/ We know how

Jak migrować system ERP do chmury? – czy ma to sens i jakie niesie ze sobą możliwości i niebezpieczeństwa

Enterprise Resource Planning (ERP) to oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem, które usprawnia i automatyzuje procesy, umożliwiając bardziej efektywne, precyzyjne i wydajne działanie. I to nie tylko w największych korporacjach, ale także średnich i mniejszych firmach. ERP zapewnia pełną widoczność podstawowych procesów biznesowych. Właśnie dlatego wszelkie działania dotyczące ERP powinny być dobrze przemyślane, ponieważ konsekwencje błędów mogą być poważne. Tak również powinna być traktowana potencjalna migracja systemu ERP do chmury. Jest to trudne zadanie, obarczone pewnymi zagrożeniami, ale jednocześnie pozwalające osiągnąć znaczne korzyści. Przeczytajcie jakie są szanse i niebezpieczeństwa migrowania ERP do chmury, a także jak zaplanować cały proces, żeby oszczędzić sobie stresu i zapewnić sukces.

Zanim jeszcze będziemy się zastanawiać od czego zacząć trzeba sobie najpierw odpowiedzieć: czy w ogóle warto. Początkiem przygotowania do migracji powinna być więc szczegółowa analiza potencjalnych zysków i ewentualnych strat, z której będzie jednoznacznie wynikać jakie mierzalne, ilościowe i jakościowe korzyści będziemy mogli osiągnąć. Posłużą one do wyznaczenia konkretnych celów dla całego przedsięwzięcia. Na tym etapie dobrze jest także pomyśleć o budżecie, jaki możemy przeznaczyć na ten projekt.

 

 

Migracja systemu ERP do chmury – lista kroków

 

Jeśli analiza wypada pozytywnie a zarazem udało się określić budżet, można przystąpić do wyboru rozwiązania i dostawcy, z którym już później wspólnie zaplanujemy szczegółowo kroki migracji w taki sposób, który będzie w minimalnym stopniu zakłócał normalne funkcjonowanie organizacji.

Sam proces migracji jest stosunkowo prosty. Jeśli migrujemy ze starszej wersji jednego systemu do nowszej, dostawca na pewno zadbał o dostarczenie wszystkich mechanizmów, które pozwolą przenieść szybko i bezpiecznie wszystkie dane. Tak jest np. w przypadku Epicora. Z punktu widzenia klienta to prosty i transparentny dla użytkowników końcowych proces – po prostu pewnego dnia zaczynają korzystać z nowszej wersji.

W przypadku migracji z innego systemu, mówimy o nowym, pełnym wdrożeniu. Niemniej także w tym przypadku dostawcy ERP w chmurze oferują narzędzia, które przyspieszają i ułatwiają projekt.

 

 

Jakie są największe zalety migracji ERP do chmury?

 

Wróćmy zatem do zasadniczego pytania: czy warto? Jakie są największe korzyści płynące z migracji ERP do chmury?

Systemy ERP w chmurze oferują wiele korzyści biznesowych, szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw, ponieważ pozwalają ograniczyć koszty posiadania, umożliwiają łatwe i szybkie rozszerzanie wykorzystywanych funkcjonalności, ułatwiają skalowanie rozwiązania w tempie zgodnym z rozwojem organizacji, zapewniają wyższy poziom bezpieczeństwa oraz ograniczają uzależnienie firmy od IT.

Jedną z największych korzyści będą też upgrade’y dokonywane przez dostawcę. W tradycyjnym modelu firma kupuje oprogramowania, instaluje je i korzysta z niego. Jednak co pewien czas, zwykle co 3-4 lata wykonuje upgrade do nowszej wersji, żeby mieć dostęp do nowych funkcji. Projekt tego typu jest kosztowny. Potrzeba np. środowisk testowych, ale także specjalistów, którzy test przeprowadzą i dokonają upgrade’u wykonanych wcześniej kastomizacji.

W chmurze upgrade’y tego typu najczęściej robione są przez dostawcę regularnie, co kilka miesięcy, bez zakłócania funkcjonowania systemu, a ich koszty wliczone już w miesięczny abonament. W efekcie klient może korzystać szybciej i bez wysiłku z nowych funkcji. W takiej sytuacji praktycznie nie występuje ryzyko powstania długu technologicznego. Tymczasem zdarzają się przypadki, że klienci posiadający lokalne instalacje, korzystają z dziesięcioletniego systemu ERP, ponieważ z braku czasu nie wykonywali upgrade’ów.

 

 

Jakie są największe obawy związane z migracją ERP do chmury?

 

Korzyści są niezaprzeczalne. Niewątpliwie jednak, tak jak nie ma róży bez kolców, tak również chmura niesie ze sobą pewne zagrożenia. Pomimo wysokich kosztów systemów ERP wdrażanych w sposób tradycyjnych, w lokalnym środowisku, wiele firm wzbrania się przed przeniesieniem ERP do chmury.

Najczęściej głównym powodem jest trudny i ryzykowny proces migracji. Niektórzy dodatkowo mówią o tym, że przechowywanie i korzystanie z ważnych danych w chmurze może być potencjalnie niebezpieczne. Należałoby także dodać kwestie niezawodności oraz ograniczone możliwości wprowadzania zmian i integracji z innymi systemami.

Z czasem coraz więcej barier, które jeszcze niedawno mogły zniechęcać do migracji, zaczyna znikać. Przykładowo firmowe środowiska IT i całe ekosystemy technologiczne a z drugiej strony chmury publiczne są coraz lepiej przygotowane do wzajemnej współpracy. Dzięki temu nie trzeba mieć obaw czy usługi uda się zintegrować z zewnętrznymi systemami. Dzisiaj systemy ERP w chmurze doskonale komunikują się z innymi systemami, nawet działającymi lokalnie u klienta.

Zmiany zachodzą także w aspekcie psychologicznym. Klienci coraz mniej obawiają się, że stracą kontrolę nad danymi. Kontrakty z dostawcami chmury zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Co więcej, usługi cloud spełniają także wymogi stawiane przez regulacje prawne np. RODO (GDPR). Praktycznie wszyscy duzi dostawcy chmury mogą zaoferować usługi świadczone z centrów danych zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej.

 

 

Ile kosztuje migracja i utrzymanie ERP w cloudzie?

 

Przyjrzyjmy się zatem kosztom migracji, a przy okazji także utrzymania ERP w chmurze. Koszty migracji do chmury mogą się znacznie różnić w zależności od istniejącej infrastruktury, możliwości integracji aplikacji z chmurą, zakresu, w jakim funkcje są zwirtualizowane, oraz poziomu wsparcia wymaganego w całym procesie migracji. Jeśli obecna infrastruktura jest zgodna z chmurą, jej przeniesienie do chmury będzie stosunkowo proste. I przeciwnie: jeśli mamy do czynienia ze starszą technologią, migracja może być kosztowna. Ostatecznie jednak utrzymanie ERP w chmurze będzie później tańsze. Oczywiście wszystko zależy od podziału obowiązków na linii dostawca – klient.

Najważniejsze, żeby w myśleniu o chmurze, zawsze brać pod uwagę wszystkie koszty. W wielu przypadkach wycena usług cloud budzi u klientów zdziwienie. Dziwią się, że miało być tanio, a jest drogo. Wynika to jednak z faktu, że porównują ją np. wyłącznie z samymi kosztami zakupu oprogramowania i wdrożenia. Kiedy przyjrzymy się wszystkim składowym elementom wyceny, okazuje się, że wcale nie jest drogo. Po pierwsze, klienci rzadko licząc koszty on-premise z usługami cloud biorą pod uwagę koszty zakupu a przede wszystkim utrzymania sprzętu. Wybierając chmurę nie trzeba zatrudniać administratorów, co w dobie szybko rosnących oczekiwań płacowych specjalistów IT, ma coraz większe znaczenie. Mało kto liczy koszty wykonywania backupów, a także prądu – którego koszty zaczynają być w skali roku czy kilku lat trudne do pominięcia. Co więcej, nie bierze się pod uwagę kosztów potencjalnego przestoju. Przywracanie działania po awarii w lokalnym centrum danych wymaga mnóstwo pracy i trwa wiele dni. Jeśli policzymy koszty takiego przestoju, może się okazać, że są one bardzo wysokie. W chmurze uruchomienie nowego serwera odbędzie się błyskawicznie.

 

 

Bezpieczeństwo migracji systemu ERP do chmury

 

W odniesieniu do drugiej kluczowej dla wielu organizacji kwestii – bezpieczeństwa – należy powiedzieć, że chmura sama w sobie nie jest ani bardziej, ani mniej bezpieczna od środowiska lokalnego. Niemniej biorąc pod uwagę możliwości i doświadczenie największych dostawców chmury a także dostawców ERP, którzy oferują swoje systemy w chmurze, trzeba powiedzieć, że praktycznie żadna mała czy średnia organizacja, a nawet większość dużych firm nie jest w stanie zapewnić porównywalnego poziomu bezpieczeństwa. Dla dostawców chmury, bezpieczeństwo to kwestia być albo nie być, dlatego inwestują w ten obszar bardzo duże środki, co przekłada się w większości przypadków na osiągnięcie maksymalnej, przy racjonalnych kosztach ochrony dla systemu i danych klientów.

 

 

Czym kierować się przy wyborze firmy do przeniesienia ERP do chmury?

 

Podsumujmy zatem czym ostatecznie należy kierować się przy podejmowaniu decyzji o migracji ERP do chmury. Przede wszystkim, należy dobrze policzyć wszystkie koszty i przeanalizować korzyści, jakie zapewni migracja oraz wybrać docelowy system ERP w chmurze.

Koniecznie trzeba się również zastanowić nad wyborem doświadczonego partnera, który pomoże przejść przez proces migracji i uruchomienia systemu. Warto wybrać firmę, która sama korzysta z oprogramowania w chmurze, dzięki czemu ma wiedzę i bezpośrednie doświadczenie.

Ogromna większość własnych systemów Mindbox od wielu lat działa w chmurze. Dzięki temu możemy podzielić się jeszcze jedną korzyścią, jaka płynie z chmury. Kiedy 12 marca 2020 r. znaczna część firm w Polsce przeżyła szok w związku z ogłoszeniem lockdownu, my – od strony operacyjnej – nie zauważyliśmy praktycznie żadnego problemu. Nie trzeba było się zastanawiać jak zapewnić funkcjonowanie firmy. Pracownicy wzięli swoje komputery do domu i pracowali normalnie korzystając z systemów działających w chmurze. To pokazuje, że rozwiązania cloud są bardziej odporne na nieprzewidziane wstrząsy takie jak pandemia. Jak widać ERP w chmurze to gwarancja większej ciągłości działania biznesu i o wiele mniejsze ryzyko wystąpienia przestojów.