Just-in-Time (JIT) w logistyce – zalety i wady tej metody

Airbus A380 składa się z około czterech milionów pojedynczych części produkowanych przez 1500 firm z 30 krajów na całym świecie[i]. Oznacza to, że wyprodukowanie choćby jednego egzemplarza takiego samolotu nie byłoby możliwe bez zaawansowanych technik logistycznych i wspierających ich narządzi informatycznych do zarządzania łańcuchami dostaw.

Jedną z metod, które legły u podstaw współczesnej logistyki jest Just-In-Time. Jej korzenie wywodzą się z zakładów produkcyjnych Toyoty z lat 50. i 60. XX wieku. Od tego czasu została ona dopracowana, zyskała na popularności i sprawdziła się w działaniu wielu krajach i branżach.

 

 

Just in Time – jakie są główne założenia tej metody?

 

Już sama nazwa koncepcji Just-In-Time, czyli „dokładnie na czas” lub „dostawa na czas” pokazuje jej sedno, które sprowadza się do dostarczania materiałów potrzebnych do wytworzenia produktów lub usług dokładnie w takiej ilości i w takim czasie, jak jest to potrzebne firmie. Przy takiej logistyce zaopatrzenia, gdyby wszystko działało perfekcyjnie, można byłoby sobie wyobrazić nawet wielką fabrykę samochodów bez żadnych magazynów części i podzespołów – wszystko co przyjeżdża od dostawców jest natychmiast kierowane do produkcji. Niestety, w życiu niewiele rzeczy dzieje się tak perfekcyjnie. Konieczne są zatem bardziej realistyczne założenia.

Pierwsze z nich polega na stałym dążeniu do redukowania poziomu zapasów. Magazynowanie ponad aktualne potrzeby to tylko dodatkowe koszty niepotrzebnej powierzchni magazynowej, to kapitał uwięziony w nadmiernych zapasach, to marnowanie pracy ludzi i maszyn. Jest zatem na czym oszczędzać.

Drugie założenie to minimalizacja partii produkcyjnych. Krótkie serie wyrobów ułatwiają  dostosowanie produkcji do zmiennego zapotrzebowania. Efekt? Optymalizacja wielkości produkcji i zmniejszenie całkowitego kosztu wytwarzania. Bardzo często skrócenie czasu produkcji osiąga się także poprzez ustawienie maszyn w kolejności zgodnej z przebiegiem procesu wytwarzania (Process Flow), ograniczenie odległości pomiędzy kolejnymi ogniwami procesu produkcyjnego, a także użycie wydajnych maszyn i standaryzację procesów produkcyjnych.

Trzecie, chyba najsłabsze ogniwo metody Just-In-Time to minimalizacja czasu oczekiwania na dostawę materiałów lub surowców. Z jednej strony jest to na pewno wykonalne, bo trudno sobie wyobrazić budowę wysokościowca w centrum dużego miasta, gdyby dostawy nie były punktualnie na czas, ale z drugiej strony pandemia pokazała, że nawet w skali globalnej może się zdarzyć np. brak kontenerów. A to już oznacza duże opóźnienia i zaburzenia wielu łańcuchów dostaw.

Ostatnia zasada to dążenie do skracania czasu dostawy gotowych produktów. Jeśli udaje się szybko produkować niewielkie partie wyrobów, to po co je trzymać u siebie lub w miejscach pośrednich? Należy je od razu dostarczyć do końcowego odbiorcy. Tak jest najtaniej.

Ogólnie cała metoda Just-In-Time prowadzi do zwiększenia efektywności działania całej firmy i wytwarzania wyrobów o wysokiej jakości, a to za sprawą wnikliwej kontroli jakości na każdym etapie wytwarzania.

 

 

Jakie są wady stosowania metody Just-in-Time Inventory w logistyce?

 

W teorii wszystko jest w jak najlepszym porządku, choć nic dziwnego, że Just-In-Time narodziło się w Japonii, w zupełnie innym kręgu kulturowym. W swojej istocie metoda ta wymaga olbrzymiej dyscypliny we wszystkich ogniwach długiego łańcuch dostaw oraz rozwiniętej infrastruktury logistycznej i transportowej we wszystkich krajach, z których pochodzą kontrahenci. Zarządzanie takim łańcuchem jest prawdziwym wyzwaniem.

Z punktu widzenia naszego kraju trudne może okazać się znalezienie rzetelnych i wiarygodnych dostawców, którzy są nastawieni na długofalową współpracę. Nawet jeśli się tacy znajdą, z czasem rośnie uzależnienie od ich dostaw i słabnie pozycja negocjacyjna przy kolejnych zamówieniach. Do tego trzeba uwzględnić całą gamę większych i mniejszych czynników ryzyka takich, jak remonty i przebudowy na drogach, zatory w punktach poboru opłat na autostradach, strajki, niefrasobliwość i nie najwyższa kultura techniczna pracowników, urzędnicza samowola i przetrzymywanie dostaw w urzędach celnych – ta lista wcale nie jest ani krótka, ani bez znaczenia. Po prostu Just-In-Time nie jest dla każdego.

Jeśli minimalizujemy stany magazynowe, to raczej trudno będzie podołać niespodziewanemu, acz dużemu zamówieniu z krótkim czasem realizacji. Częstość występowania takich zdarzeń będzie decydować o tym, czy JIT to odpowiedni sposób zarządzania magazynowaniem i produkcją.

Decydując się na wybór tej metody, trzeba też pamiętać o należytym wsparciu informatycznym, bez którego w praktyce nie jest możliwe wdrożenie zasad Just-In-Time. Oprogramowanie, infrastruktura IT i odpowiedni specjaliści to dodatkowe koszty, z którymi też trzeba się liczyć.

 

 

Jakie są zalety stosowania metody JIT w logistyce?

 

Na szczęście wymierne korzyści i liczne zalety metody JIT przewyższają znacząco jej wady i ewentualne zagrożenia. Przede wszystkim do wyobraźni zarządzających przemawiają zaoszczędzone kwoty z trwałego ograniczenia kosztów magazynowania produktów oraz ograniczenia produkcji ponad poziom aktualnego zapotrzebowania. W dużych firmach nawet kilkuprocentowe oszczędności to już miliony. Mniejsze zapasy to mniejsza powierzchnia magazynowa, mniej wózków widłowych, mniej regałów itd. Dzięki temu redukują się także koszty stałe działania firmy. Jest zatem o co walczyć.

JIT to także przemyślana i rzetelna optymalizacja procesów logistycznych, lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich i szansa na skoncentrowanie wysiłku firmy na najważniejszych zadaniach biznesowych związanych chociażby z lepszą organizacją dostaw. Przemyślane działania w tym zakresie, czyli zarówno dostaw materiałów i surowców do produkcji, jak dostaw wyrobów gotowych do klientów, mogą generować pokaźne oszczędności. Nawet tak z pozoru drobne rzeczy, jak zoptymalizowanie i powiązanie rozmieszczenia ładunku w naczepie z kolejnymi miejscami wyładunku, w rocznym rozliczeniu przynosi efekt finansowy – szybszy rozładunek to mniejsze koszty.

Dzięki metodzie JIT w zasadzie każda firma produkuje tyle swoich wyrobów, ile wynosi aktualne zapotrzebowanie. W konsekwencji nie ma zapasów, które zalegałyby w magazynach, gdzie mogłyby np. stracić ważność, czy ulec uszkodzeniu. Minimalizuje się także ryzyko, że np. zmiana trendu lub mody, czy nowa technologia spowoduje, że zostanie się z dużą partią niesprzedawalnego towaru.

 

 

W jaki sposób wdrożyć JIT w przedsiębiorstwie?

 

Decyzja o wdrożeniu JIT w przedsiębiorstwie musi zostać poprzedzona bardzo szczegółowymi analizami procesów w firmie, w szczególności procesów logistycznych i produkcyjnych. W pierwszej kolejności należy zapewnić płynny i niezakłócony przepływ informacji w całym łańcuchu dostaw. Budując relacje z kontrahentami warto docenić zaufanie – jeśli dostawca ma wgląd w nasze aktualne zamówienia, sam będzie mógł się szybciej przygotować np. do zwiększonych dostaw. Zapewnienie przepływu informacji w łańcuchu dostaw wymaga odpowiednich technologii informatycznych, systemów ERP, EDI, SCM i wielu innych, ale także rozwiązania wielu problemów z bezpieczeństwem danych.

Kolejna kluczowa kwestia to wybór dostawców. Tu już raczej nie tylko cena będzie mieć znaczenie, ale i ich zdolność do regularnych i niezawodnych dostaw. Dla logistyków bardzo ważny jest wybór odpowiednich systemów składowania oraz układu powierzchni tak, aby do minimum skrócić trasy operatorów urządzeń magazynowych. Przydatne okazują się pętle przenośników, magazyny miniload oraz podręczne regały i stojaki, które powinny zapewnić zróżnicowanie sposobu obsługi towarów ze względu na ich rotację. Istotne jest także optymalne zaplanowanie doków przeładunkowych w magazynie tak, aby sprawnie prowadzić odbiór i wysyłkę dużej liczby ładunków.

Wdrożenie JIT w każdym przedsiębiorstwie wymaga zainwestowania w odpowiednie narzędzia analityczne, które posłużą do przewidywania popytu, pokażą aktualne trendy i dostarczą informacji wejściowych do systemów logistycznych i produkcyjnych.

Dobrym przykładem takiego narzędzia klasy Just-in-Time Inventory Management jest moduł SmartStock w systemie ERP Kinetic firmy Epicor. Jest on wykorzystywany do optymalizacji łańcucha dostaw w sytuacji niepewności decyzyjnej. Działanie modułu pozwala na podejmowanie decyzji w stanie ciągłej adaptacji, na prognozowaniu popytu i produkcji, co zapobiega zjawiskom over-stock i under-stock.

 

 

Jakie są filary związane z realizacją JIT w firmie?

 

Trzy główne fundamenty, na których można budować firmę w duchu Just-In-Time to pełna kontrola nad procesami magazynowymi, optymalizacja operacji magazynowych oraz odpowiednie narzędzia informatyczne zintegrowane z systemem ERP, czy MES (Manufacturing Execution System). Do tego zestawu warto dopisać często niedoceniany czynnik ludzki – tak naprawdę bez żmudnej pracy nad edukacją i wyszkoleniem załogi, bez rozbudzenia w pracownikach poczucia odpowiedzialności za pracę i przekonania ich, że warto szukać każdej okazji do zaoszczędzenia czasu i wysiłku, trudno mówić o pełnym sukcesie wdrożenia JIT. Elastyczni, wszechstronni i wielofunkcyjni pracownicy, którzy potrafią sprawnie obsługiwać kilka maszyn, szybciej identyfikują i przewidują problemy. Znają różne aspekty i niuanse produkcji, mogą być przesunięci na inne stanowiska w przypadku opóźnień, a w razie absencji jednego z pracowników, mogą przejąć jego obowiązki. Osiągnięcie takich efektów wymaga jednak długotrwałego budowania wzajemnego szacunku na linii pracownicy – management.

 

 

Zatem, czy warto stosować JIT (dostawy na czas)?

 

Oczywiście tak, choć nie wszędzie jest to możliwe. Wykorzystując system Just-In-Time, zakłady Toyoty zredukowały swój czas produkcji z 15 dni do 1 dnia. Po dziesięciu latach funkcjonowania tego systemu produktywność pracy wzrosła o ponad 40%.[ii]

Praktyka biznesowa i kilkadziesiąt lat stosowania tej metody przekonały wielu – „Dostawa na czas” sprawdza się także w polskich firmach, choć w opinii wielu specjalistów, rozumiana jest w sposób zbyt uproszczony.

Podejmując decyzję o wdrożeniu Just-in-Time Logistics trzeba pamiętać, że jest to przedsięwzięcie trudne i czasochłonne, bo zajmuje to od 3 do 5 lat. Organizacja wdrażająca JIT powinna zdawać sobie sprawę, że wdrożenie tak naprawdę nigdy się nie kończy, gdyż raz osiągnięta sprawność i elastyczność powinna być stale doskonalona.

[i] https://dlapilota.pl/wiadomosci/dlapilota/a380-4-miliony-czesci-i-30-zaangazowanych-krajow

[ii] https://lean-management.pl/jit/system-just-in-time-jit/

Bezpieczeństwo danych ponad wszystko! Takie wnioski można wyciągnąć z przeglądu wielu raportów poświęconych najważniejszym zagadnieniom w IT. W jednym z badań aż 98% zapytanych informatyków[i] stwierdziło, że poziom bezpieczeństwa danych jest najważniejszym kryterium wyboru systemu klasy ERP. Nic w tym dziwnego, skoro czasy w sieci są niespokojne, a i kary, nie tylko finansowe, za utratę danych wcale niemałe. Znaczenie bezpieczeństwa podnosi także fakt, że systemy ERP przechowują informacje krytyczne z punktu widzenia działania całej organizacji. Ich utrata może oznaczać śmierć firmy.

 

Lista metod działania cyberprzestępców wciąż się zmienia i wydłuża – mamy tam pishing, skimming, spoofing, ataki DDoS, ransomware i malware i wiele, wiele innych. Na dodatek awarii może ulec dysk z kluczowymi danymi, uszkodzić się baza danych, ktoś może zgubić służbowy smartfon lub przenośny dysk, który nie był dostatecznie zabezpieczony, mogą się zdarzyć także tzw. „czarne łabędzie”[ii], o których nikt nigdy nawet nie pomyślał – a to oznacza, że specjaliści od bezpieczeństwa danych naprawdę mają czym się martwić.

 

 

W jaki sposób systemy ERP powinny dbać o dane firmy?

 

Najważniejsze to zdać sobie sprawę, że bezpieczeństwo systemów ERP jest bezpośrednio związane z zabezpieczeniami całej infrastruktury IT. Każda firma powinna posiadać własną politykę bezpieczeństwa, czyli zbiór zasad i procedur bezpieczeństwa wraz z planem ich wdrożenia, a przede wszystkim egzekwowania. Bezpieczeństwo danych w samym systemie klasy ERP jest oparte na rozbudowanej polityce przydzielania uprawnień do zasobów. Każdy z użytkowników powinien korzystać wyłącznie z tych funkcji i danych, które są mu niezbędne do pracy, a dostęp do zasobów może być przydzielony wyłącznie po identyfikacji, uwierzytelnieniu i dwustopniowej autoryzacji. Polityka haseł, tak nielubiana praktycznie w każdej organizacji, musi wymuszać regularne zmiany i używanie silnych kombinacji.

 

Zachowaniu bezpieczeństwa danych sprzyja wielowarstwowa architektura systemów ERP, w której dane oddzielone są od logiki aplikacji, a ta z kolei oddzielona jest od interfejsu użytkownika. Dla każdej z tych warstw powinno istnieć w firmie środowisko zapasowe i plan przywrócenia do działania, którego będzie można użyć w przypadku ataku. Bezpieczeństwo wzmacnia także odpowiednio prowadzona polityka wykonywania kopii bezpieczeństwa. Jeśli wszystko jest jak należy to np. atak na serwer aplikacyjny nie powinien zrobić żadnego wrażenia, po prostu będzie można go odtworzyć z kopii zapasowej. Współczesne macierze dyskowe korzystające z zaawansowanych algorytmów replikacji, kompresji, deduplikacji i szyfrowania mogą relatywnie niewielkim kosztem przechowywać gigantyczne zbiory danych. Warto w tym miejscu przypomnieć starą zasadę, że kopie zapasowe danych z systemów ERP powinny być wykonywane na różnych nośnikach i przechowywane w różnych lokalizacjach. Dopiero wtedy można mówić, że kopie są bezpieczne.

 

 

Jakie są najczęstsze luki bezpieczeństwa w oprogramowaniu ERP?

 

Najczęściej przyczyną powstawania luk w systemie zabezpieczeń oprogramowania ERP są po prostu błędy w kodzie. Po wykryciu są one szybko naprawiane w kolejnych łatkach i poprawkach do systemu, ale rzeczywiste usunięcie zagrożenia wymaga jednak zainstalowania tych łatek, a z tym to już różnie bywa. Nawet największym dostawcom takim, jak SAP zdarzają się na tym tle bolesne wpadki[iii], a i polski rynek także nie jest wolny od tego typu zdarzeń[iv]. Za niski poziom bezpieczeństwa danych mogą odpowiadać również moduły firm trzecich, z którymi są zintegrowane systemy ERP – np. luki w PowerApps lub oprogramowaniu systemowym mogą ułatwiać przejęcie uprawnień do całej aplikacji.

Do typowych luk w zabezpieczeniach należy zaliczyć choćby upowszechnione położenie bazy danych na dyskach firmy, hasło dostępu do serwera danych znane zbyt dużej grupie osób, czy możliwość pobierania dużych zbiorów danych z systemu i zapisywania ich na dowolnych nośnikach. To są oczywiście czynniki techniczne, ale największym zagrożeniem dla danych w systemach ERP jest brak spójnej, zintegrowanej i egzekwowanej polityki bezpieczeństwa.

 

 

Bezpieczne korzystanie z systemów ERP – dekalog pracownika

 

Bez względu na zaawansowanie systemu zabezpieczeń w aplikacjach klasy ERP, to człowiek decyduje na ile te zabezpieczenia będą skuteczne. Jeśli nie przestrzega się najprostszych zasad, to

tak, jakby kusić los i prosić się o nieszczęście. Przestrzeganie reguł w pełni dotyczy każdego pracownika firmy, bez względu na zajmowane stanowisko. Gdyby pokusić się o spisanie dekalogu zasad bezpieczeństwa, na liście powinny się znaleźć między innymi:

  1. Nakaz regularnego zmieniania haseł dostępowych, które nie mogą być łatwe do odgadnięcia, zakaz używania tych samych haseł do logowania w różnych systemach.
  2. Zakaz otwierania e-maili od nieznanych nadawców, bez zwracania uwagi na dane nadawcy.
  3. Zakaz klikania w linki w niespodziewanych wiadomościach, szczególnie tych pisanych w alarmistycznym tonie.
  4. Nakaz częstego i regularnego wykonywania kopii zapasowych na różnych nośnikach.
  5. Nakaz aktualizowania nie tylko systemu ERP, ale i wszystkich aplikacji używanych w firmie – nowe wersje często usuwają luki w systemach zabezpieczeń. Dotyczy to szczególnie systemów operacyjnych, przeglądarek internetowych oraz programów antywirusowych.
  6. Zakaz udostępniania własnych haseł zaprzyjaźnionym użytkownikom oraz zapisywania ich w widocznym miejscu.
  7. Nakaz szyfrowania dysków przenośnych oraz poczty elektronicznej.
  8. Zakaz pozostawiania włączonego urządzenia dostępowego (komputer stacjonarny, laptop, tablet, czy smartfon) bez wylogowania się z aplikacji i wyłączenia ekranu.
  9. Zakaz logowania się do aplikacji biznesowych z niezabezpieczonych, publicznych punktów dostępowych.
  10. Nakaz brania udziału w szkoleniach dotyczących bezpieczeństwa danych oraz zakaz lekceważenia poprzednich dziewięciu zasad.

 

Wszystko wskazuje na to, że tak naprawdę najsłabszym ogniwem w łańcuchu zabezpieczeń jest zawsze człowiek. W kwestii bezpieczeństwa nikt nie powinien liczyć na taryfę ulgową.

 

Oprogramowanie ERP a rozporządzenie o ochronie danych (GDPR)

25 maja 2018 roku weszło w życie rozporządzenie o ochronie danych osobowych RODO lub jak kto woli GDPR – General Data Protection Regulation. Nałożyło to na organizacje wiele nowych obowiązków, które dotyczą systemów klasy ERP, bo w ich bazach danych są przechowywane i przetwarzane także dane osobowe.

 

Przede wszystkim powstała konieczność opracowania i wdrożenia polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych, w tym systemem ERP. Polityka bezpieczeństwa powinna wskazywać obszary przetwarzania danych osobowych oraz identyfikować zbiory danych osobowych wraz z aplikacjami do ich przetwarzania, a instrukcje powinny regulować takie kwestie, jak rozpoczynanie i kończenie pracy z systemem informatycznym, stosowane metody i środki uwierzytelnienia oraz zasady przydzielania dostępu do danych osobowych.

GDPR wprowadziło także wymóg rozliczalności, co oznacza, że każda operacja na danych osobowych dokonana w systemie informatycznym powinna wskazywać na wykonawcę i czas dokonania danej czynności.

 

GDPR stawia także wymagania sieciom teleinformatycznych, które powinny być zabezpieczone przed atakami z zewnątrz i kradzieżą danych, a same bazy z danymi osobowymi muszę mieć swoje kopie zapasowe. Dodatkowym zabezpieczeniem danych jest ochrona fizyczna nośników danych, które także muszą być zaszyfrowane i zabezpieczone hasłem.

 

 

Na jakie kwestie bezpieczeństwa zwrócić uwagę wybierając system ERP?

 

Według raportu Cisco „2021 Security Outcomes Study: Endpoint Edition”[v], aż 41 % organizacji padło ofiarą cyberataku w ostatnich dwóch latach. Dlatego właśnie bezpieczeństwo danych należy do grupy najważniejszych kryteriów wyboru systemu ERP. Koniecznie trzeba zwrócić uwagę na sposób identyfikacji, autentykacji i autoryzacji użytkowników, na używanie certyfikowanych technologii przechowywania danych, możliwość zautomatyzowanego dokumentowania na potrzeby audytów bezpieczeństwa oraz stosowane metody replikacji danych oraz szyfrowania danych kluczami SSL/AES 256-bitowym. Liczy się także poziom zabezpieczeń samej centralnej bazy danych oraz kwalifikacje zespołu wdrożeniowego – bo w ostateczności to ludzie uruchamiają i egzekwują wszystkie mechanizmy wpływające na bezpieczeństwo danych.

 

 

Czym jest i dlaczego warto przeprowadzić audyt bezpieczeństwa systemu ERP?

 

Audyt bezpieczeństwa polega na weryfikacji i ocenie wdrożonych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych w odniesieniu do normy i regulacji prawnych. Jest on tym czynnikiem, który pozwala wykryć luki w systemie zabezpieczeń oraz naprawić je zanim dojdzie do naruszenia prywatności firmowych danych.

Ponieważ, jak donoszą raporty na temat bezpieczeństwa, włamania do firmowych sieci wykrywane są ok. od 6 do 12 miesięcy po fakcie, to oznacza, że intruz ma swobodny dostęp do poufnych informacji przez długi czas. Dobrą praktyką jest zatem przeprowadzanie przynajmniej 2 audytów bezpieczeństwa w roku. Idealnie, jeśli prowadzi je firma zewnętrzna. W ramach audytów prowadzi się testy penetracyjne infrastruktury sieciowej oraz aplikacji webowych, testy socjotechniczne, konfiguracji rozwiązań, a wszystko to zgodnie z normą ISO 27001.

 

Ogólnie, jeśli w organizacji są jakiekolwiek wątpliwości z zakresu bezpieczeństwa danych, należy bezzwłocznie skontaktować się ze specjalistami w tej dziedzinie. Licho nie śpi.

[i] https://www.erp-view.pl/erp/15165-o-wyborze-erp-decyduje-bezpieczenstwo-rodzaj-bazy-danych-nie-ma-znaczenia.html

[ii] Nassim Nicholas Taleb – Czarny Łabędź – jak nieprzewidywane zdarzenia rządzą naszym życiem, Wydawnictwo Zysk i s-ka, 2021.

[iii] https://lukardi.com/luka-bezpieczenstwa-raport-nhs/

[iv] https://www.spolecznosc.comarch.pl/idea/bezzwloczne-usuniecie-powaznej-luki-bezpieczenstwa-w-optimie-13979

[v] https://www.erp-view.pl/bezpieczenstwo-it/29460-wedlug-raportu-cisco-az-41-proc-organizacji-padlo-ofiara-cyberataku-w-ostatnich-dwoch-latach.html

Podczas gdy duzi gracze inwestują nawet w cyfrowych pracowników, systemy ERP i małe firmy to wciąż nieoczywiste połączenie. Przy konieczności ciągłej kontroli kosztów pojawiają się dylematy, czy nie lepiej w pierwszej kolejności zainwestować np. w CRM. W poniższym artykule przedstawiamy zarówno argumenty przemawiające za systemami typu Enterprise Resource Planning, jak i ich wady, a wszystko to w odniesieniu do małych przedsiębiorstw.

 

 

Czy mała firma potrzebuje oprogramowania ERP? 

 

Czy system ERP dla małych firm to dobry pomysł? Odpowiedź na to pytanie należy do jednych z najbardziej irytujących i brzmi: „to zależy”. Coraz częściej jednak szala przesuwa się w stronę: „w większości przypadków TAK”

Podczas gdy do niedawna biznesy radziły sobie z ręcznymi procesami, arkuszami kalkulacyjnymi i gotowym oprogramowaniem prosto z pudełka, w dzisiejszej gospodarce cyfrowej prowadzenie firmy bez wszechstronnego rozwiązania ERP zdaje się być równoznaczne z walką bez odpowiedniej broni. Wiele małych i średnich organizacji decyduje się je wdrożyć gdy nie wystarcza im już ich mini pakiet oprogramowania księgowego i  są zmuszone korzystać z kombinacji różnych aplikacji. Zazwyczaj mają na tym etapie trudności ze spełnieniem wymagań klientów, brakuje im efektywnego zarządzania czasem lub istnieje zbyt duże ryzyko błędów w arkuszach kalkulacyjnych czy procesach ręcznych. Te powody przemawiają zwykle za tym, żeby wdrożyć oprogramowanie ERP dla małych firm.

 

W całym tym przedsięwzięciu ważne jest jednak wyznaczenie jasnych celów, aby móc monitorować postępy pod kątem ich realizacji. Do najważniejszych z nich należą najczęściej:

 

  • optymalizacja procesów i poprawa wydajności transakcji biznesowych oraz wybranych KPI,
  • pozbycie się frustracji związanej z brakiem aplikacji niezbędnych do codziennej pracy,
  • zwiększenie produktywności oraz wartości dodanej w przedsiębiorstwie (np. dzięki zastosowaniu elektronicznego obiegu dokumentów),
  • oszczędność czasu i kosztów operacyjnych,
  • zdobycie przewagi konkurencyjnej dzięki najnowszej technologii oraz dostępnym możliwościom migracyjnym i integracyjnym.

 

 

Jakie są rodzaje systemów ERP? 

 

Systemy ERP składają się zwykle z modułów, a ich dostawcy są elastyczni. Zasadniczo można jednak wyróżnić:

 

  • ogólne systemy ERP, które nie są przygotowywane dla konkretnej branży lub celu, natomiast mogą zostać skalibrowane pod kątem ściśle określonych rozwiązań i potrzeb przedsiębiorstwa,
  • pionowe systemy ERP budowane od podstaw jako niestandardowe rozwiązanie dla danej firmy, których specyfika dostosowywana jest do niszowych branż (takich jak handel detaliczny czy budownictwo), co powoduje, że mogą być one nieco droższe,
  • systemy ERP dla małych firm, które często mają mniej funkcji oraz obsługują tylko kilku użytkowników i mniejszą ilość danych, dzięki czemu są bardziej przystępne cenowo.

 

 

Jakie funkcje powinien mieć system ERP dla małych firm?

 

Nieduże przedsiębiorstwo oczywiście nie działa na taką samą skalę, ani nie ma takich potrzeb jak np. międzynarodowa korporacja. Jak już wspominaliśmy, program ERP dla małych firm pozwala nieco zaoszczędzić właśnie dzięki eliminacji modułów, które są zbędne. Każdy z systemów tego typu ma bowiem wbudowane określone funkcje, do których można dodawać różne opcje. W zależności od dostawcy obejmują one m.in.:

 

  • kontrolę dokumentów,
  • obsługę np. bazy pracowników i listy płac,
  • zarządzanie projektami, finansami, relacjami z klientami czy łańcuchem dostaw.

 

Jeśli zdecydujesz się na współpracę z Mindbox wspólnie znajdziemy najbardziej odpowiednie rozwiązanie i skonfigurujemy je w sposób odpowiadający na określone potrzeby twojej firmy.

 

 

Czy istnieje bezpłatne oprogramowanie ERP dla małych przedsiębiorstw? Ile kosztuje wdrożenie ERP dla małych firm? 

 

Rozwiązania typu open source są jak najbardziej dostępne, również w wersji online. Nie są one jednak tak bezpieczne, wydajne i konfigurowalne, jak renomowane czy dedykowane oprogramowanie. W przypadku tych ostatnich należy pamiętać, że na koszt wdrożenia systemu do zarządzania firmą składają się różne parametry, w tym  ilość i rodzaj wybranych funkcji. Nie obejdzie się również bez wstępnej analizy i wykupienia licencji, a być może i dodatkowej obsługi technicznej już po samej implementacji.

 

Jeśli jesteś zainteresowany/a tego typu kalkulacją, skontaktuj się proszę z nami.

 

 

Wady i zalety wdrożenia oprogramowania ERP w firmach 

 

Niestety, wdrożenia programów typu Enterprise Resource Planning nie są pozbawione wad, zaś na ich efekty trzeba trochę poczekać. Nie należą one przy tym do najtańszych, a ich powodzenie zależy od umiejętności i doświadczenia konsultantów oraz innych ekspertów. Co więcej, bez odpowiedniej edukacji pracownicy mogą uznać system za zbyt trudny w obsłudze. Może to prowadzić do problemów z dzieleniem się wiedzą między działami oraz niepotrzebnych tarć. W najgorszym wypadku spadnie efektywność całego przedsięwzięcia. Należy również pamiętać, że samo wdrożenie ERP nie gwarantuje sukcesu – kluczowa jest tutaj silna kultura organizacyjna i jej stopień otwartości na zmianę.

 

Większość dobrych rzeczy potrzebuje jednak czasu. Po uporaniu się z początkowymi trudnościami, firmy, które zdecydowały się na wprowadzenie tego typu systemu przy wsparciu odpowiednich fachowców mogą liczyć na szereg korzyści. Do najważniejszych z nich należą:

  • dostęp do rzetelnych danych w czasie rzeczywistym,
  • możliwość błyskawicznego udostępniania informacji pomiędzy działami,
  • eliminacja niepotrzebnych operacji,
  • szybszy czas reakcji w kontaktach z klientami,
  • efektywniejsza alokacja zasobów ludzkich,
  • usprawnienia nie tylko w procesach, ale i w zarządzaniu całą organizacją.

Decyzja o wyborze systemu ERP jest jedną z najtrudniejszych, z którą trzeba się zmierzyć w procesie cyfrowej transformacji biznesu. Bez względu na to, czy jest to pierwszy zakup, czy wymiana funkcjonującego już rozwiązania, liczba cech funkcjonalnych, wymagana infrastruktura, licencje, koszty serwisu i mnóstwo innych niuansów tworzy gąszcz zagadnień i problemów, w którym już niejedna firma zgubiła azymut. Podjęcie trafnej decyzji i wybór optymalnego rozwiązania może zapewnić nowe bodźce do rozwoju organizacji oraz poprawić i umocnić jej pozycję na rynku.

 

Od lat bardzo cennym źródłem informacji dostępnych na polskim rynku o rozwiązaniach klasy ERP jest coroczny raport „TOP 200”[i] wydawnictwa IDG, poświęcony w całości przedstawieniu stanu i perspektyw branży IT w naszym kraju. Porównanie tegorocznej edycji z tą sprzed roku pokazuje przede wszystkim, że polski rynek systemów ERP okrzepł, ma się dobrze, powoli, bo powoli, ale rośnie, a nowe trendy nie odbiegają od tych w najbardziej zaawansowanych krajach. Dokonując własnych wyborów można także posiłkować się pełnym przeglądem funkcjonalności systemów ERP dostępnych w Polsce[ii], który od lat jest publikowany przez dr. inż. Ludwika Maciejca w raporcie ERP-View.

 

 

Jakie są najpopularniejsze systemy ERP w Polsce? – ranking

 

Z dostępnych danych wynika, że na polskim rynku funkcjonuje około 50[iii] różnych systemów ERP, które rzeczywiście posiadają prawie wszystkie cechy systemów ERP lub sami producenci je tak klasyfikują. Wśród nich są zarówno programy tworzone przez uznanych na świecie dostawców tej klasy rozwiązań takich, jak SAP, czy Epicor, jak i nasze lokalne firmy programistyczne jak InsERT, Unit4 (dawna TETA), czy BPSC. Jednak, aby odpowiedzieć na pytanie o choćby dziesiątkę najpopularniejszych w naszym kraju systemów ERP trzeba najpierw ustalić, czy popularność oznacza tylko liczbę wdrożeń, czy może liczbę wdrożeń w pewnym sektorze gospodarki, czy może w firmach o określonej wielkości? Równie dobrze można posłużyć się rozpoznawalnością marki konkretnego systemu ERP, choć wtedy będzie to raczej odzwierciedlenie aktywności działu marketingu niż rzeczywistej siły biznesowej posiadanego rozwiązania.

Na szczęście czołówka dostawców ze swoimi rozwiązaniami nie zmienia się tak radykalnie i szybko, zatem przed zagłębieniem się w szczegóły można wymienić pierwszą subiektywną dziesiątkę. Bez wątpienia należą do niej systemy SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Kinetic, czyli Epicor ERP, IFS Applications, Unit4 ERP, Comarch CDN XL, Impuls EVO, QAD Enterprise oraz Exact Globe.

Jednak proces decyzyjny związany z wyborem systemu ERP dla konkretnej firmy jest dużo bardziej skomplikowany i trzeba systematycznie wprowadzać kolejne kryteria tak, aby zawęzić pole wyboru do rozsądnej liczby trzech do pięciu systemów, które zostaną bardzo szczegółowo przetestowane i zbadane pod kątem ich przydatności w realnych procesach biznesowych.

Raport ERP-View, który porównuje wszystkie systemy ERP dostępne na polskim rynku wymienia ponad 500 cech funkcjonalnych. Zatem bezpośrednie porównywanie funkcjonalności jest bardzo żmudne i wcale nie gwarantuje sukcesu.

 

 

W jaki sposób warto podzielić programy ERP, aby ranking miał sens?

 

W pierwszej kolejności wybór trzeba ograniczyć do systemów, których koszty zakupu licencji i wdrożenia udźwignie budżet projektu. Sensowny zatem wydaje się podział na takie, które zmieszczą się w budżecie np. do 200 tys. zł, potem na takie z przedziału 200 – 500 tys. zł oraz duże instalacje z kosztami powyżej 500 tys. zł. Znaczenie takiej klasyfikacji doceniają także producenci systemów, którzy dostarczają predefiniowane rozwiązania dopasowane do możliwości finansowych mniejszych firm. Przykładem jest SAP All-In-One dla bardzo dużych organizacji oraz SAP Business One, na który stać nawet średnie firmy. Podobnie postępują takie firmy, jak Microsoft z systemem Dynamics AX i Dynamics GP, czy TETA z systemami TETA 200 i TETA Constellation.

Kolejnym naturalnym krokiem wydaje się nałożenie na tak podzielone systemy ERP kryterium ich specjalizacji. Przyczyna jest prosta – nie każdy system ERP radzi sobie jednakowo sprawnie w różnych obszarach funkcjonalnych dowolnego przedsiębiorstwa. Są takie aplikacje, które są wyspecjalizowane w obsłudze łańcucha dostaw i logistyki, inne są doskonałe w zarządzaniu produkcją, jeszcze inne świetnie sobie radzą z finansami i zagadnieniami z obszaru HR. Żeby zorientować się w szczegółach, bardzo pomocny jest wspomniany raport dr. Maciejca.

Gdyby taka macierz nie ograniczyła dostatecznie wyboru, wtedy warto się przyjrzeć możliwościom technologicznym i planom rozwojowym dostawcy. W dzisiejszych czasach dla systemów ERP bardzo liczy się możliwość pracy w chmurze, dołączania modułów funkcjonalnych odpowiadających za robotyzację procesów biznesowych oraz zdolność do integracji z systemami firm trzecich. To one właśnie decydują o unikalności całego rozwiązania i gwarantują perfekcyjne dopasowanie do potrzeb firmy.

Na koniec warto podkreślić jeszcze jedno istotne kryterium – czy system ERP rzeczywiście będzie dodatkowym napędem dla biznesu? Nie chodzi tylko o zaspokojenie długiej listy potrzeb funkcjonalnych – system musi wnieść zupełnie nową jakość do organizacji i sposobu pracy. Przecież robotyzacja jest tuż za progiem!

 

 

Z czego może wynikać popularność danego oprogramowania ERP?

 

Na popularność danego oprogramowania ERP mierzoną liczbą wdrożeń składa się wiele czynników, od kreatywności działu marketingu i sprawności handlowców począwszy, a na elastyczności w końcowych negocjacjach skończywszy. Polski rynek zna przypadki, gdy obiektywnie lepsze rozwiązanie ERP, bogatsze funkcjonalnie i lepiej zaprojektowane przegrywało w konkurencji z lepiej prezentowanym i ciekawiej pokazywanym systemem o bardzo zbliżonej funkcjonalności stosunkiem 1 do 10 w liczbie wdrożeń. Jednak takie sytuacje to już raczej przeszłość.

Dziś popularność większości systemów rośnie jak kula śniegowa. Każde wdrożenie zachęca innych do skorzystania z wypróbowanego już rozwiązania. Co raz częściej spotyka się sytuacje, że firmy korzystają z najlepszych praktyk, dobrze udokumentowanych wdrożeń w konkretnych firmach i same zmieniają swoją organizację i sposób działania tak, aby dostosować się do praktycznie gotowego i sparametryzowanego systemu. Firmy odchodzą od wymagania, aby to system dostosował się do sztywnych procesów i organizacji.

Zatem ze względu na wysokie koszty i wcale niezerowe ryzyko niepowodzenia wdrożenia, bezpieczna strategia każe skupić uwagę na tych systemach, które działają w firmach podobnej wielkości, o zbliżonym profilu działalności, a przede wszystkim na takich, które zostały docenione przez użytkowników. To warunek konieczny powodzenia. Warunki wystarczające niestety bardzo zależą od wymagań stawianych w konkretnej firmie.

 

 

Najpopularniejsze systemy ERP w Polsce a na świecie

 

Systematyczne i precyzyjne wyniki badań rynkowych są zawsze obciążone zastrzeżeniami co do metody badawczej, czy to sposobu doboru próby, albo wyboru źródeł danych. Można się krzywić na fakt, że badanie dotyczy tylko rynku amerykańskiego albo zapytać dlaczego Chiny nie zostały uwzględnione w jakimś zestawieniu.

Spojrzenie na jedno z takich zestawień „Top 10 ERP Software Vendors, Market Size and Market Forecast 2019-2024”[iv] pokazuje, że czerpiemy garściami z globalizacji, ale mamy też własne rozwiązania, lepiej pasujące do specyfiki polskiego rynku, a przede wszystkim szybkozmiennego i czasami zaskakującego prawodawstwa.

W pierwszej dziesiątce najbardziej popularnych dostawców, a co za tym idzie, także systemów ERP znajdują się dobrze znane z polskiego rynku firmy takie, jak SAP, Oracle, Microsoft, Epicor, czy Infor. Ale są tam także tacy producenci oprogramowania, jak Intuit, Fiserv, czy FIS Global, którzy obsługują głównie lokalny rynek amerykański, a nie są znani w naszym kraju.

 

 

Jakie trendy mogą kreować w przyszłości popularność systemów ERP?

 

Czas użytkowania systemów ERP sięga kilkunastu lat. Zatem wybierając konkretne rozwiązanie trzeba mieć na względzie także rysujące się na horyzoncie trendy technologiczne i funkcjonalne tak, aby w przyszłości nie okazało się, że firma jest w ślepej uliczce, bo systemu nie można rozwijać w pożądanym kierunku.

Przede wszystkim systemy ERP ewoluują w kierunku robotyzacji procesów biznesowych, włączenia do funkcjonalności uczenia maszynowego (ML- Machine Learning) oraz szerszego wykorzystania algorytmów sztucznej inteligencji (AI – Artifical Intelligence). Od strony technologicznej rozwiązania ERP będą coraz częściej pracować w środowiskach wirtualnych albo korzystać z konteneryzacji, w chmurze tak prywatnej, jak i publicznej bądź hybrydowej. Możliwe, że budowa przyszłych wersji systemów ERP będzie oparta na mikrousługach, co pozwoli na oszczędne, ale wydajne gospodarowanie zasobami.

Z raportu Gartner Group „Forecast: Public Cloud Services, Worldwide, 2018–2024[v] wynika, że do 2022 r. Polska znajdzie się w gronie liderów pod względem inwestycji w technologie chmurowe. Wzrost wydatków wyniesie ponad 20%, a na cloud computing polskie firmy przeznaczą już ponad 10% wszystkich wydatków na IT.

 

 

Czy warto kierować się popularnością systemu ERP?

 

Odpowiedź na tak postawione pytanie może być tylko jedna: to zależy. Czynników wpływających na decyzję jest zbyt dużo, aby tylko popularność mogła decydować. Jednak odrzucenie takiego kryterium także jest nieracjonalne – nie bez powodu inne firmy zainwestowały duże kwoty, poświęciły czas i zasoby na wdrożenie systemu klasy ERP, aby było ono mało użyteczne. Kompromis polega na prześwietleniu tylko wybranych rozwiązań, których całkowity koszt posiadania jest na akceptowalnym poziomie oraz których specjalizacja funkcjonalna odpowiada aktualnym i przyszłym potrzebom biznesu. Bez względu na wszystko, system ERP musi dać nowy impuls do rozwoju firmy. Krótka lista musi być naprawdę krótka.

[i] https://www.computerworld.pl/news/Premiera-TOP200-2021,428975.html?utm_source=news&utm_campaign=polecane&utm_medium=tags

[ii] https://www.erp-view.pl/erp.html?start=160

[iii] Ibidem.

[iv] https://www.appsruntheworld.com/top-10-erp-software-vendors-and-market-forecast/

[v] https://www.gartner.com/en/documents/3987438/forecast-public-cloud-services-worldwide-2018-2024-2q20-

„Chaos ludzkiego doświadczenia”, o którym pisze Nassim Taleb w swojej najnowszej książce „Czarny Łabędź”[i], jest stanem wymagającym ograniczenia wielowymiarowości i narzucenia informacjom pewnego porządku. Początkowo każde wdrożenie systemu ERP jest zalążkiem chaosu, który w miarę upływu czasu daje się okiełznać. Nie da się tego zrobić bez podzielenia każdego złożonego procesu na etapy i działania uporządkowane na osi czasu.

 

 

Udane wdrożenie, czyli jakie?

 

Jak każde przedsięwzięcie biznesowe, wdrożenie systemu klasy ERP rozgrywa się przede wszystkim w trzech wymiarach: czasu, jakości i pieniędzy. Zatem udane wdrożenie to takie, które udaje się wdrożyć w założonym czasie, bez przekroczenia budżetu, z jednoczesnym osiągnięciem zakładanych celów, najlepiej dobrze zdefiniowanych za pomocą liczb. Udane wdrożenie to takie, które generuje niski poziom zakłóceń w bieżącej działalności firmy. Zbyt duże i niestabilne ingerencje w podstawowe procesy biznesowe, to prosta droga do porażki[ii] – w końcu nie każde wdrożenie kończy się sukcesem.

 

Ponieważ to ludzie wystawiają oceny, nie bez znaczenia jest satysfakcja ze współpracy w zespole wdrożeniowym oraz całego zespołu z załogą. Jeśli się uda utrzymać niską rotację w zespole, bez konfliktów kompetencyjnych i z poszanowaniem atmosfery współpracy, z pewnością wszyscy powiedzą, że wdrożenie systemu ERP należało do udanych. Nie można zapominać, że dogłębna wiedza o firmowych procesach i procedurach nie zawsze jest na papierze, najczęściej w głowach kompetentnych osób. Jeśli wdrożenie potrwa zbyt długo, a oni zmienią pracę, ta wiedza zostanie utracona bezpowrotnie.

 

Podsumowując, należy wspomnieć o jeszcze jednym, rzadko wspominanym aspekcie udanego wdrożenia – bezpieczeństwie danych. Świat zna przypadki ujawnienia produkcyjnych baz danych, które pozostały po fazie testowania systemu ERP, zdarzały się częściowe utraty danych, o mniej znaczących problemach nie warto wspominać. Zatem udane wdrożenie systemu klasy ERP to bezpieczne wdrożenie, w którym nie ucierpią żadne dane, a firma uniknie pozwów sądowych.

 

 

Najważniejsze kroki, które pomogą w prawidłowym wdrożeniu ERP 

 

Pierwsze i najważniejsze zadanie to udzielenie odpowiedzi na pytanie, co chcemy osiągnąć? Jest to szczególnie ważne jeśli już mamy system ERP, a chcemy go zmienić na inny, lepszy. Zwykłe powielenie dotychczasowej funkcjonalności jest nieracjonalne – nowy system musi wnieść do firmy nową energię, dać impuls do rozwoju i umocnienia pozycji rynkowej.

 

Kolejne czynności zajmują typowo od czterech do sześciu miesięcy. Tyle czasu zajmuje dokonanie przeglądu rynku dostawców systemów klasy ERP, sformułowanie kryteriów wyboru oferty, analiza spływających ofert, wybór trzech do maksymalnie pięciu dostawców i zaproszenie ich do zaprezentowania swoich rozwiązań. Do tego dochodzą dodatkowe konsultacje i rozmowy, analiza treści proponowanych umów, porównanie kosztów użytkowania systemu i wiele innych, ale wcale nie mniej ważnych prac. Należą do nich, między innymi,  przygotowanie mapy procesów oraz sformułowanie kluczowych wymagań. Przed zapadnięciem ostatecznej decyzji trzeba koniecznie sprawdzić, jak oferowane systemy ERP poradzą sobie z realizacją tych strategicznych wymagań. Ten etap powinien zakończyć się wyborem firmy partnerskiej, z którą wspólnie będzie wdrażana wybrana aplikacja klasy ERP. W momencie podpisania umowy rozpoczyna się już właściwe wdrożenie systemu ERP, od którego praktycznie nie ma już odwrotu.

 

Drugi etap jest skupiony na analizie procesów, istniejących i oczekiwanych. Tu po raz pierwszy spotykają się zespoły wdrożeniowe klienta i dostawcy. Na kompetencji, wiedzy i doświadczeniu tych ludzi spoczywa ciężar i powodzenie całego wdrożenia. Zespoły wykonują także porównanie Fit&Gap, które pokazuje na ile funkcjonalność wybranego rozwiązania dopasowana jest do realizacji zdefiniowanych procesów. Taka analiza wskazuje także na obszary, gdzie niezbędne będą prace programistyczne.

 

W trzecim etapie powstaje szczegółowy projekt procesu implementacji wszystkich funkcjonalności, modułów i systemów. W środowiskach testowych sprawdzą się poszczególne konfiguracje i rozwiązania.  Tam, gdzie jest to niezbędne, zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami, formułowane są szczegółowe wymagania dla programistów, którzy będą rozwijać nowe funkcjonalności. Na zakończenie tego etapu wszyscy powinni już wiedzieć, co i kiedy należy zrobić, aby powstał system z oczekiwaną funkcjonalnością.

 

Czwarty etap to okres najbardziej wytężonej pracy, gdzie budowane jest właściwe rozwiązanie. Następuje zatem migracja danych archiwalnych, szczegółowa parametryzacja systemu ERP, jego integracja z systemami i modułami firm trzecich np. do OCR, uczenia maszynowego (ML), czy robotyzacji procesów biznesowych.  Prowadzone są także prace deweloperskie nad dodatkowymi funkcjami, budowane są niestandardowe ekrany, raporty i zestawienia. Nowy kod testuje się w środowiskach testowych, usuwa wszelkie wykryte błędy tak, aby pod koniec tej części prac powstał prawidłowo skonfigurowany i sparametryzowany system ERP, w pełni zintegrowany z działającą infrastrukturą IT firmy. Ten etap obejmuje także testy akceptacyjne prowadzone przez kluczowych użytkowników oraz szkolenia wszystkich pozostałych pracowników, którzy będą mieli przyjemność korzystać z uroków rozwiązania klasy ERP. Na zakończenie tego etapu wszyscy wstrzymują oddech, bo nadchodzi nieuchronne…

 

Ten moment to pełna migracja danych produkcyjnych i uruchomienie systemu ERP w swoim nowym środowisku. Jeśli wszystko pójdzie dobrze – będzie szampan, jeśli nie – będzie bardzo gorączkowa praca nad usuwaniem błędów, poprawianiem konfiguracji, tuningiem wydajności baz danych i innymi atrakcjami. Na takie wydarzenia także powinien być przygotowany odpowiedni scenariusz oraz przydzielone zasoby, zakresy zadań i odpowiedzialności.

Etap szósty obejmuje swoim zasięgiem kilka pierwszych miesięcy eksploatacji całego rozwiązania ERP. Jest to czas przeznaczony na analizę jego działania, intensywne szkolenia, czy dodatkową parametryzację. Często zespół wdrożeniowy dostawcy, co prawda w okrojonym składzie, ale jest dostępny na miejscu i służy pomocą. Są to miesiące, kiedy użytkownicy muszą sobie wyrobić odpowiednie nawyki, zdobyć nowe umiejętności i poznać narowy nowego systemu ERP. Kadra zarządzająca ma czas na wyliczenie odpowiednich wskaźników i sprawdzenie, na ile wdrożenie systemu można zaliczyć do udanych.

Łącznie całe wdrożenie powinno się zamknąć w czasie od 12 do 18 miesięcy. Oczywiście żelaznych reguł nie ma  – wdrożenie systemu SAP w sieci sklepów Lidl trwało siedem lat i wcale nie zakończyło się sukcesem.

 

 

Czy spełnienie wszystkich powyższych kroków jest pewnikiem sukcesu? 

 

Mieliśmy serię małych problemów, z których żaden z osobna nie byłby zbyt duży, by go rozwiązać. Ale razem stworzyły idealną burzę[iii] – tak menedżerowie firmy HP komentowali nieudane wdrożeniu systemu SAP kosztujące 160 mln USD. Jak widać, niepowodzenia we wdrażaniu systemów ERP zdarzają się nawet największym. Jak podaje Panorama Consulting Solutions[iv], w 2015 roku skala porażek sięgała 42%, ale w 2019 tylko 12%. Oznacza to, że wszyscy intensywnie się uczyli, i co najważniejsze – nauczyli, jak prawidłowo i skutecznie prowadzić takie wdrożenia.

 

Niezależnie od tego, jak szczegółową metodyką wdrożenia dysponuje dostawca, zawsze istnieje ryzyko niepowodzenia, którego nie można lekceważyć. Lekarstwo jest jedno, ale za to skuteczne – szczegółowe i rzetelne planowanie działań i nieukrywanie trudności. Otwarta komunikacja pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi osobami w zespołach wdrożeniowych zawsze pozwala wypracować optymalne rozwiązanie.

Nadmierne skupienie uwagi na fragmencie funkcjonalności, brak strategicznej wizji wdrożenia, nadmierny optymizm, rotacja pracowników, czy bariery biurokratyczne wewnątrz organizacji stanowią śmiertelne zagrożenie dla powodzenia wdrożenia programu ERP. Należy im przeciwdziałać na możliwie najwcześniejszych etapach realizacji całego procesu.

 

 

Symptomy nieprawidłowego wdrożenia ERP 

 

Najprostszy symptom, którego nie sposób nie zauważyć jako efektu uruchomienia systemu ERP, to szybko narastający chaos w organizacji aż do całkowitego zatrzymania jej aktywności. Tak, taki może być skutek źle wybranego i źle wdrożonego systemu ERP. Jednak nie o takie oczywiste sytuacje tu chodzi. Lepiej zapobiegać niż leczyć, dlatego koniecznie trzeba zwrócić uwagę na kilka bardziej subtelnych objawów, które mogą świadczyć o nieprawidłowym biegu wdrożenia i zagrożeniu powodzenia całej operacji. Przede wszystkim liczy się utrzymanie równowagi pomiędzy zmianami w technologii IT a transformacją biznesową przedsiębiorstwa. Jeśli dominują aspekty techniczne, nie jest to dobra wróżba – celem wdrożenia ma być przecież dodatkowy impuls do rozwoju i umocnienia pozycji rynkowej firmy[v].

 

Brak gotowości do zmian jest objawem nieprawidłowego przygotowania do wdrożenia. Jeśli w firmie widać narastający opór pracowników przed wdrożeniem systemu ERP, nie mówiąc już o sabotowaniu prac, to albo mamy do czynienia ze słabościami w komunikacji wewnętrznej, albo oni wiedzą coś więcej niż zespół wdrożeniowy. Tak, czy inaczej, tej kwestii nie można pozostawić bez rozwiązania. Najlepszym sposobem na uniknięcie takich problemów jest włączenie kluczowych użytkowników nawet najniższego szczebla do zespołu wdrożeniowego.

 

Symptomem nieudanego wdrożenia jest także nadmiernie rozciągnięty w czasie harmonogram prac. Tu ryzyko niepowodzenia rośnie z każdym miesiącem. Przy takiej niestabilności otoczenia prawno-ekonomicznego w naszym kraju, nadmiarze legislacji, zmianach w łańcuchach dostaw albo zwyczajach nabywców, szybko może się okazać, że mozolnie projektowany system nie będzie odpowiadał bieżącej sytuacji rynkowej firmy. Warto zatem korzystać z metodyk wdrożenia zabezpieczających przed tego typu niespodziankami.

[i] Nassim Nicholas Taleb – Czarny Łabędź – jak nieprzewidywane zdarzenia rządzą naszym życiem, Wydawnictwo Zysk i s-ka, 2021.

[ii] https://myerp.pl/marek-mac/najwieksze-porazki-wdrozenia-systemow-erp/

[iii] Ibidem.

[iv] Ibidem.

[v] https://evolpe.pl/przyczyny-i-skutki-nieudanych-wdrozen-systemow-it/

Systemy klasy ERP powstały w latach dziewięćdziesiątych na bazie aplikacji MRP I (Material Requirements Planning) oraz MRP II (Manufacturing Resource Planning)[i]. Mimo upływu lat, w Polsce jedynie 32% przedsiębiorstw[ii] przetwórstwa przemysłowego posiada systemy ERP.

Na naszym rynku widać silne przywiązanie do własnych, działających już i wdrożonych systemów ERP, bo ponad 50% firm używa ich dłużej niż 9 lat. Jednocześnie 21% firm planuje wymianę posiadanego oprogramowania tej klasy i z roku na rok takich firm będzie przybywać[iii].

 

 

Jakie założenia powinien spełniać system ERP dla produkcji?

 

Nowoczesny system do zarządzania produkcją jest niezwykle złożony, chociażby ze względu na olbrzymie zróżnicowanie typów produkcji, czy sposobów jej organizacji. Inaczej działa produkcja gniazdowa, inaczej potokowa, a jeszcze inaczej projektowa na zamówienie. Z każdym sposobem organizacji pracy wiążą się inne dokumenty, inny ich obieg i inaczej wygląda zarządzanie produkcją. Ma to swoje odbicie w dwóch głównych rodzajach systemów ERP dla firm produkcyjnych: systemach wpierające produkcję dyskretną oraz systemach skoncentrowanych na produkcji procesowej.

Z punktu widzenia informatyzacji przedsiębiorstwa bardzo ważna jest pełna obsługa procesów produkcyjnych oraz zdolność integracji systemu do zarządzania produkcją z dodatkowymi modułami np. klasy MES (Manufacturing Execution System), które są łącznikiem pomiędzy światem maszyn, a systemami biznesowymi, systemami QMS – Quality Management Systems, które pozwalają na doskonalenie procesów wytwórczych z uwzględnieniem procedur i norm jakościowych zapisanych w księdze jakości, czy chociażby z modułami Utrzymania Ruchu, Analizy Wydajności Maszyn, czy aplikacjami klasy CAD/CAM. System produkcyjny wraz z modułami pomocniczymi powinien dostarczać maksimum danych do tworzenia informacji zarządczych oraz współpracować z innymi obszarami funkcjonalnymi wchodzącymi w skład kompletnego rozwiązania klasy ERP.

Dla użytkowników liczy się przede wszystkim nowoczesna architektura, łatwość integracji i wymiany danych z innymi systemami i platformami, wydajność, elastyczność i skalowalność systemu, bezpieczeństwo oraz niskie koszty utrzymania lub aktualizacji systemu. Cenna jest także zdolność do pracy w chmurze jako usługa, jak i w chmurowej infrastrukturze IaaS (Infrastructure as a Service). Cały system klasy ERP od strony technologicznej powinien być na tyle zaawansowany, aby była możliwa jego eksploatacja przez kilkanaście lat.

 

 

Dlaczego warto wprowadzić oprogramowanie ERP dla przedsiębiorstwa produkcyjnego?

 

Mimo, że w Polsce nadal wiele firm obywa się bez oprogramowania do zarządzania produkcją, odpowiedź jest oczywista – jeśli chcesz produkować więcej i taniej, chcesz mieć przewagę nad konkurencją, musisz zainwestować w dobry system ERP dla firm produkcyjnych. Od tego nie ma odwołania. Korzyści są zbyt oczywiste – przyśpieszony obieg informacji, dokładne planowanie i przygotowanie produkcji, optymalizacja procesów zaopatrzenia, szybkie harmonogramowanie produkcji, możliwość integracji w łańcuchu dostaw, zarządzanie procesami technologicznymi, szybkie i łatwe wprowadzanie nowych produktów, analiza i rozliczanie kosztów i ogólnie – efektywne wykorzystanie zasobów działów produkcyjnych. Do tego należy dodać automatyzację wymiany danych z maszynami, optymalizację ich wykorzystania i planowania remontów. Plusem jest także wyższa jakość, usatysfakcjonowani kooperanci i pracownicy – lista jest długa i wciąż się wydłuża. Koszty zakupu, wdrożenia i utrzymania systemu do zarządzania produkcją klasy ERP nie są małe, ale i tak jest to tylko ułamek wymiernych korzyści finansowych z jego eksploatacji. Oszczędności są zbyt namacalne i duże, aby wątpić w sens użytkowania tego typu aplikacji.

 

 

ERP dla produkcji – podstawowe funkcje

 

Do zestawu podstawowych zadań systemu ERP dla produkcji należą przede wszystkim te związane z harmonogramowaniem i technicznym przygotowaniem produkcji oraz z zarządzaniem technologią, kalkulacjami normatywnymi oraz krótko- oraz długookresowym planowaniem tejże produkcji. Praktycznie w każdym programie znajdzie się możliwość tworzenia i aktualizowania harmonogramu operacyjnego oraz generowanie pełnej dokumentacji do szczegółowego rozliczania kosztów produkcji. Najczęściej planowanie produkcji w okresach planistycznych możliwe jest do wykonania z podziałem na fazy produkcji, a źródłem danych wejściowych mogą być historyczne dane z obrotów wyrobami lub plany sprzedażowe.

Funkcje zarządzania procesami i operacjami technologicznymi umożliwiają kontrolę pracochłonności produkcji, obciążenia maszyn i personelu. Możliwa jest także rejestracja pracy zespołów produkcyjnych lub pracowników odpowiedzialnych za kolejne etapy produkcji, a to wpływa na lepszą kontrolę jakości. Znajomość planu obciążenia poszczególnych maszyn pozwala także na prowadzenie racjonalnej polityki remontowej.

Po integracji z obszarem logistyki, systemy produkcyjne ERP pozwalaj na pełną kontrolę stanów magazynowych i zaopatrzenia w surowce i podzespoły. Pozwala to na zachowanie pełnej kontroli nad składem produktu z dokładnością do użytej partii surowca. W wielu firmach spotyka się funkcje do zarządzania recepturami kompletacyjnymi i dekompletacyjnymi, co ułatwia rozliczanie i gospodarowanie odpadami. Powszechne są funkcje do nadzoru nad marszrutami produkcyjnymi gniazdami i pojedynczymi maszynami.

W przypadku firm produkujących na zamówienie niezbędne są funkcje wsparcia tworzenia ofert na podstawie receptur produkcyjnych, z uwzględnieniem planowanych kosztów produkcji. Do zbioru funkcji niezbędnych w każdym systemie ERP zarządzającym produkcją należą także te, które umożliwiają monitorowanie i rozliczanie produkcji, szczegółową analizę kosztów wytworzenia, zarówno planowanych, jak i rzeczywistych. Wszystkie tego typu dane powinny trafić do modułu analitycznego, który wygeneruje informacje zarządcze prowadzące do optymalizacji procesów produkcyjnych.

 

 

Czym się kierować przy wyborze ERP dla produkcji?

 

Systemy wspierające produkcję bardzo często są wdrażane jako ostatnie. Przyczyna tkwi nie tylko w ich złożoności, ale i znaczeniu – każda poważna awaria systemu mogłaby zatrzymać całe przedsiębiorstwo. Ponieważ takie sytuacje już się zdarzały w naszym kraju, warto zatem uczyć się na cudzych błędach. To oznacza, że najważniejsze są referencje dostawcy systemu od naszej bezpośredniej konkurencji – jeśli system dobrze działa i sprawdza się w jednej firmie produkującej np. meble, jest duża szansa, że podobnie zadziała w kolejnym tego typu przedsiębiorstwie. Liczących się dostawców takich systemów mamy w Polsce około dwudziestu. Po wielu latach rozwijania, doskonalenia, uzupełniania o różne funkcje, integrację z modułami własnymi i firm trzecich, różnice pomiędzy dostępnymi rozwiązaniami powoli się zacierają. Należy jednak trzeba pamiętać, że różnice są nadal i nic nas nie zwalnia od rzetelnego wykonania analizy Fit&Gap.

Nieco inaczej wygląda sprawa w firmach posiadających długofalową strategię informatyzacji i swoją wizję realizacji koncepcji Przemysł 4.0. Dla nich wyznacznikiem dobrego systemu ERP do zarządzania produkcją będzie możliwość automatyzacji procesów wytwórczych, pracy w chmurze, integracji z robotami i automatami produkcyjnymi oraz wymiany danych tak, aby mieć wgląd w działanie jak najdłuższego fragmentu łańcucha dostaw.

 

 

Wdrożenie oprogramowania ERP dla produkcji – jak zaplanować?

 

Uruchomienie oprogramowania ERP dla produkcji to wieloetapowa praca, zabierająca najczęściej od 12 do 18 miesięcy pracy zespołów wdrożeniowych, zarówno po stronie klienta, jak i dostawcy. Wybór terminu startu systemu tej klasy nie ma znaczenia. Najczęściej około czterech do sześciu miesięcy zajmuje sam wybór systemu, czyli przegląd rynku, wysyłka zapytań i analiza nadesłanych ofert. Kluczowym zadaniem jest dobór strategicznych kryteriów wyboru systemu ERP dla produkcji, według którego będą oceniane poszczególne propozycje. Z punktu widzenia firm międzynarodowych może to być wielojęzyczność systemu, dla innych integracja z systemami CAD/CAM, a dla jeszcze innych np. możliwość samodzielnej konfiguracji produktów przed kontrahentów lub klientów. Takim strategicznym kryterium może być współpraca z systemami MES lub harmonogramowanie produkcji z możliwością wyboru parametrów np. najwyższego tempa produkcji, najniższego kosztu produktu lub stopnia wykorzystania mocy produkcyjnych.

Warto przygotować mapę procesów, listę wymagań oraz zażądać prezentacji sposobu obsługi wybranych, kluczowych dla firmy procesów produkcyjnych. Zdecydowanie należy odradzić tworzenie długich list powielających funkcjonalność istniejącego już rozwiązania. Przecież nowy system ERP dla produkcji musi wnosić nowe możliwości biznesowe! To ma być dodatkowy napęd dla firmy pozwalający prześcignąć konkurencję.

Kolejne etapy obejmują wybór dostawców do krótkiej listy, ale nie więcej niż trzech do pięciu oferentów. Potem następują spotkania, prezentacje lub wizyty referencyjne, trwa uszczegóławianie ofert i wymagań, a potem następuje analiza treści proponowanych umów, negocjacje o cenach, stawkach i kosztach licencji. Ten ostatni etap często jest decydujący, bo określa koszty eksploatacji systemu na kolejne lata. W pewnym momencie zapada decyzja, a umowy idą do podpisu. Należy pamiętać, że te ostatnie czynności też potrafią zabrać wiele dni. Potem, cóż – szampan i powrót do wytężonej pracy bezpośrednio przy wdrożeniu.

Na koniec należy wspomnieć jeszcze o jednej bardzo ważnej sprawie – nawet najlepszy system ERP dla produkcji wdrażany przez mało doświadczony zespół konsultantów może przynieść wyłącznie rozczarowanie. W ferworze walki nie wolno zapominać, że kluczem do sukcesu są referencje i doświadczenie zespołu wdrożeniowego.

 

 

Czego system ERP dla produkcji nie jest wstanie usprawnić?

 

System ERP dla produkcji wiele może, ale nie jest wszechmocny. Nie usunie problemów związanych z organizacją pracy, nieoptymalnymi procesami czy zwykłym marnotrawstwem czasu, środków i materiałów. Czas wdrożenia systemu ERP doskonałą okazją do poprawy organizacji miejsc pracy, likwidacji opóźnień pomiędzy poszczególnymi operacjami technologicznymi, dostępności narzędzi albo dokumentów na odpowiednich stanowiskach pracy, czy przeglądu czynności związanych z kontrolą jakości. Przewodnikiem po obszarach poza kontrolą programów ERP zarządzających produkcją mogą być np. zasady Kaizen[iv] służące stałej optymalizacji procesów biznesowych. Bez tego trudno będzie o pełną satysfakcję z wdrożenia systemu ERP w firmie produkcyjnej.

[i] http://yadda.icm.edu.pl/yadda/element/bwmeta1.element.ekon-element-000171324569

[ii] https://portalprzemyslowy.pl/wyroznione/raport-erp/

[iii] https://intersys.pl/raport-trendy-na-rynku-systemow-erp-w-polsce/

[iv] https://www.bito.com/pl-pl/ekspertyza/artikel/kaizen-ciagla-optymalizacja-jest-koniecznoscia/

W roku 1962 Thomas Khun opublikował swoją „Strukturę rewolucji naukowych”[i]. Wynika z niej, że okresy kumulacji wiedzy w nauce są przeplatane z rewolucyjnymi zmianami, które zmieniają naukowy światopogląd – paradygmat. Identyczne zjawisko można zaobserwować w czasie życia systemów ERP (Enterprise Resource Planning) w praktycznie każdej organizacji. Okresy uzupełniania funkcjonalności, modyfikacji i stopniowego rozwoju są przerywane decyzjami o radykalnej wymianie systemu na nowy.

W zasadzie każdy przypadek wymiany systemu ERP ma inne przyczyny. Na szczęście są pewne wspólne prawidłowości, które pozwalają na sformułowanie ogólnych wniosków. Przyjrzyjmy się zatem temu, co wpływa na takie lub inne decyzje biznesowe dotyczące rozwiązań ERP. Jest to temat o tyle ważny, że w Polsce około 30% firm przymierza się do wymiany swojego aktualnego systemu ERP.

 

 

Kiedy warto wymienić system ERP na nowy?

 

Najbardziej typowy przypadek to firmy, które przez lata żmudnie zmieniają i modyfikują funkcje systemu ERP tak, aby najlepiej dostosować je do bieżących potrzeb i procesów. Zawsze się to wiąże z dodatkowymi kosztami prac rozwojowych, wdrożeń, ale i częstymi zmianami w organizacji pracy samej firmy wymuszonymi przez system ERP. Skutek jest zawsze jednakowy – rośnie TCO (Total Cost of Ownership ), czyli koszty utrzymania całego systemu klasy ERP.

Zatem z jednej strony powstawał może nie najpiękniejszy i nie najszybszy twór, ale za to własny, działający, znany i oswojony. Z drugiej zaś strony widać było piętrzące się kłopoty z integracją z innymi, bardziej nowoczesnymi systemami, swój czar i nowe możliwości rozsnuwały nowe technologie IT. Konkurencja miała rozwiązania szybsze i wydajniejsze, a przybywało procesów i działań w ogóle nie obsługiwanych przez własny system ERP. W takich okolicznościach, gdy trzeba poświęcić dotychczasowe rozwiązanie, w które zainwestowało się dużo pieniędzy i czasu, podjęcie decyzji jest mentalnie bardzo trudne.

Najczęściej do przełomu dochodzi wtedy, gdy w krótkim czasie kumuluje się konieczność realizacji dużej liczby kosztownych modyfikacji w systemie, bez szans na wyraźną poprawę efektywności działania całej organizacji. Wtedy łatwo o decyzję, że czas na zmianę, i to radykalną. Nowy system, to jak łyk świeżego powietrza po długim, powolnym duszeniu się.

Zdarza się, że nowy system ERP pojawia się w firmie także z innych, bardziej prozaicznych powodów – poprzednie rozwiązanie było słabo lub źle serwisowane i konserwowane, co stopniowo zmniejszało jego użyteczność, z czasem z firmy odeszły osoby, które potrafiły wykorzystać wszystkie jego możliwości i na koniec nie pozostało nic innego, jak od nowa podjąć trud wyboru i wdrożenia nowego systemu ERP.

Bywa, że przyczyny leżą poza firmą – producent lub firma wdrażająca z roku na rok tak podnosi swoje ceny za usługi, serwis i licencję, że przestaje być to akceptowalne. Czasami radykalnie spada jakość obsługi serwisowej, wydłuża się czas reakcji na zgłoszone usterki, a bywa też, że dostawca znika z rynku. W tych okolicznościach decyzja może być tylko jedna – znów trzeba przeanalizować najbardziej popularne systemy ERP na rynku i sprawdzić ich przydatność w konkretnej firmie.

 

 

Kiedy nie warto wymienić system ERP na nowy?

 

Nie zawsze gra jest warta świeczki. Większość systemów ERP jest tak projektowana, aby nadążać za rozwojem firmy – są na tyle elastyczne, że ich średni czas życia w organizacjach wynosi ok. 7-10 lat[ii], zdarza się, że i dłużej. Jeśli w procesie wyboru udało się skorelować możliwości funkcjonalne systemu z przewidywanym tempem rozwoju firmy, a infrastruktura IT nadal jest niezawodna, wydajna i skalowalna, to najczęściej wybierana jest ewolucyjna ścieżka kumulacji zmian i niewielkich modyfikacji systemu ERP.

Drugi, bardzo ważny czynnik to finanse. Ze względu na koszty zakupu systemu klasy ERP, dodatkowe licencje, czas wdrożenia, modyfikacje infrastruktury, koszty serwerów i pamięci masowych etc. nie da się zbyt często wymieniać go na nowy model. System ERP swoje musi odpracować. Dlatego tak ważne jest, aby w czasie jego eksploatacji monitorować najważniejsze wskaźniki biznesowe. Pozwala to potem na rzeczowe uzasadnianie wpływu działania systemu ERP na wynik finansowy przedsiębiorstwa i ułatwia podejmowanie decyzji o modyfikacji lub radykalnej wymianie systemu ERP.

Przy dobrze wynegocjowanej umowie i bogatym pakiecie serwisowym droga ewolucyjna na długie lata zapewnia względnie tani i efektywny sposób na rozwój systemu ERP i jego dostosowywanie do zmiennych potrzeb firmy. Bywa też, że długofalowa strategia rozwoju firmy przewiduje stopniową rozbudowę funkcjonalności systemu ERP za pomocą jego integracji z nowymi aplikacjami.

 

 

Jaki wybrać odpowiedni czas na wymianę systemu ERP?

 

Bardzo optymistycznie szacując, średni czas wyboru systemu ERP to nie mniej niż sześć miesięcy. Analizy przedwdrożeniowe, niezbędne prace programistyczne i samo wdrożenie to kolejne kilka miesięcy. Nie ma zatem czegoś takiego, jak szybka wymiana systemu ERP. Już po wystąpieniu pierwszych symptomów niewydolności posiadanego rozwiązania trzeba przygotować plan B. Na moment uruchomienia nowego systemu ERP firmy często wybierają początek roku obrachunkowego. Czasami wybór dyktuje data uruchomienia nowych procesów produkcyjnych, czasami nowy właściciel. Bywa także, że wymiana systemu ERP jest wpisana w długofalową strategię informatyzacji firmy. Wtedy czas wymiany jest określony w wewnętrznych dokumentach i uzależniony od realizacji licznych poprzedzających zadań związanych ze zmianą infrastruktury IT.

 

 

Jakie są główne powody wymiany systemu ERP?

 

Niektóre powody wymiany systemu ERP na nowy zostały już wymienione. Spróbujmy jednak uzupełnić tę listę tak, aby mogła być pomocna w diagnozie systemu ERP. Istotnym wskazaniem do wdrożenia nowego systemu jest niemożność spełnienia nowych wymagań formalno-prawnych, co w naszym kraju, gdzie występuje nadprodukcja aktów prawnych, zdarza się wcale nie tak rzadko. Podobne znaczenie ma spadek wydajności systemu wywołany np. dużym przyrostem liczby użytkowników związanym z rozwojem terytorialnym firmy i tworzeniem nowych oddziałów terenowych.

Na decyzję o wymianie systemu wpływa także ogólny koszt jego posiadania, czyli cena nowych licencji, roczne opłaty licencyjne, koszt roboczogodziny konsultantów, czy choćby cena nowej wersji, która może zatrząść nawet rocznym budżetem działu IT. Po podsumowaniu może się okazać, że zamiast utrzymywać własny system, lepiej i taniej będzie skorzystać z rozwiązań chmurowych, z outsourcingu IT lub wdrożenia nowego, bardziej nowoczesnego i wydajnego systemu ERP.

Od strony funkcjonalnej kluczowym rozstrzygnięciem jest ocena możliwości obsługi nowych procesów, które pojawiają się w firmie. Może się okazać, że ich implementacja jest na tyle kosztowna i skomplikowana, że taniej i szybciej uda się uruchomić zupełnie nowy system, który będzie lepiej dostosowany do aktualnych i przyszłych potrzeb. Pojawiające się ograniczenia i utrudnienia w raportowaniu, sprawozdawczości i analityce biznesowej także powinny być sygnałem, że pora na zmianę.

Listę możliwych przyczyn można uzupełnić o braki w mobilnym dostępie do systemu, które są szczególnie istotne w czasie pracy zdalnej, trudności z integracją z nowymi modułami funkcjonalnymi, czy rosnącym, w porównaniu do konkurencji, czasem wprowadzania na rynek nowych produktów. Oznaki wskazujące na potrzebę wymiany systemu ERP mogą być także z pozoru mało zauważalne i istotne – chodzi tu o rosnącą liczbę niezbędnych arkuszy kalkulacyjnych, w których przechowuje się krytyczne dane, to może być to konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych w różnych modułach, czy chociażby okazywanie frustracji przez pracowników, którzy zbyt długo muszą czekać na wygenerowanie się potrzebnych im raportów i zestawień.

W tle mogą się znaleźć również przyczyny technologiczne – archaiczny system do zarządzania bazą danych i sama baza danych, mało ergonomiczny interfejs użytkownika, brak skalowalności, zbyt duże wymagania w stosunku do mocy procesorów lub rozrzutność w gospodarowaniu pamięcią masową.

Podsumowując, system ERP kwalifikuje się do wymiany, jeśli jest przeszkodą w realizacji celów biznesowych firmy i hamulcem w procesie jej rozwoju. System wymaga wymiany, jeśli czas i koszty jego dostosowania do nowej sytuacji biznesowej są porównywalne lub wyższe od wdrożenia nowego, bardziej elastycznego i funkcjonalnie rozbudowanego systemu ERP, który umożliwia robotyzację, korzysta z technik uczenia maszynowego, czy sztucznej inteligencji.

 

 

Czy wymiana systemu ERP jest kosztem czy inwestycją?

 

Poprawna odpowiedź na tak postawione pytanie jest tylko jedna: to zależy. Rozstrzygnięcie jest uwarunkowane zbyt dużą liczbą czynników zmieniających się od firmy do firmy. Jednak w ostatnich latach daje się zaobserwować jeden wyraźny trend: technologie informatyczne przestają być kosztem, a co raz częściej są traktowane jako inwestycja, na dodatek kluczowa, bo dająca nowe bodźce biznesowe napędzające rozwój firmy.

System ERP, ze względu na jego znaczenie w funkcjonowaniu firmy, jest zawsze pod szczególnym nadzorem i w centrum uwagi nie tylko działów IT, ale i kadry zarządzającej. Mozolne zbieranie danych na temat efektów jego funkcjonowania zawsze ułatwia podjęcie decyzji: modyfikować, czy wymienić. Im więcej liczb w procesie decyzyjnym, tym bardziej trafna decyzja. Jej podjęcie nie jest proste ani łatwe. W całym procesie trzeba uwzględnić relację spodziewanych korzyści do kosztów, prognozy gospodarcze, sytuację prawną i ekonomiczną, stan własnej infrastruktury IT, czy kondycję finansową dostawcy. Jeśli jednak czujemy na sobie gorset posiadanego systemu ERP – trzeba działać.

[i] https://www.empik.com/struktura-rewolucji-naukowych-kuhn-thomas,p1248643837,ksiazka-p?gclid=Cj0KCQjw2NyFBhDoARIsAMtHtZ5TaFOt5bKdId87WOhmLO69UHAD4__Tvh10gKFHaJ4MOLYlzTce–oaAubsEALw_wcB&gclsrc=aw.ds

[ii] https://www.billtrust.com/resources/blog/5-famous-erp-myths-shattered/

Produkcja przemysłowa w Polsce w kwietniu 2021 wzrosła o 44,5% rok do roku[i]. Oczywiście jest to efekt niskiej bazy, ale trzeba pamiętać, że bez silnego trendu takie tempo wzrostu nie byłoby możliwe. Oznacza to, że to przemysł będzie motorem napędowym całej gospodarki. Już teraz widać, że wiele się zmieniło w funkcjonowaniu przede wszystkim dużych firm, bo to one odpowiadają za tak znaczący przyrost produkcji. Jest to sygnał, że nie tylko świetnie sobie poradziły w tym trudnym czasie, ale także rozwinęły zdolności produkcyjne i potencjał do konkurowania na rynkach globalnych. Nie byłoby to możliwe bez zaawansowanych informatycznych narzędzi do zarządzania zasobami firmy w postaci systemów ERP (Enterprise Resource Planning) – systemu nerwowego każdej większej organizacji.

Zatem „Rien ne va plus” – koniec zgadywania. Przyjrzyjmy się temu, co się zmieniło w ostatnich dwóch latach w systemach ERP.

 

 

Czy pandemia ma wpływ na zmianę funkcjonalności systemów ERP?

 

Wybuch pandemii na początku 2020 roku był bardzo silnym bodźcem do szybkiego wprowadzania nowych funkcjonalności i rozwiązań technologicznych w systemach klasy ERP. Potrzeby rynku, zmiany w otoczeniu prawnym oraz konieczność utrzymania ciągłości działania biznesu wyznaczyły nowe kierunki działań dla producentów oprogramowania – najbardziej pożądane okazały się narzędzia do automatyzacji procesów oraz pracy zdalnej. Jednocześnie było widać jak na dłoni, że dla wielu firm będzie to okazja to wypracowania przewagi konkurencyjnej dzięki zwiększeniu efektywności działania i zarządzania, wypracowaniu bardziej elastycznych łańcuchów dostaw i ograniczeniu kosztów. Do gry weszło lepsze i sprawniejsze zarządzanie marżami, rabatami, przepływami finansowymi, poprawiając w efekcie wyniki finansowe. Dla innych przedsięwzięć, pandemia okazała się czynnikiem katalizującym podejmowanie decyzji o wdrażaniu nowej generacji systemów ERP lub znaczącej modernizacji istniejących już aplikacji. To, co do tej pory wystarczało, działało, a „jak działa – to nie zmieniać”, okazało się niewystarczające w obliczu nowych wyzwań biznesowych. Transformacja cyfrowa, przenoszenie usług i systemów do chmur oraz konieczność integracji rozwiązań ERP z licznymi systemami wspomagającymi także odcisnęły swoje piętno na działaniu firm w pandemii. Uprawnione zatem wydaje się być twierdzenie, że pandemia uwypukliła liczne krytyczne wyzwania biznesowe i wymusiła istotne zmiany w najpopularniejszych systemach klasy ERP.

 

 

Ewolucja systemów ERP w czasie pandemii

 

Zmiany funkcjonalne w ERP są efektem sprzężenia zwrotnego pomiędzy najnowszymi trendami w rozwoju infrastruktury IT, a wyzwaniami biznesowymi wygenerowanymi przez pandemię. Z jednej strony mamy rozwiązania chmurowe o wysokiej dostępności, bardzo wydajne usługi i aplikacje bazodanowe, konteneryzację oraz wzrost pojemności i niezawodności pamięci masowych typu flash. Z drugiej strony firmy potrzebują w czasie rzeczywistym informacji niezbędnych do trafnego i szybkiego podejmowania decyzji biznesowych. Zadaniem systemów ERP jest efektywne pogodzenie oczekiwań biznesu i możliwości technologicznych. W największych systemach tej klasy coraz częściej pojawiają się moduły uczenia maszynowego – ML, sztucznej inteligencji – AI, technologii blockchain oraz szeroko pojętej robotyzacji i automatyzacji procesów biznesowych[ii].

Znaczenie nowych funkcjonalności uwydatnia się szczególnie w rzadko spotykanych sytuacjach, jak brak kontenerów do transportu morskiego, czy zablokowanie Kanału Sueskiego, które wpływają na globalne łańcuchy dostaw. Moduły SCM (Supply Chain Management) w systemach ERP potrafią w czasie rzeczywistym uwzględniać np. opóźnienia w portach, przekroczenia terminów przez dostawców i na bieżąco korygować działanie obszaru logistyki i magazynowania w firmach.

Pandemia wywołała także wzrost zainteresowania robotyzacją procesów w obszarach HR oraz finansów i controllingu. Programy ERP odpowiadają za monitorowanie przychodów i zarządzanie marżą, umożliwiając konkurowanie na coraz trudniejszym globalnym rynku. Automaty biorą na siebie wiele zadań związanych z rekrutacją, on-boardingiem i out-boardingiem pracowników, wyręczając w tych powtarzalnych zadaniach pracowników działów kadr.

Wiele firm musiało sobie poradzić z gwałtownym wzrostem obrotów w kanałach sprzedaży internetowej. Bez nowoczesnego systemu ERP z elementami AI oraz uczenia maszynowego trudno byłoby zapanować nad powodzią danych od konsumentów i o konsumentach, wykryciem w nich pojawiających się nowych trendów i wzorców zachowań. Krytyczna stała się efektywność pracy działów magazynowych – widać było, że nawet relatywnie prosta optymalizacja położenia towarów na półkach i regałach potrafiła dać bardzo duże oszczędności czasu i nakładów finansowych. Doceniono także automatyzację przetwarzania i rozliczania zamówień, tworzenia analiz i zestawień sprzedażowych, czyli czynności, które wcześniej były żmudne i czasochłonne.

System klasy ERP to informacyjny rdzeń firmy, w którym integrowane są wszystkie napływające dane, gdzie przetwarza się je na wskaźniki pomocne w procesach decyzyjnych. Moduły Business Intelligence i funkcje controlingowe tworzą doskonałą bazę do optymalizacji wszystkich procesów w firmie. Trzeba jednak zdawać sobie sprawę, że system ERP nie jest rozwiązaniem, które decyduje o wszystkim i za wszystko odpowiada. Pandemia pokazała, jak ważna jest zdolność do szybkiej integracji programu ERP z innymi aplikacjami dziedzinowymi i narzędziami do pracy zdalnej.

 

 

Praca zdalna a systemy ERP

 

Narzędzia do pracy zdalnej na trwałe weszły w skład systemów klasy ERP. Każdy pracownik, którego fizyczna obecność nie jest niezbędna dla utrzymania ciągłości funkcjonowania firmy, musiał się liczyć z koniecznością dłuższej lub krótszej pracy zdalnej. To wymagało zapewnienia dostępu do danych, raportów i zestawień, ale także możliwości swobodnej pracy zdalnej w systemie ERP. Najmniej problemów mieli ci, którzy zainwestowali w rozwiązania chmurowe. Odchudzony rdzeń ERP działający lokalnie oraz liczne usługi dostępne zdalnie przez przeglądarki okazały się rozwiązaniem na tyle efektywnym, że pandemia nie wpłynęła znacząco na działanie tych firm.

Praca zdalna pokazała także znaczenie cyberbezpieczeństwa. Najpopularniejsze systemy ERP nie zdobyłyby serc swoich użytkowników bez gwarancji poufności, bezpieczeństwa i rozbudowanego systemu kontroli dostępu do danych.

 

 

W jakich przedsiębiorstwach systemy ERP w czasie pandemii mają największe znaczenie?

 

Pandemia w różnym stopniu dotknęła praktycznie każdą branżę. Najbardziej ucierpiały te, których model biznesowy jest oparty na bezpośrednim kontakcie z nabywcą lub konsumentem. Oznacza to, że zaburzenia były odczuwalne w praktycznie każdym ogniwie łańcucha dostaw poprzedzającym końcową sprzedaż. I tu jest chyba clou całego problemu – czy system ERP potrafi adekwatnie reagować na nieoczekiwane zachowanie otoczenia biznesowego? Im gęstsza sieć powiązań z dostawcami, w tym relacji globalnych, im bardziej rozbudowany kanał sprzedaży internetowej, im większa rola planowania logistyki i magazynowania w działaniu biznesu, tym większe znaczenie systemów ERP.

W czasie pandemii niektóre firmy migrowały swoje rozwiązania ERP do nowszych, bardziej zaawansowanych wersji. Pozwoliło to na wykorzystanie chwilowej słabości konkurencji i ucieczkę do przodu. Bardzo dobrym przykładem ilustrującym ten trend jest wdrożenie systemu Epicor w firmie Tru-Flex.

Rozwiązania klasy ERP zapewniają na tyle wysoką elastyczność planowania i zarządzania firmą, że przestawienie organizacji w tryb pandemiczny odbyło się szybko i relatywnie bezproblemowo. Jeśli wcześniej były już wdrożone usługi w chmurze, tym łatwiej się było dostosować do nowych realiów. W przedsiębiorstwach wielooddziałowych o rozproszonej strukturze terytorialnej funkcjonowały w obrębie systemów ERP narzędzia do pracy zdalnej, mechanizmy raportowania i zdalnego dostępu do baz danych. Tam pandemiczne zmiany także nie były aż zbyt radykalne.

Podsumowując, pandemia była tylko wyzwalaczem do działań, które i tak wcześniej były planowane i rozważane. Tak działo się w firmach upatrujących w technologii IT nowych bodźców napędzających biznes. Wszędzie tam, gdzie strategie biznesowe były bardziej konserwatywne, wdrożenia nowych rozwiązań ERP zostały zahamowane „na lepszy czas”.

 

 

Czy wdrażanie lub zmiana systemu ERP w czasie pandemii ma sens?

 

Globalnie rynek systemów ERP w 2021 roku wzrośnie o 2% w stosunku do roku poprzedniego. Będą zatem nowe wdrożenia i nic nie wskazuje na stagnację, rynek się rozwija, a to dobry znak. Na pewno pandemia utrudniła bezpośrednie kontakty zespołów wdrożeniowych, ale nie była to krytyczna przeszkoda. Techniczne możliwości zdalnego prowadzenia migracji danych, konfigurowania systemów, rozwijania własnych funkcjonalności są na tyle duże, że nie są żadnym ograniczeniem. Zatem sensowność wdrażania lub modernizowania systemów ERP w czasie pandemii nie może zostać podana w wątpliwość.

Wdrożenie systemu ERP w czasie pandemii nabiera większego sensu, jeśli w firmie widać objawy niewydolności dotychczasowych rozwiązań. Brak elastyczności ograniczający pole manewru w modelowaniu procesów biznesowych i spadek efektywności zarządzania w nietypowej sytuacji to główne sygnały ponaglające do wymiany oprogramowania. Dodatkowo może się okazać, że ze względu na wiek posiadanego systemu, na rynku brak już odpowiednio wykwalifikowanych i doświadczonych specjalistów, którzy mogliby na bieżąco modyfikować oprogramowanie, zgodnie ze zmieniającymi się potrzebami biznesowymi.

W szerszej perspektywie widać, że pandemia nie jest przeszkodą, częściej jedynie usprawiedliwieniem bierności i braku zdecydowania we wdrażaniu nowoczesnych i perspektywicznych systemów klasy ERP.

[i] https://businessinsider.com.pl/finanse/makroekonomia/produkcja-przemyslowa-w-kwietniu-2021-r-dane-gus/swtf4ys

[ii] https://www.globenewswire.com/news-release/2021/05/06/2224244/0/en/ERP-Software-Global-Market-Report-2021-COVID-19-Impact-and-Recovery-to-2030.html

Wiele napisano na temat systemów realizacji produkcji (Manufacturing Execution Systems, w skrócie MES). Większość artykułów koncentruje się jednak na krokach przed wdrożeniem oprogramowania: określeniu wymagań w oparciu o istotne czynniki biznesowe, uzasadnieniu inwestycji oraz wyborze konkretnych aplikacji czy dostawców. W poniższym tekście zebraliśmy natomiast najlepsze praktyki dotyczące zainstalowania i działania oprogramowania, czyli bezbolesnej implementacji.

 

 

Na dobry początek

 

Pierwszym krokiem w każdym udanym wdrożeniu MES jest określenie sposobu zarządzania projektem oraz procesami produkcyjnymi w całym „informatycznym ekosystemie” łańcucha dostaw. Należy ustalić kto będzie miał uprawnienia do wprowadzania zmian oraz w jaki sposób będą one testowane, wdrażane i mierzone w całej infrastrukturze aplikacji, a także w jakim stopniu wpłyną na zwinność operacyjną.

Przygotowanie jasnego planu w tym zakresie wymaga wkładu i zaangażowania wszystkich interesariuszy, nawet jeśli niektórzy z nich nie będą bezpośrednio związani z procesem implementacji. Należy przy tym spojrzeć również poza obszary związane z IT i produkcją, uwzględniając jakość, walidację, serwisowanie, poziom operacyjny i potrzeby kierowniczego szczebla.

Wszyscy udziałowcy i odpowiedni pracownicy C-level powinni więc uczestniczyć w spotkaniu inauguracyjnym i być na bieżąco z kolejnymi etapami projektu. W przypadku każdego wdrożenia MES potrzebny jest też proces zarządzania zmianą, który jest najbardziej skuteczny, gdy wszyscy zaangażowani są jego częścią od samego początku. Udział wymienionych osób jest również konieczny do tego, aby zadbać o usprawnienia, oszczędności kosztów i inne korzyści biznesowe wynikające z zastosowania systemu realizacji produkcji.

 

 

Kolejne etapy

 

Podobnie jak w przypadku każdego procesu wdrożenia oprogramowania o kluczowym znaczeniu zarówno dla operacji, jak i całej organizacji, opinie na temat konkretnych kroków do wykonania są bardzo różne. Co do zasady, w inicjatywach tego typu przestrzega się klasycznych wymagań dotyczących planowania projektów inżynieryjnych, które obejmują fazę design, konfigurację, testowanie, wdrażanie i cały cykl życia. W efekcie większość dostawców, integratorów systemów i doświadczonych użytkowników końcowych wymienia kilka wspólnych elementów, w implementacji których niezwykle pomocne będą metodyki zwinne. Należą do nich:

 

  • Opracowanie szczegółowych wymagań użytkowników systemu MES, a następnie wykonanie analizy luk zarówno dla systemu/systemów sterowania, jak i planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP).
  • Opublikowanie realistycznego harmonogramu wdrażania i testowania.
  • Przeprowadzenie oceny ryzyka w fazach definiowania, projektowania, developmentu i wdrażania.
  • Zaplanowanie czasu na poprawki (między innymi w zakresie specyfikacji), z którymi trzeba się liczyć w przypadku rozwiązań dedykowanych.
  • Zdefiniowanie punktów integracji z różnymi warstwami składającymi się na architekturę przedsiębiorstwa, czyli między innymi z systemem ERP. Litera „E” w skrócie MES odnosi się do „wykonania” (execution), zaś „P” w ERP oznacza planowanie (planning). ERP powinien zatem informować MES, co ma zostać zrobione. System MES powinien zaś być w stanie stwierdzić, co już zostało wykonane i dokąd trafiło.
  • Integracja oprogramowania z innymi systemami kontroli produkcji.

 

 

Popularne błędy

 

Nawet w dobrze przemyślanej implementacji MES niektóre z najważniejszych etapów procesu są często przeoczane, zapominane lub całkowicie pomijane. Do najczęstszych błędów należą:

 

  • Brak dostosowania wymagań MES do określonych czynników biznesowych.
  • Pomijanie kroków na etapie projektowania (zwykle celem oszczędzenia czasu i pieniędzy).
  • Niejasne lub zbyt szczegółowe wymagania użytkowników, które prowadzą do błędnych estymacji.
  • Przeoczanie konieczności modyfikacji związanych z dodatkowym oprzyrządowaniem czy zmianami w programowaniu.
  • Brak oceny ryzyka.
  • Brak regularnych przeglądów projektu lub wyciągania wniosków po ich przeprowadzeniu.
  • Brak zdefiniowania stanu wyjściowego, z którym można by porównać warunki po instalacji i określić faktyczne korzyści.
  • Nietrzymanie się planu i pierwotnych założeń (np. przechodzenie bezpośrednio z punku A do punktu D, a następnie powrót do punktu B).
  • Brak testów, w szczególności weryfikacyjnych, które są koniecznie przed całkowitym przejściem na nowy system MES.

 

 

A co ze sprzętem?

 

Biorąc pod uwagę, że każda aplikacja MES jest zależna od informacji pobieranych ze sprzętu produkcyjnego, żadne wdrożenie nie powinno przebiegać bez wcześniejszej oceny jego stanu. Procesy i złożone operacje montażowe generują dużo danych, które trzeba śledzić w trakcie produkcji. Dlatego też kluczowe znaczenie ma ocena gotowości różnych urządzeń do komunikacji z systemem MES. Pozwoli ona skrócić czas integracji i całego wdrożenia, zaś wszelkie aktualizacje i inwestycje w tym zakresie zmniejszą również jego koszty.

Oczywiście sprzęt produkcyjny nie jest jedynym, który ma znaczenie w przypadku implementacji MES, jeśli chodzi o zarządzanie danymi, od których zależy jego prawidłowe działanie. Należy również wziąć pod uwagę kwestie dotyczące maszyn IT. Ważne jest, aby postępować zgodnie z radą producenta oprogramowania dotyczącą regularnej archiwizacji danych w systemie raportowania, gdzie można uzyskać do nich łatwy dostęp bez blokowania systemu produkcyjnego.

W Mindbox nie tylko dokładamy wszelkich starań do tego, aby utrzymać bazę danych w nieskazitelnym stanie, ale i realizujemy wdrożenia systemów od A do Z. Zapraszamy do kontaktu, chętnie porozmawiamy o rodzajach testów, które są wykonywane w ramach naszych implementacji oraz o roli automatyzacji w tego typu procesach.