/ We know how

Jak zminimalizować koszty wdrożenia ERP? – najlepsze rady

Wdrożenie systemu ERP, jak większość przedsięwzięć biznesowych, rozgrywa się na płaszczyźnie wyznaczonej przez trzy punkty: budżet, czas i jakość. Ich jednoczesna optymalizacja jest bardzo trudna, ale nie jest niemożliwa. Z punktu widzenia organizacji jako całości, najważniejsze okazują się jednak kwestie finansowe. To one determinują wielkość i funkcjonalność przyszłego systemu ERP oraz czas, jaki można poświęcić na cyzelowanie wdrożenia.

 

 

Czy da się zminimalizować koszty wdrożenia ERP?

 

Lwia cześć budżetu wdrożenia ERP to cena samego systemu uzależniona od wybranych modułów i funkcjonalności, licencje stanowiskowe oraz wynagrodzenie zespołów wdrożeniowych zarówno po stronie klienta, jak i dostawcy. Na całkowity budżet wdrożenia systemu ERP składają się także koszty zakupu niezbędnej infrastruktury IT w postaci serwerów, pamięci masowych, urządzeń sieciowych oraz licencje na bazy danych i niezbędne narzędzia programistyczne. Do tego dochodzą okresowe opłaty za serwis i utrzymanie systemu. Oczywiście końcowy koszt zależy od talentów negocjacyjnych osób odpowiedzialnych za zakupy, ale trzeba pamiętać, że składniki takiego budżetu mają różną elastyczność cenową i nie wszystkie wydatki da się z góry zaplanować. Można zatem zminimalizować koszty wdrożenia dobrym planowaniem i unikaniem zbędnego ryzyka. Zresztą, duży budżet wcale nie daje żadnych gwarancji – 75% wdrożeń kończy się mniejszym lub większym niepowodzeniem, a 54% projektów przekracza swoje pierwotne ramy finansowe[i] . Tym bardziej warto redukować koszty tam, gdzie się da i wszystko planować z odpowiednim wyprzedzeniem, nie tylko pod aktualne, ale i przyszłe potrzeby biznesowe. Trzeba też zdawać sobie sprawę, że rzetelne wdrożenie ERP realnie zajmuje ok. 15 miesięcy.

 

 

W jaki sposób najlepiej minimalizować koszty wdrożenia systemu ERP?

 

Najbardziej oczywisty i prosty sposób na redukcję kosztów wdrożenia systemu ERP to wybór rozwiązania odpowiedniego do skali działania, branży i planów biznesowych firmy. Wbrew pozorom to zadanie trudne i czasochłonne, bo zajmujące od 4 do 6 miesięcy. Już na etapie wstępnej selekcji trzeba dokonywać prawidłowych wyborów – jeśli firma chce w kilku najbliższych latach prowadzić np. ekspansję w Europie, otwierać nowe oddziały produkcyjne albo prowadzić intensywną sprzedaż w kanale e-commerce to nie warto poświęcać czasu na analizowanie systemów bez obsługi wielu walut, języków i możliwości dopasowania do zróżnicowanych systemów podatkowych w przyszłych krajach działania. Na tym etapie pomocne mogą się okazać zestawienia i opisy dostępnych na rynku systemów ERP[ii]. W trakcie procedury wyboru warto zdefiniować kluczowe procesy, na których firmie najbardziej zależy i poprosić o zaprezentowanie sposobu ich realizacji w analizowanym systemie. Pozwoli to na zawężenie pola poszukiwań do maksymalnie pięciu dostawców i zaoszczędzi mnóstwo cennego czasu.

 

Przy bardzo zbliżonej funkcjonalności wielu systemów ERP, często decydujące znacznie mają referencje, szczególnie te branżowe. Mało kto jednak sprawdza, czy członkowie zespołu z takiego referencyjnego wdrożenia nadal pracują u dostawcy systemu. Brak takich kluczowych pracowników może słono kosztować – przeciętny system wdrożony przez doświadczony i sprawny zespół przyniesie więcej korzyści niż nawet najlepsze rozwiązanie wdrażane długo i namiętnie przez żółtodziobów. W wiedzy, a przede wszystkim w doświadczeniu konsultantów leżą olbrzymie pokłady oszczędności czasu i pieniędzy.

 

Końcowe etapy procedury wyboru na długo będą rzucać swój cień na możliwości optymalizacji kosztów wdrożenia systemu ERP. Warto zatem zarezerwować odpowiednio dużo czasu na analizę i porównanie opłat, negocjacje treści umów i zakresu serwisu powdrożeniowego. Wiedza kosztuje. Jeśli kompetencje konsultantów dostawcy są naprawdę wysokie, nie warto w negocjacjach zbyt sztywno się trzymać poziomu cen konkurencji. Wyższe stawki godzinowe na pewno zostaną zrekompensowane mniejszą liczbą niezbędnych godzin pracy.

 

Koszty wdrożenia systemu informatycznego ERP da się skuteczne i znacząco minimalizować pod warunkiem pamiętania także o wcale nieoczywistych, ale znaczących czynnikach kosztotwórczych: jakości danych historycznych, modelowaniu procesów biznesowych oraz komunikacji pomiędzy zespołami wdrożeniowymi. Tu otwiera się olbrzymie pole do popisu dla własnych pracowników. Prawidłowo przygotowana konwersja danych to jeden z kluczowych czynników powodzenia wdrożenia. Liczba godzin poświęcanych na czyszczenie danych historycznych, uzupełnianie braków, mapowanie do baz danych może zużyć znaczny procent budżetu.

 

Podobnie rzecz ma się z modelowaniem procesów – dobre przygotowanie zmniejsza czasochłonność wdrożenia i podnosi ogólną jakość realizacji projektu. W tym miejscu warto pamiętać, że elastyczność i zdolność do modyfikowania własnych działań operacyjnych bardzo często przynosi wymierne korzyści – funkcjonalność systemów ERP to efekt wieloletniej pracy i doświadczeń z setek wdrożeń. Może nieco inny przebieg niektórych procesów wyjdzie firmie na zdrowie? Jeśli nie – to koszty prac deweloperskich z pewnością znów powiększą budżet wdrożenia. W każdym razie, w zespole wdrożeniowym musi się znaleźć osoba, która będzie miała kompetencje do decydowania o zmianach w wewnętrznych procesach firmy.

 

Na zmniejszenie budżetu wpływa także sprawna komunikacja, stała i płynna wymiana informacji i wzajemne zaufanie pomiędzy zespołami dostawcy i klienta. Regularne spotkania, gdzie omawia się postęp prac, stawia zadania na kolejny okres oraz analizuje potencjalne zagrożenia, a także ogólny stan projektu to podstawa do optymalizacji kosztów wdrożenia ERP. Notatki z takich spotkań są cennym źródłem wiedzy dla wszystkich zaangażowanych w realizację projektu – od kluczowych użytkowników po osoby zarządzające. Umiejętność komunikowania celów wdrożenia i niezbędnych zmian przekłada się na zaangażowanie i jakość pracy wszystkich pracowników – od ich motywacji zależy tempo uczenia się nowego systemu oraz jakość testów prototypu systemu i testów końcowych.

 

Warto także pamiętać, że na minimalizację kosztów wdrożenia ERP ma wpływ prosta zasada, aby w jego trakcie poruszać się w zamkniętym katalogu wymagań. Niestosowanie się to tej reguły jest prostą drogą do przekroczenia budżetu i radykalnego zwiększenia prawdopodobieństwa porażki całego przedsięwzięcia. Nic tak nie powiększa kosztów, jak konieczność wykonania powtórnej analizy procesów, czy znaczącego modyfikowania wykonanej już pracy.

 

 

Z czego można zrezygnować przy wdrażaniu ERP?

 

Współczesne systemy ERP mają bardzo bogatą funkcjonalność, wiele modułów dziedzinowych i podsystemów. Nie oznacza to jednak, że decydując się na konkretne rozwiązanie mamy obowiązek wdrażać pełną funkcjonalność – wręcz przeciwnie. W wielu obszarach lepiej się sprawdzą systemy firm trzecich, np. kadrowo-płacowe, które z definicji są lepiej dostosowane do aktualnych przepisów i zwyczajów. Jeśli w firmie kluczowa jest działalność produkcyjna i funkcjonalność modułu do planowana i harmonogramowania produkcji w wybranym systemie stoi na najwyższym poziomie, to może warto zrezygnować z przeciętnego modułu do obsługi transportu i zastąpić go specjalizowanym rozwiązaniem firmy trzeciej? Być może obce systemy rejestracji czasu pracy okażą się lepiej dopasowane do bieżących i przyszłych potrzeb, a jednocześnie będą tańsze? Nie warto być niewolnikiem jednego dostawcy.

 

Dzięki rozbudowanym możliwościom integracji i licznym interfejsom API, systemy ERP dają możliwość znacznej optymalizacji kosztów zakupu kompletnego rozwiązania. Nie warto płacić za funkcjonalność, która nie będzie wykorzystywana lub będzie wykorzystywana bardzo sporadycznie. Tu także obowiązuje zasada Pareto – 20% pozornie niezbędnych modyfikacji programistycznych może skonsumować 80% budżetu na wdrożenie. Często praktyka pokazuje, że wydawałoby się konieczne procesy można obsłużyć nieco inaczej, a po niespecjalnie długim czasie jakoś znika presja na zmiany w systemie. Cóż – przyzwyczajenie to druga natura człowieka.

 

 

Jak wycenić wdrożenie systemu ERP?

 

To, czy coś jest tanie, czy drogie jest rzeczą bardzo względną. Najprościej byłoby wynegocjować koszty wdrożenia systemu ERP jako procent od dodatkowych korzyści finansowych, ale tak uproszczone i jednowymiarowe podejście w praktyce się nie sprawdza. Trudno wyliczyć korelację pomiędzy rosnącymi wpływami a konkretnym systemem ERP – zbyt wiele czynników wpływa na końcowy sukces finansowy. W firmach produkcyjnych po uruchomieniu oprogramowania ERP rośnie efektywności produkcji, skraca się czas przestoju maszyn, a nowe produkty są dużo szybciej wprowadzane na rynek[iii], ale czy to wyłącznie zasługa systemu ERP to nie do końca wiadomo. Ogólnie, co do zasady przyjmuje się, że wdrożenie ERP kosztuje mniej więcej 2% rocznych przychodów firmy[iv].

 

Na koszty wdrożenia wpływa także stan własnej infrastruktury IT, bo dostawcy różnicują swoje ceny w zależności od modelu, w którym udostępniana jest funkcjonalność ERP – lokalnie, w centrum przetwarzania danych klienta, czy może w chmurze w formie usługi SaaS (Software as a Service). W tym pierwszym przypadku znaczne inwestycje finansowe rozkładają się najczęściej na wiele projektów i systemów biznesowych, sam system ERP niekoniecznie jest największą pozycją w budżecie działu IT. Drugi model pozwala płacić wyłącznie za wykorzystanie zasobów i samego systemu, ale bez szczegółowych analiz trudno podjąć odpowiednią decyzję. Istotna kosztowo jest także początkowa decyzja, czy firma wybiera system typu Open Source, czy decyduje się związać z jednym konkretnym producentem oprogramowania.

 

Często pojawiają się także koszty ukryte, które potrafią znacząco wpłynąć na końcowe podsumowanie kosztów – mowa tu o nadgodzinach pracowników, liczbie niezbędnych godzin na szkolenia, czy czasowym zmniejszeniu produktywności w momencie uruchomienia nowego systemu ERP. Realistyczne planowanie i założenie odpowiedniego marginesu błędu oszczędzi wielu rozczarowań i kłopotów z przekroczonym budżetem.

 

 

Kiedy nie warto minimalizować kosztów wdrożenia ERP?

 

Chyba nie ma takiej sytuacji, w której nie warto minimalizować kosztów wdrożenia ERP, ale są za to obszary, na których nie można oszczędzać. Należy do nich przede wszystkim wynagrodzenie specjalistów i konsultantów – wymierna wartość ich pracy wielokrotnie przewyższa otrzymane przez nich wynagrodzenie – inwestowanie w ludzi zawsze się opłaci. Nie wolno skąpić na bezpieczeństwie danych – to w ostateczności utrzymanie stałego i niezakłóconego dostępu do danych decyduje o ciągłości biznesu. Także testowanie systemu i ciągłe szkolenia użytkowników nie powinny być miejscem na szukanie radykalnych oszczędności – w przeciwnym wypadku przyjdzie zapłacić wiele więcej niż za czas poświęcony na wielokrotne sprawdzanie działania ERP, czy doskonalenie umiejętności posługiwania się poszczególnymi funkcjami.

[i] https://www.billtrust.com/resources/blog/5-famous-erp-myths-shattered/

[ii] https://www.raport-erp.pl/

[iii] https://profitfromerp.com/

[iv] https://www.erp-view.pl/rynek-it/29678-jak-wycenic-system-erp-i-przygotowac-sie-do-wdrozenia.html