/ We know how

Aktualizowanie systemu ERP – czemu jest to istotne i jak podejść do tego we właściwy sposób?

Raport „Trendy systemów ERP w Polsce – jak szybko zmierzamy do chmury?” [i] pokazał, że aktualizacje i koszty utrzymania to najważniejsze problemy związane z użytkowaniem systemów ERP. Na te kwestie wskazało 29% respondentów. Równie kłopotliwa okazała się stara architektura i utrudniona integracja z innymi elementami firmowego środowiska IT, na którą wskazało 27% badanych. Ponadto, co drugi uczestnik ankiety wskazał, że ich system ERP ma więcej niż 9 lat.

Liczby te wyraźnie pokazują, jak duże znaczenie ma stałe aktualizowanie systemów ERP i unowocześnianie infrastruktury IT. Bez regularnych aktualizacji nie byłoby możliwe tak długie eksploatowanie rozwiązań tej klasy.

 

 

Dlaczego istotne jest aktualizowanie oprogramowania ERP?

 

Na kształt polskiego rynku systemów ERP wpływa przede wszystkim otoczenie prawne. Ostatnie lata przyniosły wiele bardzo istotnych zmian funkcjonalnych związanych z Jednolitym Plikiem Kontrolnym, obsługą RODO, czy Split Payment. W najbliższym czasie wszystkich czekają radykalne modyfikacje, przede wszystkim w sferze podatkowej, związane z „Polskim Ładem” wchodzącym w życie już w nowym roku.

Zatem, co oczywiste, zmiany w legislacji okazują się najsilniejszym bodźcem wymuszającym aktualizowanie posiadanych rozwiązań ERP. Liczba i znaczenie tych zmian mają swoje negatywne odbicie w osłabieniu rozwoju funkcjonalnym aplikacji ERP – liczy się przede wszystkim zapewnienie zgodności z wymogami prawa, tak dla dostawców, jak i użytkowników systemów.

Aktualizacja oprogramowania ERP jest także konieczna z powodu zmieniających się procesów biznesowych i nowych, rosnących wymagań użytkowników. Na konieczność poprawy elastyczności i zwiększenia wydajności systemu wskazało 58% respondentów wspomnianego badania[ii]. W dalszej kolejności wymieniono mobilność, prostotę integracji, wymianę architektury i redukcję kosztów utrzymania, dostosowanie do standardów branżowych i wreszcie przejście na rozwiązania chmurowe.

W czasie pandemii znaczna część pracy była wykonywana zdalnie, trudno się zatem dziwić presji na posiadanie wersji mobilnych systemów ERP, które z poziomu telefonu czy tabletu zapewniałyby dostęp do firmowych danych i niezbędnych aplikacji. Ci, którzy mieli takie aplikacje, mogli łagodniej znieść skutki zamknięcia gospodarki. Pandemia dała też impuls do rozwijania nowych wersji ERP w kierunku SoLoMo, czyli Social, Local, Mobile.

Zaktualizowany system ERP oznacza dodatkowo większą wydajność, nowe funkcje, bardziej ergonomiczny interfejs użytkownika oraz nowe możliwości biznesowe związane z wejściem w nowe segmenty rynku, czy szybszym przygotowaniem nowym produktów. Czasami dodanie modułów e-commerce do systemów ERP zachęcało firmy do odejścia od tradycyjnego modelu działania i wejścia w sprzedaż, czy obsługę klientów on-line.

Postępy w robotyzacji procesów biznesowych (RPA  – Robotic Process Automation) i korzyści z nich wynikające mogą przyśpieszać decyzje o aktualizacji systemu ERP. Od lat rozwiązania informatyczne tej klasy szybko i pewnie budują przewagę konkurencyjną i redukują koszty operacyjne.

Jest jeszcze jedna bardzo ważna kwestia, która powoduje, że update systemu ERP jest tak istotny – to bezpieczeństwo danych, przede wszystkim w sytuacji zdalnego dostępu pracowników za pomocą VPN do baz danych. Nie są to funkcje widoczne z poziomu użytkownika, ale to one decydują o być albo nie być przedsiębiorstwa, szczególnie w czasach dynamicznie rosnącej liczby włamań[iii]. Bezpieczeństwo przede wszystkim!

Istotność aktualizacji systemu ERP może wynikać także z bardziej prozaicznych przyczyn – dostawcy systemów nie zawsze w nieskończoność zapewniają wsparcie techniczne dla starszych wersji, czasami odchodzą z pracy ci, którzy znali wszystkie sztuczki, a czasem zwykła awaria sprzętu daje okazję do zmian systemu na nowszą wersję.

 

 

Komu zlecić aktualizację systemu ERP?

 

W zasadzie nic nie stoi na przeszkodzie, aby aktualizację systemu ERP wykonać siłami własnego działu IT, oczywiście jeśli konfiguracja i instalacja systemu nie jest tajemnicą dla własnych pracowników. Wystarczy znać lokalizację plików, ich wzajemne zależności, uprawnienia, wpływ modyfikacji na pozostałe moduły, wstępne warunki instalacji i prawidłową kolejność kroków podczas instalacji i już można działać. No, i nie wolno także zapomnieć o wykonaniu kopii bezpieczeństwa, która w takiej sytuacji może być bardzo potrzebna.

W praktyce jednak, ze względu na stopień komplikacji systemów ERP, rozbudowane zależności pomiędzy modułami i względy bezpieczeństwa, aktualizacja powinna zostać zlecona dostawcy systemu[iv]. Wiedza, doświadczenie, odpowiednie narzędzia i na bieżąco utrzymywane środowiska testowe to atuty takiego wyboru. Dostawcy systemów ERP często dysponują i zarządzają niezbędną infrastrukturą IT, szczególnie w przypadku środowisk chmur publicznych i hybrydowych. Racjonalne jest zatem przeniesienie na nich odpowiedzialności za powodzenie aktualizacji systemu ERP, ciągłość działania i kosztową efektywność, jeśli oprogramowanie ERP działa w modelu SaaS (Software as a Service).

 

 

Jakie mogą być konsekwencje nieaktualizowanego systemu ERP?

 

Zbyt długie zwlekanie z instalacją nowszej wersji z reguły skutkuje koniecznością zakupu nowych licencji po wyższych cenach. Dużo bardziej kosztowne są utracone korzyści – wolniej działający system ERP to mniejsza wydajność całej organizacji, większe zasoby wymagane do utrzymania produkcji, liczniejsza załoga wykonująca nużące i powtarzalne czynności. To także brak możliwości modyfikowania procesów biznesowych i wykorzystania uroków robotyzacji i automatyzacji. Wydłużony czas obsługi klientów, błędy człowieka, brak elastyczności w działaniu, a w końcu uszczerbki na wizerunku firmy to także czynniki zapisujące się po stronie minusów braku aktualizacji rozwiązań ERP.

Utrzymywanie starszych wersji systemów ERP to brak dostępu do nowych rozwiązań funkcjonalnych, narastanie długu technologicznego i stałe zagrożenie niewydolności w momencie wymuszonego przejścia na pracę zdalną. Niezałatane luki w systemie bezpieczeństwa są stałym zagrożeniem dla najcenniejszych zasobów firmy – danych biznesowych i modułów zarządzających działalnością operacyjną firmy.

Niezaktualizowany system ERP uniemożliwia także wykorzystanie najnowszych narzędzi i technologii IT ze względu na słabe możliwości jego integracji. To także niepotrzebne koszty serwisu i utrzymania kompletnego rozwiązania. W starszych technologiach nie jest możliwa bieżąca praca on-line nad rozwojem i doskonaleniem procesów biznesowych, zgodna z nowoczesnymi metodykami prowadzenia tego typu prac.

 

 

Porady udanego wdrożenia uaktualnienia oprogramowania ERP

 

Aktualizacja systemu ERP na szczęście nie jest taką rewolucją, jak wdrażanie nowego rozwiązania. Jednak i w tym przypadku należy zachować ostrożność i rzetelnie zaplanować cały proces, angażując w testowanie także użytkowników końcowych. Sprawdzona przez wielu praktyków zasada mówi, aby używać wersji przedostatniej. Można wtedy liczyć na to, że jest ona już dobrze przetestowana, a największe luki i błędy są już usunięte. Minusem takiego podejścia jest oczywiście brak najnowszych funkcji i modułów.

Jeśli aktualizacja ERP jest wpisana na stałe do strategii biznesowej, to warto wykorzystać każdy update, każdą aktualizację, a jeśli zachodzi potrzeba, także pełną reimplementację[v] systemu. W dłuższym horyzoncie czasowym jest to najtańsza metoda utrzymania systemu ERP w pełnej sprawności.

Podstawą udanej aktualizacji oprogramowania ERP jest planowanie, a zrozumienie każdego etapu prac to warunek konieczny pomyślnego uruchomienia nowej wersji. Każdy dział, każdy zaangażowany pracownik musi wiedzieć, czego się od niego wymaga. Zasady wymiany informacji i sprawnej komunikacji wewnętrznej wymają regularnych spotkań i dyskusji. Zadania muszą być zapisane i podzielone na poszczególne kroki już na wczesnym etapie projektu. Stałe monitorowanie prac, wyszukiwanie błędów i niekompletnych zadań pozwala ocenić, na ile plan odbiega od rzeczywistości. Daje to szanse na podejmowanie szybkich działań zaradczych, jeśli wystąpią jakieś problemy.

 

 

Częste błędy przy wdrażania uaktualnienia ERP

 

Najczęściej kłopoty sprawiają sprawy peryferyjne, nie leżące w centrum zainteresowania zespołu aktualizującego – nie zweryfikowane wersje systemów operacyjnych na sprzęcie użytkowników, brak wymaganych usług na serwerach, czy niespełnianie wymagań sprzętowych, jeśli się zmieniły wraz z nową wersją. Częstym błędem jest także poświęcanie zbyt mało czasu na testy konfiguracyjne i funkcjonalne nowej wersji. Ryzykiem są także modyfikacje w procesach i procedurach. Przed uruchomienie wersji produkcyjnej warto sprawdzić każdy krok i upewnić się, że jest obsługiwany w aktualnej wersji systemu.

Nie wolno także zapominać o trzech zmorach każdego wdrożenia – czasie, budżecie i jakości. Pośpiech w niczym nie pomoże, a może się negatywnie odbić na staranności realizacji całego projektu. Zbyt kosztowne aktualizacji stawiają firmy w kłopotliwym położeniu – z jednej strony trzeba zapłacić za niechciane funkcje i moduły, a z drugiej wszyscy mają świadomość, że odkładanie w czasie aktualizacji i tak się zemści większymi kosztami.

 

 

Przejście na nowy, czy aktualizacja aktualnego systemu ERP?

 

Średni czas życia systemu ERP w przedsiębiorstwach mieści w przedziale od 7 do 10 lat[vi], a to oznacza co najmniej kilkanaście aktualizacji. Nie każdy problem, czy usterka musi generować od razu chęć zakupu innego systemu tym bardziej, że jest to kosztowny i długotrwały proces. Kiedy zatem warto o tym pomyśleć? Wtedy, gdy kolejne aktualizacje nie przynoszą spodziewanych efektów i nie ma poprawy efektywności działania całej firmy. Także wtedy, gdy dostawcy systemu zaczyna brakować doświadczonych konsultantów i spada jakość wsparcia technicznego, wydłuża czas i koszt serwisu, a widoczne staje się zmniejszenie użyteczności systemu. Jednak podstawowym impulsem do zmiany musi być przekonanie, że nowy system da dodatkowy impuls do rozwoju firmy, pozwoli osiągać nowe cele biznesowe oraz ułatwi robotyzację i korzystanie z najnowszych technologii uczenia maszynowego i sztucznej inteligencji. Zastąpienie starego systemu ERP innym, oferującym bardzo podobną lub identyczną funkcjonalność, mija się z celem.

[i] https://intersys.pl/raport-trendy-na-rynku-systemow-erp-w-polsce/

[ii] Idbidem, s. 8.

[iii] https://www.ibm.com/security/data-breach

[iv] https://magazynprzemyslowy.pl/artykuly/rynek-erp-jaki-byl-2020-i-trendy-na-2021

[v] https://dahliamatic.pl/upgrade-systemu-erp-jak-kiedy-dlaczego/

[vi] https://www.billtrust.com/resources/blog/5-famous-erp-myths-shattered/