/ We know how

Financial Consolidation – jak podejść we właściwy sposób do skonsolidowanego sprawozdania finansowego w przedsiębiorstwie?

Sprawozdania finansowe towarzyszą człowiekowi praktycznie od zawsze. Najstarsze zabytki sumeryjskiego pisma klinowego z IV w. p.n.e. dotyczą spraw księgowych i prowadzonego inwentarza[i]. Było zatem dość czasu, aby metody prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań dla fiskusa dopasować do aktualnego stanu rozwoju gospodarki, firm i ich wzajemnych powiązań. Na przestrzeni lat udało się wypracować uniwersalne i nadrzędne zasady rachunkowości[ii], które pozwalają na dokładny opis praktycznie każdej organizacji gospodarczej.

 

 

Financial Consolidation, czyli skonsolidowane sprawozdanie finansowe – na czym polega i do czego służy?

 

Najprościej mówiąc, skonsolidowane sprawozdanie finansowe to obraz stanu finansów i kondycji grupy kapitałowej. Grupę kapitałową tworzą powiązane ze sobą, prawnie samodzielne podmioty gospodarcze w postaci spółek kapitałowych. Relacja powiązania kapitałowego oznacza, że podmiot nadrzędny posiada udziały lub akcje w podmiotach podporządkowanych, może powoływać władze spółek zależnych lub kierować ich finansami i działaniami operacyjnymi. W każdej grupie kapitałowej wyróżnia się: jedną spółkę dominującą i spółki zależne, które są przez nią kontrolowane, i to właśnie spółka dominująca jest zobowiązana do sporządzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego.

Obejmuje ono zbiorczo dane i informacje o spółce dominującej i organizacjach od niej zależnych, bez względu na ich siedzibę i położenie w hierarchii grupy.

Sprawozdanie skonsolidowane musi być tak przygotowane, jakby grupa kapitałowa stanowiła jedną jednostkę. Oznacza to konieczność połączenia sprawozdań finansowych spółek wchodzących w skład grupy kapitałowej poprzez zsumowanie odpowiednich pozycji sprawozdań finansowych jednostki dominującej i spółek zależnych, z uwzględnieniem odpowiednich wyłączeń wynikających chociażby z transakcji wewnątrzgrupowych oraz korekt.

Obowiązek konsolidacji sprawozdań finansowych jest szczególnie ważny dla fiskusa. Informacje, które wynikają z takiego sprawozdania pozwalają ustalić, np. czy grupa przedsiębiorstw kontrolowana przez tych samych właścicieli nie ma dominującego udziału w rynku lub monopolu.  Analiza skonsolidowanego sprawozdania finansowego może wykazać, że np. zyski są transferowane do któregoś z rajów podatkowych albo ujawnić osobliwe transakcje wewnątrzgrupowe.

 

 

Jakie są elementy skonsolidowanego sprawozdania finansowego?

 

Ustawa o rachunkowości dość precyzyjnie określa składniki skonsolidowanego sprawozdania finansowego. Musi ono zawierać:

  • skonsolidowany bilans;
  • skonsolidowany rachunek zysków i strat;
  • skonsolidowany rachunek przepływów pieniężnych;
  • zestawienia zmian w skonsolidowanym kapitale własnym;
  • informacje dodatkowe obejmujące wprowadzenie do skonsolidowanego sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia istotne dla zrozumienia całości sprawozdania.

Z reguły do takiego skonsolidowanego sprawozdania finansowego dołącza się dużo bardziej interesujące sprawozdanie z działalności całej grupy kapitałowej. Pokazuje ono stan majątkowy i sytuację finansową jednostki wraz z oceną uzyskiwanych efektów i wskazaniem czynników ryzyka i opisem zagrożeń. W takim sprawozdaniu pokazuje się wskaźniki finansowe i niefinansowe, łącznie z informacjami dotyczącymi zagadnień środowiska naturalnego i zatrudnienia, a także dodatkowe wyjaśnienia do kwot wykazanych w sprawozdaniu finansowym. Stałym elementem są także informacje o udziałach czy akcjach własnych posiadanych zarówno przez jednostkę dominującą, jak i jednostki wchodzące w skład grupy kapitałowej oraz osoby działające w ich imieniu.

Zatem sytuacja jest dość klarowna – wiadomo co ma się znaleźć w skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym, jakie informacje trzeba zgromadzić od spółek zależnych, ale już sama realizacja procesu konsolidacji nie jest taka prosta. Problemów nie brakuje.

 

 

Jak przebiega proces konsolidacji sprawozdań finansowych?

 

Proces konsolidacji sprawozdań finansowych musi być dobrze i odpowiednio wcześnie zaprojektowany i zainicjowany. Bez tego chaos informacyjny i opóźnienia mogą przyczynić się do niepowodzenia całego przedsięwzięcia. Musi być jasne kto i na jakim etapie będzie zaangażowany w proces, jaka będzie kolejność poszczególnych czynności związanych z gromadzeniem, przetwarzaniem i badaniem danych, jakie będą wzory dokumentów i wreszcie jaka będzie polityka bezpieczeństwa – kto będzie miał dostęp do danych i w jakim zakresie. Dobrze opisany i udokumentowany proces konsolidacji jest warunkiem koniecznym końcowego sukcesu.

W warstwie merytorycznej należy zadbać o spójne polityki księgowe w ramach całej grupy. Bez tego można oczekiwać trudności w agregacji danych i ingerencji audytora grupy. Zatem należy przygotować zalecenia w zakresie różnic w ujęciu transakcji zgodnie z polityką grupową a stosowaną przez spółkę polityką lokalną, instrukcje wypełniania formularzy i jeśli to możliwe – jednolity plan kont.  Dzięki temu można uzyskać spójne podejście do księgowania zdarzeń gospodarczych na tych samych kontach, a także poprzez mapowanie kont do pozycji sprawozdawczych, spójną ich prezentację w sprawozdaniu skonsolidowanym. Oszczędza to mnóstwo czasu i energii pracowników.

Wszystkie działania muszą być odpowiednio ułożone na osi czasu. Jeśli znany jest termin spełnienia  obowiązku konsolidacji sprawozdań finansowych, to planowanie wstecz jest najbardziej efektywną metodą planowania. Jednym z warunków powodzenia jest przedyskutowanie harmonogramu z  całym zespołem zajmującym się przygotowaniem sprawozdania i omówienie potencjalnych zagrożeń. Przyjęcie sensownego marginesu bezpieczeństwa pozwoli osobom odpowiedzialnym na spokojny sen. Praca pod zbyt dużą presją czasu prowadzi najczęściej do błędów, które trudno znaleźć i jeszcze większej frustracji.

Przed rozpoczęciem pierwszej konsolidacji warto poświęcić czas na znalezienie odpowiednich narzędzi informatycznych, które zapewnią danym bezpieczeństwo, ułatwią weryfikację liczb w dokumentach źródłowych i raportach finalnych, i które będą wspomagać zarządzanie całym procesem Financial Consolidation.

 

 

Jakie narzędzia pomagają w stworzeniu skonsolidowanego sprawozdania finansowego?

 

Jeśli ktoś się uprze i będzie bardzo chciał, to dla małej lokalnej grupy kapitałowej skonsolidowane sprawozdanie finansowe sporządzi w excelu. W przypadku większych grup, szczególnie o zasięgu międzynarodowym, skala problemu szybko rośnie. Istotne okazują się np. różnice w formatach danych, lokalnych ustawieniach w systemach operacyjnych, czy obsługiwanych standardach rachunkowości. Dobre narzędzie informatyczne powinno być na tyle elastyczne, aby poradzić sobie nie tylko z takimi zagadnieniami, ale także mieć wbudowane mechanizmy zapewniania bezpieczeństwa danych oraz kontroli uprawnień dla użytkowników.

Z punktu widzenia informatyki, w sprawozdaniach skonsolidowanych kluczowym pojęciem jest agregacja danych. Procesy pobierania danych, ich oczyszczania i przetwarzania doskonale nadają się do zautomatyzowania. Technologie takie, jak OCR (Optical Character Recognition), uczenie maszynowe ML (Machine Learning), czy sztuczna inteligencja AI (Artificial Intelligence) doskonale się sprawdzają w tego typu zadaniach, bez względu na to, czy są to dane ustrukturyzowane, czy bez wyraźniej struktury. Boty wykonają najbardziej żmudną i nużącą część pracy, ale człowiek także się przydaje, chociażby ze względu na różnorodność korekt konsolidacyjnych. Ktoś musi podejmować decyzje w najbardziej problematycznych, choć incydentalnych sytuacjach.

Każdy, kto choć raz zmierzył się z zadaniem zbudowania skonsolidowanego sprawozdania finansowego doceni chociażby fakt, że system informatyczny dokona automatycznego przeniesienia danych ze skonsolidowanego bilansu zamknięcia do skonsolidowanego bilansu otwarcia następnego okresu rozrachunkowego z uwzględnieniem zarówno danych pochodzących z oryginalnych sprawozdań finansowych jednostek objętych konsolidacją, jak i korekt konsolidacyjnych. Jest to olbrzymia oszczędność czasu i wysiłku, którego wymagało powtórzenie korekt konsolidacyjnych z lat ubiegłych.

Programy wspomagające tworzenie sprawozdań skonsolidowanych nie są potrzebne non stop. Dlatego warto z nich korzystać na zasadach SaaS (Software as a Service), z rozwiązań chmurowych, które mają większe możliwości optymalizacji kosztów usług IT.

 

 

Jak zoptymalizować proces konsolidacji sprawozdania finansowego?

 

Sprawnie i szybko przeprowadzona konsolidacja sprawozdań finansowych to oczywista oszczędność czasu, zasobów i środków działów raportowania. Warto zatem się pochylić nad przebiegiem całego procesu, nad wyszukaniem i usunięciem wąskich gardeł w przepływie informacji i pracy oraz miejsc, gdzie powstaje najwięcej błędów. Często bardzo pomocne staje się samo wdrożenie systemu informatycznego wspomagającego pracę działów finansowych, controllingowych i ogólnie sprawozdawczych. Jest wtedy okazja do namysłu i refleksji, co można zrobić lepiej. Na dodatek oprogramowanie jest tworzone na bazie najlepszych praktyk biznesowych i warto czasami dostosować własne metody do funkcjonalności i procesów obsługiwanych przed rzetelnie wybrany system IT.

W pierwszej kolejności należy wyeliminować manualne uzgadnianie rozliczeń w grupie kapitałowej i ręczne wielokrotne wprowadzanie danych oraz przeliczanie walut. Manualna praca człowieka to główne miejsce generowania trudnych do znalezienia błędów. Pomocne jest także wyeliminowanie arkuszy kalkulacyjnych, które często mają dużą liczbę tabel, niejasne opisy, a na dodatek ich aktualizacja zajmuje dużo czasu. Brak konsolidacji danych zarządczych wydłuża proces tworzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego tak samo, jak ręcznie liczone korekty, czy brak kompletności ujawnień.

Dostępne na rynku aplikacje pozwalają na prowadzenie archiwum dokumentów pomocniczych, na budowę centralnego rejestru danych finansowych, który można w dowolnym momencie poddać badaniu lub weryfikacji tak, aby rozstrzygnąć, czy rzeczywiste praktyki są zgodne z polityką i standardami rachunkowości spółki. Dostępność danych źródłowych i dokumentów pomocniczych bardzo ułatwia przejście audytów i ogranicza czas i środki niezbędne do ich pozytywnego zaliczenia.

Robotyzacja w tym obszarze sprawozdawczości dopiero raczkuje, ale jest to doskonały poligon do rozwijania narzędzi, które w niedalekiej przyszłości radykalnie zmienią i przyśpieszą procesy tworzenia skonsolidowanych sprawozdań finansowych.

[i] https://pl.wikipedia.org/wiki/Pismo_klinowe

[ii] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-zasady-rachunkowosci-jako-podstawa-prowadzenia-ksiag-rachunkowych