/ We know how

ERP dla produkcji – na co zwrócić uwagę wybierając system do zarządzania produkcją dla przedsiębiorstw produkcyjnych?

Systemy klasy ERP powstały w latach dziewięćdziesiątych na bazie aplikacji MRP I (Material Requirements Planning) oraz MRP II (Manufacturing Resource Planning)[i]. Mimo upływu lat, w Polsce jedynie 32% przedsiębiorstw[ii] przetwórstwa przemysłowego posiada systemy ERP.

Na naszym rynku widać silne przywiązanie do własnych, działających już i wdrożonych systemów ERP, bo ponad 50% firm używa ich dłużej niż 9 lat. Jednocześnie 21% firm planuje wymianę posiadanego oprogramowania tej klasy i z roku na rok takich firm będzie przybywać[iii].

 

 

Jakie założenia powinien spełniać system ERP dla produkcji?

 

Nowoczesny system do zarządzania produkcją jest niezwykle złożony, chociażby ze względu na olbrzymie zróżnicowanie typów produkcji, czy sposobów jej organizacji. Inaczej działa produkcja gniazdowa, inaczej potokowa, a jeszcze inaczej projektowa na zamówienie. Z każdym sposobem organizacji pracy wiążą się inne dokumenty, inny ich obieg i inaczej wygląda zarządzanie produkcją. Ma to swoje odbicie w dwóch głównych rodzajach systemów ERP dla firm produkcyjnych: systemach wpierające produkcję dyskretną oraz systemach skoncentrowanych na produkcji procesowej.

Z punktu widzenia informatyzacji przedsiębiorstwa bardzo ważna jest pełna obsługa procesów produkcyjnych oraz zdolność integracji systemu do zarządzania produkcją z dodatkowymi modułami np. klasy MES (Manufacturing Execution System), które są łącznikiem pomiędzy światem maszyn, a systemami biznesowymi, systemami QMS – Quality Management Systems, które pozwalają na doskonalenie procesów wytwórczych z uwzględnieniem procedur i norm jakościowych zapisanych w księdze jakości, czy chociażby z modułami Utrzymania Ruchu, Analizy Wydajności Maszyn, czy aplikacjami klasy CAD/CAM. System produkcyjny wraz z modułami pomocniczymi powinien dostarczać maksimum danych do tworzenia informacji zarządczych oraz współpracować z innymi obszarami funkcjonalnymi wchodzącymi w skład kompletnego rozwiązania klasy ERP.

Dla użytkowników liczy się przede wszystkim nowoczesna architektura, łatwość integracji i wymiany danych z innymi systemami i platformami, wydajność, elastyczność i skalowalność systemu, bezpieczeństwo oraz niskie koszty utrzymania lub aktualizacji systemu. Cenna jest także zdolność do pracy w chmurze jako usługa, jak i w chmurowej infrastrukturze IaaS (Infrastructure as a Service). Cały system klasy ERP od strony technologicznej powinien być na tyle zaawansowany, aby była możliwa jego eksploatacja przez kilkanaście lat.

 

 

Dlaczego warto wprowadzić oprogramowanie ERP dla przedsiębiorstwa produkcyjnego?

 

Mimo, że w Polsce nadal wiele firm obywa się bez oprogramowania do zarządzania produkcją, odpowiedź jest oczywista – jeśli chcesz produkować więcej i taniej, chcesz mieć przewagę nad konkurencją, musisz zainwestować w dobry system ERP dla firm produkcyjnych. Od tego nie ma odwołania. Korzyści są zbyt oczywiste – przyśpieszony obieg informacji, dokładne planowanie i przygotowanie produkcji, optymalizacja procesów zaopatrzenia, szybkie harmonogramowanie produkcji, możliwość integracji w łańcuchu dostaw, zarządzanie procesami technologicznymi, szybkie i łatwe wprowadzanie nowych produktów, analiza i rozliczanie kosztów i ogólnie – efektywne wykorzystanie zasobów działów produkcyjnych. Do tego należy dodać automatyzację wymiany danych z maszynami, optymalizację ich wykorzystania i planowania remontów. Plusem jest także wyższa jakość, usatysfakcjonowani kooperanci i pracownicy – lista jest długa i wciąż się wydłuża. Koszty zakupu, wdrożenia i utrzymania systemu do zarządzania produkcją klasy ERP nie są małe, ale i tak jest to tylko ułamek wymiernych korzyści finansowych z jego eksploatacji. Oszczędności są zbyt namacalne i duże, aby wątpić w sens użytkowania tego typu aplikacji.

 

 

ERP dla produkcji – podstawowe funkcje

 

Do zestawu podstawowych zadań systemu ERP dla produkcji należą przede wszystkim te związane z harmonogramowaniem i technicznym przygotowaniem produkcji oraz z zarządzaniem technologią, kalkulacjami normatywnymi oraz krótko- oraz długookresowym planowaniem tejże produkcji. Praktycznie w każdym programie znajdzie się możliwość tworzenia i aktualizowania harmonogramu operacyjnego oraz generowanie pełnej dokumentacji do szczegółowego rozliczania kosztów produkcji. Najczęściej planowanie produkcji w okresach planistycznych możliwe jest do wykonania z podziałem na fazy produkcji, a źródłem danych wejściowych mogą być historyczne dane z obrotów wyrobami lub plany sprzedażowe.

Funkcje zarządzania procesami i operacjami technologicznymi umożliwiają kontrolę pracochłonności produkcji, obciążenia maszyn i personelu. Możliwa jest także rejestracja pracy zespołów produkcyjnych lub pracowników odpowiedzialnych za kolejne etapy produkcji, a to wpływa na lepszą kontrolę jakości. Znajomość planu obciążenia poszczególnych maszyn pozwala także na prowadzenie racjonalnej polityki remontowej.

Po integracji z obszarem logistyki, systemy produkcyjne ERP pozwalaj na pełną kontrolę stanów magazynowych i zaopatrzenia w surowce i podzespoły. Pozwala to na zachowanie pełnej kontroli nad składem produktu z dokładnością do użytej partii surowca. W wielu firmach spotyka się funkcje do zarządzania recepturami kompletacyjnymi i dekompletacyjnymi, co ułatwia rozliczanie i gospodarowanie odpadami. Powszechne są funkcje do nadzoru nad marszrutami produkcyjnymi gniazdami i pojedynczymi maszynami.

W przypadku firm produkujących na zamówienie niezbędne są funkcje wsparcia tworzenia ofert na podstawie receptur produkcyjnych, z uwzględnieniem planowanych kosztów produkcji. Do zbioru funkcji niezbędnych w każdym systemie ERP zarządzającym produkcją należą także te, które umożliwiają monitorowanie i rozliczanie produkcji, szczegółową analizę kosztów wytworzenia, zarówno planowanych, jak i rzeczywistych. Wszystkie tego typu dane powinny trafić do modułu analitycznego, który wygeneruje informacje zarządcze prowadzące do optymalizacji procesów produkcyjnych.

 

 

Czym się kierować przy wyborze ERP dla produkcji?

 

Systemy wspierające produkcję bardzo często są wdrażane jako ostatnie. Przyczyna tkwi nie tylko w ich złożoności, ale i znaczeniu – każda poważna awaria systemu mogłaby zatrzymać całe przedsiębiorstwo. Ponieważ takie sytuacje już się zdarzały w naszym kraju, warto zatem uczyć się na cudzych błędach. To oznacza, że najważniejsze są referencje dostawcy systemu od naszej bezpośredniej konkurencji – jeśli system dobrze działa i sprawdza się w jednej firmie produkującej np. meble, jest duża szansa, że podobnie zadziała w kolejnym tego typu przedsiębiorstwie. Liczących się dostawców takich systemów mamy w Polsce około dwudziestu. Po wielu latach rozwijania, doskonalenia, uzupełniania o różne funkcje, integrację z modułami własnymi i firm trzecich, różnice pomiędzy dostępnymi rozwiązaniami powoli się zacierają. Należy jednak trzeba pamiętać, że różnice są nadal i nic nas nie zwalnia od rzetelnego wykonania analizy Fit&Gap.

Nieco inaczej wygląda sprawa w firmach posiadających długofalową strategię informatyzacji i swoją wizję realizacji koncepcji Przemysł 4.0. Dla nich wyznacznikiem dobrego systemu ERP do zarządzania produkcją będzie możliwość automatyzacji procesów wytwórczych, pracy w chmurze, integracji z robotami i automatami produkcyjnymi oraz wymiany danych tak, aby mieć wgląd w działanie jak najdłuższego fragmentu łańcucha dostaw.

 

 

Wdrożenie oprogramowania ERP dla produkcji – jak zaplanować?

 

Uruchomienie oprogramowania ERP dla produkcji to wieloetapowa praca, zabierająca najczęściej od 12 do 18 miesięcy pracy zespołów wdrożeniowych, zarówno po stronie klienta, jak i dostawcy. Wybór terminu startu systemu tej klasy nie ma znaczenia. Najczęściej około czterech do sześciu miesięcy zajmuje sam wybór systemu, czyli przegląd rynku, wysyłka zapytań i analiza nadesłanych ofert. Kluczowym zadaniem jest dobór strategicznych kryteriów wyboru systemu ERP dla produkcji, według którego będą oceniane poszczególne propozycje. Z punktu widzenia firm międzynarodowych może to być wielojęzyczność systemu, dla innych integracja z systemami CAD/CAM, a dla jeszcze innych np. możliwość samodzielnej konfiguracji produktów przed kontrahentów lub klientów. Takim strategicznym kryterium może być współpraca z systemami MES lub harmonogramowanie produkcji z możliwością wyboru parametrów np. najwyższego tempa produkcji, najniższego kosztu produktu lub stopnia wykorzystania mocy produkcyjnych.

Warto przygotować mapę procesów, listę wymagań oraz zażądać prezentacji sposobu obsługi wybranych, kluczowych dla firmy procesów produkcyjnych. Zdecydowanie należy odradzić tworzenie długich list powielających funkcjonalność istniejącego już rozwiązania. Przecież nowy system ERP dla produkcji musi wnosić nowe możliwości biznesowe! To ma być dodatkowy napęd dla firmy pozwalający prześcignąć konkurencję.

Kolejne etapy obejmują wybór dostawców do krótkiej listy, ale nie więcej niż trzech do pięciu oferentów. Potem następują spotkania, prezentacje lub wizyty referencyjne, trwa uszczegóławianie ofert i wymagań, a potem następuje analiza treści proponowanych umów, negocjacje o cenach, stawkach i kosztach licencji. Ten ostatni etap często jest decydujący, bo określa koszty eksploatacji systemu na kolejne lata. W pewnym momencie zapada decyzja, a umowy idą do podpisu. Należy pamiętać, że te ostatnie czynności też potrafią zabrać wiele dni. Potem, cóż – szampan i powrót do wytężonej pracy bezpośrednio przy wdrożeniu.

Na koniec należy wspomnieć jeszcze o jednej bardzo ważnej sprawie – nawet najlepszy system ERP dla produkcji wdrażany przez mało doświadczony zespół konsultantów może przynieść wyłącznie rozczarowanie. W ferworze walki nie wolno zapominać, że kluczem do sukcesu są referencje i doświadczenie zespołu wdrożeniowego.

 

 

Czego system ERP dla produkcji nie jest wstanie usprawnić?

 

System ERP dla produkcji wiele może, ale nie jest wszechmocny. Nie usunie problemów związanych z organizacją pracy, nieoptymalnymi procesami czy zwykłym marnotrawstwem czasu, środków i materiałów. Czas wdrożenia systemu ERP doskonałą okazją do poprawy organizacji miejsc pracy, likwidacji opóźnień pomiędzy poszczególnymi operacjami technologicznymi, dostępności narzędzi albo dokumentów na odpowiednich stanowiskach pracy, czy przeglądu czynności związanych z kontrolą jakości. Przewodnikiem po obszarach poza kontrolą programów ERP zarządzających produkcją mogą być np. zasady Kaizen[iv] służące stałej optymalizacji procesów biznesowych. Bez tego trudno będzie o pełną satysfakcję z wdrożenia systemu ERP w firmie produkcyjnej.

[i] http://yadda.icm.edu.pl/yadda/element/bwmeta1.element.ekon-element-000171324569

[ii] https://portalprzemyslowy.pl/wyroznione/raport-erp/

[iii] https://intersys.pl/raport-trendy-na-rynku-systemow-erp-w-polsce/

[iv] https://www.bito.com/pl-pl/ekspertyza/artikel/kaizen-ciagla-optymalizacja-jest-koniecznoscia/