/ We know how

Jak się zmieniły wymagania stawiane systemom ERP po doświadczeniu pandemii?

Produkcja przemysłowa w Polsce w kwietniu 2021 wzrosła o 44,5% rok do roku[i]. Oczywiście jest to efekt niskiej bazy, ale trzeba pamiętać, że bez silnego trendu takie tempo wzrostu nie byłoby możliwe. Oznacza to, że to przemysł będzie motorem napędowym całej gospodarki. Już teraz widać, że wiele się zmieniło w funkcjonowaniu przede wszystkim dużych firm, bo to one odpowiadają za tak znaczący przyrost produkcji. Jest to sygnał, że nie tylko świetnie sobie poradziły w tym trudnym czasie, ale także rozwinęły zdolności produkcyjne i potencjał do konkurowania na rynkach globalnych. Nie byłoby to możliwe bez zaawansowanych informatycznych narzędzi do zarządzania zasobami firmy w postaci systemów ERP (Enterprise Resource Planning) – systemu nerwowego każdej większej organizacji.

Zatem „Rien ne va plus” – koniec zgadywania. Przyjrzyjmy się temu, co się zmieniło w ostatnich dwóch latach w systemach ERP.

 

 

Czy pandemia ma wpływ na zmianę funkcjonalności systemów ERP?

 

Wybuch pandemii na początku 2020 roku był bardzo silnym bodźcem do szybkiego wprowadzania nowych funkcjonalności i rozwiązań technologicznych w systemach klasy ERP. Potrzeby rynku, zmiany w otoczeniu prawnym oraz konieczność utrzymania ciągłości działania biznesu wyznaczyły nowe kierunki działań dla producentów oprogramowania – najbardziej pożądane okazały się narzędzia do automatyzacji procesów oraz pracy zdalnej. Jednocześnie było widać jak na dłoni, że dla wielu firm będzie to okazja to wypracowania przewagi konkurencyjnej dzięki zwiększeniu efektywności działania i zarządzania, wypracowaniu bardziej elastycznych łańcuchów dostaw i ograniczeniu kosztów. Do gry weszło lepsze i sprawniejsze zarządzanie marżami, rabatami, przepływami finansowymi, poprawiając w efekcie wyniki finansowe. Dla innych przedsięwzięć, pandemia okazała się czynnikiem katalizującym podejmowanie decyzji o wdrażaniu nowej generacji systemów ERP lub znaczącej modernizacji istniejących już aplikacji. To, co do tej pory wystarczało, działało, a „jak działa – to nie zmieniać”, okazało się niewystarczające w obliczu nowych wyzwań biznesowych. Transformacja cyfrowa, przenoszenie usług i systemów do chmur oraz konieczność integracji rozwiązań ERP z licznymi systemami wspomagającymi także odcisnęły swoje piętno na działaniu firm w pandemii. Uprawnione zatem wydaje się być twierdzenie, że pandemia uwypukliła liczne krytyczne wyzwania biznesowe i wymusiła istotne zmiany w najpopularniejszych systemach klasy ERP.

 

 

Ewolucja systemów ERP w czasie pandemii

 

Zmiany funkcjonalne w ERP są efektem sprzężenia zwrotnego pomiędzy najnowszymi trendami w rozwoju infrastruktury IT, a wyzwaniami biznesowymi wygenerowanymi przez pandemię. Z jednej strony mamy rozwiązania chmurowe o wysokiej dostępności, bardzo wydajne usługi i aplikacje bazodanowe, konteneryzację oraz wzrost pojemności i niezawodności pamięci masowych typu flash. Z drugiej strony firmy potrzebują w czasie rzeczywistym informacji niezbędnych do trafnego i szybkiego podejmowania decyzji biznesowych. Zadaniem systemów ERP jest efektywne pogodzenie oczekiwań biznesu i możliwości technologicznych. W największych systemach tej klasy coraz częściej pojawiają się moduły uczenia maszynowego – ML, sztucznej inteligencji – AI, technologii blockchain oraz szeroko pojętej robotyzacji i automatyzacji procesów biznesowych[ii].

Znaczenie nowych funkcjonalności uwydatnia się szczególnie w rzadko spotykanych sytuacjach, jak brak kontenerów do transportu morskiego, czy zablokowanie Kanału Sueskiego, które wpływają na globalne łańcuchy dostaw. Moduły SCM (Supply Chain Management) w systemach ERP potrafią w czasie rzeczywistym uwzględniać np. opóźnienia w portach, przekroczenia terminów przez dostawców i na bieżąco korygować działanie obszaru logistyki i magazynowania w firmach.

Pandemia wywołała także wzrost zainteresowania robotyzacją procesów w obszarach HR oraz finansów i controllingu. Programy ERP odpowiadają za monitorowanie przychodów i zarządzanie marżą, umożliwiając konkurowanie na coraz trudniejszym globalnym rynku. Automaty biorą na siebie wiele zadań związanych z rekrutacją, on-boardingiem i out-boardingiem pracowników, wyręczając w tych powtarzalnych zadaniach pracowników działów kadr.

Wiele firm musiało sobie poradzić z gwałtownym wzrostem obrotów w kanałach sprzedaży internetowej. Bez nowoczesnego systemu ERP z elementami AI oraz uczenia maszynowego trudno byłoby zapanować nad powodzią danych od konsumentów i o konsumentach, wykryciem w nich pojawiających się nowych trendów i wzorców zachowań. Krytyczna stała się efektywność pracy działów magazynowych – widać było, że nawet relatywnie prosta optymalizacja położenia towarów na półkach i regałach potrafiła dać bardzo duże oszczędności czasu i nakładów finansowych. Doceniono także automatyzację przetwarzania i rozliczania zamówień, tworzenia analiz i zestawień sprzedażowych, czyli czynności, które wcześniej były żmudne i czasochłonne.

System klasy ERP to informacyjny rdzeń firmy, w którym integrowane są wszystkie napływające dane, gdzie przetwarza się je na wskaźniki pomocne w procesach decyzyjnych. Moduły Business Intelligence i funkcje controlingowe tworzą doskonałą bazę do optymalizacji wszystkich procesów w firmie. Trzeba jednak zdawać sobie sprawę, że system ERP nie jest rozwiązaniem, które decyduje o wszystkim i za wszystko odpowiada. Pandemia pokazała, jak ważna jest zdolność do szybkiej integracji programu ERP z innymi aplikacjami dziedzinowymi i narzędziami do pracy zdalnej.

 

 

Praca zdalna a systemy ERP

 

Narzędzia do pracy zdalnej na trwałe weszły w skład systemów klasy ERP. Każdy pracownik, którego fizyczna obecność nie jest niezbędna dla utrzymania ciągłości funkcjonowania firmy, musiał się liczyć z koniecznością dłuższej lub krótszej pracy zdalnej. To wymagało zapewnienia dostępu do danych, raportów i zestawień, ale także możliwości swobodnej pracy zdalnej w systemie ERP. Najmniej problemów mieli ci, którzy zainwestowali w rozwiązania chmurowe. Odchudzony rdzeń ERP działający lokalnie oraz liczne usługi dostępne zdalnie przez przeglądarki okazały się rozwiązaniem na tyle efektywnym, że pandemia nie wpłynęła znacząco na działanie tych firm.

Praca zdalna pokazała także znaczenie cyberbezpieczeństwa. Najpopularniejsze systemy ERP nie zdobyłyby serc swoich użytkowników bez gwarancji poufności, bezpieczeństwa i rozbudowanego systemu kontroli dostępu do danych.

 

 

W jakich przedsiębiorstwach systemy ERP w czasie pandemii mają największe znaczenie?

 

Pandemia w różnym stopniu dotknęła praktycznie każdą branżę. Najbardziej ucierpiały te, których model biznesowy jest oparty na bezpośrednim kontakcie z nabywcą lub konsumentem. Oznacza to, że zaburzenia były odczuwalne w praktycznie każdym ogniwie łańcucha dostaw poprzedzającym końcową sprzedaż. I tu jest chyba clou całego problemu – czy system ERP potrafi adekwatnie reagować na nieoczekiwane zachowanie otoczenia biznesowego? Im gęstsza sieć powiązań z dostawcami, w tym relacji globalnych, im bardziej rozbudowany kanał sprzedaży internetowej, im większa rola planowania logistyki i magazynowania w działaniu biznesu, tym większe znaczenie systemów ERP.

W czasie pandemii niektóre firmy migrowały swoje rozwiązania ERP do nowszych, bardziej zaawansowanych wersji. Pozwoliło to na wykorzystanie chwilowej słabości konkurencji i ucieczkę do przodu. Bardzo dobrym przykładem ilustrującym ten trend jest wdrożenie systemu Epicor w firmie Tru-Flex.

Rozwiązania klasy ERP zapewniają na tyle wysoką elastyczność planowania i zarządzania firmą, że przestawienie organizacji w tryb pandemiczny odbyło się szybko i relatywnie bezproblemowo. Jeśli wcześniej były już wdrożone usługi w chmurze, tym łatwiej się było dostosować do nowych realiów. W przedsiębiorstwach wielooddziałowych o rozproszonej strukturze terytorialnej funkcjonowały w obrębie systemów ERP narzędzia do pracy zdalnej, mechanizmy raportowania i zdalnego dostępu do baz danych. Tam pandemiczne zmiany także nie były aż zbyt radykalne.

Podsumowując, pandemia była tylko wyzwalaczem do działań, które i tak wcześniej były planowane i rozważane. Tak działo się w firmach upatrujących w technologii IT nowych bodźców napędzających biznes. Wszędzie tam, gdzie strategie biznesowe były bardziej konserwatywne, wdrożenia nowych rozwiązań ERP zostały zahamowane „na lepszy czas”.

 

 

Czy wdrażanie lub zmiana systemu ERP w czasie pandemii ma sens?

 

Globalnie rynek systemów ERP w 2021 roku wzrośnie o 2% w stosunku do roku poprzedniego. Będą zatem nowe wdrożenia i nic nie wskazuje na stagnację, rynek się rozwija, a to dobry znak. Na pewno pandemia utrudniła bezpośrednie kontakty zespołów wdrożeniowych, ale nie była to krytyczna przeszkoda. Techniczne możliwości zdalnego prowadzenia migracji danych, konfigurowania systemów, rozwijania własnych funkcjonalności są na tyle duże, że nie są żadnym ograniczeniem. Zatem sensowność wdrażania lub modernizowania systemów ERP w czasie pandemii nie może zostać podana w wątpliwość.

Wdrożenie systemu ERP w czasie pandemii nabiera większego sensu, jeśli w firmie widać objawy niewydolności dotychczasowych rozwiązań. Brak elastyczności ograniczający pole manewru w modelowaniu procesów biznesowych i spadek efektywności zarządzania w nietypowej sytuacji to główne sygnały ponaglające do wymiany oprogramowania. Dodatkowo może się okazać, że ze względu na wiek posiadanego systemu, na rynku brak już odpowiednio wykwalifikowanych i doświadczonych specjalistów, którzy mogliby na bieżąco modyfikować oprogramowanie, zgodnie ze zmieniającymi się potrzebami biznesowymi.

W szerszej perspektywie widać, że pandemia nie jest przeszkodą, częściej jedynie usprawiedliwieniem bierności i braku zdecydowania we wdrażaniu nowoczesnych i perspektywicznych systemów klasy ERP.

[i] https://businessinsider.com.pl/finanse/makroekonomia/produkcja-przemyslowa-w-kwietniu-2021-r-dane-gus/swtf4ys

[ii] https://www.globenewswire.com/news-release/2021/05/06/2224244/0/en/ERP-Software-Global-Market-Report-2021-COVID-19-Impact-and-Recovery-to-2030.html