Magazyn konsygnacyjny – jak działa i jakie są zalety i wady stosowania consignment inventory?

Jak twierdzi słownik języka polskiego, konsygnacja to „umowa określająca zasady przyjęcia do sprzedaży towarów pozostających własnością dostawcy”. To, co jest proste i zrozumiałe w sensie lingwistycznym, na gruncie prawa staje dużo bardziej złożone, a dla informatyka i programisty komplikuje się jeszcze bardziej. 

 

 

Magazyn konsygnacyjny – co to jest?

 

Magazyn konsygnacyjny, nazywany czasem magazynem depozytowym, w sensie fizycznym to zwykły magazyn nie do odróżnienia od tysięcy innych. Jego tajemnica tkwi w prawach własności magazynowanych towarów, sposobie rozliczania dostaw i płatnościach podatków.

Świat zna dwa typy magazynów konsygnacyjnych. W pierwszym z nich, nazywanym Call-off-stock, towary są przeznaczone dla jednego, znanego przed dostawą odbiorcy, który używa ich we własnej działalności usługowej lub produkcyjnej. Drugi typ, czyli Consignment stock, działa nieco inaczej, bo  w momencie realizacji dostawy towarów nabywca nie jest znany. To przypadek najczęściej spotykany w działalności handlowej. Składy  konsygnacyjne najczęściej są lokowane w pobliżu fabryk lub bezpośrednio na ich terenie lub w strefach wolnocłowych

Aby można było mówić o magazynie konsygnacyjnym, to magazynowane towary muszą pochodzić od zagranicznego dostawcy z terenu Unii Europejskiej, który zachowuje do nich prawa własności na terenie naszego kraju. On także ponosi ryzyko i koszty magazynowania. Przeniesienie własności towaru na polskiego odbiorcę dokonuje się w momencie pobrania towaru z magazynu. Co ciekawe, magazyn konsygnacyjny prowadzi obiorca towarów lub firma trzecia, ale nie podmiot zagraniczny.

 

 

Jakie są procedury magazynu konsygnacyjnego?

 

Korzystanie z magazynu konsygnacyjnego wiąże się z koniecznością spełnienia kilku ustawowo zdefiniowanych warunków. Pierwszy z nich wymaga, aby dostawca nie miał siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium naszego kraju, choć może być u nas czynnym lub zwolnionym podatnikiem podatku VAT. Kolejny warunek definiuje zawartość informacyjną dokumentów składanych w urzędzie skarbowym. Wymagane jest między innymi podanie danych identyfikacyjnych podatnika podatku VAT, adresów prowadzenia działalności gospodarczej, adresu magazynu konsygnacyjnego oraz wskazanie prowadzącego tenże magazyn.

Na prowadzącym skład konsygnacyjny spoczywa obowiązek szczegółowego ewidencjonowania towarów wprowadzanych do magazynu wraz z datą wprowadzenia oraz datą pobrania towarów z magazynu. Konieczne jest także ścisłe ewidencjonowanie przemieszczeń powrotnych do magazynu oraz dokładna identyfikacja towarów tak, aby uniknąć jakichkolwiek niejasności i dwuznaczności.

 

 

Co warto wiedzieć o magazynie konsygnacyjnym w Polsce?

 

Jak to w naszym kraju zwykle bywa, niektóre pojęcia są rozumiane inaczej. Magazyn konsygnacyjny jest zdefiniowany w ustawie o podatku VAT  i wbrew swej nazwie nie jest to typowy skład konsygnacyjny, czyli Consigment Stock, ale raczej magazyn typu Call-off-stock.

W polskich warunkach prawno-podatkowych prowadzenie magazynu konsygnacyjnego jest wygodnym uproszczeniem w rozliczaniu dostaw od zagranicznych kontrahentów. W standardowych okolicznościach dostawa towarów z zagranicy do prowadzącego magazyn to nic innego, jak wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. Zatem dostawca u siebie w kraju dokonuje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, a nabywca jednocześnie takiegoż nabycia w Polsce. Aby było to możliwe, taki dostawca musiałby być zarejestrowanym w naszym kraju płatnikiem podatku VAT. Odbiorca krajowy, pobierając towar z magazynu, dokonywałby zwykłej transakcji zakupowej z polskimi stawkami VAT, tak jak się to robi na co dzień.

Całe uproszczenie związane z magazynem konsygnacyjnym polega na tym, że zagraniczny dostawca nie musi się rejestrować w Polsce, a wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów rozlicza krajowy podatnik, i to dopiero w momencie pobrania towaru z magazynu. Zatem zamiast dwóch zdarzeń gospodarczych do rozliczenia, w magazynie konsygnacyjnym  mamy tylko jedno: pobranie towaru przez polskiego podatnika.

Trzeba jednak pamiętać o istotnych zapisach w ustawie o podatku VAT, które nakładają ograniczenia na możliwość stosowania uproszczonych procedur magazynu konsygnacyjnego. Otóż magazyn rozumiany jako wyodrębnione miejsce przechowywania towarów musi znajdować się w posiadaniu krajowego podatnika, choć podmiot, który prowadzi magazyn konsygnacyjny, nie musi być jednocześnie nabywcą przechowywanych w nim towarów.

W praktyce magazyn konsygnacyjny pokazuje swoje zalety na przykład w sytuacji, gdy polski podatnik dostarczy do magazynu w Niemczech wyprodukowane towary, a niemiecki kontrahent nie dokona ich nabycia. Po spełnieniu określonych warunków, będzie możliwe zastąpienie tego kontrahenta innym, a taka zmiana nie pozbawi stron tej transakcji korzyści wynikających z użycia magazynu typu call-off stock. W sytuacji, gdy polskiemu podatnikowi nie uda się w ogóle sprzedać tego towaru, będzie mógł on przetransportować swoje niesprzedane wyroby do Polski i nie poniesienie z tego tytułu żadnych konsekwencji, bo transakcja będzie neutralna podatkowo.

 

 

Zalety i wady prowadzenia magazynu konsygnacyjnego

 

Uproszczenie rozliczania dostawy i nabycia wewnątrzwspólnotowego to niejedyna korzyść z magazynu konsygnacyjnego. Dla obu stron liczy się także fakt, że obowiązek podatkowy z tytułu VAT powstaje dopiero w momencie pobrania towarów z magazynu i nie później niż w dniu wystawienia faktury.

Są także wyjątki – jeśli w magazynie konsygnacyjnym znajdą się towary niepobrane przez rok, to niejako z automatu uznaje się je jako pobrane następnego dnia po upływie 12 miesięcy. To jednak oznacza powstanie obowiązku podatkowego, bez względu na to, co się stanie z towarem.

Ustawodawca na szczęście zostawił małą furtkę – taki obowiązek podatkowy nie powstaje, jeśli towary nie pobrane w terminie 12 miesięcy zostaną ponownie przemieszczone. Użytkownicy magazynów konsygnacyjnych mają także swoje zmartwienia. Dotyczą one głównie sytuacji nietypowych, w których towar znika z magazynu albo ulega całkowitemu zniszczeniu za sprawą choćby kradzieży, czy ewidentnych pomyłek w trakcie weryfikacji i liczenia dostaw. Fakt pozostaje faktem – towar jest w ewidencji, ale nie ma go w magazynie. W takich przypadkach towar uznaje się za pobrany w dniu zniszczenia towaru, a jeśli nie można ustalić takiego dnia, to w dniu stwierdzenia braków lub zniszczenia. To jest właśnie ten dzień, gdy firma dostrzega braki, a na osłodę dostaje do zapłacenia podatki od tego, czego już fizycznie nie ma.

Generalnie magazyn konsygnacyjny pozwala zwiększać konkurencyjność na rynku dzięki minimalizowaniu kosztów magazynowania surowców i półfabrykatów. Ważna jest także łatwość utrzymania płynności dostaw od producenta, likwidacja ryzyka powstania opóźnień oraz  prostota rozliczania kosztów. Dla utrzymania płynności finansowej, tak ważnej dla każdego przedsiębiorcy, wielkie znaczenie ma wydłużony moment zapłaty za towar, który powstaje dopiero w chwili wydania towaru z magazynu.

 

 

Magazyn konsygnacyjny a RPA

 

Istniejący ustawowy obowiązek szczegółowego ewidencjonowania towarów oraz generowania informacji podsumowujących VAT-EU w kraju wysyłki w momencie przemieszczania towarów wraz z podaniem numeru VAT przyszłego odbiorcy, nakłada szczególne wymagania na funkcjonalność systemów informatycznych obsługujące tego typu magazyny.

Ponieważ w prowadzenie consignment inventory zaangażowane są minimum dwa podmioty gospodarcze z różnych krajów, bardzo ważna jest zdolność ich systemów WMS (Warehouse Management System) do wzajemnej integracji i wymiany danych za pomocą EDI, plików XML, czy chociażby interfejsów API. W procedurach magazynów konsygnacyjnych typu Call-of-Stock, szerokie zastosowanie znajdują roboty programowe, które wykonują typowe i powtarzalne dla człowieka zadania. Robotyzacja procesów biznesowych (RPA – Robotic Process Automation) w tym obszarze może także obejmować wymianę informacji w połączeniu fizycznym przemieszczaniem przedmiotów, ich automatycznym identyfikowaniem i kompletowaniem.  Zawsze warto przemyśleć zastosowanie specyficznych aplikacji klasy RDA (Robotic Desktop Automation), które działając z poziomu pulpitu pracownika lub użytkownika końcowego wspomagają pracę botów i wirtualnych asystentów zawiadujących np. generowaniem dokumentów magazynowych PZ, WZ, czy FS. Typowe rozwiązania RPA mogą automatyzować np. procesy księgowania faktur i eksportu listy towarów zdjętych ze stanów magazynowych, wyłapując jednocześnie wszelkie niezgodności. Roboty mogą prowadzić także cykliczne rozliczenia konsygnacji i stopniowego fakturowania wydanych towarów, pomagając wygenerować dokument FZ wymagany do rozliczenia z magazynem konsygnacyjnym dostawcy.

Firmy, które są na etapie cyfrowej transformacji swojej organizacji pracy mogą bez trudu znaleźć odpowiedni system klasy ERP, który zapewni sprawną obsługę magazynu konsygnacyjnego.

 

 

Czym wyróżniają się wdrożenia magazynów konsygnacyjnych?

 

Wdrożenia systemów do zarządzania magazynem działającym na podstawie umowy konsygnacyjnej w zasadzie nie odbiegają od innych tego typu wdrożeń systemów klasy WMS. Używane metodyki pracy nad takimi projektami są także typowe, choć samo wdrożenie wymaga o wiele większego doświadczenia i specjalistycznej wiedzy związanej ze stosowanymi procedurami.

Zatem projekt wdrożenia musi szczegółowo definiować wszystkie procesy magazynu Call-of-Stock tak, aby działanie systemu nie naraziło użytkownika na jakiekolwiek sankcje podatkowe. Zawartość informacyjna kartotek towarów i kontrahentów musi spełniać szczegółowe ustawowe wymagania. W projekcie wdrożenia powinny znaleźć się także zidentyfikowane możliwości uruchomienia botów wraz z oceną opłacalności ich uruchomienia. Właściwy wybór procesów do robotyzacji może mieć decydujące znaczenie w ostatecznym sukcesie całego wdrożenia.

Możliwość integracji systemów ERP dostawcy i nabywcy może znacząco ułatwić i przyśpieszyć proces rozliczania konsygnacji, dostarczając jednocześnie wiarygodnych informacji o stanie magazynu konsygnacyjnego w czasie rzeczywistym. Szerokie zastosowanie robotów poprawia Employee Experience i zmienia kulturę organizacyjną firmy na bardziej innowacyjną.

Dokonując wyboru dostawcy systemu informatycznego i rozwiązań RPA na potrzeby składu konsygnacyjnego trzeba zwrócić uwagę na fakt, że funkcjonowanie takiego magazynu jest silnie uzależnione od stanu prawnego i reguł podatkowych. Dostawca rozwiązań IT musi dysponować wiarygodnością i pozycją na rynku gwarantującą szybkie, sprawne i bezbłędne dokonywanie zmian w systemach na wypadek nowelizacji prawa.

W dzisiejszym galopującym świecie, gdzie według niektórych jedyną stałą jest zmienną, a pewną – śmierć i podatki, obowiązuje jeszcze jedna maksyma, która wciąż nie straciła na ważności. Mowa oczywiście o „Kto ma informacje, ten ma władzę”, które nabrało w świecie cyfryzacji nowego wymiaru. Produkujemy bowiem więcej danych, niż jesteśmy w stanie przetworzyć, a organizacjom są one niezbędne do podejmowania biznesowych decyzji. Z odsieczą przybywają inteligentne procesy, a na jeszcze wyższym poziomie – rozwiązania typu Master Data Management, które to stanowią głównych bohaterów naszego dzisiejszego tekstu. 

 

 

Czym jest zarządzanie danymi podstawowymi (MDM), czyli MDM-zasady

 

Master Data Management (MDM), czyli zarządzanie danymi podstawowymi, obejmuje tworzenie pojedynczych rekordów głównych dla każdej osoby, miejsca lub przedmiotu w firmie z wykorzystaniem zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych źródeł czy aplikacji. Tego typu informacja, poddana deduplikacji oraz uzupełniona o niezbędne szczegóły, staje się jedyną słuszną i obowiązującą wersją.

 

Dane podstawowe mają więc kluczowe znaczenie z punktu widzenia organizacji. Właściwie zarządzane mogą wspomóc raportowanie, przyczynić się do redukcji błędów oraz zbędnych elementów, a także wesprzeć pracowników w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji biznesowych.

 

Jako dyscyplina, MDM w dużym stopniu opiera się na zasadach data governance, które mają na celu stworzenie wiarygodnego widoku danych firmy. W obliczu coraz większej ilości systemów dostarczających zapisy cyfrowe, wprowadza to porządek w zakresie informacji, które mają najważniejsze znaczenie dla biznesu. Co więcej, organizacje przywiązują coraz większą wagę do podejmowania decyzji w oparciu o dane dostępne na globalnym rynku. Master Data Management staje się więc niezbędną praktyką biznesową.

 

Jeśli zaś chodzi o technologię, rozwiązania MDM automatyzują proces zarządzania i udostępniania danych o znaczeniu krytycznym w aplikacjach używanych przez linie biznesowe, marki, działy i organizacje. Tworząc rekordy główne, typowy program MDM korzysta m.in. z dobrodziejstw integracji i narzędzi do kontroli jakości. Automatyzacja (nie mylić z robotyzacją!) i sztuczna inteligencja są zaś używane do identyfikowania, dopasowywania i scalania danych pochodzących z różnych systemów. Po tego typu obróbce są one udostępniane np. na potrzeby aplikacji czy analityków biznesowych.

 

Podczas procesu scalania narzędzia MDM mogą również korygować występujące niespójności, ustalać źródła pochodzenia danych i aktualizować dzienniki kontroli. Dzięki tym działaniom możliwy jest wgląd w sposób tworzenia lub modyfikowania każdego rekordu głównego.

 

 

Na co dzieli się MDM?

 

Rozwiązania MDM obejmują szeroki zakres czynności związanych z gromadzeniem, identyfikacją, integracją, transformacją, czyszczeniem, przekształcaniem i naprawą danych. Gdy te ostatnie osiągną już określone progi jakości, tworzone są schematy i taksonomie, aby pomóc w utrzymaniu ustalonego wzorca referencyjnego.

 

Kategorie, do których klasyfikowane są dane podstawowe, nazywane są domenami. Typowe domeny MDM obejmują:

 

  • zarządzanie danymi podstawowymi klienta – zarówno B2B, jak i B2C,
  • zarządzanie danymi podstawowymi produktów,
  • zarządzanie danymi podstawowymi dostawców,
  • zarządzanie danymi podstawowymi w zakresie danych referencyjnych,
  • zarządzanie danymi podstawowymi lokalizacji,
  • zarządzanie danymi podstawowymi zasobów,
  • zarządzanie danymi podstawowymi pracowników.

 

Jeśli zaś chodzi o samo podejście do baz danych, zasadniczo wyróżnić można analityczny MDM oraz operacyjny MDM. Celem pierwszego z rozwiązań, znacznie prostszego w implementacji, jest  wspieranie procesów decyzyjnych firmy. Dba ono zatem o dostarczenie jedynej słusznej wersji danych na potrzeby analizy biznesowej i predykcyjnej.

 

Operacyjny MDM ma z kolei za zadanie dokonać tego samego w ramach podstawowych systemów, z których korzystają na co dzień użytkownicy biznesowi (np. księgowość, HR, sprzedaż czy dział zakupów). To właśnie tam po raz pierwszy tworzone są dane podstawowe i to na tym etapie najczęściej dochodzi do naruszenia ich integralności, nawet pomimo użycia technologii synchronizujących. Operacyjny MDM ma zatem nie tylko zbudować połączenie pomiędzy kluczowymi aplikacjami (takimi jak CRM czy ERP), ale i rozwiązać problemy związane z prywatnością, bezpieczeństwem i zgodnością (również z przepisami).

 

 

Jakie wyzwania są stawianie systemom MDM?

 

MDM jest odpowiedzią na wyzwania związane z kilkoma programami, które tworzą, przechwytują i uzyskują dostęp do rekordów w wielu różnych systemach, aplikacjach i kanałach. Dzięki zaufanemu źródłu wiarygodnych i aktualnych danych organizacje mogą uzyskać lepszy wgląd w swoje produkty i dostawców, zwiększać zaangażowanie klientów oraz poprawić zarówno customer, jak i employee experience.

 

Master Data Management rozwiązuje również problemy takie jak:

 

  • błędy powstałe w wyniku ręcznego wprowadzania danych (np. użycie niewłaściwego znaku czy pozostawienie pustego pola),
  • stosowanie różnych form, m.in. w nazwach własnych (np. GE oraz General Electric),
  • duplikacja wpisów czy replikacja danych,
  • brak automatycznej aktualizacji danych we wszystkich systemach używanych w przedsiębiorstwie.

 

Rozwiązania MDM będą więc szczególnie interesujące dla dużych, globalnych organizacji, firm, które borykają się z problemem danych rozproszonych w wielu systemach oraz przedsiębiorstw, które często przeprowadzają fuzje i przejęcia na dużą skalę. Zwłaszcza te ostatnie stwarzają szereg wyzwań na poziomie integracji. MDM pomaga również zapobiegać rozbieżnościom w zakresie customer experience w firmach stosujących segmentację oraz kilka kanałów komunikacji z klientem, a także rozproszonych pod względem geograficznym.

 

 

Na jakie korzyści można liczyć po wdrożeniu MDM?

 

Zapewniając jeden punkt odniesienia dla krytycznych informacji biznesowych, Master Data Management eliminuje koszty błędów i redundancji, które pojawiają się, gdy organizacje polegają na wielu sprzecznych źródłach informacji. Dla przykładu, rozwiązania MDM mogą zapewnić, że w przypadku zmiany danych kontaktowych klienta organizacja nie będzie podejmować prób sprzedaży lub działań marketingowych przy użyciu zarówno starych, jak i nowych informacji.

 

Zarządzanie danymi podstawowymi oferuje więc szereg korzyści biznesowych m.in. na poziomie:

 

  • doświadczenia klienta,
  • analityki biznesowej,
  • fuzji i przejęć,
  • zarządzania i zgodności,
  • efektywności operacyjnej,
  • optymalizacji dostaw,
  • product experience.

 

 

Ile może kosztować wdrożenie MDM?

 

Platformy do zarządzania danymi zbudowane są często na oprogramowaniu klasy korporacyjnej, zwykle sprzedawanym przez dużych dostawców, takich jak SAP, Oracle i IBM. Tradycyjnie software tego typu oferowany był w modelu on-premise. Wraz z rosnącą popularnością Chmury (nie tylko w zakresie np. wdrożeń rozwiązań RPA) pojawiły się jednak nowe możliwości hostingowe.

 

Trzeba przy tym pamiętać, że jak każde oprogramowanie dla przedsiębiorstw, systemy MDM mogą być bardzo kosztowne. Przy dużej skali ceny rozwiązań chmurowych mogą wynosić nawet od 15 do ponad 50  tysięcy dolarów miesięcznie. Istnieją jednak tańsze alternatywy, a nawet narzędzia typu open-source.

 

 

Jak wdrożyć oprogramowanie do zarządzania danymi podstawowymi w przedsiębiorstwie?

 

Wybór systemu MDM powinien być ściśle powiązany z wizją organizacji, a także brać pod uwagę elementy, które wyróżniają ją na rynku (np. podejście skoncentrowane na kliencie, doskonała jakość produktu czy wysoka efektywność operacyjna). Master Data Management powinno być częścią tego obrazka. Dla przykładu, jeśli twoja firma szczyci się tym, że może zaoferować szerokie możliwości w zakresie personalizacji, powinniście skupić wasze MDM-owe wysiłki na zarządzaniu danymi podstawowymi klienta.

 

Kolejny krok to opracowanie strategii. Aby było to możliwe, należy najpierw ocenić dojrzałość technologiczną przedsiębiorstwa, zwłaszcza w zakresie zarządzania danymi i procesami (być może skorzystaliście już np. z rozwiązań BPD czy BPO). Warto abyście zadali sobie pytania: „Gdzie jesteśmy dzisiaj?” oraz „Gdzie chcemy być?”. Strategia MDM powinna umożliwić płynne przejście od stanu obecnego do pożądanego.

 

Wreszcie, należy dokonać wnikliwej kalkulacji i przygotować uzasadnienie biznesowe, które uwzględniać będzie wskaźnik zwrotu z inwestycji (czyli ROI). Aby całe przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem, należy bowiem podejść do niego w sposób holistyczny. Oznacza to m. in. stałe zaangażowanie kierownictwa wyższego szczebla, które od samego początku wymagać będzie konkretnych liczb. Warto, aby było przygotowane również na to, że będzie to rozbudowany program, a nie jednorazowy projekt.

Niepewność gospodarcza wywołana pandemią zmusiła organizacje do cięcia kosztów i skupienia się na wydajności operacyjnej. Wraz z tym, jak firmy zaczęły dostosowywać swoje modele biznesowe do nowej rzeczywistości, inwestycje w zaawansowane narzędzia do automatyzacji wzrosły, pomimo tendencji do redukcji innych wydatków.

 

Biznesy, które jako jedne z pierwszych postawiły na robotyzację, teraz skierowały swoją uwagę na rozwiązania związane ze sztuczną inteligencją i uczeniem maszynowym. Okazało się, że pomogły one zmniejszyć liczbę błędów, ludzkich interwencji i opóźnień, poprawiając zarazem wydajność procesów. Choć narzędzia AI i ML pozwoliły firmom osiągnąć równowagę pomiędzy zwinnością a redukcją kosztów, szybko zdały sobie one sprawę, że fragmentaryczne podejście nie zapewni długoterminowej wartości.

 

Wykorzystanie automatyzacji w stosunku do pojedynczych elementów (np. arkusze Excel) czy obszarów (dział HR) jest oczywiście naturalnym pierwszym krokiem prowadzącym do zmniejszenia wydatków operacyjnych i czasu przetwarzania. W dłuższej perspektywie wygrywa jednak podejście holistyczne (stosowane m.in. w inteligentnych systemach ERP), które zdecydowanie zwiększa szanse na uzyskanie oczekiwanego zwrotu z inwestycji.

  

 

Co warto, a nawet trzeba wiedzieć o holizmie w technologii?

 

Holistyczne ujęcie zakłada traktowanie złożonego systemu komputerowego jako całości. W medycynie tego typu podejście oznacza m.in. uwzględnienie wpływu, jaki umysł wywiera na ludzkie ciało. W przypadku technologii, sytuacja przedstawia się analogicznie, tj. fokus skierowany jest na współzależności pomiędzy komponentami systemów.

 

Holistyczne podejście do technologii obejmuje więc:

 

  • myślenie systemowe, które koncentruje się nie tylko na sposobie, w jaki poszczególne części składowe są ze sobą powiązane, ale (jak sama nazwa wskazuje) bada również korelacje i funkcjonalności na poziomie systemowym,
  • BPM skoncentrowany na procesie jako całości, a nie sumie pojedynczych elementów, takich jak dokumenty, przepływy pracy czy zasoby ludzkie,
  • zarządzanie informacjami jako cennymi zasobami biznesowymi poprzez wdrażanie odpowiednich procesów, ról i mierników,
  • zrównoważony pod względem procesów i technologii łańcuch dostaw i perspektywę, która wykracza poza dostawy, zapasy i tradycyjne spojrzenie na koszty,
  • zarządzanie ryzykiem korporacyjnym (planowanie i kontrolowanie wszystkich działalności organizacji pod kątem ochrony kapitału i zysków).

 

 

Na czym polega holistyczne podejście do automatyzacji i jakie są jego zalety?

 

Holistyczna automatyzacja łączy zatem dostępne technologie, oferując kompleksowe podejście. Gdy RPA, sztuczna inteligencja, Process Mining, BPM i inne narzędzia używane są równolegle, ich zakres i możliwości rosną. W rezultacie procesy biznesowe stają się bardziej wydajne, niezawodne, skalowalne i łatwiejsze do dostosowania.

 

To z kolei przekłada się na wyższy długoterminowy zysk, a także większe zaangażowanie klientów i pracowników. Zgodnie z danymi zebranymi przez Everest Group, przedsiębiorstwa, które wdrożyły holistyczne podejście do automatyzacji osiągnęły znacznie więcej korzyści niż ich konkurenci.

 

Należy przy tym zauważyć, że pracownicy są i zawsze będą integralną częścią procesów biznesowych, nawet gdy nie wykonują prostych i powtarzalnych zadań. Automatyzacja pracy pozwala po prostu na lepsze wykorzystanie ludzkiej inteligencji, które przekłada się na osiągane wyniki i proponowane innowacje.

 

 

Czy holistyczne podejście do automatyzacji ma wady?

 

Poza kosztem wdrożenia oraz czasem oczekiwania na zwrot z inwestycji, holistyczna automatyzacja może budzić jeszcze jedną obawę. Jest ona ściśle powiązana z ogólną definicją tej technologii. Automatyzacja ma bowiem z założenia oferować narzędzia, dzięki którym dany proces będzie mógł zostać wykonany przy minimalnym wkładzie człowieka, a czasem i bez jego udziału. Połączenie ze słowem „holistyczny” może zatem budzić u niektórych sprzeczne emocje. Z jednej strony mowa jest o tym, że ludzie są częścią większego obrazka, a jednak wyklucza się ich udział w niektórych obszarach.

 

Automatyzowane systemy powinny zatem być projektowane nie tylko z punktu widzenia procesu, ale i z uwzględnieniem wszystkich jego użytkowników oraz punktów styku, aby odpowiednio je obsłużyć. Co więcej, ludzka siła robocza musi mieć od samego początku możliwość przekazywania informacji zwrotnych i pomysłów na usprawnienia. Jednymi z głównych cech holistycznej automatyzacji powinny być więc elastyczność i responsywność.

 

 

Wskazówki dotyczące holistycznego podejścia do automatyzacji

 

Oto pozostałe z aspektów, na które należy zwrócić szczególną uwagę przed wdrożeniem holistycznej automatyzacji wraz z garścią porad.

 

  • Osadź automatyzację w ogólnej strategii biznesowej

Opracowując holistyczne podejście przedefiniuj parametry, które są kluczowe dla firmy i rozważ wdrożenie automatyzacji we wszystkich procesach biznesowych.

 

  • Utrzymuj ludzi w centrum uwagi

Choć sukces każdej transformacji cyfrowej w dużej mierze zależy od bazy technologicznej, firmy powinny inwestować w te narzędzia automatyzacji, które umożliwią odpowiedni podział pracy pomiędzy ludźmi a botami.

 

  • Wybierz odpowiedniego partnera technologicznego

Dobrym pomysłem na początek jest współpraca z dostawcą technologii, który oferuje natywne możliwości automatyzacji w ramach jednej platformy. Rozwiązania, które wymagają integracji z innymi opcjami dostępnymi na rynku mogą okazać się droższe.

 

  • Edukuj i wzmacniaj pracowników na drodze do automatyzacji

Zbuduj skuteczny program, aby uświadomić pracowników, jakie cele stoją za transformacją cyfrową i szkolić ich w zakresie wymaganych umiejętności. 

Wprowadzanie danych to proces, który polega nie tylko na tym, żeby informacje trafiły do odpowiedniego systemu (np. ERP). Kluczowa jest ich właściwa selekcja (często poprzedzona ekstrakcją) oraz wygodny format, który umożliwi dalsze przetwarzanie.

 

Jeśli więc wprowadzanie danych odbywa się w sposób manualny, staje się procesem niezwykle czasochłonnym i podatnym na błędy (nie wspominając już o frustracji pracowników). Co więcej, współczesne organizacje borykają się z nadmiarem zbędnych informacji, które w dodatku przekazywane są w niestandardowym formacie. W przypadku pracy na dużą skalę, czynniki te mogą powodować poważne opóźnienia i narażać na niepotrzebne koszty (związane np. z outsourcingiem).

 

Gartner szacuje, że błędy związane z wprowadzaniem danych finansowych wymagają spędzania około 25 tysięcy godzin rocznie na dodatkowych poprawkach, których można było uniknąć. Generują one koszty w wysokości 878 tysięcy dolarów! Jednym z rozwiązań, które pozwoliłoby oszczędzić ten cenny czas i pieniądze jest automatyzacja.

 

 

Czym tak właściwie jest automatyzacja wprowadzania danych?

 

Automatyzacja wprowadzania danych odnosi się do rozwiązań, które m.in. optymalizują uzupełnianie informacji w różnych systemach poprzez eliminację lub ograniczenie procesów ręcznych. Stworzone do tych celów oprogramowanie wyodrębnia potrzebne elementy z plików PDF, dokumentów, obrazów, wiadomości e-mail czy witryn internetowych, aby następnie przekształcić je na ustrukturyzowany format (csv, JSON, XML, itp.).

 

Automatyzacja nudnych zadań, takich jak wprowadzanie danych, pozwala pracownikom skupić się na bardziej wartościowych aktywnościach, które wpływają na podejmowane decyzje biznesowe, wynik końcowy i ogólną produktywność. Eliminacja nieefektywnych procesów ręcznych przyczynia się również do redukcji kosztów operacyjnych oraz związanych z outsourcingiem. Automatyzacja i robotyzacja umożliwiają przy tym wysoką skalowalność i pracę z dużymi wolumenami danych przy zachowaniu należytej dokładności. Rozwiązania te pozwalają więc nie tylko usprawnić workflow oraz zaoszczędzić aż 75% czasu, ale i zwiększają employee satisfaction.

 

 

W jakich aspektach można wykorzystać automatyzację wprowadzania danych w przedsiębiorstwie?

 

Prawie wszystkie procesy organizacyjne i przepływy pracy mogą skorzystać na automatyzacji wprowadzania danych. Oto kilka przykładowych obszarów jej zastosowania:

 

  • wyciąganie informacji z faktur, zamówień, wyciągów bankowych lub paragonów do celów finansowo-księgowych,
  • zbieranie kluczowych informacji o klientach w celu usprawnienia customer service,
  • przechwytywanie danych z CV na potrzeby działu HR,
  • generowanie raportów z ogólnych danych biznesowych,
  • identyfikacja tożsamości oraz weryfikacja klienta,
  • filtrowanie dokumentów lub stron internetowych celem zgromadzenia określonych danych (automatyzacja & Excel stanowić będą zatem połączenie idealne!).

 

 

AI i RPA a automatyzacja wprowadzania danych

 

Oprogramowanie do zautomatyzowanego wprowadzania danych wykorzystuje technologie takie jak robotyzacja i OCR do obsługi powtarzalnych zadań i „sczytywania” dokumentów o dużym wolumenie. Boty RPA nie tylko rozpoznają wszystkie najpopularniejsze formaty (i oprócz aplikacji obsługują też inne rozwiązania, typu formularze internetowe), ale i z łatwością integrują się z systemami ERP czy Chmurą (w tym technologią Cloud Native). Pozwalają zatem wnieść organizację na kolejny poziom jeśli chodzi o inteligentne procesy oraz synchronizację treści w czasie rzeczywistym.

 

Rozwiązania RPA wzbogacone o silniczek kognitywny w postaci elementów AI oraz uczenia maszynowego oferują zaś zaawansowaną klasyfikację dokumentów pod względem typu (faktura, paragon, rachunek, itp.) oraz źródła (np. dostawca lub sprzedawca). Minimalizuje to czynności związane z dalszym przetwarzaniem czy uzupełnianiem danych. Tego typu algorytmy potrafią również eliminować błędy oraz radzić sobie w przypadku rozmaitych ograniczeń (np. związanych z polityką prywatności). „Wiedzą” przy tym kiedy należy wysłać alert i „poprosić” o ludzką ingerencję.

 

 

Czy są jakieś wady automatyzacji wprowadzania danych?

 

Automatyzacja pracy, zwłaszcza w zakresie wprowadzania danych, ma oczywiście i słabe strony. Technologia ta co prawda cechuje się wysoką wydajnością i dokładnością, lecz nie jest aż tak elastyczna, jak można by się spodziewać. Określone rozwiązanie jest bowiem często projektowane pod kątem konkretnych zadań i działa według wcześniej zdefiniowanego schematu. Jeśli więc dane wejściowe będą nieco odbiegać od ustalonej z góry formy, algorytm wygeneruje błąd lub wyprodukuje wynik, któremu daleko będzie do perfekcji. Dlatego też tak ważne jest, aby automatyzacja, system ERP i pozostałe rozwiązania składające się na cyfrową transformację były wzbogacone o inne inteligentne technologie.

 

 

ROI z automatyzacji wprowadzania danych

 

Zarówno ROI, jak i TCO to wskaźniki, które niełatwo wyliczyć w przypadku rozwiązań dedykowanych, jakim jest automatyzacja. Zależą one bowiem od wielu czynników, o których bardzo chętnie porozmawiamy z zainteresowanymi osobami.

 

Warto przy tym zaznaczyć, że narzędzia do automatycznego wprowadzania danych mogą zwrócić się niezwykle szybko, jeśli zostaną wprowadzone we właściwym momencie, a przy tym odpowiednio dopasowane pod okiem fachowców. Innymi słowy, jeśli wstępna kalkulacja jest zadowalająca i istnieją ku temu odpowiednie przesłanki, organizacja powinna zainwestować w oprogramowanie ze wszystkimi niezbędnymi dla siebie funkcjonalnościami oraz m.in. wysokiej jakości sprzęt do skanowania.

Business Process Management i Project Management (zwłaszcza w dobie pandemii!) nie mają racji bytu bez odpowiednio zdefiniowanych procesów biznesowych i przepływów pracy. Z dwoma ostatnimi jest trochę jak z kurą i jajkiem – jedno jest niejako następstwem drugiego, przy czym różnią się nie tylko pod względem poziomu dojrzałości. Dziś przyjrzymy się więc bliżej ich zakresom (już bez folwarcznych analogii).

 

 

Czym jest Business Process?

 

Business Process to inaczej zbiór zadań i działań, które wykonywane są przez osoby lub ustrukturyzowane systemy. Ich rezultat przyczynia się zaś do realizacji celów biznesowych organizacji. Na proces biznesowy składa się więc co najmniej jeden z następujących elementów:

 

  • zadanie/czynność,
  • system,
  • pracownik/pracownicy,
  • przepływ pracy,

 

Jego struktura może być zatem prosta lub złożona, w zależności od występujących „części składowych”. Jednak bez względu na zakres, procesy biznesowe mają kluczowe znaczenie dla udanych operacji wewnętrznych oraz zewnętrznych i rozwoju firmy. Wszystkie odgrywają też określoną rolę na drodze do wyznaczonych przez organizację celów.

 

Warto wspomnieć przy tym, że każdy Business Process ma zawsze określone punkty początkowe i końcowe oraz ma w założeniu generować konkretną wartość. Do pozostałych cech, które odróżniają procesy biznesowe od innych aktywności w firmie należą:

 

  • powtarzalność,
  • elastyczność,
  • oraz mierzalność.

 

 

Czym jest Workflow?

 

Workflow to inaczej sekwencja zadań, która przetwarza zestaw danych.  Jest więc on tworzony zawsze wtedy, gdy ma miejsce przepływ informacji między ludźmi czy systemami, bez względu na rodzaj branży. Przepływy pracy, ustrukturyzowane bądź nie, wytyczają zatem ścieżkę „od niezrobionego do ukończonego”.

 

W biznesie wyróżnia się tzw. Process Workflow (np. związany z zatwierdzeniem zapotrzebowania na zakup), Case Workflow (dotyczący m.in. roszczeń ubezpieczeniowych) i Project Workflow (niezbędny w przypadku aktualizacji strony internetowej). Natomiast jeśli dane się nie przemieszczają, nie ma również mowy o  przepływie pracy. Workflow nie występuje więc w przypadku zarządzania niepowiązanymi ze sobą zadaniami, które nie składają się na większą całość (takimi jak wyprowadzenie psa, zakupy w sklepie spożywczym czy zrobienie prania).

 

 

Przykłady procesów biznesowych i przepływów pracy. Najważniejsze różnice między procesem biznesowym a przepływem pracy

 

Patrząc na powyższe definicje łatwo zauważyć, że procesy biznesowe i przepływy pracy to nie jedno i to samo. Na Workflow składa się jedynie sekwencja zadań. Business Process to zaś szerszy termin, który zawiera w sobie m.in. wszystkie dane, formularze, raporty i powiadomienia wymagane od początku do końca dla uzyskania określonego efektu w ustrukturyzowanym środowisku.

 

Dla przykładu, w przypadku zamówienia zakupu, przepływ pracy mógłby wyglądać następująco:

 

  • zgłoszenie zapotrzebowania,
  • zatwierdzenie potrzeby przez managera,
  • dalsze przetwarzanie zapytania przez Procurement.

 

Analogiczny Business Process definiowałby natomiast również listę zatwierdzonych dostawców wraz z niezbędnymi danymi, indywidualny numer sekwencyjny przypisany do zamówienia zakupu, sposób powiadomienia Procurementu, dozwolony budżet i wiele innych czynników.

 

Idąc za tym przykładem, standardowy proces offboardingowy obejmowałby poniższe kroki oraz elementy:

 

  • uznanie rezygnacji/wypowiedzenia,
  • negocjacje z pracownikiem w sprawie zmiany decyzji,
  • ustalenie okresu wypowiedzenia i ostatecznych procedur rozliczeniowych,
  • zarządzenie oczekującymi projektami i przydzielonymi zadaniami,
  • zwrot sprzętu i transfer wiedzy odnośnie projektu i firmy,
  • wywiad końcowy.

 

Powyższe porównanie pozwala zatem stwierdzić, że Workflow ma charakter taktyczny (fokus jest tutaj na ukończeniu określonego zadania), podczas gdy proces biznesowy – strategiczny (skupia się on na osiągnięciu kluczowego z punktu widzenia organizacji celu). Podczas gdy pierwszy tworzy się jedynie poprzez wylistowanie niezbędnych kroków, drugi wymaga zwykle zaangażowania m.in. osób i/lub systemów, które są następnie rozliczane z każdego z powziętych etapów.

 

W świecie procesów biznesowych przepływy pracy są więc jak tory kolejowe. To ścieżka, którą musi podążać pociąg. Może być ona bardzo długa i zawierać wiele przystanków, bądź też skręcać i przechodzić do różnych stacji. Kiedy tworzysz Workflow dla swojego procesu biznesowego układasz metaforyczne tory, aby pokazać mu, dokąd należy się udać.

 

Idąc dalej, Business Process będzie obejmował wszystko to, co będzie potrzebne, aby przetransportować pociąg z towarem, czyli danymi, z punktu A do punktu B. Wagoniki będą więc symbolizować formularze, które przechowują wszystkie niezbędne informacje. Zaawansowana platforma do zarządzania przepływem pracy pozwala automatycznie uzupełniać je danymi w oparciu o określone warunki lub ukrywać te z nich, o których wybrane stacje nie muszą widzieć. Wpisując w wyszukiwarkę hasła typu „system Workflow” czy „program Workflow” zobaczysz jak wiele rozwiązań tego typu jest dostępnych na rynku.

 

Stacje to oczywiście zadania. Nie będą to jednak tylko miejsca, w których „towary” muszą zostać wyładowane. W przypadku procesów biznesowych stacje są często przystankami, w ramach których dane podlegają przeglądowi, edycji, zatwierdzeniu lub uzupełnieniu. Czasami jednak pociąg stoi bez ruchu zbyt długo. Może to wiązać się z manualnym zadaniem wymagającym ingerencji osoby, która jest bardzo zajęta. Tego typu zaległości mogą spowodować ogromne spustoszenie w całym systemie, (podobny efekt wywoła zbyt duży ruch na stacji kolejowej).

 

 

Praktyczne sposoby na usprawnienie procesów i zwiększenie efektywności. Automatyzacja w Business Process i Workflow

 

Niektóre zadania można zautomatyzować. W naszej analogii pociąg nadal jechałby na stację, ale nie musiałby się tam zatrzymywać. Weźmy na przykład e-mail z informacją, że faktura została zatwierdzona, który musi zostać wysłany do zespołu. Jeśli zadanie jest ręczne, pociąg musi stać na stacji, dopóki lider nie napisze i nie puści w obieg wiadomości. W przypadku zautomatyzowanego oprogramowania do zatwierdzania faktur pociąg przyspieszy, a odpowiedni sygnał „wyzwoli” wysłanie właściwego e-maila do konkretnej grupy odbiorców.

 

Procesy są podstawą działalności biznesowej, dlatego ich usprawnienie ma dla firmy kluczowe znaczenie. Według Gartnera wdrożenie strategii Business Process Management zwiększa wskaźnik sukcesu projektów aż o 70%. Opcji jest wiele, a systemy ERP, Business Process Outsourcing, Business Process Discovery czy rozwiązania Chmurowe to tylko niektóre z nich.

 

Bez potężnych lokomotyw nie można w końcu przewozić towarów na terenie całego kraju. Analogicznie, świetny system przetwarzania danych potrzebuje niezawodnego silnika. Może nim być automatyzacja. Pozwala ona skończyć z myśleniem ograniczającym się jedynie do przepływów pracy oraz cieszyć się z pełni możliwości, jakie oferują inteligentne procesy. Jeśli chcesz porozmawiać o tym, co ma do zaproponowania Mindbox w tym zakresie, zapraszamy serdecznie do kontaktu!

Proces poszukiwania nowych rozwiązań technologicznych i organizacyjnych jest szczególnie widoczny w okresach przełomowych. Obecnie jesteśmy świadkami przełomu cywilizacyjnego – przechodzimy od ery przemysłowej do ery wiedzy i informacji. Przemysł 4.0 w połączeniu ze stopniowym zanikaniem bariery człowiek–maszyna na nowo definiują procesowe działanie nowoczesnych przedsiębiorstw[i]. Jak zatem wygląda zarządzanie procesami biznesowymi i jaki mają w tym udział roboty?

 

 

Krótka definicja RPA i BPM

 

RPARobotic Process Automation w największym skrócie to klasa aplikacji komputerowych, która automatyzuje powtarzalne czynności i procesy biznesowe, symulując pracę człowieka. Odbywa się to najczęściej za pośrednictwem interfejsu użytkownika konkretnego systemu biznesowego.

BPMBusiness Process Management to styl zarządzania polegający na stałym usprawnianiu, modyfikowaniu i kontroli procesów biznesowych w celu uzyskania maksymalnej wydajności i wartości.

Wszystko jest w porządku do czasu, gdy zaczniemy ze sobą zestawiać te dwa pojęcia. Aby zachować poprawność metodologiczną, czyli porównywać narzędzia z narzędziami albo koncepcje z koncepcjami, powinniśmy się jednak posługiwać pojęciem BMPS, czyli Business Process Management Systems. Wtedy będzie można rzetelnie zestawić ze sobą cechy dwóch klas oprogramowania.

 

 

Kluczowe różnice między RPA a BPMS

 

Tak RPA, jak i BPMS zajmują się procesami. RPA przyśpiesza ich działanie, zastępując manualną pracę człowieka wykonywaniem algorytmu, ale bez specjalnej troski o optymalizację obsługiwanego procesu. Natomiast wdrożenie oprogramowania BPMS wymaga już na wstępie optymalizacji procesu, po którym dopiero następuje jego automatyzacja.

Uruchamianie aplikacji RPA w zasadzie nie wymaga dokonywania radykalnych zmian w działających systemach biznesowych, przeprowadzania złożonej integracji na poziomie API oraz prowadzenia zaawansowanych szkoleń pracowników. Inaczej jest w przypadku systemów BPM – tu konieczne są modyfikacje oprogramowania biznesowego, przynajmniej na poziomie integracji oraz zaawansowane i kosztowne szkolenia pracowników. Oznacza to, że RPA nie wiąże się z dużymi inwestycjami początkowymi, w odróżnieniu BPMS, które są relatywnie kosztowne we wdrożeniu. Na dodatek, już po uruchomieniu RPA, w trakcie eksploatacji można stosunkowo łatwo modyfikować przebieg zrobotyzowanego procesu. Po wdrożeniu BPMS modyfikacja procesu wiąże się z koniecznością poniesienia dość znacznych nakładów pracy i czasu. Właśnie dlatego  procesy są optymalizowane przed wdrożeniem BPMS, co usuwa późniejszą potrzebę ich modyfikowania.

RPA i BPMS mają różne cele działania – RPA dąży do wyeliminowania pracy człowieka za pomocą botów programowych, a BPMS do zautomatyzowania zoptymalizowanych procesów. Zatem wdrożenie RPA polega na budowie botów programowych, często połączonych z elementami sztucznej inteligencji (AI), a uruchomienie BPMS wymaga skonstruowania jednolitej platformy do zarządzania procesami, dzięki której w całości lub częściowo się je automatyzuje. Wymaga to dokonania wspomnianych wcześniej zmian i integracji z aplikacjami biznesowymi.

Podsumowując, w krótszej perspektywie RPA to rozwiązanie mniej kosztowne i szybciej wdrażane niż BPMS, ale utrwalające w organizacji działanie nieoptymalnych procesów. W dłuższym horyzoncie czasowym może być to zagrożeniem dla efektywności działania całej firmy.

 

 

RPA i BPM w praktyce – przykłady

 

Otaczająca nas rzeczywistość dostarcza na tyle dużo zróżnicowanych przykładów zastosowania robotów, że nikt nie może twierdzić, że RPA jest jak yeti. W Link International Transportation firma Mindbox uruchomiła boty zajmujące się rozpoznawaniem i księgowaniem faktur przychodzących. Przy ok. 50 000 fakturach rocznie, automaty prawidłowo procesują ponad 75% dokumentów, a ich skuteczność, dzięki uczeniu maszynowemu, stale rośnie. W innym, bardziej skomplikowanym procesie, Danone Polska stosuje narzędzia RPA do szybkiego korygowania niezgodności lub anomalii związanych ze zmianami kodów w zamówieniach od klientów. Jeden bot dwa razy dziennie wykonuje nużącą pracę wykonywaną wcześniej przez sześć osób, którym analiza pojedynczego dokumentu zajmowała do 20 minut.

W sektorze finansowym Crédit Agricole wykorzystuje boty do przyspieszenia procesów podejmowania decyzji kredytowych poprzez automatyzację weryfikacji danych w systemach wewnętrznych oraz pobierania informacji z rejestrów zewnętrznych za pomocą narzędzi RPA.

W ten sposób analitycy są uwolnieni od wykonywania rutynowych zadań i mogą skupić swoją uwagę na podejmowaniu końcowych decyzji kredytowych. Dla wprawnego analityka rozpatrzenie jednego wniosku to kilka do kilkunastu minut, robot robi to w ciągu 2 minut i dostarcza komplet dokumentów do podjęcia decyzji – korzyści są zatem oczywiste i wymierne.

Na europejskim podwórku można wskazać ciekawe i udane wdrożenie BPMS w firmie Vitens[ii] – holenderskiego producenta wody pitnej, u którego udało się zoptymalizować i przyśpieszyć przede wszystkim procesy związane z rejestracją i obsługą klientów, fakturowaniem i integracją danych w systemie CRM. Ilustracją efektów wdrożenia BPMS może być fakt skrócenia czasu rejestracji nowego klienta z 240 do 90 sekund. Przy okazji w ciągu jednego roku zredukowano o 52 tys. liczbę połączeń pomiędzy front office a back office.

 

 

Jak wybrać odpowiedni system do zarządzania procesami w przedsiębiorstwie?

 

Uniwersalne reguły rządzące procesami wyboru systemów informatycznych i zdrowy rozsądek podpowiadają, że lista najważniejszych kryteriów nie może być długa. Na jej czele powinno się znaleźć bezpieczeństwo – szczegółowa analiza ryzyka związanego z funkcjonowaniem dostawcy i jego obecnością na rynku odpowie na pytanie, czy można na niego liczyć w dostatecznie długim horyzoncie czasowy. Trzeba w tym miejscu podkreślić i przypomnieć, że optymalizacja zarządzania procesami biznesowymi to operacja ciągła i długotrwała, liczona raczej latami.

Kolejne kryterium to referencje – idealnie, gdyby można było upewnić się, że oferowane rozwiązanie sprawdziło się w działaniu w firmach o podobnej skali i sposobie funkcjonowania, że rozwiązało podobne problemy i jest rzeczywiście efektywnym narzędziem.

Ocenie muszą podlegać także koszty. Trzeba zwrócić uwagę nie tylko na cenę samego wdrożenia, ale i liczyć się perspektywą wieloletniej eksploatacji całego systemu, jego przyszłych modyfikacji i rozwoju. Należy starannie porównać wielkości inwestycji w relacji do spodziewanych efektów finansowych. Dostępne rozwiązania chmurowe mogą pomóc w redukcji niezbędnych nakładów finansowych.

W procesie wypracowywania decyzji bardzo liczy się łatwość tworzenia i modyfikacji procesów na wybranej platformie oraz jej integracja z innymi systemami biznesowymi. Należ unikać rozwiązań, które utrudniają samodzielne tworzenie i modyfikację procesów.

Na rynku dostępne są rozwiązania z graficznymi edytorami procesów, które umożliwiają wykonywanie najważniejszych modyfikacji przez osoby bez specjalistycznej wiedzy programistycznej. Decyzja o wyborze systemu BPM musi zawierać w sobie odpowiedź na pytanie – czy firma będzie w stanie własnymi siłami wewnątrz organizacji tworzyć nowe procesy i modyfikować istniejące? To oznacza konieczność rozstrzygnięcia dylematów w jakim stopniu i do czego angażować programistów dostawcy? Czy stawiamy na niższy koszt początkowy, licząc się z wyższymi kosztami eksploatacji, czy może na odwrót? Jak zwykle udzielenie odpowiedzi na takie pytania nie jest proste i każda organizacja musi samodzielnie podjąć trud i ryzyko wdrożenia systemu do zarządzania procesami biznesowymi.

 

 

Jakie są korzyści z łączenia RPA z BPMS?

 

RPA i BPM w strategii automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych to technologie symbiotyczne, których wspólne zastosowanie może rozwiązać wiele problemów i przynieść wymierne korzyści. Przede wszystkim BPMS pomagają zidentyfikować i udokumentować procesy i przepływy pracy, w których optymalizacja i ich automatyzacja byłaby korzystna z biznesowego punktu widzenia. Uruchamianie botów do obsługi mało wydajnych procesów to prosta droga do utrwalenia nieefektywnej organizacji pracy.

Wspólna praca elementów BPM i RPA pomaga w efektywnej integracji nowoczesnych aplikacji z istniejącymi już w firmie systemami biznesowymi. Istniejące i działające już rozwiązaniami klasy ERP, CRM, czy SCM stale wymagają efektywnego zasilania ich danymi z różnych źródeł. Od strony procesowej taka integracja wymaga wypracowania optymalnych rozwiązań tak organizacyjnych, jak i technologicznych.

Systemy BPM wspierają działanie botów RPA w sytuacjach nietypowych. Obsługa wyjątków opiera się na platformach BPM tak, aby np. obsłużyć brakujące dokumenty lub informacje podczas procesu onboardingu nowego pracownika. Jeśli aktualna sytuacja nie jest zgodna z zestawem reguł wbudowanych w bota to system BPM, jako sieć bezpieczeństwa, decyduje, czy wymagana jest np. interwencja człowieka i podjęcie przez niego odpowiednich decyzji. BPM wskazuje na istniejące wyjątki i wprowadzane zmiany – bez takich informacji nawet drobna zmiana w interfejsie użytkownika aplikacji internetowej może unieruchomić nawet najbardziej zmyślnego bota.

 

 

Jakie problemy mogą zaistnieć przy łączeniu RPA z BPM?

 

Równoległe prowadzenie wdrożeń oprogramowania BPM z RPA stwarza trudności przede wszystkim z koordynacją pracy i wzajemną wymianą informacji pomiędzy zespołami wdrożeniowymi. Często zdarza się, że przedmiotem pracy są te same obiekty dla analityków biznesowych, jak i programistów. Bez ścisłej współpracy i zaufania pomiędzy nimi trudno osiągnąć odpowiednie efekty w obszarze zarządzania procesami biznesowymi.

Polem do częstych konfliktów są także tempo i liczba zmian w procesach, szczególnie jeśli ich konsekwencje znajdują odbicie w interfejsach użytkowników aplikacji biznesowych. Łatwość adaptacji i samodzielnego wprowadzania zmian w działaniu botów łagodzi potencjalne problemy.

Dyskusyjny zwykle bywa także stopień zaangażowania własnych zasobów IT. Jeśli zmiany w procesach lub funkcjonowaniu botów wymagają interwencji programistów, specjalistów od architektury systemów IT, to może wywoływać napięcia na linii IT – biznes. Nikt nie lubi, jeśli się go odciąga od zasadniczych obowiązków. Lekarstwem są rozwiązania „Low-Code”, które minimalizują zaangażowanie fachowych sił programistycznych. Każda firma musi samodzielnie oszacować skalę zaangażowania własnych pracowników operacyjnych we wdrożenie rozwiązań Business Process Management i RPA.

[i] https://dbc.wroc.pl/Content/4145/PDF/PN_52_Nowosielski.pdf

[ii] https://thesis.eur.nl/pub/13222/BIENE016-Zheng_303669.pdf

Szukasz drogi ucieczki z excelowego piekła? Warto zaprzyjaźnić się z botami. Nawet jeśli twoja organizacja nie jest bardzo zaawansowana technologicznie (na przykład nie korzysta jeszcze z systemu ERP), nie oznacza to od razu, że Excel-automatyzacja i inteligentne procesy są poza waszym zasięgiem.

 

 

Jakie procesy można zautomatyzować w Excelu? Automatyzacja Excela a RPA

 

Excel, dodatki, automatyzacja… Jeśli na co dzień pracujesz z arkuszami kalkulacyjnymi, to jest duża szansa, że zdarzyło ci się już zawędrować w zakamarki Internetu, które podpowiadają jak uniknąć żmudnych aktywności pod tytułem „kopiuj-wklej”.

 

Bez względu na to, czego konkretnie potrzebujesz (na przykład automatyzacja wykresów czy automatyzacja raportowania), Excel oferuje kilka sposobów na to, by ominąć manualną aktualizację danych. Obejmują one zarówno zaawansowane metody, które wiążą się z użyciem języka VBA oraz dodatków Power Query i/lub Power Pivot, jak i łopatologiczne, acz czasochłonne tricki do realizacji w domowym zaciszu.

 

Prawdziwą zabawę i pełnię możliwości oferują jednak dopiero rozwiązania RPA, na przykład w Chmurze. Automatyzacja nie musi bowiem obejmować od razu całego przedsiębiorstwa i tworzyć odrębnego ekosystemu różnych zaawansowanych technologii. Wystarczą boty programowe, które można skonfigurować do obsługi szerokiej gamy zadań związanych z programem Excel (i opartych na regułach). Należą do nich między innymi:

 

  • integracja z innymi aplikacjami oraz migracja danych pomiędzy nimi,
  • przeciąganie danych z arkuszy kalkulacyjnych do cyfrowych formularzy,
  • kategoryzacja danych i usuwanie zduplikowanych wierszy,
  • porównywanie danych w różnych kolumnach,
  • przygotowywanie raportów analitycznych.

 

 

Dlaczego warto automatyzować arkusze Excel w przedsiębiorstwie? Czy automatyzowanie Excela się opłaca?

 

W przypadku firmy, która zmaga się z potrzebą usprawnienia procesów biznesowych opartych na wielu zestawach danych z różnych źródeł, dobrze dobrana i prawidłowo zastosowana strategia RPA może szybko przynieść wymierne korzyści. Oto kilka z nich:

 

  • Szeroki zakres działania

W przeciwieństwie do automatyzacji z użyciem makr, robotyzacja odbywa się nie tylko w środowisku Excela. Boty pracują bowiem na poziomie warstwy prezentacji (dotyczy to zarówno aplikacji, jak i całych systemów). Pozwala to na bezproblemową automatyzację działań na wielu platformach oprogramowania, poprawiając przepływ danych i ich dokładność, a eliminując potrzebę ręcznych i czasochłonnych wysiłków.

  • Wzrost produktywności

Boty mogą wykonywać rutynowe zadania znacznie szybciej niż ludzie, bez urlopów i robienia sobie przerw na herbatę. Uwalniają przy tym pracowników od powtarzalnych czynności, które monopolizują ich czas. Dzięki robotom programowym obsługującym tę wysokonakładową pracę, mogą oni skoncentrować się na zadaniach, które wymagają ich unikalnych, intelektualnych umiejętności, takich jak na przykład obsługa wyjątków od reguły. Pracując razem, ludzie i boty mogą szybciej rozwiązywać wyzwania biznesowe i podnosić wydajność operacyjną.

  • Skuteczniejsze zarządzanie ryzykiem

Kiedy ludzie manipulują danymi programu Excel, zawsze istnieje ryzyko błędu, zwłaszcza jeśli przetwarzają informacje z wielu różnych arkuszy kalkulacyjnych i źródeł. Literówki i pomyłki w formułach mogą utrudniać procesy lub spowodować problemy, które negatywnie wpłyną na customer experience, a nawet doprowadzą do naruszenia obowiązujących zasad czy przepisów. Automatyzacja eliminuje te zagrożenia.

  • Zwiększona dostępność

RPA to rozwiązanie, które nie wymaga kodowania, co oznacza, że po jego wdrożeniu​​użytkownicy będą mogli automatyzować excelowe zadania bez konieczności programowania i przy minimalnej interwencji działu IT.

  • Łatwa integracja

Dzięki temu, że RPA działa na poziomie warstwy prezentacji (czyli interfejsu użytkownika), technologia ta może łączyć ze sobą wiele aplikacji i starszych systemów. Pozwala to na stworzenie bardziej płynnego przepływu danych między programem Excel, a innymi narzędziami biznesowymi. To z  kolei szybko usuwa luki, które przyczyniały się do powstawania wąskich gardeł i opóźnień w procesach.

  • Brak rewolucji i minimalne ryzyko zakłóceń

RPA to idealne podejście dla firm, które chcą unowocześnić swoje procesy bez konieczności ponoszenia ryzyka i kosztów związanych z radykalną zmianą w obszarze IT. Implementacja nie wpłynie bowiem znacząco na podstawowe systemy. Zespoły będą mogły nadal pracować na znanych im programach, których udoskonalenie często zajmowało całe lata.

 

 

Gdzie szukać pomocy w automatyzacji Excela?

 

Jeśli nie chcesz wydać fortuny na szkolenia, ani spędzać czasu na nauce programowania, warto zwrócić się z tematem automatyzacji Excela do specjalistów. Mogą to być firmy, które posiadają w swoim portfolio szeroki zakres usług związanych z tymże programem i zapewne będą pomocne w okiełznaniu makr.

Warto jednak równolegle sprawdzić potencjał do robotyzacji i przekalkulować opłacalność tego rozwiązania, biorąc pod uwagę wielopoziomowe korzyści, które ma ono do zaoferowania. W tym celu zapraszamy serdecznie do Mindbox, gdzie już od wielu lat z dumą i entuzjazmem wprowadzamy naszych klientów w świat RPA.

Krótszy czas realizacji, minimalne ryzyko błędu i duży potencjał, jeśli chodzi o skalowalność. Mowa oczywiście o Robotic Process Automation. Zestawiając możliwości, które oferuje ta technologia z rekordowym spadkiem poziomu zaangażowania wśród pracowników na całym świecie, który wg Instytutu Gallupa wynosił w 2020 roku zaledwie 36%, zastosowanie rozwiązań RPA w HR nie powinno nikogo dziwić. Poniżej przedstawiamy szerszy obraz sytuacji.  

 

 

Czy wdrożenie RPA w dziale HR ma sens?

 

RPA w HR pozwala uwolnić nawet 40% czasu ekspertów Human Resources. Jest to ważne choćby z tego względu, że działom personalnym często brakuje pracowników, którzy mogliby skupić się na procesach i usługach, które mogłyby zapewnić firmie konkurencyjną przewagę.

 

Odciążone zespoły HR mogą bowiem poświęcić czas na wiele wartościowych zadań związanych z zarządzaniem talentami, kulturą organizacyjną, angażowaniem pracowników, optymalizacją procesów, systemem nagród, projektowaniem nowych miejsc pracy czy szkoleniami. RPA dla HR oznacza więc:

 

  • możliwość stworzenia lepszego employee experience, a zatem również przyciągania i zatrzymywania talentów,
  • więcej przestrzeni na zapoznawanie się z najnowocześniejszymi narzędziami dostępnymi na rynku cyfrowym,
  • większą satysfakcję z pracy spowodowaną redukcją nudnych, powtarzalnych zadań,
  • więcej czasu na eksplorację procesów pod kątem wskazania kolejnych kandydatów do automatyzacji,
  • możliwość przekierowania uwagi na zadania, które poprawią wyniki biznesowe organizacji.

 

 

Jakie procesy można zrobotyzować w HR?

 

Działy personalne są bardzo podatnym gruntem dla automatyzacji. Projekt „RPA in HR” może zatem obejmować wiele różnych procesów, które są powtarzalne i wiążą się z wprowadzaniem danych. Szczegółowo opisaliśmy je tutaj. Oto kilka przykładów:

 

  • aktualizacja listy płac,
  • obsługa zwolnień lekarskich i podań o urlop,
  • onboarding i offboarding pracowników,
  • zarządzanie wydatkami i zwrotami,
  • działania sourcingowe i background screeningowe,
  • udzielanie odpowiedzi na najczęściej zadawane przez kandydatów i pracowników pytania.

 

 

Jakich procesów w HR nie da się zrobotyzować?

 

Jeśli chodzi o robotyzację, w HR obowiązują te same zasady, co w przypadku innych działów firmy. Kandydatami do RPA NIE powinny być więc procesy, które:

 

  • mają niski wolumen transakcji,
  • są rzadko uruchamiane,
  • nie są oparte na regułach,
  • mają wysoki poziom wyjątków systemowych,
  • są niedojrzałe i niestabilne,
  • działają w oparciu o zmienne systemy informatyczne,
  • mają niestandardowy typ wejścia,
  • nie są obsługiwane w sposób manualny,
  • używają nieustandaryzowanych danych,
  • wymagają interpretacji przez wyspecjalizowaną osobę.

 

 

Czy dział HR będzie potrzebny po wdrożeniu RPA?

 

Oczywiście! Zmieni się jedynie nieco jego rola. W firmach, które mają już za sobą transformację cyfrową pracownicy działów personalnych obejmują strategiczne role, w ramach których zajmują się wypracowywaniem przewagi konkurencyjnej. Talent Acquisition Specialist, Employee Relations Specialist, Compensation & Benefits Professional, HR Business Partner czy Learning & Development Specialist to tylko kilka przykładów stanowisk, które powstały w odpowiedzi na potrzeby rynku.

 

 

RPA w HR: przykłady i scenariusze użycia

 

Ciekawym case study w zakresie robotyzacji procesów HR może pochwalić się jeden z dostawców tego typu rozwiązań, firma UiPath. Zautomatyzowany został tam proces onboardingu, który wcześniej składał się w zasadzie z czynności typu kopiuj-wklej, a przy tym był przeprowadzany przez jedną i tą samą osobę. Przygotowanie dokumentów zajmowało jej każdorazowo aż 30 minut, a do firmy dołączało codziennie od ośmiu do dziesięciu pracowników. Wolumen był zatem bardzo duży.

 

Przed wdrożeniem zmiany wyglądało to w ten sposób, że nowi pracownicy skanowali swoje dokumenty i przesyłali je drogą elektroniczną w celu przetworzenia. Eksperci RPA tak skonfigurowali robota software’owego, aby za pomocą technologii OCR rozpoznawał potrzebne działowi HR informacje, a następnie wprowadzał je do odpowiedniej bazy. Dzięki temu usprawnieniu czas wykonania zadania został skrócony do pięciu minut, a pracownik mógł zająć się inicjatywami CSR. Jedynym krokiem, jaki obecnie musi wykonać osoba odpowiedzialna za proces jest sprawdzenie, czy informacje wprowadzone do systemu są prawdziwe.

 

Więcej tego typu przykładów podpartych konkretnymi liczbami znaleźć można na stronie firmy UiPath. Dotyczą one między innymi nie tylko zrobotyzowanego onboardingu, ale i zautomatyzowanej listy płac.

 

 

Jak wdrożyć RPA w HR?

 

Sposobów na wdrożenie RPA w procesach HR, podobnie jak w innych obszarach, jest kilka, a ostateczny wybór zależy od wielu czynników. Kluczowy będzie poziom dojrzałości technologicznej organizacji, w tym stopień wykorzystania Chmury. Rozwiązania cloudowe mogą być bowiem przydatne zarówno w trakcie samej implementacji, jak i na późniejszym etapie, jeśli padnie decyzja o outsourcingu. Bez względu na to, w którym miejscu obecnie jest twoja firma, zapraszamy serdecznie do rozmowy z nami.

Jak pokazuje raport EMA „Data-Driven IT Automation: A Vision for the Modern CIO” [i] od robotyzacji i automatyzacji procesów we współczesnym biznesie nie ma już odwrotu. Niemalże, jak von Nogay w „CK Dezerterach”, któremu wszystko kojarzyło się z kurą[ii], współczesny CIO wszędzie dostrzega pole do zastosowania ITPA i RPA. Zatem trzeba się bliżej przyjrzeć tym terminom i nauczyć je różnicować.

 

 

Czym tak właściwie jest ITPA i RPA?

 

ITPA (Information Technology Process Automation) to narzędzia i działania mające na celu koordynowanie, integrację i orkiestrację świadczenia usług w dowolnych obszarach operacyjnych IT. Narzędzia ITPA automatyzują procesy IT, aby zwiększyć ich efektywność, ograniczyć ryzyko operacyjne i zredukować koszty. ITPA funkcjonuje przede wszystkim na poziomie usług IT, koordynując wykonywanie pracy poprzez realizację sekwencji przepływów pracy i skryptów zgodnie z zaplanowanymi harmonogramami.

RPA (Robotic Process Automation) to narzędzia programowe do integracji dowolnej aplikacji za pośrednictwem interfejsu użytkownika UI w celu automatyzacji rutynowych, przewidywalnych zadań przy użyciu ustrukturyzowanych danych cyfrowych. RPA – zrobotyzowane procesy biznesowe bazują na wzajemnych interakcjach interfejsów użytkownika oraz API w celu wykonania pracy związanej z transkrypcją danych między różnymi aplikacjami korporacyjnymi i biurowymi.

Mówiąc prościej, RPA zastępuje człowieka, wykonując za niego powtarzające się czynności związane z interakcjami za pośrednictwem UI. Dzieje się to za sprawą wykonywalnych skryptów nazywanych powszechnie „robotami” lub „botami”.

 

 

Jakie są główne różnice między RPA vs ITPA?

 

Na pierwszy rzut oka widać, że IT Process Automation skupia się na działaniach operacyjnych w IT, a RPA to relacja pomiędzy dowolną aplikacją, głównie biznesową, a rutynowymi czynnościami wykonywanymi po stronie interfejsu użytkownika. Różnice pomiędzy ITPA i RPA są jednak głębsze i bardziej zróżnicowane.

 

Przede wszystkim ITPA i RPA różnią się stopniem złożoności. Procesy operacyjne IT dotyczą z reguły wielu różnych platform jednocześnie. W klasycznym przykładzie działania ITPA, gdy zachodzi konieczność naprawy skutków jakiegoś incydentu, automatyczny przepływ pracy związany jest z interakcjami z systemem monitorującym, narzędziami bezpieczeństwa cybernetycznego, środowiskiem infrastrukturalnym, czy modułami do przesyłania powiadomień i alertów albo zarządzania usługami IT. Natomiast RPA realizuje automatyczną interakcję pomiędzy użytkownikiem po jednej stronie a „botem” naśladującym działanie człowieka po drugiej, ale w ramach jednego systemu. Dla porządku trzeba wspomnieć, że zdarzają się także takie wdrożenia, że automatyzowanych jest kilka systemów, które działają w trybie nadzorowanym. Niezmiennym pozostaje jednak fakt, że jest to integracja na poziomie zadań, a nie całych procesów.

 

Kolejną istotną różnicą pomiędzy ITPA i RPA jest sposób integracji z innymi platformami. ITPA komunikuje się z nimi za pomocą API (Application Programming Interface) i/lub CLI (Command Line Interface). Dla odmiany, RPA integruje się z platformami biznesowymi głównie na poziomie interfejsu użytkownika, choć spotyka się także integracje na poziomie interfejsu API lub np. systemu OCR w celu przechwytywania informacji z dokumentów papierowych. Integracja na poziomie interfejsu użytkownika z ominięciem API nie zakłóca działania podstawowego systemu oprogramowania, a dodatkowo umożliwia współpracę z aplikacjami, które nie mają API.

ITPA i RPA różnią się także formami automatyzacji. W przypadku ITPA logika automatyzacji procesów IT jest zdefiniowana w przepływie pracy, który po inicjacji wykonuje sekwencję kroków automatyzujących proces, a przepływ pracy składa się z jednostkowych działań specyficznych dla wybranej platformy. Prosty przykład – automat wykonuje sekwencję działań „sklonuj maszynę wirtualną”, „utwórz zgłoszenie serwisowe” i „zakończ działanie”. Dysponując poleceniami rozgałęziania i zapętlania, można zorganizować przepływ pracy zgodnie z aktualnymi potrzebami.

Warto w tym momencie zwrócić uwagę, że ITPA w takiej sytuacji wymaga wiedzy merytorycznej na temat samego procesu, a nie umiejętności kodowania.

W przypadku RPA logika automatyzacji jest zaszyta w kodzie „bota”, nazywanego czasem skryptem, automatyzacją lub nawet przepływem pracy. Budowanie automatyzacji RPA jest bardziej złożone, bo poza najprostszymi automatykami, zdecydowana większość wartościowych automatyzacji opartych na RPA wymaga szkolenia, doświadczenia i znajomości kodowania.

 

To, co odróżnia ITPA od RPA to możliwości skalowania. Platforma ITPA może działać na jednym serwerze fizycznym lub wirtualnym. Jeśli potrzebna jest większa zdolność do przetwarzania automatyzacji, wystarczy zwiększyć przydzielone zasoby serwerowe np. moc obliczeniową, pamięć RAM, czy przestrzeń dyskową. W przypadku RPA powszechnym ograniczeniem, nie tylko licencyjnym, jest zasada jeden bot na serwer. Zatem skalowanie zautomatyzowanego procesu za pomocą RPA może wymagać albo wcale niemałych inwestycji w sprzęt, albo kreatywności w obchodzeniu ograniczeń.

 

 

RPA i ITPA w praktyce

 

Liczba praktycznych zastosowań RPA i ITPA wydaje się nieograniczona, bo dzięki ich elastyczności i wszechstronności, można robić rzeczy, które do niedawna nie były nawet w sferze marzeń. Z ITPA można zautomatyzować takie czynności, jak:

  • dodawanie/usuwanie użytkowników do grup Active Directory,
  • resetowanie haseł,
  • badanie naruszeń bezpieczeństwa Active Directory,
  • naprawa incydentów,
  • tworzenie zgłoszeń serwisowych i powiadamianie personelu,
  • monitorowanie dzienników zdarzeń i powiadamianie personelu o przekroczeniu zadanych wartości,
  • monitorowanie plików i podejmowanie działań naprawczych w oparciu o różne kryteria
  • zarządzanie aktualizacjami,
  • udostępnianie nowych maszyn wirtualnych,
  • zdalne wyłączanie komputerów,
  • uruchamianie usług i/lub serwerów,
  • reagowanie na alerty z narzędzi monitorujących,
  • uruchamianie zapytań SQL i ich przesyłanie do odpowiednich osób na podstawie wyników,
  • wykonywanie migawek Vmware,
  • zmiana zasobów procesora, pamięci lub miejsca na dysku dla maszyn wirtualnych,
  • onboarding/offboarding pracowników,

Ta garść przykładów oczywiście nie wyczerpuje listy zadań, które można przerzucić na automatyzację procesów IT. W przypadku RPA można zbudować podobne zestawienie, które paradoksalnie może otworzyć onboarding/offboarding pracowników. Kolejne pozycje to:

  • przypisywanie zapytań klientów do odpowiednich pracowników obsługi,
  • odczytywanie danych z dokumentów w różnych formatach, w tym odręcznych, i wprowadzanie ich do różnych systemów,
  • uzgadnianie wyciągów bankowych,
  • sprawdzanie danych dotyczących przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy,
  • czyszczenia danych tak, aby zapewnić spójności formatu, wyeliminować dane niepoprawne i ograniczyć konieczność obsługi wyjątków,
  • przetwarzanie faktur, łącznie z podejmowaniem niektórych decyzji,
  • planowanie popytu, podaży, zleceń produkcyjnych,
  • walidacja grafików i wprowadzanie godzin do systemu płacowego
  • przetwarzanie zwrotów od i do klientów,
  • rozwiązywanie sporów i obsługa pism odwoławczych od klientów,
  • walidacja i przetwarzanie wniosków kredytowych online,
  • tworzenie leadów w systemach CRM,
  • identyfikowanie najlepszych ofert na dany produkt za pomocą skanowania stron internetowych.

Porównanie tych dwóch list pokazuje wyraźnie, jak bardzo ITPA i RPA różnią się przedmiotem swojego działania, ale pokazują też w jakim stopniu się uzupełniają nawzajem.

 

 

Co jest lepsze dla firmy RPA czy ITPA?

 

Nie bez powodu jedną listę zamykał, a drugą otwierał onboarding/offboarding pracowników. Każda organizacja musi samodzielnie zdecydować, w jaki sposób i w jakiej części automatyzować ten proces. W ITPA uwaga będzie skupiona na Active Directory, AWS, VMware itp. Wszędzie trzeba dodać lub usunąć konto pracownika, wykonać dużo czynności, które udostępnią mu odpowiednie zasoby firmy do codziennej pracy. Typowy proces onboarding/offboarding pracownika obejmuje także systemy biznesowe HR – tam też trzeba utworzyć kartotekę pracownika, podać algorytmy naliczania płac, czy urlopów. W tym przypadku zatem trudno mówić co jest lepsze?  ITPA i RPA doskonale się uzupełniają.

 

Jednak w niektórych sytuacjach, szczególnie gdy trzeba mieć na względzie koszty, warto pamiętać o technicznych niuansach. Praktyka pokazuje, że twórcy oprogramowania w nowych wersjach swoich aplikacji rzadko dokonują zmian w interfejsach API. Oznacza to, że jeśli narzędzie ITPA jest zintegrowane z pewnym systemem poprzez API, to jest mało prawdopodobne, aby wystąpiły problemy mogące zakłócić przepływy pracy po aktualizacji tego systemu.

 

Wiemy także, że nowe wersje aplikacji bardzo często modyfikują interfejs użytkownika. W rozwiązaniach RPA, gdzie przepływ pracy jest zintegrowany z konkretnym interfejsem ekranowym, generuje to dość poważne problemy wymagające interwencji programistycznej. Integracja oparta na interfejsie użytkownika jest niezwykle krucha i podatna na awarie wywołane aktualizacjami systemu operacyjnego lub aplikacji, czy wyskakującymi okienkami.

 

 

TCO w RPA i ITPA

 

Różnice w możliwościach skalowania i sposobie integracji z innymi platformami wskazują, że TCO rozwiązań ITPA jest wyraźnie niższe. Do tego dochodzi jeszcze jedna kwestia – dział IT bardzo często odpowiada za kluczowe systemy biznesowe w całej organizacji. Ponieważ ITPA automatyzuje wiele przyziemnych, powtarzalnych zadań konserwacyjnych niezbędnych do utrzymania wysokiego wskaźnika dostępności, w efekcie następuje minimalizacja czasu przestojów spowodowanych błędami ludzkimi, a warto pamiętać, że jest to ¾ wszystkich przerw w działaniu firm. Bez względu na branżę i wielkość firmy – każda godzina przestoju jest bardzo, bardzo kosztowna. Dodatkowo, bardzo proste tworzenie przepływów pracy, na zasadzie układania klocków Lego, wydłuża czas eksploatacji rozwiązań ITPA, co w efekcie składa się na ich większą atrakcyjność finansową.

 

Żeby nie było tak prosto – nie samo TCO decyduje o wyborze rozwiązania automatyzacji procesów informatycznych. Dobrze zaprojektowane boty działające w ramach RPA mogą przynieść niebagatelne oszczędności, które znacząco przewyższą różnice w kosztach posiadania konkretnego rozwiązania. Każda organizacja musi samodzielnie rozważyć i policzyć spodziewane efekty. Gdyby było to takie proste, wszyscy mieliby te same i tak samo zrobotyzowane procesy biznesowe.

[i] https://resolve.io/it-automation-resources/data-driven-it-automation-analyst-report

[ii] https://www.dailymotion.com/video/x14lk01