/ We know how

Systemy ERP dla branży farmaceutycznej – w czym może pomóc oraz jak powinno wyglądać wdrożenie?

Jedną z naczelnych zasad etyki medycznej jest „primum non nocere”, czyli po pierwsze nie szkodzić. Zatem tak producenci, jak i dystrybutorzy wyrobów farmaceutycznych muszą dbać o zachowanie jak najwyższych standardów wytwarzania, przechowywania i transportowania swoich towarów. Zaordynowany produkt leczniczy musi trafić do pacjenta na czas, na miejsce i na pewno.  Bez odpowiednich specjalizowanych systemów ERP nie byłoby współczesnej medycyny, farmacji i skutecznej służby zdrowia.

 

Na funkcjonowanie całej branży silnie wpływają także regulacje ustawowe związane z prawem farmaceutycznym, czy ustawą o wyrobach medycznych. Spełnienie ich wymagań bez odpowiedniego systemu informatycznego jest w praktyce niemożliwe. Tysiące leków oryginalnych i ich generyków, terminy przydatności, numery partii to tylko wąski wycinek informacji, które trzeba zgromadzić i sprawnie przetwarzać.

 

 

Czy branża farmaceutyczna wymaga oprogramowania ERP?

 

Bez najmniejszych wątpliwości – tak! System klasy ERP (Enterprise Resource Planning) stanowi fundament działania praktycznie każdej firmy farmaceutycznej, bez względu na to, czy zajmuje się ona produkcją leków, ich dystrybucją, czy transportem. Rdzeń systemu ERP pozostaje niezmienny, a różnice sprowadzają się do rodzaju i liczby mniej lub bardziej rozbudowanych modułów funkcjonalnych spełniających specyficzne oczekiwania branżowe. Zastosowanie oprogramowania ERP jest podyktowane objętością danych przechowywanych i przetwarzanych w systemach bazodanowych oraz stopniem skomplikowania procesów produkcyjnych i dystrybucyjnych, które do swojego prawidłowego działania wymagają wciąż aktualnych informacji. Postęp technologiczny w wytwarzaniu nowych odmian leków, prowadzenie badań klinicznych, czy tworzenie nowoczesnych metod diagnostyki nie byłyby możliwe bez od lat skrzętnie gromadzonych informacji.

Oprogramowanie ERP w branży farmaceutycznej ma także znaczący wymiar biznesowy. Ponieważ nakłady na badania i rozwój farmaceutyków sięgają astronomicznych kwot, firmy zaciekle walczą tak o zyski, jak i o oszczędności. Bez szczegółowych raportów i analiz, zaangażowania całego aparatu finansowego i controllingowego żadna firma nie byłaby zdolna znieść morderczego wyścigu o prymat na rynku.

 

 

Jakie są specyficzne wymagania branży farmaceutycznej w systemach ERP?

 

W odróżnieniu od typowego przedsiębiorstwa produkcyjnego, czy dystrybucyjnego, oprogramowanie ERP dla branży farmaceutycznej musi radzić sobie z wieloma unikalnymi zadaniami. Jest wśród nich chociażby konieczność weryfikacji autentyczności leków, jak i raportowanie do Ministerstwa Zdrowia informacji o obrotach i  stanach wyrobów i produktów leczniczych z dokładnością do serii i dat ważności w odpowiedniej chronologii danych.

W obszarze logistyki system ERP dla branży farmaceutycznej musi zapewnić wgląd w pełną historię przepływu partii towarów, od momentu dostawy towaru do momentu dostarczenia go do odbiorcy, zarządzać zwrotami, prowadzić nadzór nad seriami oraz datami ważności wszystkich lub wybranych towarów, czy prowadzić sprzedaż wg reguły FEFO (First Expired First Out). Do zadań systemów ERP należy także kontrola warunków przechowywania towarów, w tym kontrola tzw. zimnego łańcucha dostaw, dzięki któremu leki w całym ciągu dystrybucyjnym mogą być przechowywane w praktycznie stałej, kontrolowanej i niskiej temperaturze. Dzięki takim funkcjom firmy farmaceutyczne mogły dostarczać na całym świecie skuteczne szczepionki przeciwko COVID-19.

Funkcje gospodarki magazynowej muszą dawać możliwość blokowania partii towarów w przypadkach m.in. braku atestu, wycofania serii, czy podejrzenia o sfałszowanie leku. Blokady na wybranych partiach i kartotekach powinny być ustawiane automatycznie podczas przyjęć w komorze dostaw lub ręcznie przez operatorów, z możliwością samodzielnego dodawania przyczyn blokad. Skala trudności rośnie, jeśli w obrocie mają się znaleźć ściśle kontrolowane leki psychotropowe i narkotyki.

Listę specyficznych cech funkcjonalnych można wydłużać o zarządzanie atestami, zakupy leków o krótkich czasach ważności, wieloaspektowe i rozbudowane mechanizmy zarządzania numerami serii, zabezpieczania cen urzędowych w procesach wyceny, blokowania zakupów od wybranych dostawców zgodnie ze stanem posiadanych przez nich zezwoleń, czy rejestrowanie odmów realizacji zamówień towarów refundowanych oraz z czarnej listy.

Systemy ERP obsługujące firmy produkujące farmaceutyki wymagają dodatkowych modułów MES (Manufacturing Execution) oraz QMS (Quality Management System), które wspomagają planowanie, harmonogramowanie i precyzyjne dokumentowanie strumienia materiałowego i przebiegu produkcji wsadowej, tak typowej w tej branży. Do typowych funkcjonalności w tym zakresie należy zautomatyzowane dokumentowanie produkcji, badanie i zwalnianie komponentów do produkcji i produktów do sprzedaży, czy funkcje zarządzania dostawami. Te ostatnie najczęściej obejmują rejestrację wszystkich istotnych parametrów dostaw, warunków transportu, pozycji dostawy z numerami serii, partii i terminu ważności, czy wystawiania odpowiednich dokumentów magazynowych.

Kompleksowa obsługa badań klinicznych w modułach logistyczny systemów ERP dla branży farmaceutycznej powinna zawierać przynajmniej zestaw funkcji od rejestracji badania i produktów badanych, poprzez numerację próbek, dystrybucję do ośrodków badawczych, przyjmowanie zwrotów z rejestracją niewykorzystanej ilości produktów szczególnego nadzoru (np. narkotyków), indywidualne znakowanie próbek, aż do prozaicznego etykietowania, przepakowywania i zaślepiania.

W konsekwencji, systemy ERP dla branży farmaceutycznej należą do grupy najbardziej rozbudowanych i skomplikowanych rozwiązań IT. Przecież oprócz specyficznych modułów i funkcji, każda firma z branży musi obsłużyć swoją gospodarkę własną, zarządzać finansami, naliczać płace, budować relacje z klientami, gromadzić informacje w systemach CRM, czy prowadzić sprzedaż za pośrednictwem sieci przedstawicieli handlowych.

 

 

Czym kierować się przy wdrożeniu systemu ERP w farmacji?

 

Kryteria wyboru systemu ERP, proces i metodyka jego wdrożenia w farmacji nie różni się znacząco od innych branż. Liczy się czas, jakość i pieniądze. Czasami warto rozważyć zakup oprogramowania open source. W ten sposób można zaoszczędzić na licencjach, a powiększony dzięki temu budżet przeznaczyć na lepsze wdrożenie i doskonalenie procesów w samej firmie.

Kontekst i warunki udanego wdrożenia to sprawna komunikacja pomiędzy zespołami pracującymi przy wdrożeniu, wiedza, kompetencje i doświadczenie liderów oraz cierpliwość zarządzających. Wymieniając istniejący system informatyczny na nowszy i lepszy, koniecznie trzeba przed firmą postawić cel nie tyle odtworzenia dotychczasowej funkcjonalności, co nadania nowej energii do działania, do umocnienia pozycji rynkowej i przyśpieszenia rozwoju całej organizacji. Szczegółowa analiza i modyfikowanie procesów, robotyzacja i automatyzacja powtarzalnych czynności może uwolnić dodatkowy zapał pracowników i chęć do modernizacji firmy.

 

 

Zalety dobrego systemu ERP w branży farmaceutycznej

 

Dobry system ERP w branży farmaceutycznej to rozwiązanie nowoczesne, bezpiecznie obsługujące użytkowników mobilnych, ale także gwarantujące zachowanie branżowych standardów jakości, raportowania i weryfikacji towarów. Liczne obostrzenia prawne narzucają pewne funkcjonalności, które z kolei wymagają stosowania adekwatnych technologii bazodanowych, integracji systemów i wymiany danych pomiędzy firmą a agendami rządowymi.

Z pewnością zaletą systemów ERP dla farmacji jest duża liczba niezależnych modułów funkcjonalnych. Pozwala to na ścisłe dopasowanie możliwości systemu do profilu działalności firmy, bez płacenia za moduły zbędne lub rzadko używane. W farmacji ocena systemów ERP odbywa się także przez pryzmat możliwości nadawania i kontroli uprawnień użytkowników, ich identyfikacji i autentykacji oraz ewidencjonowania czynności wykonywanych w systemie – kto i kiedy dokonał zmian, co zostało zmienione, dodane lub usunięte. Śledzenie zmian w systemie jest kluczowe choćby ze względu na receptury przy produkcji leków, wydawanie zezwoleń na dostawy, czy kontrolę nad produktami ścisłego nadzoru.

Dobry system dla tej branży musi oferować łatwość integracji z innymi rozwiązaniami firm trzecich ze względu na wymagany szeroki zakres wymiany danych. Na przykład wbudowana funkcja wymiany komunikatów generowanych zgodnie ze standardem EDI/FACT znacząco podnosi efektywność współpracy z odbiorcami. Po implementacji obsługi komunikatów typu ORDERS (zamówienia) system umożliwia wygenerowanie do odbiorcy komunikatu ORDRSP (odpowiedź na zamówienie), a na podstawie informacji o zapasach w magazynie, utworzenia dyspozycji oraz dokumentu wydania zewnętrznego zamówionego i skompletowanego towaru. Po zaplanowaniu rozmieszczenia w opakowaniach transportowych towaru przeznaczonego do wysyłki generowany jest komunikat DESADV, czyli awiza wysyłki, a na koniec drukowane są etykiety logistyczne.

Z kolei dla firm specjalizujących się w dystrybucji farmaceutyków największą zaletą może się okazać integracja z platformą DMP (Data Management Platform), która jest podstawą marketingu opartego o Big Data i pozwala firmom uzyskać unikalny wgląd w zwyczaje zakupowe klientów.

 

 

Na co szczególnie uważać wdrażając system ERP w farmacji?

 

Kluczowym zagadnieniem w trakcie wdrażania systemu ERP w farmacji jest bezpieczeństwo danych. Przekłamania lub utrata danych podczas przenoszenia z innych nośników może mieć bardzo poważne konsekwencje dla pacjentów i samej firmy. Dostęp osób nieuprawnionych do danych wrażliwych, czy np. opisów biotechnologii może zachwiać ciągłością biznesową całej organizacji. Wszelkie niezgodności między dokumentacją produkcyjną a stanem faktycznym również są zagrożeniem dla jakości produkcji, pacjentów i grożą cofnięciem zezwoleń. Oznacza to, że faza testów przedprodukcyjnych musi być bardzo rozbudowana i rzetelnie przeprowadzona. Odpowiedzialność spada także na dostawcę rozwiązania, który musi być na to przygotowany. Firmy z wieloletnim doświadczeniem, licznymi zespołami wdrożeniowymi i specjalistycznym oprogramowaniem dopasowanym do specyfiki branży na pewno poradzą sobie z tymi trudnymi zagadnieniami.