Dlaczego istotne jest stworzenie mapy procesów i optymalizacja przed rozpoczęciem automatyzacji?

Podstawą każdej solidnej strategii cyfrowej transformacji jest poprawa wydajności pracy, co jest szczególnie istotne w dobie zdalnych wdrożeń, będących wynikiem pandemii. Niestety, wielu pracowników nie ma jasności co do tego, w jaki sposób funkcjonuje workflow w ich zespole czy organizacji, co prowadzi do nieefektywnych procesów. Zanim więc firmy zaczną optymalizować i automatyzować procesy, powinny lepiej zrozumieć ich sedno, w czym wsparciem będzie mapa procesów w firmie.

 

 

Mapa procesów i optymalizacja przed rozpoczęciem automatyzacji: upewnij się, że rozumiesz każdy krok

Mapowanie procesów biznesowych może nie tylko pomóc pracownikom zapoznać się z ich specyfiką, ale także umożliwić organizacjom ponowną ocenę wydajności oraz usprawnienie lub eliminację tych zadań bądź operacji, które okażą się zbyt czasochłonne czy mało skuteczne. Tego typu optymalizacja procesów biznesowych stanowi zaś kolejny krok przed zrobotyzowaną automatyzacją procesów i optymalizacją procesu produkcji oraz dalszym dążeniem do cyfrowej transformacji z użyciem zaawansowanych systemów ERP.

 

Co ważne, mapa procesu czy też mapa procesu produkcji w formie zintegrowanego workflow jest kluczowa z punktu widzenia robotyzacji procesów również dlatego, że pozwala ona zidentyfikować obszary, których automatyzacja będzie wiązać się z nowymi możliwościami i oszczędnościami oraz pozwoli uniknąć strat!

 

Czytaj dalej:

 

W jaki sposób mierzyć procesy i oceniać ich możliwości automatyzacji?

 

 

Optymalizacja procesów to tylko jedno kryterium ich pomyślnej oceny pod kątem możliwości automatyzacji, która z kolei przekłada się między innymi na optymalizację produkcji. Oceniając kandydatów do robotyzacji warto zwrócić uwagę na stosunek złożoności całego przedsięwzięcia do korzyści z niego płynących. W ten sposób wyróżnić można:

 

  • szybkie wygrane – procesy, których automatyzacja cechuje się stosunkowo niską złożonością, ale mogą dać one organizacji wysokie korzyści,
  • nisko wiszące owoce – procesy, których automatyzacja jest niezbyt złożona, ale korzyści w ich przypadku nie są już aż tak duże.

 

Dopiero po przeprowadzeniu pomyślnej automatyzacji powyższych dwóch grup procesów można zacząć myśleć o:

  • koniecznych usprawnieniach – mogą one dać duże korzyści, ale ich automatyzacja jest bardzo złożona,
  • usprawnieniach długoterminowych – przynoszą stosunkowo niskie korzyści przy dużej złożoności automatyzacji.

 

Sprawdź również:

 

 

Czym kierować się przy wyborze odpowiedniego procesu do automatyzacji?

 

 

Najlepiej automatyzować procesy manualne, powtarzalne i o możliwie dużym wolumenie transakcji (im więcej ich jest, tym więcej potencjalnych korzyści), niekoniecznie w ciągu dnia (najważniejsze są duże peaki, jak np. w przypadku księgowości pod koniec miesiąca). Ważna jest również standaryzacja danych wejściowych i danych wyjściowych –  jeśli nie są one ustandaryzowane, to powinien być to pierwszy krok w optymalizacji takiego procesu.

 

Warto także automatyzować procesy, które są oparte na regułach, nawet jeżeli jest ich wiele. Jeśli jednak w danym procesie jest duża dowolność interpretacji, a zadanie jest powierzane osobie wyspecjalizowanej, to może się okazać, że nie będzie on na początek najlepszym kandydatem do automatyzacji.

 

Kolejne kryterium to niski poziom wyjątków systemowych – jeśli systemy informatyczne są niestabilne, to może okazać się, że robot też nie będzie stabilnie pracował.  Drugą klasą wyjątków są wyjątki biznesowe, jednak jeśli ktoś w firmie jest w stanie je opisać i określić w jaki sposób w danym wyjątku powinno zareagować oprogramowanie, czy jaką decyzję ma podjąć, to nie powinny one stanowić problemu.

 

Należy automatyzować przede wszystkim procesy, które są dojrzałe i stabilne. Nowych procesów pracownicy dopiero się uczą i często poddawane są one modyfikacjom, zaś takie, które funkcjonują już długo i są im dobrze znane pozwalają przewidzieć potencjalne problemy.

 

Automatyzacja operacji, które działają w oparciu o niezmienne i stabilne systemy informatyczne także zaoszczędza sporo nerwów. Gdy oprogramowanie jest wciąż rozwijane i modyfikowane, to czasami robotowi może być ciężko nadążyć za tymi zmianami systemowymi. Jest on w stanie nauczyć się danej wersji systemu, ale jeśli co miesiąc pojawia się nowa, która diametralnie zmienia jakieś funkcjonalności, to warto poczekać aż sytuacja się ustabilizuje.

 

Zobacz także:

 

 

Jak przygotować procesy do wdrożenia automatyzacji? Automatyzacja a standaryzacja procesów w przedsiębiorstwie

 

 

Warto działać równolegle – gdy wybieramy kandydata do Proof of Concept czy Pilota, można już tworzyć listę kolejnych procesów do automatyzacji. Podejście to zwane jest lejkiem procesów. Polega ono na stworzeniu długiej listy kandydatów, przygotowanej np. poprzez burzę mózgów w każdym dziale. Następnie analityk biznesowy czy osoby merytorycznie zaangażowane w robotyzację powinny wyselekcjonować te procesy, które faktycznie nadają się do automatyzacji.

 

Dalej warto jest zadać względem procesu serię pytań weryfikujących. Dla przykładu: czy metoda przetwarzania może zostać zmieniona? Czy drobna automatyzacja może poprawić proces? Czy wymagane są duże zmiany w infrastrukturze?

Dobrze jest zaczynać automatyzację małymi krokami, startując od Proof of Concept. Najczęściej wybierane są do niego procesy proste. Jego celem nie jest uzyskanie możliwie dużych korzyści, ale nauczenie się organizacji pracy z robotami, tego, jak wygląda proces wdrożeniowy i przeniesienie go na produkcję, a także sprawdzenie, jak biznes radzi sobie we współpracy z IT. Po realizacji takiego procesu pojawi się odpowiedź na pytanie, czy robotyzacja jest czymś dobrym dla firmy. Najczęściej trwa on od miesiąca do dwóch.

 

Kolejny krok, jeśli PoC zakończył się sukcesem, to Pilot. Może być on zrealizowany w oparciu o ten sam proces (np. w wersji rozbudowanej), ale można też wybrać inny proces, który przyniesie większe korzyści. Jeśli realizacja tego przedsięwzięcia zakończy się sukcesem, warto przygotować program robotyzacji, dokumentację i development, a następnie przenieść całość na produkcję.

 

Podsumowując:

  • przeanalizuj swoje procesy,
  • skup się na tych procesach, które są powtarzalne, dobrze sparametryzowane i można je opisać w postaci reguł,
  • skup się na tych procesach, które dzięki automatyzacji możesz usprawnić, przyspieszyć lub poprawić ich jakość,
  • określ ile transakcji realizujesz w ciągu dnia/tygodnia/miesiąca,
  • zastanów się z jakich innych systemów informatycznych korzystasz, które nie są ze sobą zintegrowane,
  • zoptymalizuj proces, jeśli jest to konieczne,

 

Nie przegap:

 

 

Jak przygotować pracowników do pracy z automatycznymi procesami? Skutki niepoprawnie wprowadzonej automatyzacji w przedsiębiorstwie

 

 

Nieprzemyślany proces robotyzacji skutkować będzie nie tylko stratami czasowymi i finansowymi, ale i problemami na poziomie kultury organizacyjnej. Za udane wdrożenie automatyzacji odpowiada bowiem nie tylko deweloper RPA. Kluczowym wskaźnikiem sukcesu tego typu implementacji jest adaptacja kulturowa, jak i zapewnienie zasobów ludzkich oraz wsparcia działu IT.

 

Gdy pojawia się pomysł wdrażania robotów w danej firmie, zdarza się że pracownicy, którzy mają swój zakres obowiązków dostają jeszcze dodatkowo za zadanie zajmowanie się nowym oprogramowaniem, co wiąże się ze sporym nakładem czasu, szczególnie na początkowym etapie. Należy więc zadbać o odpowiednią ilość rąk do pracy oraz właściwe wprowadzenie (między innymi eliminację obaw o redukcję etatów).

 

Zobacz, jak przeprowadziliśmy takie wdrożenie w Scania Polskaskontaktuj się z nami w razie pytań – chętnie posłużymy fachową radą.

 

 

Transformacja cyfrowa to nie lada przedsięwzięcie, na które składa się wiele elementów. Przed jego rozpoczęciem warto znaleźć odpowiedzi na przynajmniej dwa z ważnych pytań. Które inicjatywy mają z biznesowego punktu widzenia największe znaczenie? Od czego organizacja powinna zacząć automatyzację?

 

Firma konsultingowa Prophet przeprowadziła pośród ponad 600 firm ankietę, aby dowiedzieć  się jakie obszary stanowią dla organizacji priorytet. Około 50% badanych stwierdziło, że ich najwyższym priorytetem jest modernizacja infrastruktury IT w celu zwiększenia elastyczności i bezpieczeństwa oraz ułatwienia zarządzania.

 

Prawie 40% respondentów za kluczowe działanie uznało z kolei poprawienie sprawności operacyjnej i aktualizację procesów. I tutaj właśnie pojawia się przestrzeń dla Business Process Automation (BPA). W erze w, której utrzymanie konkurencyjności oznacza szybkie dostosowywanie się do zmian, automatyzacja procesów biznesowych jest jednym z najważniejszych elementów cyfrowej układanki.

 

 

Czym właściwie jest Automatyzacja Procesów Biznesowych (BPA)?

 

 

Automatyzacja procesów w organizacji to sposób na usprawnienie działania, dzięki technologii. Z pomocą BPA, dojrzałe cyfrowo firmy zmniejszają zależność od ludzkiej interwencji, dzięki automatyzacji szeregu powtarzalnych zadań.

 

Co ważne, mówimy nie tylko o automatyzacji procesów IT – najbardziej zaawansowane technologicznie przedsiębiorstwa wykorzystują Business Process Automation w sposób, który optymalizuje workflow całej organizacji. BPA, w parze z m.in. BPM (Business Process Management),  pomaga usprawnić  między innymi procesy onboardingowe, księgowe czy związane z zarządzaniem (np. umowami). O automatyzacji procesów biznesowych

 

Jakie są zalety wdrożenia automatyzacji procesów biznesowych?

 

 

W całym tym zamieszaniu nie chodzi tylko o zastąpienie papieru plikami elektronicznymi. Proces automatyzacji ma na celu:

 

  • optymalizację codziennych operacji,
  • szybsze i bardziej świadome podejmowanie decyzji,
  • sprawniejsze zarządzanie projektami, także w pracy zdalnej i pandemii,
  • eliminację wąskich gardeł,
  • obniżenie ryzyka regulacyjnego,
  • zredukowanie liczby zadań wymagających interwencji użytkownika.

 

Innymi słowy: uczynienie procesów bardziej opłacalnymi, usprawnionymi, odpornymi na błędy i przejrzystymi.

 

 

Jakie są różnice między Automatyzacją Procesów Biznesowych a Zrobotyzowaną Automatyzacją Procesów w przedsiębiorstwie?

 

 

Zarówno BPA, jak i RPA (Robotic Process Automation), czyli automatyzacja procesów, mają podobny cel. Jest nim zwiększenie skuteczności wykonywanych funkcji biznesowych poprzez automatyzację. BPA jako rozwiązanie trafiło na rynek technologiczny wcześniej, natomiast RPA może stać się jego częścią, dostarczając jeszcze więcej korzyści. Różnice pomiędzy tradycyjną automatyzacją, a jej bardziej zaawansowaną (zrobotyzowaną) formą można zaś zaobserwować głównie na poziomie integracji oraz workflow. Inaczej przedstawiają się również koszty.

 

BPA automatyzuje przepływy pracy w celu poprawy wydajności całej organizacji. Nie koncentruje się zatem na jednym dziale, lecz wdraża systemy oprogramowania, które integrują wszystkie istniejące aplikacje. Zamiast skupiać się na poszczególnych zadaniach, BPA operuje więc na konkretnym procesie, od A do Z.

 

Automatyzacja procesów (RPA) angażuje roboty programowe (boty) imitujące ludzkie zadania. Wykonują zadania oparte na regułach, rejestrując przepływ pracy wykonywany przez użytkowników. Mogą logować się do systemów, poruszać się po stronie oraz wprowadzać i wyodrębniać dane, naśladując interakcje ludzi z systemami komputerowymi.

 

Czy RPA może pozytywnie wpłynąć na BPA?

 

 

W połączeniu z uczeniem maszynowym, automatyzacja procesów nabiera inteligentnych korzyści, między innymi takich jak:

 

  • uporządkowanie i interpretacja nieustrukturyzowanych danych,
  • możliwość „nauki” i poprawy workflow dzięki dostarczonym danym,
  • przyspieszenie pracy, zwłaszcza w działach operacyjnych,
  • poprawa customer oraz employee experience,
  • redukcja kosztów operacyjnych,
  • zwiększenie przychodów.

 

BPA i RPA jako technologie są synergiczne i mogą stanowić część holistycznego podejścia modernizacyjnego, które jest oparte o potrzeby i uwzględnia rentowność.

Automatyzacja procesów RPA

 

 

Na jakie korzyści można liczyć po wprowadzeniu zrobotyzowanej automatyzacji procesów w przedsiębiorstwie? 5 zalet

 

 

Automatyzacja procesów powinna być przemyślana i świadoma. Pod warunkiem, że zostanie wprowadzona do organizacji „z głową” oraz przy wsparciu odpowiednich specjalistów, może przynieść ze sobą szereg usprawnień. Oto „top 5”.

 

  • Oszczędności – dzięki robotyzacji koszty spadają nawet o 30%, zaś samo oprogramowanie jest tańsze w utrzymaniu w porównaniu z wydatkami związanymi z kosztami personalnymi.
  • Uwolnienie cennych zasobów, które można ponownie umieścić na „pierwszej linii frontu” i zaangażować do walki o customer success. Obsługa wybranych potrzeb zewnętrznych (angażowanie klientów na podstawowym poziomie) może odbywać się za pośrednictwem botów, co również przyniesie wzrost efektywności.
  • Eliminacja lub zmniejszenie wskaźnika błędów ludzkich spowodowanych np. zmęczeniem czy brakiem wiedzy, a więc i redukcja ryzyka operacyjnego. RPA = bezpieczeństwo.
  • Poprawa jakości procesów wewnętrznych – aby z sukcesem wykorzystać sztuczną inteligencję oraz RPA, organizacje są zmuszone do zdefiniowania jasnych procedur zarządzania. To z kolei przyspiesza raportowanie, onboardingi i inne procedury firmowe.
  • Brak konieczności wymiany istniejących systemów IT. RPA jest w stanie wykorzystać je w taki sam sposób, w jaki zrobiłby to człowiek.

RPA: robotyzacja i jej korzyści

 

 

Przykładowe scenariusze wykorzystania RPA w BPA

 

 

Ciekawi Cię, jak w praktyce można połączyć RPA i BPA, aby zmaksymalizować korzyści i uzyskać efekt niemalże perfekcyjnej synergii? Zobacz, jak zrobiliśmy to w Scania Polska.

 

Masz pytania lub nie wiesz jak zacząć przygodę z cyfrową transformacją? Nie wahaj się do nas odezwać.

 

 

 

Podczas gdy zakupy stacjonarne od pewnego czasu tracą na popularności, okres przedświąteczny w roku 2020 okazał się przełomowy i w dramatyczny sposób uwidocznił zwiększoną popularność branży e-commerce w związku z trwającą pandemią COVID-19.   

Według raportu platformy B2B o nazwie PYMNTS, dotyczącego przebiegu Black Friday w 2020 roku, w porównaniu do poprzednich lat więcej konsumentów zrobiło zakupy online. Podczas gdy koronawirus stanowi powód takiej zmiany, detaliści mogą oczekiwać, że zwyżka w branży e-commerce utrzyma się również po Nowym Roku i dłużej; według raportu 47% ankietowanych klientów wybrało zakupy online ze strachu przed zarażeniem wirusem COVID-19, natomiast aż 68% usprawiedliwiło swoją decyzję tym, że zakupy online są szybsze i łatwiejsze.  

Tak jak w przypadku zakupów stacjonarnych, konsumenci mają tak samo wysokie wymagania do zakupów online. Aby sprostać ich rosnącym wymaganiom, a jednocześnie stworzyć odpowiednią infrastrukturę do osiągnięcia długoterminowego sukcesu, detaliści coraz częściej decydują się na automatyzację swoich przedsiębiorstw. Przedświąteczna gorączka w końcu ustąpi, a detaliści którzy zdobędą umiejętności stanowiące o konkurencyjności, które dziś może zapewnić automatyzacja procesów.

Automatyzacja, dzięki możliwości ułatwiania uciążliwych procesów w branży detalicznej, takich jak wprowadzanie zamówień przychodzących i zarządzanie danymi klientów, umożliwia działom sprzedaży i obsługi klienta skupienie na strategicznych czynnościach, które zwiększą szybkość reakcji i wzmacniają relacje z klientem. 

Oto, w jaki sposób automatyzacja może zwiększyć i utrwalić sukces detalistów pomimo szalonego tempa zmian na rynku.

 

Zwiększ pozytywne wrażenia pracowników i klientów  

Z uwagi na zwiększającą się walkę o uwagę klienta spowodowaną napięciem finansowym w pandemii COVID-19, detaliści muszą wyróżniać się spośród innych, oferując jak najlepsze customer experienceNiestety nie jest to łatwe— zwłaszcza, jeśli pracownicy tej branży obarczeni są manualnymi i uciążliwymi zadaniami. Ręczne wykonywanie poleceń oraz wypełnianie dokumentacji zajmuje godziny, co w rezultacie wycieńcza pracowników, i zwiększa ryzyko popełnienia błędów. Wpływa to negatywnie na wrażenie klientów. 

Aby odciążyć pracowników, detaliści mogą wykorzystać roboty odpowiadające na zapytania klientów, w tym sporządzanie faktur, czy przetwarzanie zwrotów. Dzięki umiejętności rejestrowania informacji od klientów i przypisywania ich do konkretnych lokalizacji, roboty mogą przetwarzać formularze ze zwiększoną szybkością i dokładnością. W rezultacie, umożliwiają pracownikom skupienie na ambitnych zadaniach. Dzięki przejęciu powtarzalnych, nudnych obowiązków przez roboty menedżer zmniejsza ryzyko wypalenia zawodowego swoich pracowników. 

Roboty mogą również służyć jako punkt pierwszego kontaktu z detalistą. Mniejsza liczba otwartych sklepów wskutek pandemii powoduje, że odpowiedzialność za obsługę klienta spoczywa na pracownikach call center. Duża ilość konsumentów chcących zadać pytanie lub zwrócić produkt po okresie świątecznym powoduje, że detaliści muszą zmierzyć się z długą kolejką klientów oczekujących na odpowiedź.    

Zamiast tego, mogliby wprowadzić automatyczne narzędzia do obsługi klienta, tzw. chatbotyktóre odpowiadają na powtarzalne i przewidywalne zapytania.  Po wstępnym rozpoznaniu, chatbot w razie konieczności może przekierować zapytania do osoby będącej specjalistą w  danej dziedzinie 

 

 

Dopasuj się do zmian w branży  

Pandemia spowodowała, że potrzeby przedsiębiorstw zmieniają się w mgnieniu oka oraz pokazała, że typowe modele biznesowe nie są przystosowane do dzisiejszych warunków. Chociaż dopasowanie do zmian w branży może wydawać się pracochłonne, to detaliści podejmują się zmianyDzięki wbudowanym funkcjom sztucznej inteligencji, platformy do automatyzacji procesów mogą być nieustannie rozwijane, aby podołać zmiennym potrzebom firmy— przy minimalnym wysiłku ze strony ich operatorów.  

Poprzez eksplorację procesów roboty mogą analizować przepływ pracy zespołu i monitorować zastój wymagający uwagico również może zostać zautomatyzowane (dotyczy to np. procesów, które są wysoce powtarzalne i czasochłonne, powodują opóźnienia). 

Boty te mogą również monitorować aktywność przedsiębiorstw detalicznych online, wskazując obszary w których z punktu widzenia klienta można coś poprawićNa przykład oprogramowanie służące do automatyzacji może być skonfigurowane tak, aby rozpoznawało emaile z reklamacjami konsumentów dotyczącymi jakości produktów, i powiadamiało o tym odpowiednich pracowników. Proces ten jest wydajniejszy w porównaniu do czynności polegającej na czytaniu każdego emaila otrzymanego od klienta, ponieważ umożliwia rozpoznanie i poprawienie słabych punktów w operacjach biznesowych.  

W czasach, gdy zakupy internetowe stają się coraz bardziej popularne, detaliści muszą wdrożyć najnowocześniejsze technologie, aby wyprzedzić konkurencję. Wkraczając w Nowy Rok, marki mają okazję do zainwestowania w nowe technologie — takie jak automatyzacja — które nie tylko pomagają przetrwać sezonowe nagromadzenie zadań, ale potrafią również zagwarantować umiejętność dostosowania się do okresowych zmian. W rezultacie – przygotować firmy na trwałe osiąganie sukcesów.   

 

Jak już wspominaliśmy w poprzednich tekstach, trudne warunki pracy w pandemii obejmujące zarządzanie projektami nie przeszkadzają rozwojowi technologii. Rynek Robotic Process Automation  (RPA) również stale się rozwija– według Forrester w 2021 roku ma on być wart aż 2,9 miliarda dolarów. Zarówno automatyzacja powtarzalnych, opartych na regułach zadań, jak i całościowa robotyzacja procesów przyczyniają się do tworzenia nowych miejsc pracy, w tym nowym zawodów. Jednym z najbardziej pożądanych zawodów jest programista RPA lub deweloper RPA.

 

 

Czym jest zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA)?

Robotic Process Automation (RPA), czyli robotyzacja procesów biznesowych, to technologia, która pozwala skonfigurować oprogramowanie komputerowe („robota”), tak aby odzwierciedlało działania człowieka wchodzącego w interakcję z systemami cyfrowymi w celu wykonania danego procesu biznesowego.

 

Roboty RPA wykorzystują interfejs użytkownika do przechwytywania danych, działania w  aplikacjach oraz programach na wzór ludzi. Interpretują, wyzwalają odpowiedzi i komunikują się z innymi systemami, aby w rezultacie wykonywać wiele powtarzalnych zadań. Roboty mają dużą przewagę: zaczynając od tego, że nigdy nie śpią, po najważniejsze ze względu jakości pracy- nie popełniają żadnych błędów.

Implementacja inteligentnych procesów niesie ze sobą szereg korzyści o czym dowiecie się z tego artykuł.

 

Przeczytaj również:

Automatyzacja procesów (RPA): praktyczne informacje

 

 

Za co odpowiedzialny jest deweloper RPA?       

Głównymi obowiązkami programisty RPA jest zaprojektowanie, rozwijanie i wdrażanie robotów aplikacyjnych lub botów współpracujących z ludźmi w celu zwiększenia wydajności procesów biznesowych. Typowy dzień dewelopera obejmuje kontakt z przedstawicielami różnych dziedzin w celu zrozumienia ich wyzwań biznesowych i znalezienia sposobów na usprawnienie procesów poprzez automatyzację żmudnych zadań.

Robotyzacja poprzez RPA jest atrakcyjna z punktu widzenia użytkowników biznesowych, ponieważ dzięki niej zyskują czas na pracę nad bardziej kreatywnymi inicjatywami. Deweloper musi, więc szczegółowo zbadać ich potrzeby oraz oczekiwania dotyczące całego procesu, aby stworzyć efektywne rozwiązania automatyzacyjne.

Jego rola wymaga zatem zrozumienia złożoności procesu, który ma zostać zautomatyzowany, sprawdzenia wykonalności oraz stabilności rozwiązania RPA w tym konkretnym przypadku.  Jeśli okaże się, że automatyzacja może być wdrożona to do dewelopera należy zaprojektowanie i opracowanie automatycznej wersji tego procesu. W zakresie zadań dewelopera jest również dalsze wsparcie i monitorowanie opracowanych botów w przyszłości.

 

 

Jaki zakres wiedzy wymagany jest od programisty RPA?                                                                     

Aby odnieść sukces w roli programisty RPA, potrzebne będą zarówno umiejętności logicznego myślenia, jak i wiedza z zakresu programowania. Pamiętaj, że istnieje wiele sposobów automatyzacji procesu, a wybór najbardziej optymalnego sposobu należy do zadań dewelopera. Cierpliwość jest także wymagana od specjalisty, ponieważ po drodze prawdopodobnie napotkasz pewne wyzwania. Do najczęstszych należą pozyskanie prawidłowych danych wejściowych od klientów oraz problemy z pamięcią maszyny wirtualnej.

 

Zobacz także:

Rekrutacja w IT

Gdzie powinien szukać wiedzy przyszły deweloper RPA?

Przeglądając oferty kursów, szkoleń i studiów, przyszły programista RPA powinien przede wszystkim postawić na wiedzę praktyczną i zwrócić uwagę na możliwość obcowania z case-studies osadzonymi w realiach konkretnych organizacji. Same materiały teoretyczne, nawet jeśli będą przygotowane przez najlepszych partnerów technologicznych, mogą okazać się niewystarczające dla kogoś, kto jest zainteresowany zdobyciem gruntownego wykształcenia w dziedzinie RPA.

 

Mindbox rekomenduje studia na kierunku Automatyzacja Procesów Biznesowych na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Łódzkiego, które zostały uruchomione we współpracy z naszymi ekspertami oraz sześcioma innymi organizacjami. Stworzyliśmy również szkolenie Intelligent Process Automation Academy, gdzie w ramach RPA Foundations przygotowujemy uczestników do zaplanowania automatyzacji procesów w danej firmie. Więcej o możliwościach zdobycia wiedzy w tym zakresie przeczytasz tutaj.

 

 

Ścieżka kariery dewelopera RPA – możliwości rozwoju

Z racji tego, że technologia RPA nadal się rozwija, nie istnieje jedna utarta ścieżka rozwoju. Jeśli deweloper RPA posiada umiejętności programistyczne, może kształcić się w kierunku architekta projektującego całe środowiska robocze. W grę wchodzi również budowanie aplikacji biznesowych czy wejście w zagadnienia z obszaru sztucznej inteligencji (Machine Learning) oraz ukierunkowanie się na automatyzację kognitywną. Opcji jest naprawdę sporo, a z upływem czasu będą zapewne pojawiać się kolejne!

 

Interesujesz się ścieżką kariery dewelopera RPA? Chcesz porozmawiać o swoich kompetencjach, potrzebach i możliwościach? Skontaktuj się z nami!

 

 

Ile zarabia deweloper RPA? Widełki

Kolejnym kuszącym elementem, który skłania do zastanowienia się nad karierą programisty RPA są zarobki. Analiza ogłoszeń zawartych na portalu Pracuj.pl pozwala średnio oszacować je na przedział od 10 000 do 13 000 złotych brutto miesięcznie dla przeciętnego RPA Specialist. W praktyce zarobki dobrego RPA Developera z Pythonem sięgają jednak poziomu wynagrodzenia Senior Java Developera, a nawet są wyższe!

 

Sprawdź również:

Programista RPA: zarobki

 

 

Kto oprócz dewelopera RPA wymagany jest w firmie, która chce wdrożyć zrobotyzowaną automatyzację?

Zastanawiasz się jak wygląda proces wdrożenia zrobotyzowanej automatyzacji od podszewki i kto powinien wziąć w nim udział, aby była ona efektywna? Zobacz, jak odbyło się wdrożenie w Scania Polska. Być może zaciekawi Cię również, jak przebiegła migracja i integracja zautomatyzowanego systemu ERP w firmie Tru-Flex.

 

Masz pytania, które pozostały bez odpowiedzi? Skontaktuj się z Mindbox. Z wielką przyjemnością opowiemy o naszej pasji i postaramy się rozwiać powstałe wątpliwości.

 

Ludzie versus roboty, a może ludzie razem z robotami i więcej czasu na twórcze zadania?

Zdecydowanie wierzymy w tą drugą opcję i zapraszamy Cię do poznania świata robotyzacji, ufając, że pomoże Ci to w następującej decyzji- czy i jakie procesy automatyzować.  

 

 

 

Czym jest RPA (Robotic Process Automation), czyli to, co człowiek robi ręcznie, maszyna wykona szybciej 

Termin RPA (Robotic Process Automation) można przetłumaczyć robotyzacja procesów biznesowych. W praktyce polega ona na stworzeniu oprogramowania, które będzie odzwierciedlać czynności wykonywane przez człowieka (operatora). Robotyzacja procesów NIE jest więc tożsama ze zbudowaniem fizycznego robota – chodzi o software, który często pracuje na odrębnym komputerze (szczegóły znajdziesz tutaj oraz tu).  

Czym jest zatem automatyzacja, a czym robotyzacja? Ta pierwsza wymaga modyfikacji oprogramowania użytkowego, tak aby samodzielnie wykonywało część działań. Robotyzacja wykorzystuje z kolei interfejs użytkownika, automatyzując cały workflow, co czyni ją bardziej wszechstronną.   

 

 

ML i AI dające korzyści z zaprogramowanej automatyzacji procesów 

Aby dany „bot” dobrze się sprawował i wykonywał przydzielone mu zadania, należy najpierw zaprogramować wszystkie kroki jego pracy. Dzięki sztucznej inteligencji (Artificial Intelligence) i uczeniu maszynowemu (Machine Learning) możliwe jest również wprowadzenie funkcji kognitywnych. Sprawią one, że oprogramowanie stanie się bardziej „domyślne”. 

W telegraficznym skrócie proces wygląda następująco: po dostarczeniu dużego wolumenu danych uczących, system opiera się na przykładach i bazując na określonym modelu statystycznym dochodzi do własnych, w większości poprawnych odpowiedzi, rekomendacji czy interpretacji.  

Sztuczna inteligencja ma wiele zastosowań, między innymi w obszarze: 

  • modeli prognostycznych (np. przewidywania dotyczące sprzedaży i obejmujące sposób zamawiania surowców czy potencjalne awarie w firmach produkcyjnych),  
  • zmiany tekstu nieustrukturyzowanego na tekst ze strukturą, co jest przydatne np. w przypadku e-maili z reklamacjami, 
  • voicebotów i chatbotów (asystenci, zwłaszcza głosowi, usprawniają pracę i są atrakcyjnym narzędziem dla młodych osób).  

 

 

Robotyzacja za pomocą silnika modelowania procesów 

Należy pamiętać o tym, że robotyzacja procesów nie oznacza ich całkowitej transformacji (a co najwyżej pozwala ona zmodyfikować określone czynności), natomiast jej dodatkowymi korzyściami jest ich skalowalność i przyspieszenie, a także zwiększenie jakości. Oznacza to, że nie każdy proces będzie dobrym kandydatem do robotyzacji (oprócz szeregu rozmaitych kryteriów powinien przede wszystkim zostać najpierw zoptymalizowany), natomiast jeśli już została ona z sukcesem wdrożona, to daje też spore możliwości modelowania.  

Dla przykładu, narzędzia typu BPM (Business Process Management) dostępne są w nowoczesnych (i, rzecz jasna, zautomatyzowanych) systemach ERP. Za ich pomocą w łatwy sposób stworzyć można nowy proces, jak i zmodyfikować już istniejący (nie wymaga to zaawansowanych umiejętności informatycznych). Więcej o zautomatyzowanych systemach typu Enterprise Resource Planning i o tym, kiedy je wdrażać przeczytasz w naszym artykuleSprawdź też, co jeszcze oferują inteligentne procesy 

 

 

 

Wdrożenie automatyzacji danego procesu wymaga zaangażowania 

Oprócz stworzenia odpowiednio długiej listy procesów, które potencjalnie można zautomatyzować, i ich trafnej selekcji pod okiem specjalistów (analitycy biznesowi oraz konsultanci IT), automatyzacja, jeśli ma zakończyć się sukcesem, potrzebuje wielu innych czynników 

Właściwie przeprowadzona analiza zysków i stratocena sytuacji, moderowanie poszczególnych etapów (w tym tzw. proof of concept oraz pilota), adaptacja w kulturze organizacyjnej, współpraca z działem IT i odpowiednia alokacja zasobów ludzkich, to kluczowe wskaźniki udanej implementacji. Wymagają one nie tylko dużego zaangażowania, lecz i szerokiej wiedzy.  

Jesteś osobą związaną z cyfrową transformacją w Twojej firmie? Interesuje Cię szkolenie lub studia z zakresu robotyzacji procesów biznesowych? A może chcesz poznać zarobki i zastanowić się nad karierą w branży? Zobacz naszą ofertę: 

Robotyzacja procesów biznesowych – szkolenie  

 

 

 

Najpopularniejsze narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych 

Narzędzi do automatyzacji jest sporo, a ich dobór zależy oczywiście od przeznaczenia. Wszystko zależy między innymi od tego, czy w grę wchodzi robotyzacja procesów produkcyjnych, robotyzacja procesów księgowych czy robotyzacja procesów biurowych.  

Mindbox realizuje wdrożenia z użyciem OCR, systemów AI oraz tych opartych o User Interface. Dzięki temu możliwe jest swobodne „miksowanie” rozwiązań oraz poruszanie się po bazach danych i interfejsie API.  

Dla przykładu, w firmie Scania Polska wdrożyliśmy między innymi zautomatyzowane księgowanie faktur zakupowych z wykorzystaniem narzędzi takich jak ABBYY® FlexiCapture® czy UiPath oraz wsparciem sztucznej inteligencji (Applica), a także systemu ERP i DMS. Więcej informacji (w języku angielskim):  

Case Study Scania Poland 

 

 

 

Co brać pod uwagę, wybierając platformę RPA? 

Sponsor prac związanych z robotyzacją z pewnością będzie chciał wiedzieć jak dopasować platformę RPA do potrzeb organizacji, aby szybko uzyskać zwrot z inwestycji, a całe przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem. Oto najważniejsze kryteria, które należy wziąć pod uwagę: 

  • doświadczenie dostawcy i współpraca z lokalnymi firmami partnerskimi, 
  • dostępność materiałów szkoleniowych i wsparcie techniczne,  
  • wysokie standardy bezpieczeństwa,  
  • możliwość dopasowania do struktury IT organizacji i łatwa integracja,  
  • funkcjonalność związana z konfigurowaniem robotów i samą automatyzacją procesów, 
  • wsparcie różnych wariantów automatyzacji, 
  • koszt (opłata licencyjna vs. opłata utrzymaniowa).  

 Szukasz porady w tym zakresie? Skontaktuj się z nami.  

 

 

 

Kryteria jakościowe do zastosowanie rozwiązań RPA  

Jak zostało to już wspomniane wcześniej, nie każdy proces można zrobotyzować. Oprócz optymalizacji musi on spełnić również następujące wymogi jakościowe: 

  • manualność oraz oparcie na regułach,  
  • standardowy oraz czytelny elektroniczny typ wejścia,  
  • stała metoda przetwarzania przez system, 
  • potencjał do uzyskania oszczędności.   

 

 

Kryteria ilościowe i selekcja procesów, a korzyści z implementacji  

Powtarzalność, wysoki wolumen, dojrzałość, stabilność oraz niski poziom wyjątków to z kolei czynniki ilościowe, które przełożą się na wyższe korzyści robotyzacji, oszczędność czasu oraz rzadsze modyfikacje robotów aplikacyjnych 

W Mindbox stosujemy ocenę procesów pod kątem złożoności automatyzacji a korzyści płynących z jej implementacji. Można tutaj wyróżnić cztery kategorie (podane w kolejności, w jakiej powinna przebiegać robotyzacja): 

  • szybkie wygrane – procesy, których automatyzacja jest o stosunkowo niskiej złożoności, ale mogą nam one dać wysokie korzyści, 
  • nisko wiszące owoce – procesy, których automatyzacja jest niezbyt złożona, ale korzyści już nie są aż tak duże, 
  • konieczne usprawnienia – mogą dać duże korzyści, ale ich automatyzacja jest bardzo złożona, 
  • usprawnienia długoterminowe – stosunkowo niskie korzyści, a duża złożoność automatyzacji. 

 

 

Jak zautomatyzować czasochłonne procesy dzięki technologii OCR? 

Nieodzowną pomocą w zastosowaniu rozwiązań RPA jest technologia OCR. Inteligentne „OCR-y” (tzw. „iOCR-y”) potrafią obsługiwać wiele typów dokumentów i przekształcać dane nieustrukturyzowane w dane ustrukturyzowane, a następnie integrować je z innymi systemami, z których korzysta firma. W rezultacie zaangażowanie operatora jest zmniejszone do minimum.  

Systemy iOCR mogą być z powodzeniem wykorzystywane na przykład do zautomatyzowanego księgowania faktur zakupowych. O tym, jak wygląda to w praktyce oraz o innych sposobach przyspieszenia pracy zespołów operacyjnych przeczytasz tutaj.      

 

 

 

Sprawdź jakie projekty automatyzacji procesów biznesowych warto wybrać z naszego katalogu jako pierwsze! 

Aby pokazać możliwości, jakie oferuje Robotic Process Automation stworzyliśmy katalog projektów automatyzacji procesów biznesowychZostały one posegregowane pod kątem złożoności wdrożenia i korzyści oferowanych przez implementację RPA, tak aby ułatwić proces decyzyjny. Służymy również fachową pomocą – skontaktuj się z nami jeśli rozważasz robotyzację. Sprawdź również możliwości, jakie oferuje nowatorska technologia Cloud Native.     

Narzędzia cyfrowe dla firm to między innymi rozwiązania dla pracy zdalnej, stanowiące swoisty must-have w dobie pandemii. Na tym jednak nie koniec. Odpowiednia kombinacja programów, platform i aplikacji wraz z optymalnym wykorzystaniem czynnika ludzkiego to tak naprawdę na obecną chwilę klucz do wypracowania przewagi konkurencyjnej.

W poniższym tekście analizujemy wybrane z dostępnych na rynku możliwości, które pomogą przekształcić Twoją firmę w organizację przyszłości. Więcej informacji i szczegółowe opisy wielu z prezentowanych rozwiązań znajdziesz na naszym blogu.

 

 

Przegląd oprogramowania dla biznesu niezbędnego do poprawy wydajności zespołów i zwiększenia efektywności pracy

Każda firma, która dąży do usprawnienia pracy zespołowej, zarówno pod kątem szybkości, jak i wyników, prędzej czy później stanie przed wyzwaniem wyboru oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem. Nowoczesne systemy Enterprise Resource Planning (w skrócie ERP), bo to o nich mowa, stwarzają szereg możliwości, które znacznie wykraczają poza modelowanie procesów.

Zaawansowany „ERP” posiada dedykowane i wyspecjalizowane rozwiązania (również zautomatyzowane), nie ma problemów z integracją wewnętrzną i zewnętrzną, dysponuje rozbudowanymi, lecz prostymi w obsłudze systemami raportowymi, działa w „chmurze” i oczywiście ma przystępny interfejs. A przy tym może być rozbudowany o elementy związane ze sztuczną inteligencją i uczeniem maszynowym.

Wszystkie powyższe kryteria spełniać będą odpowiednio skonfigurowane i dopasowane pod kątem potrzeb użytkownika programy firmy Epicor, takie jak Epicor ERP czy Epicor iScala. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o ich funkcjonalnościach i przeprowadzonych przez nas wdrożeniach, skontaktuj się z nami lub przejrzyj materiały na naszym blogu.

 

 

 

Top 5 najlepszych systemów CRM do zarządzania klientami i planowania sprzedaży: Pipedrive, Freshworks, Zoho, HubSpot, Salesforce

Dobry system ERP wyposażony jest oczywiście również w rozwiązania wspierające relacje z klientami czy wspomagające sprzedaż. Dokonując przeglądu „CRM-ów”, warto zwrócić szczególną uwagę na następujące z nich:

  • Pipedrive – proces sprzedażowy jest tutaj zwizualizowany w formie etapów obejmujących priorytetyzację zaplanowanych działań i szans zamknięcia transakcji, zaś wiadomości e-mail są automatycznie śledzone i uzupełniane.
  • Freshworks – pozwala na maksymalne wykorzystanie sztucznej inteligencji w dotarciu do potencjalnych klientów i zwiększeniu ich zaangażowania.
  • Zoho – jeden z najchętniej wybieranych systemów CRM na świecie, który wspiera ponad 150 000 firm w 180 krajach.
  • HubSpot – bezpłatne narzędzie oferujące kompleksowe wsparcie dla sprzedawców, marketingowców, zespołów obsługi klienta czy właścicieli firm.
  • Salesforce – działa w całości w „chmurze”, oferuje rozwiązania mobilne, miesięczny okres próbny i przystępne ceny.

 

Efektywne zarządzanie projektami w firmie: Jira, Slack, Confluence

Wszystkie informacje dotyczące projektu z łatwością wyświetlisz natomiast dzięki oprogramowaniu takiemu jak:

  • Jira Core – pozwala na monitorowanie szczegółów (między innymi dzięki wysyłanym powiadomieniom) i mierzenie wydajności, a przy tym posiada szereg rozwiązań chmurowych (takich jak np. tablica do pracy zdalnej), opartych o funkcję drag & drop. Dobrze sprawdzi się w zespołach, które działają w oparciu o proces.
  • Slack – doskonale współpracuje z innymi popularnymi narzędziami, które są używane do zarządzania projektami. Umożliwia automatyzację rutynowych zadań oraz udostępnianie dokumentów lub plików w kanałach projektu, tak aby nawet nowi pracownicy mieli informacje potrzebne do dalszej pracy.
  • Confluence – zda egzamin zarówno w zakresie zarządzania projektami, jak i wiedzą, stanowiąc pojedyncze źródło rzetelnych informacji na temat organizacji. Posiada szeroki zakres rozmaitych funkcji, takich jak zaawansowane wyszukiwanie, wysyłanie powiadomień, drzewo stron, szablony, edycja w czasie rzeczywistym i komentowanie. Możliwa jest również integracja z systemem Jira.

 

 

Zarządzenie projektem w dobie pandemii – systemy do komunikacji grupowej: Zoom, Grape.io, Google Meet

Pandemia spowodowała zaś boom na narzędzia do zdalnej pracy, które w dobie globalizacji i zdywersyfikowanych zespołów już wcześniej miały się całkiem nieźle. Wiele firm doceniło korzyści płynące z tego typu rozwiązań i rozważa przynajmniej częściowe pozostanie w trybie online nawet po ustaniu zagrożenia epidemiologicznego. O naszych refleksjach związanych z zarządzaniem projektem wdrożenia w warunkach pandemii pisaliśmy między innymi tutaj. A rozwiązania dla pracy zdalnej, które trzeba znać to między innymi:

Zoom, czyli platforma do pracy online, w tym wideokonferencji, prowadzenia spotkań, szkoleń czy webinarów. Ogromną zaletą jest między innymi prostota użytkowania, wysokiej jakości audio i wideo HD, dostępność zarówno wersji stacjonarnej, jak i mobilnej oraz możliwość nagrywania. Zoomowe spotkania „pomieszczą” do 1000 uczestników, zaś webinary – aż 10 000 widzów!

Grape.io – opierając się na silniku zasilanym przez sztuczną inteligencję z elementami NLP, Grape posiada szereg funkcji – od połączeń video, poprzez chat, aż po wyszukiwarkę zintegrowaną z innymi aplikacjami lub programami. Dostępny jest zarówno tradycyjny hosting, jak i „chmura”.

Google Meet, czyli rozwiązanie, które umożliwia prowadzenie rozmów video z wieloma osobami jednocześnie bez zbędnej konfiguracji czy wtyczek – wystarczy jedynie udostępnić link. Usługa ma specjalnie zaprojektowane aplikacje na Androida oraz IOS i jest oczywiście zintegrowana z innymi narzędziami Google dla firm.

 

 

 

Efektywna komunikacja w zespole – codzienne spotkania (m.in. daily standup)

Narzędzia komunikacji zdalnej będą szczególnie istotne w przypadku zespołów (np. agile’owych), które praktykują codzienne spotkania o raczej ustrukturyzowanym charakterze. W ich przypadku warto skorzystać z Microsoft Teams. Dzięki funkcji o nazwie „tryb razem” użytkownik może „usiąść” razem z innymi ze wspólnym tłem wirtualnym, tak aby wszyscy poczuli się, jakby byli w tym samym pomieszczeniu. Pozostałe opcje, które oferują inne komunikatory (m.in. udostępnianie plików w czasie rzeczywistym) są również dostępne.

 

 

 

Aplikacje mobilne w biznesie: co posłuży w lepszych powiadomieniach?

Większość z omawianych powyżej narzędzi dla firm w Internecie jest też dostępna w wersji mobilnej. Wybierając pomiędzy kilkoma rozwiązaniami, dla których dostępne są aplikacje, warto sprawdzić, czy jest możliwość odbierania powiadomień Mobile Push. Zaprowadzą one użytkowników prosto do konkretnego miejsca, maksymalnie skracając ścieżkę dotarcia. Co więcej, pojawiają się one natychmiast na ekranie telefonu odbiorcy, nawet bez konieczności jego odblokowania.

 

 

 

Oszczędność czasu = oszczędność pieniędzy – automatyzacja procesów biznesowych (RPA)

Kolejnym aspektem, którego nie sposób pominąć pisząc o rozwiązaniach cyfrowych, jest automatyzacja procesów biznesowych, która stanowi jeden z ostatnich kroków na drodze do pełnej dojrzałości technologicznej przedsiębiorstwa. Aby miała sens, musi jednak zostać przeprowadzona etapami i w sposób świadomy. Podstawowe informacje na temat Robotic Process Automation i wdrożenia robotyzacji w organizacji znajdziesz tutaj.

 

 

 

Wsparcie od Google na rozwój biznesu – program Firmy Jutra

Co ciekawe, oprócz oferowanych internetowych narzędzi dla przedsiębiorców, Google uruchomił również nowy program szkoleniowo-rozwojowy: Firmy Jutra. Może wziąć w nim udział aż 15 000 organizacji, a jego celem jest zwiększenie innowacyjności oraz wsparcie przedsiębiorstw w transferze swojej działalności do Internetu, jak i dotarciu do klientów, którzy również przenieśli się do świata online. Zapisać do programu możesz się tu.

 

 

 

Sprawdź dofinansowania i formy wsparcia mikro, małych, średnich i dużych przedsiębiorstw – jakie granty z PARP czekają?

Nie tylko Google wspiera przedsiębiorców w postępującej cyfryzacji – w rozwoju kompetencji i finansowaniu firmy pomaga także Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości. Na pomoc mogą liczyć zarówno istniejące, jak i dopiero powstające biznesy. Szczegółowa lista aktualnych programów dostępna jest tutaj. Potencjalnych inwestorów zainteresowanych współpracą z nami zapraszamy z kolei tu.

Aby z powodzeniem prowadzić interesy, każda firma potrzebuje szybkiego i niezawodnego dostępu do towarów i usług. To, w jaki sposób dana organizacja je pozyskuje, a następnie opłaca, określa jej podejście do procesu Purchase to Pay (P2P). Krótko mówiąc, obejmuje on zatem wszystkie etapy od wystąpienia potrzeby zakupu przez przyjęcie faktury, aż do jej rozliczenia.

Pełny proces P2P angażuje więc wiele osób pracujących w różnych działach (księgowości, kontrolingu, finansów i zakupów) oraz wymaga zaawansowanego transferu danych. Jeśli dodatkowo jest on wykonywany ręcznie, zajmuje zwykle sporo czasu i wysiłku oraz pozostawia szerokie pole do popełnienia błędów po stronie organizacji.

Elektroniczny i w dużej mierze zautomatyzowany proces transakcyjny można jednak zaprojektować pod kątem wydajności (przyspieszenia akceptacji dokumentów, dostaw, fakturowania oraz płatności), minimalizacji czynnika ludzkiego oraz redukcji kosztów (w tym między innymi obsługi rozliczeń). Wymaga to zarówno oprogramowania, które bezproblemowo odwzoruje poszczególne działania, jak i rzetelnego konsultanta IT.

 

 

Purchase to Pay w pigułce

Choć nie ma dwóch identycznych firm, proces P2P w wielu branżach zwykle przebiega według poniższego schematu:

  1. Identyfikacja potrzeby zakupu poszczególnych towarów lub/i usług.
  2. Powstanie zlecenia zakupu i przesłanie do zatwierdzenia. Ma ono formę sformalizowanego dokumentu, który wyszczególnia potrzebne towary lub/i usługi. W firmach korzystających ze zautomatyzowanych rozwiązań zakupowych informacje w dokumencie wykorzystywane są do automatycznego wypełniania zamówienia.
  3. Kolejny krok to zaproszenie do złożenia oferty oraz wybór dostawcy. Jeśli firma ma już preferowanych i zakontraktowanych dostawców, zespół zaopatrzeniowy (lub system) może wybrać tego, który ma najkorzystniejsze warunki i ceny dla potrzeb bieżącego projektu.
  4. Po wybraniu dostawcy wydawane jest zamówienie zakupu, które po akceptacji sprzedawcy staje się wiążącą umową. Jeśli firma posiada zautomatyzowane oprogramowanie typu e-Procurement, zamówienie zostanie automatycznie wypełnione i dopasowane do zlecenia zakupu, a następnie śledzone w systemie.
  5. Kiedy dostawca zrealizuje zamówienie, towar oraz towarzysząca mu dokumentacja odbiorcza są sprawdzane pod kątem kompletności, poprawności i jakości. Otrzymane dokumenty są porównywane z oryginalnym zamówieniem – odbywa się to w sposób automatyczny (za pośrednictwem rozwiązań e-Procurementu) lub ręczny. Uszkodzone lub niekompletne zamówienia mogą zostać zwrócone lub ich cena może ulec modyfikacji. Taki scenariusz wymaga aktualizacji danych transakcji w celu odzwierciedlenia zmian.
  6. Następnie dostawca wysyła fakturę, która jest dodawana automatycznie (za pomocą e-fakturowania) do oprogramowania zaopatrzeniowego i księgowego lub ręcznie przez zespół ds. rozliczeń.
  7. Wraz z oryginalnym zamówieniem i dokumentacją odbiorczą, faktura od dostawcy umożliwia zespołowi rozliczeniowemu przeprowadzenie trójstronnej weryfikacji w celu sprawdzenia, czy dane transakcji są właściwe i kompletne oraz czy wszystkie zamówione towary i usługi zostały dostarczone lub wykonane zgodnie z oczekiwaniami kupującego.
  8. Po przejrzeniu, weryfikacji i ewentualnych korektach, faktura zostaje zatwierdzona do zapłaty. Dział rozliczeń dokonuje płatności i aktualizacji danych.

 

Usprawnienia i korzyści biznesowe z automatyzacji procesu P2P i jego elementów

Purchase to Pay dotyka praktycznie każdego obszaru biznesowego- od produkcji, przez marketing, aż po financial reporting. Wprowadzenie jednej kluczowej zmiany – na przykład wdrożenie rozwiązań w chmurze – może nie tyko usprawnić sam proces, lecz i wpłynąć pozytywnie na zarządzanie łańcuchem dostaw, umowami, a także poprawić ogólną produktywność, rentowność i elastyczność organizacji. Oto niektóre z korzyści zastosowania automatyzacji i elementów sztucznej inteligencji w P2P:

  • redukcja kosztów operacyjnych nawet o 80% oraz czasu trwania cyklu aż o 70% dzięki użyciu oprogramowania typu Palette,
  • eliminacja ewentualnych opóźnień i redukcja kosztów pośrednich, dzięki przyspieszonej autoryzacji (na przykład za pośrednictwem urządzeń mobilnych) i wysyłanych powiadomień,
  • większa kontrola bieżących wydatków zakupowych, dzięki ustaleniu określonego budżetu w systemie,
  • zwiększona efektywność kontroli planowanych wydatków oraz dokładności prognoz w obszarze rezerw finansowych,
  • poprawa płynności finansowej – łatwy dostęp do poprawnych i kompletnych danych (w tym ścieżek audytu) zapewnia doskonałą transparentność oraz dostarcza cennych informacji, które są potrzebne do podejmowania strategicznych decyzji oraz pozwalają inwestować w rozwój przy jednoczesnym spłacaniu należności,
  • brak ryzyka utraty danych dzięki formie elektronicznej,
  • bezproblemowa integracja z istniejącą technologią (systemem ERP czy programem księgowym), która umożliwia tworzenie kompleksowych i zindywidualizowanych rozwiązań w zakresie zaopatrzenia,
  • eliminacja zbędnych dostawców i wyższy poziom zgodności dzięki dostępowi do zintegrowanej bazy,
  • poprawa relacji z dostawcami dzięki usprawnieniu pracy w dziale księgowości,
  • eliminacja żmudnych zadań oraz maksymalne wykorzystanie potencjału działu zakupów, a także poprawienie jego pozycji negocjacyjnej dzięki przyspieszonej obsłudze zamówień i uniknięciu opóźnień w płatnościach,
  • lepsza koordynacja pomiędzy poszczególnymi działami organizacji dzięki stałemu wglądowi w proces,
  • brak zbędnego powielania tych samych czynności (na przykład ręcznego wprowadzania danych do faktury),
  • rzetelne wsparcie w wypracowaniu własnego standardu na każdym etapie procesu.

 

 

Jak zacząć automatyzację procesu Purchase to Pay

Automatyzacja elementów procesu P2P zapewnia organizacji wiele korzyści, w tym operacyjnych. Automatyzacja kompleksowo usprawnia procesy zakupowe, zapewniając jednocześnie maksymalny wgląd w wydatki firmy.

W Mindbox wdrażamy zautomatyzowane narzędzia i dopasowujemy je do potrzeb klienta. Dzięki długofalowej współpracy z czołowymi dostawcami oprogramowania (między innymi firmą Palette) projektujemy rozwiązania doskonale odpowiadające zarówno na biznesowe, jak i organizacyjne wyzwania Twojej firmy. Skontaktuj się z nami, a chętnie doradzimy i przedyskutujemy dostępne możliwości.

Ta treść jest chroniona hasłem. Aby ją zobaczyć, podaj hasło poniżej:

Wdrożenie Robotic Process Automation wymaga o wiele większego zaangażowania użytkowników niż w przypadku typowego rozwiązania IT. Właśnie dlatego najlepszym wstępem do inteligentnej automatyzacji procesów biznesowych są warsztaty lub szkolenia. To gwarancja sprawniejszego wdrożenia i pewność osiągnięcia zamierzonych korzyści biznesowych. Właśnie dlatego uruchamiamy Inteligent Process Automation Academy. Wkrótce startują pierwsze szkolenia.

 

Dla kogo jest szkolenie?

 

Inteligent Process Automation (IPA) Academy przygotowaliśmy przede wszystkim z myślą o przedstawicielach organizacji, które są zainteresowanie inteligentną automatyzacją procesów.
Inna grupą, która może być szczególnie zainteresowania tymi szkoleniami są konsultanci biznesowi, którzy na co dzień pracują z procesami, szukają usprawnień, zmieniają je i optymalizują. Skuteczne wspieranie cyfrowej transformacji wymaga od nich dzisiaj znajomości wielu rozmaitych technologii – RPA to z pewnością jedna z nich. Niemniej korzyści może odnieść praktycznie każdy pracownik biurowy, który wykonuje czynności biurowe mające powtarzalny charakter, czyli w większości przypadków nadające się do robotyzacji.

 

Jak wygląda kurs?

 

Początkowo w ramach IPA Academy będą oferowane dwa szkolenia: RPA Foundations oraz szkolenie z obsługi UI Path – platformy do robotyzacji.
Pierwsze z nich skupia się na podstawach i dostarcza podstawowej wiedzy o inteligentnej automatyzacji procesów. Dwudniowy kurs RPA Foundations to także okazja, żeby pokazać jak standardowe roboty można łączyć z innymi systemami, np. OCR, czy zewnętrznymi serwisami albo modelami uczenia maszynowego. Dobrym przykładem, który często wykorzystywaliśmy na warsztatach jest użycie API danych walutowych NBP. To przydatne i często stosowane rozwiązanie. Natomiast podczas szkolenia technicznego będziemy skupiać się na konkretnych narzędziach UiPath. Pokazujemy jak się projektuje roboty w praktyce a także jak należy się przygotować do wdrożenia RPA w większej skali, kiedy mówimy, nie o jednym robocie, ale o kilkunastu czy kilkudziesięciu robotach. Opowiadamy o pułapkach projektowych oraz jak ich unikać.

 

Wiedza o tym co można, a czego nie można zautomatyzować to solidny fundament każdego projektu IPA. Świadomość możliwości technologii, sprawia, że projekty realizowane są sprawniej i przynoszą o wiele lepsze efekty. Częściej udaje się zmieścić w harmonogramie i w budżecie. Wiedza wyniesiona z takich warsztatów czy szkoleń pozwala dobrze określić oczekiwania, a dzięki temu łatwiej osiągnąć to, co się zamierzy.

 

Chcemy dzielić się wiedzą z klientami, bo jesteśmy przekonani, że przynosi to korzyści obydwu stronom. My też lubimy sprawnie prowadzone i zakończone sukcesem projekty. Dlatego zależy nam też na wzroście świadomości i ograniczeń technologicznych, byśmy wspólnie mogli osiągać jak największe korzyści. Jeżeli warunkiem sprawniejszych projektów są wyposażeni w wiedzę przedstawiciele klienta, to chcemy im otworzyć dostęp do tej wiedzy.

 

Szkolenie skrojone na KONKRETNE potrzeby

 

 

Od dłuższego czasu spotykaliśmy się pytaniami klientów o szkolenia. Początkowo sugerowaliśmy korzystanie z materiałów naszych partnerów technologicznych, głównie UIPath. Szybko przekonaliśmy się jednak, że jest to niewystarczające. Nawet najlepsze materiały nie są w stanie zastąpić bezpośredniego kontaktu, interakcji i pracy na konkretnych przykładach, które są osadzone w kontekście danej organizacji.

Chociaż IPA Academy dopiero startuje, to doświadczenia z edukacji użytkowników mamy znaczne. Większość realizowanych projektów inteligentnej automatyzacji procesów rozpoczynaliśmy od warsztatów dla użytkowników. Czasem musieliśmy najpierw tłumaczyć czym w ogóle jest Robotic Process Automation (RPA), czasem zaczynaliśmy od omówienia procesów, które zasadniczo nadają się, bądź nie nadają się do robotyzacji, a następnie przechodziliśmy do tego jak oceniać potencjał procesów dla robotów, a także atrakcyjność automatyzacji konkretnego procesu dla organizacji.
Zawsze ostatecznym efektem był szybszy, sprawniej przeprowadzony projekt.

Raz zdarzyło się, że główną korzyścią z warsztatów była decyzja o wycofaniu się z projektu robotyzacji. Wstępna analiza procesów wykazała, że potencjał jest znikomy. Można by pomyśleć, że na własne życzenie straciliśmy klienta. My patrzymy na to jednak inaczej: byłoby o wiele gorzej, gdyby klient zdecydował się na projekt i przekonał, że nie ma on sensu po dokonaniu inwestycji.

W większości przypadków konkretnym zyskiem z kilkugodzinnych czy kilkudniowych warsztatów jest przygotowanie pewnej puli procesów, kandydatów do robotyzacji. Kiedy przekonujemy się, że potencjał istnieje, szkolenie w trakcie warsztatów prowadzimy już na konkretnych przykładach. Zresztą praca na prawdziwych procesach, danych jest o wiele bardziej wartościowa. To znakomity start całego projektu.

Niezwykłą wartością takich zamkniętych szkoleń czy warsztatów dla jednej organizacji jest samo spotkanie grupy ludzi reprezentujących różne jednostki biznesowe i rozpoczęcie dyskusji na temat automatyzacji procesów.

 

Ludzie, procesy i roboty

 

 

Sukces wdrożenia RPA wymaga za każdym razem dokładnego poznania procesu, zrozumienia pracy wykonywanej przez ludzi, a następnie opisania tego wszystkiego językiem zrozumiałym dla robota.
Nie jest to łatwe, ponieważ jego praca nie przypomina działania typowego oprogramowania. Bardziej podobna jest do linii produkcyjnej w fabryce. Potrzebne jest więc analityczne, procesowe podejście, a nie całościowe, skupiające się wyłącznie na efektach. Czasem może się wydawać, że pracownicy działają intuicyjnie, a później okazuje się, że za ich działaniami kryją się skomplikowane drzewa decyzyjne. Uświadomienie sobie wiedzy jaką posiadają pracownicy bywa przełomem zawodowym.

Dla wielu osób projekty robotyzacji stanowią ogromną szansę na obranie nowej ścieżki kariery. Nie brakuje nam przykładów kiedy koordynatorami projektów inteligentnej automatyzacji zostawali pracownicy, którzy wcześniej nie mieli wcale do czynienia z IT. Można powiedzieć, że ubocznym efektem jednego z naszych projektów, jest rozwój szeregowego pracownika księgowości, który właściwie zmienił zawód. W trakcie projektu zdobył wiedzę i doświadczenie, która dzisiaj pozwala mu bardzo dokładnie opisywać zadania do wykonania dla robotów – przełożenie takiego dobrze przygotowanego opisu na kod jest już dużo łatwiejsze. Właściwie można powiedzieć, że każdy zespół, który uczestniczy w projekcie robotyzacji, przechodzi podobną transformację.

Na marginesie warto dodać, że to dobry przykład na to jak roboty dają pracę, a nie ją zabierają. Uwalniają od rutynowych, czasochłonnych, nie wymagających kreatywności czynności, dając możliwość zajęcia się czymś bardziej wartościowym. Co więcej, ktoś te roboty musi zaprojektować i wdrożyć, a wcześniej ocenić, które procesy można, a których nie można zautomatyzować.

 

Jeśli nie akademia, to Uniwersytet

 

 

Oferta IPA Academy skierowana jest przede wszystkim dla pracowników organizacji, które są zainteresowane wykorzystaniem i potrzebują w krótkim czasie pozyskać podstawową wiedzę o inteligentnej automatyzacji procesów lub przygotować się do samodzielnego projektowania robotów RPA. Dla wszystkich zainteresowanych zdobyciem gruntownego wykształcenia w tej dziedzinie rekomendujemy studia na kierunku Automatyzacja procesów biznesowych na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Łódzkiego. Mindbox jest jedną z 7 firm, która we współpracy z uczelnią uruchomiła ten kierunek.

Decyzja władz UŁ o uruchomieniu tego kierunku, także pokazuje, że automatyzacja to niezwykle istotny nowy kierunek rozwoju biznesu. Mając to na uwadze UŁ chce ułatwić dostęp organizacjom do odpowiednio wykształconej kadry, a zarazem zapewnić młodym ludziom atrakcyjne wykształcenie i ścieżkę kariery. To niezwykle ważne, szczególnie w Łodzi, która konsekwentnie rozwija się jako jedno z krajowych i regionalnych centrów outsourcingowych procesów biznesowych.

Więcej na stronie: tutaj