/ We know how

Open Source ERP, czyli czy warto wziąć pod uwagę rozwiązania otwartoźródłowe dla biznesu?

Nowoczesny ERP (Enterprise Resource Planning) umożliwia zwiększenie efektywności zarządzania przedsiębiorstwem. Najlepsze rozwiązania na rynku są elastyczne, można je w pełni dopasować do specyfiki organizacji, umożliwiają integrację z najnowszymi technologiami, a przy tym zapewniają firmom swobodny rozwój oraz ekspansję zagraniczną. Dzięki niemu organizacja może szybciej podejmować decyzje, optymalizować procesy biznesowe, zwiększać swój potencjał a przy tym oszczędzać – czas i pieniądze.

Z czym jednak w powszechnej świadomości przede wszystkim kojarzy się ERP? Oczywiście: z długotrwałym, skomplikowanym projektem i poważnym wysiłkiem finansowym. Pierwsze nie zawsze musi być prawdą. Jak pokazuje przykład projektu wdrożenia Epicor ERP w polskim zakładzie produkcyjnym amerykańskiej firmy Tru-Flex, budowa hali produkcyjnej od fundamentów, instalacja maszyn oraz równoległe wdrożenie ERP zintegrowanego z EDI może zamknąć się w kilku miesiącach.

Drugie to jednak zwykle prawda. Sumy wydatków na zakup licencji na oprogramowanie, wdrożenie i uruchomienie, późniejsze utrzymanie i rozwój systemu ERP nie można uznać za koszt pomijalny. Zwłaszcza dla mniejszych i średnich firm jest to zwykle ogromny wydatek. Okazuje się jednak, że można go znacznie zredukować. Pierwszym krokiem do tego może być wyeliminowanie kosztu zakupu licencji na oprogramowanie.

 

 

Czy są na rynku dostępne Open Source ERP (otwartoźródłowe)?

 

Na rynku są bowiem dostępne systemy, których użytkowanie nie wymaga wcześniejszego zakupu licencji. To systemy opensource ERP, czyli oprogramowanie udostępniane wraz z kodem źródłowym albo inaczej otwartoźródłowe. Autor lub autorzy – otwarte oprogramowanie to zwykle wysiłek zespołowy – kodu, dają każdemu prawo do wglądu, dowolnego modyfikowania a nawet jego rozpowszechniania. Za wykorzystanie licencji nie trzeba wnosić żadnych opłat. Dlatego mówi się czasem wolne oprogramowanie ERP albo free ERP. Jest ono zwykle udostępniane na specjalnych licencjach, które nie wymagają od użytkowników uiszczania żadnych opłat. Wprowadzają jednak mniejsze lub większe ograniczenia – mówi się, że są mniej lub bardziej permisywne. Otwartoźródłowe ERP udostępniane jest najczęściej w oparciu o warianty licencji GPL – GNU GPL, LGPL, AGPL, ale zdarzają się także inne, takie jak np. licencja Apache w przypadku ciekawego projektu Apache OFBiz.

Pośród najbardziej popularnych systemów opensource ERP można wymienić Dolibarr, ERPNext, Odoo, Metafresh oraz Tryton. Oczywiście takich systemów na rynku jest o wiele więcej. Wystarczy wpisać w wyszukiwarce open source ERP, żeby mieć pełen przegląd dostępnych opcji.

 

 

Czy wdrożenie open source ERP jest tańsze?

 

Wiemy już, że samo oprogramowanie nie kosztuje. Ale co z wdrożeniem? O tym jak w praktyce wygląda wdrożenie ERP pisaliśmy już na naszym blogu. Zacznijmy może od tego, że wdrożenie i następujący po nim okres adaptacji to jedynie początek drogi do tego, żeby zacząć czerpać maksimum korzyści z wdrożenia, zwiększyć wydajność i konkurencyjność organizacji, usprawnić procesy i osiągnąć oszczędności. Po drodze trzeba zacząć jeszcze automatyzować i odpowiednio wymodelować procesy, a także spróbować zrobotyzować te, które mają odpowiedni potencjał, z wykorzystaniem algorytmów AI i uczenia maszynowego.

Ostatecznie to czy wdrożenie będzie tańsze sprowadza się do tego kto je wykona. Jeśli firma posiada własne zasoby, być może będzie ono faktycznie tańsze. Jeśli będzie korzystać z zewnętrznych konsultantów, mających wiedzę i doświadczenie w zakresie konkretnej technologii, ale także biznesowe, to może okazać się, że koszty są porównywalne.

Rozważając tę kwestię warto zwrócić uwagę, na fakt, że za jedną z korzyści wdrożenia systemu ERP uznaje się wprowadzenie wraz z nowym oprogramowaniem a także przez zewnętrznych konsultantów najlepszych praktyk oraz świeżego, innowacyjnego podejścia do firmowych procesów. Samodzielne wdrożenie open source ERP, choć tańsze, może nas tego pozbawić.

 

 

Open Source ERP – wady i zalety oraz z jakimi problemami muszą mierzyć się używające go przedsiębiorstwa?

 

Brak opłat za licencję to niewątpliwie ogromna zaleta oprogramowania opensource ERP. Jak w przypadku wszystkiego na tym świecie, nie ma jednak rozwiązań idealnych. Jeśli są plusy, z pewnością istnieją także minusy. Zacznijmy jednak od zalet.

Poza brakiem opłat licencyjnych, kolejną istotną korzyścią wynikającą z użytkowania oprogramowania open source jest dostęp do kodu źródłowego. Użytkownik może dzięki temu wybrać firmę programistyczną, która zmodyfikuje otwartoźródłowy ERP zgodnie z jego życzeniami. Oczywiście, jeśli posiada odpowiednie zasoby ludzkie lub kompetencje, może dokonać tego samodzielnie. Ostatecznie sprowadza się to do absolutnej niezależności od autora systemu.

W przypadku komercyjnych systemów jest zupełnie inaczej. Użytkownicy nie mają dostępu do kodu i są w 100% zależni od producenta. Jeśli chcą dokonać zmian w kodzie, muszą się z tym zwrócić  właśnie do niego. Jeśli dostawca oprogramowania to duża organizacja, a klient nie jest międzynarodową korporacją, szanse na wprowadzenie takich dedykowanych zmian są niewielkie. A nawet jeśli istnieją, to koszty mogą okazać się barierą nie do przeskoczenia.

Wadą w pewnym sensie może okazać się również sposób wsparcia. Klasyczny support open source opiera się na aktywnej społeczności działającej w ramach forum internetowego i jest bezpłatny – to niewątpliwie plus. Minusem jest jednak to, że czasem wsparcie można uzyskać od razu, a czasem może się okazać, że trzeba czekać na rozwiązanie swojego problemu bardzo długo – w zależności od tego czy członkowie społeczności mają czas potrzebny na udzielenie pomocy. W świecie open source działają oczywiście firmy, które świadczą płatne usługi wsparcia, ale jeśli się na nie decydujemy, wtedy tak naprawdę nie ma żadnej różnicy (przynajmniej w zakresie supportu) czy korzystamy z opensource ERP czy komercyjnego systemu.

Niewątpliwe pośród wad należy wymienić również to, że wdrożenie wymaga posiadania doświadczonego zespołu IT. W przeciwnym wypadku trzeba zatrudnić zewnętrzną firmę, a w tej sytuacji znów nie ma żadnej przewagi względem oprogramowania komercyjnego. Podobnie jest zresztą z bieżącym utrzymaniem systemu i rozwojem. Jeśli firma nie ma własnych, kompetentnych specjalistów, musi korzystać z płatnych, zewnętrznych usług.

 

 

Czy zatem otwartoźródłowy ERP jest lepszy od rozwiązań zamkniętych?

 

Najkrótsza odpowiedź brzmi: nie, nie jest lepszy. Nie można jednak z góry założyć, że jest gorszy. Ma bowiem zalety, ale także wady. Podobnie jak rozwiązania komercyjne. Dłuższa odpowiedź jest natomiast taka, że dla konkretnej organizacji, pod pewnymi względami może być lepszym wyborem, a pod innymi z pewnością gorszym. Wszystko zależy od sytuacji i celów biznesowych organizacji. Ostatecznej odpowiedzi na to pytanie można więc udzielić dopiero po przeprowadzeniu wstępnej diagnozy, która powinna poprzedzać każde wdrożenie.

Na czym ona polega opisaliśmy w artykule Etapy wdrożenia systemu ERP w przedsiębiorstwie. Jak przygotować biznes na zmiany?  opublikowanym na naszym blogu. W skrócie polega ona na ustaleniu oczekiwań, określeniu zakresu wdrożenia i wprowadzenia „kluczowych graczy”. W oparciu o wynik diagnozy można wybrać odpowiednie rozwiązanie. Dopiero wtedy, w danym konkretnym przypadku, można odpowiedzieć na pytanie o to, czy lepszy będzie open source ERP czy rozwiązanie zamknięte.