/ We know how

Magazynowy system informatyczny (WMS) – jak wdrożyć nowoczesne oprogramowanie do ruchu produktów w magazynach?

„Sztuka jest sztuka” – słyszeliśmy w filmie „Kroll” Pasikowskiego z 1991 r. Prześcieradło na pół i problem kompletowania partii towaru się rozwiązał. Na szczęście na przestrzeni trzydziestu lat dokonała się prawdziwa rewolucja, tak techniczna, jak i mentalna. Informatyczne systemy magazynowe kontrolują już wszystko, ale za to z jakimi korzyściami dla biznesu!

 

 

Magazynowy System Informatyczny – czym jest?

 

Magazynowy System Informatyczny WMS, czyli Warehouse Management Software to klasa programów wspierająca realizację procesów magazynowania towarów. Ich funkcjonalność jest tak bogata i urozmaicona, że sprawdzają się one w działaniu bez względu na wielkość firmy, branżę, typ magazynu, czy rodzaj i liczbę peryferyjnych urządzeń wykonawczych. Systemy informatyczne w gospodarce magazynowej bardzo często działają jako osobne rozwiązania, ściśle zintegrowane z systemami klasy ERP całościowo zarządzającymi organizacją. Spotyka się także takie systemy ERP, jak np. Kinetic firmy Epicor, gdzie funkcjonalność WMS jest już wbudowana i zintegrowana z innymi obszarami, tworząc jedno z ogniw zarządzania łańcuchem dostaw (Supply Chain Management – SCM). Bez względu na konstrukcję, oprogramowanie WMS musi zapewniać sprawny i niezakłócony dostęp do prawdziwych i aktualnych danych o zawartości magazynu w całej sieci przepływu informacji biznesowych w firmie.

 

 

Budowa systemu WMS

 

Systemy klasy WMS w logistyce obejmują swoją funkcjonalnością sześć głównych procesów magazynowych: przyjęcia towarów, rozmieszczenia i przemieszczania wewnątrz magazynów, kontroli stanów magazynowych, kompletacji do wysyłki, wydania towarów oraz inwentaryzacji. Każda czynność wykonywana przez pracowników w czasie rzeczywistym wpływa na zapisy w bardzo już rozbudowanych kartotekach magazynowych.

 

 

Przyjęcie towarów

 

Przyjęcia towarów można realizować od dostawców, z innych magazynów lub w ramach zwrotów od klientów. Przy przyjęciu dokonuje się kontroli ilościowej i jakościowej, a system WMS ułatwia weryfikację zgodności dostawy z zamówieniem otrzymanym z systemu ERP. Na tym etapie sprawdza się i rejestruje wszystkie niezbędne cechy towarów i atrybuty logistyczne. Rejestracji, oprócz przyjętej ilości, podlegają parametry fizyczne takie, jak waga, numery partii, daty przydatności, temperatury przechowywania, czy wymiary. Wszystko zależy od potrzeb informacyjnych firmy i charakterystyki towarów. Zapisy w kartotekach są wykonywane w momencie przyjęcia, co pozwala uniknąć późniejszych rozbieżności.

Jeśli towar pochodzi ze zwrotu lub reklamacji, system może zablokować go do czasu uzyskania pozytywnego wyniku kontroli jakościowej i dopiero wtedy zwolnić go do dalszego obrotu. Dzięki integracji systemów magazynowych WMS z całą gamą urządzeń peryferyjnych, w tym skanerów i drukarek różnego typu kodów kreskowych i QR, można łatwo, szybko i co najważniejsze bezbłędnie oznakować przyjmowane partie towarów. Usprawnia to późniejszą kompletację i wydanie z magazynu.

 

 

Lokalizacja towarów w magazynie

 

Systemy WMS na podstawie wagi, wymiarów, daty ważności lub współczynnika rotacji (np. ABC) albo rodzaju towaru (np. wymagające mrożenia, niebezpieczne, itp.) decydują, w jakiej lokalizacji magazynowej umieścić przyjęty towar. Okazuje się, że dobrze przemyślana strategia rozkładania towarów może przynieść olbrzymie oszczędności czasu i pieniędzy.

Aplikacja WMS pozwala na prowadzenie stałej optymalizacji, np. poprzez umieszczanie towarów szybko rotujących jak najbliżej ramp załadowczych. Magazynowe systemy informatyczne obsługują także procesy cross-dockingu. Warto czasami sięgnąć po najnowsze technologie i zastanowić się nad wykorzystaniem Rozszerzonej Rzeczywistości (AR – Augmented Reality). Technologia pozwala nakładać na realną przestrzeń hologramy 3D, a to ułatwia rozplanowanie powierzchni magazynu położenia regałów i towarów.

 

 

Kontrola stanów magazynowych

 

Jest to kluczowa funkcjonalność wszystkich systemów WMS w logistyce. Informacja o stanach magazynowych musi być aktualizowana w czasie rzeczywistym i dostępna w całym łańcuchu dostaw. Niezbędne są także informacje o fizycznym położeniu towarów w magazynie lub wybranych strefach, o blokadach, kwarantannach, o uszkodzeniach lub stratach, ale także o stanach minimalnych i maksymalnych, które pozwalają automatycznie generować zamówienia na kolejne dostawy uzupełniające.

 

 

Kompletacja dostaw

 

W tym obszarze logistyki najczęściej kryje się duży potencjał optymalizacyjny, dlatego bardzo często wdrożenie systemu WMS jest inicjowane koniecznością usprawnienia tego procesu. Oprogramowanie WMS wylicza optymalną ścieżkę kompletacji wszystkich pozycji, co przyśpiesza realizację zamówień i zmniejsza liczbę pomyłek. W efekcie rośnie satysfakcja i lojalność klientów. Systemy magazynowe WMS są przygotowane na obsługę zróżnicowanych metod kompletowania zamówień, od pick by order, przez multi– i zone-picking, aż do kompletacji falowej.

Użytkownicy cenią możliwość współpracy z różnymi urządzeniami peryferyjnymi takimi, jak skanery kodów kreskowych, kodów QR, RFID, układnice, regały karuzelowe, przesuwne, sortownice towarów oraz rozwiązania typu pick to light. W nowoczesnych magazynach spotyka się także Voice Picking, gdzie operator wykonuje polecenia głosowe i sam może głosem sterować niektórymi urządzeniami. Doceni to każdy, komu przyszło pracować np. w mroźni.

Rozszerzona Rzeczywistość AR pomaga pracownikom skrócić dystans do przejścia przy kompletowaniu zamówienia – okulary RealWear pokazują, w którym kierunku należy się udać, aby bezbłędnie odnaleźć kolejną lokalizację. Takie przyśpieszenie kompletacji zwiększa efektywność pracownika i całego procesu. Rozwiązania AR są już wykorzystywane np. w firmie kurierskiej DHL[i].

 

 

Wydanie i wysyłka towarów

 

System WMS potrafi grupować zamówienia, kontrolować wydawanie towarów, generować etykiety logistyczne i zarządzać hierarchiczną strukturą opakowań oraz załadunkiem środków transportu. Optymalne rozmieszczenie ładunku jest bardzo cenne, jeśli trzeba systematycznie wyładowywać partie towarów z kolejnych zamówień z długiej naczepy tira u rożnych klientów w różnych lokalizacjach. Z poziomu systemu WMS można zamawiać przesyłki kurierskie, generować dokumenty do systemu sprzedażowego i uzupełniać informacje niezbędne w systemach ERP, a także zarządzać opakowaniami zwrotnymi i zamiennikami.

 

 

Inwentaryzacja

 

WMS pomaga w procesie inwentaryzacji – dzięki aktualizacji kartotek w czasie rzeczywistym i skanerom można przeprowadzać nie tylko pełną inwentaryzację, ale również wyrywkową dla danej grupy towarowej lub określonej lokalizacji magazynowej. Oszczędność czasu i energii jest oczywista.

 

 

System WMS – zalety i wady

 

Wady systemów WMS są raczej związane z trudnością wdrożenia, kosztami i czasochłonnym dostosowywaniem do bieżących potrzeb firmy. Za to korzyści za ich działania są imponujące. Dzięki szczegółowym analizom czasu i liczby realizowanych operacji optymalizowany jest czas pracy magazynierów. W magazynie poprawia się zarządzanie i utrzymywany jest porządek w obiegu dokumentów. Znacząco rośnie poziom wykorzystania dostępnej przestrzeni, maleje liczba składanych reklamacji spowodowanych błędami na etapie przyjęcia, kompletowania lub wydawania towarów. Spadają koszty i czas niezbędny na przeprowadzanie inwentaryzacji, ogranicza się liczba papierowych dokumentów, a w zamian rośnie wiedza na temat wszystkich procesów, w tym wydajności pracowników, liczby popełnianych przez nich błędów, przyczyn reklamacji itd.

Z punktu widzenia firmy odczuwalna jest redukcja kosztów pracowniczych – ta sama praca, dzięki robotyzacji i automatyzacji może zostać wykonana w krótszym czasie, rośnie wydajność i efektywność pracy magazynu, poprawia się jakość obsługi klientów, spadają koszty obsługi reklamacji, zmniejszają się straty spowodowane choćby przekroczeniem terminów ważności produktów. Cenne są także malejące koszty szkolenia nowych pracowników. Moduły analityczne magazynowych systemów informatycznych dostarczają pełnej informacji do systemów zarządczych, controllingowych i Business Intelligence, co pozwala na prowadzenie stałych działań optymalizujących działanie firmy.

 

 

Dlaczego w Twoim magazynie potrzebny jest system WMS?

 

Odpowiedź jest w zasadzie oczywista – bez nowoczesnych narzędzi klasy WMS nie ma co marzyć o efektywnym zarządzaniu nawet niewielkim magazynem. Chcąc redukować koszty działania firmy nie warto tracić czasu na poszukiwanie towarów na półkach, tworzenie papierowych dokumentów, czy narażać się na błędy przy kompletacji zamówień. Szczególnie w branży e-commerce zdarzają się sezonowe spiętrzenia liczby zamówień, a to wiąże się z koniecznością zatrudniania pracowników sezonowych. Bez dobrego oprogramowania WMS nie da się szybko i tanio przyuczyć ich do wykonywania pracy związanej chociażby z identyfikacją towarów i sprawnym przygotowywaniem przesyłek do wysyłki. W magazynach towarów o dużej rotacji, z krótkimi terminami przydatności i numerami partii, np. w branży farmaceutycznej liczba danych jest tak duża, że nie da się nic zrobić bez systemu WMS.

 

 

Czym kierować się przy wyborze systemu WMS?

 

Kryteria wyboru systemu magazynowego WMS układają się w trzy kategorie. Pierwsza obejmuje czynniki pozwalające ocenić stopień dopasowania funkcjonalności rozwiązania do bieżących potrzeb firmy, w tym możliwość integracji z posiadanym systemem ERP i wymiany danych z systemami dostawców i klientów. W drugiej grupie są takie, które oceniają potencjał systemu na przyszłość – liczy się elastyczność i możliwość samodzielnego dostosowywania do płynnie zmieniających się wymagań związanych z obsługą klientów, efektywnością i zmiennością procesów logistycznych. Trzecia grupa obejmuje ocenę dostawcy – doświadczenie konsultantów, referencje, posiadane certyfikaty itp.

 

 

Ile kosztuje wdrożenie i utrzymanie magazynowego systemu informatycznego?

 

Odpowiedź na tak postawione pytanie jest równie prosta, jak odpowiedź na pytanie ile kosztuje samochód? Na cenę wpływ ma chociażby liczba magazynów, kartotek, użytkowników, urządzeń peryferyjnych, a nawet branża. Liczy się skala integracji z innymi systemami, czas niezbędny na migrację danych z dotychczasowych systemów lub nośników danych etc. Słowem – cena to kwestia bardzo, bardzo indywidualna. Ciekawsze jest to, że licencję na system WMS można kupić tradycyjnie na własność, ale można także wnosić opłaty abonamentowe za czas używania systemu WMS w modelu Software as a Service (SaaS). Ułatwia to zarządzanie kosztami IT w całej firmie.

Podsumowując, bez względu na konieczność poniesienia nakładów finansowych na system magazynowy klasy WMS, z reguły zwrot z takiej inwestycji następuje bardzo szybko, o ile oczywiście nie zostały popełnione błędy na etapie planowania wdrożenia.

[i] https://www.dhl.com/global-en/home/insights-and-innovation/thought-leadership/trend-reports/augmented-reality.html