/ We know how

Ceny systemu ERP – licencja, wdrożenie, wdrożenie, utrzymanie

Odpowiedź na pytanie ile kosztuje system ERP jest równie prosta i łatwa, jak odpowiedź na pytanie ile kosztuje samochód? Ta analogia jest zrozumiała dla wszystkich i każdy zdaje sobie sprawę z faktu, że na tak sformułowane pytanie można w zasadzie odpowiedzieć tylko w jeden sposób: to zależy. Liczba czynników wpływających na końcową kwotę jest w obu przypadkach bardzo duża, a ceny się zmieniają „od Sasa do Lasa”, choć w tym kontekście powinno się raczej powiedzieć „od SAP-a do Lasa”.

 

Na polskim rynku dostępnych jest około 55[i] bardzo zróżnicowanych pod wieloma względami systemów ERP. Są to rozwiązania produkowane tak przez polskie firmy, jak i koncerny o globalnym zasięgu. Systemy te można podzielić na segmenty, w zależności od branży, specjalizacji funkcjonalnej, wielkości obsługiwanych firm, czy chociażby sposobu ich licencjonowania. Końcową wartość systemów ERP tworzy suma długiego szeregu cen modułów, usług, licencji i kosztów pracy konsultantów. Warto się zatem pochylić nad odpowiedzią na pytanie:

 

 

Co wchodzi w cenę wdrożenia systemu ERP?

 

Jak każde rozwiązanie informatyczne, system ERP musi mieć swoją warstwę infrastruktury sprzętowej. Czasami jest już ona zbudowana i całkiem sprawnie działa, czasami wymaga modernizacji, są też przypadki, że trzeba ją zbudować od nowa. Istotne stają się wtedy koszty zakupu i uruchomienia:

  • infrastruktury sieciowej – routerów, przełączników, połączeń światłowodowych itp.
  • serwerów i licencji serwerowych, czyli fizycznych maszyn z odpowiednimi systemami operacyjnymi,
  • pamięci masowych do przechowywania danych biznesowych i ich kopii bezpieczeństwa,
  • urządzeń peryferyjnych, takich jak drukarki, skanery, czytniki kodów, czujniki, serwomechanizmy itp.
  • licencji na bazy danych i zestawy niezbędnych programów narzędziowych.

Założywszy, że system ERP został już wybrany razem z dostawcą usług wdrożeniowych, szczęśliwy właściciel nowego rozwiązania musi się liczyć także z kosztami:

  • zakupu licencji samego systemu ERP, o ile system nie jest użytkowany w chmurze,
  • umowy na serwis, aktualizację i modyfikacje systemu – czyli czynnikami decydującymi o jego łącznym całkowitym koszcie posiadania (TCO – Total Cost of Ownership),
  • prac analitycznych i wdrożeniowych, najczęściej liczonych jako liczba roboczogodzin,
  • modyfikacji i zmian w funkcjonalności systemu ERP dostosowujących go do specyfiki firmy,
  • praca własnego zespołu wdrożeniowego,
  • szkoleń użytkowników systemu,
  • nieprzewidzianych awarii i przestojów po starcie wersji produkcyjnej.

Ze względu na relatywnie wysoki łączny koszt wdrożenia systemu ERP, umowa pomiędzy firmą a dostawcą bardzo szczegółowo i dokładnie określa zakres prac, rodzaj niezbędnych inwestycji sprzętowych, stawki godzinowe, liczebność zespołów, czy harmonogram realizacji wdrożenia. Każdy z tych elementów ma swoją cenę. Mimo wysiłków obu stron, dość często się jednak zdarza, że całe przedsięwzięcie nie mieści się ani w budżecie, ani w ramach czasowych.

Na proporcje pomiędzy cenami poszczególnych składników ma wpływ kilka kluczowych decyzji z reguły podejmowanych na początku procesu zakupowego:

  1. jaka będzie architektura systemu?
  2. czy system będzie działał w chmurze, czy może on-premise, we własnym Data Center? A może to będzie jakaś konfiguracja hybrydowa?
  3. Czy licencja na system ERP będzie wieczysta, terminowa, imienna, coroczna?
  4. Czy opłaty licencyjne dotyczą kompletnego rozwiązania, czy może poszczególne moduły systemu mają swoje własne ceny i sposoby licencjonowania?
  5. Co obejmują prace wdrożeniowe?

 

Bardzo duże znaczenie dla końcowej ceny systemu ERP ma także decyzja o tym, czy firma kupuje gotowe rozwiązanie, czy próbuje je stworzyć od podstaw dokładnie pod swoje potrzeby i oczekiwania. To ostatnie podejście zdarza się co raz rzadziej, bo możliwości konfiguracyjne i baza dobry praktyk z każdej praktycznie branży powoduje, że zawsze można znaleźć coś gotowego, co wymaga znacznie mniejszych nakładów finansowych na modyfikacje niż pisanie nowego kodu.

 

 

Cena systemu ERP a funkcjonalność

 

Analizując funkcjonalność systemów ERP i porównując ją z szacunkowymi kosztami wdrożenia, nietrudno dostrzec silną proporcjonalność, z zastrzeżeniem, że wyjątki, jak zawsze, się zdarzają. Czasami dodanie unikalnej i niezbędnej do obsługi procesów biznesowych funkcjonalności może wymagać stworzenia dodatkowego modułu i głębokich modyfikacji w samym systemie. To może podnieść cenę całego rozwiązania czasami o kilkanaście lub kilkadziesiąt procent. Zatem nie warto upierać się przy pełnej informatyzacji każdego procesu. Dla równowagi trzeba też pamiętać, że z kolei arkusze kalkulacyjne nie zastąpią funkcji systemu ERP.

Ceny dla małych firm, które wdrażają proste systemy ERP wahają się w granicach kilkudziesięciu tysięcy złotych. Dla nieco większych firm w jednej lokalizacji, bez rozproszenia terytorialnego i typowej działalności handlowej, dystrybucyjnej lub usługowej, ceny systemów ERP są z przedziału od kilkudziesięciu do nawet ponad 100 tys. zł[ii]. Tam, gdzie w grę wchodzą procesy produkcyjne i rozbudowana logistyka, trzeba liczyć się z wydatkami mierzonymi już setkami tysięcy. Dla firm rozproszonych terytorialnie, ze skomplikowanymi procesami biznesowymi i produkcyjnymi, z siecią dystrybucji, wydatki na ERP zaczynają się od ok. pół miliona złotych. A gdzie jest górna granica? Trudno określić, bo zdarzają się także nieudane i zaniechane wdrożenia systemów ERP po wydaniu kwot rzędu 500 milionów euro[iii].

W każdym jednak przypadku trzeba liczyć się z tym, że im więcej procesów chcemy przenieść do nowego systemu, tym więcej przyjdzie nam zapłacić. Korzystanie z dobrych praktyk i modyfikowanie własnych działań operacyjnych tak, aby je wpasować w dostępną funkcjonalność jest jedną z metod obniżania ceny wdrożenia systemu ERP.

 

 

System ERP a modele subskrypcji i licencji

 

Wydaje się, że najprościej jest kupić licencję na system ERP i po problemie. Jednak wczytując się w typowe zapisy umowy licencyjnej nietrudno dostrzec uciążliwe ograniczenia – często spotyka się licencje terminowe na pięć lat, po których producent ma prawo wypowiedzieć umowę. Jej odnowienie potrafi kosztować kilkanaście procent ceny nowej licencji. Z kolei licencja wieczysta ma także swoją wyższą cenę, a nie każdy chce płacić za coś, czego użyteczności nie jest pewien np. za pięć, czy dziesięć lat.

Z powodu tych ograniczeń na rynku pojawił się model subskrypcyjny – płacimy roczne lub miesięczne opłaty za korzystanie z systemu ERP. W Polsce z takiego sposobu licencjonowania systemów ERP korzysta ok. 30% firm z sektora MSP oraz ok. 50% dużych firm[iv].

Wchodząc głębiej w szczegóły techniczne, szczególnie te powiązane z infrastrukturą IT, nietrudno dojść do wniosku, że jeszcze lepiej jest skupić się na własnym biznesie i doskonaleniu procesów, a resztę zostawić zewnętrznym dostawcom. Oznacza to, że równie dobrze można korzystać z funkcjonalności systemu ERP w modelu SaaS (Software as a Service), gdzie jego właścicielem jest dostawca platformy obliczeniowej, a firma płaci miesięczną lub roczną subskrypcję za czas pracy aplikacji.  Znikają wtedy koszty zakupu, konfiguracji i utrzymania sprzętu, a dostawca odpowiada za utrzymanie aplikacji, jej  modernizację, przechowywanie danych oraz bezpieczeństwo całej platformy. Atrakcyjne rozwiązanie? Wygląda na to, że tak, skoro 63% firm[v] woli korzystać z rozwiązań chmurowych niż on-premise.

 

 

Koszt zabezpieczeń ERP

 

O tym, że dane biznesowe są bezcenne nie trzeba nikogo specjalnie przekonywać. 98% zapytanych informatyków wskazało, że poziom bezpieczeństwa danych jest najważniejszym kryterium wyboru systemu ERP[vi]. O bezpieczeństwo danych w systemach ERP można dbać w dwojaki sposób – proceduralny, związany np. z polityką haseł, ograniczeniami logowania z urządzeń mobilnych w niezabezpieczonych sieciach, czy szyfrowaniem komunikacji oraz sprzętowy – za pośrednictwem urządzeń do tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych w procedurach Disaster Recovery. Na koszty wdrożenia systemu ERP największy wpływ ma oczywiście cześć sprzętowa, bez względu na to, czy będzie to napęd taśmowy, czy nowoczesna macierz dysków Flash. Wymogi co do skalowalności takich rozwiązań, ich wysokiej dostępności, systemów zabezpieczeń i pojemność mogą być tak duże, że ich realizacja znacznie przewyższy koszt wdrożenia systemu ERP.

 

 

Ile kosztuje utrzymanie systemu ERP?

 

Specjaliści szacują, że łączne roczne koszty utrzymania systemu ERP wynoszą od kilku do kilkunastu procent ceny licencji samego systemu. Są to jednak niezbędne wydatki obejmujące instalację nowych wersji systemu, a co za tym idzie dające dostęp do nowych funkcjonalności, jego adaptację do zmieniającego się otoczenia formalno-prawnego oraz serwisowanie w razie awarii. Bez tych trzech filarów trudno mówić o prawidłowej eksploatacji rozwiązania klasy ERP. Zatem przy wyborze dostawcy takiego systemu trzeba zwrócić uwagę na jego wiarygodność, aby się nie okazało, że za kilka lat firma zniknie i nie będzie miał kto nanosić poprawek choćby w procedurach rozliczania podatków.

 

 

ROI z inwestycji w system ERP

 

O ile policzenie strony kosztowej wdrożenia systemu ERP jest w sumie proste, o tyle weryfikacja finansowych skutków jego działania to już wyższa szkoła jazdy. Policzenie ROI (Return of Investment) jest o tyle trudne, że brak jest jednolitej metodologii takich obliczeń, a w zależności od funkcjonalności systemu, przejawy korzyści z systemu ERP mogą wyglądać bardzo różnie[vii] tak w sferze materialnej, jak i niematerialnej.

W ogólności należy porównać wartości tych samych wskaźników ekonomicznych z okresów historycznych do tych z czasu działania systemu ERP. Da to jakiś obraz sytuacji, choć z pewnością niepełny. Najczęściej i największe korzyści powstają w sferze logistyki i magazynowania, a to za sprawą obniżenia poziomu zapasów. Istotne są także niższe koszty eksploatacji maszyn, koszty pracy. Z reguły  powstaje znacząca poprawa jakości organizacji produkcji i stopnia wykorzystania maszyn. To wszystko ma bezpośredni wpływ na rachunek zysków i strat i uwolnienie dodatkowej gotówki, którą można przypisać do rocznej wartości oszczędności, w oparciu o standardową wewnętrzną stopę zwrotu organizacji. Swój zwrot z inwestycji w system ERP każda firma musi policzyć indywidualnie, uwzględniając specyfikę własnej działalności.

 

 

Przykładowe ceny wdrożenia i utrzymania systemu ERP

 

Przede wszystkim trzeba wziąć pod uwagę fakt, że zapisy umów o wdrożenie systemów ERP są objęte tajemnicą przedsiębiorstwa. Ten sam system może mieć bardzo różne ceny w różnych firmach, w zależności od skali modyfikacji i liczby użytkowników. Ceny różnią się także w zależności od wybranego zestawu modułów, nie wszystkie są obowiązkowe – klient może wybrać tylko te, które są dla niego ważne. Zatem o konkretne i wiarygodne przykłady jest bardzo trudno. Poza tym wartość takich przykładów jest znikoma, bo to samo rozwiązanie w innej firmie może kosztować inaczej. Żeby jednak nie pozostać gołosłownym – moduł obsługi magazynu systemu Navireo dla małych i średnich firm kosztuje netto 800 zł, moduł sprzedaż – 1900 zł, zaś kadry i płace – jedyne 5 900 zł. W sumie wszystkie moduły kosztują 30 400 zł[viii], co dobrze się mieści w podanym wcześniej przedziale cenowym. Dla systemów ERP skalowanych dla większych firm podane ceny można śmiało przemnożyć przez dziesięć, a dla największych – przez sto. SAP – producent systemu ERP dla największych firm o globalnym zasięgu, liczy sobie mniej więcej 14 000 zł za pełną licencję na jednego użytkownika, a dzień pracy konsultanta z zespołu wdrożeniowego to koszt 700 euro[ix]. Widać, że co prawda koszty mogą być niebagatelne, ale co najważniejsze – zyski i korzyści są wielokrotnie większe.

[i] https://www.raport-erp.pl/

[ii] https://gsd.pl/blog/ile_kosztuje_system_erp

[iii] https://myerp.pl/marek-mac/najwieksze-porazki-wdrozenia-systemow-erp/

[iv] https://blog.symfonia.pl/finanse-i-ksiegowosc/planowanie-biznesowe/oprogramowanie-firmowe-w-subskrypcji-czy-jest-sie-czego-bac/

[v] https://cdn2.hubspot.net/hubfs/4439340/Panorama-Consulting-Group-The-2020-ERP-Report.pdf

[vi] https://www.erp-view.pl/erp/15165-o-wyborze-erp-decyduje-bezpieczenstwo-rodzaj-bazy-danych-nie-ma-znaczenia.html

[vii] https://www.geniuserp.com/blog/how-to-conduct-an-erp-roi-analysis

[viii] https://it-masters.eu/211-navireo-przyjazny-system-erp-oprogramowanie-komputerowe-dla-srednich-przedsiebiorstw

[ix] https://www.goldenline.pl/grupy/Komputery_Internet/sap/sap-metoda-licencjonowania-i-koszty,645638/