/ We know how

Excel vs ERP, czyli dlaczego arkusze to zdecydowanie za mało w stosunku do ERP?

Podobieństwa informatyki do branży motoryzacyjnej są najczęściej tematem do żartów i docinków[i], ale porównując arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel z dowolnym systemem ERP trudno uciec od analogii pomiędzy rowerem a samochodem. Obydwa służą do przemieszczania się, ale już ocena zalet i przewag jednego nad drugim nie jest taka oczywista. Są miejsca, okoliczności i cele, gdzie roweru nic nie zastąpi, jest on tańszy w zakupie i eksploatacji, ale na dłuższych dystansach, w trudnych warunkach tam, gdzie się liczy czas, samochód jest bezkonkurencyjny. Podobnie jest z Excelem i systemami ERP.

 

 

Czy Excel może zastąpić oprogramowanie ERP?

 

Arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel miał swoją premierę w roku 1985. Można zatem powiedzieć, że jest prawie o dekadę starszy od systemów ERP. Czas płynie, z edycji na edycję rosną jego możliwości, przybywa wbudowanych funkcji, a za sprawą makr i języka Visual Basic zwiększa się jego potencjał automatyzacji.  Nie zmienia to jednak faktu, że Excel pozostaje tylko bardzo wygodnym narzędziem w pracy indywidualnej, w wąskim zakresie kompetencji poszczególnych użytkowników lub w najlepszym przypadku niewielkich zespołów.

Zupełnie inaczej ma się sprawa z oprogramowaniem ERP, które w sposób zintegrowany przetwarza i udostępnia dane wszystkim zainteresowanym w całej organizacji. Nowoczesne technologie bazodanowe, wysoki poziom bezpieczeństwa danych, wydajność i efektywność działania oraz możliwości automatyzacji procesów bezsprzecznie wskazują, że systemy ERP są bezkonkurencyjne w starciu ze skromnymi w tych dziedzinach możliwościami Excela.

Excel nie może zastąpić oprogramowania ERP ze względu fundamentalne różnice w zakresie budowy, działania i zastosowań. Owszem, w niektórych aspektach może on się okazać narzędziem bardziej efektywnym – wszak rowerem wjedziemy w wąskie uliczki, a samochodem już niekoniecznie. Bardzo często Excel stanowi specyficzne uzupełnienie funkcjonalności systemów ERP, szczególnie tych o nieco uboższej funkcjonalności i mniej elastycznych. Excel często króluje w komórkach controllingowych, budżetowania, czy analitycznych. Z arkuszy kalkulacyjnych, głównie Excela, korzysta 93% praktyków i specjalistów controllingu[ii]. Zdarza się także, że Excel realizuje podstawowe funkcje systemów ERP związane z planowaniem produkcji, czy harmonogramowaniem pracy[iii].

 

 

Excel vs ERP – najważniejsze różnice

 

Microsoft Excel to wspaniałe narzędzie do pracy jednostanowiskowej, które w prosty, czytelny i efektowny wizualnie sposób organizuje dane w tabelach i prezentuje je na wykresach. Systemy ERP są z definicji przeznaczone do pracy wielostanowiskowej, a jeszcze kilka lat temu ich możliwości prezentacyjne były mniej niż skromne. Jednak ostatnie lata wykazują olbrzymi postęp w tym zakresie oraz pojawienie się rozwiązań oferujących interaktywne operowanie danymi[iv].

Ponieważ efektywne przetwarzanie danych w Excelu wymaga sporej wiedzy, znajomości formuł i ich składni, nie mówiąc już o Visual Basicu do pisania makr, oznacza to, że arkusz kalkulacyjny jest narzędziem bardzo podatnym na ludzkie błędy. Badacze szacują, że ok. 90% używanych arkuszy zawiera mniej lub bardziej znaczące błędy[v]. Cena tych błędów bywa bardzo wysoka[vi], a czasami kosztują one nawet życie ludzkie, jak to się zdarzyło w Wielkiej Brytanii[vii].

Inaczej jest w systemach ERP – wszystkie dane, co do zasady, są wprowadzane tylko raz. Ich przetwarzanie odbywa się według wielokrotnie sprawdzonych i przetestowanych algorytmów, a co najważniejsze, jednakowych dla wszystkich użytkowników. Oprogramowanie ERP jest zatem jednym, spójnym i rzetelnym źródłem danych dostępnych w czasie rzeczywistym dla wszystkich użytkowników. W Excelu to samo zadanie można wykonać na wiele różnych sposobów, co samo w sobie nie jest jakąś wielką niedogodnością, ale zdarza się, że końcowy efekt bywa różny. Najczęściej przyczyną bywają różnice w typach danych, ich formacie, czy sposobach zaokrąglania wyników.

Użytkownicy Excela z łatwością wprowadzają nowe dane, modyfikują formuły i puszczają w obieg kolejne wersje tego samego arkusza. Który zatem z nich zawiera aktualne i dokładne dane? Jakiekolwiek usterki, czy błędy na tym polu, szczególnie w obszarze planowania produkcji, czy zarządzania łańcuchem dostaw mogą być bardzo kosztowne dla całej firmy.

W systemach ERP funkcjonują bardzo rozbudowane zasady dostępu, kontroli uprawnień, logowania i weryfikacji tożsamości. W praktyce zapewniają one bardzo wysoki poziom ochrony danych biznesowych i osobowych. Z Excelem jest dokładnie na odwrót. Jedyny wbudowany mechanizm ochrony oparty na haśle przechowywanym razem z arkuszem nie stanowi żadnej bariery nawet dla początkującego włamywacza[viii]. Brak centralnego nadzoru nad arkuszami kalkulacyjnymi może prowadzić do kosztownych pomyłek, o czym mógł się przekonać choćby Boeing[ix].

 

Excel to także ryzyko przypadkowego skasowania danych w jakiejś komórce albo co gorsza, uszkodzenia pliku z arkuszem. Mechanizmy autozapisu, czy odzyskiwania plików nie dają pełnej gwarancji, że uda się odzyskać ostatnio wprowadzane dane. Najczęściej kończy się to utratą kilkunastu minut pracy, ale bywają sytuacje dużo poważniejsze. Aplikacje klasy ERP działają w systemie transakcyjnym, gdzie żaden zapis do bazy danych nie może być utracony. Poziom ochrony plików i danych też stoi na zupełnie innym, zdecydowanie wyższym poziomie. W Excelu występują poważne trudności z mechanizmami pracy zespołowej i zapewnieniem aktualności danych. Raz otwarty arkusz pozostaje dla innych wyłącznie do odczytu. Aktualizacja danych w jednym arkuszu, z reguły wymaga dokonywania zmian w innych, zawierających te same dane. Jest to rozwiązanie bardzo czasochłonne i podatne na błędy.

Wykonywanie powtarzalnych czynności i automatyzowanie zadań w Excelu to już wyższa szkoła jazdy – wymaga ona znajomości budowy makr i języka Visual Basic for Excel ze swoją skomplikowaną składnią i interpreterem. Takimi umiejętnościami dysponują nieliczni użytkownicy Excela. W zupełnie innej sytuacji są użytkownicy systemów ERP, którzy dostają gotowe boty działające w tle, które bazują na technologii uczenia maszynowego, rozpoznawania tekstu, czy sztucznej inteligencji. Mogą się oni skupić wyłącznie na swojej pracy, bez myślenia o tym, jak w systemie wykonać swoje zadanie.

 

 

Kiedy jest pora na przejście z Excela do ERP?

 

Dylematy związane z przejściem z Excela na system ERP dotyczą w praktyce wyłącznie małych organizacji z nieskomplikowanymi procesami. Ich potrzeby informacyjne, przechowywania danych, raportowania i analiz mogą być spokojnie zaspokojone za pomocą funkcji Excela. Jednak po przekroczeniu pewnej skali działalności i liczby pracowników jest to rozwiązanie całkowicie nieefektywne ze względu na rosnący czas poświęcany na poszukiwanie błędów, aktualizację arkuszy, czy pisanie formuł i makr.

Jeśli firma ma już program klasy ERP, ale część specyficznych procesów jest obsługiwana za pomocą rozbudowanego systemu arkuszy kalkulacyjnych, to z tych samych powodów często zapada decyzja o zakupie i uruchomieniu dodatkowych modułów systemu ERP. Nowoczesne rozwiązania ERP, jak choćby Kinetic firmy Epicor[x], obsługują praktycznie każde aspekt działania firmy. Zatem jeśli tylko Excel zaczyna uwierać, a jego obsługa staje się kłopotliwa i uciążliwa – pora na zmianę. Rozwód z setkami, a czasami i tysiącami arkuszy nie jest tak bolesny, jak mogłoby się wydawać.

 

 

Jak przejść z Excela do oprogramowania ERP?

 

Pierwszy krok to szczegółowa i rzetelna analiza procesów operacyjnych i przetwarzania danych – co, gdzie, w jaki sposób pracownicy robią z danymi, gdzie je wykorzystują i jak przechowują. To także odpowiedni moment, aby poprawić efektywność organizacji i znaleźć rozwiązania gwarantujące zaspokojenie także przyszłych potrzeb informacyjnych. Excel produkuje bardzo dużo nadmiarowych danych historycznych – trzeba się zatem zastanowić, czy wszystkie są one potrzebne, aby niepotrzebnie nie komplikować i nie wydłużać transferu danych do ERP.

Wdrożenie musi tak być zaplanowane, aby przejście z Excela na nowy system zapewniało stały dostęp do aktualnych danych operacyjnych – ciągłość działania biznesu nie może być ani na moment zagrożona. Te dość skomplikowane zagadnienia wymagają rozległej wiedzy i doświadczenia. Na szczęście dostawca programu ERP z reguły dysponuje odpowiednim zespołem, który jest w stanie przeprowadzić taką zmianę. Warunkiem koniecznym powodzenia w przejściu z Excela na ERP jest rzetelne przeprowadzenie procesu wyboru systemu odpowiedniego dla konkretnej firmy.

 

 

Ile kosztuje przejście z Excela do ERP?

 

Excel zawdzięcza swoją popularność, między innymi, niskiej barierze wejścia. Jest dostępny w praktycznie każdej wersji pakietu Microsoft Office, a znaczną część jego funkcjonalności można wykorzystywać już po podstawowym przeszkoleniu. Dostępne są liczne makra z różnych dziedzin, a jego możliwości przechowywania danych najczęściej wykraczają poza potrzeby nawet zaawansowanych użytkowników. Pliki Excela można przechowywać i udostępniać praktycznie wszędzie – w chmurze, na dyskach, czy przesyłać pocztą elektroniczną. Niezbędna infrastruktura IT także nie stawia jakichś nadmiernych wymagań, wszystko jest zatem proste i tanie. Te bardzo niskie koszty okupione są jednak wysokim ryzykiem błędów i utraty danych.

Odmiennie wygląda sytuacja z systemami ERP. Na całkowity koszt posiadania takiego rozwiązania składają się licencje na bazy danych, serwery, sam system, do tego koszty serwisu i aktualizacji, pensje specjalistów i konsultantów, do tego cała niezbędna infrastruktura sieciowa, pamięci masowe itd. Różnica, jak widać, jest olbrzymia. Budżety wdrożeń systemów ERP w dużych korporacjach mogą sięgać kwot liczonych w setkach milionów euro[xi]. Na dodatek bez gwarancji sukcesu.

Jednak na zakończenie jedną rzecz należy bezwzględnie podkreślić – jeśli nie popełni się znaczących błędów na etapie wyboru konkretnego rozwiązania – inwestycja w system ERP przyniesie wielokrotnie większe korzyści i zapewni szanse rozwoju na wiele lat. Nie oznacza to jednak, że z organizacji zniknie Excel.

[i] https://www.dowcipy.pl/k/informatyka/

[ii] https://www.controlling-systems.pl/wp-content/uploads/artykuly/CiRZ%2012.2010.pdf

[iii] https://www.psi.pl/blog/psi-polska-blog/post/planowanie-produkcji-w-excelu-wady-i-zalety/

[iv] https://newdatalabs.com/

[v] https://www.wired.co.uk/article/spreadsheet-excel-errors

[vi] https://www.bbc.com/news/uk-scotland-edinburgh-east-fife-53893101

[vii] https://obserwatorgospodarczy.pl/2021/12/19/blad-w-excelu-kosztowal-w-zeszlym-roku-zycie-1500-brytyjczykow/

[viii] https://www.cetnarski.com/jak-zlamac-haslo-w-excelu/

[ix] https://www.theregister.com/2017/02/22/boeing_employee_emails_personal_info_36000_colleagues/

[x] https://www.epicor.com/en/industry-productivity-solutions/manufacturing/platforms/kinetic/

[xi] https://myerp.pl/marek-mac/najwieksze-porazki-wdrozenia-systemow-erp/