Low-code ERP: największe wady i zalety tego rozwiązania

Remote enterprise resource planning, czyli zdalne planowanie zasobów przedsiębiorstwa, może okazać się niewykonalne bez odpowiedniej platformy do zarządzania danymi. O wyższości systemów ERP nad tradycyjnymi arkuszami przekonał się już niejeden CEO. Teraz czas na to, aby i przeciętni użytkownicy biznesowi mogli dostosowywać je do swoich potrzeb. Jest to możliwe dzięki rozwiązaniom low-code. Jak przewiduje Gartner, w ciągu najbliższych dwóch lat będą one odpowiedzialne aż za 65% działań związanych z tworzeniem aplikacji!   

 

 

Czym wyróżnia się low-code ERP?

 

Tradycyjne wdrożenia ERP bywają drogie, złożone, długie i nieudane. Szczególnie jeśli wymagany jest wysoki poziom personalizacji, którego propozycje „pudełkowe” często nie są w stanie dostarczyć. W rezultacie, aby umożliwić lub przyspieszyć konfigurację, wiele firm sięga po rozwiązania niskokodowe.

 

Platforma low-code jest oparta o technologię chmurową i zapewnia interfejs wizualny, prostą logikę oraz funkcje typu drag-and-drop. Pozwalają one użytkownikom na tworzenie i modyfikację aplikacji oraz samodzielne budowanie procesów biznesowych bez formalnego kodowania czy wiedzy na temat tworzenia oprogramowania.

 

Zdalne systemy ERP oparte o platformy low-code są więc intuicyjne i mają konstrukcję modułową. Oznacza to m.in., że wprowadzane w nich zmiany nie przekreślają możliwości dalszego korzystania z aktualizacji czy nowych elementów. Wyposażone są one również w bariery ochronne, które zapewniają integralność podstawowego systemu.

 

 

Jak wygląda obsługa low-code ERP?

 

Platforma low-code dla ERP wyposażona jest w konfigurowalny portal lub pulpit nawigacyjny. Dzięki temu użytkownicy nie są ograniczeni do wstępnie zdefiniowanych pól czy etykiet i mogą stworzyć stronę główną wedle własnego uznania i potrzeb. Mają również do dyspozycji szereg gotowych do użycia funkcji. Umożliwiają one m.in.:

 

  • kastomizację bez udziału profesjonalnych developerów,
  • dostosowanie interfejsu w celu usprawnienia wprowadzania danych lub uporządkowania zapytań oraz alertów informacyjnych,
  • personalizację pod kątem określonej roli lub grupy osób,
  • dostosowanie funkcji importu i eksportu, aby możliwe było ich wdrożenie w całym przedsiębiorstwie,
  • generowanie pulpitów z wybranymi KPI,
  • tworzenie zdefiniowanych przez użytkownika pól danych dla określonych zapytań i raportów,
  • integrację z zewnętrznymi komponentami i usługami,
  • scentralizowane zarządzanie poszczególnymi elementami.

 

 

Jakie są największe zalety low-code ERP?

 

Programy zdalne ERP wzbogacone o możliwości low-code mają wiele plusów. Należą do nich m.in.:

 

  • praktycznie nieograniczone możliwości kastomizacji i personalizacji,
  • pełna mobilność i zdalny dostęp za pośrednictwem smartfonu czy tabletu,
  • tryb offline,
  • prosty interfejs użytkownika,
  • dedykowane i zoptymalizowane aplikacje,
  • możliwość zarządzania procesami biznesowymi (BPM) i edycji danych podstawowych,
  • łatwa integracja z innymi systemami biznesowymi,
  • możliwość wdrożenia najnowszych technologii (AI, AR i IoT),
  • rozwój tzw. citizen developmentu.

 

 

Jakie są największe wady low-code ERP?

 

Choć robią furorę, narzędzia low-code nie sprawdzą się jednak jako uniwersalne rozwiązanie dla każdej firmy. Jednym z największych blockerów jest wciąż kryterium użyteczności. Mimo iż platformy niskokodowe zaprojektowane zostały w sposób tak intuicyjny, jak tylko to możliwe, dla niektórych pracowników nadal pozostają zbyt skomplikowane. W ich przypadku wskazane jest rozszerzenie podstawowego szkolenia o dodatkowe godziny.

 

Kolejna sprawa to bezpieczeństwo systemowe, które może być zagrożone, kiedy użytkownicy zaczną wprowadzać zmiany w konfiguracji programu ERP. Dlatego też kluczowe jest, aby mieć stałą kontrolę nad całym projektem.

 

 

Kiedy warto wdrożyć platformę low-code ERP?

 

ERP low-code jest z pewnością wart rozważenia, jeśli przewidujesz, że twoje rozwiązanie będzie potrzebować częstych modyfikacji. Będzie je można wówczas wprowadzać bez stałego nadzoru IT.

 

Należy jednak pamiętać, że platformy niskokodowe nie są pozbawione ryzyka. Kluczowe są właściwa edukacja i odpowiedni project management. Niezbędne jest, aby każdy, kto będzie używał tego typu narzędzi wiedział, jak się nimi posługiwać. W przeciwnym razie nie zostanie wykorzystany nawet ułamek ich możliwości i mogą się pojawić dodatkowe problemy.

 

Masz wątpliwości odnośnie systemów ERP i zastanawiasz się, jaki będzie dla ciebie najbardziej odpowiedni? Skontaktuj się z nami!

W dobie pandemii wszyscy przedsiębiorcy stanęli przed tym samym, poważnym wyzwaniem – jak zadbać o ciągłość zarządzania i funkcjonowania firmy, kiedy sytuacja wymusza na nas wprowadzenie pracy zdalnej i/lub hybrydowej w bardzo krótkim czasie? Okazuje się, że w wielu przypadkach jednym ze sposobów na poradzenie sobie jest wdrożenie czy usprawnienie istniejącego już w firmie systemu ERP (Enterprise Resource Planning, czyli planowanie zasobów przedsiębiorstwa), zwłaszcza działającego w chmurze, która pozwala na elastyczną pracę zdalną – cloud ERP.

 

 

Jakie funkcjonalności powinien mieć system ERP dla pracy zdalnej?

 

Funkcjonalności systemu ERP uznane w danym przedsiębiorstwie za niezbędne zależą w dużej mierze od działalności i celów owego przedsiębiorstwa. Kluczowe jest ustalenie, w czym system Enterprise Resource Planning ma pomóc, jakie procesy usprawnić i które działy wesprzeć – oczywiście najlepszym rozwiązaniem byłoby połączenie wszystkich obszarów działania firmy, która dzięki temu uelastycznia się i jednocześnie uniezależnia od losowych zdarzeń, takich jak niemożność pracy z biura w czasie pandemii. Wcześniej wiele firm rezygnowało z wdrażania aktualizacji czy w ogóle systemów w rodzaju ERP, bo przejście na taką skalę na remote work nie wydawało się prawdopodobne. Kiedy już się wydarzyło, stało się katalizatorem zmian, które są tak naprawdę naturalnym kierunkiem rozwoju firm chcących nadążyć za trendami. Transformacja cyfrowa, migracja na chmurę – to wszystko okazało się konieczne, a nie tylko możliwe do wdrożenia.

 

Cloud ERP, bo, jak wspomnieliśmy wyżej, przejście na rozwiązania chmurowe ma coraz większe znaczenie, powinien być łatwy do wdrożenia i integracji, obsługiwać najnowsze technologie i adaptować się do zachodzących zmian, ewoluując wraz z trendami. To uniwersalne cechy systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa, na których nam zależy. Co więcej, dobry ERP sprawia, że pracownicy pracujący zdalnie mają dostęp do wszystkich istotnych informacji w jednym miejscu, nieważne, gdzie oni sami się znajdują. Cloud ERP pozwala każdemu zainteresowanemu na bycie up-to-date ze zmianami, procesami i postępami zespołu; wszystko trwa krócej i sprawniej, ponieważ dokumenty znajdują się w chmurze i ich elektroniczny obieg eliminuje błędy i duplikaty, a cała firma korzysta z jednego źródła informacji, co ułatwia raportowanie i ogólną komunikację.

 

W celu ustalenia, jakie narzędzia systemu ERP będą najbardziej potrzebne, należy przeanalizować główne, codzienne wyzwania pracowników (w tym także i CEO) oraz długofalowe cele firmy. Dzięki temu powstały system ERP będzie elastyczny i dostosowany do bieżących działań i procesów w przedsiębiorstwie.

 

 

Największe problemy z systemami ERP na pracy zdalnej

 

Systemy ERP przynoszą wiele korzyści dla naszej pracy zdalnej, jednak oczywiście zdarzają się problemy – firmy wzbraniają się przed wprowadzeniem cloud ERP głównie ze względu na czas i koszty, zwłaszcza jeśli stoi przed nimi wyzwanie uaktualnienia starszego systemu. Im bardziej wiekowy i mniej aktualizowany system ERP, tym migracja do cloud ERP będzie bardziej kosztowna i czasochłonna, jednak trzeba pamiętać o tym, że ostatecznie inwestycja zwróci się i samo utrzymanie chmurowego rozwiązania będzie znacznie tańsze.

 

Kolejnym problemem jest zachowanie przez pracowników zasad bezpieczeństwa. O ile zabezpieczenia ERP są bardzo zaawansowane i producenci mają je na względzie jako jedną z najważniejszych kwestii przy rozwijaniu systemu ERP, to w czasie pracy zdalnej najsłabszym ogniwem bywa człowiek, który korzysta z danego systemu. Żeby jak najbardziej zminimalizować ryzyko, każdy powinien dbać o przestrzeganie zasad – w tym artykule powstał dekalog pracownika, który powinien pomóc w zapamiętaniu najważniejszych punktów.

 

Jedną z wad rozwiązań chmurowych jest fakt, że cały czas należy mieć dostęp do internetu, i to dobrego – pracownicy powinni mieć dobrą jakość łącza internetowego, żeby być w stanie bez przeszkód korzystać z dobrodziejstw systemu cloud ERP. Natomiast jeśli już wyeliminuje się problem łączności, dostęp do bazy danych firmy umożliwia bardzo sprawne i szybkie działanie w czasie pracy zdalnej.

 

 

Bezpieczeństwo systemów ERP przy pracy zdalnej

 

Jak wspomnieliśmy wyżej, bezpieczeństwo to jedna z najważniejszych kwestii – o ile nie najważniejsza – dla dostawców systemów Enterprise Resource Planning. Bez zagwarantowanego wysokiego poziomu security nie mają tak naprawdę czego zaproponować klientom – bo ci bezsprzecznie zawsze poruszają temat bezpieczeństwa jako być albo nie być wdrożenia. Rozwiązania cloud ERP są na tyle wielowarstwowe, że zaawansowane zabezpieczenia i kopie zapasowe są niezwykle skuteczne i będą chronić naszą firmę i dane, o ile będziemy stosować się do ustalonych zasad bezpieczeństwa. Trzeba pamiętać, że najsłabszym ogniwem często bywa człowiek, który działa bardziej chaotycznie i czasem wykonuje nieprzemyślane ruchy (jak np. udostępnienie komuś hasła), czego system sam w sobie nie robi – o tym również pisaliśmy wyżej. Dlatego, prócz zabezpieczeń ERP, tak ważne jest dostosowanie się pracowników do polityki bezpieczeństwa firmy.

 

 

ERP zdalne w chmurze – czy warto?

 

Przede wszystkim należy zdać sobie sprawę, że systemy ERP nie są zarezerwowane jedynie dla dużych przedsiębiorstw i wielkich korporacji – z powodzeniem mogą także z nich korzystać mniejsze firmy. Jak już wspomnieliśmy, pójście z duchem czasu w temacie migracji do chmury i cyfrowej transformacji staje się wymogiem, jeśli chcemy pozostać na rynku i stawiać czoła wyzwaniom z większym spokojem i pewnością, że nasze dane są bezpieczne a procesy niezakłócone. To właśnie gwarantuje system ERP w chmurze. Dostawcy inwestują w to, żeby klienci czuli się zaopiekowani i wysłuchani, dlatego wdrożenie cloud ERP staje się coraz prostsze, a nasze dane coraz lepiej zabezpieczone. Korzystając z chmurowych systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa w czasie remote work zmniejszamy ilość dokumentów, co znacznie usprawnia ich przetwarzanie i archiwizację; optymalizujemy procesy, planowanie i śledzenie postępów, a także mamy pewność, że w żadnym momencie nasza firma nie stanie przed problemem poważnego przestoju czy utraty danych. Odpowiadając na pytanie zawarte w podtytule – warto!

Odpowiedź na pytanie ile kosztuje system ERP jest równie prosta i łatwa, jak odpowiedź na pytanie ile kosztuje samochód? Ta analogia jest zrozumiała dla wszystkich i każdy zdaje sobie sprawę z faktu, że na tak sformułowane pytanie można w zasadzie odpowiedzieć tylko w jeden sposób: to zależy. Liczba czynników wpływających na końcową kwotę jest w obu przypadkach bardzo duża, a ceny się zmieniają „od Sasa do Lasa”, choć w tym kontekście powinno się raczej powiedzieć „od SAP-a do Lasa”.

 

Na polskim rynku dostępnych jest około 55[i] bardzo zróżnicowanych pod wieloma względami systemów ERP. Są to rozwiązania produkowane tak przez polskie firmy, jak i koncerny o globalnym zasięgu. Systemy te można podzielić na segmenty, w zależności od branży, specjalizacji funkcjonalnej, wielkości obsługiwanych firm, czy chociażby sposobu ich licencjonowania. Końcową wartość systemów ERP tworzy suma długiego szeregu cen modułów, usług, licencji i kosztów pracy konsultantów. Warto się zatem pochylić nad odpowiedzią na pytanie:

 

 

Co wchodzi w cenę wdrożenia systemu ERP?

 

Jak każde rozwiązanie informatyczne, system ERP musi mieć swoją warstwę infrastruktury sprzętowej. Czasami jest już ona zbudowana i całkiem sprawnie działa, czasami wymaga modernizacji, są też przypadki, że trzeba ją zbudować od nowa. Istotne stają się wtedy koszty zakupu i uruchomienia:

  • infrastruktury sieciowej – routerów, przełączników, połączeń światłowodowych itp.
  • serwerów i licencji serwerowych, czyli fizycznych maszyn z odpowiednimi systemami operacyjnymi,
  • pamięci masowych do przechowywania danych biznesowych i ich kopii bezpieczeństwa,
  • urządzeń peryferyjnych, takich jak drukarki, skanery, czytniki kodów, czujniki, serwomechanizmy itp.
  • licencji na bazy danych i zestawy niezbędnych programów narzędziowych.

Założywszy, że system ERP został już wybrany razem z dostawcą usług wdrożeniowych, szczęśliwy właściciel nowego rozwiązania musi się liczyć także z kosztami:

  • zakupu licencji samego systemu ERP, o ile system nie jest użytkowany w chmurze,
  • umowy na serwis, aktualizację i modyfikacje systemu – czyli czynnikami decydującymi o jego łącznym całkowitym koszcie posiadania (TCO – Total Cost of Ownership),
  • prac analitycznych i wdrożeniowych, najczęściej liczonych jako liczba roboczogodzin,
  • modyfikacji i zmian w funkcjonalności systemu ERP dostosowujących go do specyfiki firmy,
  • praca własnego zespołu wdrożeniowego,
  • szkoleń użytkowników systemu,
  • nieprzewidzianych awarii i przestojów po starcie wersji produkcyjnej.

Ze względu na relatywnie wysoki łączny koszt wdrożenia systemu ERP, umowa pomiędzy firmą a dostawcą bardzo szczegółowo i dokładnie określa zakres prac, rodzaj niezbędnych inwestycji sprzętowych, stawki godzinowe, liczebność zespołów, czy harmonogram realizacji wdrożenia. Każdy z tych elementów ma swoją cenę. Mimo wysiłków obu stron, dość często się jednak zdarza, że całe przedsięwzięcie nie mieści się ani w budżecie, ani w ramach czasowych.

Na proporcje pomiędzy cenami poszczególnych składników ma wpływ kilka kluczowych decyzji z reguły podejmowanych na początku procesu zakupowego:

  1. jaka będzie architektura systemu?
  2. czy system będzie działał w chmurze, czy może on-premise, we własnym Data Center? A może to będzie jakaś konfiguracja hybrydowa?
  3. Czy licencja na system ERP będzie wieczysta, terminowa, imienna, coroczna?
  4. Czy opłaty licencyjne dotyczą kompletnego rozwiązania, czy może poszczególne moduły systemu mają swoje własne ceny i sposoby licencjonowania?
  5. Co obejmują prace wdrożeniowe?

 

Bardzo duże znaczenie dla końcowej ceny systemu ERP ma także decyzja o tym, czy firma kupuje gotowe rozwiązanie, czy próbuje je stworzyć od podstaw dokładnie pod swoje potrzeby i oczekiwania. To ostatnie podejście zdarza się co raz rzadziej, bo możliwości konfiguracyjne i baza dobry praktyk z każdej praktycznie branży powoduje, że zawsze można znaleźć coś gotowego, co wymaga znacznie mniejszych nakładów finansowych na modyfikacje niż pisanie nowego kodu.

 

 

Cena systemu ERP a funkcjonalność

 

Analizując funkcjonalność systemów ERP i porównując ją z szacunkowymi kosztami wdrożenia, nietrudno dostrzec silną proporcjonalność, z zastrzeżeniem, że wyjątki, jak zawsze, się zdarzają. Czasami dodanie unikalnej i niezbędnej do obsługi procesów biznesowych funkcjonalności może wymagać stworzenia dodatkowego modułu i głębokich modyfikacji w samym systemie. To może podnieść cenę całego rozwiązania czasami o kilkanaście lub kilkadziesiąt procent. Zatem nie warto upierać się przy pełnej informatyzacji każdego procesu. Dla równowagi trzeba też pamiętać, że z kolei arkusze kalkulacyjne nie zastąpią funkcji systemu ERP.

Ceny dla małych firm, które wdrażają proste systemy ERP wahają się w granicach kilkudziesięciu tysięcy złotych. Dla nieco większych firm w jednej lokalizacji, bez rozproszenia terytorialnego i typowej działalności handlowej, dystrybucyjnej lub usługowej, ceny systemów ERP są z przedziału od kilkudziesięciu do nawet ponad 100 tys. zł[ii]. Tam, gdzie w grę wchodzą procesy produkcyjne i rozbudowana logistyka, trzeba liczyć się z wydatkami mierzonymi już setkami tysięcy. Dla firm rozproszonych terytorialnie, ze skomplikowanymi procesami biznesowymi i produkcyjnymi, z siecią dystrybucji, wydatki na ERP zaczynają się od ok. pół miliona złotych. A gdzie jest górna granica? Trudno określić, bo zdarzają się także nieudane i zaniechane wdrożenia systemów ERP po wydaniu kwot rzędu 500 milionów euro[iii].

W każdym jednak przypadku trzeba liczyć się z tym, że im więcej procesów chcemy przenieść do nowego systemu, tym więcej przyjdzie nam zapłacić. Korzystanie z dobrych praktyk i modyfikowanie własnych działań operacyjnych tak, aby je wpasować w dostępną funkcjonalność jest jedną z metod obniżania ceny wdrożenia systemu ERP.

 

 

System ERP a modele subskrypcji i licencji

 

Wydaje się, że najprościej jest kupić licencję na system ERP i po problemie. Jednak wczytując się w typowe zapisy umowy licencyjnej nietrudno dostrzec uciążliwe ograniczenia – często spotyka się licencje terminowe na pięć lat, po których producent ma prawo wypowiedzieć umowę. Jej odnowienie potrafi kosztować kilkanaście procent ceny nowej licencji. Z kolei licencja wieczysta ma także swoją wyższą cenę, a nie każdy chce płacić za coś, czego użyteczności nie jest pewien np. za pięć, czy dziesięć lat.

Z powodu tych ograniczeń na rynku pojawił się model subskrypcyjny – płacimy roczne lub miesięczne opłaty za korzystanie z systemu ERP. W Polsce z takiego sposobu licencjonowania systemów ERP korzysta ok. 30% firm z sektora MSP oraz ok. 50% dużych firm[iv].

Wchodząc głębiej w szczegóły techniczne, szczególnie te powiązane z infrastrukturą IT, nietrudno dojść do wniosku, że jeszcze lepiej jest skupić się na własnym biznesie i doskonaleniu procesów, a resztę zostawić zewnętrznym dostawcom. Oznacza to, że równie dobrze można korzystać z funkcjonalności systemu ERP w modelu SaaS (Software as a Service), gdzie jego właścicielem jest dostawca platformy obliczeniowej, a firma płaci miesięczną lub roczną subskrypcję za czas pracy aplikacji.  Znikają wtedy koszty zakupu, konfiguracji i utrzymania sprzętu, a dostawca odpowiada za utrzymanie aplikacji, jej  modernizację, przechowywanie danych oraz bezpieczeństwo całej platformy. Atrakcyjne rozwiązanie? Wygląda na to, że tak, skoro 63% firm[v] woli korzystać z rozwiązań chmurowych niż on-premise.

 

 

Koszt zabezpieczeń ERP

 

O tym, że dane biznesowe są bezcenne nie trzeba nikogo specjalnie przekonywać. 98% zapytanych informatyków wskazało, że poziom bezpieczeństwa danych jest najważniejszym kryterium wyboru systemu ERP[vi]. O bezpieczeństwo danych w systemach ERP można dbać w dwojaki sposób – proceduralny, związany np. z polityką haseł, ograniczeniami logowania z urządzeń mobilnych w niezabezpieczonych sieciach, czy szyfrowaniem komunikacji oraz sprzętowy – za pośrednictwem urządzeń do tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych w procedurach Disaster Recovery. Na koszty wdrożenia systemu ERP największy wpływ ma oczywiście cześć sprzętowa, bez względu na to, czy będzie to napęd taśmowy, czy nowoczesna macierz dysków Flash. Wymogi co do skalowalności takich rozwiązań, ich wysokiej dostępności, systemów zabezpieczeń i pojemność mogą być tak duże, że ich realizacja znacznie przewyższy koszt wdrożenia systemu ERP.

 

 

Ile kosztuje utrzymanie systemu ERP?

 

Specjaliści szacują, że łączne roczne koszty utrzymania systemu ERP wynoszą od kilku do kilkunastu procent ceny licencji samego systemu. Są to jednak niezbędne wydatki obejmujące instalację nowych wersji systemu, a co za tym idzie dające dostęp do nowych funkcjonalności, jego adaptację do zmieniającego się otoczenia formalno-prawnego oraz serwisowanie w razie awarii. Bez tych trzech filarów trudno mówić o prawidłowej eksploatacji rozwiązania klasy ERP. Zatem przy wyborze dostawcy takiego systemu trzeba zwrócić uwagę na jego wiarygodność, aby się nie okazało, że za kilka lat firma zniknie i nie będzie miał kto nanosić poprawek choćby w procedurach rozliczania podatków.

 

 

ROI z inwestycji w system ERP

 

O ile policzenie strony kosztowej wdrożenia systemu ERP jest w sumie proste, o tyle weryfikacja finansowych skutków jego działania to już wyższa szkoła jazdy. Policzenie ROI (Return of Investment) jest o tyle trudne, że brak jest jednolitej metodologii takich obliczeń, a w zależności od funkcjonalności systemu, przejawy korzyści z systemu ERP mogą wyglądać bardzo różnie[vii] tak w sferze materialnej, jak i niematerialnej.

W ogólności należy porównać wartości tych samych wskaźników ekonomicznych z okresów historycznych do tych z czasu działania systemu ERP. Da to jakiś obraz sytuacji, choć z pewnością niepełny. Najczęściej i największe korzyści powstają w sferze logistyki i magazynowania, a to za sprawą obniżenia poziomu zapasów. Istotne są także niższe koszty eksploatacji maszyn, koszty pracy. Z reguły  powstaje znacząca poprawa jakości organizacji produkcji i stopnia wykorzystania maszyn. To wszystko ma bezpośredni wpływ na rachunek zysków i strat i uwolnienie dodatkowej gotówki, którą można przypisać do rocznej wartości oszczędności, w oparciu o standardową wewnętrzną stopę zwrotu organizacji. Swój zwrot z inwestycji w system ERP każda firma musi policzyć indywidualnie, uwzględniając specyfikę własnej działalności.

 

 

Przykładowe ceny wdrożenia i utrzymania systemu ERP

 

Przede wszystkim trzeba wziąć pod uwagę fakt, że zapisy umów o wdrożenie systemów ERP są objęte tajemnicą przedsiębiorstwa. Ten sam system może mieć bardzo różne ceny w różnych firmach, w zależności od skali modyfikacji i liczby użytkowników. Ceny różnią się także w zależności od wybranego zestawu modułów, nie wszystkie są obowiązkowe – klient może wybrać tylko te, które są dla niego ważne. Zatem o konkretne i wiarygodne przykłady jest bardzo trudno. Poza tym wartość takich przykładów jest znikoma, bo to samo rozwiązanie w innej firmie może kosztować inaczej. Żeby jednak nie pozostać gołosłownym – moduł obsługi magazynu systemu Navireo dla małych i średnich firm kosztuje netto 800 zł, moduł sprzedaż – 1900 zł, zaś kadry i płace – jedyne 5 900 zł. W sumie wszystkie moduły kosztują 30 400 zł[viii], co dobrze się mieści w podanym wcześniej przedziale cenowym. Dla systemów ERP skalowanych dla większych firm podane ceny można śmiało przemnożyć przez dziesięć, a dla największych – przez sto. SAP – producent systemu ERP dla największych firm o globalnym zasięgu, liczy sobie mniej więcej 14 000 zł za pełną licencję na jednego użytkownika, a dzień pracy konsultanta z zespołu wdrożeniowego to koszt 700 euro[ix]. Widać, że co prawda koszty mogą być niebagatelne, ale co najważniejsze – zyski i korzyści są wielokrotnie większe.

[i] https://www.raport-erp.pl/

[ii] https://gsd.pl/blog/ile_kosztuje_system_erp

[iii] https://myerp.pl/marek-mac/najwieksze-porazki-wdrozenia-systemow-erp/

[iv] https://blog.symfonia.pl/finanse-i-ksiegowosc/planowanie-biznesowe/oprogramowanie-firmowe-w-subskrypcji-czy-jest-sie-czego-bac/

[v] https://cdn2.hubspot.net/hubfs/4439340/Panorama-Consulting-Group-The-2020-ERP-Report.pdf

[vi] https://www.erp-view.pl/erp/15165-o-wyborze-erp-decyduje-bezpieczenstwo-rodzaj-bazy-danych-nie-ma-znaczenia.html

[vii] https://www.geniuserp.com/blog/how-to-conduct-an-erp-roi-analysis

[viii] https://it-masters.eu/211-navireo-przyjazny-system-erp-oprogramowanie-komputerowe-dla-srednich-przedsiebiorstw

[ix] https://www.goldenline.pl/grupy/Komputery_Internet/sap/sap-metoda-licencjonowania-i-koszty,645638/

Digital Transformation (DX), czyli cyfrowa transformacja przedsiębiorstwa, to proces wprowadzania zmian celem uzyskania większej wydajności i skalowalności oraz obniżenia kosztów. Może to być po prostu przejście z przestarzałych systemów na rozwiązania innych firm, które usprawnią codzienną pracę. Transformacje cyfrowe wymagają jednak najczęściej pewnego poziomu restrukturyzacji, aby możliwe było osiągnięcie konkretnych wyników biznesowych.  

 

 

Digital Transformation – czym jest oraz dlaczego ma znaczenie? Przykłady transformacji cyfrowej

 

W zależności od stopnia zaawansowania technologicznego, proces DX będzie wyglądał inaczej dla każdej firmy. Trudno więc wskazać jedną definicję, która odnosiłaby się do wszystkich przypadków. Bardzo często jednak Digital Transformation wiąże się z integracją technologii cyfrowej ze wszystkimi obszarami działalności biznesowej, której rezultatem są fundamentalne zmiany w sposobie funkcjonowania firmy, a więc i dostarczania wartości jej klientom.

 

Poza tym jest to swego rodzaju rewolucja kulturowa, która wymaga od organizacji ciągłego kwestionowania status quo, eksperymentowania i mierzenia się z niepowodzeniami. Czasami oznacza również odejście od długotrwałych procesów biznesowych na rzecz nowych praktyk, które dopiero się krystalizują.

 

Strategie transformacji cyfrowej będą więc obejmować np.:

 

Choć decyzja o transformacji tego typu może zapaść z rozmaitych powodów, dla wielu firm jest to po prostu kwestia przetrwania lub dogonienia konkurencji. W następstwie pandemii, zdolność organizacji do szybkiego reagowania na zakłócenia w łańcuchu dostaw i zmieniające się oczekiwania klientów stała się kluczowa. Wahania w popycie i podaży oraz nieprzewidywalne zachowania konsumentów przyczyniły się bowiem do załamania zautomatyzowanych systemów produkcyjnych.

 

 

Dlaczego istotna jest inwestycja przedsiębiorstwa w transformację cyfrową?

 

Pomijając aspekt utrzymania się na powierzchni, Digital Transformation oferuje szereg korzyści dla biznesu, takich jak:

 

  • stabilniejsza infrastruktura sieciowa,
  • zwiększone możliwości wizualizacji danych,
  • wyższa wydajność,
  • niższe koszty przy wysokim wskaźniku ROI,
  • nowoczesne architektury i modele biznesowe.

 

 

Jakie są trendy w Digital Transformation?

 

Przyglądając się możliwościom, jakie oferuje cyfrowa transformacja, warto sprawdzić zarówno nowinki technologiczne, jak i utrzymujące się trendy. Oto, co będzie królować w tym departamencie w 2022 roku.

 

Hiperautomatyzacja

Nie ma wątpliwości, że praktyka integrowania automatyzacji w każdym możliwym aspekcie operacji biznesowych będzie podstawą cyfrowej transformacji. Jest to bowiem najprostszy sposób na osiągnięcie skalowalności, zwiększenie wydajności i obniżenie kosztów.

 

Cyberbezpieczeństwo

Wraz z pojawieniem się na rynku urządzeń 5G i IoT, cyberbezpieczeństwo nareszcie stało się integralną częścią operacji biznesowych, a więc i transformacji cyfrowej.

 

Rozwój sztucznej inteligencji

U podstaw hiperautomatyzacji, będącej siłą napędową transformacji cyfrowej, leży sztuczna inteligencja. Nie będzie przesadą stwierdzenie, że większość systemów i technologii przyjętych w ramach DX to rozwiązania AI. Sztuczna inteligencja może wspomóc m.in. cyberbezpieczeństwo, prognozowanie biznesowe, marketing i obsługę klienta. Eksperci podają że rynek ten rośnie z każdym rokiem o 54% i prognozują, że potrwa to kolejne trzy lata.

 

Zwinność

Rosnące obawy związane z cyberatakami powodują również zwrócenie się ku metodyce agile. Pomijając kwestię bezpieczeństwa, może ona sama w sobie stanowić podstawę wielu transformacji cyfrowych.   

 

Narzędzia low-code

Wiele narzędzi stosowanych przez firmy podczas transformacji cyfrowej jest określanych jako „low-code” lub „no-code”. Są to rozwiązania, które pozwalają budować złożone systemy bez większego doświadczenia w kodowaniu. Mogą być one skutecznym sposobem na rozpoczęcie podróży w kierunku cyfrowej transformacji, biorąc pod uwagę, że duża liczba organizacji jest mocno nastawiona na ten model.

 

Wzrost budżetów IT

W 2022 będzie można również zaobserwować wzrost w budżetach IT. Wynikać on będzie z tego, że firmy coraz częściej odchodzą od systemu pudełkowego na rzecz oprogramowania dedykowanego, które jest znacznie droższe.

 

Demokratyzacja danych

Data democratization obiecuje przyszłość, w której każdy (nie tylko specjalista IT) będzie mógł swobodnie analizować dostępne dane i wyciągać samodzielne wnioski. Wraz z rozwojem rozwiązań low-code, które umożliwią realizację tej wizji, będzie to jeden z najważniejszych aspektów postępującej cyfrowej transformacji.

 

Jak powinna wyglądać strategia transformacji cyfrowej? Kto powinien być za nią odpowiedzialny?

Chociaż presja towarzysząca przeprowadzeniu procesu DX jest często ogromna, liderzy biznesowi powinni wystrzegać się działania bez jasno ustrukturyzowanego planu. Jak zauważa Piotr Beńke z IBM, kluczowa jest również współpraca na różnych poziomach organizacji:

 

Transformacja cyfrowa dotyczy zmiany modeli funkcjonowania przedsiębiorstw, więc wiodąca rola CEO wydaje się naturalna. Z drugiej strony, jeżeli nie ma wsparcia CIO, nowych pomysłów i aktualizacji wiedzy na temat możliwości technologicznych, trudno będzie mówić o efektywnej transformacji cyfrowej.

 

Nawet jeśli nie jest bezpośrednio odpowiedzialny za podejmowane decyzje, przedstawiciel działu IT powinien więc pełnić rolę doradczą i dbać o realizację niezbędnych ze strategicznego punktu widzenia kroków. Te ostatnie obejmują:

 

  • zdefiniowanie wartości biznesowej (dlaczego opłaca się przeprowadzić proces transformacji cyfrowej),
  • przygotowanie pracowników na przeskok kulturowy,
  • wdrożenie metody małych kroków (rozpoczęcie od małej, lecz wpływowej zmiany),
  • wybór technologii pod kątem długoterminowej skalowalności,
  • zaznajomienie się z głosem ekspertów i/lub poszukanie partnerów z podobną wizją,
  • bieżące zbieranie feedbacku i wprowadzanie ulepszeń,
  • skalowanie zaimplementowanych zmian.

 

Masz pytania co do tego, jak powinna wyglądać strategia cyfrowej transformacji twojej firmy? Napisz do nas, a na pewno się odezwiemy.

System ERP może przynieść Twojej firmie wiele korzyści biznesowych. Jednakże, aby tak się stało, przede wszystkim musi zostać poprawnie wdrożony. Wielu przedsiębiorców boryka się z różnorodnymi problemami spowodowanymi powielaniem znanych błędów popełnianych podczas onboardingu ERP. Sprawdź, o jakich konkretnie błędach mowa oraz co możesz zrobić, aby ich uniknąć.

 

 

Jakie błędy można popełnić przy wdrażaniu oprogramowania ERP?

 

1. Nieprecyzyjnie określony cel i wymagania

Najbardziej kosztowne i bolesne w skutkach błędy w onboardingu systemu ERP związane są z niewłaściwym podejściem do określania celu i wymagań. Wiele firm zbyt powierzchownie podchodzi do tego tematu, nie precyzując konkretnych rezultatów, jakie chcieliby osiągnąć.

Niekompletne i niedokładnie przemyślane wymagania, a także brak szczegółowego odniesienia do tego, jaki wpływ wdrożenie ERP będzie miało na obecne procesy i pracę w firmie może powodować wiele niejasności zarówno wśród pracowników, jak i osób wdrażających dany system w Twojej firmie. To już na tym etapie powinieneś zdecydować o kluczowych funkcjach wybranego rozwiązania, takich jak m.in. integracja z IoT czy migracja ERP do chmury.

Warto również podkreślić, że bez konkretnego celu oraz wskaźników, które będą w stanie odpowiednio zmierzyć jego realizację, nie będziesz nawet w stanie ocenić, czy i w jakim stopniu onboarding ERP odniósł sukces.

 

2. Brak odpowiednio przygotowanego planu

Warto pamiętać, że system ERP to nie jest mała aplikacja, którą wystarczy zainstalować. To rozwiązanie, które może zrewolucjonizować działanie Twojej firmy, dlatego należy dokładnie przygotować się do jego wdrożenia. Niestety, wiele organizacji o tym zapomina, co prowadzi do wielu nieporozumień spowodowanych brakiem zrozumienia swoich obecnych procesów oraz wiedzy, jak je rozwijać, aby zmaksymalizować korzyści biznesowe, jakie może zaoferować to rozwiązanie.

 

3. Niewłaściwie przygotowane dane

Dane to klucz do sukcesu każdego przedsiębiorstwa, również w przypadku systemów ERP. Jednakże aby przeprowadzić proces migracji, należy je odpowiednio przygotować, czyli m.in. oczyścić i posortować. Całkiem często jednak zdarza się, że firmy nie poświęcają na to odpowiednio dużo czasu i energii, co sprawia, że cenne informacje mogą zostać uszkodzone lub nawet utracone. To powoduje ogromne problemy zarówno przy wdrożeniu, jak każdej kolejnej aktualizacji.

 

4. Brak odpowiednio przeprowadzonych testów

Brak odpowiednio przeprowadzonych testów to zmora wielu firm decydujących się na systemy ERP. Chęć szybkiego wdrożenia powoduje, że ten krok często jest pomijany lub bagatelizowany, co może skutkować wieloma kosztowymi problemami, a nawet całkowitym niepowodzeniem wdrożenia tego oprogramowania. Niektóre firmy zupełnie zapominają o testach, ale są też takie, które po prostu źle do tego podchodzą, testując system na podstawie zbyt małej liczby użytkowników testowych. Problem polega na tym, że wówczas testy nie oddają realnej sytuacji i nie są w stanie pokazać, jak system będzie zachowywał się, kiedy będzie korzystać z niego cała firma.

 

5. Problemy komunikacyjne

Transformacja biznesowa nie może się odbyć bez skutecznego zarządzania zmianą w odniesieniu do ludzi, technologii i procesów. Aby więc onboarding ERP przebiegł prawidłowo, nie można zapominać o odpowiedniej komunikacji z zespołem, który będzie korzystał z tego rozwiązania. To, co dla osób zaangażowanych bezpośrednio we wdrożenie ERP może być oczywiste, niekoniecznie musi być takie dla pracowników, którzy będą musieli zacząć korzystać z tego rozwiązania. Brak odpowiedniej komunikacji, wyjaśnienia dlaczego firma decyduje się wdrożyć ERP, a także zapoznania się z potrzebami wszystkich reprezentantów firmy może powodować niezadowolenie wśród pracowników, a także zmniejszenie efektywności zespołu.

 

6. Brak zespołu wdrożeniowego

Kluczowym elementem każdego wdrożenia ERP jest dobrze zorganizowany zespół wdrożeniowy, w skład którego wchodzą przedstawiciele wszystkich działów organizacji. Często wymaga to zmiany przydziału codziennych obowiązków, tak aby priorytetem była migracja i wdrożenie projektu. Jednak brak takiego zespołu może spowodować, że proces wdrożenia potrwa dłużej niż powinien, a do tego nie będzie spełniał wszystkich założeń biznesowych.

 

7. Brak lub zbyt małe zaangażowanie użytkowników biznesowych i kierowników poszczególnych działów

Często zdarza się, że biznes nie jest w pełni świadomy, jak ważne jest efektywne wdrożenie ERP, przez co nie poświęca temu tematowi wystarczająco dużo uwagi. Wynika to głównie z tego, że eksperci merytoryczni są zajęci swoją codzienną pracą i nie mają czasu na aktywność związaną z onboardingiem ERP. To sprawia, że są w stanie odpowiednio pomagać osobom odpowiedzialnym za wdrożenie omawianego systemu i zrozumieć istotę poszczególnych procesów biznesowych. Skutkiem są duże opóźnienia oraz zwiększone wydatki związane chociażby z zatrudnieniem konsultantów zewnętrznych.

 

 

ERP onboarding – kilka dobrych rad przy wdrażaniu systemu

 

Powyżej opisaliśmy najważniejsze błędy w implementacji ERP. Czas więc na krótkie podsumowanie w postaci dziesięciu najlepszych wskazówek, które warto zastosować podczas tego wymagającego procesu.

 

  1. Przygotuj jasno określony cel, wymagania oraz KPIs.
  2. Dokładnie zaplanuj każdy etap wdrożenia.
  3. Odpowiednio przygotuj dane do migracji.
  4. Wyznacz zespół odpowiedzialny za wdrożenie systemu ERP.
  5. Zaangażuj managerów wszystkich działów firmy i użytkowników biznesowych.
  6. Zadbaj o dobry przepływ komunikacji w firmie i zadbaj, aby każdy pracownik zrozumiał istotę wdrożenia ERP w Twojej organizacji.
  7. Przygotuj odpowiednie środowisko testowe.
  8. Zapewnij wsparcie i szkolenie pracownikom.
  9. Wybierz rozwiązanie najlepiej dopasowane do potrzeb swojej firmy, aby zmaksymalizować korzyści, jakie może przynieść ERP.
  10. Wybierz odpowiednie narzędzia do zarządzanie projektem.

 

 

Wybór systemu ERP – czy to może być początkiem problemów?

 

Aby system ERP mógł przynieść jak najwięcej korzyści, decyzja o jego wdrożeniu powinna być bardzo dokładnie przemyślana i przeanalizowana. Niestety, częstym błędem jest zbyt pochopne podejmowanie decyzji na temat wyboru dostawcy ERP.  To może sprawić, że z czasem okaże się, że system jest niedopasowany do potrzeb danego przedsiębiorstwa i nie przynosi takich efektów, jakie powinien. Na rynku istnieje obecnie masa dostawców systemów ERP, dlatego dokładna analiza i porównanie różnych opcji jest bardzo wskazana, aby uniknąć wielu poważnych w skutkach błędów.

 

 

Kto powinien odpowiadać za wdrażanie oprogramowania ERP?

 

Niezależnie od tego, czy pracujesz w branży produkcyjnej, farmaceutycznej czy jakiejkolwiek innej, za wdrożenie systemu ERP powinien odpowiadać przede wszystkim ustanowiony przez firmę zespół projektowy. Będzie monitorował i zarządzał całym przebiegiem pracy, planowaniem, ustaleniem kluczowych KPIs, celów, wymagań, a także pilnował wyznaczonego budżetu i terminów.

 

W skład takiego zespołu powinni wchodzić reprezentanci wszystkich działów organizacji. Dodatkowo, warto wyznaczyć lub zaangażować osoby takie jak:

  1. Project Manager — wyznaczona osoba czuwająca nad całym projektem, odpowiedzialna m.in. za realizację wyznaczonych celów, monitorowanie terminów i ustalonego budżetu.
  2. Zarząd — aby wdrożenie systemu ERP przyniosło oczekiwane rezultaty, kadra kierownicza musi być zaangażowana w ten proces, podejmując kluczowe decyzje, wyznaczając główne wymagania i wspierając cały zespół projektowy.
  3. Reprezentanci poszczególnych działów firmy — to tak naprawdę użytkownicy końcowi, którzy pomogą wdrożyć system ERP w ramach całej organizacji. Ich umiejętności liderskie i komunikacyjne będą niezbędne, aby pomóc pracownikom reprezentowanych przez nich działów zrozumieć całkiem nowy system, na którym będą pracować.

 

  1. Grupa wykonawcza —  eksperci techniczni i biznesowi, którzy będą odpowiedzialni za realizację wdrożenia ERP oraz uwzględnienie wszystkich procesów biznesowych we wdrożonym ERP.
  2. Partner wdrożeniowy — doświadczony ekspert, który doskonale zna cały proces wdrożenia ERP  i wie, jak rozwiązywać nawet najbardziej złożone problem. Dzięki swojej wiedzy, będzie w stanie zapewnić całemu zespołowi spersonalizowane instrukcje, coaching i wskazówki. Jeśli zdecydujesz się na wdrożenie gotowego systemu ERP, rolę partnera wdrożeniowego może pełnić przedstawiciel firmy dostarczającej systemy ERP.

 

 

Kto powinien odpowiadać za błędy we wdrożeniach i w samych systemach ERP?

 

Odpowiedzialność za poszczególne aspekty wdrożenia ERP zależą od tego, na jakie rozwiązanie ERP się zdecydujesz. Jeśli wybierzesz kupno gotowego systemu, za błędy przy wdrażaniu ERP odpowiedzialny będzie zespół projektowy, natomiast za ewentualne usterki w samym oprogramowaniu odpowiedzialność powinna leżeć po stronie dostawcy.

 

 

Podsumowanie

 

Onboarding ERP to bardzo istotny proces dla całej firmy, który powinien zostać bardzo dokładnie przygotowany i przemyślany. Profesjonalne planowanie, płynna komunikacja, zaangażowanie zespołu projektowego, a także wybór sprawdzonego dostawcy ERP to kluczowe czynniki, które sprawią, że unikniesz poważnych błędów przy wdrażaniu ERP i zmaksymalizujesz korzyści, jakie może zaoferować to rozwiązanie.

 

Guru zarządzania, Peterowi Druckerowi przypisuje się słowa: jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie możesz tym zarządzać. Z kolei Wiliam Thomson Kelvin miał wypowiedzieć zdanie: jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie możesz tego ulepszyć. Dzisiaj wypadałoby natomiast powiedzieć: jeśli nie możesz czegoś poddać analizie, nie możesz ani tym zarządzać, ani tego udoskonalić. Dlatego nieodłącznym elementem rozwiązań zrobotyzowanej automatyzacji procesów stała się a przynajmniej powinna się stać analityka RPA.

Umożliwia ona organizacjom śledzenie, mierzenie i zarządzanie wydajnością poszczególnych automatyzacji i całych firmowych programów automatyzacji a w konsekwencji przechodzenie na kolejne poziomy dojrzałości w tym obszarze. Ostatecznie ułatwia ona bowiem ocenę wpływu automatyzacji na biznes, w tym w szczególności wzrostu efektywności, przyspieszenia procesów i oszczędności liczonych w czasie i pieniądzach.

 

 

Czemu analityka systemów i narzędzi RPA jest bardzo istotna

 

Dlaczego firmy uruchamiają programy zrobotyzowanej automatyzacji procesów? Odpowiedź jest stosunkowo prosta: roboty nie tylko przyspieszają procesy biznesowe, zapewniają wzrost produktywności, ale także zwiększają precyzję działania i redukują ilość błędów. Pracują przy tym konsekwentnie, zgodnie z ustalonymi regułami i nigdy się nie męczą.

To oczywiście prawda, ale można sobie zadać pytanie: czy musimy wierzyć w te zapewnienia na słowo? Każda organizacja, która inwestuje w RPA chciałaby wiedzieć, ile faktycznie zyskała wdrażając robota. Czy i kiedy osiągnięty został zwrot z inwestycji? Jak działanie robota przekłada się na wyniki finansowe – czy i ile zyskujemy dzięki takiemu cyfrowemu pracownikowi?

Poza tym nie jest przecież tak, że każde wdrożenie przebiega wzorcowo. Nie każdy robot działa idealnie. Nawet robot, a może raczej jego twórcy, popełniają błędy, które przekładają się na przypadki nierozwiązane przez robota i wymagające interwencji człowieka. Właśnie dlatego każde wdrożenie robota powinno być gruntownie analizowane a jego działanie korygowane w taki sposób, żeby możliwe było osiągniecie dodatkowych korzyści albo ich zwiększenie. Nie przez przypadek w odniesieniu do automatyzacji mówimy raczej o wieloletnim programie a nie o pojedynczym projekcie. Rozwój takiego programu zależy od podejmowania trafnych, opartych na faktach decyzji.

I tutaj właśnie pojawia się RPA Analytics, czyli zestaw narzędzi, technologii, które pozwalają oprzeć się na faktach i dostarczają wartościowych informacji niezbędnych do maksymalizacji wartości automatyzacji i jej wpływu na biznes.

Analityka zrobotyzowanej automatyzacji procesów pozwala mierzyć i klarownie prezentować takie wskaźniki, jak produktywność robota, przepustowość procesu, średni czas obsługi czy umowy SLA.  Narzędzia tego typu można wykorzystać do zdefiniowania kluczowych wskaźników sukcesu i powiązania informacji z realizacji wdrożenia RPA bezpośrednio z wpływem na wyniki biznesowe.

 

 

Jak podejść do analityki RPA

 

Dostawcy technologii do zrobotyzowanej automatyzacji procesów oferują dedykowane albo wbudowane rozwiązania typu Analytics RPA, które idealnie współpracują z oferowanymi przez nich platformami. Taka wykonana przez dostawcę integracja zapewnia bezproblemowe działanie analityki i pozwala nie tylko uzyskać szybką i wiarygodną odpowiedź na kluczowe pytania, ale także umożliwia proste współdzielenie informacji. Wykorzystując takie gotowe czy nawet wbudowane rozwiązania można szybko i łatwo uzyskiwać aktualne informacje na temat zwrotu z inwestycji (ROI), funkcjonowania całego programu RPA czy porównywanie poszczególnych procesów. Rozwiązania RPA Data Analytics zapewniają kompletny, wielowymiarowy obraz realizowanego programu RPA, dostarczając zarazem wskazówek dotyczących niezbędnych korekt i możliwości przyszłego rozwoju.

Rozwiązania takie jak np. UiPath Insights dostarczają gotowe szablony paneli menedżerskich, które zawierają informacje o robotach, procesach i biznesowym ROI. Pozwalają zarazem kalkulować wpływ biznesowy poszczególnych automatyzacji. Innymi słowy, umożliwiają dokładne policzenie oszczędzanego czasu i pieniędzy. To wszystko podstawowe informacje potrzebne do doskonalenia i skalowania programu zrobotyzowanej automatyzacji procesów.

 

 

Zalety analizowania RPA w przedsiębiorstwie

 

Weźmy za przykład RPA w dziale zarządzania zasobami ludzkimi. Jak pisaliśmy w artykule na naszym blogu o RPA w HR roboty pozwalają „uwolnić nawet 40% czasu ekspertów Human Resources”, co jest tym ważniejsze, że działom personalnym często brakuje dzisiaj pracowników. Jeśli roboty zajmą się częścią rutynowych czynności, zespół HR będzie mógł w większym stopniu skupić   się na procesach i usługach, które mogłyby zapewnić firmie konkurencyjną przewagę. Jednak, żeby było to możliwe potrzebna jest analiza danych i płynące z niej informacje.

We wspomnianym artykule przywoływaliśmy case study w zakresie robotyzacji procesów HR, który został przygotowany przez UiPath. Otóż, jak podaje UiPath powołując się na przykład jednego z dostawców usług HR, można precyzyjnie określić np. w jakim procencie zostały zautomatyzowane poszczególne procesy a także podać szczegółowy czas zwrotu z inwestycji. I tak w przypadku sprawdzania kwalifikacji akademickich proces został zautomatyzowany w 50% a zwrot z inwestycji osiągnięto po 8 miesiącach. Natomiast w przypadku sprawdzania przeszłości kryminalnej proces został zautomatyzowany w 40%. Zwrot z inwestycji nastąpił także po 8 miesiącach. Z kolei proces sprawdzania referencji wśród pracodawców i kolegów udało się zautomatyzować w 60% i tutaj zwrot z inwestycji udało się osiągnąć już po 6 miesiącach. Gdyby nie analityka o te wszystkie informacje byłoby o wiele trudniej i nie byłyby one do końca wiarygodne.

 

 

Czemu trzeba analizować działanie systemów RPA w przedsiębiorstwie

 

Przyjrzyjmy się innemu przykładowi, o którym pisaliśmy na naszym blogu: RPA w automatyzacji chatbotów. Projekty „zrobotyzowana automatyzacja procesów + chatbot” niosą za sobą wiele korzyści. Do najważniejszych z nich należą: lepsze customer i employee experience, niższe koszty biznesowe, szybsze przetwarzanie informacji, lepsza alokacja sił roboczych i zdobycie przewagi konkurencyjnej.

Jednym z przypadków zastosowania jest generowanie i konwersja leadów. Boty RPA mogą wchodzić w interakcje z osobami odwiedzającymi stronę internetową i rejestrować lub pozyskiwać informacje istotne z punktu widzenia zespołu  marketingowego. Co więcej, mogą również zidentyfikować jakość leada i zwiększyć konwersję, a także zostać zintegrowane z inteligentnymi systemami rekomendacji by wspierać działania cross-sellingowe oraz up-sellingowe.

To niezwykle istotna funkcja, która przekłada się bezpośrednio na wyniki finansowe organizacji. Jeśli firma nie będzie precyzyjnie monitorować, analizować danych z tego obszaru i wyciągać wniosków, żeby korygować ich działanie, zyski zastosowania robotów z pewnością nie będą maksymalne.

 

 

Rola analityki RPA w obliczaniu ROI i jego maksymalizacji

 

Kalkulacja zwrotu z inwestycji w roboty jest niezbędna, żeby udowodnić wartość robotyzacji. Niezależnie od tego, czy chcemy sprawdzić ile zaoszczędzimy pieniędzy, czasu czy o ile większe będzie zadowolenie klientów, podejście analityczne do zrobotyzowanej automatyzacji procesów pozwala na bardzo precyzyjne wyliczenia ROI i jego maksymalizowanie w skali całego programu.

Wyspecjalizowane rozwiązania analityki RPA takie jak np. UiPath Insights pozwalają wykorzystać unikalne wskaźniki KPI i precyzyjnie zdefiniować sukces. Dzięki nim można dostosować sposób obliczania ROI i dopasować cele automatyzacji do specyficznych potrzeb organizacji. Korzystając z gotowego pulpitu menedżerskiego ROI można zacząć śledzić ilość czasu i pieniędzy, które zostały zaoszczędzone dzięki każdej wdrożonej automatyzacji. Informacje te można wykorzystać do maksymalizacji ROI w kolejnych projektach.

Czytając „Opowieści o pilocie Pirxie” Stanisława Lema, w opowiadaniach „Rozprawa” i „Ananke” można znaleźć wiele informacji o robotach, uczeniu maszynowym, androidach i komputerach, które dla nas są już rzeczywistością, a nie fantastyką. Jednak w kwestiach bezpieczeństwa sprawy są dużo bardziej skomplikowane. W cyberprzestrzeni jest to trudniejsze niż w czasoprzestrzeni – wróg jest niewidzialny i przebiegły, a nowych wektorów ataków hakerskich nie przewidziałby sam mistrz Lem. Bez względu na podejmowane środki zaradcze, w krzemowym świecie to człowiek jest najsłabszym ogniwem.

 

Szybko rozwijająca się robotyzacja procesów biznesowych (RPA – Robotics Process Automation) spowodowała, że stała się ona obiektem zainteresowania ludzi o nieczystych intencjach. Zdarzające się ataki hakerskie na systemy RPA każą poważnie się zastanowić nad ich bezpieczeństwem, bo wiążę się z tym pytanie, czy RPA jest bezpieczne dla biznesu?

 

 

Jak zadbać o bezpieczeństwo systemów zrobotyzowanej automatyzacji procesów?

 

Bezpieczeństwo rozwiązań RPA jest ściśle związane z polityką bezpieczeństwa danych w firmie jako całości, stopniem zabezpieczenia infrastruktury IT i nawykami użytkowników rozwiązań informatycznych. Tam, gdzie poprawne i rozbudowane procedury bezpieczeństwa pozostają tylko na papierze, ryzyko ataku rośnie niewspółmiernie do powszechnego poczucia bezpieczeństwa. Przyczyna jest bardzo prosta – ponad 74% ataków rozpoczyna się od prób sforsowania systemu nadawania uprawnień dostępu do danych[i]. Techniki włamań najczęściej bazują na wyrafinowanej socjotechnice skłaniającej człowieka do kliknięcia w fałszywy link. Jest to pierwszy i najtrudniejszy krok, po pokonaniu którego przestępcy niejednokrotnie zyskują dostęp do newralgicznych danych, aplikacji i systemów biznesowych. Źródłem zagrożeń są także pracownicy beztrosko surfujący w internecie po nieznanych i często niebezpiecznych witrynach. Na takiego nierozważnego użytkownika czyhają wstrzyknięcia kodu SQL, zainfekowane oprogramowanie, czy niechciane i niebezpieczne skrypty[ii].

Bezpieczeństwo RPA ma także inny wymiar związany z dostępnością usług. Wszelkie awarie systemów i brak dostępności pełnej funkcjonalności botów obniżają w efekcie produktywność firmy i podważają zaufanie do niej klientów. Awarie tego typu mogą być wywołane błędem ludzkim, ogólnie pojętą niestabilnością sprzętową, lukami w działaniu systemów operacyjnych, czy chociażby problemami z integracją pomiędzy aplikacjami biznesowymi. Same boty, szczególnie te słabo przetestowane i nadzorowane, mogą także doprowadzić do długotrwałych przestojów w wielu systemach i rozległych awarii.

Właściwa troska o bezpieczeństwo systemów RPA wymaga intensywnych szkoleń pracowników. Niedbałe i niefrasobliwe użycie botów może spowodować wyciek do sieci poufnych i wrażliwych danych biznesowych. Praca w pośpiechu i bez namysłu nad konsekwencjami własnych działań często stanowi poważne zagrożenie nie tylko dla bezpieczeństwa systemów RPA.

Widać zatem, że dbanie o bezpieczeństwo rozwiązań zrobotyzowanej automatyzacji procesów biznesowych nie odbiega znacząco od znanych już metod zapobiegania zagrożeniom w cyberprzestrzeni, z którymi musi sobie radzić praktycznie każda większa firma.

 

 

Jak sprawdzić bezpieczeństwo systemu RPA przed wdrożeniem w przedsiębiorstwie?

 

Bezpieczeństwo systemów RPA musi być zapewnione już na etapie projektowania[iii] i realizacji wdrożenia. Kluczem do sukcesu jest przede wszystkim weryfikacja i wszechstronne sprawdzenie działania modułów uniemożliwiających nieautoryzowany dostęp do usług przetwarzania danych w systemach RPA. Takie rozwiązanie musi zapewniać wielowarstwową ochronę już na poziomie zarządzania hasłami, rejestracji sesji, utrwalania danych wejściowych i wyjściowych, czy nadawania uprawnień dostępu do danych. Nie może być nic gorszego niż złośliwy użytkownik, który jest w stanie zmodyfikować w nieuprawniony sposób działanie bota, obniżając np. jego wydajność. Wyśledzenie takiego zdarzenia jest trudne i czasochłonne.

Zatem profilaktyka i testy to najskuteczniejsze lekarstwa. Metodyka testowania tak ręcznego, jak i automatycznego jest już dobrze poznana i opisana w literaturze[iv]. Wymaga to jednak konsekwencji w planowaniu i przestrzeganiu reguł. Sprawdzanie bezpieczeństwa systemu RPA najlepiej powierzyć wyspecjalizowanym zespołom – Red Teams, które są w stanie wyszukać wszelkie luki w zabezpieczeniach i sprawdzić procedury pod kątem ich przestrzegania przez pracowników. Testy penetracyjne są w stanie obnażyć wszelkie słabości w zabezpieczeniach, a ich wszechstronność poprawia ogólne bezpieczeństwo infrastruktury IT.

 

 

Jak uchronić system RPA przed włamaniami?

 

Ponieważ ataki hakerskie na systemy RPA zdarzają się od czasu do czasu, to lepiej być zabezpieczonym wcześniej niż później liczyć straty. Co można zatem zrobić, aby się ustrzec przed takimi niespodziankami? W pierwszej kolejności należy starannie zaplanować i przestrzegać reguł związanych z uwierzytelnianiem, kontrolą dostępu i zarządzaniem hasłami użytkowników. Żadne hasła używane przez boty programowe nie mogą się znaleźć w kodzie źródłowym. Równie ważne jest wdrożenie dla botów kontroli dostępu opartego na regułach. Administratorzy i użytkownicy muszą dokładnie wiedzieć co może i czego nie może zrobić robot. Na każdym etapie jego działania powinny istnieć wskaźniki dowodzące poprawności jego działania lub wywołujące alert w razie usterki.

Dobrą i skuteczną praktyką jest nadawanie botom własnych danych uwierzytelniających, szczególnie w sytuacjach, gdzie uzyskują one dostęp do danych w systemach zewnętrznych. Nawet na potrzeby zwykłego audytu trzeba wiedzieć, które czynności wykonał człowiek, a które robot. Logi z informacjami na ten temat także powinny być przechowywane w sposób bezpieczny, minimalizujący ryzyko ich uszkodzenia, zniszczenia, czy nieautoryzowanej modyfikacji.

Wszelkie transmisje danych pomiędzy systemami RPA, bazami danych, aplikacjami biznesowymi, czy nawet z pozoru mało istotnymi modułami wymagają silnego szyfrowania. Niezależne od tego, firmowe dane muszą być także fizycznie chronione, a sam Data Vault z danymi poufnymi szyfrowany.

 

 

RPA a RODO

 

Relacja pomiędzy RPA a RODO ma dwa aspekty: bezpieczeństwo danych i biznes. Specyficzne zadania realizowane przez boty RPA często polegają na interakcji z człowiekiem za pomocą interfejsów i ekranów, na których przetwarzane są dane osobowe. Nawet prosty automat dodający klienta do bazy danych musi w swoim działaniu gwarantować spełnienie wymagań stawianych przez Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych – RODO. To słowo-wytrych, często nadużywane celowo lub z powodu niezrozumienia zapisów ustawy, nakłada obowiązki związane z ochroną danych i ich integralnością, dostępem do nich, metodami przetwarzania i transferu danych do innych podmiotów.

Z punktu widzenia RPA nie są to jakieś nadzwyczajne wymagania. Współczesne platformy i narzędzia, nawet open source, z definicji muszą zapewniać odpowiedni poziom ochrony i anonimizacji danych. Boty działające choćby w systemie ochrony zdrowia przetwarzają dane wrażliwe, a w systemach produkcyjnych, np. w farmacji dane o numerach partii są nadzwyczaj istotne na wypadek konieczności wycofania jakiegoś specyfiku. Bez trudu można mnożyć przykłady, gdzie bezpieczeństwo danych jest kluczowe z biznesowego punktu widzenia.

Poza kwestiami bezpieczeństwa, boty RPA ułatwiają spełnienie wymagań stawianych przez RODO. Świetnie sprawdzają się one w typowych i nużących człowieka zadaniach, jak usuwanie danych osobowych ze wszystkich posiadanych baz danych i systemów, które często nie są ze sobą zintegrowane, raportowanie o typach i zawartości informacyjnej danych o kliencie, przygotowywanie list mailingowych na podstawie zadanych kryteriów, tworzenie odpowiedzi na zapytania klientów o posiadane dane osobowe, czy chociażby wysyłanie zapytań o zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Roboty RPA są także w stanie przeanalizować logi, wyszukać błędy i nieprawidłowości w przechowywaniu danych osobowych i na koniec powiadomić odpowiednie służby w firmie.

 

 

Bezpieczeństwo systemów i narzędzi RPA a czynnik ludzki

 

Sprawa bezpieczeństwa systemów zrobotyzowanej automatyzacji procesów biznesowych jest ściśle związane z działaniem człowieka, bez względu na to, czy boty pracują w trybie nadzorowanym, czy autonomicznym. Możliwe ataki hakerskie na systemy RPA w pierwszej kolejności wykorzystują przecież ludzkie słabości. Lekarstwem na takie zagrożenia jest rozbudowany system szkoleń, który uczuli pracowników na konieczność dochowania procedur bezpieczeństwa, zwróci uwagę na wszelkie nietypowe zachowania botów i niespodziewane efekty ich działań. Wiedza o sposobach działania hakerów także obniża ryzyko podjęcia przez pracowników czynności narażających bezpieczeństwo korporacyjnych baz danych i aplikacji.

Na niektóre zagrożenia nie ma lekarstwa – częste modyfikacje interfejsów API, czy ekranów użytkownika zwiększają prawdopodobieństwo powstania błędu, czy luki w zabezpieczeniach. Stały monitoring i okresowy audyt systemu bezpieczeństwa pozwala zminimalizować to ryzyko.

Faza testowania to także pokusa tworzenia tymczasowych i prowizorycznych rozwiązań o śladowym poziomie bezpieczeństwa. Wszelkie prace wdrożeniowe, modyfikacje w działaniu botów powinny być wielokrotnie sprawdzane nie przez jednego człowieka, ale zespoły testerów – tylko w ten sposób można wyłapać błędy. Jak pokazało polskie Ministerstwo Obrony Narodowej, jeden nierozważny człowiek może doprowadzić do katastrofy[v].

 

 

Nadzór nad systemami RPA

 

Nadzorowane systemy RPA pracują głównie jako wirtualni asystenci. Wymagają one uruchomienia przez człowieka oraz jego aktywności i decyzji niezbędnych do sprawnego działania bota. Stała współpraca na linii człowiek – robot pozwala kontrolować poszczególne fazy obróbki danych oraz śledzić końcowy efekt. Przy zastosowaniu kontroli dostępu do danych opartego na regułach, bezpieczeństwo takiego układu jest relatywnie wysokie.

Zupełnie inaczej ma się sprawa z nienadzorowanymi botami uRPA – Unattended RPA, działającymi autonomicznie. Przejęcie nieautoryzowanej kontroli nad takim robotem może spowodować wiele nieodwracalnych szkód. Nadzór nad takimi aplikacjami musi się odbywać w ramach ogólnej polityki bezpieczeństwa IT w firmie, z zachowaniem szczególnej ostrożności. Tu także człowiek odgrywa wielką rolę – reakcja na nietypowe zachowania botów musi być natychmiastowa i skuteczna.

[i] https://www.centrify.com/resources/industry-research/pam-survey/

[ii] https://sekurak.pl/czym-jest-xss/

[iii] https://www.perforce.com/p/success/kw/top-embedded-software-cybersecurity-vulnerabilities

[iv] https://www.perfecto.io/resources/state-test-automation

[v] https://wiadomosci.onet.pl/kraj/gigantyczny-wyciek-danych-z-wojska-ponad-17-mln-pozycji-w-internecie/1mknjtf

„Jaka piękna katastrofa” to słowa z powieści Nikosa Kazandzakisa „Grek Zorba”, wypowiedziane przez głównego bohatera na widok walącej się konstrukcji, wznoszonej wielkim wysiłkiem przez wiele miesięcy. Zapewne ta fraza nie raz przychodzi na myśl tym, którzy z drżeniem serca myślą o wdrożeniu systemu ERP. Mimo sprawdzonych i znanych od metodyk prowadzenia implementacji takich systemów, ryzyko niepowodzenia zawsze istnieje, a skutki porażki mogą być opłakane[i] [ii].

Bez względu na skalę przedsięwzięcia, konsekwencja i wytrwałość na etapie przygotowań oraz precyzja i szczegółowość przy realizacji mogą pomóc zminimalizować niepokój o końcowy efekt. Warto zatem już na samym początku przemyśleć kilka ważnych kwestii[iii].

 

 

Jak powinna wyglądać dobra implementacja ERP?

 

Załóżmy, że po kilku miesiącach porównywania dostępnych rozwiązań został wybrany ten jedyny i najlepszy system ERP. W momencie rozpoczęcia jego implementacji, do zrealizowania jest dosłownie kilka etapów:

  1. Instalacja baz danych, systemu ERP i narzędzi pomocniczych.
  2. Transfer archiwalnych danych finansowych i transakcyjnych.
  3. Mapowanie procesów
  4. Szkolenie użytkowników
  5. Uruchomienie systemu ERP na żywej i działającej tkance organizacji.

Każde z tych z pozoru banalnych zadań niesie wiele realnych zagrożeń dla powodzenia całości przedsięwzięcia. Nawet odpowiedź na tak zasadnicze pytanie: co to znaczy, że wdrożenie systemu ERP zakończyło się sukcesem, może nastręczać trudności.

Poprawna implementacja systemu ERP powinna się rozpocząć od budowy zespołu wdrożeniowego, wyznaczenia kierownika projektu i ustalenia szczegółowych zasad komunikacji i wymiany informacji z zespołem dostawcy. Wielu praktyków zajmujących się od lat wdrożeniami wskazuje właśnie na ten często niedoceniany czynniki, który może doprowadzić do nieudanej implementacji systemu ERP.

Na etapie planowania powstają dokumenty mapujące procesy biznesowe, pokazujące sposób ich realizacji w systemie ERP i definiujące w mierzalny sposób cele wdrożenia[iv]. Jest to szczególnie ważnie przy wymianie systemu na nowy, gdzie oczekiwania biznesowe z reguły wywierają silną presję na cały zespół wdrożeniowy. Nie mniej ważny jest plan i harmonogram projektu przypisujący poszczególne zadania do odpowiednich zespołów i zasobów. Po rozpoczęciu prac wdrożeniowych szczególnej troski wymaga dokumentowanie zmian i wszelkich odstępstw od założeń. Analiza rozbieżności ułatwia późniejsze prace programistyczne i pozwala na prawidłowe zarządzanie zmianą. Unika się w ten sposób rozczarowania, jeśli oczekiwania rozmijają się z realnymi możliwościami systemu ERP.

Kolejny bardzo ważny czynnik powodzenia implementacji ERP to testy. Różnorodność scenariuszy testowych, rzetelność w ich prowadzeniu, szczegółowe User Acceptance Test to fundament poprawnego wdrożenia.

 

 

Jakie problemy mogą wystąpić przy implementacji ERP?

 

Nieudana implementacja ERP to najczęściej splot kilku czynników, które z pozoru wydają się nie mieć wielkiego znaczenia. Do najważniejszych z nich należą:

  1. Brak wsparcia zarządu – przy tak dużej zmianie dla organizacji, jaką jest uruchomienie ERP, nadanie odpowiednich kompetencji szefowi zespołu wdrożeniowego chroni przed bezwładem decyzyjnym i sabotowaniem prac przez niektórych pracowników.
  2. Brak zaangażowania pracowników w proces implementacji systemu ERP – zespół wdrożeniowy powinien składać się z najlepszych pracowników, którzy od podszewki znają organizację i procesy biznesowe w firmie, jej ogólne potrzeby, i którzy potrafią podejmować trudne i niepopularne decyzje.
  3. Brak jasno i precyzyjnie zdefiniowanego zakresu projektu – bez tego nie można sporządzić planu i harmonogramu implementacji system ERP, a stąd to już prosta droga do pięknej katastrofy finansowej i organizacyjnej. Pełny zakres projektu musi być udokumentowany, opisany, utrwalony, a wszelkie odchylenia od planu analizowane i w miarę możliwości usuwane.
  4. Brak koncepcji na optymalizację procesów biznesowych – system ERP musi wnieść powiew świeżości do biznesu, dać dodatkowy napęd do rozwoju firmy. Paliwem jest właśnie optymalizacja procesów, która przekłada się bezpośrednio na satysfakcję z uruchomienia systemu ERP.
  5. Niedocenianie reguł zarządzania zmianą – nikt nie lubi zmian. System ERP wpływa na działanie firmy jako całości i odczuwa to praktycznie każdy pracownik. Zatem liczne szkolenia, treningi, objaśnianie istoty zmian buduje poczucie bezpieczeństwa. W końcowym efekcie to cała załoga może wspierać zespół wdrożeniowy lub utrudniać mu życie, jeśli widzi tylko utrudnienia w codziennej pracy.
  6. Brak odpowiednich narzędzi do zarządzania projektem – przy tak wielowątkowym zadaniu nie da się sprawnie prowadzić komunikacji pomiędzy zespołami i wymieniać niezbędnych informacji. Skutkiem jest dublowanie lub pomijanie pewnych zadań, niepotrzebnie rosną koszty i frustracja, a to już symptomy nieudanej implementacji ERP.
  7. Nieprawidłowy wybór partnera wdrożeniowego – brak doświadczenia lub nieznajomość branży po stronie dostawcy nawet najlepszego systemu ERP grozi klęską całego projektu. Każdy etap wdrożenia wymaga specjalistycznej wiedzy i olbrzymiego zaangażowania po obu stronach. Bez tego łatwo o pomyłki, luki lub nieścisłości już na etapie planowania, a to z pewnością zemści się w trakcie prac implementacyjnych.

Ogólnie, największe problemy sprawia właśnie ta wieloaspektowość i wielowątkowość wdrożenia i konieczność angażowania relatywnie dużych zespołów. Im więcej zaangażowanych, tym większe ryzyko nieporozumienia. Z drugiej strony niedostateczna liczebność takiego zespołu gwarantuje nieefektywną pracę, przeciążenie obowiązkami, stres, frustrację i w końcu klęskę projektu. Wyważenie tych czynników wymaga właśnie doświadczenia, którym powinna dysponować firma wdrażająca.

 

 

Czy da się przeciwdziałać złej implementacji ERP?

 

Z pewnością można przeciwdziałać złej implementacji systemu ERP,  tym bardziej, że są to rozwiązania wdrażanie już ponad trzydzieści lat. Liczne case study, dobre praktyki, wypracowane w pocie czoła skuteczne metodyki prowadzenia wdrożeń i efektywne narzędzia do zarządzania projektem tworzą rozbudowaną bazę wiedzy i dają solidne przesłanki do tego, aby uniknąć pułapek na każdym etapie prac wdrożeniowych. Środek zapobiegawczy to także właściwa komunikacja wewnętrzna, objaśnianie celów wdrożenia i odpowiednia selekcja ludzi do zespołu wdrożeniowego. Naturalni liderzy potrafią bardzo pomóc lub bardzo zaszkodzić, jeśli się ich nie przekona do sensowności projektu. Każdy pracownik ma prawo widzieć, co się zmieni na jego stanowisku pracy, czy będzie miał dostateczne dużo szkoleń, aby poczuć się pewnie. Na tym nie można oszczędzać.

Ważne jest także pokazanie dlaczego system ERP jest niezbędny dla dalszego rozwoju firmy, czy to będzie miało związek z jakością pracy i indywidualnymi dochodami pracowników. Niedocenianie oporu przed zmianą zaszkodziło już niejednemu projektowi.

Pozostałe działania przeciwdziałające „pięknej katastrofie” wymagają po prostu planowania i dbania o szczegóły w zakresie już dawno opisanym w dobrych praktykach implementacji systemów ERP. Wiedza techniczna, obieg informacji plus doświadczenie zespołu wdrożeniowego to chyba odpowiednia szczepionka przed ewentualnym niepowodzeniem projektu.

Warunek jest jeden – wszystko, każde działanie, uzgodnienie, czy rozbieżność jest dokumentowane i udostępniane odpowiednim osobom z zespołów wdrożeniowych. Zamiatanie problemów pod dywan z nadzieją, że z czasem same się one rozwiążą lub stracą na znaczeniu to recepta na wspomnianą „piękną katastrofę”.

 

 

Jak przygotować przedsiębiorstwo do wdrożenia ERP?

 

Przygotowanie do wdrożenia systemu ERP rozpoczyna się już w momencie sformułowania oczekiwań biznesowych. Wydzielenie, przy pełnym poparciu zarządu, zespołu wdrożeniowego wcześniej, czy później prowadzi do wyboru systemu, dostawcy i stworzenia harmonogramu prac. Na każdym etapie wdrożenia, czyli:

  1. planowania,
  2. analizy i modelowania procesów,
  3. przygotowania i mapowania danych archiwalnych,
  4. przeniesienia danych i stworzenia funkcjonalnego prototypu kompletnego rozwiązania,
  5. testów, walidacji i szkoleń,
  6. uruchomienia systemu – Go Live!

firma musi być przygotowana na wydzielenie odpowiednich zasobów tak ludzkich, jak i finansowych. Każdy wdrożeniowiec ERP musi być świadomy swoich zdań, czasu i terminu ich realizacji oraz zakresu niezbędnej współpracy z innymi członkami zespołu. Wszystko to wymaga wytrwałego prowadzenia działań nakierowanych na komunikowanie zmian.

Przygotowanie do wdrożenia obejmuje także obszerny etap planowania biznesowego – co się zmieni w działaniu organizacji, jakie to przyniesie korzyści, w jakiej perspektywie czasowej, czy skrócą się czasy wprowadzania nowych produktów, czy poprawi się jakość obsługi klientów itd. Samo zdefiniowanie kryteriów osiągnięcia wyznaczonych celów często bywa trudniejsze, bo jest ściśle związane z konkretną branżą i organizacją. Tu może pomóc tylko doświadczenie partnera biznesowego – dostawcy systemu ERP.

 

 

Dlaczego kastomizacja[v] systemów ERP jest ważna?

 

Poza zwykłą konfiguracją systemu ERP obejmującą zwykle zdefiniowanie języka, waluty, stref czasowych, układów stron, opcji standardowych, klientów poczty e-mail, pól baz danych, czy chociażby zasad bezpieczeństwa w dostępie do danych, zespół wdrożeniowy musi dokonać jego kastomizacji. Obejmuje ona takie modyfikowanie i parametryzowanie systemu ERP, aby spełniał on wymagania biznesowe. Najczęściej w ramach kastomizacji zmienia się, poprawia i optymalizuje istniejące już funkcje, dodaje nowe opcje, których nie było w systemie, a które są niezbędne z punktu widzenia działania organizacji, dodaje lub głęboko zmienia sposób obsługi wybranych procesów.

W praktyce jest to najważniejsza część całego procesu wdrożenia systemu ERP, bo decyduje ona o możliwościach wykorzystania dostępnej funkcjonalności i przełożenia jej na wyniki biznesowe. Bez prawidłowej kastomizacji ERP nie jest możliwa radykalna poprawa efektywności działania firmy. Owszem, są sytuacje gdzie lepiej polegać na wbudowanej już funkcjonalności, w końcu powstała ona na bazie wieloletnich doświadczeń, ale są to raczej wyjątki spotykane w mniejszych organizacjach lub branżach doskonale rozpoznanych przez producentów i dostawców systemów ERP. Czasami wystarczy skorzystanie z systemów ERP bazujących na kodzie open source, aby firma nabrała drugiego oddechu, nowego pędu, ale takie decyzje są bardzo indywidualne i wymagają rozwagi.

[i] https://www.cio.com/article/278677/enterprise-resource-planning-10-famous-erp-disasters-dustups-and-disappointments.html

[ii] https://blog.360cloudsolutions.com/resources/top-six-erp-implementation-failures

[iii] https://www.erpfocus.com/erp-implementation-plan.html

[iv] https://www.youtube.com/watch?v=LSVsZg2XNkE

[v] https://psierp.com/understanding-the-difference-between-erp-customization-and-erp-configuration/

System ERP przyspiesza codzienne operacje przez co umożliwia oszczędzanie czasu i pieniędzy. Wykonywanie zadań czy realizacja procesów dla wielu grup pracowników stają się łatwiejsze i zajmują mniej czasu. Wszystko to przekłada się na większe możliwości rozwoju, w tym także ekspansję zagraniczną. Mamy na to liczne przykłady. Jednym z nich jest amerykańska firma Tru-Flex, która dzięki nowoczesnemu systemowi ERP i przy wsparciu konsultantów Mindbox zmaksymalizowała swoje zyski oraz ograniczyła ryzyko i koszty.

 

Na razie mówimy jednak o korzyściach z perspektywy całej organizacji. Niemniej ERP zapewnia korzyści także poszczególnym rolom w firmie, w szczególności wyższej kadrze menedżerskiej. Można szybciej podejmować kluczowe decyzje i optymalizować proces zarządzania organizacją, żeby oszczędzać jeszcze więcej.

Co zyskuje CEO dzięki nowoczesnemu systemowi ERP? Czy dobry system ERP dla firmy to także dobry ERP dla CEO? Odpowiedzi na kluczowe pytania koncentrujące się wokół kwestii CEO a ERP przedstawiamy w poniższym artykule.

 

 

Jakie dane w ERP są istotne przy pracy CEO?

 

Organizacje są dzisiaj coraz bardziej złożone i w coraz większym stopniu zależne od partnerów zewnętrznych. Przez to dane są zwykle rozproszone w wielu systemach, a powstające na ich podstawie raporty są często na tyle nieaktualne, że de facto nieprzydatne. Dlatego dla CEO liczą się dziś przede wszystkim dostarczane w czasie rzeczywistym informacje i wnioski płynące z analizy danych pochodzących z wielu źródeł.

Mówimy o statystykach sprzedaży – historycznych i aktualnych, dotyczących bieżącego dnia, wydajności pracowników, czy poziomach zapasów w magazynach albo kluczowych danych finansowych, np. przepływu gotówki.

Przy tym istotne nie są wyłącznie same informacje, ale znaczenie ma również sposób ich prezentowania. Dane dla CEO w ERP powinny być dostarczane za pośrednictwem przejrzystych, łatwych do obsługi, odczytania i zrozumienia paneli menedżerskich, dzięki którym wystarczy jeden rzut oka, żeby zrozumieć sytuację i podjąć decyzję.

 

 

Czy da się zaimplementować specjalne funkcje w ERP dla CEO?

 

Niestety większość systemów ERP wcale nie zapewnia dobrego dostępu i wymaganej przejrzystości danych. Dla sporej części organizacji pozostaje wyzwaniem integracja i zaimplementowanie funkcji, które zapewnią odpowiednią widoczność danych.

Niemniej nie jest to niemożliwe. Nowoczesny system ERP posiada funkcje, które zapewnią CEO dostęp do tych kluczowych danych w opisany wyżej sposób. Panele menadżerskie, tzw. dashboardy stały się dzisiaj niemalże standardem w systemach ERP. Możliwe jest także wykorzystanie rozwiązań innych dostawców, które zintegrują się z systemem i zapewnią przejrzystość i elastyczny dostęp do danych.

Ważne przy tym, żeby nie ograniczać się jedynie do statycznego prezentowania informacji. Dynamika biznesu sprawia, że CEO potrzebuje możliwości interaktywnego działania na danych. Chce dostosowywać wyświetlane informacje a także „schodzić głębiej”, jeśli dostrzeże coś interesującego lub niepokojącego, co warto lepiej zrozumieć poznając powiązane dane.

 

 

Benefity systemów ERP dla CEO

 

Co jednak tak naprawdę zapewnia wyższej kadrze menedżerskiej, w szczególności CEO nowoczesny system ERP? Przede wszystkim CEO zyskuje możliwość podejmowania lepszych decyzji. W obecnej, złożonej a zarazem szybko zmieniającej się sytuacji, niemal każda decyzja może mieć znaczący wpływ na biznes i pracowników. Dzięki systemowi ERP dyrektorzy będą mogli lepiej zrozumieć organizację, wnioski, jakie należy wyciągnąć z tego co wydarzyło się wcześniej, na bieżąco kontrolować sytuację a także wykorzystać do podejmowania decyzji prognozy dotyczące przyszłości – wszystko w oparciu o realne dane.

To właśnie efekt zwiększonej widoczności i przejrzystości. Mając możliwość obserwowania w czasie rzeczywistym każdego realizowanego procesu biznesowego a w przypadku zaobserwowania czegoś nietypowego odwołania się do danych historycznych można zmniejszać ryzyko i optymalizować procesy, żeby osiągać lepsze rezultaty. Co ważne, ERP zapewnia jedno źródło prawdy dla całej organizacji, dlatego CEO będzie łatwiej komunikować się ze wszystkim w organizacji – wszyscy będą działać w oparciu o te same dane.

Lepsza widoczność, lepsze raportowanie, to jednocześnie okazja do optymalizowania kosztów. Wreszcie nowoczesny system ERP to także – z punktu widzenia CEO – okazja do poprawiania obsługi klientów i doskonalenia ich doświadczenia. Przy wykorzystaniu danych dla CEO w ERP można skracać czas reakcji, podnosić jakość usług czy przyspieszać dostawy.

 

 

Jak przystosować ERP do obsługi przez CEO?

 

Przystosowanie dobrego systemu ERP dla firmy w taki sposób, żeby był on również dobry dla CEO, trzeba zacząć od samego dyrektora generalnego oraz aktualnych priorytetów i stawianych sobie przez niego długoterminowych celów.

Warto skupić się na codziennych wyzwaniach, z jakimi mierzy się CEO a następnie przejść do celów bardziej strategicznych. W oparciu o to trzeba określić wymagania i przemyśleć jakie narzędzia będą potrzebne. Jak to było napisane wcześniej, powinny być one elastyczne, żeby zapewniać interaktywności i swobodę dostosowywania sposobu wykorzystania ERP przez CEO. Ważna jest w szczególności możliwości eksplorowania powiązanych danych, jeśli prezentowane w dashboardzie informacje będą odbiegać od normy i będzie trzeba wyjaśnić te anomalie.

Jednocześnie warto pamiętać, że nadmierna kastomizacja to często źródło poważnych problemów w przyszłości. W krótkiej perspektywie mogą się one wydawać atrakcyjne, ale później, kiedy trzeba będzie aktualizować i rozwijać system mogą przyprawić o ból głowy. Dlatego warto znaleźć równowagę między tym, co oferuje system standardowo, a dostosowywaniem go do potrzeb kadry menedżerskiej.

 

 

Przyszłość oprogramowania ERP a rola CEO

 

Tak jak zmienia się biznes oraz całe jego otoczenie, nieustannie ewoluuje rola CEO. Dobrym przykładem jest pandemia COVID-19, która trwale zmieniła krajobraz biznesowy i postawiła nowe wyzwania zarówno przed CEO jak i systemami ERP.

Dzisiaj wyższa kadra menedżerska odpowiada za o wiele szerszy obszar niż jeszcze do niedawna. Dochodzą np. kwestie odpowiedzialności społecznej j i środowiskowej, kwestie zarządzania talentami czy ekosystemów partnerskich. Nowoczesny CEO już dziś, a z pewnością w bardzo bliskiej przyszłości musi skupić się przede wszystkim na cyfrowej transformacji, przyspieszaniu biznesu, ale z uwzględnieniem równoważenia działalności i minimalizowania śladu węglowego – tego będą wymagały nie tylko regulacje, ale także klienci, partnerzy i wszyscy interesariusze.

Do tego wszystkiego będzie potrzeba jeszcze więcej dokładanych i aktualnych danych, które zostaną poddane inteligentnej analizie, a jej wyniki zostaną przedstawione w przejrzysty sposób. W tym kierunku będą rozwijać się systemu ERP oraz aplikacje rozszerzające ich możliwości. Ich dostawcy skupiają się na zwiększaniu integracji, łatwości dodawania nowych źródeł danych, ułatwianiu korzystania z systemu ludziom poprzez doskonalenie interfejsów i wzbogacaniu ERP o algorytmy sztucznej inteligencji, która będzie wspierać wszystkich użytkowników w wykonywaniu ich obowiązków.

Mając to na uwadze należy zastanowić się czy i jak system ERP odpowiada na te potrzeby. Dlatego rozważając te nowe wymagania warto zastanowić się czy lepszym rozwiązaniem będzie rozwój i dostosowanie do nich obecnego systemu czy jego wymiana na nowy.