/ We know how

Business Process a Workflow, czyli procesy biznesowe kontra przepływy pracy – czym tak naprawdę są i jakie są główne różnice?

Business Process Management i Project Management (zwłaszcza w dobie pandemii!) nie mają racji bytu bez odpowiednio zdefiniowanych procesów biznesowych i przepływów pracy. Z dwoma ostatnimi jest trochę jak z kurą i jajkiem – jedno jest niejako następstwem drugiego, przy czym różnią się nie tylko pod względem poziomu dojrzałości. Dziś przyjrzymy się więc bliżej ich zakresom (już bez folwarcznych analogii).

 

 

Czym jest Business Process?

 

Business Process to inaczej zbiór zadań i działań, które wykonywane są przez osoby lub ustrukturyzowane systemy. Ich rezultat przyczynia się zaś do realizacji celów biznesowych organizacji. Na proces biznesowy składa się więc co najmniej jeden z następujących elementów:

 

  • zadanie/czynność,
  • system,
  • pracownik/pracownicy,
  • przepływ pracy,

 

Jego struktura może być zatem prosta lub złożona, w zależności od występujących „części składowych”. Jednak bez względu na zakres, procesy biznesowe mają kluczowe znaczenie dla udanych operacji wewnętrznych oraz zewnętrznych i rozwoju firmy. Wszystkie odgrywają też określoną rolę na drodze do wyznaczonych przez organizację celów.

 

Warto wspomnieć przy tym, że każdy Business Process ma zawsze określone punkty początkowe i końcowe oraz ma w założeniu generować konkretną wartość. Do pozostałych cech, które odróżniają procesy biznesowe od innych aktywności w firmie należą:

 

  • powtarzalność,
  • elastyczność,
  • oraz mierzalność.

 

 

Czym jest Workflow?

 

Workflow to inaczej sekwencja zadań, która przetwarza zestaw danych.  Jest więc on tworzony zawsze wtedy, gdy ma miejsce przepływ informacji między ludźmi czy systemami, bez względu na rodzaj branży. Przepływy pracy, ustrukturyzowane bądź nie, wytyczają zatem ścieżkę „od niezrobionego do ukończonego”.

 

W biznesie wyróżnia się tzw. Process Workflow (np. związany z zatwierdzeniem zapotrzebowania na zakup), Case Workflow (dotyczący m.in. roszczeń ubezpieczeniowych) i Project Workflow (niezbędny w przypadku aktualizacji strony internetowej). Natomiast jeśli dane się nie przemieszczają, nie ma również mowy o  przepływie pracy. Workflow nie występuje więc w przypadku zarządzania niepowiązanymi ze sobą zadaniami, które nie składają się na większą całość (takimi jak wyprowadzenie psa, zakupy w sklepie spożywczym czy zrobienie prania).

 

 

Przykłady procesów biznesowych i przepływów pracy. Najważniejsze różnice między procesem biznesowym a przepływem pracy

 

Patrząc na powyższe definicje łatwo zauważyć, że procesy biznesowe i przepływy pracy to nie jedno i to samo. Na Workflow składa się jedynie sekwencja zadań. Business Process to zaś szerszy termin, który zawiera w sobie m.in. wszystkie dane, formularze, raporty i powiadomienia wymagane od początku do końca dla uzyskania określonego efektu w ustrukturyzowanym środowisku.

 

Dla przykładu, w przypadku zamówienia zakupu, przepływ pracy mógłby wyglądać następująco:

 

  • zgłoszenie zapotrzebowania,
  • zatwierdzenie potrzeby przez managera,
  • dalsze przetwarzanie zapytania przez Procurement.

 

Analogiczny Business Process definiowałby natomiast również listę zatwierdzonych dostawców wraz z niezbędnymi danymi, indywidualny numer sekwencyjny przypisany do zamówienia zakupu, sposób powiadomienia Procurementu, dozwolony budżet i wiele innych czynników.

 

Idąc za tym przykładem, standardowy proces offboardingowy obejmowałby poniższe kroki oraz elementy:

 

  • uznanie rezygnacji/wypowiedzenia,
  • negocjacje z pracownikiem w sprawie zmiany decyzji,
  • ustalenie okresu wypowiedzenia i ostatecznych procedur rozliczeniowych,
  • zarządzenie oczekującymi projektami i przydzielonymi zadaniami,
  • zwrot sprzętu i transfer wiedzy odnośnie projektu i firmy,
  • wywiad końcowy.

 

Powyższe porównanie pozwala zatem stwierdzić, że Workflow ma charakter taktyczny (fokus jest tutaj na ukończeniu określonego zadania), podczas gdy proces biznesowy – strategiczny (skupia się on na osiągnięciu kluczowego z punktu widzenia organizacji celu). Podczas gdy pierwszy tworzy się jedynie poprzez wylistowanie niezbędnych kroków, drugi wymaga zwykle zaangażowania m.in. osób i/lub systemów, które są następnie rozliczane z każdego z powziętych etapów.

 

W świecie procesów biznesowych przepływy pracy są więc jak tory kolejowe. To ścieżka, którą musi podążać pociąg. Może być ona bardzo długa i zawierać wiele przystanków, bądź też skręcać i przechodzić do różnych stacji. Kiedy tworzysz Workflow dla swojego procesu biznesowego układasz metaforyczne tory, aby pokazać mu, dokąd należy się udać.

 

Idąc dalej, Business Process będzie obejmował wszystko to, co będzie potrzebne, aby przetransportować pociąg z towarem, czyli danymi, z punktu A do punktu B. Wagoniki będą więc symbolizować formularze, które przechowują wszystkie niezbędne informacje. Zaawansowana platforma do zarządzania przepływem pracy pozwala automatycznie uzupełniać je danymi w oparciu o określone warunki lub ukrywać te z nich, o których wybrane stacje nie muszą widzieć. Wpisując w wyszukiwarkę hasła typu „system Workflow” czy „program Workflow” zobaczysz jak wiele rozwiązań tego typu jest dostępnych na rynku.

 

Stacje to oczywiście zadania. Nie będą to jednak tylko miejsca, w których „towary” muszą zostać wyładowane. W przypadku procesów biznesowych stacje są często przystankami, w ramach których dane podlegają przeglądowi, edycji, zatwierdzeniu lub uzupełnieniu. Czasami jednak pociąg stoi bez ruchu zbyt długo. Może to wiązać się z manualnym zadaniem wymagającym ingerencji osoby, która jest bardzo zajęta. Tego typu zaległości mogą spowodować ogromne spustoszenie w całym systemie, (podobny efekt wywoła zbyt duży ruch na stacji kolejowej).

 

 

Praktyczne sposoby na usprawnienie procesów i zwiększenie efektywności. Automatyzacja w Business Process i Workflow

 

Niektóre zadania można zautomatyzować. W naszej analogii pociąg nadal jechałby na stację, ale nie musiałby się tam zatrzymywać. Weźmy na przykład e-mail z informacją, że faktura została zatwierdzona, który musi zostać wysłany do zespołu. Jeśli zadanie jest ręczne, pociąg musi stać na stacji, dopóki lider nie napisze i nie puści w obieg wiadomości. W przypadku zautomatyzowanego oprogramowania do zatwierdzania faktur pociąg przyspieszy, a odpowiedni sygnał „wyzwoli” wysłanie właściwego e-maila do konkretnej grupy odbiorców.

 

Procesy są podstawą działalności biznesowej, dlatego ich usprawnienie ma dla firmy kluczowe znaczenie. Według Gartnera wdrożenie strategii Business Process Management zwiększa wskaźnik sukcesu projektów aż o 70%. Opcji jest wiele, a systemy ERP, Business Process Outsourcing, Business Process Discovery czy rozwiązania Chmurowe to tylko niektóre z nich.

 

Bez potężnych lokomotyw nie można w końcu przewozić towarów na terenie całego kraju. Analogicznie, świetny system przetwarzania danych potrzebuje niezawodnego silnika. Może nim być automatyzacja. Pozwala ona skończyć z myśleniem ograniczającym się jedynie do przepływów pracy oraz cieszyć się z pełni możliwości, jakie oferują inteligentne procesy. Jeśli chcesz porozmawiać o tym, co ma do zaproponowania Mindbox w tym zakresie, zapraszamy serdecznie do kontaktu!