Just-in-Time (JIT) w logistyce – zalety i wady tej metody

Airbus A380 składa się z około czterech milionów pojedynczych części produkowanych przez 1500 firm z 30 krajów na całym świecie[i]. Oznacza to, że wyprodukowanie choćby jednego egzemplarza takiego samolotu nie byłoby możliwe bez zaawansowanych technik logistycznych i wspierających ich narządzi informatycznych do zarządzania łańcuchami dostaw.

Jedną z metod, które legły u podstaw współczesnej logistyki jest Just-In-Time. Jej korzenie wywodzą się z zakładów produkcyjnych Toyoty z lat 50. i 60. XX wieku. Od tego czasu została ona dopracowana, zyskała na popularności i sprawdziła się w działaniu wielu krajach i branżach.

 

 

Just in Time – jakie są główne założenia tej metody?

 

Już sama nazwa koncepcji Just-In-Time, czyli „dokładnie na czas” lub „dostawa na czas” pokazuje jej sedno, które sprowadza się do dostarczania materiałów potrzebnych do wytworzenia produktów lub usług dokładnie w takiej ilości i w takim czasie, jak jest to potrzebne firmie. Przy takiej logistyce zaopatrzenia, gdyby wszystko działało perfekcyjnie, można byłoby sobie wyobrazić nawet wielką fabrykę samochodów bez żadnych magazynów części i podzespołów – wszystko co przyjeżdża od dostawców jest natychmiast kierowane do produkcji. Niestety, w życiu niewiele rzeczy dzieje się tak perfekcyjnie. Konieczne są zatem bardziej realistyczne założenia.

Pierwsze z nich polega na stałym dążeniu do redukowania poziomu zapasów. Magazynowanie ponad aktualne potrzeby to tylko dodatkowe koszty niepotrzebnej powierzchni magazynowej, to kapitał uwięziony w nadmiernych zapasach, to marnowanie pracy ludzi i maszyn. Jest zatem na czym oszczędzać.

Drugie założenie to minimalizacja partii produkcyjnych. Krótkie serie wyrobów ułatwiają  dostosowanie produkcji do zmiennego zapotrzebowania. Efekt? Optymalizacja wielkości produkcji i zmniejszenie całkowitego kosztu wytwarzania. Bardzo często skrócenie czasu produkcji osiąga się także poprzez ustawienie maszyn w kolejności zgodnej z przebiegiem procesu wytwarzania (Process Flow), ograniczenie odległości pomiędzy kolejnymi ogniwami procesu produkcyjnego, a także użycie wydajnych maszyn i standaryzację procesów produkcyjnych.

Trzecie, chyba najsłabsze ogniwo metody Just-In-Time to minimalizacja czasu oczekiwania na dostawę materiałów lub surowców. Z jednej strony jest to na pewno wykonalne, bo trudno sobie wyobrazić budowę wysokościowca w centrum dużego miasta, gdyby dostawy nie były punktualnie na czas, ale z drugiej strony pandemia pokazała, że nawet w skali globalnej może się zdarzyć np. brak kontenerów. A to już oznacza duże opóźnienia i zaburzenia wielu łańcuchów dostaw.

Ostatnia zasada to dążenie do skracania czasu dostawy gotowych produktów. Jeśli udaje się szybko produkować niewielkie partie wyrobów, to po co je trzymać u siebie lub w miejscach pośrednich? Należy je od razu dostarczyć do końcowego odbiorcy. Tak jest najtaniej.

Ogólnie cała metoda Just-In-Time prowadzi do zwiększenia efektywności działania całej firmy i wytwarzania wyrobów o wysokiej jakości, a to za sprawą wnikliwej kontroli jakości na każdym etapie wytwarzania.

 

 

Jakie są wady stosowania metody Just-in-Time Inventory w logistyce?

 

W teorii wszystko jest w jak najlepszym porządku, choć nic dziwnego, że Just-In-Time narodziło się w Japonii, w zupełnie innym kręgu kulturowym. W swojej istocie metoda ta wymaga olbrzymiej dyscypliny we wszystkich ogniwach długiego łańcuch dostaw oraz rozwiniętej infrastruktury logistycznej i transportowej we wszystkich krajach, z których pochodzą kontrahenci. Zarządzanie takim łańcuchem jest prawdziwym wyzwaniem.

Z punktu widzenia naszego kraju trudne może okazać się znalezienie rzetelnych i wiarygodnych dostawców, którzy są nastawieni na długofalową współpracę. Nawet jeśli się tacy znajdą, z czasem rośnie uzależnienie od ich dostaw i słabnie pozycja negocjacyjna przy kolejnych zamówieniach. Do tego trzeba uwzględnić całą gamę większych i mniejszych czynników ryzyka takich, jak remonty i przebudowy na drogach, zatory w punktach poboru opłat na autostradach, strajki, niefrasobliwość i nie najwyższa kultura techniczna pracowników, urzędnicza samowola i przetrzymywanie dostaw w urzędach celnych – ta lista wcale nie jest ani krótka, ani bez znaczenia. Po prostu Just-In-Time nie jest dla każdego.

Jeśli minimalizujemy stany magazynowe, to raczej trudno będzie podołać niespodziewanemu, acz dużemu zamówieniu z krótkim czasem realizacji. Częstość występowania takich zdarzeń będzie decydować o tym, czy JIT to odpowiedni sposób zarządzania magazynowaniem i produkcją.

Decydując się na wybór tej metody, trzeba też pamiętać o należytym wsparciu informatycznym, bez którego w praktyce nie jest możliwe wdrożenie zasad Just-In-Time. Oprogramowanie, infrastruktura IT i odpowiedni specjaliści to dodatkowe koszty, z którymi też trzeba się liczyć.

 

 

Jakie są zalety stosowania metody JIT w logistyce?

 

Na szczęście wymierne korzyści i liczne zalety metody JIT przewyższają znacząco jej wady i ewentualne zagrożenia. Przede wszystkim do wyobraźni zarządzających przemawiają zaoszczędzone kwoty z trwałego ograniczenia kosztów magazynowania produktów oraz ograniczenia produkcji ponad poziom aktualnego zapotrzebowania. W dużych firmach nawet kilkuprocentowe oszczędności to już miliony. Mniejsze zapasy to mniejsza powierzchnia magazynowa, mniej wózków widłowych, mniej regałów itd. Dzięki temu redukują się także koszty stałe działania firmy. Jest zatem o co walczyć.

JIT to także przemyślana i rzetelna optymalizacja procesów logistycznych, lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich i szansa na skoncentrowanie wysiłku firmy na najważniejszych zadaniach biznesowych związanych chociażby z lepszą organizacją dostaw. Przemyślane działania w tym zakresie, czyli zarówno dostaw materiałów i surowców do produkcji, jak dostaw wyrobów gotowych do klientów, mogą generować pokaźne oszczędności. Nawet tak z pozoru drobne rzeczy, jak zoptymalizowanie i powiązanie rozmieszczenia ładunku w naczepie z kolejnymi miejscami wyładunku, w rocznym rozliczeniu przynosi efekt finansowy – szybszy rozładunek to mniejsze koszty.

Dzięki metodzie JIT w zasadzie każda firma produkuje tyle swoich wyrobów, ile wynosi aktualne zapotrzebowanie. W konsekwencji nie ma zapasów, które zalegałyby w magazynach, gdzie mogłyby np. stracić ważność, czy ulec uszkodzeniu. Minimalizuje się także ryzyko, że np. zmiana trendu lub mody, czy nowa technologia spowoduje, że zostanie się z dużą partią niesprzedawalnego towaru.

 

 

W jaki sposób wdrożyć JIT w przedsiębiorstwie?

 

Decyzja o wdrożeniu JIT w przedsiębiorstwie musi zostać poprzedzona bardzo szczegółowymi analizami procesów w firmie, w szczególności procesów logistycznych i produkcyjnych. W pierwszej kolejności należy zapewnić płynny i niezakłócony przepływ informacji w całym łańcuchu dostaw. Budując relacje z kontrahentami warto docenić zaufanie – jeśli dostawca ma wgląd w nasze aktualne zamówienia, sam będzie mógł się szybciej przygotować np. do zwiększonych dostaw. Zapewnienie przepływu informacji w łańcuchu dostaw wymaga odpowiednich technologii informatycznych, systemów ERP, EDI, SCM i wielu innych, ale także rozwiązania wielu problemów z bezpieczeństwem danych.

Kolejna kluczowa kwestia to wybór dostawców. Tu już raczej nie tylko cena będzie mieć znaczenie, ale i ich zdolność do regularnych i niezawodnych dostaw. Dla logistyków bardzo ważny jest wybór odpowiednich systemów składowania oraz układu powierzchni tak, aby do minimum skrócić trasy operatorów urządzeń magazynowych. Przydatne okazują się pętle przenośników, magazyny miniload oraz podręczne regały i stojaki, które powinny zapewnić zróżnicowanie sposobu obsługi towarów ze względu na ich rotację. Istotne jest także optymalne zaplanowanie doków przeładunkowych w magazynie tak, aby sprawnie prowadzić odbiór i wysyłkę dużej liczby ładunków.

Wdrożenie JIT w każdym przedsiębiorstwie wymaga zainwestowania w odpowiednie narzędzia analityczne, które posłużą do przewidywania popytu, pokażą aktualne trendy i dostarczą informacji wejściowych do systemów logistycznych i produkcyjnych.

Dobrym przykładem takiego narzędzia klasy Just-in-Time Inventory Management jest moduł SmartStock w systemie ERP Kinetic firmy Epicor. Jest on wykorzystywany do optymalizacji łańcucha dostaw w sytuacji niepewności decyzyjnej. Działanie modułu pozwala na podejmowanie decyzji w stanie ciągłej adaptacji, na prognozowaniu popytu i produkcji, co zapobiega zjawiskom over-stock i under-stock.

 

 

Jakie są filary związane z realizacją JIT w firmie?

 

Trzy główne fundamenty, na których można budować firmę w duchu Just-In-Time to pełna kontrola nad procesami magazynowymi, optymalizacja operacji magazynowych oraz odpowiednie narzędzia informatyczne zintegrowane z systemem ERP, czy MES (Manufacturing Execution System). Do tego zestawu warto dopisać często niedoceniany czynnik ludzki – tak naprawdę bez żmudnej pracy nad edukacją i wyszkoleniem załogi, bez rozbudzenia w pracownikach poczucia odpowiedzialności za pracę i przekonania ich, że warto szukać każdej okazji do zaoszczędzenia czasu i wysiłku, trudno mówić o pełnym sukcesie wdrożenia JIT. Elastyczni, wszechstronni i wielofunkcyjni pracownicy, którzy potrafią sprawnie obsługiwać kilka maszyn, szybciej identyfikują i przewidują problemy. Znają różne aspekty i niuanse produkcji, mogą być przesunięci na inne stanowiska w przypadku opóźnień, a w razie absencji jednego z pracowników, mogą przejąć jego obowiązki. Osiągnięcie takich efektów wymaga jednak długotrwałego budowania wzajemnego szacunku na linii pracownicy – management.

 

 

Zatem, czy warto stosować JIT (dostawy na czas)?

 

Oczywiście tak, choć nie wszędzie jest to możliwe. Wykorzystując system Just-In-Time, zakłady Toyoty zredukowały swój czas produkcji z 15 dni do 1 dnia. Po dziesięciu latach funkcjonowania tego systemu produktywność pracy wzrosła o ponad 40%.[ii]

Praktyka biznesowa i kilkadziesiąt lat stosowania tej metody przekonały wielu – „Dostawa na czas” sprawdza się także w polskich firmach, choć w opinii wielu specjalistów, rozumiana jest w sposób zbyt uproszczony.

Podejmując decyzję o wdrożeniu Just-in-Time Logistics trzeba pamiętać, że jest to przedsięwzięcie trudne i czasochłonne, bo zajmuje to od 3 do 5 lat. Organizacja wdrażająca JIT powinna zdawać sobie sprawę, że wdrożenie tak naprawdę nigdy się nie kończy, gdyż raz osiągnięta sprawność i elastyczność powinna być stale doskonalona.

[i] https://dlapilota.pl/wiadomosci/dlapilota/a380-4-miliony-czesci-i-30-zaangazowanych-krajow

[ii] https://lean-management.pl/jit/system-just-in-time-jit/

Wykrywanie procesów biznesowych może odbyć się zarówno z wykorzystaniem zrobotyzowanej automatyzacji, jak i być jednym z kroków, który do niej zaprowadzi. W drugim z przypadków mogą się jednak pojawić ograniczenia, które spowodują, że manualna analiza nie będzie tak efektywna, jak ta przeprowadzona z użyciem RPA. Jakie? Na to pytanie odpowie dalsza lektura.   

 

 

Czym tak właściwie jest Business Process Discovery (BPD)? 

 

Na Business Process Discovery (BPD) składa się szereg technik, których zadaniem jest eksploracja procesów biznesowych w organizacji celem przygotowania ich reprezentacji w określonej formie do dalszych obserwacji i wniosków. Metody te wykorzystują istniejące rekordy, dokumentację i systemy technologiczne oraz zasoby ludzkie, aby wyodrębnić informacje niezbędne do analizy kluczowych przepływów pracy, struktur oraz elementów.

 

Dlaczego warto przeprowadzić Business Process Discovery? 

 

Wykrywanie procesów biznesowych pozwala firmom badać ich podstawową strukturę m.in. w oparciu o dzienniki danych, ale i spostrzeżenia pracowników. Umożliwia im to rozłożenie ich na czynniki pierwsze i m.in. zidentyfikowanie wszelkich konfliktów oraz rozbieżności w ich obrębie.

 

Tego typu uchwycenie szczegółów z poziomu zadań nie tylko wspomaga więc zarządzanie procesami biznesowymi, ale i pozwala zlokalizować wąskie gardła, odchylenia i wyjątki w codziennym workflow (takie, jak sygnały świadczące o konieczności wymiany oprogramowania, np. systemu ERP). Wyciągnięte wnioski są zaś konkretnymi krokami w kierunku poprawy wydajności całego działu czy organizacji.

 

Eksploracja procesów nie sprowadza się jednak jedynie do diagnozy obszarów do poprawy czy istniejących luk i odnalezienia sposobów na ich usunięcie. Umożliwia ona również:

 

  • pozbycie się tzw. „szarych stref”, które budzą wątpliwości i otwierają pole do interpretacji, co obniża jakość operacji biznesowych,
  • identyfikację tych elementów, które funkcjonują bez zarzutu i mogą służyć jako wzór do naśladowania,
  • odkrycie nowych możliwości biznesowych,
  • przeciwdziałanie wypaleniu zawodowemu pracowników sfrustrowanych nieefektywnymi procesami,
  • poprawę satysfakcji klienta,
  • utrwalenie określonych procedur w fizycznej formie (np. na papierze, zamiast jedynie w pamięci pracownika, jak to często ma miejsce),
  • obniżenie ryzyka biznesowego,
  • redukcję kosztów i zwiększenie ROI,
  • lepszy wgląd, umożliwiający późniejsze mapowanie i regularną dokumentację procesów,
  • zrozumienie danego procesu w wyjściowej formie na tyle, aby możliwa była jego optymalizacja pod kątem automatyzacji czy robotyzacji, jeśli okaże się być odpowiednim kandydatem do tego typu przedsięwzięć albo nie miała ona jeszcze wcześniej miejsca.

 

Krótko mówiąc, BPD może być też jednym z przystanków na drodze do wypracowania inteligentnych procesów w organizacji.

 

 

Jakie są techniki BPD? BPD a ABPD – jakie są główne różnice? 

 

Business Process Discovery może zostać przeprowadzone zarówno w sposób manualny, jak i zautomatyzowany.

 

W przypadku pierwszej z opcji konieczna jest organizacja cyklu warsztatów z udziałem specjalistów i interesariuszy. Obejmują one zwykle fazę discovery, fazę modelowania procesu i fazę review oraz wiążą się z szeregiem wyzwań. Dla przykładu, problem z dostępnością udziałowców może wydłużyć i zaburzyć przebieg całego przedsięwzięcia. Co więcej, nie wszystkie informacje można zebrać „ręcznie”. Problem dotyczyć będzie w szczególności oceny skalowalności i wydajności danego procesu.

 

Drugie rozwiązanie zakłada skorzystanie z narzędzi ABPD (Automated Business Process Discovery) czy Process Mining. Wówczas analitycy biznesowi dokonują ekstrakcji potrzebnych informacji z baz danych czy logów dostępnych w systemach IT.

 

 

Rola RPA w BPD i ABPD  

 

Aby stać się bardziej konkurencyjnymi, responsywnymi i wydajnymi, firmy starają się maksymalnie automatyzować swoje działania. Systemy informatyczne realizują bowiem złożoną logikę biznesową i mogą przechować każdą dokonaną transakcję ze wszystkimi istotnymi szczegółami. Analiza tego typu danych pozwala zaś na uzyskanie najbardziej szczegółowych informacji o samym procesie, jego regułach i wolumenie.

Jeśli do tego równania dodasz RPA, czyli Robotic Process Automation, otrzymasz silnik, który  może zostać wzbogacony o rozwiązania kognitywne, a w przypadkach bardzo zaawansowanych, tworzące cały złożony ekosystem. Narzędzia te mogą być skonfigurowane do odczytu baz danych składających się z setki lub tysięcy wierszy i finalnie własnoręcznie narysować modele procesów.

Mindbox dysponuje bogatym doświadczeniem w zakresie udanych automatyzacji procesów i nie tylko. Możesz o nim poczytać na naszej stronie albo porozmawiać z nami osobiście. Którą opcję wybierzesz?

Zarówno Robotic Process Automation, czyli zrobotyzowana automatyzacja procesów biznesowych, jak i hiperautomatyzacja oraz inne rozwiązania wspierające pracę człowieka mają sens jedynie wówczas, gdy organizacja jest na nie gotowa i przełożą się one na realne oszczędności. Choć w niektórych działach (np. HR) pozornie aż roi się od zadań, które można zautomatyzować  praktycznie w każdej firmie uzyskując przy tym duże korzyści finansowe, do całego przedsięwzięcia należy podejść świadomie i rozsądnie, z wyprzedzeniem kalkulując koszty. Z pewnością pomocne będzie w tym określenie wartości tzw. TCO.

 

 

Czym tak właściwie jest TCO (całkowity koszt posiadania)? 

 

TCO, czyli Total Cost of Ownership (całkowity koszt posiadania) to tak naprawdę metoda obliczeniowa, która określa całościowy koszt produktu lub usługi w całym jego cyklu życia. Obejmuje ona więc zarówno wydatki bezpośrednie, jak i pośrednie związane m.in. z pozyskaniem, użytkowaniem i utrzymaniem danego rozwiązania, pozwalając na długoterminową kalkulację.

 

 

Dlaczego istotne jest TCO przy planowaniu wdrożenia RPA? 

 

Obliczenie całkowitego kosztu posiadania rozwiązania RPA jest niezbędnym krokiem, aby zmierzyć rentowność wdrożenia z biegiem czasu, a także upewnić się, że wybrane zostało właściwe narzędzie, aby spełnić potrzeby organizacji w zakresie automatyzacji. Dzięki takiemu podejściu, początkowa inwestycja (implementacja sprzętu i oprogramowania) nie staje się jedynym decydującym czynnikiem, umożliwiając podjęcie świadomej decyzji. Należy przy tym pamiętać, że TCO bierze pod uwagę jedynie finansową stronę medalu, nie uwzględniając ogólnej wartości, którą oferuje dane rozwiązanie.

 

 

Jak wygląda TCO w RPA? Co się składa na TCO we wdrożeniach RPA? 

 

Aby uzyskać dokładny obraz, należy spojrzeć poza cenę licencji platformy RPA oraz wydatki związane z konfiguracją całej infrastruktury i wszystkich jej komponentów. Koszty charakterystyczne dla zrobotyzowanych rozwiązań procesów, które mają wpływ na TCO obejmują aspekty związane z developmentem i implementacją, zmianami w firmie oraz zarządzaniem. Należą do nich również:

 

  • koszty wyceny i współpracy z firmą zewnętrzną,
  • koszty szkoleń,
  • koszty supportu i serwisowania,
  • koszty dodatkowe, w tym związane z personalizacją (np. stworzenie Center of Excellence).

 

Z powyższymi wydatkami należy się liczyć również w przypadku wdrożeń z użyciem Chmury.

 

 

Jak zoptymalizować TCO w rozwiązaniach RPA? 

 

Jak już wcześniej wspominaliśmy, kluczem do udanego wdrożenia RPA jest optymalizacja, która dotyczy zarówno samych procesów, jak i kosztów automatyzacji. Oto kilka czynników, które mogą pomóc je nieco obniżyć, a przy tym usprawnić całe przedsięwzięcie:

 

  • Automatyzacja fazy tzw. process discovery może przyspieszyć wdrożenie i sprawić, że będzie ono dokładniejsze, redukując przy tym koszty współpracy z analitykami i ekspertami.
  • Narzędzia do odzyskiwania można zintegrować z rozwiązaniami RPA w przypadku wdrożenia w Chmurze.
  • Wdrożenie w Chmurze pozwoli oszczędzić na wydatkach związanych ze sprzętem.
  • W przypadku korzystania z różnych systemów operacyjnych, warto rozważyć zmianę na system używany przez dostawcę – na dłuższą metę może ona znacznie wpłynąć na wydajność i okazać się korzystniejsza finansowo.
  • Posiadanie własnego zespołu deweloperów może okazać się mniej kosztowne niż zatrudnienie zewnętrznego dostawcy usług. Jeśli platforma programistyczna ma przyjazne dla userów funkcje, takie jak łatwy interfejs typu „drag and drop”, zasoby wewnętrzne mogą obejmować również użytkowników biznesowych w roli tzw. Citizen Developers.
  • Zakres integracji ma ogromny wpływ na czas wdrożenia rozwiązania i związane z nim koszty. Należy sprawdzić, czy będzie ona wymagać dodatkowej konfiguracji, a boty i fragmenty kodu będą mogły zostać ponownie użyte.
  • W przypadku specjalistycznych potrzeb (np. inteligentne rozwiązanie do przetwarzania dokumentów) należy zwrócić uwagę na liczbę potrzebnych dostawców. Jeśli ich narzędzia nie są zintegrowane, mogą wzrosnąć koszty zarówno samego wdrożenia, jak i utrzymania.
  • Dostępność szkoleń wdrożeniowych online w wariancie „on demand” może przyspieszyć proces i zredukować koszty trenerskie. Najlepiej jednak, jeśli rozwiązanie jest intuicyjne i wymaga jedynie minimalnej wiedzy technicznej.
  • Rozwiązanie powinno działać przy minimalnym supporcie, tak aby dział IT nie musiał poświęcać dużo czasu np. na aktualizacje. Narzędzia oparte na przeglądarce ułatwią jego pracę w obecnym, post-pandemicznym świecie permanentnego home-office’a. Jednak podobnie jak każdy inny produkt IT, twoje rozwiązanie RPA może wymagać sporadycznego wsparcia. Dostępność i koszt supportu dostawcy/usługodawcy to kolejny aspekt do sprawdzenia przed sfinalizowaniem umowy.

Więcej o TCO dowiesz się kontaktując się bezpośrednio z nami!

Jeśli w twojej firmie korzystacie np. z systemu ERP, a nawet rozważacie już jego zmianę czy upgrade, to jednym z kolejnych tematów, z którym przyjdzie Wam się zmierzyć na drodze cyfrowego rozwoju będzie zapewne zaawansowana automatyzacja, czyli Robotic Process Automation. Wdrożenie RPA w organizacji może przebiec na kilka różnych sposobów. Dziś przyjrzymy się temu, który wykorzystuje coraz bardziej popularną Chmurę. 

 

 

Czym tak właściwie jest Cloud RPA? Czy Cloud RPA jest tym samym co RPAaaS? 

 

Rozwiązania chmurowe RPA umożliwiają zoptymalizowaną automatyzację procesów biznesowych za pomocą natywnego dla Chmury, a przy tym opartego na sieci web oprogramowania (np. kombinacja RPA, SAP & Cloud) oraz sztucznej inteligencji (AI).

 

W praktyce sprowadza się to do tzw. RPA-as-a-Service (RPAaaS) bądź Robot-as-a-Service (mowa wówczas o RaaS RPA).  Rezultatem romansu Cloud Computing i RPA jest software do automatyzacji, który jest prosty w użyciu i dostępny dla każdego, kto ma połączenie z Internetem na dowolnym urządzeniu, które wykonuje i koordynuje procesy oraz przepływy pracy w całej organizacji.

 

Połączenie Chmura-RPA umożliwia zatem „samoobsługę” opartą o akcje typu drag and drop oraz schematy blokowe. Dzięki temu rozwiązaniu użytkownicy „nietechniczni” mogą samodzielnie automatyzować procesy za pośrednictwem interfejsów internetowych dostępnych w ich przeglądarkach.

 

Sprawdź również:

RDA, czyli Robotic Desktop Automation (Zrobotyzowana Automatyzacja Stanowiska Roboczego)

 

 

Jakie są wady i zalety wdrożenia RPA w środowisku chmurowym? 

 

Mocne i słabe strony RPAaaS opisaliśmy bardziej szczegółowo tutaj. Jeśli chodzi o zalety, na pewno warto jednak raz jeszcze wspomnieć o:

  • prostocie użytkowania,
  • redukcji barier operacyjnych,
  • możliwości obsługi złożonych danych,
  • skalowalności,
  • zwiększonym bezpieczeństwie,
  • oszczędności czasu,
  • braku infrastruktury IT i, co za tym idzie, zależności od działów informatycznych.

 

 

Od czego zacząć wdrożenie Cloud RPA w przedsiębiorstwie? 

 

Rozpoczęcie korzystania z RPA w Chmurze jest możliwe bardzo szybko. Wdrożenie oparte na sieci Web z intuicyjnym, przyjaznym dla użytkownika interfejsem oraz swego rodzaju wbudowanym samouczkiem oznacza, że ​​praktycznie każdy, bez względu na poziom umiejętności może nauczyć się automatyzować bezpośrednio w przeglądarce internetowej.

 

Cloud RPA eliminuje czasochłonne czynności konfiguracyjne i koszty związane z serwerami czy dodatkowymi szkoleniami. Co więcej, rozwiązanie to pozwala użytkownikom biznesowym, ekspertom ds. procesów i działom IT na współpracę w czasie rzeczywistym w przestrzeni online, co przyspiesza również rozwój botów.

 

 

Czy chmurowe rozwiązania dla RPA są bezpieczne? 

 

Cloud RPA może zapewnić lepsze zabezpieczenia i ochronę prywatności niż rozwiązania on-premise. Obejmują one kwestie:

  • RODO – ustawienia pozwalają na to, aby dane osobowe nie trafiały do Chmury, a operacyjne były przechowywane tylko w celu zwiększenia prywatności i zapewnienia zgodności,
  • szyfrowania danych – rygorystyczne protokoły uwierzytelniania zapewniają dodatkową ochronę,
  • szczegółowej kontroli dostępu, która jest oparta na rolach oraz segregacji danych, zapewniając jednocześnie pełne ścieżki audytu każdego działania z zachowaniem ścisłej zgodności z polityką prywatności,
  • DevSecOps i najlepsze w swojej klasie praktyki bezpieczeństwa.

 

 

Jakie są tak właściwie koszta Cloud RPA?

 

Odpowiedź brzmi – wyceniane indywidualnie w zależności od potrzeb i zakresu usług oraz obejmujące comiesięczną, stałą opłatę. Zapraszamy do kontaktu celem ich oszacowania z udziałem naszego zespołu ekspertów.

Automatyzacja procesów biznesowych ma się całkiem nieźle i przybiera coraz to różniejsze formy w odpowiedzi na potrzeby rynku. A ten, jak wiadomo, jest w dobie pandemii jeszcze bardziej dynamiczny (i mniej stabilny) niż zwykle.

 

Firmy poszukują więc coraz bardziej elastycznych rozwiązań technologicznych, które będą łatwo dostępne z niemal każdego zakątka świata i pozwolą im dogonić konkurencję, a przy tym nie będą wymagały dużych inwestycji. Rosnąca popularność Cloud Solutions i  RPA-as-a-Service, o czym będzie dziś mowa, nie powinna zatem wywoływać zbytniego zaskoczenia.

 

 

RPA-as-a-service, czyli RPA jako usługa – podstawowe informacje 

 

Robotic Process Automation-as-a-Service, RPA-as-a-Service czy (w skrócie) RPAaaS to forma outsourcingu, w ramach której dostawca wdraża robota programowego opartego na Chmurze (Cloud RPA). Rozwiązanie to wykorzystuje automatyzację, uczenie maszynowe (ML) i wizję komputerową, aby pomóc klientom w obsłudze dużego wolumenu powtarzalnych zadań. Często sterują nimi tzw. wyzwalacze i rozmaite reguły.

 

Zrobotyzowana automatyzacja procesów jako usługa jest w większości przypadków używana do skalowania działalności. Dzięki niej firmy mogą zwiększyć swoje przychody bez proporcjonalnego wzrostu kosztów. Oprogramowanie RPAaaS odpowiada zaś za wszystkie zadania związane z automatyzacją bez większego zaangażowania ze strony klienta.

 

Przeczytaj również:

Rozszerzona inteligencja

 

 

Jakie funkcje posiadają rozwiązania RPAaaS? 

 

W zależności od wyboru dostawcy, klienci mają do dyspozycji szereg możliwości, obejmujących między innymi:

  • dostęp do katalogu procesów, które są typowymi kandydatami do automatyzacji w większości organizacji (np. HR), co pozwala na skrócenie czasochłonnej fazy discovery i sprawniejsze mapowanie,
  • execution playbooks, które pozwalają na szybkie tworzenie, weryfikację i wdrażanie botów w ramach czasowych wiodących w danej branży,
  • wsparcie w samodzielnym zarządzaniu portfolio automatyzacji oraz ocenianiu nowych pomysłów wypływających prosto od użytkowników, czyli również w tworzeniu roadmapy,
  • dostęp do kokpitu z danymi w czasie rzeczywistym, dzięki którym z łatwością obliczysz ROI i będziesz mógł/mogła monitorować, jak rosną Twoje oszczędności.

 

 

Bezpieczeństwo rozwiązań RPAaaS 

 

Rozwiązania typu Robotic Process Automation-as-a-Service są zwykle zabezpieczane szeregiem certyfikatów (między innymi ISO 27001 oraz 22301 , SOC 1 oraz 2). Powinny jednak być również dostosowane do standardów branżowych, na podstawie których zdefiniowane zostaną określone mechanizmy kontrolne (takie, jak na przykład scentralizowane uwierzytelnianie) oraz integracje z innymi platformami.

 

W kwestii security, kluczowa jest także autoryzacja dostępu, dzięki której nadawany on będzie jedynie upoważnionym osobom i urządzeniom. Z racji tego, że RPA w coraz większym stopniu przenosi się do Chmury, dostawcy powinni mieć własny zespół Security Operations (SecOps) z proaktywną postawą bezpieczeństwa i protokołem zarządzania ochroną przed zagrożeniami. Zarówno dzięki niemu, jak i narzędziom do audytu, monitorowania i raportowania, możliwe będzie zabezpieczenie zarówno danych, jak i samego kodu.

 

 

Jakie są zalety rozwiązań RPAaaS? 

 

Jedną z cech, które wyróżniają rozwiązania RPA-as-a-Service  jest ich elastyczność. Często zdarza się, że organizacje potrzebują tego typu wsparcia przez ograniczony czas. W takich przypadkach nie jest logiczne kupowanie kosztownej technologii RPA, która przestanie być używana po zakończeniu określonego projektu lub okresu. Korzystanie z RPA jako usługi oznacza, że ​​Twoja firma nie musi inwestować we własne serwery, licencje czy liczne profesjonalne usługi.

 

Co więcej, w ramach Robotic Process Automation-as-a-Service roboty aplikacyjne pracują dokładnie wtedy, kiedy tego potrzebujesz i wykonują tylko te zadania, których od nich wymagasz, zapewniając maksymalne wykorzystanie zasobów, za które płacisz. Pozwala to uzyskać wyjątkowo atrakcyjny zwrot z inwestycji.

 

Do pozostałych zalet RPA-as-a-Service należą:

  • krótki czas wdrożenia i automatyzacja bez przestojów,
  • aktualizacje po stronie dostawcy, które pozwalają na korzystanie z pełni zalet RPA przy minimalnych kosztach,
  • dostęp do funkcji i możliwości RPA pomimo braku własnego systemu tego typu,
  • bezpieczeństwo klasy korporacyjnej, ochrona danych i uaktualnienia premium,
  • elastyczność skalowania operacji bez konieczności poczynienia dodatkowych inwestycji,
  • łatwość obsługi,
  • dostęp do obszernej bazy wiedzy,
  • szeroki wachlarz narzędzi pozwalających na codzienne wprowadzanie usprawnień,
  • realne oszczędności.

 

 

Ile kosztują rozwiązania RPAaaS? 

 

Szacowanie rzeczywistych kosztów projektu RPA może być trudne. W przypadku wyboru rozwiązań RPA-as-a-Service należy liczyć się z miesięczną opłatą, której wysokość zależy od wielu czynników, w tym dostawcy i wybranych komponentów. Z tego też powodu firmy, takie jak na przykład UiPath, nie publikują na swojej stronie cenników, lecz zapraszają do kontaktu celem uzyskania określonej oferty.

 

Sprawdź również:

Zostań developerem RPA

 

 

Jakie mogą być wady rozwiązań RPAaaS? 

 

Rozwiązania RPA-as-a-Service nie sprawdzą się w każdej firmie. Wśród ich wad należy wymienić:

  • ograniczenie do jednej platformy i polityki dostawcy,
  • potencjalnie wyższe koszty długoterminowe niż w przypadku rozwiązań on-premise,
  • limity w zakresie personalizacji,
  • zakres dostępu do usług support & maintenance definiowany przez dostawcę.

 

Masz jeszcze jakieś pytania? Zapraszamy do kontaktu!

Szeroko pojęta automatyzacja procesów to zjawisko, które funkcjonuje od wielu lat. Rozwój technologii sprawił jednak, że można pójść o krok dalej i zastąpić zwykłą integrację systemów, czy prostą robotyzację wdrożeniem inteligentnej automatyzacji procesów. Jak wygląda ta droga?

 

 

Robotyzacja to dopiero początek

 

Podstawowe sposoby automatyzacji procesów, które znane są od lat okazują się dziś niewystarczające. W związku z tym wzrasta rola robotów, które są w stanie automatyzować procesy w dużo szerszym zakresie. Robotyzacja procesów przynosi większe korzyści dla organizacji, ale jest tak naprawdę dopiero początkiem na drodze do inteligentnej automatyzacji. Istotnym elementem automatyzacji jest także usunięcie papierowych elementów procesów, w czym mogą pomóc inteligentne systemy OCR. Odpowiadają one za digitalizację i strukturyzację danych wykorzystywanych w konkretnym procesie. Jest to element stwarzający wiele możliwości do automatyzacji kolejnych aspektów działalności firmy. Wdrożenie robotów i systemów OCR może okazać się jednak niewystarczające, ponieważ nie zawsze istnieje możliwość zautomatyzowania procesów przy wykorzystaniu interfejsu użytkownika. W tym miejscu warto rozważyć przeprowadzenie integracji systemowych, które pozwolą zautomatyzować procesy.

Pozbycie się dokumentacji papierowej z istniejących procesów może nie wystarczyć, ponieważ często okazuje się, że wpływające do systemu dane elektroniczne są nieuporządkowane. Do ich ustrukturyzowania można wykorzystać aplikacje biznesowe, które również automatyzują procesy w firmie. Na tym poziomie automatyzacji procesów biznesowych należy już odpowiednio zarządzać pracą robotów, co pozwala również zauważyć korzyści płynące z ich funkcjonowania. Na tym etapie warto również skorzystać z narzędzi do orchestracji procesów zrobotyzowanych.

 

 

Sztuczna inteligencja

 

Opisana w poprzednim akapicie automatyzacja przewidywalnych procesów, które są oparte o konkretne schematy postępowania przynosi wymierne korzyści. Usprawnienia nadal wymagają jednak procesy niestandardowe i nieprzewidywalne. W tym miejscu pojawiają się zagadnienia związane z AI, czyli sztuczną inteligencją. Jednym z często wykorzystywanych elementów przy robotyzacji procesów jest przetwarzanie języka naturalnego, np. analiza maili i podejmowanie działań na ich podstawie. Innym, popularnym elementem z zakresu sztucznej inteligencji jest klasyfikacja w uczeniu maszynowym, np. proponowanie dekretów księgowych przy księgowaniu dokumentów.

Narzędzie wykorzystywane w automatyzacji procesów, które również zostało oparte na AI to czatboty. Mogą być one wykorzystywane np. do odpowiadania na pytania, które najczęściej wpływają do firmy. W praktyce okazuje się, że nawet 90% takich pytań może obsłużyć czatbot, co przyspiesza proces i uwalania czas pracowników.

 

 

Szersze spojrzenie na automatyzację procesów

 

Na automatyzację procesów warto spojrzeć w szerszym zakresie. Pozwala na to wdrożenie automatyki biznesowej, która pomaga w analizowaniu całości programu automatyzacji oraz analizowaniu każdego procesu z osobna. Analizy te dostarczają informacje, czy dana automatyzacja przynosi zamierzone efekty. W tym celu można wykorzystać również process mining, który pozwala zgłębić informacje o danym procesie z poziomu logów. Narzędzia te pozwalają na bardzo dokładną analizę procesu oraz rozpisanie konkretnych ścieżek decyzyjnych i wyeliminowanie wąskich gardeł.

Tak wygląda droga, którą firma może przebyć od prostej robotyzacji do inteligentnej automatyzacji. Automatyzacja procesów nie powinna się jednak ograniczać do wdrożenia odpowiednich robotów, ale warto na nią spojrzeć dużo szerzej.

 

 

Wdrożenie inteligentnej automatyzacji

 

Świadome podejście do inteligentnej automatyzacji wymaga nie tylko budowy i utrzymania kolejnych robotów, ale również kompleksowego wdrożenia całego programu. Bardzo ważnym elementem jest budowanie kompetencji i wiedzy. Chodzi nie tylko o znajomość aspektów technologicznych wśród załogi, ale przede wszystkim przekonanie pracowników do słuszności podjętych działań. Należy zadbać o ich komfort, tak aby nikt nie miał obaw, że automatyzacja jest zagrożeniem dla jego stanowiska pracy.

Ważnym elementem wdrażania programu inteligentnej automatyzacji jest również możliwość jego skalowania. Nowa technologia powinna umożliwić skalowanie, które będzie wynikało z rozwoju firmy. Ważny jest jednak również fakt, by sama firma była gotowa do wdrażania kolejnych robotów umożliwiających skalowanie.

Trzecim istotnym elementem świadomego podejścia do wdrożenia inteligentnej automatyzacji jest umiejętność mierzenia uzyskanych efektów. Odpowiednie pomiary oraz wyciągnięte z nich wnioski pozwalają zaobserwować w jaki sposób automatyzacja przełożyła się na rozwój biznesu.

 

 

Proces wdrożenia inteligentnej automatyzacji na przykładzie firmy Danone

 

 

Jednym z klientów, u którego wdrażaliśmy inteligentną automatyzację jest firma Danone. Posłuży nam ona za przykład jak takie wdrożenie wygląda w praktyce. Współpraca z firmą Danone rozpoczęła się w październiku 2019 roku, kiedy to odbyły się pierwsze rozmowy dotyczące tego, czym  tak naprawdę jest robotyzacja. Z biegiem czasu wchodziliśmy głębiej w ten temat, pokazując od środka możliwości konkretnych robotów. W kolejnym kroku został zbudowany lejek procesów do automatyzacji, co umożliwiło zbadanie potencjału automatyzacji w firmie Danone. Klient podszedł do tematu w odpowiedni sposób, skupiając się na szerokim spojrzeniu na automatyzację. Kolejnym krokiem były pierwsze proste wdrożenia, które połączono z dalszym budowaniem kompetencji wśród załogi. Następnie odbyły się bardziej złożone wdrożenia, które trwają do dzisiaj, ponieważ firma Danone została naszym stałym klientem w wielu krajach. W tym momencie pojawiła się również potrzeba podjęcia działań utrzymujących roboty w ruchu oraz tworzenia strategii dalszego skalowania instalacji. Wszystkie roboty zostały spięte orchestratorem, a także zostało wdrożone narzędzie wspomagające pracowników firmy w zbieraniu pomysłów na dalszą automatyzację. Na koniec odbyły się prace nad wdrożeniem process mainingu, a obecnie pracujemy nad kokpitem menedżera, który pozwoli na bieżąco kontrolować efekty wdrożonej automatyzacji.

 

 

Jakie aspekty wpływają na skalowanie?

 

Co sprawia, że niektórym firmom dobrze udaje się skalować program robotyzacji, a inne mimo potencjału mają z tym problemy? Przede wszystkim ważne jest postrzeganie samej robotyzacji. Prawidłowo powinna być ona traktowana jako program strategiczny, a nie działanie doraźne. Inicjatywa wdrożenia automatyzacji powinna płynąć od zarządu firmy, co sprawia, że dotyczy całej organizacji. Niestety często zdarza się tak, że automatyzacja jest przejawem inicjatywy konkretnego działu, co nie daje dużego efektu, ponieważ zmiany nie przenikają do pozostałych działów. W sytuacji, gdy inicjatywa automatyzacji pojawia się oddolnie (z konkretnego działu) warto zadbać o wsparcie kadry zarządzającej. Dzięki temu cała załoga widzi, że program automatyzacji jest priorytetem w firmie.

Skalowanie wspomaga również dobry lejek procesów do automatyzacji. W sytuacji, gdy robotyzacja jest procesem strategicznym, jego budowa nie powinna być problemem. Warto jednak zadbać o to, by lista procesów, które mają zostać zautomatyzowane była na bieżąco aktualizowana, a w tworzeniu jej uczestniczyła cała firma. W pierwszej kolejności należy automatyzować te procesy z listy, które dają największe korzyści w stosunku do nakładu pracy.

Ważnym elementem wpływającym na jakość skalowania są również wspomniane już wewnętrzne działania promocyjno – edukacyjne wśród pracowników. Obejmują one zarówno wyjaśnienia dotyczące celu wdrażania automatyzacji, jak i praktyczne pokazy dotyczące pracy pierwszych wdrożonych robotów. Dzięki temu pracownik rozumie sens wdrażania automatyzacji oraz widzi jakie korzyści osiąga zarówno firma, jak i on sam. Ważna jest tutaj również dobrze zestawiona infrastruktura firmy, ponieważ pracownicy z reguły negatywnie oceniają program, jeżeli pierwsze wdrożone roboty nie działają tak jak zamierzono. Ważne jest również zadbanie o odpowiednie wsparcie płynące z działu IT oraz zaangażowanie osób z obszarów biznesowych.

Korzystny wpływ na skalowanie automatyzacji ma również wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wdrożenie procesów automatyzacji. Dołączenie do ich zakresu obowiązków tego zadania sprawia, że podchodzą odpowiedzialnie do automatyzacji i wywierają pozytywny wpływ na współpracowników.  Należy również pamiętać, że wdrożony program automatyzacji powinien być również odpowiednio monitorowany i zarządzany. Błędem jest, gdy funkcjonuje w sposób bezwiedny, ponieważ nie wykorzystywane są wszystkie jego możliwości.

Wdrożenie procesu automatyzacji to działania czasochłonne i wymagające zaangażowania całej organizacji. Warto jednak je podjąć, ponieważ ich efekty przechodzą często oczekiwania. Sukces przy wdrożeniu inteligentnej automatyzacji oznacza zazwyczaj zyskanie przewagi konkurencyjnej i wzniesienie biznesu na wyższy poziom.

Ile kosztuje automatyzacja? To pytanie, na które nie uzyskasz jednoznacznej odpowiedzi bez pomocy eksperta, który po wnikliwej analizie oceni, z jakimi wydatkami prawdopodobnie będzie się musiała liczyć Twoja firma, jeśli zechce pójść tą drogą. Możesz jednak wraz z nami przyjrzeć się kilku czynnikom, które trzeba będzie wówczas wziąć pod uwagę i uzyskać jaśniejszy obraz sytuacji. Zapraszamy do lektury.

 

Total Cost of Automation (całkowity koszt automatyzacji) – co to jest? 

 

Total Cost of Robotic Process Automation czy Total Cost of Automation (TCA) to inaczej całkowity koszt automatyzacji, który pozwala na obliczenie, ile faktycznie wyniesie wdrożenie tzw. intelligent automation (czyli inteligentnej automatyzacji) w organizacji. Dzięki tego typu kalkulacji oraz skrupulatnej selekcji procesów, przedsięwzięcie to ma szansę zostać przeprowadzone w sposób w pełni świadomy.

 

 

Jaki jest podział kosztów w TCA?

 

Wpisując w okno wyszukiwarki „Total Cost Automation” czy „TCA RPA” najprawdopodobniej trafisz na informacje o dwóch rodzajach kosztów: organizacyjnych oraz związanych z pozyskaniem nowej technologii.

 

Koszty organizacyjne odnoszą się do wydatków, które poniesie firma celem świadomego wdrożenia, rozwoju i utrzymania rozwiązań RPA mających za zadanie usprawnienie procesów biznesowych. Obejmują one:

 

  • koszty developmentu,
  • koszty implementacji,
  • koszty analizy,
  • koszty dostosowania do zmian w biznesie,
  • koszty rozwoju nowych umiejętności i szkoleń,
  • koszty wsparcia IT,
  • koszty związane z dokumentacją i zarządzaniem wiedzą.

 

Koszty technologiczne to z kolei wszystkie te wydatki, które organizacja musi uwzględnić decydując się na zakup rozwiązania RPA mającego za zadanie automatyzację procesów (np. finansowych) w celu zwiększenia ich wydajności. W ich skład wchodzą:

 

  • koszty licencji oprogramowania (np. UiPath),
  • koszty związane ze sprzętem,
  • koszty utrzymania infrastruktury,
  • koszty integracji z firmą zewnętrzną,
  • koszty SLA (Service Level Agreement), czyli umowy o gwarantowanym poziomie świadczenia usług,
  • koszty związane z transferem zasobów.

 

Andrzej Sobczak dokonuje nieco innego podziału, wspominając o kosztach bezpośrednich i pośrednich oraz kosztach utraconych korzyści.

 

 

Co wpływa na TCA przy wdrożeniu RPA? 

 

Całkowity koszt automatyzacji obejmuje wszystkie kluczowe fazy i elementy implementacji RPA. Wpływają na niego zatem:

 

  • koszt oprogramowania RPA (w tym koszt orkiestratora, botów, serwerów i innych elementów),
  • koszt zbudowania rozwiązania i jego przetestowania,
  • koszt tzw. Support & Maintenance,

 

a w niektórych przypadkach również koszt stworzenia Center of Excellence.

 

Łatwo więc zauważyć, że sprawa ma się inaczej niż w przypadku tzw. Total Cost of Ownership (TCO), czyli całkowitego kosztu posiadania. Jest to termin używany przez analityków biznesowych do obliczania wydatków, jakie firma poniosłaby w trakcie realizacji danego projektu. Trzeba jednak pamiętać, że w przypadku wdrożenia robotyzacji finalny kosztorys powinien obejmować nie tylko koszt samego narzędzia, ale i wynagrodzenie osób zaangażowanych w jego zbudowanie oraz implementację.

 

 

ROI w TCA dla RPA 

 

Kolejna sprawa to ROI (ang. Return on Investment, zwrot z inwestycji), czyli wskaźnik rentowności. Z uwagi na elastyczność i dynamiczność robotów software’owych może być on trudny do ustalenia, ale nie niemożliwy.

 

Przede wszystkim należy nastawić się na to, że rezultaty nie będą widoczne od razu – w przypadku RPA nie ma mowy o krótkoterminowych korzyściach, zatem przed jakąkolwiek oceną należy w pierwszej kolejności spojrzeć na okres użytkowania. Jeśli chodzi o automatyzację, ROI zawiera się bowiem głównie w zdolności do generowania dodatnich przepływów pieniężnych w dłuższej perspektywie. Kolejnym ważnym czynnikiem będzie czas trwania wdrożenia, lecz nie sposób przeoczyć też oszczędności pośrednich.

 

 

Czy wdrożenie RPA jest opłacalne patrząc na TCA? Jak zredukować koszty automatyzacji i robotyzacji 

 

Jeden z kosztów, który można nieco obniżyć z wyprzedzeniem, już na etapie projektowania rozwiązania, jest związany z usługami Support & Maintenance. Wielu problemów związanych z utrzymaniem i ryzykiem przestojów można bowiem uniknąć dzięki proaktywnej strategii zarządzania RPA, kompleksowemu podejściu i jasnej komunikacji, zawierającej precyzyjne wytyczne dla programistów.

 

Na opłacalność robotyzacji należy jednak spojrzeć przede wszystkim z perspektywy „etapu zero”, czyli trafnej oceny potencjału do robotyzacji. Powinna ona przebiegać etapami i w pierwszej kolejności obejmować tzw. „szybkie wygrane”, czyli procesy, których automatyzacja nie będzie bardzo złożona, ale może przynieść duże korzyści.

 

W Mindbox automatyzujemy pasjami. Jesteśmy doświadczeni, elastyczni i skuteczni. Obalamy mity, podpowiadamy najlepsze rozwiązania i rozbieramy koszty na czynniki pierwsze, tak aby nasi klienci byli w pełni świadomi przeznaczenia zainwestowanych środków. Skontaktuj się z nami już dziś, aby porozmawiać o swoim projekcie i dowiedzieć się, co mamy do zaoferowania Tobie!

RPA w IT (i nie tylko), Sztuczna Inteligencja, ROI – to już nie tylko tzw. „buzzwords”, ale terminy, które są na ustach wszystkich tych, którym nie jest obce pojęcie cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa. Dziś odszyfrowujemy ostatni ze skrótów z listy i podpowiadamy, jak obliczyć, czy firma skorzysta na robotyzacji.  

 

 

Czym jest ROI w RPA? 

 

ROI z RPA, czyli Return on Investment for Robotic Process Automation, to sposób na ilościowe określenie oczekiwanych i rzeczywistych zwrotów z inwestycji w robotyzację, który może pomóc firmom w podejmowaniu lepszych decyzji, optymalizacji ich rozwiązań i wyciąganiu wniosków z niepowodzeń.

 

Opracowanie tego typu wskaźników ma kluczowe znaczenie dla stworzenia skutecznego planu wdrożenia, zbudowania systemu wsparcia oraz walidacji powziętych założeń. Firmy muszą jednak wiedzieć, jakie dane należy zbierać, które benchmarki są cenne oraz jak najlepiej wykorzystać zgromadzone informacje, aby udowodnić wartość RPA.

 

 

Jak mierzyć ROI we wdrożeniach RPA? Kalkulator ROI RPA – co warto w nim zawrzeć? 

 

Oto trzy kluczowe obszary, w których firma może zmierzyć tzw. RPA ROI:

 

  • Finanse

Kluczowymi wskaźnikami określającymi Twój finansowy zwrot z inwestycji będą koszty wdrożenia i koszty cykliczne związane zarówno z samym narzędziem, jak i robocizną. Znalezienie rozwiązania, które pozwoli na natychmiastową automatyzację i szkoleń umożliwiających jego ciągły rozwój, a także pełnoetatowych zasobów RPA w miejsce usług doradczych może przełożyć się na szybsze korzyści. Warto w tym miejscu wspomnieć także o oszczędnościach, które umożliwia robotyzacja w działach finansowych.

 

Aby uniknąć „utknięcia” z niekorzystnym biznesowo narzędziem, organizacje mogą także zdecydować się na przeprowadzenie weryfikacji całej koncepcji przed jej finalizacją. Pomaga im to znaleźć dostawcę, który spełni ich precyzyjne wymagania i może wykazać, że rozwiązanie przyniesie znaczące korzyści. Pamiętaj również o analizie cen i modeli współpracy oferowanych przez każdego z nich. Opcje te mogą obejmować subskrypcje oprogramowania, opłaty za pojedyncze boty lub zakup całego wdrożenia.

 

  • Wydajność

Głównym powodem, dla którego większość firm decyduje się na RPA jest poprawa wydajności w całej organizacji, a więc i obszarze procesów (gdzie kluczowa jest ich trafna selekcja). Zespół wdrożeniowy powinien więc opracować kalkulację, dzięki której będzie można porównać produktywność ludzi i robotów oraz wykazać, że rozwiązanie pozwoli zaoszczędzić kosztowne godziny pracy.

 

Korzyści z RPA w zakresie wydajności nie mają na celu deprecjonowania wkładu pracowników ani udowadniania, że ​​są oni mniej skuteczni. Chodzi raczej o to, aby pokazać, że praca ludzka może koncentrować się na zadaniach o wyższej wartości, które wymagają bardziej zaawansowanych zdolności poznawczych, a nie tylko przyspieszonego wykonywania powtarzalnych czynności. Jest to jedna z największych zalet RPA, która pozwala firmom efektywniej zarządzać siłą roboczą i znaleźć przestrzeń na innowacje.

 

  • Obsługa klienta

Innym ważnym obszarem, który może zwiększyć zwrot z inwestycji w RPA, jest tzw. customer experience. Choć w jego przypadku pewnie nie zaobserwujesz natychmiastowej redukcji kosztów, pamiętaj że szybkie i dokładne przetwarzanie danych oznacza wyższą jakość i mniejsze ryzyko błędów, co na dłuższą metę będzie przekładać się  na poprawę obsługi klienta. Z czasem może to również pozytywnie wpłynąć na wartość marki i spowodować wzrost sprzedaży. Ustalenie poziomu satysfakcji klienta przed wdrożeniem może pomóc firmom zmierzyć te wzajemne zależności.

 

Narzędziem, które z pewnością będzie pomocne przy powyższych szacunkach jest tzw. kalkulator RPA ROI, dostępny online w wielu wariantach. Przed jego użyciem warto ustalić podstawowe oczekiwania odnośnie zwrotu z inwestycji. Niektóre firmy konsultingowe proponują, aby określić je na poziomie 5:1, co oznacza, że za każdą złotówkę przeznaczoną na wdrożenie otrzymasz z powrotem pięć złotych. Cel ten może wydawać się ambitny, ale w rzeczywistości inwestycja powinna zwrócić się właśnie na podobnym poziomie, aby miała w ogóle sens.

 

Należy również wybrać kilka procesów pasujących do kryteriów RPA, a następnie zebrać dane wyjściowe, które ich dotyczą oraz umieścić je w kalkulatorze. Po uruchomieniu narzędzia i wstępnej analizie otrzymasz najczęściej informacje ogólne na temat całej inwestycji po wybranym okresie oraz podsumowanie procentowe.

 

 

TCA a ROI 

 

Pojęcie ROI łączy się z jeszcze jednym skrótem, a mianowicie TCA (Total Cost of Automation). Odnosi się on do całkowitych kosztów posiadania robota. Na TCA składają się koszty bezpośrednie, pośrednie i utraconych korzyści. O całkowitych kosztach automatyzacji piszemy tutaj.

 

Dlaczego istotne jest mierzenie ROI we wdrożeniach RPA? Czy warto liczyć ROI we wdrożeniach RPA? 

Niezależnie od tego, czy chodzi o zaoszczędzone złotówki i godziny, czy o zadowolenie klientów, kalkulacja zwrotu z inwestycji jest niezbędna, by udowodnić wartość robotyzacji i podjąć świadomą decyzję o jej wdrożeniu. Zwłaszcza, że poszczególne działy firmy mogą różnie reagować na dane rodzaje ROI, o czym także należy pamiętać szukając poparcia dla RPA. Jeśli poszukujesz pomocy w tym zakresie, zapraszamy serdecznie do kontaktu z naszymi ekspertami, którzy mogą ocenić, czy istnieje potencjał do automatyzacji oraz oszacować zwrot z ewentualnej inwestycji.

Inteligentne procesy, automatyzacja i robotyzacja, automatyzacja kognitywna oraz Sztuczna Inteligencja – te „catch phrases” całkiem słusznie przykuwają uwagę firm, które chciałyby wznieść się na kolejny poziom cyfrowej transformacji. Co się jednak stanie, jeśli automatyzacja nie będzie przeprowadzona w sposób w pełni świadomy, jej potencjał zostanie przeceniony, zostanie zrealizowana połowicznie lub… w ogóle nie będzie miała miejsca, mimo odmiennych ustaleń z dostawcą?  

 

 

Fałszywa automatyzacja (fauxtomation) – czym jest?

 

Fauxtomation, czyli fałszywa automatyzacja, to termin ukuty przez Astrę Taylor, kanadyjską aktywistkę obywatelską i dokumentalistkę, która jest między innymi autorką tekstów pt. „The Automation Charade” oraz „The Faux-bot Revolution”. W swoich pracach opisuje ona zjawisko polegające na wykorzystaniu “niewidzialnej” ludzkiej pracy celem utrzymania złudzenia, że maszyny i systemy są mądrzejsze, niż faktycznie są. W praktyce sprowadza się ono do tego, że płynąc na fali popularności rozwiązań kognitywnych, część dostawców oferuje rozwiązania, które w rzeczywistości nie mają wiele wspólnego z Artificial Intelligence (AI), a są przez nich reklamowane, jako narzędzia wyposażone w silniki Machine Learning (ML).

 

 

Jakie jest ryzyko wdrożenia fałszywej automatyzacji? 

 

Nie da się ukryć, że np. boty RPA mają niezwykły potencjał, jeśli chodzi o wprowadzanie procesowych usprawnień, np. w controllingu. W chwili obecnej praca tzw. cyfrowych asystentów jest jednak często wspomagana przez ludzkich moderatorów treści (stąd termin faux-bot w tytule jednego z tekstów). Użytkownik końcowy nie widzi ich aktywności, jednak pomagają oni podtrzymywać iluzję, że współczesne rozwiązania AI są na tyle zaawansowane, że potrafią sobie poradzić z naprawdę złożonymi zadaniami.

 

Warto wiedzieć, że Sztuczna Inteligencja nie osiągnęła jeszcze poziomu obiecywanego przez niektórych dostawców i konsultantów. O tyle, o ile podstawowa i przemyślana automatyzacja staje się coraz łatwiejsza do wdrożenia i prostsza w utrzymaniu, ryzyko nieadekwatnej implementacji rośnie w przypadku, gdy w grę wchodzi automatyzacja kognitywna.

 

Andrzej Sobczak sugeruje zatem ostrożność w stosunku do zasłyszanych deklaracji, gdyż może okazać się, że obiecany robot, który miał być zasilany uczeniem maszynowym, to tak naprawdę „student wspomagany mniej lub bardziej skomplikowanym oprogramowaniem”. W przypadku rozwiązań z udziałem AI oraz ML kluczowy będzie więc wybór dostawcy, który stawia na podejście bazujące na dowodach oraz faktach, czyli tzw. „Evidence based Management”.

 

Mindbox może pochwalić się bogatym doświadczeniem w tym zakresie i wieloma udanymi wdrożeniami, o których możesz poczytać na naszym blogu lub porozmawiać z nami. Oczywiście na obniżenie ryzyka fauxtomation wpływa również wybór odpowiednich procesów do automatyzacji, w czym także służymy radą i pomocą.

 

 

Jakie są skutki wdrożenia fałszywej automatyzacji? 

 

Fauxtomation niesie za sobą wiele negatywnych konsekwencji. Astra Taylor, jako aktywistka, która często zgłębia zagadnienia demokratyczne, w swoich tekstach koncentruje się przede wszystkim na aspektach etycznych i społecznych związanych z tym zjawiskiem. Wspomina między innymi o skrajnych scenariuszach, tj. wykonywaniu fragmentarycznych zadań za płacę niższą od minimalnej krajowej, przy jednoczesnym straszeniu pracowników, że ich obowiązki mogą z łatwością zostać przejęte przez roboty.

 

Z biznesowego punktu widzenia trzeba wziąć pod uwagę przede wszystkim wysoce prawdopodobny brak zwrotu z inwestycji oraz ryzyko wyciągnięcia niewłaściwych wniosków, niosące za sobą potencjalne straty finansowe i utratę przewagi konkurencyjnej.

 

 

Jak zidentyfikować fauxtomation w przedsiębiorstwie? 

 

Rozwiązania „pseudo-AI” są z pozoru trudne do wychwycenia, jeśli jeszcze nie zmagamy się z ich konsekwencjami. Warto przed podjęciem współpracy dopytać, w jaki sposób będą wdrażane i używane, aby uniknąć ryzyka fauxtomation. Oto kilka niepokojących sygnałów, sugerujących że dostawca niezbyt zna się na rzeczy, na które warto zwrócić uwagę w rozmowie:

 

  • Produkt wymaga minimalnej ilości danych uczących. Aby działać z pożądanym poziomem dokładności, podstawowe modele uczenia maszynowego potrzebują tysięcy przykładów, zaś bardziej zaawansowane – setek tysięcy lub milionów.
  • AI wykonuje zadania w oparciu o reguły. Chociaż Sztuczna Inteligencja może być używana do automatyzacji, tego typu działania należą zwykle do mniej zaawansowanych systemów, takich jak RPA.
  • Nie mamy aktualnie case studies, którymi moglibyśmy się podzielić. Wiele firm reklamuje swoje umiejętności związane ze Sztuczną Inteligencją, jednak nie potrafi zaprezentować dowodu na to, że faktycznie ma doświadczenie w tym obszarze. Warto dopytać więc o szczegóły dotyczące danych, modeli uczenia i uzyskanych wyników, które wykraczają poza zwiększoną wydajność lub oszczędności.
  • Rozwiązanie nie będzie się zmieniać. Sprawdzając narzędzie pod kątem możliwości związanych z AI, warto zapytać, w jaki sposób system się uczy. Jeśli dostawca nie jest w stanie w zadowalający sposób zademonstrować przykładów tego, jak było ono wdrażane u innych klientów i jak wyglądał jego rozwój z biegiem czasu, to prawdopodobnie nie jest ono oparte na Sztucznej Inteligencji.

 

Czerwona lampka powinna zapalić się również wówczas, gdy nie jesteś w stanie się dowiedzieć, w jaki sposób mają działać dane narzędzia. Dostawca powinien wymienić modele i algorytmy, które będą „zasilać” ich rozwiązania i potrafić o nich opowiedzieć. Jeśli odpowiedź będzie wydawać się niejasna, a zastosowania – niepraktyczne, najprawdopodobniej masz do czynienia z próbą wdrożenia fauxtomation.

 

Oceniając określone działania pod kątem fałszywej automatyzacji należy pamiętać także o tym, że ludzie nie mają takich możliwości skalowania (a więc i aktywności), jak boty, zaś te drugie nie są tak inteligentne jak ich ludzkie odpowiedniki.

 

 

Czy fałszywą automatyzację da się zastąpić prawdziwą, która przynosi realne zyski? 

 

Odpowiedź brzmi – to zależy. Jeśli procesy zostały wybrane bez starannej selekcji, a finalny wynik nie jest tylko i wyłącznie rezultatem tego, że dostawca nie wywiązał się do końca z obietnic, warto najpierw ponownie ocenić potencjał oraz gotowość przedsiębiorstwa do automatyzacji. Chętnie posłużymy swoją pomocą, wiedzą i doświadczeniem zarówno w takim przypadku, jak i w sytuacji, gdy wspomniane kwestie zostały już wstępnie przeanalizowane. Zapraszamy do rozmowy!