/ We know how

Po co POC, czyli Proof Of Concept wdrożenia Robotic Automation Process

Świat jest pełen nietrafionych wynalazków: urządzeń do palenia papierosów, klatek dla małych dzieci i masek dla osób, które nie mogą się pohamować przed jedzeniem. W każdej kuchni znajdzie się zapewne sprytne urządzenie, które ma ułatwiać życie, ale albo nie działa, albo z niego nie korzystamy, bo wolimy jednak prostsze, sprawdzone sposoby. W teorii, pomysły, które były ich źródłem wydawały się całkiem niezłe, ale w praktyce okazało się, że nie mają racji bytu. Nie jest to duży problem, jeśli ktoś tworzy takie wynalazki, bo sprawia mu to przyjemność. W biznesie nie ma jednak miejsca na takie przedsięwzięcia.

Dlatego zanim zaangażujemy cenny czas i środki finansowe w innowacyjne projekty, warto upewnić się, że przyniosą one oczekiwane efekty. Tak właśnie jest z Robotic Process Automation (RPA). Nie wszystko i nie zawsze da się zautomatyzować, nie każdy proces jest tak samo dobry do automatyzacji. Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że mamy idealnego “kandydata”, ale kiedy próbujemy zautomatyzować taki proces okazuje się, że natrafiamy na poważne trudności albo zyski wcale nie są tak duże jak oczekiwaliśmy. Ryzyko porażki można jednak skutecznie zminimalizować decydując się na uruchomienie POC-a…

 

 

Czym tak właściwie jest Proof Of Concept?

 

Proof of Concept, czyli w skrócie POC to szybki eksperyment, który ma wykazać, czy hipoteza albo pomysł sprawdzi się w rzeczywistym środowisku biznesowym, czy będzie działać tak, jak to zostało zaplanowane i czy przyniesie oczekiwane rezultaty.

Proof of concept po polsku to dowód koncepcji, który pozwala sprawdzić czy pomysł może być w ogóle zrealizowany, czy założenia są słuszne a wybrane technologie – optymalne w kontekście realizacji tego zadania. Dzięki POC można się przekonać czy nie natrafimy na bariery nie do przebycia a na końcu ocenić efekty, jakie osiągniemy w oparciu o przyjęte wcześniej kryteria sukcesu. POC wymaga zaangażowania czasu i środków, ale znacznie mniejszych niż w przypadku regularnego projektu.

W przypadku RPA, POC polega na testowej automatyzacji wybranego procesu, która prezentuje zasadnicze możliwości platformy technologicznej w środowisku klienta oraz efekty, jakie można osiągnąć. Dzięki temu, że stworzenie robota jest proste i można to zrobić szybko, projekt POC można zrealizować nawet w dzień lub dwa.

 

POC we wdrożeniach RPA, czyli dlaczego warto sprawdzić opłacalność wdrożenia?

 

Celem POC jest przede wszystkim zaprezentowanie wartości RPA dla organizacji. I nie chodzi wyłącznie o ograniczanie kosztów. Warto szukać również zysków wynikających z podniesienia jakości obsługi czy możliwości oferowania nowych usług o charakterze transformacyjnym.

Niemniej nie jest to jedyna korzyść wynikająca z POC. Jego realizacja wymaga stworzenia zespołu, który będzie zajmował się automatyzacją. Kiedy przejdziemy więc do realizacji projektu, będziemy mieli już przynajmniej zręby zespołu. W trakcie POC określa się także optymalny sposób implementacji RPA w danej firmie w kontekście organizacyjnym i technicznym.

Wreszcie sukces POC ułatwia znalezienie i przekonanie sponsorów dla pełnowymiarowych projektów RPA. A jeśli POC jest realizowany przy wsparciu partnera, potwierdza zarazem słuszność jego wyboru. Podczas POC można ocenić kompetencje i sposób pracy zewnętrznych specjalistów.

I odwrotnie, POC, który pokaże, że automatyzacja jest w przypadku danego procesu nieefektywna albo nieopłacalna, ustrzeże nas przed kosztowną pomyłką. Biorąc pod uwagę, że RPA może być programem, który obejmuje całą organizację, szkoda byłoby, żeby błędnie dobrany proces albo błędy w implementacji jednego robota zatrzymały cały program.

 

 

Jak odpowiednio podejść do Proof Of Concept przy RPA?

 

Należy właśnie pamiętać, że robotyzacja nie musi kończyć się na projekcie, który dotyczy automatyzacji jednego procesu. POC to początek przygody, podróży biznesowej, która ma zaprowadzić nas o wiele dalej. Na początku trzeba więc dobrze się przygotować. Wybór odpowiednich procesów – kandydatów do automatyzacji jest kluczowy. Nie należy podejmować zbyt ambitnych prób, na to przyjdzie jeszcze czas. Warto na tym wstępnym etapie zainteresować się przede wszystkim procesami, które z największym prawdopodobieństwem zapewnią nam sukces. Niekoniecznie spektakularny, ale sukces. To tzw. nisko wiszące owoce. Kiedy je zerwiemy i damy do spróbowania innym w organizacji, łatwiej będzie ich przekonać, żeby przystawić drabinę i zainteresować się tymi, które wiszą o wiele wyżej i są znacznie trudniej dostępne, ale są bardziej dojrzałe i bardziej słodkie.

Dobrym obszarem poszukiwań są procesy w obszarze finansów, w szczególności związane z controllingiem  – przeczytaj więcej w Zrobotyzowana automatyzacja procesów w finansach- controlling w procesach RPA.

Na początek trzeba stworzyć zespół. Minimalny skład to trzy osoby: kierownik projektu, który będzie odpowiedzialny za implementację, programista – wewnętrzny lub zewnętrzny (o tym, na czym polega jego praca można przeczytać tutaj [LINK: Zostań deweloperem RPA. Jak ukierunkować swoją karierę? – Mindbox]) oraz przedstawiciel biznesu, “właściciel” procesu, którego wiedza na temat biznesu pozwoli lepiej zaprojektować oraz dokładnie przetestować robota. Już na etapie POC warto poszukać doświadczonego partnera, który pozwoli uniknąć najczęściej popełnianych błędów i od razu pokieruje program RPA na właściwe tory. POC to szansa na “dotarcie” współpracy, która ruszy pełną parą na dalszych etapach programu.

Zespół powinien wybrać procesy – kandydatów do automatyzacji. Wskazówka: warto posłuchać na co pracownicy najczęściej narzekają w swojej pracy. O tym jak wybierać procesy do automatyzacji napisaliśmy więcej tutaj –  Jak wybrać pierwsze procesy do wdrożenia technologii RPA? Automatyzacja procesów biznesowych w praktyce. Kiedy mamy kilku kandydatów, trzeba się im przyjrzeć i ocenić, ile czasu pracownicy poświęcają na czynności, które mogą zostać zautomatyzowane, a jeszcze lepiej – ile to kosztuje.

 

 

Udany dowód koncepcji w RPA, co dalej?

 

Czas na szampana! Jednak trzeba iść za ciosem. Nabraliśmy wiatru w żagle i warto to wykorzystać. Sukces POC stanowi dowód na słuszności przyjętej koncepcji i prowadzi zwykle do wdrożenia prototypu lub pilota. Kiedy mamy już zidentyfikowane procesy, wiemy ile możemy zyskać albo zaoszczędzić dzięki automatyzacji, warto więc przypomnieć się potencjalnym sponsorom i namówić ich na uruchomienie projektu lub projektów pilotażowych. Można się od razu pokusić o utworzenie komitetu sterującego, który wypracuje ogólną strategię i szczegółowe procedury dla programu RPA w organizacji a w konsekwencji ułatwi przenoszenie kolejnych pilotów na produkcję.

 

 

Czy bez POC wdrożenie RPA może być udane?

 

Czy można wdrażać RPA bez POC? Oczywiście, że można, ale po co? Z raportu EY opublikowanego przed dwoma laty wynika, że od 30 do 50% wstępnych projektów RPA kończy się porażką. Przyczyn jest wiele, być może uda się nam ich nawet uniknąć, ale… Jeśli możemy zminimalizować to ryzyko, to czemu nie, zwłaszcza, że POC można przeprowadzić łatwo, szybko i tanio a korzyści jest wiele. Po co więc utrudniać sobie życie?