/ We know how

Jak przejść od prostej robotyzacji do inteligentnej automatyzacji procesów?

Szeroko pojęta automatyzacja procesów to zjawisko, które funkcjonuje od wielu lat. Rozwój technologii sprawił jednak, że można pójść o krok dalej i zastąpić zwykłą integrację systemów, czy prostą robotyzację wdrożeniem inteligentnej automatyzacji procesów. Jak wygląda ta droga?

 

 

Robotyzacja to dopiero początek

 

Podstawowe sposoby automatyzacji procesów, które znane są od lat okazują się dziś niewystarczające. W związku z tym wzrasta rola robotów, które są w stanie automatyzować procesy w dużo szerszym zakresie. Robotyzacja procesów przynosi większe korzyści dla organizacji, ale jest tak naprawdę dopiero początkiem na drodze do inteligentnej automatyzacji. Istotnym elementem automatyzacji jest także usunięcie papierowych elementów procesów, w czym mogą pomóc inteligentne systemy OCR. Odpowiadają one za digitalizację i strukturyzację danych wykorzystywanych w konkretnym procesie. Jest to element stwarzający wiele możliwości do automatyzacji kolejnych aspektów działalności firmy. Wdrożenie robotów i systemów OCR może okazać się jednak niewystarczające, ponieważ nie zawsze istnieje możliwość zautomatyzowania procesów przy wykorzystaniu interfejsu użytkownika. W tym miejscu warto rozważyć przeprowadzenie integracji systemowych, które pozwolą zautomatyzować procesy.

Pozbycie się dokumentacji papierowej z istniejących procesów może nie wystarczyć, ponieważ często okazuje się, że wpływające do systemu dane elektroniczne są nieuporządkowane. Do ich ustrukturyzowania można wykorzystać aplikacje biznesowe, które również automatyzują procesy w firmie. Na tym poziomie automatyzacji procesów biznesowych należy już odpowiednio zarządzać pracą robotów, co pozwala również zauważyć korzyści płynące z ich funkcjonowania. Na tym etapie warto również skorzystać z narzędzi do orchestracji procesów zrobotyzowanych.

 

 

Sztuczna inteligencja

 

Opisana w poprzednim akapicie automatyzacja przewidywalnych procesów, które są oparte o konkretne schematy postępowania przynosi wymierne korzyści. Usprawnienia nadal wymagają jednak procesy niestandardowe i nieprzewidywalne. W tym miejscu pojawiają się zagadnienia związane z AI, czyli sztuczną inteligencją. Jednym z często wykorzystywanych elementów przy robotyzacji procesów jest przetwarzanie języka naturalnego, np. analiza maili i podejmowanie działań na ich podstawie. Innym, popularnym elementem z zakresu sztucznej inteligencji jest klasyfikacja w uczeniu maszynowym, np. proponowanie dekretów księgowych przy księgowaniu dokumentów.

Narzędzie wykorzystywane w automatyzacji procesów, które również zostało oparte na AI to czatboty. Mogą być one wykorzystywane np. do odpowiadania na pytania, które najczęściej wpływają do firmy. W praktyce okazuje się, że nawet 90% takich pytań może obsłużyć czatbot, co przyspiesza proces i uwalania czas pracowników.

 

 

Szersze spojrzenie na automatyzację procesów

 

Na automatyzację procesów warto spojrzeć w szerszym zakresie. Pozwala na to wdrożenie automatyki biznesowej, która pomaga w analizowaniu całości programu automatyzacji oraz analizowaniu każdego procesu z osobna. Analizy te dostarczają informacje, czy dana automatyzacja przynosi zamierzone efekty. W tym celu można wykorzystać również process mining, który pozwala zgłębić informacje o danym procesie z poziomu logów. Narzędzia te pozwalają na bardzo dokładną analizę procesu oraz rozpisanie konkretnych ścieżek decyzyjnych i wyeliminowanie wąskich gardeł.

Tak wygląda droga, którą firma może przebyć od prostej robotyzacji do inteligentnej automatyzacji. Automatyzacja procesów nie powinna się jednak ograniczać do wdrożenia odpowiednich robotów, ale warto na nią spojrzeć dużo szerzej.

 

 

Wdrożenie inteligentnej automatyzacji

 

Świadome podejście do inteligentnej automatyzacji wymaga nie tylko budowy i utrzymania kolejnych robotów, ale również kompleksowego wdrożenia całego programu. Bardzo ważnym elementem jest budowanie kompetencji i wiedzy. Chodzi nie tylko o znajomość aspektów technologicznych wśród załogi, ale przede wszystkim przekonanie pracowników do słuszności podjętych działań. Należy zadbać o ich komfort, tak aby nikt nie miał obaw, że automatyzacja jest zagrożeniem dla jego stanowiska pracy.

Ważnym elementem wdrażania programu inteligentnej automatyzacji jest również możliwość jego skalowania. Nowa technologia powinna umożliwić skalowanie, które będzie wynikało z rozwoju firmy. Ważny jest jednak również fakt, by sama firma była gotowa do wdrażania kolejnych robotów umożliwiających skalowanie.

Trzecim istotnym elementem świadomego podejścia do wdrożenia inteligentnej automatyzacji jest umiejętność mierzenia uzyskanych efektów. Odpowiednie pomiary oraz wyciągnięte z nich wnioski pozwalają zaobserwować w jaki sposób automatyzacja przełożyła się na rozwój biznesu.

 

 

Proces wdrożenia inteligentnej automatyzacji na przykładzie firmy Danone

 

 

Jednym z klientów, u którego wdrażaliśmy inteligentną automatyzację jest firma Danone. Posłuży nam ona za przykład jak takie wdrożenie wygląda w praktyce. Współpraca z firmą Danone rozpoczęła się w październiku 2019 roku, kiedy to odbyły się pierwsze rozmowy dotyczące tego, czym  tak naprawdę jest robotyzacja. Z biegiem czasu wchodziliśmy głębiej w ten temat, pokazując od środka możliwości konkretnych robotów. W kolejnym kroku został zbudowany lejek procesów do automatyzacji, co umożliwiło zbadanie potencjału automatyzacji w firmie Danone. Klient podszedł do tematu w odpowiedni sposób, skupiając się na szerokim spojrzeniu na automatyzację. Kolejnym krokiem były pierwsze proste wdrożenia, które połączono z dalszym budowaniem kompetencji wśród załogi. Następnie odbyły się bardziej złożone wdrożenia, które trwają do dzisiaj, ponieważ firma Danone została naszym stałym klientem w wielu krajach. W tym momencie pojawiła się również potrzeba podjęcia działań utrzymujących roboty w ruchu oraz tworzenia strategii dalszego skalowania instalacji. Wszystkie roboty zostały spięte orchestratorem, a także zostało wdrożone narzędzie wspomagające pracowników firmy w zbieraniu pomysłów na dalszą automatyzację. Na koniec odbyły się prace nad wdrożeniem process mainingu, a obecnie pracujemy nad kokpitem menedżera, który pozwoli na bieżąco kontrolować efekty wdrożonej automatyzacji.

 

 

Jakie aspekty wpływają na skalowanie?

 

Co sprawia, że niektórym firmom dobrze udaje się skalować program robotyzacji, a inne mimo potencjału mają z tym problemy? Przede wszystkim ważne jest postrzeganie samej robotyzacji. Prawidłowo powinna być ona traktowana jako program strategiczny, a nie działanie doraźne. Inicjatywa wdrożenia automatyzacji powinna płynąć od zarządu firmy, co sprawia, że dotyczy całej organizacji. Niestety często zdarza się tak, że automatyzacja jest przejawem inicjatywy konkretnego działu, co nie daje dużego efektu, ponieważ zmiany nie przenikają do pozostałych działów. W sytuacji, gdy inicjatywa automatyzacji pojawia się oddolnie (z konkretnego działu) warto zadbać o wsparcie kadry zarządzającej. Dzięki temu cała załoga widzi, że program automatyzacji jest priorytetem w firmie.

Skalowanie wspomaga również dobry lejek procesów do automatyzacji. W sytuacji, gdy robotyzacja jest procesem strategicznym, jego budowa nie powinna być problemem. Warto jednak zadbać o to, by lista procesów, które mają zostać zautomatyzowane była na bieżąco aktualizowana, a w tworzeniu jej uczestniczyła cała firma. W pierwszej kolejności należy automatyzować te procesy z listy, które dają największe korzyści w stosunku do nakładu pracy.

Ważnym elementem wpływającym na jakość skalowania są również wspomniane już wewnętrzne działania promocyjno – edukacyjne wśród pracowników. Obejmują one zarówno wyjaśnienia dotyczące celu wdrażania automatyzacji, jak i praktyczne pokazy dotyczące pracy pierwszych wdrożonych robotów. Dzięki temu pracownik rozumie sens wdrażania automatyzacji oraz widzi jakie korzyści osiąga zarówno firma, jak i on sam. Ważna jest tutaj również dobrze zestawiona infrastruktura firmy, ponieważ pracownicy z reguły negatywnie oceniają program, jeżeli pierwsze wdrożone roboty nie działają tak jak zamierzono. Ważne jest również zadbanie o odpowiednie wsparcie płynące z działu IT oraz zaangażowanie osób z obszarów biznesowych.

Korzystny wpływ na skalowanie automatyzacji ma również wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wdrożenie procesów automatyzacji. Dołączenie do ich zakresu obowiązków tego zadania sprawia, że podchodzą odpowiedzialnie do automatyzacji i wywierają pozytywny wpływ na współpracowników.  Należy również pamiętać, że wdrożony program automatyzacji powinien być również odpowiednio monitorowany i zarządzany. Błędem jest, gdy funkcjonuje w sposób bezwiedny, ponieważ nie wykorzystywane są wszystkie jego możliwości.

Wdrożenie procesu automatyzacji to działania czasochłonne i wymagające zaangażowania całej organizacji. Warto jednak je podjąć, ponieważ ich efekty przechodzą często oczekiwania. Sukces przy wdrożeniu inteligentnej automatyzacji oznacza zazwyczaj zyskanie przewagi konkurencyjnej i wzniesienie biznesu na wyższy poziom.