/ We know how

ERP vs MRP – czyli jakie są różnice między planowaniem zasobów przedsiębiorstwa a zapotrzebowania materiałowego?

Zastosowanie komputerów w biznesie rozpoczęło się już w latach sześćdziesiątych XX wieku. Pierwsze systemy informatyczne znalazły swoje zastosowanie głównie w firmach produkcyjnych, w których najbardziej palącą potrzebą było usprawnienie procesów planowania i bilansowania zasobów materiałowych. Do połowy lat 80., przy dość swobodnym podejściu do architektury, budowano systemy ewidencyjno–transakcyjne, których ewolucja, głównie w przemyśle i logistyce, wykreowała klasę systemów nazywanych MRP – Material Requirements Planning. Przełomem był rok 1989, kiedy to APICS (American Production and Inventory Control Society) opublikowało zbiór wymagań formalnych dla rozwiązań informatycznych wspierających funkcjonowanie przedsiębiorstw[i]. Systemy budowane zgodnie z tymi wymogami oznaczono jako Manufacturing Resource Planning, znane pod akronimem MRP II.

 

W następnej dekadzie pojawił się kolejny standard  Enterprise Resource Planning (ERP), który był efektem ewolucji i dopełnienia funkcjonalnego systemów MRP II. W ERP główny nacisk położono na pełne bilansowanie wszystkich zasobów przedsiębiorstwa, w tym także środków finansowych oraz zarządzanie kapitałem ludzkim.

 

 

Jakie są główne różnice między ERP a MRP?

 

Zestawiając ERP vs. MRP/MRP II już na pierwszy rzut oka widać zasadnicze różnice, które są uwidocznione w nazwach klas tych systemów. MRP, czyli planowanie zapotrzebowania materiałowego w dość wąskim zakresie wspierało firmy przy tworzeniu planów produkcyjnych, zarządzaniu produkcją i prowadzeniu optymalnej gospodarki magazynowej. Nieco upraszczając można stwierdzić, że celem działania  systemów MRP było zapewnienie odpowiednich zapasów, aby produkcja przebiegała bez zakłóceń, w wymaganej ilości i na czas.

O dekadę młodsze rozwiązania klasy MRP II miały już ambitniejsze cele i bardziej wyrafinowane podejście do procesów biznesowych. Ich funkcjonalność  skupiała się na planowaniu produkcji w odniesieniu do planów sprzedaży, zarządzaniu popytem oraz harmonogramowaniem produkcji.  W konsekwencji niezbędne było efektywne planowanie potrzeb materiałowych, zarządzanie strukturami materiałowymi wyrobów i recepturami oraz prowadzenie wydajnej i oszczędnej gospodarki magazynowej. Działy produkcji otrzymały nowoczesne na tamte czasy narzędzia do sterowania zleceniami produkcyjnymi, sterowania produkcją, planowania i bilansowania zdolności produkcyjnych.  Rozwinęła się także funkcjonalność w zakresie kontroli i ewidencji zakupów, dodano możliwość prowadzenia symulacji oraz dzięki integracji z ewidencją księgową, mierzenia wyników ekonomicznych. W systemach MRP II nastąpiło bardzo cenne i pożądane zbilansowanie zdolności produkcyjnych i zarządzanie przepływami materiałowymi tak, aby osiągnąć wymaganą wydajność pracy. Rosnące możliwości planistyczne zwiększały elastyczność produkcji i zaopatrzenia, dzięki czemu firmy mogły poczynić radykalne oszczędności, zwiększając jednocześnie efektywność działania całej organizacji.

Stopniowo dodawane moduły i funkcje spowodowały jakościową zmianę. Po upływie kolejnej dekady prawie wszystkie obszary funkcjonalne firmy mogły liczyć na wsparcie systemu informatycznego ERP, w którym następowało bilansowanie wszystkich zasobów firmy. Dostawcy oprogramowania poświęcili wiele czasu i wysiłku, aby ich systemy obsługiwały procesowe działanie organizacji w sposób wydajny, skalowalny i bezpieczny. Nie obyło się bez rewolucji w zakresie relacyjnych baz danych, architektury systemowej,  rozwiązań sieciowych i metodyki zarządzania złożonymi projektami.

Żeby uzmysłowić sobie skalę różnic dzielących dowolne systemy MRP/MRP II a ERP wystarczy przeanalizować możliwości współczesnego rozwiązania tej klasy, np. systemu Kinetic produkowanego przez Epicor Software. Można nim zarządzać, kontrolować i sterować takimi obszarami funkcjonalnymi, jak zasoby ludzkie, finanse, łańcuchy dostaw, relacje z klientami, planowanie i harmonogramowanie produkcji, produkty, projekty i kontrakty, środki trwałe, produkcja i zapewnienie jakości oraz planowanie i realizacja sprzedaży i dostaw. Do tego dostępne są moduły analityczne Business Intelligence, zarządzania ryzykiem i zgodności. Całe rozwiązanie może pracować w chmurze lub lokalnie w firmowej infrastrukturze IT.

Możliwości adaptacyjne takiego systemu są ogromne – może działać praktycznie w dowolnej branży, a jego prawidłowe wdrożenie zapewnia jakościową zmianę w prowadzeniu biznesu, zapewniając możliwości rozwoju na długie lata. Prawa rządzące rozwojem systemów ERP przypominają nieco prawo Hubble’a – im bardziej rozbudowana funkcjonalność, tym szybciej się ona rozwija.

 

 

Kiedy warto zdecydować się na systemy ERP i MRP? 

 

Planowanie zapotrzebowania materiałowego to istotny, ale wąski wycinek planowania zasobów przedsiębiorstwa. Relacja inkluzywności, która łączy sekwencję MRP – MRP II – ERP określa możliwości tych rozwiązań, ale także pokazuje ich położenie na osi czasu od najstarszych rozwiązań MRP aż po zupełnie współczesne Cloud ERP. Jeśli przyjąć, że średni czas życia systemu ERP wynosi od siedmiu do dziesięciu lat[ii], trudno znaleźć firmy, w których funkcjonuje sam system MRP/MRP II, skoro pod ręką są dziesiątki dużo bardziej zaawansowanych i rozwiniętych aplikacji wspierających praktycznie każdy aspekt działalności firmy. Nie oznacza to jednak, że takie sytuacje się nie zdarzają.

Systemy MRP II doskonale sobie radzą w specjalistycznych firmach skupionych na seryjnej produkcji mało licznego asortymentu na potrzeby kilku odbiorców. Doskonalona przez lata funkcjonalność i ścisłe dopasowanie do potrzeb firmy nie jest tak łatwo zastąpić rozbudowanym i uniwersalnym systemem, który wniesie niewiele nowego do firmy. Nowy system ERP nie może powielać istniejących funkcji – musi wnieść do firmy nową energię.

Ponieważ współcześnie trudno sobie wyobrazić ręczne zarządzanie dziesiątkami, czy setkami pracowników, prowadzenie rozliczeń podatkowych, czy sterowanie łańcuchem dostaw, dlatego systemy ERP są tak powszechne i trudne do zastąpienia.  One także zapewniają szybką automatyzację procesów i poprawę wydajności całej organizacji.

 

 

Czy można używać ERP i MRP razem? 

 

W zasadzie nic nie stoi na przeszkodzie, aby systemy ERP i MRP/MRP II działały równolegle w jednej firmie. Tam, gdzie doskonale radzi siebie MRP, czyli w planowaniu zapotrzebowania materiałowego, system ERP, dzięki modułowej budowie, może mieć okrojoną lub wyłączoną funkcjonalność. Zintegrowanie systemów ERP i MRP, choć nie jest proste i łatwe, pozwala na swobodną wymianę informacji pomiędzy nimi, a co za tym idzie harmonizowanie pracy we wszystkich działach organizacji. Daje to użytkownikom wgląd w niezbędne dane produkcyjne, a to przekłada się na oszczędność czasu i większą wydajność pracy.

 

Trzeba jednak pamiętać o licznych trudnościach i możliwych kłopotach z taką konfiguracją aplikacji biznesowych. Przede wszystkim problematyczne jest utrzymywanie różnych baz danych, zapewnianie ich spójności i aktualności. Z reguły możliwości eksportu danych z systemów MRP są ograniczone, a ich integracja z rozwiązaniami innych producentów bywa kłopotliwa. Często problemem są także ludzie – brak specjalistów i użytkowników zdolnych do pełnego wykorzystania mocy zaszytej w systemie MRP także często skłania firmy do rezygnacji z wydajnych i funkcjonalnych rozwiązań tej klasy.

 

 

Które oprogramowanie powinna wybrać Twoja firma? 

 

Prowadząc porównania i rozważania na temat ERP vs. MRP trzeba nieco czasu poświęcić na analizę biznesowych efektów potencjalnego wdrożenia każdego z systemów. Jeśli mamy do czynienia z małą firmą, skoncentrowaną przede wszystkim na swoich potrzebach produkcyjnych, z rzadko zmienianym asortymentem i nielicznymi odbiorcami, więcej odniesie ona korzyści z systemu MRP lub modułu do zarządzania i planowania produkcji pochodzącego z większego rozwiązania ERP niż z uruchomienia pełnej funkcjonalności ERP. Nie da się abstrahować od kosztów, czasu i trudów takiego wdrożenia – system MRP może być całkiem sensowną alternatywą.

Jeśli jednak osiągane wyniki biznesowe nie są satysfakcjonujące, a liczne procesy wymagają automatyzacji, aby zaoszczędzić czas i wysiłek pracowników, to system ERP może się okazać trafnym wyborem.  W firmie o zróżnicowanym profilu działalności, zatrudniającej liczną załogę i rozproszonej terytorialnie może być on jedynym sensownym rozwiązaniem. Modułowa budowa tej klasy systemów oraz ich elastyczności i możliwości konfiguracyjne pozwalają na precyzyjne dobranie niezbędnej funkcjonalności tak, aby nie płacić za to co zbędne.

Wybór pomiędzy systemem ERP a MRP często ułatwia tak zwana proza życia, czyli budżet. Warto wiedzieć, że systemy ERP są dużo droższe, wymagają zaawansowanej infrastruktury IT, serwerów, pamięci masowych, sieci i urządzeń peryferyjnych. Dużo trudniej policzyć zwrot z takiej inwestycji. Systemy MRP, relatywnie prostsze i tańsze, są także mniej kosztowne w utrzymaniu i aktualizacji. Również wszelkie modyfikacje nie wymagają tyle zachodu, czasu i pieniędzy. Tam zatem, gdzie firma nie może sobie pozwolić na ekstrawagancje, lepiej skorzystać ze sprawdzonych systemów MRP.

 

 

Alternatywy do systemów ERP i MRP 

 

Dla firm, które nie chcą wykorzystywać rozbudowanych systemów ERP ani pełnej pętli planowania produkcji w MRP, dostawcy oprogramowania przygotowali alternatywę w postaci aplikacji klasy MES – Manufacturing Execution System wzbogaconych o moduł do wprowadzania zleceń i definiowania technologii produkcji. Przy takim zestawie funkcji można stworzyć plan pracy, receptury, określić parametry fizyczne i skład wyrobów, a także powiązać zadania produkcyjne z konkretnymi maszynami i operacjami technologicznymi. W takiej aplikacji ustala się także normatywne czasy wykonywanych czynności i zapotrzebowanie na pracowników o określonych kwalifikacjach. W ten sposób powstaje marszruta technologiczna, której realizację nadzoruje właśnie system MES. Dla porządku trzeba dodać, że systemy MES łącząc w sobie oprogramowanie, urządzenia elektroniczne i elementy automatyki, mogą w czasie rzeczywistym sterować i nadzorować pracę maszyn na stanowiskach produkcyjnych, kontrolować wszelkie odchylenia od norm jakościowych, planować akcje serwisowe w  połączeniu z planami produkcji i sprzedaży. Aplikacja MES z dodatkowym modułem staje się rozwiązaniem klasy mini-MRP, nie jest jednak w stanie zastąpić pełnej funkcjonalności systemu MRP. Nie bez powodu większość firm myślących perspektywicznie o rozwoju swojej firmy stara się wdrażać zaawansowane systemy klasy ERP – to właśnie one dają największy zwrot z inwestycji i dodatkowe paliwo napędzające biznes.

[i] https://repozytorium.uph.edu.pl/bitstream/handle/11331/842/Wyrebek_MRP_II_w_procesie_
zarzadzania.pdf?sequence=1

[ii] https://www.billtrust.com/resources/blog/5-famous-erp-myths-shattered/