/ We know how

ERP dla małych firm – czy opłaca się wdrażać system zarządzania i planowania w małych przedsiębiorstwach?

Podczas gdy duzi gracze inwestują nawet w cyfrowych pracowników, systemy ERP i małe firmy to wciąż nieoczywiste połączenie. Przy konieczności ciągłej kontroli kosztów pojawiają się dylematy, czy nie lepiej w pierwszej kolejności zainwestować np. w CRM. W poniższym artykule przedstawiamy zarówno argumenty przemawiające za systemami typu Enterprise Resource Planning, jak i ich wady, a wszystko to w odniesieniu do małych przedsiębiorstw.

 

 

Czy mała firma potrzebuje oprogramowania ERP? 

 

Czy system ERP dla małych firm to dobry pomysł? Odpowiedź na to pytanie należy do jednych z najbardziej irytujących i brzmi: „to zależy”. Coraz częściej jednak szala przesuwa się w stronę: „w większości przypadków TAK”

Podczas gdy do niedawna biznesy radziły sobie z ręcznymi procesami, arkuszami kalkulacyjnymi i gotowym oprogramowaniem prosto z pudełka, w dzisiejszej gospodarce cyfrowej prowadzenie firmy bez wszechstronnego rozwiązania ERP zdaje się być równoznaczne z walką bez odpowiedniej broni. Wiele małych i średnich organizacji decyduje się je wdrożyć gdy nie wystarcza im już ich mini pakiet oprogramowania księgowego i  są zmuszone korzystać z kombinacji różnych aplikacji. Zazwyczaj mają na tym etapie trudności ze spełnieniem wymagań klientów, brakuje im efektywnego zarządzania czasem lub istnieje zbyt duże ryzyko błędów w arkuszach kalkulacyjnych czy procesach ręcznych. Te powody przemawiają zwykle za tym, żeby wdrożyć oprogramowanie ERP dla małych firm.

 

W całym tym przedsięwzięciu ważne jest jednak wyznaczenie jasnych celów, aby móc monitorować postępy pod kątem ich realizacji. Do najważniejszych z nich należą najczęściej:

 

  • optymalizacja procesów i poprawa wydajności transakcji biznesowych oraz wybranych KPI,
  • pozbycie się frustracji związanej z brakiem aplikacji niezbędnych do codziennej pracy,
  • zwiększenie produktywności oraz wartości dodanej w przedsiębiorstwie (np. dzięki zastosowaniu elektronicznego obiegu dokumentów),
  • oszczędność czasu i kosztów operacyjnych,
  • zdobycie przewagi konkurencyjnej dzięki najnowszej technologii oraz dostępnym możliwościom migracyjnym i integracyjnym.

 

 

Jakie są rodzaje systemów ERP? 

 

Systemy ERP składają się zwykle z modułów, a ich dostawcy są elastyczni. Zasadniczo można jednak wyróżnić:

 

  • ogólne systemy ERP, które nie są przygotowywane dla konkretnej branży lub celu, natomiast mogą zostać skalibrowane pod kątem ściśle określonych rozwiązań i potrzeb przedsiębiorstwa,
  • pionowe systemy ERP budowane od podstaw jako niestandardowe rozwiązanie dla danej firmy, których specyfika dostosowywana jest do niszowych branż (takich jak handel detaliczny czy budownictwo), co powoduje, że mogą być one nieco droższe,
  • systemy ERP dla małych firm, które często mają mniej funkcji oraz obsługują tylko kilku użytkowników i mniejszą ilość danych, dzięki czemu są bardziej przystępne cenowo.

 

 

Jakie funkcje powinien mieć system ERP dla małych firm?

 

Nieduże przedsiębiorstwo oczywiście nie działa na taką samą skalę, ani nie ma takich potrzeb jak np. międzynarodowa korporacja. Jak już wspominaliśmy, program ERP dla małych firm pozwala nieco zaoszczędzić właśnie dzięki eliminacji modułów, które są zbędne. Każdy z systemów tego typu ma bowiem wbudowane określone funkcje, do których można dodawać różne opcje. W zależności od dostawcy obejmują one m.in.:

 

  • kontrolę dokumentów,
  • obsługę np. bazy pracowników i listy płac,
  • zarządzanie projektami, finansami, relacjami z klientami czy łańcuchem dostaw.

 

Jeśli zdecydujesz się na współpracę z Mindbox wspólnie znajdziemy najbardziej odpowiednie rozwiązanie i skonfigurujemy je w sposób odpowiadający na określone potrzeby twojej firmy.

 

 

Czy istnieje bezpłatne oprogramowanie ERP dla małych przedsiębiorstw? Ile kosztuje wdrożenie ERP dla małych firm? 

 

Rozwiązania typu open source są jak najbardziej dostępne, również w wersji online. Nie są one jednak tak bezpieczne, wydajne i konfigurowalne, jak renomowane czy dedykowane oprogramowanie. W przypadku tych ostatnich należy pamiętać, że na koszt wdrożenia systemu do zarządzania firmą składają się różne parametry, w tym  ilość i rodzaj wybranych funkcji. Nie obejdzie się również bez wstępnej analizy i wykupienia licencji, a być może i dodatkowej obsługi technicznej już po samej implementacji.

 

Jeśli jesteś zainteresowany/a tego typu kalkulacją, skontaktuj się proszę z nami.

 

 

Wady i zalety wdrożenia oprogramowania ERP w firmach 

 

Niestety, wdrożenia programów typu Enterprise Resource Planning nie są pozbawione wad, zaś na ich efekty trzeba trochę poczekać. Nie należą one przy tym do najtańszych, a ich powodzenie zależy od umiejętności i doświadczenia konsultantów oraz innych ekspertów. Co więcej, bez odpowiedniej edukacji pracownicy mogą uznać system za zbyt trudny w obsłudze. Może to prowadzić do problemów z dzieleniem się wiedzą między działami oraz niepotrzebnych tarć. W najgorszym wypadku spadnie efektywność całego przedsięwzięcia. Należy również pamiętać, że samo wdrożenie ERP nie gwarantuje sukcesu – kluczowa jest tutaj silna kultura organizacyjna i jej stopień otwartości na zmianę.

 

Większość dobrych rzeczy potrzebuje jednak czasu. Po uporaniu się z początkowymi trudnościami, firmy, które zdecydowały się na wprowadzenie tego typu systemu przy wsparciu odpowiednich fachowców mogą liczyć na szereg korzyści. Do najważniejszych z nich należą:

  • dostęp do rzetelnych danych w czasie rzeczywistym,
  • możliwość błyskawicznego udostępniania informacji pomiędzy działami,
  • eliminacja niepotrzebnych operacji,
  • szybszy czas reakcji w kontaktach z klientami,
  • efektywniejsza alokacja zasobów ludzkich,
  • usprawnienia nie tylko w procesach, ale i w zarządzaniu całą organizacją.