/ We know how

Sygnały świadczące o potrzebie zmiany oprogramowania ERP w przedsiębiorstwie. Na co zwrócić uwagę wybierając nowy system?

Oprogramowanie ERP wspomaga zarządzenie przedsiębiorstwem poprzez optymalizację oraz kontrolę bieżących procesów. Funkcjonowanie dobrego systemu ERP w firmie poprawia efektywność działania, niezależnie od jej wielkości, czy profilu działalności. Nieoptymalne działanie oprogramowania ERP negatywnie wpływa na wydajność oraz jakość podejmowanych decyzji biznesowych. W takim przypadku warto rozważyć zmianę systemu ERP na inny. Niniejszy artykuł przedstawia symptomy, które przemawiają za tą zmianą oraz opisuje na co warto zwrócić uwagę przy wyborze nowego oprogramowania ERP.

 

 

W którym momencie warto rozważyć zmianę systemu ERP na inny?

 

Niepokojącym objawem, który powinien skłonić do analizy funkcjonowania dotychczasowego systemu ERP jest spadek jakości procesów w firmie, a co za tym idzie mniejsza wydajność działania. Wadliwe działanie systemu ERP uniemożliwia również podejmowanie optymalnych decyzji, co można stwierdzić, widząc ich skutki. Jeżeli taka sytuacja występuje w Twojej firmie, zdecydowanie warto zastanowić się nad zmianą systemu ERP.

Przyczyną nieefektywnego działania oprogramowania EPR może być jego przestarzała funkcjonalność lub niewystarczająca elastyczność, która uniemożliwia dopasowanie do dynamicznego rozwoju przedsiębiorstwa. Problemem w dopasowaniu systemu może być również zmiana profilu działalności. Wymienione sytuacje to moment, w którym optymalnym rozwiązaniem jest podjęcie decyzji o wymianie dotychczasowego oprogramowania EPR na nowszy model. Oczywiście jest to poważna decyzja, która wiąże się z dużymi kosztami, dlatego też powinna zostać poprzedzona właściwą analizą. Jej podjęcie może jednak uwolnić potencjał firmy i dać „dużego kopa” do dalszego rozwoju.

 

 

10 symptomów mówiących o tym, że system ERP wymaga zmiany

 

Dobrze działające oprogramowanie ERP może być jednym z aspektów, który pozwoli zdobyć przewagę konkurencyjną nad innymi firmami. W związku z tym warto uważać na pojawiające się symptomy, świadczące o tym, że posiadany przez nas system jest nieefektywny i wymaga wymiany. Poniżej przedstawionych zostało 10 oznak takiego stanu rzeczy.

  1. Brak wsparcia dla oprogramowania ERP ze strony jego producenta – systemy są zazwyczaj obsługiwane przez sprzedawców przez kilka lat od wprowadzenia na rynek, by zastąpiły ich z czasem całkowicie nowe wersje;
  2. System jest tak stary, że na rynku trudno jest znaleźć specjalistów, którzy podjęli by się jego bieżącego wsparcia;
  3. Aktualizacje systemu ERP zaburzają jego właściwe działanie, co paraliżuje działalność firmy;
  4. Rozwój firmy negatywnie wpływa na wydajność i stabilność działania systemu, powodując tym samym problemy w bieżącej pracy;
  5. Funkcjonalność systemu nie jest na tyle wysoka by poradził on sobie ze wszystkimi procesami w firmie;
  6. System jest mało funkcjonalny dla kadry zarządzającej, która nie ma dostatecznego wglądu do danych, które się w nim znajdują.
  7. System nie generuje danych w czasie rzeczywistym, co wymusza żmudne i czasochłonne generowanie raportów.
  8. Występują problemy z integracją systemu ERP z innym oprogramowaniem wykorzystywanym w firmie lub integracje te są trudne i kosztowne.
  9. Serwis oprogramowania ERP świadczony przez dostawce pozostawia wiele do życzenia, co sprawia, że firma nie odnosi korzyści ze współpracy.
  10. Działanie oprogramowania ERP nie obejmuje wszystkich procesów, co powoduje, że przedsiębiorca wiele czynności musi wykonywać manualnie.

Wymienione wyżej oznaki to podpowiedzi, kiedy warto rozważyć zmianę systemu na nowy. Może okazać się jednak, że aktualny dostawca oprogramowania przedstawi możliwość aktualizacji systemu do wersji, która będzie dopasowana do naszych potrzeb. Podjęcie decyzji w takiej sytuacji powinna poprzedzić analiza opłacalności takiego rozwiązania, ponieważ może okazać się, że całkowicie nowy system będzie tańszy.

 

 

Aktualizacja czy zmiana oprogramowania ERP – jaka decyzja będzie korzystniejsza?

 

Wymiana systemu ERP na nowy to prawdziwa rewolucja w firmie, która mimo dużych korzyści, wiąże się również z kosztami, stresem, czy koniecznością poświęcenia czasu na znalezienie optymalnego rozwiązania. Należy wiedzieć jednak, że czasami tym rozwiązaniem może być aktualizacja dotychczasowego systemu. Dzieje się tak w przypadku, gdy jesteśmy zadowoleni ze współpracy i serwisu świadczonego przez dostawcę, a sam system posiada nowsze, bardziej funkcjonalne wersje. Podjęcie ostatecznej decyzji w kwestii wymiany lub aktualizacji systemu ERP powinna poprzedzić dogłębna analiza jego działania, w której pomogą odpowiedzi na poniższe pytania:

  1. Czy aktualizacja systemu podniesie jego funkcjonalność na tyle, by spełnić potrzeby firmy zarówno dziś, jak i w przyszłości?
  2. Czy masz dobre relacje z dostawcą oprogramowania oraz czy świadczone przez niego wsparcie stoi na wysokim poziomie?
  3. Czy pracownicy, którzy codziennie obsługują system są zadowoleni z jego funkcjonowania i możliwości?
  4. Czy zaktualizowana wersja jest nowoczesna i pozwala nadążyć za rozwojem technologii?
  5. Czy za dodatkowe funkcje, które pojawią się wraz z aktualizacją nie będzie trzeba dodatkowo zapłacić?

Wymiana systemu na nowy jest zalecana w sytuacji, gdy na większość tych pytań odpowiedziałeś przecząco. Jeżeli jednak odpowiedzi były twierdzące, to warto zdecydować się na aktualizację dotychczasowego systemu ERP.

Podczas aktualizacji warto zadbać o to, by system został przeniesiony do chmury. Migracja pozwala na zmniejszenie kosztów IT oraz sprzętu. Dodatkowo umożliwia dostęp do danych znajdujących się w systemie z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu. Rozwiązanie doskonale sprawdza się w przypadku pracy zdalnej, którą w ostatnich miesiącach wymusiła pandemia i która jest według specjalistów przyszłością w wielu branżach. Mobilność systemów ERP będzie kluczowa, jeżeli przewidywania te sprawdzą się w rzeczywistości.

 

 

Na co zwrócić uwagę przy wyborze nowego systemu ERP?

 

Integracje systemowe i elastyczność

Wybierając nowe oprogramowanie należy pamiętać, że powinno ono mieć możliwość integracji z systemami zewnętrznymi. API nowego systemu ERP powinno być elastyczne, a jeżeli takie nie jest zalecana jest rezygnacja z tego rozwiązania. Oprogramowanie ERP to system centralny w firmie, który powinien właściwie współpracować z innymi programami zewnętrznymi. Jego dostawca musi umieć współpracować przy tego typu integracjach z producentami innych systemów. W systemach typu Epicor integracje przeprowadzane są bezproblemowo, dzięki dużej elastyczności oprogramowania oraz wiedzy i nastawieniu specjalistów, którzy odpowiadają za to zadanie.

Przyjazny interfejs

Decydując się na nowy system ERP warto zadbać o to, by był on łatwo przyswajalny oraz prosty w obsłudze. Przedsiębiorca musi pamiętać, że każdą zmianę systemu najbardziej odczuwają pracownicy, którzy na co dzień w nim pracują. Z reguły mają oni swoje przyzwyczajenia i boją się nowinek, ponieważ muszą poświęcić wiele czasu na ich naukę. Dlatego też nowy system ERP powinien być jak najbardziej intuicyjny, a nauka jego obsługi powinna być maksymalnie uproszczona.

Katalogowanie procesów

Kolejnym ważnym aspektem jest odpowiednie dokumentowanie i katalogowanie procesów biznesowych. Uporządkowany system ma większe znaczenie dla użytkownika końcowego niż obszerny zestaw funkcji oprogramowania ERP, których ilość ma za zadanie przyciągnąć uwagę decydenta. Lepszym rozwiązaniem jest poleganie na rzeczywistych procesach biznesowych, które są odpowiednio wspierane przez technologię.

Dodatkowe moduły

Biznes wymusza ciągły rozwój, co sprawia, że warto pomyśleć nad wdrożeniem w firmie dodatkowych modułów oprogramowania. Zaleta systemu ERP, który posiada oddzielne, ale odpowiednio pasujące moduły dodatkowe jest możliwość skalowania, która może być wykorzystana w zależności od etapu rozwoju firmy. Skalowanie umożliwia wdrożenie bądź integrację dodatkowych modułów tylko wtedy, gdy są one potrzebne. Rozwiązanie umożliwia rozwijającym się firmom stopniowe wdrażanie funkcjonalności oraz dodatkowych rozwiązań. Epicor to system, który pozwala działać właśnie w ten sposób, ponieważ nie ma obowiązku kupowania całej jego funkcjonalności. System może „rosnąć” wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, które go wykorzystuje.

Zbieranie danych

Istotnym aspektem w systemie ERP jest również skuteczne zbieranie danych. Przechowywanie danych historycznych umożliwia analizę trendów, czy optymalizacje procesów. Warto także zwrócić uwagę na funkcjonalność narzędzia do raportowania, które powinno w prosty sposób generować i przedstawiać nawet najbardziej skomplikowane raporty. Czytelna prezentacja danych pozwala wychwycić najistotniejsze w danym momencie informacje.

Innowacyjność

Zintegrowany system ERP powinien nie tylko zaspokajać obecne potrzeby przedsiębiorstwa, ale również mieć możliwości by robić to w odległej przyszłości. Przełomowe rozwiązania potrafią wyprzedzić swoją epokę, pozwalając tym samym zdobyć przewagę nad konkurencją. Ich wykorzystanie pozwala firmie zostać liderem w danej branży. Wybierając nowy system ERP warto mieć pewność, że jego producent i wdrożeniowiec to podmioty wdrażające innowację, do których będziemy mieli stały dostęp.

 

 

Problemy w czasie zmiany systemu ERP

 

Nieumiejętne zdefiniowanie procesów biznesowych

W realizację projektu wdrożenia oprogramowania ERP w firmie zaangażowani muszą być wszyscy jej pracownicy. Każdy dział powinien również jasno określić procesy biznesowe pod tworzony system. Dokumentacja w tym zakresie powinna powstać jeszcze przed zmianą systemu ERP, by skrócić czas wdrożenia, ograniczyć koszty oraz by temat ten już więcej nie powracał. Niewykonanie tych czynności może skutkować niedopasowaniem systemu do potrzeb, a tym samym naniesienia korekt w jego strukturze. W związku z tym podczas warsztatów Mindbox zawsze przypomina swoim klientom, że zdefiniowanie wszystkich procesów biznesowych jest kluczowe dla wdrożenia zakończonego sukcesem.

Zmiany w zespole wdrożeniowym

Zespół wdrożeniowy składa się zarówno z pracowników firmy zmieniającej oprogramowanie, jak i osób wspierających ze strony jego dostawcy. Problemem, który negatywnie wpłynie na przebieg wdrożenia jest brak jasnego podziału ról w tym procesie. Każdy członek zespołu powinien być zaangażowany w to co robi oraz odpowiadać za te zadania, na których zna się najlepiej. Kluczową rolę odgrywają kierownicy działów, którzy odpowiadają za przypisane do nich w systemie moduły. Powinni być oni rozliczani ze swoich obowiązków oraz zachowania terminów wdrożenia przez kierownika projektu. Należy podkreślić, że zaangażowanie zespołu wdrożeniowego powinno być docenione przez firmę w postaci dodatkowej premii lub innego benefitu. Minimalizuje to ryzyko odejścia osób z projektu, a powszechnie wiadomo, że rotacja kluczowych pracowników podczas wdrożenia systemu potrafi skutecznie zachwiać całym procesem.

Zmiany w systemie ERP

System ERP jest uniwersalny, a dopasowanie do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa jest możliwe dzięki wprowadzeniu dedykowanych modyfikacji. Optymalizacja oprogramowania pod kątem procesów biznesowych firmy wymusza stworzenie modyfikacji, które mają zastosowanie wyłącznie w danym przedsiębiorstwie. Im klient zażyczy sobie ich więcej, tym dłużej potrwa okres samego wdrożenia systemu ERP. Przedłużający się okres wdrożenia może mieć negatywne skutki w postaci rotacji w zespole wdrożeniowym, czy następujących zmian w procesach  biznesowych. Z punktu widzenia klienta lepiej jest skupić się na najistotniejszych funkcjach, które ma zapewniać system, a wszystko inne może zostać dopracowane z czasem. Z doświadczenia wiemy, że lepiej wdrożyć dobrze funkcjonującą „bazę” oprogramowania niż nie do końca przetestowaną całość, której użytkowanie będzie rodziło problemy.

Testy wydajnościowe

Każde oprogramowanie musi przejść odpowiednie testy, które w praktyce zweryfikują stabilność oraz wydajność jego działania. Testowanie systemu ERP to również testy integracji systemów zewnętrznych, które mogą wymusić powtórzenia ze względu na bieżące zmiany wprowadzone w tych systemach.

Przedsiębiorstwa wdrażające u siebie system ERP nie są często świadome tego, jak ważny jest etap testów wydajnościowych, przez co wydaję im się, że wszystko trwa za długo. Przeprowadzone testy umożliwiają jednak prawidłowe działanie systemu w przyszłości oraz pozwalają na przeprowadzenie wielu integracji zewnętrznych.

 

 

Na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy wdrażającej system ERP?

 

Nieustanny rozwój technologii wymusza powstawanie nowoczesnych systemów ERP, które należy odpowiednio wdrożyć. Proces ten jest wymagający, co sprawia, że powinni się nim zająć specjaliści posiadający odpowiednią wiedzę i doświadczenie. Podejmując decyzje o zmianie systemu ERP stajemy przed dylematem dotyczącym wyboru odpowiedniego partnera do jego wdrożenia. Na co zwrócić uwagę podczas szukania najlepszej oferty współpracy?

Doświadczenie w branży

Należy zweryfikować, czy dana firma realizowała już wdrożenie systemu ERP w naszej branży. Firmy często chwalą się dużym doświadczenie, nagrodami w plebiscytach, czy posiadanymi certyfikatami, jednak mogą one być nie wystarczające ze względu na specyfikę konkretnej branży. W przypadku, gdy potencjalny partner nie realizował jeszcze podobnego projektu może okazać się, że pojawią się problemy, z którymi nie będzie umiał sobie poradzić. Dodatkową kwestią jest wycena usługi, która może być wysoka ze względu na nieznajomość danej branży. Wybór niedoświadczonego partnera może również oznaczać niepowodzenie projektu, co jest najmniej oczekiwanym finałem współpracy.

Dedykowany konsultant

Czynnikiem decydującym  o sukcesie wdrożenia systemu ERP jest odpowiednie zaangażowanie oraz doświadczenie osoby należącej do zespołu wdrożeniowego ze strony partnera. Dedykowany konsultant powinien znać specyfikę danej branży oraz posiadać doświadczenie we wdrażaniu systemów w firmach o tym samym profilu działalności. Dzięki temu będzie potrafił odpowiedzieć na wszystkie pytania oraz zaproponować rozwiązania, które pozytywnie wpłyną na optymalizacje procesów biznesowych.

Należy również wcześniej ustalić, czy przypisany konsultant posiada zastępstwo na wypadek nieobecności, czy rotacji. Jeżeli w firmie partnera nie ma drugiej osoby o podobnej wiedzy i doświadczeniu, każda absencja konsultanta wpłynie na przesunięcie terminu wdrożenia. Polecanym rozwiązaniem jest sporządzanie bieżących notatek dotyczących przebiegu wdrożenia systemu oraz spotkań z konsultantem, dzięki którym zastępca konsultanta szybko wdroży się w projekt.

Istotne jest również doświadczenie konsultantów wchodzących w skład zespołu wdrożeniowego, które warto zweryfikować przed zawarciem umowy współpracy. Mindbox to firma zatrudniająca konsultantów ERP z wieloletnim doświadczeniem w realizacji projektów wdrożeniowych dla przedsiębiorstw o najrozmaitszych profilach działalności. Posiadanie w zespole specjalistów z odpowiednimi kwalifikacjami i doświadczeniem to atut, który może przesądzić o nawiązaniu współpracy z dana firmą.

Jakość współpracy

Czy da się zweryfikować jakość współpracy zanim jeszcze do niej dojdzie? W pewnym sensie tak. Wystarczy poprosić potencjalnego partnera o przedstawienie referencji wystawionych przez poprzednich klientów. Dobrym rozwiązaniem może być również skontaktowanie się z nimi i weryfikacja opinii u źródła.

Należy również dokładnie obserwować zachowania potencjalnego partnera podczas wstępnych rozmów. Pozytywna opinia i umiejętność zbudowania odpowiedniej relacji może pozytywnie wpłynąć na efekt wdrożenia systemu ERP. Warto zrobić wszystko by współpraca od początku układała się dobrze, ponieważ zazwyczaj trwa ona przez kilka miesięcy. Dobry kontakt pozwoli wspólnie rozwiązać pojawiające się problemy, a uczciwość po stronie partnera to podstawa do budowy wieloletniej relacji opartej na wzajemnym zaufaniu.

Poziom zaangażowania

Wdrożenie nowego systemu ERP wymaga odpowiedniego zaangażowania zarówno w firmie klienta, jak i po stronie partnera odpowiadającego za ten projekt. Obie strony powinny robić wszystko by projekt szedł naprzód i wzajemnie sobie pomagać. Wybór odpowiedniego partnera jest tak samo istotny jak wybór samego oprogramowania ERP, ponieważ tylko skuteczne wdrożenie pozwala bezproblemowo korzystać z systemu. Waga tego aspektu jeszcze bardziej wzrosła w dobie pandemii, ponieważ ograniczenia gospodarcze wymuszają często zdalną współpracę, podczas której częściej występuje lekceważące podejście, czy nieuczciwe zachowania. Z czasem rynek zweryfikuje jednak wszystkich partnerów, co sprawi, że utrzymają się na nim wyłącznie podmioty uczciwe i dbające o zadowolenie swoich klientów.