/ We know how

Holistyczne podejście do automatyzacji, czyli dlaczego spojrzeć na automatyzację całościowo?

Niepewność gospodarcza wywołana pandemią zmusiła organizacje do cięcia kosztów i skupienia się na wydajności operacyjnej. Wraz z tym, jak firmy zaczęły dostosowywać swoje modele biznesowe do nowej rzeczywistości, inwestycje w zaawansowane narzędzia do automatyzacji wzrosły, pomimo tendencji do redukcji innych wydatków.

 

Biznesy, które jako jedne z pierwszych postawiły na robotyzację, teraz skierowały swoją uwagę na rozwiązania związane ze sztuczną inteligencją i uczeniem maszynowym. Okazało się, że pomogły one zmniejszyć liczbę błędów, ludzkich interwencji i opóźnień, poprawiając zarazem wydajność procesów. Choć narzędzia AI i ML pozwoliły firmom osiągnąć równowagę pomiędzy zwinnością a redukcją kosztów, szybko zdały sobie one sprawę, że fragmentaryczne podejście nie zapewni długoterminowej wartości.

 

Wykorzystanie automatyzacji w stosunku do pojedynczych elementów (np. arkusze Excel) czy obszarów (dział HR) jest oczywiście naturalnym pierwszym krokiem prowadzącym do zmniejszenia wydatków operacyjnych i czasu przetwarzania. W dłuższej perspektywie wygrywa jednak podejście holistyczne (stosowane m.in. w inteligentnych systemach ERP), które zdecydowanie zwiększa szanse na uzyskanie oczekiwanego zwrotu z inwestycji.

  

 

Co warto, a nawet trzeba wiedzieć o holizmie w technologii?

 

Holistyczne ujęcie zakłada traktowanie złożonego systemu komputerowego jako całości. W medycynie tego typu podejście oznacza m.in. uwzględnienie wpływu, jaki umysł wywiera na ludzkie ciało. W przypadku technologii, sytuacja przedstawia się analogicznie, tj. fokus skierowany jest na współzależności pomiędzy komponentami systemów.

 

Holistyczne podejście do technologii obejmuje więc:

 

  • myślenie systemowe, które koncentruje się nie tylko na sposobie, w jaki poszczególne części składowe są ze sobą powiązane, ale (jak sama nazwa wskazuje) bada również korelacje i funkcjonalności na poziomie systemowym,
  • BPM skoncentrowany na procesie jako całości, a nie sumie pojedynczych elementów, takich jak dokumenty, przepływy pracy czy zasoby ludzkie,
  • zarządzanie informacjami jako cennymi zasobami biznesowymi poprzez wdrażanie odpowiednich procesów, ról i mierników,
  • zrównoważony pod względem procesów i technologii łańcuch dostaw i perspektywę, która wykracza poza dostawy, zapasy i tradycyjne spojrzenie na koszty,
  • zarządzanie ryzykiem korporacyjnym (planowanie i kontrolowanie wszystkich działalności organizacji pod kątem ochrony kapitału i zysków).

 

 

Na czym polega holistyczne podejście do automatyzacji i jakie są jego zalety?

 

Holistyczna automatyzacja łączy zatem dostępne technologie, oferując kompleksowe podejście. Gdy RPA, sztuczna inteligencja, Process Mining, BPM i inne narzędzia używane są równolegle, ich zakres i możliwości rosną. W rezultacie procesy biznesowe stają się bardziej wydajne, niezawodne, skalowalne i łatwiejsze do dostosowania.

 

To z kolei przekłada się na wyższy długoterminowy zysk, a także większe zaangażowanie klientów i pracowników. Zgodnie z danymi zebranymi przez Everest Group, przedsiębiorstwa, które wdrożyły holistyczne podejście do automatyzacji osiągnęły znacznie więcej korzyści niż ich konkurenci.

 

Należy przy tym zauważyć, że pracownicy są i zawsze będą integralną częścią procesów biznesowych, nawet gdy nie wykonują prostych i powtarzalnych zadań. Automatyzacja pracy pozwala po prostu na lepsze wykorzystanie ludzkiej inteligencji, które przekłada się na osiągane wyniki i proponowane innowacje.

 

 

Czy holistyczne podejście do automatyzacji ma wady?

 

Poza kosztem wdrożenia oraz czasem oczekiwania na zwrot z inwestycji, holistyczna automatyzacja może budzić jeszcze jedną obawę. Jest ona ściśle powiązana z ogólną definicją tej technologii. Automatyzacja ma bowiem z założenia oferować narzędzia, dzięki którym dany proces będzie mógł zostać wykonany przy minimalnym wkładzie człowieka, a czasem i bez jego udziału. Połączenie ze słowem „holistyczny” może zatem budzić u niektórych sprzeczne emocje. Z jednej strony mowa jest o tym, że ludzie są częścią większego obrazka, a jednak wyklucza się ich udział w niektórych obszarach.

 

Automatyzowane systemy powinny zatem być projektowane nie tylko z punktu widzenia procesu, ale i z uwzględnieniem wszystkich jego użytkowników oraz punktów styku, aby odpowiednio je obsłużyć. Co więcej, ludzka siła robocza musi mieć od samego początku możliwość przekazywania informacji zwrotnych i pomysłów na usprawnienia. Jednymi z głównych cech holistycznej automatyzacji powinny być więc elastyczność i responsywność.

 

 

Wskazówki dotyczące holistycznego podejścia do automatyzacji

 

Oto pozostałe z aspektów, na które należy zwrócić szczególną uwagę przed wdrożeniem holistycznej automatyzacji wraz z garścią porad.

 

  • Osadź automatyzację w ogólnej strategii biznesowej

Opracowując holistyczne podejście przedefiniuj parametry, które są kluczowe dla firmy i rozważ wdrożenie automatyzacji we wszystkich procesach biznesowych.

 

  • Utrzymuj ludzi w centrum uwagi

Choć sukces każdej transformacji cyfrowej w dużej mierze zależy od bazy technologicznej, firmy powinny inwestować w te narzędzia automatyzacji, które umożliwią odpowiedni podział pracy pomiędzy ludźmi a botami.

 

  • Wybierz odpowiedniego partnera technologicznego

Dobrym pomysłem na początek jest współpraca z dostawcą technologii, który oferuje natywne możliwości automatyzacji w ramach jednej platformy. Rozwiązania, które wymagają integracji z innymi opcjami dostępnymi na rynku mogą okazać się droższe.

 

  • Edukuj i wzmacniaj pracowników na drodze do automatyzacji

Zbuduj skuteczny program, aby uświadomić pracowników, jakie cele stoją za transformacją cyfrową i szkolić ich w zakresie wymaganych umiejętności.