krzysztof  Kuczkowski, nasz Senior RPA Consultant.

Robotyzacja w takim ujęciu nie jest natomiast w żaden sposób powiązana z robotami przemysłowymi, czy taką robotyką mechaniczną, jaką znamy. Często zdarza się jednak, że oprogramowanie tego typu działa na wydzielonym komputerze. Zdarza się nawet, że jest obok niego umieszczana tabliczka z imieniem danego robota, żeby dać mu namiastkę fizyczności i trochę odczarować nietrafione skojarzenie z Terminatorem, które może przyjść niektórym do głowy. Z naszego doświadczenia wynika jednak, że pracownicy, którzy początkowo byli sceptycznie nastawieni do automatyzacji, zmieniają zdanie po tym, gdy zaczynają dostrzegać pierwsze korzyści i jest dla nich jasne, że ich posady nie są zagrożone (nigdy nie byliśmy świadkami przypadku, aby proces robotyzacji doprowadził do zwolnień).

Co ważne – robotyzacja nie jest zarezerwowana dla „geeków”! W rzeczywistości wymaga ona współpracy działów IT z przedstawicielami biznesu, a także dobrej komunikacji pomiędzy nimi a firmą odpowiedzialną za wdrożenie całego procesu.

 

Do czego najlepiej nadają się roboty i które procesy można zautomatyzować w praktycznie każdej firmie?

 

Mindbox stworzył pewną koncepcję, a w zasadzie framework, składający się z trzech elementów/kroków, których wdrożenie i zastosowanie umożliwiają roboty:

  1.  krok związany jest z oprogramowaniem do rozpoznawania treści (OCR, czyli optical character recognition), digitalizacją dokumentów i ich ustrukturyzowaniem. Okazuje się, że mimo, iż mamy często do czynienia z systemami informatycznymi, to w firmach wciąż bardzo dużo procesów działa w oparciu o papier. Element ten zapewnia więc wsparcie w zakresie między innymi faktur, formularzy, maili czy zamówień.
  2.  krok to wprowadzenie elementów sztucznej inteligencji (AI, czyli artificial intelligence), a w szczególności uczenia maszynowego – pozwala ono na rozpoznawanie wzorców, rekomendację rozwiązań, analizę i interpretację danych oraz wyszukiwanie ich w danym kontekście.
  3. krok- element, z którym działamy, to już interfejs użytkownika, obejmujący na przykład systemy CRM (customer relationship management).

Z sukcesem zrealizowaliśmy między innymi projekt automatycznego księgowania faktur kosztowych w firmie Scania Polska, który obejmował wszystkie powyższe.

To jest kierunek, który uważamy za przyszłość robotyzacji, bo tak naprawdę te proste, powtarzalne procesy, które można w stosunkowo łatwy sposób zautomatyzować, bo nie wymagają interpretacji danych, skończą się stosunkowo szybko i trzeba będzie zająć się tymi, które wymagają domyślenia się, w jaki sposób daną transakcję/element przetworzyć – wyjaśnia Krzysztof Kuczkowski.

Idąc za powyższym, idealnymi „kandydatami” do automatyzacji będą usługi HR (listy płac, transfer pracowników, administracja pakietami korzyści, rekrutacja, etc.), działy związane z finansami i rachunkowością (z naszego doświadczenia wynika, że jest tutaj najwięcej podatnych procesów), łańcuchy dostaw czy usługi IT. Jeśli chodzi o te ostatnie, które wydają się być samowystarczalne, to często korzystają one z robotów dlatego, że stworzenie ich jest dużo szybsze, niż napisanie oprogramowania, które następnie musi być dobrze przetestowane i wdrożone. Jest to też dla nich dużo bardziej elastyczne rozwiązanie, bo zmiany w kodzie czy skrypcie można również wprowadzać o wiele sprawniej.

 

Jakie korzyści płyną z automatyzacji?

 

Myśląc o korzyściach płynących z robotyzacji procesów, w pierwszej kolejności może przyjść do głowy obniżenie kosztów. Ma ona jednak o wiele więcej zalet.

Dla przykładu, bardzo często spotykamy się z sytuacją, w której firmy inwestują w roboty nie dlatego, że chcą obciąć koszty, ale dlatego, że spodziewają się dynamicznego wzrostu. Chcą być gotowe na dużo większy zakres działań, ale jednocześnie realizować bieżące procesy w oparciu o te same zasoby osobowe i tą samą wielkość zespołu. Jest to możliwe dzięki skalowalności – z punktu widzenia robota bez różnicy jest, czy w ciągu jednego dnia będzie miał do przetworzenia 100 czy 1000 transakcji, podczas gdy bez jego udziału konieczne byłoby zatrudnienie dodatkowych pracowników.

Automatyzacja procesów odciąża również siłę roboczą od monotonnej i czysto operacyjnej pracy, która jest kluczowa dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, jednak w żaden sposób nie rozwija firmy. Dzięki niej członkowie zespołu zyskują dodatkowy czas na to, aby uwolnić kreatywność oraz przyjrzeć się swoim działom i obszarom do poprawy, a następnie wdrożyć opracowane usprawnienia. Same procesy zaś działają szybciej, a ich jakość ulega znacznej poprawie.

 

Jakie procesy warto automatyzować?

 

Najlepiej robotyzować procesy:

  • manualne, powtarzalne i o możliwie dużym wolumenie transakcji z wysoką częstotliwością, która jednak nie musi być regularna (na przykład mogą być to procesy, w których występuje sezonowość, czyli zwiększone okresy aktywności, jak w przypadku działów księgowych pod koniec miesiąca),
  • ze standardowym i określonym wejściem oraz danymi wyjściowymi (jeśli dane na wejściu nie są ustandaryzowane, to powinno zostać to zrobione jako pierwszy krok w optymalizacji takiego procesu),
  • oparte na regułach, nawet wielu (jeśli w danym procesie jest duży poziom interpretacji do zrealizowania tylko przez wyspecjalizowaną osobę, to może się okazać, że to nie będzie na początek najlepszy kandydat do automatyzacji),
  • z niskim poziomem wyjątków biznesowych, ale przede wszystkim systemowych, które bywają groźne (jeśli systemy informatyczne są niestabilne, to może okazać się, że robot nie będzie współpracował tak, jak należy),
  • dojrzałe i stabilne, nie takie, których pracownicy się dopiero uczą i które poddawane są modyfikacjom (te, które funkcjonują długo już dobrze znamy i wiemy, jakie problemy mogą się pojawić),
  • działające w oparciu o niezmienne i stabilne systemy informatyczne (gdy oprogramowanie jest wciąż rozwijane i modyfikowane, na przykład co miesiąc pojawia się nowa wersja, to czasami robotowi może być ciężko nadążyć za tymi zmianami systemowymi).

Wybierając procesy – kandydatów do automatyzacji – warto zacząć od długiej listy propozycji, które mogą być wyłaniane metodą burzy mózgów przeprowadzoną w każdym dziale. Świetnie na tym etapie sprawdzi się katalog projektów automatyzacji procesów, gdzie można znaleźć projekty posegregowane według branży, obszaru , czy złożoności wdrożenia. Następnie analityk biznesowy czy osoby merytorycznie zaangażowane w robotyzację powinny wyselekcjonować te procesy, które faktycznie nadają się do automatyzacji. Warto jest przy tym zadać serię specjalnie przygotowanych kilkunastu lub kilkudziesięciu pytać, aby utwierdzić się w słuszności decyzji (dysponujemy tego typu kwestionariuszami, więc jeśli ktoś chciałby je uzyskać, zapraszamy do kontaktu). Kolejne kroki to stworzenie dokumentacji, development i produkcja.

 

Jak to wygląda w praktyce?

 

Dobrze jest podejść do tematu automatyzacji metodą małych kroków. Firmy, które dopiero inicjują swoją przygodę z robotyzacją, zaczynają od tzw. PoCa (czyli Proof of Concept). Najczęściej wybierane są do niego procesy proste. Jego celem nie jest uzyskanie możliwie dużych korzyści, ale nauczenie się organizacji pracy z robotami, doświadczenie tego, jak wygląda proces wdrożeniowy, przeniesienie go na produkcję i sprawdzenie, w jakim stopniu biznes współpracuje z IT. Po realizacji tego etapu będziemy w stanie sobie odpowiedzieć, czy robotyzacja jest czymś dobrym dla nas. Najczęściej trwa on od miesiąca do dwóch.

Kolejny krok, jeśli PoC zakończył się sukcesem, to przeprowadzenie pilota. Może być on zrealizowany w oparciu o ten sam proces, co wcześniej (np. w wersji rozbudowanej), ale możemy też wybrać inny, który ma szansę dać nam większe korzyści. Po finalizacji tego etapu, jeśli widzimy wyraźne plusy i są one atrakcyjne dla firmy, warto przygotować program właściwej robotyzacji.

 

Jakie są kluczowe wskaźniki udanej implementacji RPA?

 

Elementy, które zwiększają prawdopodobieństwo sukcesu robotyzacji, które warto tym samym wziąć pod uwagę, to z pewnością:

  • Adaptacja w kulturze organizacyjnej – często zdarza się, że kiedy firmy zaczynają wdrażać pierwsze roboty, to pojawiają się pewnego rodzaju dylematy moralne i obawy pod tytułem „przyjdzie automat, zacznie zabierać nam zadania i nie będziemy mieli co robić”. Zwykle jednak kiedy pracownicy zrozumieli korzyści, jakie daje to rozwiązanie, sami wychodzili z inicjatywą i pomysłami co jeszcze można by było zautomatyzować. Należy więc poświęcić czas i energię na „oswojenie” ich z tematem oraz wytłumaczyć, że likwidacje stanowisk pracy nie zawsze są tożsame ze zwolnieniami.
  • Zaangażowanie IT – mimo, że roboty często działają w oparciu o interfejs użytkownika, musimy mieć dużego sprzymierzeńca w dziale informatycznym. Potrzebne jest przygotowanie infrastruktury, licencji i dostępów. Ponadto architektura, którą tworzymy pod roboty, musi być realizowana ściśle z działami IT, więc warto angażować je już na bardzo wczesnym etapie automatyzacji.
  • Zapewnienie zasobów do robotyzacji w organizacji – zauważamy tendencję, że gdy pojawia się pomysł wdrażania robotów w danej firmie, to często pracownicy, którzy mają swój zakres obowiązków, dostają jeszcze dodatkowo zadania związane z przygotowaniem do robotyzacji. Wiąże się ono ze sporym nakładem, czasu i pracy, więc jeśli chcemy automatyzować procesy, warto mieć zapewnione wolne zasoby, żeby robić to efektywnie.
  • Odpowiedni pipeline procesów, czyli, innymi słowy, odpowiednio długą listę procesów, które potencjalnie nadają się do automatyzacji i właściwe nimi zarządzanie.

Chcesz rozpocząć przygodę z automatyzacją z zespołem profesjonalistów lub po prostu masz pytania (również dotyczące potencjalnych problemów lub zagrożeń, które mogą się pojawić)? Napisz lub zadzwoń do nas.

Chcesz nauczyć się więcej na temat skutecznego przeprowadzania organizacji przez proces wdrożenia automatyzacji? Intelligent Process Automation Academy dostarcza niezbędnej wiedzy, skrojonej do indywidualnych potrzeby. Zapraszmy!