10 niezbędnych narzędzi dla małych, średnich i dużych firm. Wsparcie cyfrowych rozwiązań dla Twojego biznesu.

Narzędzia cyfrowe dla firm to między innymi rozwiązania dla pracy zdalnej, stanowiące swoisty must-have w dobie pandemii. Na tym jednak nie koniec. Odpowiednia kombinacja programów, platform i aplikacji wraz z optymalnym wykorzystaniem czynnika ludzkiego to tak naprawdę na obecną chwilę klucz do wypracowania przewagi konkurencyjnej.

W poniższym tekście analizujemy wybrane z dostępnych na rynku możliwości, które pomogą przekształcić Twoją firmę w organizację przyszłości. Więcej informacji i szczegółowe opisy wielu z prezentowanych rozwiązań znajdziesz na naszym blogu.

 

 

Przegląd oprogramowania dla biznesu niezbędnego do poprawy wydajności zespołów i zwiększenia efektywności pracy

Każda firma, która dąży do usprawnienia pracy zespołowej, zarówno pod kątem szybkości, jak i wyników, prędzej czy później stanie przed wyzwaniem wyboru oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem. Nowoczesne systemy Enterprise Resource Planning (w skrócie ERP), bo to o nich mowa, stwarzają szereg możliwości, które znacznie wykraczają poza modelowanie procesów.

Zaawansowany „ERP” posiada dedykowane i wyspecjalizowane rozwiązania (również zautomatyzowane), nie ma problemów z integracją wewnętrzną i zewnętrzną, dysponuje rozbudowanymi, lecz prostymi w obsłudze systemami raportowymi, działa w „chmurze” i oczywiście ma przystępny interfejs. A przy tym może być rozbudowany o elementy związane ze sztuczną inteligencją i uczeniem maszynowym.

Wszystkie powyższe kryteria spełniać będą odpowiednio skonfigurowane i dopasowane pod kątem potrzeb użytkownika programy firmy Epicor, takie jak Epicor ERP czy Epicor iScala. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o ich funkcjonalnościach i przeprowadzonych przez nas wdrożeniach, skontaktuj się z nami lub przejrzyj materiały na naszym blogu.

 

 

 

Top 5 najlepszych systemów CRM do zarządzania klientami i planowania sprzedaży: Pipedrive, Freshworks, Zoho, HubSpot, Salesforce

Dobry system ERP wyposażony jest oczywiście również w rozwiązania wspierające relacje z klientami czy wspomagające sprzedaż. Dokonując przeglądu „CRM-ów”, warto zwrócić szczególną uwagę na następujące z nich:

  • Pipedrive – proces sprzedażowy jest tutaj zwizualizowany w formie etapów obejmujących priorytetyzację zaplanowanych działań i szans zamknięcia transakcji, zaś wiadomości e-mail są automatycznie śledzone i uzupełniane.
  • Freshworks – pozwala na maksymalne wykorzystanie sztucznej inteligencji w dotarciu do potencjalnych klientów i zwiększeniu ich zaangażowania.
  • Zoho – jeden z najchętniej wybieranych systemów CRM na świecie, który wspiera ponad 150 000 firm w 180 krajach.
  • HubSpot – bezpłatne narzędzie oferujące kompleksowe wsparcie dla sprzedawców, marketingowców, zespołów obsługi klienta czy właścicieli firm.
  • Salesforce – działa w całości w „chmurze”, oferuje rozwiązania mobilne, miesięczny okres próbny i przystępne ceny.

 

Efektywne zarządzanie projektami w firmie: Jira, Slack, Confluence

Wszystkie informacje dotyczące projektu z łatwością wyświetlisz natomiast dzięki oprogramowaniu takiemu jak:

  • Jira Core – pozwala na monitorowanie szczegółów (między innymi dzięki wysyłanym powiadomieniom) i mierzenie wydajności, a przy tym posiada szereg rozwiązań chmurowych (takich jak np. tablica do pracy zdalnej), opartych o funkcję drag & drop. Dobrze sprawdzi się w zespołach, które działają w oparciu o proces.
  • Slack – doskonale współpracuje z innymi popularnymi narzędziami, które są używane do zarządzania projektami. Umożliwia automatyzację rutynowych zadań oraz udostępnianie dokumentów lub plików w kanałach projektu, tak aby nawet nowi pracownicy mieli informacje potrzebne do dalszej pracy.
  • Confluence – zda egzamin zarówno w zakresie zarządzania projektami, jak i wiedzą, stanowiąc pojedyncze źródło rzetelnych informacji na temat organizacji. Posiada szeroki zakres rozmaitych funkcji, takich jak zaawansowane wyszukiwanie, wysyłanie powiadomień, drzewo stron, szablony, edycja w czasie rzeczywistym i komentowanie. Możliwa jest również integracja z systemem Jira.

 

 

Zarządzenie projektem w dobie pandemii – systemy do komunikacji grupowej: Zoom, Grape.io, Google Meet

Pandemia spowodowała zaś boom na narzędzia do zdalnej pracy, które w dobie globalizacji i zdywersyfikowanych zespołów już wcześniej miały się całkiem nieźle. Wiele firm doceniło korzyści płynące z tego typu rozwiązań i rozważa przynajmniej częściowe pozostanie w trybie online nawet po ustaniu zagrożenia epidemiologicznego. O naszych refleksjach związanych z zarządzaniem projektem wdrożenia w warunkach pandemii pisaliśmy między innymi tutaj. A rozwiązania dla pracy zdalnej, które trzeba znać to między innymi:

Zoom, czyli platforma do pracy online, w tym wideokonferencji, prowadzenia spotkań, szkoleń czy webinarów. Ogromną zaletą jest między innymi prostota użytkowania, wysokiej jakości audio i wideo HD, dostępność zarówno wersji stacjonarnej, jak i mobilnej oraz możliwość nagrywania. Zoomowe spotkania „pomieszczą” do 1000 uczestników, zaś webinary – aż 10 000 widzów!

Grape.io – opierając się na silniku zasilanym przez sztuczną inteligencję z elementami NLP, Grape posiada szereg funkcji – od połączeń video, poprzez chat, aż po wyszukiwarkę zintegrowaną z innymi aplikacjami lub programami. Dostępny jest zarówno tradycyjny hosting, jak i „chmura”.

Google Meet, czyli rozwiązanie, które umożliwia prowadzenie rozmów video z wieloma osobami jednocześnie bez zbędnej konfiguracji czy wtyczek – wystarczy jedynie udostępnić link. Usługa ma specjalnie zaprojektowane aplikacje na Androida oraz IOS i jest oczywiście zintegrowana z innymi narzędziami Google dla firm.

 

 

 

Efektywna komunikacja w zespole – codzienne spotkania (m.in. daily standup)

Narzędzia komunikacji zdalnej będą szczególnie istotne w przypadku zespołów (np. agile’owych), które praktykują codzienne spotkania o raczej ustrukturyzowanym charakterze. W ich przypadku warto skorzystać z Microsoft Teams. Dzięki funkcji o nazwie „tryb razem” użytkownik może „usiąść” razem z innymi ze wspólnym tłem wirtualnym, tak aby wszyscy poczuli się, jakby byli w tym samym pomieszczeniu. Pozostałe opcje, które oferują inne komunikatory (m.in. udostępnianie plików w czasie rzeczywistym) są również dostępne.

 

 

 

Aplikacje mobilne w biznesie: co posłuży w lepszych powiadomieniach?

Większość z omawianych powyżej narzędzi dla firm w Internecie jest też dostępna w wersji mobilnej. Wybierając pomiędzy kilkoma rozwiązaniami, dla których dostępne są aplikacje, warto sprawdzić, czy jest możliwość odbierania powiadomień Mobile Push. Zaprowadzą one użytkowników prosto do konkretnego miejsca, maksymalnie skracając ścieżkę dotarcia. Co więcej, pojawiają się one natychmiast na ekranie telefonu odbiorcy, nawet bez konieczności jego odblokowania.

 

 

 

Oszczędność czasu = oszczędność pieniędzy – automatyzacja procesów biznesowych (RPA)

Kolejnym aspektem, którego nie sposób pominąć pisząc o rozwiązaniach cyfrowych, jest automatyzacja procesów biznesowych, która stanowi jeden z ostatnich kroków na drodze do pełnej dojrzałości technologicznej przedsiębiorstwa. Aby miała sens, musi jednak zostać przeprowadzona etapami i w sposób świadomy. Podstawowe informacje na temat Robotic Process Automation i wdrożenia robotyzacji w organizacji znajdziesz tutaj.

 

 

 

Wsparcie od Google na rozwój biznesu – program Firmy Jutra

Co ciekawe, oprócz oferowanych internetowych narzędzi dla przedsiębiorców, Google uruchomił również nowy program szkoleniowo-rozwojowy: Firmy Jutra. Może wziąć w nim udział aż 15 000 organizacji, a jego celem jest zwiększenie innowacyjności oraz wsparcie przedsiębiorstw w transferze swojej działalności do Internetu, jak i dotarciu do klientów, którzy również przenieśli się do świata online. Zapisać do programu możesz się tu.

 

 

 

Sprawdź dofinansowania i formy wsparcia mikro, małych, średnich i dużych przedsiębiorstw – jakie granty z PARP czekają?

Nie tylko Google wspiera przedsiębiorców w postępującej cyfryzacji – w rozwoju kompetencji i finansowaniu firmy pomaga także Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości. Na pomoc mogą liczyć zarówno istniejące, jak i dopiero powstające biznesy. Szczegółowa lista aktualnych programów dostępna jest tutaj. Potencjalnych inwestorów zainteresowanych współpracą z nami zapraszamy z kolei tu.

Aby z powodzeniem prowadzić interesy, każda firma potrzebuje szybkiego i niezawodnego dostępu do towarów i usług. To, w jaki sposób dana organizacja je pozyskuje, a następnie opłaca, określa jej podejście do procesu Purchase to Pay (P2P). Krótko mówiąc, obejmuje on zatem wszystkie etapy od wystąpienia potrzeby zakupu przez przyjęcie faktury, aż do jej rozliczenia.

Pełny proces P2P angażuje więc wiele osób pracujących w różnych działach (księgowości, kontrolingu, finansów i zakupów) oraz wymaga zaawansowanego transferu danych. Jeśli dodatkowo jest on wykonywany ręcznie, zajmuje zwykle sporo czasu i wysiłku oraz pozostawia szerokie pole do popełnienia błędów po stronie organizacji.

Elektroniczny i w dużej mierze zautomatyzowany proces transakcyjny można jednak zaprojektować pod kątem wydajności (przyspieszenia akceptacji dokumentów, dostaw, fakturowania oraz płatności), minimalizacji czynnika ludzkiego oraz redukcji kosztów (w tym między innymi obsługi rozliczeń). Wymaga to zarówno oprogramowania, które bezproblemowo odwzoruje poszczególne działania, jak i rzetelnego konsultanta IT.

 

 

Purchase to Pay w pigułce

Choć nie ma dwóch identycznych firm, proces P2P w wielu branżach zwykle przebiega według poniższego schematu:

  1. Identyfikacja potrzeby zakupu poszczególnych towarów lub/i usług.
  2. Powstanie zlecenia zakupu i przesłanie do zatwierdzenia. Ma ono formę sformalizowanego dokumentu, który wyszczególnia potrzebne towary lub/i usługi. W firmach korzystających ze zautomatyzowanych rozwiązań zakupowych informacje w dokumencie wykorzystywane są do automatycznego wypełniania zamówienia.
  3. Kolejny krok to zaproszenie do złożenia oferty oraz wybór dostawcy. Jeśli firma ma już preferowanych i zakontraktowanych dostawców, zespół zaopatrzeniowy (lub system) może wybrać tego, który ma najkorzystniejsze warunki i ceny dla potrzeb bieżącego projektu.
  4. Po wybraniu dostawcy wydawane jest zamówienie zakupu, które po akceptacji sprzedawcy staje się wiążącą umową. Jeśli firma posiada zautomatyzowane oprogramowanie typu e-Procurement, zamówienie zostanie automatycznie wypełnione i dopasowane do zlecenia zakupu, a następnie śledzone w systemie.
  5. Kiedy dostawca zrealizuje zamówienie, towar oraz towarzysząca mu dokumentacja odbiorcza są sprawdzane pod kątem kompletności, poprawności i jakości. Otrzymane dokumenty są porównywane z oryginalnym zamówieniem – odbywa się to w sposób automatyczny (za pośrednictwem rozwiązań e-Procurementu) lub ręczny. Uszkodzone lub niekompletne zamówienia mogą zostać zwrócone lub ich cena może ulec modyfikacji. Taki scenariusz wymaga aktualizacji danych transakcji w celu odzwierciedlenia zmian.
  6. Następnie dostawca wysyła fakturę, która jest dodawana automatycznie (za pomocą e-fakturowania) do oprogramowania zaopatrzeniowego i księgowego lub ręcznie przez zespół ds. rozliczeń.
  7. Wraz z oryginalnym zamówieniem i dokumentacją odbiorczą, faktura od dostawcy umożliwia zespołowi rozliczeniowemu przeprowadzenie trójstronnej weryfikacji w celu sprawdzenia, czy dane transakcji są właściwe i kompletne oraz czy wszystkie zamówione towary i usługi zostały dostarczone lub wykonane zgodnie z oczekiwaniami kupującego.
  8. Po przejrzeniu, weryfikacji i ewentualnych korektach, faktura zostaje zatwierdzona do zapłaty. Dział rozliczeń dokonuje płatności i aktualizacji danych.

 

Usprawnienia i korzyści biznesowe z automatyzacji procesu P2P i jego elementów

Purchase to Pay dotyka praktycznie każdego obszaru biznesowego- od produkcji, przez marketing, aż po financial reporting. Wprowadzenie jednej kluczowej zmiany – na przykład wdrożenie rozwiązań w chmurze – może nie tyko usprawnić sam proces, lecz i wpłynąć pozytywnie na zarządzanie łańcuchem dostaw, umowami, a także poprawić ogólną produktywność, rentowność i elastyczność organizacji. Oto niektóre z korzyści zastosowania automatyzacji i elementów sztucznej inteligencji w P2P:

  • redukcja kosztów operacyjnych nawet o 80% oraz czasu trwania cyklu aż o 70% dzięki użyciu oprogramowania typu Palette,
  • eliminacja ewentualnych opóźnień i redukcja kosztów pośrednich, dzięki przyspieszonej autoryzacji (na przykład za pośrednictwem urządzeń mobilnych) i wysyłanych powiadomień,
  • większa kontrola bieżących wydatków zakupowych, dzięki ustaleniu określonego budżetu w systemie,
  • zwiększona efektywność kontroli planowanych wydatków oraz dokładności prognoz w obszarze rezerw finansowych,
  • poprawa płynności finansowej – łatwy dostęp do poprawnych i kompletnych danych (w tym ścieżek audytu) zapewnia doskonałą transparentność oraz dostarcza cennych informacji, które są potrzebne do podejmowania strategicznych decyzji oraz pozwalają inwestować w rozwój przy jednoczesnym spłacaniu należności,
  • brak ryzyka utraty danych dzięki formie elektronicznej,
  • bezproblemowa integracja z istniejącą technologią (systemem ERP czy programem księgowym), która umożliwia tworzenie kompleksowych i zindywidualizowanych rozwiązań w zakresie zaopatrzenia,
  • eliminacja zbędnych dostawców i wyższy poziom zgodności dzięki dostępowi do zintegrowanej bazy,
  • poprawa relacji z dostawcami dzięki usprawnieniu pracy w dziale księgowości,
  • eliminacja żmudnych zadań oraz maksymalne wykorzystanie potencjału działu zakupów, a także poprawienie jego pozycji negocjacyjnej dzięki przyspieszonej obsłudze zamówień i uniknięciu opóźnień w płatnościach,
  • lepsza koordynacja pomiędzy poszczególnymi działami organizacji dzięki stałemu wglądowi w proces,
  • brak zbędnego powielania tych samych czynności (na przykład ręcznego wprowadzania danych do faktury),
  • rzetelne wsparcie w wypracowaniu własnego standardu na każdym etapie procesu.

 

 

Jak zacząć automatyzację procesu Purchase to Pay

Automatyzacja elementów procesu P2P zapewnia organizacji wiele korzyści, w tym operacyjnych. Automatyzacja kompleksowo usprawnia procesy zakupowe, zapewniając jednocześnie maksymalny wgląd w wydatki firmy.

W Mindbox wdrażamy zautomatyzowane narzędzia i dopasowujemy je do potrzeb klienta. Dzięki długofalowej współpracy z czołowymi dostawcami oprogramowania (między innymi firmą Palette) projektujemy rozwiązania doskonale odpowiadające zarówno na biznesowe, jak i organizacyjne wyzwania Twojej firmy. Skontaktuj się z nami, a chętnie doradzimy i przedyskutujemy dostępne możliwości.

Ta treść jest chroniona hasłem. Aby ją zobaczyć, podaj hasło poniżej:

Wdrożenie Robotic Process Automation wymaga o wiele większego zaangażowania użytkowników niż w przypadku typowego rozwiązania IT. Właśnie dlatego najlepszym wstępem do inteligentnej automatyzacji procesów biznesowych są warsztaty lub szkolenia. To gwarancja sprawniejszego wdrożenia i pewność osiągnięcia zamierzonych korzyści biznesowych. Właśnie dlatego uruchamiamy Inteligent Process Automation Academy. Wkrótce startują pierwsze szkolenia.

 

Dla kogo jest szkolenie?

 

Inteligent Process Automation (IPA) Academy przygotowaliśmy przede wszystkim z myślą o przedstawicielach organizacji, które są zainteresowanie inteligentną automatyzacją procesów.
Inna grupą, która może być szczególnie zainteresowania tymi szkoleniami są konsultanci biznesowi, którzy na co dzień pracują z procesami, szukają usprawnień, zmieniają je i optymalizują. Skuteczne wspieranie cyfrowej transformacji wymaga od nich dzisiaj znajomości wielu rozmaitych technologii – RPA to z pewnością jedna z nich. Niemniej korzyści może odnieść praktycznie każdy pracownik biurowy, który wykonuje czynności biurowe mające powtarzalny charakter, czyli w większości przypadków nadające się do robotyzacji.

 

Jak wygląda kurs?

 

Początkowo w ramach IPA Academy będą oferowane dwa szkolenia: RPA Foundations oraz szkolenie z obsługi UI Path – platformy do robotyzacji.
Pierwsze z nich skupia się na podstawach i dostarcza podstawowej wiedzy o inteligentnej automatyzacji procesów. Dwudniowy kurs RPA Foundations to także okazja, żeby pokazać jak standardowe roboty można łączyć z innymi systemami, np. OCR, czy zewnętrznymi serwisami albo modelami uczenia maszynowego. Dobrym przykładem, który często wykorzystywaliśmy na warsztatach jest użycie API danych walutowych NBP. To przydatne i często stosowane rozwiązanie. Natomiast podczas szkolenia technicznego będziemy skupiać się na konkretnych narzędziach UiPath. Pokazujemy jak się projektuje roboty w praktyce a także jak należy się przygotować do wdrożenia RPA w większej skali, kiedy mówimy, nie o jednym robocie, ale o kilkunastu czy kilkudziesięciu robotach. Opowiadamy o pułapkach projektowych oraz jak ich unikać.

 

Wiedza o tym co można, a czego nie można zautomatyzować to solidny fundament każdego projektu IPA. Świadomość możliwości technologii, sprawia, że projekty realizowane są sprawniej i przynoszą o wiele lepsze efekty. Częściej udaje się zmieścić w harmonogramie i w budżecie. Wiedza wyniesiona z takich warsztatów czy szkoleń pozwala dobrze określić oczekiwania, a dzięki temu łatwiej osiągnąć to, co się zamierzy.

 

Chcemy dzielić się wiedzą z klientami, bo jesteśmy przekonani, że przynosi to korzyści obydwu stronom. My też lubimy sprawnie prowadzone i zakończone sukcesem projekty. Dlatego zależy nam też na wzroście świadomości i ograniczeń technologicznych, byśmy wspólnie mogli osiągać jak największe korzyści. Jeżeli warunkiem sprawniejszych projektów są wyposażeni w wiedzę przedstawiciele klienta, to chcemy im otworzyć dostęp do tej wiedzy.

 

Szkolenie skrojone na KONKRETNE potrzeby

 

 

Od dłuższego czasu spotykaliśmy się pytaniami klientów o szkolenia. Początkowo sugerowaliśmy korzystanie z materiałów naszych partnerów technologicznych, głównie UIPath. Szybko przekonaliśmy się jednak, że jest to niewystarczające. Nawet najlepsze materiały nie są w stanie zastąpić bezpośredniego kontaktu, interakcji i pracy na konkretnych przykładach, które są osadzone w kontekście danej organizacji.

Chociaż IPA Academy dopiero startuje, to doświadczenia z edukacji użytkowników mamy znaczne. Większość realizowanych projektów inteligentnej automatyzacji procesów rozpoczynaliśmy od warsztatów dla użytkowników. Czasem musieliśmy najpierw tłumaczyć czym w ogóle jest Robotic Process Automation (RPA), czasem zaczynaliśmy od omówienia procesów, które zasadniczo nadają się, bądź nie nadają się do robotyzacji, a następnie przechodziliśmy do tego jak oceniać potencjał procesów dla robotów, a także atrakcyjność automatyzacji konkretnego procesu dla organizacji.
Zawsze ostatecznym efektem był szybszy, sprawniej przeprowadzony projekt.

Raz zdarzyło się, że główną korzyścią z warsztatów była decyzja o wycofaniu się z projektu robotyzacji. Wstępna analiza procesów wykazała, że potencjał jest znikomy. Można by pomyśleć, że na własne życzenie straciliśmy klienta. My patrzymy na to jednak inaczej: byłoby o wiele gorzej, gdyby klient zdecydował się na projekt i przekonał, że nie ma on sensu po dokonaniu inwestycji.

W większości przypadków konkretnym zyskiem z kilkugodzinnych czy kilkudniowych warsztatów jest przygotowanie pewnej puli procesów, kandydatów do robotyzacji. Kiedy przekonujemy się, że potencjał istnieje, szkolenie w trakcie warsztatów prowadzimy już na konkretnych przykładach. Zresztą praca na prawdziwych procesach, danych jest o wiele bardziej wartościowa. To znakomity start całego projektu.

Niezwykłą wartością takich zamkniętych szkoleń czy warsztatów dla jednej organizacji jest samo spotkanie grupy ludzi reprezentujących różne jednostki biznesowe i rozpoczęcie dyskusji na temat automatyzacji procesów.

 

Ludzie, procesy i roboty

 

 

Sukces wdrożenia RPA wymaga za każdym razem dokładnego poznania procesu, zrozumienia pracy wykonywanej przez ludzi, a następnie opisania tego wszystkiego językiem zrozumiałym dla robota.
Nie jest to łatwe, ponieważ jego praca nie przypomina działania typowego oprogramowania. Bardziej podobna jest do linii produkcyjnej w fabryce. Potrzebne jest więc analityczne, procesowe podejście, a nie całościowe, skupiające się wyłącznie na efektach. Czasem może się wydawać, że pracownicy działają intuicyjnie, a później okazuje się, że za ich działaniami kryją się skomplikowane drzewa decyzyjne. Uświadomienie sobie wiedzy jaką posiadają pracownicy bywa przełomem zawodowym.

Dla wielu osób projekty robotyzacji stanowią ogromną szansę na obranie nowej ścieżki kariery. Nie brakuje nam przykładów kiedy koordynatorami projektów inteligentnej automatyzacji zostawali pracownicy, którzy wcześniej nie mieli wcale do czynienia z IT. Można powiedzieć, że ubocznym efektem jednego z naszych projektów, jest rozwój szeregowego pracownika księgowości, który właściwie zmienił zawód. W trakcie projektu zdobył wiedzę i doświadczenie, która dzisiaj pozwala mu bardzo dokładnie opisywać zadania do wykonania dla robotów – przełożenie takiego dobrze przygotowanego opisu na kod jest już dużo łatwiejsze. Właściwie można powiedzieć, że każdy zespół, który uczestniczy w projekcie robotyzacji, przechodzi podobną transformację.

Na marginesie warto dodać, że to dobry przykład na to jak roboty dają pracę, a nie ją zabierają. Uwalniają od rutynowych, czasochłonnych, nie wymagających kreatywności czynności, dając możliwość zajęcia się czymś bardziej wartościowym. Co więcej, ktoś te roboty musi zaprojektować i wdrożyć, a wcześniej ocenić, które procesy można, a których nie można zautomatyzować.

 

Jeśli nie akademia, to Uniwersytet

 

 

Oferta IPA Academy skierowana jest przede wszystkim dla pracowników organizacji, które są zainteresowane wykorzystaniem i potrzebują w krótkim czasie pozyskać podstawową wiedzę o inteligentnej automatyzacji procesów lub przygotować się do samodzielnego projektowania robotów RPA. Dla wszystkich zainteresowanych zdobyciem gruntownego wykształcenia w tej dziedzinie rekomendujemy studia na kierunku Automatyzacja procesów biznesowych na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Łódzkiego. Mindbox jest jedną z 7 firm, która we współpracy z uczelnią uruchomiła ten kierunek.

Decyzja władz UŁ o uruchomieniu tego kierunku, także pokazuje, że automatyzacja to niezwykle istotny nowy kierunek rozwoju biznesu. Mając to na uwadze UŁ chce ułatwić dostęp organizacjom do odpowiednio wykształconej kadry, a zarazem zapewnić młodym ludziom atrakcyjne wykształcenie i ścieżkę kariery. To niezwykle ważne, szczególnie w Łodzi, która konsekwentnie rozwija się jako jedno z krajowych i regionalnych centrów outsourcingowych procesów biznesowych.

Więcej na stronie: tutaj

Tydzień temu opublikowaliśmy wpis, w którym opowiadaliśmy historię pewnego projektu rozpoczętego tradycyjne, ale realizowanego z sukcesem w pełni zdalnie. Zakończyliśmy go pytaniem: czy tak już zostanie, czy będziemy działać tylko na odległość, czy może wrócimy do tego, co było przedtem? Naszym zdaniem ostatecznie zmiany nie będą znaczne, choć proporcje pewnie się zmienią.

Jak to będzie z podróżami służbowymi?

W projektach, które realizowane są daleko od Polski, podróże konsultantów zawsze stanowiły znaczny koszt. Teraz, kiedy klienci przekonali się, że praca zdalna może być efektywna, będą skłonni ograniczyć wydatki na podróże. Proporcje pracy zdalnej do pracy u klienta mogą się znacząco zmienić.

W przypadku projektów lokalnych nadal pozostanie jednak miejsce na spotkania twarzą w twarz. Analiza, opracowanie wymagań, projektowanie rozwiązań, konfigurowanie – te czynności najłatwiej i najszybciej wykonać, będąc u klienta. Kiedy mamy jakieś pytanie, najłatwiej podejść do kogoś do biurka i zapytać. Zajmuje to o wiele mniej czasu niż umawianie spotkania online czy nawet wykonanie połączenia telefonicznego – jeśli ktoś nie odbiera, to nawet nie wiemy dlaczego i żeby się tego dowiedzieć, trzeba wykonywać następne telefony; a jeśli nie zastajemy kogoś przy biurku, to od razu można zapytać kogoś, kto siedzi obok. Wszystko można załatwić zdalnie, ale trwa to zwykle dłużej i jest bardziej skomplikowane. Traci się przez to mnóstwo czasu. Kilka straconych minut każdego dnia z tak błahych powodów może przekładać się na poważne opóźnienia.

Czy możemy więc wyobrazić sobie, że zamykamy wspomniany projekt, rozpoczęty tradycyjnie i realizowany w pełni zdalnie, bez kolejnej wizyty u klienta? Tak, ale mimo to podczas końcowych testów wolelibyśmy być na miejscu, żeby można było przypilnować tego, czy wszyscy wykonują zaplanowane zadania, a w przypadku pojawienia się drobnego błędu błyskawicznie go skorygować.

Wnioski

Ostateczny wniosek powinien być chyba taki, że zarządzanie projektami, niezależnie od tego, czy tradycyjne, czy w „nowej normalności”, podlega tym samym regułom, a problemy w projektach realizowanych zdalnie to te same problemy spotykane od lat. Dlatego też sukces dziś, jak i w przyszłości zapewni trzymanie się trzech znanych od dawna zasad… no, może odrobinę zmodyfikowanych.

Po pierwsze, komunikacja jest kluczowa. Choć nie widzimy się codziennie i nie spotykamy się każdego ranka, żeby omówić status projektu, to używając odpowiednich narzędzi, możemy nadal trzymać rękę na pulsie. Ważne, żeby nie utonąć w e-mailach. Lepiej sprawdzą się regularne spotkania na Zoomie czy Microsoft Teams, które dostarczą kierownikowi projektu informacji o potencjalnych problemach i pozwolą realizować kolejne czynności w terminie.

Po drugie, utrzymanie produktywności wymaga udzielania klarownych wskazówek i jasnego określania realistycznych oczekiwań oraz terminów. Żeby to osiągnąć, trzeba zaplanować i zapewnić dostępność poszczególnych członków zespołu, dzięki czemu inni będą mogli się z nimi szybko i efektywnie komunikować.

Po trzecie, nawet siedząc non stop przed komputerem, nie można zapominać, że po drugiej stronie mamy do czynienia z takimi samymi ludźmi jak my sami. Potrzeba zrozumienia i elastyczności, żeby cała maszyna pracowała bez przestojów. Mając to na uwadze, trzeba pamiętać, żeby od czasu do czasu, poza formalnymi spotkaniami, zorganizować online spotkanie nieformalne, podczas którego będzie można pożartować i lepiej się poznać.

Business as usual, czyli na projektach bez zmian

Na początku tego roku zaczęliśmy przygotowywać się do projektu wdrożenia systemu ERP u klienta w jednym z krajów bałtyckich. W lutym zdążyliśmy jeszcze odbyć na miejscu kilka wstępnych spotkań, ale później nagle musieliśmy się przestawić na pracę w pełni zdalną. I wiecie co? Projekt jest realizowany zgodnie z założonym harmonogramem. Czy możemy sobie wyobrazić, że zamkniemy go bez kolejnej wizyty u klienta? Owszem, ale kiedy skończy się epidemia, chyba wolelibyśmy wrócić do tradycyjnego sposobu prowadzenia dalszych etapów tego projektu, podobnie jak i innych. W wielu wypadkach tak jest po prostu łatwiej, szybciej i przyjemniej.

Kiedy kolejne europejskie rządy, w tym polski, zaczęły wprowadzać ograniczenia poruszania się i zamknęły granice, finalizowaliśmy przygotowania do rozpoczęcia projektu. Okazało się, że nie jest to powód wystarczający, żeby nas zatrzymać. Tak jak planowaliśmy, pod koniec kwietnia podpisaliśmy umowę, prace wystartowały i wciąż trwają – wszystko zdalnie. Oczywiście, bezpośrednie spotkanie z przedstawicielami klienta na początku roku było pewnym plusem. Zdążyliśmy się bowiem trochę poznać, niemniej większość czynności prowadzona była i jest zdalnie.

Co jest największym wyzwaniem?

Czujemy, że w pewnych sytuacjach brakuje kontaktu twarzą w twarz. Będąc fizycznie w jednym pomieszczeniu, lepiej można ocenić zaangażowanie uczestników. O wiele łatwiej także wyczuć, czy wszystko zostało zrozumiane, czy coś pozostało dla kogoś niejasne. Pewnie, że pracując zdalnie, też można zadawać pytania. Praktyka pokazuje jednak, że nie wszyscy są na tyle otwarci, żeby z własnej inicjatywy zapytać o coś albo poprosić o powtórzenie. Jeśli jesteśmy na miejscu, obserwując czyjeś zachowanie, nie tylko twarz, ale również mowę ciała, można się tego domyślić.

Wyzwaniem są również długie sesje szkoleniowe. Wiele osób o wiele łatwiej radzi sobie z nimi w sali konferencyjnej, niż siedząc przed ekranem komputera we własnym domu czy biurze. To bardzo trudne, zwłaszcza dla prowadzącego szkolenie, który praktycznie cały czas musi mówić, często nie widząc uczestników. Nieco poprawia sytuację, jeśli wszystkie osoby biorące udział w szkoleniu online mają włączoną kamerę. Jeśli jednak prowadzący nie widzi uczestników, a oni w tym czasie nie zadają żadnych pytań, to nawet nie wie, czy są po drugiej stronie i go słuchają.

W przypadku tego projektu dodatkową trudnością jest to, że cała komunikacja z klientem odbywa się w języku angielskim. Trzeba dodać, że dla żadnego uczestnika projektu nie jest to język ojczysty. Co więcej, niektórzy kluczowi użytkownicy systemu nie mówią po angielsku i kierownik projektu po stronie klienta występuje w roli tłumacza. To byłoby utrudnieniem nawet w tradycyjnych warunkach, ale przy pracy zdalnej jest prawdziwym wyzwaniem.

Ktoś może powie, że przecież praca zdalna, telekonferencje nie są żadną nowością, że były standardowo wykorzystywane w większych projektach. Zgoda. Kiedy realizowaliśmy projekty w Afryce czy Australii, to było jasne, że nie możemy być cały czas na miejscu. Z drugiej strony, kiedy zachodziła potrzeba, to byliśmy na miejscu u tych klientów co dwa tygodnie. Pewne czynności w projektach zazwyczaj wykonuje się u klienta. Na miejscu omawia się procesy, opracowuje konfiguracje. Ze względu na epidemię trzeba było to przemodelować. Kiedy w projekcie pojawiały się problemy, nie można było po prostu pojechać i wyjaśnić wszystko na miejscu. Trzeba było poradzić sobie zdalnie.

I radzimy sobie. Projekt przebiega zgodnie z planem. Trudności udaje się rozwiązywać i na razie nie pojawia się kwestia powrotu do tradycyjnego sposobu pracy. Wciąż jednak zastanawiamy się: czy tak już zostanie, czy wrócimy do tego, co było przedtem? Ale o tym w drugiej części tego wpisu, którą opublikujemy za tydzień/za dwa tygodnie. Przedstawimy w niej także kilka porad dotyczących sprawnego prowadzenia projektów w „trybie pandemicznym”.

Mindbox, po kilkunastu latach obecności na rynku, przechodzi prawdziwą metamorfozę. W spółce wydzielamy dwa brandy: Mindbox oraz Mindworkers. Dlaczego? Z powodu dynamicznego rozwoju oraz rozszerzenia wachlarza oferty, o nowe produkty i usługi. Wszystkie działania, jakie podejmujemy, realizujemy je wyłącznie z z myślą o klientach. Ale – po kolei…

Narodziny

Zaczęło się kilkanaście lat temu. Narodziła się marka Mindbox, której misją była odpowiedź na istotną potrzebę rynku: rozwiązywanie problemów biznesowych organizacji za pomocą coraz szerzej dostępnych technologii, u progu cyfrowej rewolucji . Koniec pierwszej dekady XXI wieku był momentem dynamicznych zmian na styku biznesu i nowych technologii. Wówczas to takie rozwiązania jak Cloud czy Big Data przestały być efektowną ideą, a stawały się istotnym źródłem zmian i przewag w firmach. Kto zaniechał cyfryzacji, zostawał w tyle.

Przejście cyfrowego zwrotu stawało się żywotnym wyzwaniem firm. Bez względu na wielkość, rodowód czy sektor rynku. My zaś – dostarczając konkretne, ogólne czy też szyte na miarę i potrzeby danej organizacji rozwiązania i technologie – odpowiadamy na te żywotne potrzeby biznesu. Dostarczając gotowe rozwiązania IT, personalizując i wdrażając je – zwiększamy efektywność procesów biznesowych naszych klientów.

Wzrost

Od ponad dekady naszą flagową ofertą był i pozostanie system ERP. Jesteśmy największą firmą w regionie EMEA wdrażającą rozwiązania amerykańskiego producenta Epicor Software. W tym czasie wdrożyliśmy kilkaset projektów w Polsce i na świecie. Wiele z nich obejmowało kompleksową obsługę – od analizy, przez zaprojektowanie architektury rozwiązania, po wdrożenie i serwis. Naszymi klientami są zarówno rodzime firmy, jak i działające globalnie międzynarodowe korporacje. Do tej porty zrealizowaliśmy projekty dla przedsiębiorstw z przeszło pięćdziesięciu krajów.

Ale to nie wszystko. Od początku istnienia, bowiem, nie tyle poszukiwaliśmy nisz do zagospodarowania, ile po prostu – odpowiadaliśmy na faktyczne potrzeby naszych klientów, te zaś, bez ustanku pojawiały się w postaci nowych wyzwań. Rozwój technologii, wdrażanych przez Mindbox, pozwala klientom pójść krok dalej, eliminować źródło strat, które do tej pory bywało codziennością albo też znieść koszty, które wcześniej wydawały się nieodzowne. Każdy proces – o ile tylko pozwalają na to narzędzia i rozwiązania IT – można udoskonalić, usprawnić i unowocześnić- aby na koniec odnotować wzrost efektywności całego biznesu. To właśnie sens naszego działania. Od samego początku.

Technologię traktujemy w sposób instrumentalny. Ma służyć wyłącznie realizacji celów naszych Klientów, a nie zaspokajać nasze ambicje. Rzetelność i uczciwość to wartości, którymi się kierujemy od powstania firmy w 2007 roku. Takie podejście umożliwia nam dynamiczny rozwój, oparty na długookresowej partnerskiej współpracy z Klientami, ale również Pracownikami i Dostawcami – podkreśla Piotr Żeromski, CEO w Mindbox

Teraz łatwiej zrozumieć, że przez długi czas mogliśmy rosnąć organicznie, opierając tę ewolucję niemal wyłącznie na znakomitych opiniach i rekomendacjach dotychczasowych klientów. Dlatego też wdrożenia ERP to nie wszystko. Wspieramy transformację cyfrową firm, dzięki czemu organizacja staje się rzeczywiście innowacyjną firmą. Poza tym – przeprowadzamy analizy, a na ich podstawie – usprawnienia i automatyzację procesów biznesowych firm. Z niemal wszystkich sektorów produkcji i usług.

…i rozwój. Całkiem nowe obszary

Technologie to źródło inspiracji, rozwoju i nowych potrzeb. Ale za każdą firmą stoją przede wszystkim ludzie. Nie inaczej jest u nas. Naszą organizację tworzy już dwustu ekspertów – praktyków specjalizujących się różnorodnych obszarach szeroko rozumianej branży IT. Nieźle przez te lata urośliśmy, prawda? Dodajmy, że w parze z ilością niezmiennie idzie jakość.

Łatwo się domyślić, że kompetencje naszych pracowników dostrzegają również klienci. Wszak to ostatecznie człowiek stoi za dobrą analizą, uszyciem na miarę konkretnych rozwiązań, a później ich wdrożeniem i serwisem. Nic zatem dziwnego, iż z czasem coraz częściej klienci prosili nas o pomoc w pozyskaniu dobrych fachowców od IT, którzy po naszym wdrożeniu zaspokoją wewnętrzne potrzeby organizacji związane z cyfryzacją i należytym utrzymaniem procesów.

Z tych potrzeb zrodził się nowy unit. Nowy dział i nowy rozdział w historii firmy: zajęliśmy się profesjonalnym doradztwem i rekrutacją ekspertów ds. IT na rynku i rekomendowaniem wybranych ludzi do konkretnych firm. Trzeba zaś pamiętać, że zatrudnienie właściwego człowieka od nowych technologii, specjalistycznego oprogramowania czy narzędzi teleinformatycznych może być nie lada wyzwaniem. Takim, któremu… my tylko potrafimy sprostać. Naprawdę.

Problemy związane ze znalezieniem potencjalnego pracownika, przekonaniem go, aby przyjął nową ofertę, ale i sprawdzeniem jego doświadczeń i kompetencji to zadanie dla fachowców. Takich jak my. W ten zatem sposób narodził się dział Mindworkers, który odpowiada na potrzeby de facto z zakresu specjalistycznego, branżowego HR.

Nasza oferta w tym zakresie jest równie zróżnicowana i szyta na miarę, jak w przypadku rozwiązań IT usprawniających procesy biznesowe. Możemy bowiem tylko pośredniczyć w wyselekcjonowaniu właściwej osoby do konkretnych zadań. Możemy też zatrudnić takich ludzi u siebie i outsourcować zasoby na potrzeby wybranego klienta albo wręcz konkretnego projektu czy rozwiązania. Oferujemy usługę Sourcing as a Service, w ramach której zajmujemy się całym procesem zatrudnienia odpowiednich kandydatów. Ostatecznie, oferujemy naszym klientom całe zespoły złożone ze zgranych specjalistów pracujących pod okiem Project Managera. Co więcej – jak doskonale wszyscy wiemy, istnieje zarówno rynek pracownika, jak i pracodawcy. Dlatego też potencjalni kandydaci, szukający nowych wyzwań, jeśli odzywają się do nas – prawdopodobnie trafiają pod najlepszy z możliwych adresów.

Problem i wyzwanie

No dobrze, ale jak wyjaśnić to nowym bądź wracającym do nas klientom? Jesteśmy firmą skupiającą w swoich szeregach ekspertów ds. IT, najlepszych praktyków i wdrażamy rozwiązania cyfrowe? Czy zajmujemy się rekrutacją tych specjalistów? Więc może nasza działka to headhunting – mógłby ktoś pomyśleć. Eksperci ds. IT, jak zdążyliśmy już zauważyć, poznają się na innych ze swojej branży, więc czemu nie?

Nie są to tylko teoretyczne rozważania o strategicznej randze, lecz faktyczny problem. Wyzwanie, ponieważ klienci faktycznie mieli wątpliwości i pytali. Postawiliśmy sobie zatem konkretny cel. Jest problem, jest wyzwanie. Musi być również rozwiązanie. Jasne zakomunikowanie otoczeniu rynkowemu. Obecnym i przyszłym klientom: kim jesteśmy, czym się zajmujemy? Dokąd zmierzamy i dlaczego?

Jak zatem wyjść z tego informacyjnego chaosu, aby przekazać światu klarowny komunikat i rzeczywisty obraz naszej organizacji?

Idea. Żywoty równoległe

Cel był jasny. Idea także zdawała się coraz bardziej wyraźna. Mamy dwa główne obszary, w których – odpowiadając na realne potrzeby klientów – przyszło nam działać. Po pierwsze, rozwiązania IT. Po drugie, eksperci branżowi na rynku.

Reasumując: mieliśmy, tak jak do tej pory, specjalizować się w projektowaniu i wdrażaniu różnorodnych rozwiązań cyfrowych, które usprawniają procesy naszych klientów. A poza tym – równolegle – poszukiwać i rekrutować na potrzeby tychże klientów odpowiednich dla nich ekspertów z różnych dziedzin IT.

Obszary na pozór tylko odległe od siebie, a faktycznie – bardzo bliskie. Oba ze sobą spójne i mogące nawzajem się wspierać. Siostrzane.

Mamy zatem dwa siostrzane obszary. Żywoty równoległe. Rozwiązania IT, które stały u początków i były zalążkiem naszej firmy – czyli Mindbox – oraz specjalistyczny HR – a więc Mindworkers.

Rozwiązanie

Tak postanowiliśmy. Dwa odrębne byty, równoległe: Mindbox oraz Mindworkers. Żeby było jasne dla każdego obecnego na rynku. Tak idea przekuta została w praktyczne rozwiązanie: powołaliśmy do życia dwa odrębne brandy, które obdarzyliśmy samodzielnym życiem.


Postawiliśmy na usamodzielnienie się obu obszarów poprzez rozdzielenie ich formalnie w osobne brandy.

Oto my: dwie siostry- Mindbox i Mindworkers. Dzień dobry. Miło nam Cię poznać. Don’t worry. Na pewno któraś z nas odpowie na Twoje wyzwanie i rozwiąże ten problem. Długo nas słuchałeś. Teraz my zamieniamy się w słuch.

Czyli case study o tym, jak Scania Polska wykorzystuje narzędzia Robotic Process Automation do przyspieszania procesów administracyjnych, poprawy ich jakości i podejmowania lepszych decyzji biznesowych. Uwalniając ludzi od rutynowych i czasochłonnych czynności, otwiera im nowe możliwości wdrażania innowacji i tworzenia wartości.

 

Najpierw o Scania Polska

 

Scania to globalna organizacja sprzedająca samochody ciężarowe i autobusy oraz świadcząca usługi serwisowe w ponad 100 krajach. Firmowe zakłady produkcyjne znajdują się w Europie, Ameryce Południowej i Azji. Na wielu rynkach Scania oferuje także usługi finansowe.

Scania Polska odpowiada za sprzedaż na naszym rynku nowych i używanych pojazdów, ich wynajem, ale także świadczy szeroki zakres usług serwisowych i naprawczych oraz finansowych. Firma wyróżnia się od konkurencji gęstą siecią warsztatów rozlokowanych w całym kraju – większość z nich jest własnością spółki. Scania Polska zatrudnia blisko 700 osób, z czego połowa to mechanicy.

 

21 zrobotyzowanych procesów

Najciekawszy zautomatyzowany proces: automatyczne księgowanie faktur zakupowych przy pomocy technik OCR, uczenia maszynowego oraz robota unattended UiPath tzw. Wirtualny Księgowy

Skrócenie procesu przetwarzania faktury:  2 godziny zamiast 5 dni

Zwrot z inwestycji dla projektu Wirtualny Księgowy: 11 miesięcy przy 4 tys. faktur na miesiąc

 

Wyzwanie: nieustanne poszukiwanie doskonałości procesowej przy wykorzystaniu innowacyjnych technologii

 

W Scania dostosowujemy nasze rozwiązania do Twoich potrzeb. Dostarczamy rozwiązania umożliwiające zwiększenie wydajności przy jednoczesnym zmniejszeniu naszego oddziaływania na środowisko. Sukces Scania jako lidera zrównoważonego transportu opiera się na wartościach. Kultura organizacyjna o skandynawskich korzeniach określa, że klient zawsze jest na pierwszym miejscu, każdemu pracownikowi należy się szacunek a siła firmy tkwi w determinacji, jedności i działaniu zespołowym.

W firmowy kod genetyczny wpisana jest eliminacja strat, ciągłe doskonalenie i innowacyjność. Wyjątkowa inicjatywa Future Room to przestrzeń do kreatywnego myślenia, rozwoju pasji i ambicji. Tam kiełkują i rozwijają się nowe idee, które stanowią kolejne kroki w kierunku realizacji wizji zrównoważonego transportu, dostępnego dla wszystkich.

Ciągłe doskonalenie wpisane jest w nasze DNA. Od wielu lat staramy się optymalizować procesy, zarówno na produkcji, w warsztatach, ale także w obszarze administracyjnym. Dwa lata temu usłyszeliśmy o RPA, czyli Robotic Process Automation. Pomysł użycia robotów, które zastępują pracę człowieka przy powtarzalnych czynnościach, które mogą pracować na wielu różnych systemach jednocześnie, zaintrygował nas. Zrozumieliśmy, że możemy osiągnąć znaczne korzyści w optymalizacji procesów – opowiada Tomasz Mosoń, członek zarządu Scania Polska.

Firma zdecydowała się na projekt pilotażowy z wykorzystaniem licencji demonstracyjnej oferowanej przez firmę UiPath, producenta rozwiązań RPA. W ciągu trzech tygodni okazało się, że bez większych inwestycji udało się osiągnąć znaczące efekty. Taki był początek robotyzacji procesów w Scania Polska. Szybko pojawiły się kolejne projekty, które ponownie przyniosły oczekiwane efekty, a nawet przekroczyły oczekiwania, ponieważ otwierały nowe możliwości.

Powoli, krok za krokiem inwestowaliśmy coraz więcej wysiłków w optymalizację procesów przy wykorzystaniu narzędzi RPA. W pewnym momencie, gdy nabraliśmy przekonania, że faktycznie jest to narzędzie, które bardzo umożliwia adekwatne zastępowanie ludzkiej pracy, zdecydowaliśmy się na jego użycie w procesie księgowania faktur od dostawców. Robot przejął to zadanie w ciągu niespełna 10 miesięcy. Błyskawicznie okazało się, że nie tylko oszczędzamy czas i pieniądze, ale także mamy mniej błędów – mówi Tomasz Mosoń.

 

Rozwiązanie: sekwencyjna, kompleksowa automatyzacja przy wykorzystaniu narzędzi Robotic Process Automation i sztucznej inteligencji

 

Pierwszy robot działający w Scania Polska był stosunkowo prosty. Odpowiadał za aktualizacje dziennika księgowego w systemie iScala. W nocy do firmowego ERP spływają tysiące dokumentów z systemów zewnętrznych. Każdego ranka po przyjściu do pracy księgowy uruchamiał trwający nawet godzinę proces aktualizacji. Był to dla niego stracony czas, ponieważ nie mógł w tym czasie korzystać z systemu. Efekt zastosowania RPA był natychmiastowy i odczuwalny. Dzięki uruchomieniu robota, który w nocy, po otrzymaniu sygnału, że wszystkie dokumenty zostały przesłane, wykonywał aktualizację dziennika, księgowy po przyjściu do pracy mógł od razu, nie tracąc na to czasu, zająć się kolejnymi zadaniami.

Dlatego szybko wykonano kolejne kroki na ścieżce automatyzacji. Ze względu na kłopoty techniczne albo błędy merytoryczne, aktualizacja dziennika bywała niekompletna – nie wszystkie dokumenty są przesyłane i księgowane. Zawsze po aktualizacji trzeba było porównać dwie listy: dokumentów, które powinny trafić do systemu i tych, które faktycznie się w nim znalazły. Po trywialnej, ale czasochłonnej korekcie błędów, z aktualnego dziennika pobierane były dane do raportów, w których były one przeliczane zgodnie z wewnętrznymi regułami księgowymi. Powstawał plik, który był zapisywany na dysku i importowany do systemu ERP, po czym następowała kolejna aktualizacja dziennika księgowego.

Wszystkie te procesy doskonale nadawały się do robotyzacji. Co więcej, układały się w sekwencję: księgowy aktualizował dziennik, sprawdzał czy nic nie brakuje, poprawiał błędy, przeliczał i generował plik, który trzeba było ponownie zaimportować do iScali. Udało się to zautomatyzować przy pomocy czterech kolejno wdrażanych robotów – tłumaczy Piotr Krzysztoporski, wiceprezes firmy Mindbox, która jest partnerem Scania Polska w obszarze systemu ERP oraz RPA.

Po zautomatyzowaniu kilkunastu procesów firma zdecydowała się na podjęcie większego wyzwania, czyli automatyzacji procesu księgowania faktur od dostawców. To jeden z kluczowych procesów z punktu widzenia działu księgowości. Do niedawna zajmował się nim kilkuosobowy zewnętrzny zespół outsourcingowy, ale dzisiaj odpowiada za niego Wirtualny księgowy.

Było to bardziej złożone wyzwanie, ponieważ automatyczne księgowanie dokumentów wymagało zastosowania czterech niezależnie działających robotów a architektura rozwiązania musiała uwzględniać wykorzystanie inteligentnego systemu OCR oraz algorytmów sztucznej inteligencji. Dzięki wykorzystaniu uczenia maszynowego, jeśli robot nie jest w stanie zastosować do danej faktury jednej z kilkunastu reguł księgowych, to sztuczna inteligencja na podstawie treści faktury podejmuje decyzje jak ją zaklasyfikować – mówi Krzysztof Kuczkowski, Senior RPA Consultant w Mindbox.

Za przetwarzanie danych wejściowych z faktur, ich strukturyzowanie i weryfikację odpowiada inteligenta technologia OCR. Interpretacja danych to z kolei domena technologii Applica.ai. Natomiast księgowanie dokumentu w systemie obiegu dokumentów i ERP obsługują rozwiązania firmy UiPath.

Ścieżka technologiczna

 

Robotyzacja w Scanii opiera się przede wszystkim na technologiach RPA firmy UiPath. To rozwijane od 2013 r., sprawdzone rozwiązania, które wykorzystywane są w wielu organizacjach na całym świecie, m.in. PWC, Deloitte, EY, Accenture czy IBM. Według raportu Forrester za rok 2017, UiPath to jeden z trzech leaderów rynku zrobotyzowanej automatyzacji procesów.

 

Korzyści: roboty działają szybciej i bez pomyłek, umożliwiając ludziom skupienie się na bardziej wartościowych zadaniach 

 

Automatyzacja procesów spowodowała, że mamy wcześniej dane w naszym systemie, wcześniej możemy reagować na sytuacje, które  dzieją się na naszym obszarze działalności.  Dzięki  temu  możemy także przekazywać je szybciej naszym dealerom oraz naszej spółce matce, Scanii Global – mówi Konrad Matulka, pełniący funkcję Accountant/Coordinator w Scania Polska. 

Efekt działania Wirtualnego księgowego to skrócenie procesu od wpłynięcia faktury do przesłania jej do ostatecznej akceptacji z 5 dni do paru (od 2 do 5) godzin. Przygotowanie pliku XML, który przechowuje  wszystkie dane faktury w formie ustrukturyzowanej, zajmuje zaledwie 90 sekund a przygotowanie pozycji do księgowania ok. 45 sekund. Zwrot z dokonanej inwestycji nastąpił przy 4 tys. faktur miesięcznie w niespełna rok.  

To prawdziwa robotyczna rewolucja. Roboty RPA mogą pracować 24/7, bez nadzoru lub z jedynie minimalnym zaangażowaniem ze strony człowieka. Przyspieszają realizację procesów a przy tym popełniają mniej błędów. Oczywiście roboty nie zastąpiły księgowych. Umożliwiły im jednak zajęcie się sprawami, na które wcześniej nie było czasu. Konieczność skupiania się na podstawowych czynnościach, sprawia, że brakuje czasu na innowacyjność. Dzięki RPA księgowi mogą zająć się doskonaleniem w obszarze obiegu dokumentów, windykacją czy bardziej zaawansowanym raportowaniem wykorzystującym analitykę predykcyjną. 

Roboty nie tylko wyręczają ludzi z tej najbardziej monotonnej i powtarzalnej pracy, ale również otwierają  nowe możliwości. Tak było w przypadku odbywającej się w nocy automatyzacj sekwencji manualnych czynności związanych z aktualizacją dziennika księgowego. Przetwarzanie w hurtowni danych Scania Polska odbywa się w nocy, ponieważ ze względu na znaczną ilość danych stanowi poważne obciążenie dla serwerów. Do niedawna sprawiało to, że dane, z których korzystała najwyższa kadra kierownicza przy podejmowaniu decyzji były zawsze opóźnione o jeden dzień. 

Z chwilą gdy roboty zaczęły wykonywać wszystkie czynności związane z przygotowaniem danych w nocy, można też było tej samej nocy przygotować dane dla zarządzających – przeliczenie kostek OLAP wyzwalał robot na końcu sekwencji. Dzisiaj każdego ranka top management dysponuje kompletem aktualnych informacji. Udało się osiągnąć efekt, którego początkowo nie planowano – mówi Piotr Krzysztoporski. 

To dobra ilustracja tego, że w automatyzacji RPA nie chodzi wyłącznie o proste zastępowanie pracy ludzkiej. Roboty otwierają nowe możliwości i zapewniają dodatkowe korzyści. W tym wypadku skracają czas oczekiwania na dane i pozwalają podejmować lepsze decyzje oraz szybciej reagować na zmieniającą się sytuację biznesową – dodaje Piotr Krzysztoporski. 

Doświadczenie zdobyte przy wdrażaniu pierwszych robotów, pozwala dziś pracownikom Scania Polska patrzeć na inne procesy nie pojedynczo, ale bardziej kompleksowo, jak na większe sekwencje procesów. Takie podejście pozwala osiągać więcej. Sukces wdrożenia pierwszych robotów zadecydował o tym, że o RPA zaczęto myśleć nie projektowo, ale jak na długofalowy program. Wykreowano kompleksową strategię podejścia do automatyzacji a księgowość nie jest już jedynym obszarem biznesowym Scania Polska, w którym wykorzystywane są roboty. 

Wdrażanie RPA rozpoczęliśmy od działu księgowości. Tam mieliśmy najwięcej procesów podatnych na automatyzację. Kolejnym obszarem były działy sprzedaż i logistyki – tam także istnieje wiele procesów dla robotaI właśnie tu udało się nam oszczędzić najwięcej czasu, tzn. roboty zastąpiły w dużej skali czas przeznaczony przez ludzi na wprowadzanie danych czy aktualizacje ich w systemach – mówi Robert Salamon, IT Manager w Scania Polska. 

Mamy również zautomatyzowane procesy w dziale HR, w dziale IT i wciąż myślimy o kolejnych obszarach – właściwie wszędzie można znaleźć procesy podatne na robotyzację – dodaje Robert Salamon.  

Projekt robotyzacji w Scania Polska jest kontynuowany a nawet zaczyna się rozszerzać. W planach jest wdrażanie kolejnych robotów. Efektami osiągniętymi przez Scania Polska zainteresowały inne lokalne oddziały globalnej organizacji. Ciekawość wzbudził w szczególności automatyzacja księgowania faktur z inteligentnym OCR. Niedawno w Polsce odbyły się warsztaty poświęcone robotyzacji tego procesu. Uczestniczyli w nim przedstawiciele 8 spółek Scanii z Europy.  

Wdrażanie RPA czasami jest proste, czasami trwa krótko, ale czasem pojawiają się błędy, które można jednak na bieżąco korygować. W przeciwieństwie do tradycyjnych systemów IT, robot wymaga po uruchomieniu opieki, podobnie  jest w przypadku linii produkcyjnej. Przy tym o wiele łatwiej automatyzować jeśli mamy dobrą znajomość procesu, w którym roboty zastępują pracę ludzką a także posiadamy dobrą dokumentację. Liczą się oczywiście zaangażowani ludzie i doświadczony partner technologiczny – spełniając te warunki możemy liczyć na sukces podsumowuje Tomasz Mosoń.

Działania związane z wprowadzaniem i przetwarzaniem danych w organizacji potrafią być niezwykle czasochłonne, żmudne, monotonne i kosztowne. Zwłaszcza, jeśli odbywają się w sposób manualny, który niesie ze sobą duże ryzyko pomyłek. Przy zastosowaniu odpowiednich systemów OCR, nie tylko można tego typu procesy przyśpieszyć, ale także zautomatyzować, sprawiając, że zaangażowanie siły roboczej spada nawet do 30%! W poniższym artykule opowiadamy właśnie o zrobotyzowanej transformacji danych oraz uczeniu maszynowym, a także korzyściach płynących z obu rozwiązań.

 

Czym są systemy OCR, czyli systemy do optycznego rozpoznawania znaków

 

Głównym zadaniem systemów OCR (optical character recognition) jest zamiana tekstu, którego nie jesteśmy w stanie odczytać w postaci cyfrowej (znajdującego się np. na zdjęciach lub grafikach), w twór w pełni zdigitalizowany. Dzieje się to przy pomocy zestawu technik lub specjalnego oprogramowania, a taka „obróbka” odbywa się zwykle z udziałem dokumentów zeskanowanych (formularzy, faktur, polis, zamówień, itp.).

 

Klasyczny, a inteligentny OCR 

 

Klasyczne systemy OCR zostały zaprojektowane, aby rozpoznawać treści drukowane oraz zapisywać je w wersji cyfrowej. Obsługują one dokumenty ustrukturyzowane, czyli o jednolitym formacie. Zastanawiałeś/łaś się czasem, dlaczego w pismach urzędowych występują „okienka” z podziałem na poszczególne litery, a określone pola (np. z imieniem i nazwiskiem) zawsze znajdują się na danym wzorze w tym samym miejscu? Znacznie ułatwia to proces digitalizacji, który nie wymaga wówczas stosowania zaawansowanych rozwiązań. Efektem końcowym będzie tutaj np. plik wordowski, który jesteśmy w stanie dowolnie edytować.

 

Co potrafi inteligentny OCR

 

Inteligentne systemy OCR mają z kolei znacznie bardziej rozbudowane możliwości. Pozwalają one między innymi na:

  • identyfikację typów dokumentów na podstawie elementów dla nich charakterystycznych (dla faktury będzie to np. numer, ponieważ każda taki posiada),
  • rozpoznawanie treści pisanych (zwłaszcza drukowanymi literami),
  • tworzenie obiegu dokumentów, czyli tzw. workflow,
  • obsługę dokumentów pół-ustrukturyzowanych (czyli posiadających ten sam zestaw danych, jednak znajdujących się w różnych lokalizacjach, jak to ma miejsce w przypadku faktur czy paragonów) – w ich przypadku wdrożenie systemu OCR przyniesie największe korzyści,
  • obsługę dokumentów nieustrukturyzowanych, czyli litych tekstów, takich jak np. umowy zlecenie (by znaleźć w nich informacje potrzebne są słowa lub znaki-klucze, a także stworzenie algorytmów i odpowiedniej logiki w systemie OCR),
  • obsługę zestawów dokumentów (np. wniosków z kompletem załączników),
  • auto-uczenie, czyli ciągłe doskonalenie się i przyswajanie przez maszyny nowych elementów (np. faktur od nowego dostawcy),
  • integrację z różnymi źródłami danych,
  • odczyt rozbudowanych elementów (np. tabele z wieloma kolumnami i wierszami).

iOCRi o co ten rwetes? Kilka słów o korzyściach

 

iOCR to tak naprawdę jeden system do obsługi wielu typów dokumentów. Jego głównym celem jest przekształcenie ich w ustrukturyzowane dane oraz zminimalizowanie czasu, który operator musi spędzić nad danym plikiem. Raczej nie zdarzy się sytuacja, w której jego zaangażowanie nie będzie zupełnie potrzebne – zawsze na etapie wdrożenia iOCRowania danych będzie wymagana osoba, która będzie odpowiadać za ich jakość (gdy skany będą miały słabą rozdzielczość, system może nie rozpoznać pewnych elementów). Zespoły wdrożeniowe firmy Mindbox zawsze dążą jednak do stworzenia procesu prawie w pełni zautomatyzowanego, w którym wkład człowieka będzie znikomy. Dzięki temu możliwe jest zwiększenie jego jakości, oszczędność czasu i środków, a także jego skalowalność i przyspieszenie. Nie wspominając już o jednoczesnym uwolnieniu energii osób, które mogą zaangażować się w ciekawsze i bardziej kreatywne zadania.

Wykorzystujemy do tego oprogramowanie (tzw. robota), które zawiera algorytm postępowania, czyli te same kroki, które wykonywaliby ludzie na aplikacjach, na których pracują (więcej o RPA, czyli robotyzacji, i jej korzyściach możecie przeczytać tutaj). Jest to możliwe bez głębokiej ingerencji w systemy, które już działają w danej firmie („robot” wykonuje swoje zadania w tle, natomiast można je podejrzeć na komputerze, który jest do niego przypisany).

 

Co jeszcze możemy uzyskać

 

Co więcej, możliwe jest zintegrowanie danych „wyprodukowanych” przez system OCR z systemami IT, z których korzystamy (np. CRM czy ERP), jak i systemami zewnętrznymi. Możemy to zrobić z wykorzystaniem API, elektronicznej wymiany danych czy baz danych (produktów itp.). Jeśli w grę wchodzą procesy zaawansowane, które wykorzystują wiele systemów w firmie, i zastosujemy do tego robota z zaimplementowanymi algorytmami, to po otrzymaniu danych z systemu OCR będzie on dokładnie wiedział, co ma z nimi zrobić. Może on dla przykładu pobrać je z pliku xml i wprowadzić do CRM czy aplikacji webowych. Możliwości

Jeszcze bardziej wyrafinowanym rozwiązaniem jest zastosowanie w tej całej układance modeli uczenia maszynowego. Pozwalają one na zrozumienie danych dostarczonych przez system OCR, nadanie im kontekstu oraz ich interpretację. Następnie mogą one zostać przekazane do robota, który zajmie się ich odpowiednim przetworzeniem.

Przy procesach, które automatyzujemy w Mindbox, staramy się zatem nie skupiać tylko na jednym z dostępnych rozwiązań, a raczej tworzyć kombinację systemów OCR oraz elementów sztucznej inteligencji z wykorzystaniem odpowiedniego oprogramowania. Możliwości połączeń są tutaj nieskończone, przy czym proces wdrożeniowy rozwija się wraz z organizacją i jej potrzebami. Poszczególne algorytmy i logika mogą zostać rozbudowywane o kolejne elementy, zaś operatorzy, którzy pracują z daną aplikacją na co dzień, mogą samodzielnie dodawać kolejne reguły czy dostawców. Projekty iOCR realizujemy od początku do końca i towarzyszymy naszym klientom w przejściu wszystkich kroków, mając na koncie już ponad 60 zautomatyzowanych procesów realizowanych w ponad 30 krajach. Więcej o możliwościach Robotic Process Automation przeczytasz w katalogu projektów robotyzacji. 

 

Jak to działa w praktyce – case study

 

Aby lepiej zobrazować schemat działania, przyjrzyjmy się zautomatyzowanemu księgowaniu faktur zakupowych. Wygląda to mniej więcej w ten sposób:

  • Dane wejściowe przechodzą przez system OCR, który następnie je przetwarza, strukturyzuje i weryfikuje (np. za pomocą oprogramowania ABBYY® FlexiCapture®, które obsługuje wszystkie najbardziej popularne języki). Wydobyte zostają z nich elementy, których potrzebujemy (np. nazwy produktów, które znajdują się na fakturze).
  • Kolejny krok to interpretacja danych za pomocą uczenia maszynowego oraz odpowiedniego programu (np. APPLICA.AI). Dzięki niej system wie, w jaki sposób powinny zostać zaksięgowane i gdzie trafić oraz jakich dekretów użyć. Na dokumentach nie ma czegoś takiego jak unifikacja nazw – każdy z dostawców może stosować własne nazewnictwo. Udało nam się jednak stworzyć rozwiązanie, które na podstawie sporej bazy danych, przepuszczonej przez model uczenia maszynowego, umożliwiło stworzenie swego rodzaju klasyfikatora.  Dzięki niemu na podstawie różnych treści jesteśmy w stanie stworzyć przydział do danej „klasy”. Dla przykładu, jeśli w linii faktury pojawi się nazwa „podnośnik kanałowy”, nasz model uczenia maszynowego będzie wiedział, że powinien zostać on zaksięgowany np. na konto 1281, do oddziału 901,  działu 850 i projektu nr 2. Gdyby zaś na fakturze od innego dostawcy pojawiła się nazwa „usługa podnośnikiem kanałowym”, co brzmi już trochę inaczej, to nasz algorytm na podstawie dostępnej bazy danych będzie wiedział, że to powinno zostać zaksięgowane w ten sam sposób. Inne przykłady to usługa noclegowa, nocleg i hotel. Jeśli słowa te znalazły się w danych uczących, czyli w bazie, którą najpierw zasililiśmy nasz model uczenia maszynowego, to algorytm będzie w stanie poprawnie zinterpretować te dane z linii faktury.
  • Za ostatni element procesu odpowiedzialny jest robot, który „spina” wszystko razem. Poza algorytmem uczenia maszynowego możemy bowiem zastosować dowolną liczbę reguł biznesowych, które też pomagają określić, w jaki sposób księgować dane dokumenty (finalny krok). Na tym etapie robot przechodzi dokument po dokumencie i uzupełnia potrzebne dane oraz wybiera osobę, do, której powinien wysłać końcowy plik do akceptacji lub ewentualnych poprawek. Użytkownik loguje się więc do aplikacji, gdzie jego zadaniem jest jedynie uzupełnienie kilku wartości i „przeklikanie” paru okienek. Pełny proces- od wpłynięcia faktury, do przesłania jej do ostatecznej akceptacji może zaś wynosić jedynie 2-5h, podczas gdy w przypadku braku wdrożenia tego typu systemu trwa to średnio 5 dni!

 

Dla tych co chcą wiedzieć więcej

 

Mindbox działa na rynku już od 13 lat, zatrudniając 10 certyfikowanych deweloperów RPA i z powodzeniem wdraża inteligentną technologię OCR, przeprowadza projekty z użyciem modeli Artificial Intelligence oraz udzielaja wsparcia w modelu usług zarządzanych. Z ich eksperckiej wiedzy możesz również skorzystać na szkoleniu Intelligent Process Automation Academy, gdzie dowiesz się min. jak bezbłędnie zaplanować i przeprowadzić organizację przez proces wdrożenia automatyzacji.

Jeśli masz pytania odnośnie automatyzacji lub systemów optical character recognition, bądź myślisz o wprowadzeniu tego typu rozwiązań do swojej firmy, skontaktuj się z Magdaleną Kwaśny używając adresu magdalena.kwasny@mindboxgroup.com.

Z przyjemnością porozmawiamy o Twoich potrzebach i posłużymy fachowym doradztwem.