/ We know how

Robotyzacja w HR – jakie procesy w dziale HR można zrobotyzować?

Pierwsze próby automatyzacji w działach HR były podejmowane jeszcze w zamierzchłych, analogowych czasach. Kiedy asystent działu wręczał swojemu szefowi gruby plik dokumentów aplikacyjnych, mówił: – To wszyscy kandydaci, którzy spełniają nasze wyśrubowane wymagania. Ten, lekko przechylając głowę, odmierzał połowę stosu, resztę wyrzucał do kosza i odpowiadał: – Nie potrzebujemy tych, którzy nie mają szczęścia! Dziś, postępująca automatyzacja i robotyzacja procesów w działach HR minimalizuje konieczność posiadania, oprócz kompetencji i doświadczenia, dużej dawki szczęścia.

Ogólny cel robotyzacji jest jasny – wszystkie powtarzalne, żmudne i nudne czynności należy powierzyć robotom i automatom, a ludzie powinni skupić się na myśleniu strategicznym, kreatywności, zarządzaniu doświadczeniem i wiedzą pracowników oraz optymalizacją procesów HR. W efekcie końcowym ma to zapewnić zwiększenie produktywności całej organizacji oraz poprawić wizerunek pracodawcy wśród pracowników i potencjalnych kandydatów do pracy.

 

 

Czy robotyzacja może zmienić dział HR?

 

Robotyzacja i automatyzacja w działach HR jest elementem zjawiska o dużo większej skali. Transformacja cyfrowa dotyka praktycznie każdego aspektu działania firmy. Można zatem oczekiwać, że i w obszarze HR nastąpią zmiany. Na ile radykalne? Czas pokaże. To, co już można zaobserwować wskazuje na zmianę modelu kompetencyjnego pracowników. Trudno już mówić o statycznym zestawie kompetencji przyporządkowanym do konkretnej grupy stanowisk, czy specjalizacji. Nowe wyzwania wymagają ciągłego podnoszenia kwalifikacji, wielozadaniowości, umiejętności gromadzenia wiedzy, i to nie tylko podręcznikowej.

 

W działach HR wiele procesów można zautomatyzować i powierzyć je „cyfrowym pracownikom”. W tym czasie ludzie będą mogli się skupić na rozwiązywaniu problemów, na które do tej pory nie mieli czasu. Ulegnie zatem zmianie lista priorytetów, będą inne problemy, ale per saldo na pewno wzrośnie operacyjna efektywność działania. Bez względu na wszystko, pracy dla ludzi nie zabraknie.

 

 

Które procesy HR można zautomatyzować?

 

Gdyby prześledzić relacje dowolnego pracownika z działem HR od momentu złożenia przez niego cv aż do opuszczenia firmy, widać jak wiele operacji i czynności jest powtarzalnych. Takie procesy są do zautomatyzowania w pierwszej kolejności. Robotyzacja procesów HR wymaga starannych przygotowań i podejmowania rozważnych decyzji. Tym bardziej, że intensywna współpraca działów IT z HR nigdy nie jest łatwa ani prosta. Technologie RPA, w tym uczenie maszynowe (ML – Machine Learning), czy sztuczna inteligencja (Artificial Intelligence) wymagają zrozumienia ich możliwości i ograniczeń, także przez pracowników działów HR.

 

Już w tej chwili dostępne są narzędzia klasy ATS – Applicant Tracking System, które automatyzują proces rekrutacji i zarządzanie powiązaną dokumentacją. W tym przypadku bardzo przydaje się technologia OCR – Optical Character Recognition rozpoznająca nawet nieustrukturyzowane dane. Robotyzacja może objąć pełną komunikację z kandydatami, inteligentne chatboty, czy ogólniej taskboty mogą wziąć na siebie ciężar odpowiadania na pytania kandydatów i kierowania ich do odpowiednich komórek firmy. To samo dotyczy miltipostingu – specjalistyczne automaty wspierane technologią RPA mogą samodzielnie publikować anonse o pracy w wielu portalach równocześnie.

 

W najtrudniejszy proces wyszukiwania i selekcjonowania kandydatów także wkracza automatyzacja i robotyzacja. Dostępne oprogramowanie może wyszukiwać pożądanych kandydatów w różnych portalach i bazach danych, przeprowadzać ich porównanie, analizę kompetencji, wspierając tym samym podejmowanie decyzji przez człowieka.

 

Dostępne technologie chmurowe pozwalają na bezpieczne gromadzenie i udostępnianie informacji o kandydatach, przebiegu procesów rekrutacji i sprawną wymianę danych wewnątrz działu HR. Zaawansowane metody analityczne przyśpieszają ocenę efektów procesów HR, ułatwiają wyciąganie wniosków i korygowanie błędów tak, aby zmaksymalizować efektywność całego działu. Techniki analiz zbiorów Big Data, wchodzące w zestaw narzędzi robotyzacji RPA, tworzą raporty na temat retencji i rotacji pracowników, czasie trwania różnych procesów, efektywności różnych źródeł pozyskiwania kandydatów, czy chociażby o kosztach poszczególnych procesów HR. Są to bezcenne informacje, które dobrze wykorzystane mogą służyć do optymalizacji działań całej firmy.

 

Na zagadnienie robotyzacji w HR trzeba także spojrzeć nieco szerzej w kontekście istniejących już systemów do zarządzania personelem i ich integracji w ramach automatyzacji procesów. Pamiętać przy tym należy, że robotyzacja wymaga kompleksowego i strategicznego podejścia do problemu i zaangażowania nowoczesnych technik ML i AI. Połączenie tych systemów daje bardzo atrakcyjne perspektywy na uruchomienie robotów analizujących i raportujących czas pracy, np. w oparciu o systemy RCP, na automatyczne uzgadnianie i weryfikowanie planów urlopowych. W obszarze płac, inteligentne roboty mogą dokonywać transferów danych płacowych, zawsze terminowo i bezbłędnie. W ten sposób usprawnia się także przepływ danych do komórek controllingu, co poprawia jakość zarządzania finansami całej firmy. Na automatyzację w HR podatne są także procesy zarządzania benefitami w firmie, czy ocenami okresowymi pracowników – przyśpieszenie i poprawa jakości działania działów HR staje się widoczna gołym okiem.

 

Robotyzacja procesów może objąć także transfer podstawowych danych o pracownikach, czasie ich pracy, czy wyjazdach służbowych wprost do systemu płacowego. Trzeba tu uwzględnić, że wszystkie te procesy należą do zadań nie tyle skomplikowanych, co czasochłonnych i żmudnych. Dlatego tak dobrze nadają się one robotyzacji.

 

 

Czy automatyzacja HR może zastąpić człowieka?

 

Odpowiedź na to pytanie wydaje się oczywista i ma solidne uzasadnienie historyczne – w końcu nie jest to pierwsza rewolucja przemysłowa. Człowiek w środowisku robotów ma się całkiem nieźle. Co nie znaczy, że panuje pełna beztroska. Ponieważ algorytmy AI i ML wymagają przygotowania danych, na który mogłyby się uczyć, to zadanie w pełni należy do człowieka. Widać, że zmienią się już kompetencje do pracy w dziale HR. Ogólny charakter pracy w HR także czeka przemiana w kierunku większej kreatywności i skupienia uwagi na analizach efektywności procesów i poprawie trafności podejmowanych decyzji. Cześć zadań pozostanie bez zmian, przybędzie jedynie czasu na ich realizację, po uwolnieniu się od rutynowych i powtarzalnych czynności. Chodzi tu o projektowanie wydajnego, ale i atrakcyjnego środowiska pracy, budowę wizerunku pracodawcy i rozwiązywanie konfliktów. W tym, przynajmniej na razie, żaden robot nie zastąpi doświadczenia i interpersonalnych kompetencji pracowników działów HR.

 

 

Przykłady robotyzacji w HR

 

Dobre praktyki, nawet w polskiej gospodarce, są już na tyle liczne, że przykłady można czerpać garściami. W firmie Mindbox zrobotyzowano kilka najbardziej czasochłonnych i żmudnych procesów. Odciążono konsultantów pracujących u klientów w terenie – raportowanie czasu pracy wziął za nich na swoje barki cyfrowy pracownik. Na dodatek menedżerowie otrzymują na bieżąco aktualne informacje o obłożeniu pracą poszczególnych pracowników, co umożliwia sterowanie przydzielaniem zadań, a to poprawia efektywność całego zespołu.

Inny przykład: RPA załatwianie formalności związane z zatrudnieniem nowego pracownika. Tylko raz wystarczy wprowadzić do systemu niezbędne dane, a robot wygeneruje komplet dokumentów niezbędnych do nawiązania stosunku pracy. Wydruk, podpisy i gotowe.

Roboty RPA mogą także automatycznie przesyłać dokumenty np. do „Płatnika”. Zautomatyzowano proces eksportu dokumentów z systemu SAP i ich przesyłanie do ZUS, tworzone są odpowiednie raporty, a wszystko to nie wymaga uwagi ze strony działu HR. Roboty zostały już nauczone pobierania zwolnień lekarskich pracowników z platformy PUE z profilu płatnika i wprowadzania ich do systemu ERP firmy. Na podstawie tych danych robot składa wniosek o przyznanie zasiłku chorobowego.

Roboty w Mindbox obsługują procesy headhuntingu, tworzenia sieci kontaktów na portalu LinkedIn, realizują zadania związane z przyjmowaniem i zwalnianiem pracowników, pomagają w zarządzaniu urlopami. Stały się już niezastąpionymi pomocnikami działu HR.

 

Największe zalety robotyzacji procesów w dziale HR

 

Robotyzacja i automatyzacja w HR powiększa pulę czasu przeznaczonego na analizy, planowanie i rozwój nowych metod rekrutacji, onboardingu, czy doskonalenie kultury organizacyjnej firmy. Z codziennego planu pracy znika kopiowanie danych między systemami, kolejne logowania i przeglądanie informacji z portali rekrutacyjnych, czy korespondowanie z setkami kandydatów i udzielanie niemal identycznych odpowiedzi. W zamian rośnie poziom zadowolenia i zaangażowania pracowników HR, bo praca staje się po prostu ciekawsza. Potencjalni kandydaci są lepiej i szybciej obsłużeni, co zmniejsza koszty wielu procesów HR. Spada także liczba popełnianych błędów i rośnie ogólna produktywność całej organizacji.

Dobrym źródłem danych liczbowych na temat wpływu AI i automatyzacji na pracę działów HR jest raport serwisu CareerBulider[i]. Choć jest on już nieco wiekowy, bo z 2017 roku, jednak są tam nadal ciekawe i aktualne informacje.

 

 

Czy warto robotyzować dział Human Resources?

 

Tak, tak i jeszcze raz tak. Raz uruchomionego trendu automatyzacji i robotyzacji nie da się zatrzymać, bo korzyści są bezsporne. Owszem, wymaga to odpowiednio zaawansowanej infrastruktury informatycznej, ale z tej samej infrastruktury korzysta cała firma. Dane i technologia IT stają się motorem, który napędza biznes, skraca się czas tworzenia nowych produktów i usług, poprawia jakość obsługi klientów. Robotyzacja w Polsce tak, jak i na świecie, jest zjawiskiem trwałym, o czym świadczy szybko rosnąca liczba wdrożeń.

[i] http://press.careerbuilder.com/2017-05-18-More-Than-Half-of-HR-Managers-Say-Artificial-Intelligence-Will-Become-a-Regular-Part-of-HR-in-Next-5-Years