/ We know how

RPA vs BPM – czym różni się robotyzacja, a zarządzanie procesami biznesowymi w przedsiębiorstwie?

Proces poszukiwania nowych rozwiązań technologicznych i organizacyjnych jest szczególnie widoczny w okresach przełomowych. Obecnie jesteśmy świadkami przełomu cywilizacyjnego – przechodzimy od ery przemysłowej do ery wiedzy i informacji. Przemysł 4.0 w połączeniu ze stopniowym zanikaniem bariery człowiek–maszyna na nowo definiują procesowe działanie nowoczesnych przedsiębiorstw[i]. Jak zatem wygląda zarządzanie procesami biznesowymi i jaki mają w tym udział roboty?

 

 

Krótka definicja RPA i BPM

 

RPARobotic Process Automation w największym skrócie to klasa aplikacji komputerowych, która automatyzuje powtarzalne czynności i procesy biznesowe, symulując pracę człowieka. Odbywa się to najczęściej za pośrednictwem interfejsu użytkownika konkretnego systemu biznesowego.

BPMBusiness Process Management to styl zarządzania polegający na stałym usprawnianiu, modyfikowaniu i kontroli procesów biznesowych w celu uzyskania maksymalnej wydajności i wartości.

Wszystko jest w porządku do czasu, gdy zaczniemy ze sobą zestawiać te dwa pojęcia. Aby zachować poprawność metodologiczną, czyli porównywać narzędzia z narzędziami albo koncepcje z koncepcjami, powinniśmy się jednak posługiwać pojęciem BMPS, czyli Business Process Management Systems. Wtedy będzie można rzetelnie zestawić ze sobą cechy dwóch klas oprogramowania.

 

 

Kluczowe różnice między RPA a BPMS

 

Tak RPA, jak i BPMS zajmują się procesami. RPA przyśpiesza ich działanie, zastępując manualną pracę człowieka wykonywaniem algorytmu, ale bez specjalnej troski o optymalizację obsługiwanego procesu. Natomiast wdrożenie oprogramowania BPMS wymaga już na wstępie optymalizacji procesu, po którym dopiero następuje jego automatyzacja.

Uruchamianie aplikacji RPA w zasadzie nie wymaga dokonywania radykalnych zmian w działających systemach biznesowych, przeprowadzania złożonej integracji na poziomie API oraz prowadzenia zaawansowanych szkoleń pracowników. Inaczej jest w przypadku systemów BPM – tu konieczne są modyfikacje oprogramowania biznesowego, przynajmniej na poziomie integracji oraz zaawansowane i kosztowne szkolenia pracowników. Oznacza to, że RPA nie wiąże się z dużymi inwestycjami początkowymi, w odróżnieniu BPMS, które są relatywnie kosztowne we wdrożeniu. Na dodatek, już po uruchomieniu RPA, w trakcie eksploatacji można stosunkowo łatwo modyfikować przebieg zrobotyzowanego procesu. Po wdrożeniu BPMS modyfikacja procesu wiąże się z koniecznością poniesienia dość znacznych nakładów pracy i czasu. Właśnie dlatego  procesy są optymalizowane przed wdrożeniem BPMS, co usuwa późniejszą potrzebę ich modyfikowania.

RPA i BPMS mają różne cele działania – RPA dąży do wyeliminowania pracy człowieka za pomocą botów programowych, a BPMS do zautomatyzowania zoptymalizowanych procesów. Zatem wdrożenie RPA polega na budowie botów programowych, często połączonych z elementami sztucznej inteligencji (AI), a uruchomienie BPMS wymaga skonstruowania jednolitej platformy do zarządzania procesami, dzięki której w całości lub częściowo się je automatyzuje. Wymaga to dokonania wspomnianych wcześniej zmian i integracji z aplikacjami biznesowymi.

Podsumowując, w krótszej perspektywie RPA to rozwiązanie mniej kosztowne i szybciej wdrażane niż BPMS, ale utrwalające w organizacji działanie nieoptymalnych procesów. W dłuższym horyzoncie czasowym może być to zagrożeniem dla efektywności działania całej firmy.

 

 

RPA i BPM w praktyce – przykłady

 

Otaczająca nas rzeczywistość dostarcza na tyle dużo zróżnicowanych przykładów zastosowania robotów, że nikt nie może twierdzić, że RPA jest jak yeti. W Link International Transportation firma Mindbox uruchomiła boty zajmujące się rozpoznawaniem i księgowaniem faktur przychodzących. Przy ok. 50 000 fakturach rocznie, automaty prawidłowo procesują ponad 75% dokumentów, a ich skuteczność, dzięki uczeniu maszynowemu, stale rośnie. W innym, bardziej skomplikowanym procesie, Danone Polska stosuje narzędzia RPA do szybkiego korygowania niezgodności lub anomalii związanych ze zmianami kodów w zamówieniach od klientów. Jeden bot dwa razy dziennie wykonuje nużącą pracę wykonywaną wcześniej przez sześć osób, którym analiza pojedynczego dokumentu zajmowała do 20 minut.

W sektorze finansowym Crédit Agricole wykorzystuje boty do przyspieszenia procesów podejmowania decyzji kredytowych poprzez automatyzację weryfikacji danych w systemach wewnętrznych oraz pobierania informacji z rejestrów zewnętrznych za pomocą narzędzi RPA.

W ten sposób analitycy są uwolnieni od wykonywania rutynowych zadań i mogą skupić swoją uwagę na podejmowaniu końcowych decyzji kredytowych. Dla wprawnego analityka rozpatrzenie jednego wniosku to kilka do kilkunastu minut, robot robi to w ciągu 2 minut i dostarcza komplet dokumentów do podjęcia decyzji – korzyści są zatem oczywiste i wymierne.

Na europejskim podwórku można wskazać ciekawe i udane wdrożenie BPMS w firmie Vitens[ii] – holenderskiego producenta wody pitnej, u którego udało się zoptymalizować i przyśpieszyć przede wszystkim procesy związane z rejestracją i obsługą klientów, fakturowaniem i integracją danych w systemie CRM. Ilustracją efektów wdrożenia BPMS może być fakt skrócenia czasu rejestracji nowego klienta z 240 do 90 sekund. Przy okazji w ciągu jednego roku zredukowano o 52 tys. liczbę połączeń pomiędzy front office a back office.

 

 

Jak wybrać odpowiedni system do zarządzania procesami w przedsiębiorstwie?

 

Uniwersalne reguły rządzące procesami wyboru systemów informatycznych i zdrowy rozsądek podpowiadają, że lista najważniejszych kryteriów nie może być długa. Na jej czele powinno się znaleźć bezpieczeństwo – szczegółowa analiza ryzyka związanego z funkcjonowaniem dostawcy i jego obecnością na rynku odpowie na pytanie, czy można na niego liczyć w dostatecznie długim horyzoncie czasowy. Trzeba w tym miejscu podkreślić i przypomnieć, że optymalizacja zarządzania procesami biznesowymi to operacja ciągła i długotrwała, liczona raczej latami.

Kolejne kryterium to referencje – idealnie, gdyby można było upewnić się, że oferowane rozwiązanie sprawdziło się w działaniu w firmach o podobnej skali i sposobie funkcjonowania, że rozwiązało podobne problemy i jest rzeczywiście efektywnym narzędziem.

Ocenie muszą podlegać także koszty. Trzeba zwrócić uwagę nie tylko na cenę samego wdrożenia, ale i liczyć się perspektywą wieloletniej eksploatacji całego systemu, jego przyszłych modyfikacji i rozwoju. Należy starannie porównać wielkości inwestycji w relacji do spodziewanych efektów finansowych. Dostępne rozwiązania chmurowe mogą pomóc w redukcji niezbędnych nakładów finansowych.

W procesie wypracowywania decyzji bardzo liczy się łatwość tworzenia i modyfikacji procesów na wybranej platformie oraz jej integracja z innymi systemami biznesowymi. Należ unikać rozwiązań, które utrudniają samodzielne tworzenie i modyfikację procesów.

Na rynku dostępne są rozwiązania z graficznymi edytorami procesów, które umożliwiają wykonywanie najważniejszych modyfikacji przez osoby bez specjalistycznej wiedzy programistycznej. Decyzja o wyborze systemu BPM musi zawierać w sobie odpowiedź na pytanie – czy firma będzie w stanie własnymi siłami wewnątrz organizacji tworzyć nowe procesy i modyfikować istniejące? To oznacza konieczność rozstrzygnięcia dylematów w jakim stopniu i do czego angażować programistów dostawcy? Czy stawiamy na niższy koszt początkowy, licząc się z wyższymi kosztami eksploatacji, czy może na odwrót? Jak zwykle udzielenie odpowiedzi na takie pytania nie jest proste i każda organizacja musi samodzielnie podjąć trud i ryzyko wdrożenia systemu do zarządzania procesami biznesowymi.

 

 

Jakie są korzyści z łączenia RPA z BPMS?

 

RPA i BPM w strategii automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych to technologie symbiotyczne, których wspólne zastosowanie może rozwiązać wiele problemów i przynieść wymierne korzyści. Przede wszystkim BPMS pomagają zidentyfikować i udokumentować procesy i przepływy pracy, w których optymalizacja i ich automatyzacja byłaby korzystna z biznesowego punktu widzenia. Uruchamianie botów do obsługi mało wydajnych procesów to prosta droga do utrwalenia nieefektywnej organizacji pracy.

Wspólna praca elementów BPM i RPA pomaga w efektywnej integracji nowoczesnych aplikacji z istniejącymi już w firmie systemami biznesowymi. Istniejące i działające już rozwiązaniami klasy ERP, CRM, czy SCM stale wymagają efektywnego zasilania ich danymi z różnych źródeł. Od strony procesowej taka integracja wymaga wypracowania optymalnych rozwiązań tak organizacyjnych, jak i technologicznych.

Systemy BPM wspierają działanie botów RPA w sytuacjach nietypowych. Obsługa wyjątków opiera się na platformach BPM tak, aby np. obsłużyć brakujące dokumenty lub informacje podczas procesu onboardingu nowego pracownika. Jeśli aktualna sytuacja nie jest zgodna z zestawem reguł wbudowanych w bota to system BPM, jako sieć bezpieczeństwa, decyduje, czy wymagana jest np. interwencja człowieka i podjęcie przez niego odpowiednich decyzji. BPM wskazuje na istniejące wyjątki i wprowadzane zmiany – bez takich informacji nawet drobna zmiana w interfejsie użytkownika aplikacji internetowej może unieruchomić nawet najbardziej zmyślnego bota.

 

 

Jakie problemy mogą zaistnieć przy łączeniu RPA z BPM?

 

Równoległe prowadzenie wdrożeń oprogramowania BPM z RPA stwarza trudności przede wszystkim z koordynacją pracy i wzajemną wymianą informacji pomiędzy zespołami wdrożeniowymi. Często zdarza się, że przedmiotem pracy są te same obiekty dla analityków biznesowych, jak i programistów. Bez ścisłej współpracy i zaufania pomiędzy nimi trudno osiągnąć odpowiednie efekty w obszarze zarządzania procesami biznesowymi.

Polem do częstych konfliktów są także tempo i liczba zmian w procesach, szczególnie jeśli ich konsekwencje znajdują odbicie w interfejsach użytkowników aplikacji biznesowych. Łatwość adaptacji i samodzielnego wprowadzania zmian w działaniu botów łagodzi potencjalne problemy.

Dyskusyjny zwykle bywa także stopień zaangażowania własnych zasobów IT. Jeśli zmiany w procesach lub funkcjonowaniu botów wymagają interwencji programistów, specjalistów od architektury systemów IT, to może wywoływać napięcia na linii IT – biznes. Nikt nie lubi, jeśli się go odciąga od zasadniczych obowiązków. Lekarstwem są rozwiązania „Low-Code”, które minimalizują zaangażowanie fachowych sił programistycznych. Każda firma musi samodzielnie oszacować skalę zaangażowania własnych pracowników operacyjnych we wdrożenie rozwiązań Business Process Management i RPA.

[i] https://dbc.wroc.pl/Content/4145/PDF/PN_52_Nowosielski.pdf

[ii] https://thesis.eur.nl/pub/13222/BIENE016-Zheng_303669.pdf