/ We know how

Systemy ERP w pracy zdalnej – kilka ważnych informacji

W dobie pandemii wszyscy przedsiębiorcy stanęli przed tym samym, poważnym wyzwaniem – jak zadbać o ciągłość zarządzania i funkcjonowania firmy, kiedy sytuacja wymusza na nas wprowadzenie pracy zdalnej i/lub hybrydowej w bardzo krótkim czasie? Okazuje się, że w wielu przypadkach jednym ze sposobów na poradzenie sobie jest wdrożenie czy usprawnienie istniejącego już w firmie systemu ERP (Enterprise Resource Planning, czyli planowanie zasobów przedsiębiorstwa), zwłaszcza działającego w chmurze, która pozwala na elastyczną pracę zdalną – cloud ERP.

 

 

Jakie funkcjonalności powinien mieć system ERP dla pracy zdalnej?

 

Funkcjonalności systemu ERP uznane w danym przedsiębiorstwie za niezbędne zależą w dużej mierze od działalności i celów owego przedsiębiorstwa. Kluczowe jest ustalenie, w czym system Enterprise Resource Planning ma pomóc, jakie procesy usprawnić i które działy wesprzeć – oczywiście najlepszym rozwiązaniem byłoby połączenie wszystkich obszarów działania firmy, która dzięki temu uelastycznia się i jednocześnie uniezależnia od losowych zdarzeń, takich jak niemożność pracy z biura w czasie pandemii. Wcześniej wiele firm rezygnowało z wdrażania aktualizacji czy w ogóle systemów w rodzaju ERP, bo przejście na taką skalę na remote work nie wydawało się prawdopodobne. Kiedy już się wydarzyło, stało się katalizatorem zmian, które są tak naprawdę naturalnym kierunkiem rozwoju firm chcących nadążyć za trendami. Transformacja cyfrowa, migracja na chmurę – to wszystko okazało się konieczne, a nie tylko możliwe do wdrożenia.

 

Cloud ERP, bo, jak wspomnieliśmy wyżej, przejście na rozwiązania chmurowe ma coraz większe znaczenie, powinien być łatwy do wdrożenia i integracji, obsługiwać najnowsze technologie i adaptować się do zachodzących zmian, ewoluując wraz z trendami. To uniwersalne cechy systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa, na których nam zależy. Co więcej, dobry ERP sprawia, że pracownicy pracujący zdalnie mają dostęp do wszystkich istotnych informacji w jednym miejscu, nieważne, gdzie oni sami się znajdują. Cloud ERP pozwala każdemu zainteresowanemu na bycie up-to-date ze zmianami, procesami i postępami zespołu; wszystko trwa krócej i sprawniej, ponieważ dokumenty znajdują się w chmurze i ich elektroniczny obieg eliminuje błędy i duplikaty, a cała firma korzysta z jednego źródła informacji, co ułatwia raportowanie i ogólną komunikację.

 

W celu ustalenia, jakie narzędzia systemu ERP będą najbardziej potrzebne, należy przeanalizować główne, codzienne wyzwania pracowników (w tym także i CEO) oraz długofalowe cele firmy. Dzięki temu powstały system ERP będzie elastyczny i dostosowany do bieżących działań i procesów w przedsiębiorstwie.

 

 

Największe problemy z systemami ERP na pracy zdalnej

 

Systemy ERP przynoszą wiele korzyści dla naszej pracy zdalnej, jednak oczywiście zdarzają się problemy – firmy wzbraniają się przed wprowadzeniem cloud ERP głównie ze względu na czas i koszty, zwłaszcza jeśli stoi przed nimi wyzwanie uaktualnienia starszego systemu. Im bardziej wiekowy i mniej aktualizowany system ERP, tym migracja do cloud ERP będzie bardziej kosztowna i czasochłonna, jednak trzeba pamiętać o tym, że ostatecznie inwestycja zwróci się i samo utrzymanie chmurowego rozwiązania będzie znacznie tańsze.

 

Kolejnym problemem jest zachowanie przez pracowników zasad bezpieczeństwa. O ile zabezpieczenia ERP są bardzo zaawansowane i producenci mają je na względzie jako jedną z najważniejszych kwestii przy rozwijaniu systemu ERP, to w czasie pracy zdalnej najsłabszym ogniwem bywa człowiek, który korzysta z danego systemu. Żeby jak najbardziej zminimalizować ryzyko, każdy powinien dbać o przestrzeganie zasad – w tym artykule powstał dekalog pracownika, który powinien pomóc w zapamiętaniu najważniejszych punktów.

 

Jedną z wad rozwiązań chmurowych jest fakt, że cały czas należy mieć dostęp do internetu, i to dobrego – pracownicy powinni mieć dobrą jakość łącza internetowego, żeby być w stanie bez przeszkód korzystać z dobrodziejstw systemu cloud ERP. Natomiast jeśli już wyeliminuje się problem łączności, dostęp do bazy danych firmy umożliwia bardzo sprawne i szybkie działanie w czasie pracy zdalnej.

 

 

Bezpieczeństwo systemów ERP przy pracy zdalnej

 

Jak wspomnieliśmy wyżej, bezpieczeństwo to jedna z najważniejszych kwestii – o ile nie najważniejsza – dla dostawców systemów Enterprise Resource Planning. Bez zagwarantowanego wysokiego poziomu security nie mają tak naprawdę czego zaproponować klientom – bo ci bezsprzecznie zawsze poruszają temat bezpieczeństwa jako być albo nie być wdrożenia. Rozwiązania cloud ERP są na tyle wielowarstwowe, że zaawansowane zabezpieczenia i kopie zapasowe są niezwykle skuteczne i będą chronić naszą firmę i dane, o ile będziemy stosować się do ustalonych zasad bezpieczeństwa. Trzeba pamiętać, że najsłabszym ogniwem często bywa człowiek, który działa bardziej chaotycznie i czasem wykonuje nieprzemyślane ruchy (jak np. udostępnienie komuś hasła), czego system sam w sobie nie robi – o tym również pisaliśmy wyżej. Dlatego, prócz zabezpieczeń ERP, tak ważne jest dostosowanie się pracowników do polityki bezpieczeństwa firmy.

 

 

ERP zdalne w chmurze – czy warto?

 

Przede wszystkim należy zdać sobie sprawę, że systemy ERP nie są zarezerwowane jedynie dla dużych przedsiębiorstw i wielkich korporacji – z powodzeniem mogą także z nich korzystać mniejsze firmy. Jak już wspomnieliśmy, pójście z duchem czasu w temacie migracji do chmury i cyfrowej transformacji staje się wymogiem, jeśli chcemy pozostać na rynku i stawiać czoła wyzwaniom z większym spokojem i pewnością, że nasze dane są bezpieczne a procesy niezakłócone. To właśnie gwarantuje system ERP w chmurze. Dostawcy inwestują w to, żeby klienci czuli się zaopiekowani i wysłuchani, dlatego wdrożenie cloud ERP staje się coraz prostsze, a nasze dane coraz lepiej zabezpieczone. Korzystając z chmurowych systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa w czasie remote work zmniejszamy ilość dokumentów, co znacznie usprawnia ich przetwarzanie i archiwizację; optymalizujemy procesy, planowanie i śledzenie postępów, a także mamy pewność, że w żadnym momencie nasza firma nie stanie przed problemem poważnego przestoju czy utraty danych. Odpowiadając na pytanie zawarte w podtytule – warto!