/ We know how

Etapy wdrożenia systemu ERP w przedsiębiorstwie. Jak przygotować biznes na zmiany?

Choć wiążą się z szeregiem korzyści dla organizacji, wdrożenia zaawansowanych systemów ERP znane są również ze swoich wysokich kosztów, długich terminów i awaryjności. Zdobycie wiedzy na temat kluczowych etapów implementacji ERP w firmie i poznanie najlepszych praktyk z nimi związanych pozwoli w pełni skorzystać z potencjału tego rozwiązania oraz może pomóc zminimalizować ryzyko niepowodzenia lub wystąpienia problemów.

 

 

System ERP – co to takiego?

 

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning, czyli planowanie zasobów przedsiębiorstwa) integruje w sobie wszystkie procesy, które są konieczne do tego, aby z powodzeniem prowadzić firmę. Obejmuje więc zagadnienia związane z HR, finansami, produkcją, łańcuchem dostaw, zaopatrzeniem oraz oferowanymi usługami.

 

Ze względu na swoją kompleksowość, tego typu oprogramowanie ma szerokie zastosowanie i jest praktycznie niezbędne w sprawnym zarządzaniu przedsiębiorstwem. Dla przykładu, system ERP w logistyce odgrywać będzie rolę kluczową z racji tego, że w tej branży automatyzacja procesów i zintegrowanie przepływu informacji mają z biznesowego punktu widzenia szczególne znaczenie.

 

Sprawdź także:

ERP – system przyszłości

 

 

Dlaczego istotne jest dobre przygotowanie i poznanie całego procesu wdrożenia ERP?

 

Złożone pakiety oprogramowania, takie jak system ERP, nie przypominają aplikacji przygotowanych z myślą o użytkowniku końcowym, w przypadku których wystarczy pobrać i zainstalować zawartość, aby rozpocząć korzystanie z jej dobrodziejstw.

 

Po pierwsze, niezależnie od tego, czy używają one Chmury, czy serwerów lokalnych, tego typu rozwiązania wymagają potężnej infrastruktury hostingowej. Dostępne opcje powinny zostać ocenione i wybrane przez dział IT i/lub konsultanta zewnętrznego, którzy przygotują również podstawę do wdrożenia oprogramowania.

 

Po drugie, takie systemy mają niezwykle szeroki zakres możliwości. Programy ERP są wysoce konfigurowalne i często wymagają specjalistycznej wiedzy, aby przełożyć wymagania biznesowe na odpowiednią architekturę oprogramowania. Wdrożenie systemu ERP pokrywa wszystkie te aspekty (i nie tylko).

 

Ponieważ implementacja oprogramowania typu ERP obejmuje tak duży obszar, projekty te są podzielone na kilka etapów. Każda firma konsultingowa, dostawca ERP czy zespół zarządzający projektem będzie realizować te wdrożenia inaczej, ale istnieje kilka faz, które są wspólne dla całej branży.

 

Przeczytaj także:

ERP – wdrożenie w dobie pandemii

 

 

Wdrożenie ERP: Etap I – Diagnoza

 

Diagnoza jest fazą przedwdrożeniową i ma na celu dobór odpowiedniego rozwiązania spełniającego wymagania organizacji klienta. Choć łatwo zbagatelizować jej wagę, jest ona kluczowa dla powodzenia całego przedsięwzięcia. Na tym etapie ustala się oczekiwania, określa zakres i wprowadza „kluczowych graczy”.

 

Wytyczne te stanowić będą podstawę dla kolejnych faz. Jeśli  Twój team nie ma solidnej wiedzy na temat tego, które procesy są objęte zakresem, a które nie, może to prowadzić do braku kontroli nad rozwojem projektu i utraty czasu w związku z niedoprecyzowanymi wymaganiami. Wprowadzenie kluczowych graczy do zespołu projektowego i przegląd macierzy RACI stworzy zaś podstawy do tego, jak powinna wyglądać współpraca poszczególnych osób. Ta faza powinna także obejmować oficjalny kick-off projektu w celu zapoznania z nim całej organizacji oraz zdobycia jej wsparcia i entuzjazmu.

 

 

Wdrożenie ERP: Etap II – Analiza

 

Ta faza inicjuje wdrożenie systemu ERP. Ma niezwykle duże znaczenie dla projektu. Na tym etapie definiowany jest bowiem harmonogram wszystkich czynności, które są niezbędne do jego skutecznego zaplanowania.

 

Faza ta rozpoczyna się od spotkania inauguracyjnego zespołów projektowych klienta i wykonawcy. Zarówno w trakcie tego spotkania, jak i kolejnych warsztatów z użytkownikami systemu będą one pracować nad istniejącymi i oczekiwanymi modelami procesów biznesowych w organizacji klienta. Bez wymagań jakościowych i zdefiniowanych procesów biznesowych konfiguracja oprogramowania ERP jest bowiem praktycznie niemożliwa.

 

Kolejny krok to analiza Fit & Gap w celu określenia, czy oprogramowanie ERP może spełnić wymagania (czyli ulec dopasowaniu, ang. fit), czy też samo wymaga dostosowania (wówczas w grę wchodzi luka, ang. gap). Powinno ono zostać odpowiednio skonfigurowane i zaprezentowane firmie w celu zatwierdzenia. Jednak nawet jeśli wymaganie zostanie początkowo oznaczone jako spełnione, użytkownicy biznesowi, którzy będą obserwować system w działaniu, mogą zdać sobie sprawę, że nie do końca realizuje on ich oczekiwania. Proces ten prowadzi więc do dalszych udoskonaleń.

 

 

Wdrożenie ERP: Etap III – Projekt

 

Na tym etapie zespół wdrożeniowy projektuje proces implementacji wszystkich zdefiniowanych wymagań. Tworzone są także środowiska testowe, które mają na celu sprawdzenie pożądanej konfiguracji. Opracowywane są również metody wdrażania konkretnych rozwiązań.

 

W przypadku wymagań zebranych w poprzedniej fazie, które zostały oznaczone jako luki, team programistów (wraz z zespołem funkcjonalnym) oceni stopień złożoności i wysiłku, z którym będzie wiązać się stworzenie rozwiązania. Jeśli Project Manager zatwierdzi je do fazy developmentu, zostanie sporządzony projekt, który będzie przedstawiony firmie w celu uzyskania informacji zwrotnej. Jeśli wyrazi ona zgodę, zostanie on przekształcany w dokument projektowy i przesłany do zespołu programistów, awansując tym samym do kolejnego etapu.

 

 

Wdrożenie ERP: Etap IV – Budowa

 

Jest to faza właściwego developmentu. Jej celem jest zbudowanie i przetestowanie komponentów systemu, które zostały zdefiniowane i zatwierdzone na etapie analizy. Obejmuje ona konfigurację niestandardowych funkcjonalności, tworzenie interfejsów użytkownika i migrację danych testowych. Opracowany zostanie nowy kod, który następnie zostanie wdrożony w środowisku testowym oraz dokładnie sprawdzony przez konsultantów ERP i analityków biznesowych.

 

Wynikiem tej fazy jest kompletny i w pełni skonfigurowany system. Zwieńczona jest ona testami akceptacyjnymi z udziałem kluczowych użytkowników. Wszelkie błędy, które zostały wykryte na tym etapie, zostają usuwane. Sprawdzeniu podlegają również integracje z systemem ERP. Jest to także faza, w której rozpoczyna się szkolenie użytkowników końcowych.

 

 

Wdrożenie ERP: Etap V – Uruchomienie

 

Prawdopodobnie najbardziej ekscytującym krokiem na drodze do wdrożenia ERP jest faza uruchomienia. Na tym etapie dane są ostatecznie migrowane do wersji produkcyjnej systemu. Aby proces ten zakończył się sukcesem, niezbędne jest trzymanie się określonej check-listy. Podobna sumienność wymagana jest również w przypadku migracji do nowej wersji.

 

 

Wdrożenie ERP: Etap VI – Działanie

 

To ostatnia faza, która zwykle następuje po kilku miesiącach prac wdrożeniowych. Na tym etapie partner przekazuje swoją wiedzę i instrukcje klientowi. Wsparcie jest zaś oddelegowane do działu pomocy technicznej. Ostatecznie, po przeprowadzeniu audytu jakości, projekt jest oficjalnie zakończony.

 

 

Dobre praktyki przy wdrażaniu systemu ERP – podsumowanie

 

Oto kluczowe elementy, o których należy pamiętać przy wdrażaniu systemu ERP:

 

  • zbudowanie silnego zespołu projektowego,
  • określenie jasnych wymagań, które są powiązane z celami biznesowymi,
  • identyfikacja określonych wskaźników KPI (ang. Key Performance Indicators),
  • ustalenie frameworku dla zarządzania projektem,
  • współpraca i komunikacja,
  • dopasowanie sposobu migracji danych do specyfiki projektu,
  • przeszkolenie pracowników,
  • zadbanie o dostęp do wsparcia technicznego,
  • zebranie informacji zwrotnej od użytkowników końcowych.