Transformacja biznesu w firmie Technogaja

Transformacja biznesu w firmie Technogaja

Klient: Technogaja Narzędzie: Epicor ERP Data: 2020

Technogaja to litewska firma zajmująca się produkcją filtrów do oczyszczania powietrza. Są to m.in. filtry EPA i HEPA, które znajdują zastosowanie w urządzeniach AGD, systemach wentylacyjnych i klimatyzacyjnych oraz wielu innych obszarach. Przedsiębiorstwo posiada duży potencjał, który w ostatnich latach skutecznie i szybko rozwijało. Pozytywny wpływ na sukces firmy miała również pandemia COVID-19, ponieważ przyczyniła się ona do gwałtownego wzrostu zapotrzebowania na filtry do oczyszczania powietrza. 

 

Opis projektu 

 

Szybki rozwój firmy sprawił, że wykorzystywany dotąd system do zarządzania przedsiębiorstwem, mimo swoich zalet i funkcjonalności zaczął ograniczać dalszy wzrost biznesu. Technogaja postanowiła wdrożyć nowy system, który będzie zdecydowanym krokiem naprzód pod względem technologicznym oraz umożliwi swobodny rozwój. Jednym z etapów przygotowania się firmy do zmiany systemu zarządzania było opracowanie szczegółowej listy wymagań względem zamawianego produktu, która została skonsultowana z dostawcą, czyli firmą Mindbox. 

Dzięki dokładnej analizie potrzeb litewskiej firmy oraz wielu owocnym dyskusjom powstał dedykowany system zarządzania, który odpowiada za zrewolucjonizowanie jej działalności. Wdrożenie Epicor ERP przyczyniło się do zwiększenia przychodów, a w dalszej kolejności zysków Technogaja. Nowy system umożliwił również zaoferowanie klientom firmy wyższej jakości obsługi oraz zupełnie nowych doświadczeń. 

Wdrożenie Epicor ERP zautomatyzowało istniejące dotąd w firmie procesy, począwszy od konfiguracji zamówienia klienta, aż po planowanie produkcji. Szeroka gama produktów znajdująca się w ofercie Technogaja (przeszło 30 tys. kodów) umożliwia klientom dokonanie wyboru, który w 100% będzie odpowiadał ich potrzebom. Podkreślić należy fakt, że oferowane produkty są w dużym stopniu konfigurowalne, co oznacza, że klient może dokładnie określić ich parametry. W starym systemie takiej konfiguracji należało jednak dokonywać ręcznie, za co odpowiadali handlowcy, którzy byli w bezpośrednim kontakcie z klientem. Czynności te były jednak czasochłonne, ponieważ określenie około 30 parametrów dla każdego artykułu przy kilkudziesięciu spływających dziennie zamówieniach skutecznie blokowało dział handlowy. Nowy system zarządzania zautomatyzował ten proces i sprawił, że handlowiec nie musi już myśleć o tym, jak wykonać dany produkt. Dedykowany konfigurator pozwala określić parametry, by automatycznie stworzyć zlecenie produkcyjne, które wystarczy odpowiednio zaplanować w czasie. 

Automatyzacja procesu przygotowania produkcji sprawiła, że czas jego wykonania został skrócony o 25%. Dzięki temu klient składający zamówienie znacznie szybciej otrzymuje ofertę zawierającą konkretną wycenę i określony termin realizacji. Szybsza obsługa przekłada się na większe zadowolenie klientów, a sprawniejszy system pozwala również precyzyjnie określić koszty produkcji, kontrolując tym samym poziom marży na produkcie. Przewidywanie kosztów opierało się dotychczas na przypuszczeniach, które nie zawsze się sprawdzały. Brak możliwość przeprowadzenia dokładnych wyliczeń sprawiał, że realizacja niektórych zleceń nie przynosiła pożądanego zysku, a Technogaja nigdy nie potrafiła z góry określić, ile zarobi. 

Duży sukces jakim jest udane wdrożenie Epicor ERP to efekt doskonale przebiegającej współpracy obu zepołów Technogaja i Mindbox. Specjaliści stworzyli świetny system zarządzania, który odpowiada potrzebom litewskiego przedsiębiorstwa. Ogromne zaangażowanie kierownictwa Technogaja sprawiło, że proces wdrożenia nowego rozwiązania przebiegł sprawnie i bez większych błędów. Przedsiębiorstwo utworzyło specjalny zespół projektowy, który czynnie uczestniczył w zmianie systemu, a w jego prace zaangażowany był również dyrektor generalny Technogaja. Kontrola oraz wsparcie ze strony kadry kierowniczej pozytywnie przyczyniła się do ostatecznego sukcesu projektu. 

 

 

Kluczowe aspekty udanej realizacji projektu 

 

Realizacja tak dużego projektu jakim jest wdrożenie dedykowanego systemu zarządzania w zagranicznej firmie to wymagające zadanie. Co było w nim kluczowe? 

 

 

Uwolnienie potencjału firmy 

 

Wdrożenie Epicor ERP zoptymalizowało procesy w firmie, co pozwoliło uwolnić jej potencjał do dalszego rozwoju. Krok ten śmiało można traktować jako nowe otwarcie, które pozwoliło wykonać 2 kroki naprzód. Technogaja wykorzystuje wszystkie możliwości systemu, które usprawniają pracę oraz skracają czas konkretnych procesów. Wdrożenie Epicor ERP miało na celu udoskonalenie dotychczasowej działalności, dlatego zdecydowano się na instalację wszystkich modułów, z wyjątkiem serwisowego. 

 

 

Integracja i kastomizacja systemu 

 

Aspektem wyróżniającym ten projekt jest szeroko pojęta kastomizacja, która wynika z faktu, że Technogaja zamówiła system, który musiał być ściśle dopasowany do jej indywidualnych potrzeb. Nakład pracy związany z tymi działaniami był zdecydowanie większy i zajął więcej czasu niż standardowe wdrożenie projektu. 

Wdrożenie projektu oprócz kastomizacji, wymagało również integracji nowego systemu z innymi modułami działającymi w firmie. Przykładem jest połączenie z interfejsem odpowiadającym za organizację wysyłki oraz automatyczne przesyłanie danych transportowych. Technogaja używa w tym zakresie systemu, który należy do jednej z największych firm kurierskich w regionie państw bałtyckich. Dzięki jego integracji z Epicor ERP osoba zajmująca się wysyłkami zamawia usługę transportową oraz otrzymuje wszystkie niezbędne dokumenty wraz z rachunkiem bezpośrednio w systemie ERP. W praktyce funkcjonowanie systemu wygląda tak, jakby system logistyczny od zawsze był częścią ERP. Dzięki kastomizacji interfejs działa w czasie rzeczywistym, komunikując się bezpośrednio z systemem logistycznym, co umożliwia podgląd czy zlecenie jest przyjęte, czy należy nanieść w nim poprawki. 

 

 

Doskonały system w krótkim czasie 

 

Biorąc pod uwagę potrzeby oraz wymagania Technogaja dotyczące zamówionego systemu zarządzania, za sukces można również uznać ekspresowe tempo jego stworzenia. Specjaliści z Mindbox po ośmiu miesiącach od rozpoczęcia prac uruchomili produkcyjnie system, co jest rekordowym wynikiem, zważywszy na ilość funkcji wykorzystywanych przez litewską firmę. 

 

 

Realizacja międzynarodowego projektu w dobie pandemii 

 

Sukces wynikający z udanego wdrożenia systemu Epicor ERP w Technogaja smakuje jeszcze lepiej, ponieważ udało się go osiągnąć mimo konieczności dostosowania się do nowej rzeczywistości, która powstała w skutek pandemii COVID-19. Krajowe lockdown’y i ograniczenia lotów to czynniki, które sprawiły, że cały projekt został zrealizowany zdalnie. Pracowali nad nim specjaliści z Polski, Rumunii oraz Indii, którzy stworzyli dedykowany zespół konsultantów. Wstępne rozmowy z klientem odbyły się jeszcze w 2019 roku, kiedy to nikt nie przypuszczał, że osobisty kontakt będzie tak utrudniony. Ogółem w trakcie realizacji projektu doszło tylko do dwóch osobistych spotkań, a drugie miało miejsce w lutym 2020, czyli w przeddzień pandemii. Zostało ono przeznaczone na szczegółową analizę potrzeb klienta. Sama umowa współpracy została podpisana zdalnie, w kwietniu 2020. Jeszcze wtedy tliła się nadzieja, że za chwilę wszystko wróci do normy, co umożliwi dotarcie na Litwę i osobiste wsparcie klienta we wdrożeniu i testach systemu. Z czasem okazało się, że cały projekt trzeba realizować online, co potwierdziło, że Mindbox to zespół specjalistów, którzy potrafią odnaleźć się w każdych warunkach.