Jak robotyzacja usprawniła fakturowanie w LINK International Transport

Jak robotyzacja usprawniła fakturowanie w LINK International Transport

Klient: LINK International Transport Narzędzie: OCR, UiPath Data: 2021

Firma LINK zautomatyzowała proces księgowania faktur kosztowych od przewoźników, dzięki rozwiązaniu wprowadzonemu we współpracy z Mindbox, opierającemu się na technologii OCR (Optical Character Recognition) firmy Abbyy oraz robotach UiPath.

 


Klient: LINK International Transport 

Liczba zrobotyzowanych procesów: 6

Zastosowane rozwiązania: UiPath

Wymierna korzyść: 75% (a z czasem – dzięki uczeniu maszynowemu – więcej) poprawnie odczytanych i zaksięgowanych automatycznie faktur 


 

Wyzwanie: Usprawnienie procesu fakturowania faktur kosztowych 

 

Każdego dnia do LINK International Transport spływają dziesiątki, czasem setki faktur wystawionych przez współpracujących przewoźników. Daje to średnio ok. 50000 faktur każdego roku, Ze szczególnym nasileniem na początku i końcu każdego miesiąca, kiedy pracownicy Zespołu fakturowania dosłownie nie mogli się uwolnić od faktur, poświęcając niemal cały swój czas na ręczne wprowadzanie danych z dokumentów papierowych do dwóch systemów informatycznych. 

 

 

Rozwiązanie: Automatyzacja procesowania faktur z wykorzystaniem robota 

 

Papierowe dokumenty trafiają najpierw do sekretariatu, gdzie przyklejana jest naklejka z kodem kreskowym i wprowadzane są jako skany do systemu, tam technologia OCR odczytuje zapisane na nich dane. Dodatkowym utrudnieniem są faktury wystawiane przez zagranicznych kontrahentów typu reverse charge VAT0 – to zadanie także zostało zlecone do weryfikacji przez system. Robot sprawdza jednocześnie czy w danym przypadku mamy do czynienia z metodą kasową, a także wyłapuje dokumenty korygujące wcześniejsze faktury. Do wyzwań, z którymi mierzy się robot, zaliczyć można również faktury, które rozliczane są w euro, jednak z wyjątkiem podatku VAT, tenże naliczany jest w złotówkach i powinien zostać opłacony na oddzielny rachunek.  

 

Odczytane przez OCR faktury trafiają w postaci ustrukturyzowanych plików XML do interfejsu komunikacyjnego z systemem spedycyjnym wykorzystywanym przez LINK International Transport, w którym przechowywane są wszystkie zlecenia przewozowe. Tam Plik XML, który przygotował system OCR, jest uzupełniany o odpowiednie pola. 

 

„Większośćkontrahentówma własny wzór faktury. Tylkow pojedynczych przypadkach wzory dokumentów siępowtarzają.Systemmusi zweryfikowaćczy fakturafaktycznie przeznaczonajest dla LINK International Transport – zdarzają się pomyłki.Na fakturze sprawdzana jest także waluta, w jakiej ma zostać wykonana płatność, dane kontrahenta, numery kont, kwoty, daty, numer zamówienia w systemie. Na wstępnym etapiesprawdzane jesttakże czy dany kontrahentw ogóleistnieje w bazie. To zabezpieczenie na wypadek, gdyby ktośpróbowałdokonać wyłudzenia”– wylicza Krzysztof Kuczkowski Team Leader / RPA Developer w Mindbox.  

 

Wśród parametrów odczytywanych przez OCR jest również numer zamówienia, który łączy konkretne zlecenie z kontrahentem. Oczywiście OCR nie jest w stanie zagwarantować 100% skuteczności odczytywania danych na fakturach. Zaangażowanie człowieka na tym etapie jest konieczne – operator sprawdza i weryfikuje poprawność zapisanych danych. Dzięki temu wiadomo, że dane trafiające do robota wykonującego fakturowanie są poprawne.  

Wzbogacony w ten sposób dokument XML trafia następnie “w ręce” robota, ten loguje się do systemu SAP i zgodnie z regułami przetwarza zebraną danego dnia paczkę dokumentów. Po wyszukaniu faktury, wypełnieniu odpowiednich pól, weryfikacji numeru konta z systemem i przetworzeniu, dokument wysyłany jest do akceptacji. W przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości i różnic między danymi w systemie spedycyjnym a fakturą, robot zgłasza problem do działu fakturowania w celu jej weryfikacji i poprawienia ewentualnych błędów. Ważne przy tym jest to, że robot zbiera informacje z każdego etapu zautomatyzowanego procesu, także podczas odczytu przez OCR i wzbogacania dokumentu w systemie spedycyjnymi, a następnie tworzy raport analizowany przez pracowników biznesowych.  

 

„Jednymzwyzwań przy automatyzacji tego procesu było zaimplementowanie mechanizmu, który pozwoli zamykać miesiąc fiskalny w inny dzień niż ostatni kalendarzowy dzień miesiąca. Przykładowokwiecień br. był zamykany 5 maja. Udało się to rozwiązać plikiem konfiguracyjnym, w którym ręcznie określany jest dzień zamknięcia miesiąca. W oparciu o to wykonuje księgowania robot”– mówiKrzysztof Kuczkowski, Team Leader / RPA Developer w Mindbox 

 

 

Korzyści: Przyspieszenie procesu fakturowania, uwolnienie czasu pracowników na inne czynności 

 

Proces automatyzacji pozwolił uwolnić czas, jaki pracownicy musieli poświęcać na fakturowanie, mogą go przeznaczyć na bardziej kreatywne, merytoryczne zadania. W tym momencie większość zadań wykonywana jest automatycznie, wyjątek stanowią jedynie pojedyncze sytuacje, wykraczające poza zdolności logiczne robota. Obecnie zadanie pracownika przy procesowaniu większości faktur polega na weryfikacji czy odczytane znaki zgadzają się z oryginałem. Dodatkowo OCR wysyła informację do operatora w przypadku jakichkolwiek wątpliwości przy odczytaniu faktury. Wówczas operator sprawdza dane pole i może w prosty sposób podmienić wartości.  

 

Dzięki systemowi wzbogaconemu o algorytmy uczenia maszynowego robot wciąż udoskonala się, rozszerzając zakres swoich umiejętności – im więcej faktur przepływa przez system, tym model jest bardziej skuteczny. Wskaźnik błędów będzie z czasem malał, choć można założyć, że nigdy nie osiągnie zera. System jest na tyle inteligentny, że kiedy pojawia się nowy dostawca, to wystarczy od 3 do 5 dokumentów, żeby nauczył się poprawnie odczytywać każdy kolejny. Oznacza to, że na etapie uczenia operator musi czasem wskazać ręcznie jakieś pole na dokumencie. 

 

„Wdrożenie rozwiązania klasy OCR (Optical Character Recognition) to przełom. Do niedawna każda zeskanowana faktura trafiała do działu fakturowania. Pracownicy otwierali obraz dokumentu i wprowadzali dane do dwóch aplikacji. Teraz ich rola sprowadza się jedynie do sprawdzenia czy odczytane znaki zgadzają się z oryginałem i zatwierdzenia dokumentu. Jeśli wykryją błąd zaznaczają jedynie graficznie region błędu. Rozwiązanie bardzo przyjazne dla użytkownika. Zresztą, jeśli OCR ma wątpliwości w przypadku jakiegoś pola, to także informuje o tym operatora. Wówczas operator sprawdza dane pole i może w prosty sposób podmienić wartości” – mówi Renata Kozyra, project manager w LINK. 

  

Automatyzacja procesu fakturowania to oczywiście dopiero początek przygody LINK International Transport z RPA. Sukces pierwszego robota zachęcił firmę do automatyzacji kolejnych procesów. Już trwają przygotowania do robotyzacji dwóch kolejnych procesów w dziale fakturowania.