/ We know how

CPQ (Configure-Price-Quote) – czym jest system służący do konfiguracji, wyceny i sprzedaży produktów?

Zakup auta z segmentu premium to prawdziwa przyjemność. Można usiąść wygodnie we własnym fotelu i oddać się marzeniom. Na laptopie lub tablecie wybiera się nie tylko konkretne modele i typy nadwozia, ale i niezliczone opcje pakietów wyposażenia, stylistykę wnętrza, systemów bezpieczeństwa, silników i kolorów lakieru. Od liczby wariantów można dostać zawrotu głowy. Na szczęście system pilnuje, aby żadne wybrane składniki nie kolidowały ze sobą, a dokonany wybór uzupełnia o te elementy, które są potrzebne do funkcjonowania wybranej opcji. To wszystko dzieje się w czasie rzeczywistym – każda zmiana kolorystyczna, czy faktury deski rozdzielczej natychmiast ma swoje odzwierciedlenie w wizualizacji modelu, który można obejrzeć z każdej strony i nawet zajrzeć do wnętrza[i]. Na koniec można spojrzeć na podsumowanie kosztów… i wrócić do rzeczywistości.

Nie inaczej dzieje się, jeśli chcemy samodzielnie wyposażyć swoją kuchnię albo salon w meble IKEA. System pokaże i podpowie z jakich elementów musi się składać nasza konstrukcja, jakie są numery indeksów oraz na którym regale i półce znajdują się niezbędne paczki oraz ile trzeba będzie wysupłać przy kasie[ii]. Dostęp do tak rozbudowanej funkcjonalności i wizualizacji produktów jest zasługą systemów CPQ.

 

 

Czym jest CPQ (Configure – Price – Quote)?

 

Systemy CPQ są fascynującym narzędziem. Pozwalają na swobodną konfigurację złożonych produktów z licznymi opcjami i współzależnościami. Na ekranie dowolnego urządzenia na bieżąco można oglądać wizualizację wybranej wersji, także w 3D. Można śledzić zmiany cen przy każdej modyfikacji wybranego zestawu, a po zatwierdzeniu wyboru w skrzynce pocztowej pojawia się końcowa oferta, szczegóły wybranej konfiguracji i informacje niezbędne do szybkiego podjęcia decyzji zakupowej.

Programy CPQ dostarczają także wielu cennych informacji dodatkowych tak, aby było możliwe nie tylko wyprodukowanie konkretnej wersji produktu, ale i jego montaż, czy eksploatacja. Trzymając się przykładów z branży motoryzacyjnej i meblowej – chodzi o informacje typu „te drzwi do szafy będą kolidować z wybraną szufladą” lub przy zakupie samochodu – „wybór pakietu bezpieczeństwa wymaga zakupu pakietu elektrycznego Komfort”. Na koniec użytkownik otrzyma informacje o terminie produkcji auta lub kiedy jego paczki będą wysłane pod wskazany adres. Otrzyma przy tym plany montażowe, informacje o wymaganym zasilaniu lub niezbędnej przestrzeni. Czasami przydają się wymiary paczek i ich waga. Możliwości jest naprawdę dużo, w zależności od branży, systemu CPQ, wymagań klientów i ich zwyczajów zakupowych.

Software CPQ rozwijają się  w kierunku rozbudowy modułów wizualizacji, szybko zastępując klasyczne zaznaczanie opcji.  Dzięki temu nowa kategoria Visual CPQ pozwala sprawdzać produkt i jego funkcje na podstawie zdjęć lub w środowisku VR (Virtual Reality). CPQ staje się w ten sposób kompleksowym narzędziem wspierającym cały proces sprzedaży, a nie tylko ułatwieniem konfiguracji i wyceny.

 

 

Dlaczego warto automatyzować proces wyceny i oferowania produktów?

 

Tradycyjna wycena i ofertowanie to zadanie żmudne i niewdzięczne, a w przypadku wielowariantowej oferty złożonego wyrobu wymaga wysokich kompetencji i dużo czasu. Przy większej liczbie klientów i rozbudowanej ofercie, zespół handlowców musi być odpowiednio liczny, a to już są niebagatelne koszty osobowe. Zatem każde ułatwienie i skrócenie czasu przygotowania końcowej propozycji jest na wagę złota.

Systemy Configure-Price-Quote eliminują z firmowego obiegu liczne arkusze kalkulacyjne z listami produktów, podzespołów i elementów składowych wraz z cennikami i rabatami. Znika także konieczność mozolnego przeszukiwania wcześniejszej korespondencji i uzgadniania zawartości ofert. W jednym miejscu dla każdego handlowca stają się dostępne wszystkie informacje sprzedażowe, co znacznie poprawia spójność pracy zespołu. Kilka kliknięć wystarczy, aby przygotować i wysłać klientowi plik PDF z ofertą dopasowaną do jego potrzeb i oczekiwań. Eliminuje się także wąskie gardła w przepływie pracy i w istotny sposób zmniejsza liczbę błędnych informacji kierowanych do działów produkcyjnych. Efekt? Duże oszczędności i wzrost efektywności produkcji.

Jak pokazuje doświadczenie jednego z liderów rynku CPQ, firmy Epicor, która w maju 2021 r. przejęła KBMax, użytkownicy systemu Epicor CPQ mogą oczekiwać wzrostu rocznej sprzedaży o około 168%, przy jednoczesnym skróceniu cyklu sprzedaży o 38% oraz 35% wzroście produkcji[iii].

Są to bardzo zachęcające wskaźniki, które dynamizują rynek dostawców rozwiązań klasy CPQ. Według prognoz firmy badawczej TechNavio, rynek programów CPQ wzrośnie od 334,5 mln USD w 2020 roku do 416 mln USD w roku 2024[iv].

 

 

Jakie są główne zalety CPQ?

 

CPQ software integruje w jednym miejscu katalogi produktów, ich wizualizacje oraz cenniki odzwierciedlające indywidualną politykę cenową i rabatową. Umożliwiają one także swobodny przepływ danych pomiędzy systemami CRM i ERP. Obrazowo mówiąc, w CPQ spotykają się potrzeby klientów z niezbędnymi zasobami produkcyjnymi firmy. Automatyzacja w tym obszarze to płynne zarządzanie cyklem sprzedaży oraz stałe monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności firmy.

W systemach CQP wyższej klasy, takich jak Epicor CPQ[v], możliwe jest sterowanie całym procesem od projektu do produkcji, dokładnie na zapotrzebowanie klienta. Dzięki integracji z systemami ERP i użyciu technik sztucznej i rozszerzonej inteligencji,  można na bieżąco modyfikować planowanie popytu i produkcji. Daje to znaczne oszczędności w magazynowaniu, logistyce i produkcji, a także wyższe marże. Przy produkcji na zamówienie można bardzo szybko tworzyć dokładne wyceny i lepiej planować sprzedaż. System CPQ eliminuje większość błędów w zamówieniach, co także wpływa na końcową produktywność handlowców.

Automatyzacja w procesie konfiguracji – wyceny – ofertowania wpływa także wzrost lojalności klientów. Ich doświadczenia, emocje i atrakcyjność związana z używaniem wizualnych metod konfigurowania złożonych produktów oraz błyskawicznym otrzymywaniem kompletu informacji budują nową jakość w relacjach klient – firma. Ma to bezpośrednie przełożenie na wzrost sprzedaży – współczynnik konwersji rośnie o 40%[vi].

Wewnątrz organizacji menedżerowie i handlowcy otrzymują jednolity interfejs, w którym mogą śledzić przebieg każdej interakcji klientów od pierwszego kontaktu aż do wysyłki gotowego produktu. Zawsze bardzo przydatne okazuje się archiwum ofert, najlepszych praktyk sprzedażowych, czy śledzenie i gromadzenie w jednym miejscu wszystkich przydatnych informacji o klientach. System CPQ staje się dzięki temu doskonałym uzupełnieniem modułów CRM. System CPQ dba także o automatyczne przedłużanie i zarządzanie kontraktami oraz wsparcie strategii sprzedażowych up-selling, down-selling, czy cross-selling.

CPQ skraca o 30% czas osiągnięcia pełnej efektywności nowych handlowców[vii]. Nie muszą oni znać indeksów, kodów i reguł kompletacji produktów – robi to za nich aplikacja. W tym czasie mogą się skupić się na szybkim i rytmicznym tworzeniu ofert oraz na nawiązywaniu i utrzymywaniu trwałych relacji biznesowych.

Od strony infrastruktury IT, rozwiązania CPQ mogą pracować jako niezależne programy lub zostać zintegrowane z systemem ERP albo jego wybranymi modułami. Dzięki możliwości uruchamiania programów CPQ w chmurze, oferty w trakcie tworzenia mogą być od razu dostępne do wglądu oraz edycji na wielu urządzeniach jednocześnie, a dostęp do nich mają odpowiedni pracownicy, zgodnie ze swoimi uprawnieniami. To także oznacza pełne wsparcie dla firm prowadzących sprzedaż za pośrednictwem sieci partnerów handlowych – oni także mogą w pełni korzystać z dobrodziejstw aplikacji CPQ.

 

 

Jakie są wady systemów CPQ?

 

W przypadku systemów CPQ trudno mówić o wadach. Dostępne na rynku aplikacje różnią się między sobą funkcjonalnością, zaawansowaniem, możliwościami integracji, ale każdy z nich może coś usprawnić i poprawić w firmowym dziale sprzedaży. Zamiast o wadach, można mówić raczej o uciążliwościach w jego użytkowaniu – system CPQ spełni swoje zdanie jedynie pod warunkiem, że będzie na bieżąco zasilany w aktualne, prawdziwe i kompletne dane.  Spełnienie tego warunku może być wyzwaniem dla niejednej firmy. Pewne trudności mogą zapewne powstać w trakcie integracji modułów CPQ z systemami CRM i ERP, szczególnie jeśli pochodzą od różnych producentów.

 

 

Kiedy firma potrzebuje oprogramowania CPQ?

 

Oprogramowanie CPQ jest popularne szczególnie tam, gdzie oferowane się produkty o złożonej i rozbudowanej strukturze z wieloma opcjami, gdzie końcowa cena zależy od szczegółów konfiguracji, historii zakupowej klienta oraz niuansów polityki rabatowej. Wdrożenie systemu CPQ może być elementem strategii cyfrowej transformacji całej organizacji albo zostać zainicjowane w sytuacji kulejącej sprzedaży. Jeśli na jednej szali położyć koszty, czas i zasoby niezbędne do uruchomienia takiego rozwiązania, a na drugiej dodatkowe zyski, wzrost produktywności, oszczędności w logistyce i mniejsze koszty osobowe plus lepsze relacje z klientami, to dość łatwo będzie policzyć, czy jest to opłacalna inwestycja. Pewne liczby mówią same za siebie – prawidłowe wdrożenie CPQ daje szanse na dziesięciokrotne przyśpieszenie tworzenia ofert, 95% redukcję czasu potrzebnego na uzyskanie zgody przełożonych na udzielenie rabatu, skrócenie o 50% czasu od wysłania dokumentu ofertowego do finalizacji usługi sprzedaży[viii]. Warto?

 

 

Najlepsze oprogramowanie CPQ – lista

 

Wybór najlepszego oprogramowania CPQ, jak w każdym „konkursie piękności”, zawsze musi być poprzedzony pytaniem kto wybiera i jakie są kryteria tegoż wyboru. Na szczęście w tym przypadku nie tyle ścisły ranking jest ważny, ale lista czołowych dostawców tak pod względem popularności, jak i satysfakcji klientów z użytkowania systemów CPQ. Na naszej subiektywnej liście, wspartej raportem portalu g2.com[ix], znajdują się:

  1. Salesforce CPQ
  2. HubSpot Sales Hub
  3. io
  4. PandaDoc
  5. Proposify
  6. Paperless Parts
  7. Oracle CPQ
  8. Epicor CPQ
  9. Configure One
  10. CloudSense

Każdy z tych systemów ma szanse poprawić efektywność sprzedaży i spełnić oczekiwania swoich użytkowników.

[i] https://www.mercedes-benz.pl/passengercars/content-pool/tool-pages/car-configurator.html/motorization/CCci/PL/pl/E-KLASSE/COUPE

[ii] https://www.ikea.com/pl/pl/planners/

[iii] https://kbmax.com/

[iv] https://www.technavio.com/report/configure-price-and-quote-software-market-industry-analysis

[v] https://www.epicor.com/en/newsroom/news-releases/epicor-acquires-kbmax/

[vi] https://kbmax.com/

[vii] https://www2.deloitte.com/pl/pl/pages/salesforce-deloitte/articles/Czym-jest-CPQ-Configure-Price-Quote-salesforce.html

[viii] Ibidem.

[ix] https://www.g2.com/categories/cpq?utf8=%E2%9C%93&order=top_shelf