/ We know how

ERP onboarding — najgorsze błędy, jakie można popełnić przy wdrażaniu

System ERP może przynieść Twojej firmie wiele korzyści biznesowych. Jednakże, aby tak się stało, przede wszystkim musi zostać poprawnie wdrożony. Wielu przedsiębiorców boryka się z różnorodnymi problemami spowodowanymi powielaniem znanych błędów popełnianych podczas onboardingu ERP. Sprawdź, o jakich konkretnie błędach mowa oraz co możesz zrobić, aby ich uniknąć.

 

 

Jakie błędy można popełnić przy wdrażaniu oprogramowania ERP?

 

1. Nieprecyzyjnie określony cel i wymagania

Najbardziej kosztowne i bolesne w skutkach błędy w onboardingu systemu ERP związane są z niewłaściwym podejściem do określania celu i wymagań. Wiele firm zbyt powierzchownie podchodzi do tego tematu, nie precyzując konkretnych rezultatów, jakie chcieliby osiągnąć.

Niekompletne i niedokładnie przemyślane wymagania, a także brak szczegółowego odniesienia do tego, jaki wpływ wdrożenie ERP będzie miało na obecne procesy i pracę w firmie może powodować wiele niejasności zarówno wśród pracowników, jak i osób wdrażających dany system w Twojej firmie. To już na tym etapie powinieneś zdecydować o kluczowych funkcjach wybranego rozwiązania, takich jak m.in. integracja z IoT czy migracja ERP do chmury.

Warto również podkreślić, że bez konkretnego celu oraz wskaźników, które będą w stanie odpowiednio zmierzyć jego realizację, nie będziesz nawet w stanie ocenić, czy i w jakim stopniu onboarding ERP odniósł sukces.

 

2. Brak odpowiednio przygotowanego planu

Warto pamiętać, że system ERP to nie jest mała aplikacja, którą wystarczy zainstalować. To rozwiązanie, które może zrewolucjonizować działanie Twojej firmy, dlatego należy dokładnie przygotować się do jego wdrożenia. Niestety, wiele organizacji o tym zapomina, co prowadzi do wielu nieporozumień spowodowanych brakiem zrozumienia swoich obecnych procesów oraz wiedzy, jak je rozwijać, aby zmaksymalizować korzyści biznesowe, jakie może zaoferować to rozwiązanie.

 

3. Niewłaściwie przygotowane dane

Dane to klucz do sukcesu każdego przedsiębiorstwa, również w przypadku systemów ERP. Jednakże aby przeprowadzić proces migracji, należy je odpowiednio przygotować, czyli m.in. oczyścić i posortować. Całkiem często jednak zdarza się, że firmy nie poświęcają na to odpowiednio dużo czasu i energii, co sprawia, że cenne informacje mogą zostać uszkodzone lub nawet utracone. To powoduje ogromne problemy zarówno przy wdrożeniu, jak każdej kolejnej aktualizacji.

 

4. Brak odpowiednio przeprowadzonych testów

Brak odpowiednio przeprowadzonych testów to zmora wielu firm decydujących się na systemy ERP. Chęć szybkiego wdrożenia powoduje, że ten krok często jest pomijany lub bagatelizowany, co może skutkować wieloma kosztowymi problemami, a nawet całkowitym niepowodzeniem wdrożenia tego oprogramowania. Niektóre firmy zupełnie zapominają o testach, ale są też takie, które po prostu źle do tego podchodzą, testując system na podstawie zbyt małej liczby użytkowników testowych. Problem polega na tym, że wówczas testy nie oddają realnej sytuacji i nie są w stanie pokazać, jak system będzie zachowywał się, kiedy będzie korzystać z niego cała firma.

 

5. Problemy komunikacyjne

Transformacja biznesowa nie może się odbyć bez skutecznego zarządzania zmianą w odniesieniu do ludzi, technologii i procesów. Aby więc onboarding ERP przebiegł prawidłowo, nie można zapominać o odpowiedniej komunikacji z zespołem, który będzie korzystał z tego rozwiązania. To, co dla osób zaangażowanych bezpośrednio we wdrożenie ERP może być oczywiste, niekoniecznie musi być takie dla pracowników, którzy będą musieli zacząć korzystać z tego rozwiązania. Brak odpowiedniej komunikacji, wyjaśnienia dlaczego firma decyduje się wdrożyć ERP, a także zapoznania się z potrzebami wszystkich reprezentantów firmy może powodować niezadowolenie wśród pracowników, a także zmniejszenie efektywności zespołu.

 

6. Brak zespołu wdrożeniowego

Kluczowym elementem każdego wdrożenia ERP jest dobrze zorganizowany zespół wdrożeniowy, w skład którego wchodzą przedstawiciele wszystkich działów organizacji. Często wymaga to zmiany przydziału codziennych obowiązków, tak aby priorytetem była migracja i wdrożenie projektu. Jednak brak takiego zespołu może spowodować, że proces wdrożenia potrwa dłużej niż powinien, a do tego nie będzie spełniał wszystkich założeń biznesowych.

 

7. Brak lub zbyt małe zaangażowanie użytkowników biznesowych i kierowników poszczególnych działów

Często zdarza się, że biznes nie jest w pełni świadomy, jak ważne jest efektywne wdrożenie ERP, przez co nie poświęca temu tematowi wystarczająco dużo uwagi. Wynika to głównie z tego, że eksperci merytoryczni są zajęci swoją codzienną pracą i nie mają czasu na aktywność związaną z onboardingiem ERP. To sprawia, że są w stanie odpowiednio pomagać osobom odpowiedzialnym za wdrożenie omawianego systemu i zrozumieć istotę poszczególnych procesów biznesowych. Skutkiem są duże opóźnienia oraz zwiększone wydatki związane chociażby z zatrudnieniem konsultantów zewnętrznych.

 

 

ERP onboarding – kilka dobrych rad przy wdrażaniu systemu

 

Powyżej opisaliśmy najważniejsze błędy w implementacji ERP. Czas więc na krótkie podsumowanie w postaci dziesięciu najlepszych wskazówek, które warto zastosować podczas tego wymagającego procesu.

 

  1. Przygotuj jasno określony cel, wymagania oraz KPIs.
  2. Dokładnie zaplanuj każdy etap wdrożenia.
  3. Odpowiednio przygotuj dane do migracji.
  4. Wyznacz zespół odpowiedzialny za wdrożenie systemu ERP.
  5. Zaangażuj managerów wszystkich działów firmy i użytkowników biznesowych.
  6. Zadbaj o dobry przepływ komunikacji w firmie i zadbaj, aby każdy pracownik zrozumiał istotę wdrożenia ERP w Twojej organizacji.
  7. Przygotuj odpowiednie środowisko testowe.
  8. Zapewnij wsparcie i szkolenie pracownikom.
  9. Wybierz rozwiązanie najlepiej dopasowane do potrzeb swojej firmy, aby zmaksymalizować korzyści, jakie może przynieść ERP.
  10. Wybierz odpowiednie narzędzia do zarządzanie projektem.

 

 

Wybór systemu ERP – czy to może być początkiem problemów?

 

Aby system ERP mógł przynieść jak najwięcej korzyści, decyzja o jego wdrożeniu powinna być bardzo dokładnie przemyślana i przeanalizowana. Niestety, częstym błędem jest zbyt pochopne podejmowanie decyzji na temat wyboru dostawcy ERP.  To może sprawić, że z czasem okaże się, że system jest niedopasowany do potrzeb danego przedsiębiorstwa i nie przynosi takich efektów, jakie powinien. Na rynku istnieje obecnie masa dostawców systemów ERP, dlatego dokładna analiza i porównanie różnych opcji jest bardzo wskazana, aby uniknąć wielu poważnych w skutkach błędów.

 

 

Kto powinien odpowiadać za wdrażanie oprogramowania ERP?

 

Niezależnie od tego, czy pracujesz w branży produkcyjnej, farmaceutycznej czy jakiejkolwiek innej, za wdrożenie systemu ERP powinien odpowiadać przede wszystkim ustanowiony przez firmę zespół projektowy. Będzie monitorował i zarządzał całym przebiegiem pracy, planowaniem, ustaleniem kluczowych KPIs, celów, wymagań, a także pilnował wyznaczonego budżetu i terminów.

 

W skład takiego zespołu powinni wchodzić reprezentanci wszystkich działów organizacji. Dodatkowo, warto wyznaczyć lub zaangażować osoby takie jak:

  1. Project Manager — wyznaczona osoba czuwająca nad całym projektem, odpowiedzialna m.in. za realizację wyznaczonych celów, monitorowanie terminów i ustalonego budżetu.
  2. Zarząd — aby wdrożenie systemu ERP przyniosło oczekiwane rezultaty, kadra kierownicza musi być zaangażowana w ten proces, podejmując kluczowe decyzje, wyznaczając główne wymagania i wspierając cały zespół projektowy.
  3. Reprezentanci poszczególnych działów firmy — to tak naprawdę użytkownicy końcowi, którzy pomogą wdrożyć system ERP w ramach całej organizacji. Ich umiejętności liderskie i komunikacyjne będą niezbędne, aby pomóc pracownikom reprezentowanych przez nich działów zrozumieć całkiem nowy system, na którym będą pracować.

 

  1. Grupa wykonawcza —  eksperci techniczni i biznesowi, którzy będą odpowiedzialni za realizację wdrożenia ERP oraz uwzględnienie wszystkich procesów biznesowych we wdrożonym ERP.
  2. Partner wdrożeniowy — doświadczony ekspert, który doskonale zna cały proces wdrożenia ERP  i wie, jak rozwiązywać nawet najbardziej złożone problem. Dzięki swojej wiedzy, będzie w stanie zapewnić całemu zespołowi spersonalizowane instrukcje, coaching i wskazówki. Jeśli zdecydujesz się na wdrożenie gotowego systemu ERP, rolę partnera wdrożeniowego może pełnić przedstawiciel firmy dostarczającej systemy ERP.

 

 

Kto powinien odpowiadać za błędy we wdrożeniach i w samych systemach ERP?

 

Odpowiedzialność za poszczególne aspekty wdrożenia ERP zależą od tego, na jakie rozwiązanie ERP się zdecydujesz. Jeśli wybierzesz kupno gotowego systemu, za błędy przy wdrażaniu ERP odpowiedzialny będzie zespół projektowy, natomiast za ewentualne usterki w samym oprogramowaniu odpowiedzialność powinna leżeć po stronie dostawcy.

 

 

Podsumowanie

 

Onboarding ERP to bardzo istotny proces dla całej firmy, który powinien zostać bardzo dokładnie przygotowany i przemyślany. Profesjonalne planowanie, płynna komunikacja, zaangażowanie zespołu projektowego, a także wybór sprawdzonego dostawcy ERP to kluczowe czynniki, które sprawią, że unikniesz poważnych błędów przy wdrażaniu ERP i zmaksymalizujesz korzyści, jakie może zaoferować to rozwiązanie.