Zarządzanie projektem wdrożenia w warunkach pandemii cz.2

Tydzień temu opublikowaliśmy wpis, w którym opowiadaliśmy historię pewnego projektu rozpoczętego tradycyjne, ale realizowanego z sukcesem w pełni zdalnie. Zakończyliśmy go pytaniem: czy tak już zostanie, czy będziemy działać tylko na odległość, czy może wrócimy do tego, co było przedtem? Naszym zdaniem ostatecznie zmiany nie będą znaczne, choć proporcje pewnie się zmienią.

Jak to będzie z podróżami służbowymi?

W projektach, które realizowane są daleko od Polski, podróże konsultantów zawsze stanowiły znaczny koszt. Teraz, kiedy klienci przekonali się, że praca zdalna może być efektywna, będą skłonni ograniczyć wydatki na podróże. Proporcje pracy zdalnej do pracy u klienta mogą się znacząco zmienić.

W przypadku projektów lokalnych nadal pozostanie jednak miejsce na spotkania twarzą w twarz. Analiza, opracowanie wymagań, projektowanie rozwiązań, konfigurowanie – te czynności najłatwiej i najszybciej wykonać, będąc u klienta. Kiedy mamy jakieś pytanie, najłatwiej podejść do kogoś do biurka i zapytać. Zajmuje to o wiele mniej czasu niż umawianie spotkania online czy nawet wykonanie połączenia telefonicznego – jeśli ktoś nie odbiera, to nawet nie wiemy dlaczego i żeby się tego dowiedzieć, trzeba wykonywać następne telefony; a jeśli nie zastajemy kogoś przy biurku, to od razu można zapytać kogoś, kto siedzi obok. Wszystko można załatwić zdalnie, ale trwa to zwykle dłużej i jest bardziej skomplikowane. Traci się przez to mnóstwo czasu. Kilka straconych minut każdego dnia z tak błahych powodów może przekładać się na poważne opóźnienia.

Czy możemy więc wyobrazić sobie, że zamykamy wspomniany projekt, rozpoczęty tradycyjnie i realizowany w pełni zdalnie, bez kolejnej wizyty u klienta? Tak, ale mimo to podczas końcowych testów wolelibyśmy być na miejscu, żeby można było przypilnować tego, czy wszyscy wykonują zaplanowane zadania, a w przypadku pojawienia się drobnego błędu błyskawicznie go skorygować.

Wnioski

Ostateczny wniosek powinien być chyba taki, że zarządzanie projektami, niezależnie od tego, czy tradycyjne, czy w „nowej normalności”, podlega tym samym regułom, a problemy w projektach realizowanych zdalnie to te same problemy spotykane od lat. Dlatego też sukces dziś, jak i w przyszłości zapewni trzymanie się trzech znanych od dawna zasad… no, może odrobinę zmodyfikowanych.

Po pierwsze, komunikacja jest kluczowa. Choć nie widzimy się codziennie i nie spotykamy się każdego ranka, żeby omówić status projektu, to używając odpowiednich narzędzi, możemy nadal trzymać rękę na pulsie. Ważne, żeby nie utonąć w e-mailach. Lepiej sprawdzą się regularne spotkania na Zoomie czy Microsoft Teams, które dostarczą kierownikowi projektu informacji o potencjalnych problemach i pozwolą realizować kolejne czynności w terminie.

Po drugie, utrzymanie produktywności wymaga udzielania klarownych wskazówek i jasnego określania realistycznych oczekiwań oraz terminów. Żeby to osiągnąć, trzeba zaplanować i zapewnić dostępność poszczególnych członków zespołu, dzięki czemu inni będą mogli się z nimi szybko i efektywnie komunikować.

Po trzecie, nawet siedząc non stop przed komputerem, nie można zapominać, że po drugiej stronie mamy do czynienia z takimi samymi ludźmi jak my sami. Potrzeba zrozumienia i elastyczności, żeby cała maszyna pracowała bez przestojów. Mając to na uwadze, trzeba pamiętać, żeby od czasu do czasu, poza formalnymi spotkaniami, zorganizować online spotkanie nieformalne, podczas którego będzie można pożartować i lepiej się poznać.

Business as usual, czyli na projektach bez zmian

Na początku tego roku zaczęliśmy przygotowywać się do projektu wdrożenia systemu ERP u klienta w jednym z krajów bałtyckich. W lutym zdążyliśmy jeszcze odbyć na miejscu kilka wstępnych spotkań, ale później nagle musieliśmy się przestawić na pracę w pełni zdalną. I wiecie co? Projekt jest realizowany zgodnie z założonym harmonogramem. Czy możemy sobie wyobrazić, że zamkniemy go bez kolejnej wizyty u klienta? Owszem, ale kiedy skończy się epidemia, chyba wolelibyśmy wrócić do tradycyjnego sposobu prowadzenia dalszych etapów tego projektu, podobnie jak i innych. W wielu wypadkach tak jest po prostu łatwiej, szybciej i przyjemniej.

Kiedy kolejne europejskie rządy, w tym polski, zaczęły wprowadzać ograniczenia poruszania się i zamknęły granice, finalizowaliśmy przygotowania do rozpoczęcia projektu. Okazało się, że nie jest to powód wystarczający, żeby nas zatrzymać. Tak jak planowaliśmy, pod koniec kwietnia podpisaliśmy umowę, prace wystartowały i wciąż trwają – wszystko zdalnie. Oczywiście, bezpośrednie spotkanie z przedstawicielami klienta na początku roku było pewnym plusem. Zdążyliśmy się bowiem trochę poznać, niemniej większość czynności prowadzona była i jest zdalnie.

Co jest największym wyzwaniem?

Czujemy, że w pewnych sytuacjach brakuje kontaktu twarzą w twarz. Będąc fizycznie w jednym pomieszczeniu, lepiej można ocenić zaangażowanie uczestników. O wiele łatwiej także wyczuć, czy wszystko zostało zrozumiane, czy coś pozostało dla kogoś niejasne. Pewnie, że pracując zdalnie, też można zadawać pytania. Praktyka pokazuje jednak, że nie wszyscy są na tyle otwarci, żeby z własnej inicjatywy zapytać o coś albo poprosić o powtórzenie. Jeśli jesteśmy na miejscu, obserwując czyjeś zachowanie, nie tylko twarz, ale również mowę ciała, można się tego domyślić.

Wyzwaniem są również długie sesje szkoleniowe. Wiele osób o wiele łatwiej radzi sobie z nimi w sali konferencyjnej, niż siedząc przed ekranem komputera we własnym domu czy biurze. To bardzo trudne, zwłaszcza dla prowadzącego szkolenie, który praktycznie cały czas musi mówić, często nie widząc uczestników. Nieco poprawia sytuację, jeśli wszystkie osoby biorące udział w szkoleniu online mają włączoną kamerę. Jeśli jednak prowadzący nie widzi uczestników, a oni w tym czasie nie zadają żadnych pytań, to nawet nie wie, czy są po drugiej stronie i go słuchają.

W przypadku tego projektu dodatkową trudnością jest to, że cała komunikacja z klientem odbywa się w języku angielskim. Trzeba dodać, że dla żadnego uczestnika projektu nie jest to język ojczysty. Co więcej, niektórzy kluczowi użytkownicy systemu nie mówią po angielsku i kierownik projektu po stronie klienta występuje w roli tłumacza. To byłoby utrudnieniem nawet w tradycyjnych warunkach, ale przy pracy zdalnej jest prawdziwym wyzwaniem.

Ktoś może powie, że przecież praca zdalna, telekonferencje nie są żadną nowością, że były standardowo wykorzystywane w większych projektach. Zgoda. Kiedy realizowaliśmy projekty w Afryce czy Australii, to było jasne, że nie możemy być cały czas na miejscu. Z drugiej strony, kiedy zachodziła potrzeba, to byliśmy na miejscu u tych klientów co dwa tygodnie. Pewne czynności w projektach zazwyczaj wykonuje się u klienta. Na miejscu omawia się procesy, opracowuje konfiguracje. Ze względu na epidemię trzeba było to przemodelować. Kiedy w projekcie pojawiały się problemy, nie można było po prostu pojechać i wyjaśnić wszystko na miejscu. Trzeba było poradzić sobie zdalnie.

I radzimy sobie. Projekt przebiega zgodnie z planem. Trudności udaje się rozwiązywać i na razie nie pojawia się kwestia powrotu do tradycyjnego sposobu pracy. Wciąż jednak zastanawiamy się: czy tak już zostanie, czy wrócimy do tego, co było przedtem? Ale o tym w drugiej części tego wpisu, którą opublikujemy za tydzień/za dwa tygodnie. Przedstawimy w niej także kilka porad dotyczących sprawnego prowadzenia projektów w „trybie pandemicznym”.

Mindbox, po kilkunastu latach obecności na rynku, przechodzi prawdziwą metamorfozę. W spółce wydzielamy dwa brandy: Mindbox oraz Mindworkers. Dlaczego? Z powodu dynamicznego rozwoju oraz rozszerzenia wachlarza oferty, o nowe produkty i usługi. Wszystkie działania, jakie podejmujemy, realizujemy je wyłącznie z z myślą o klientach. Ale – po kolei…

Narodziny

Zaczęło się kilkanaście lat temu. Narodziła się marka Mindbox, której misją była odpowiedź na istotną potrzebę rynku: rozwiązywanie problemów biznesowych organizacji za pomocą coraz szerzej dostępnych technologii, u progu cyfrowej rewolucji . Koniec pierwszej dekady XXI wieku był momentem dynamicznych zmian na styku biznesu i nowych technologii. Wówczas to takie rozwiązania jak Cloud czy Big Data przestały być efektowną ideą, a stawały się istotnym źródłem zmian i przewag w firmach. Kto zaniechał cyfryzacji, zostawał w tyle.

Przejście cyfrowego zwrotu stawało się żywotnym wyzwaniem firm. Bez względu na wielkość, rodowód czy sektor rynku. My zaś – dostarczając konkretne, ogólne czy też szyte na miarę i potrzeby danej organizacji rozwiązania i technologie – odpowiadamy na te żywotne potrzeby biznesu. Dostarczając gotowe rozwiązania IT, personalizując i wdrażając je – zwiększamy efektywność procesów biznesowych naszych klientów.

Wzrost

Od ponad dekady naszą flagową ofertą był i pozostanie system ERP. Jesteśmy największą firmą w regionie EMEA wdrażającą rozwiązania amerykańskiego producenta Epicor Software. W tym czasie wdrożyliśmy kilkaset projektów w Polsce i na świecie. Wiele z nich obejmowało kompleksową obsługę – od analizy, przez zaprojektowanie architektury rozwiązania, po wdrożenie i serwis. Naszymi klientami są zarówno rodzime firmy, jak i działające globalnie międzynarodowe korporacje. Do tej porty zrealizowaliśmy projekty dla przedsiębiorstw z przeszło pięćdziesięciu krajów.

Ale to nie wszystko. Od początku istnienia, bowiem, nie tyle poszukiwaliśmy nisz do zagospodarowania, ile po prostu – odpowiadaliśmy na faktyczne potrzeby naszych klientów, te zaś, bez ustanku pojawiały się w postaci nowych wyzwań. Rozwój technologii, wdrażanych przez Mindbox, pozwala klientom pójść krok dalej, eliminować źródło strat, które do tej pory bywało codziennością albo też znieść koszty, które wcześniej wydawały się nieodzowne. Każdy proces – o ile tylko pozwalają na to narzędzia i rozwiązania IT – można udoskonalić, usprawnić i unowocześnić- aby na koniec odnotować wzrost efektywności całego biznesu. To właśnie sens naszego działania. Od samego początku.

Technologię traktujemy w sposób instrumentalny. Ma służyć wyłącznie realizacji celów naszych Klientów, a nie zaspokajać nasze ambicje. Rzetelność i uczciwość to wartości, którymi się kierujemy od powstania firmy w 2007 roku. Takie podejście umożliwia nam dynamiczny rozwój, oparty na długookresowej partnerskiej współpracy z Klientami, ale również Pracownikami i Dostawcami – podkreśla Piotr Żeromski, CEO w Mindbox

Teraz łatwiej zrozumieć, że przez długi czas mogliśmy rosnąć organicznie, opierając tę ewolucję niemal wyłącznie na znakomitych opiniach i rekomendacjach dotychczasowych klientów. Dlatego też wdrożenia ERP to nie wszystko. Wspieramy transformację cyfrową firm, dzięki czemu organizacja staje się rzeczywiście innowacyjną firmą. Poza tym – przeprowadzamy analizy, a na ich podstawie – usprawnienia i automatyzację procesów biznesowych firm. Z niemal wszystkich sektorów produkcji i usług.

…i rozwój. Całkiem nowe obszary

Technologie to źródło inspiracji, rozwoju i nowych potrzeb. Ale za każdą firmą stoją przede wszystkim ludzie. Nie inaczej jest u nas. Naszą organizację tworzy już dwustu ekspertów – praktyków specjalizujących się różnorodnych obszarach szeroko rozumianej branży IT. Nieźle przez te lata urośliśmy, prawda? Dodajmy, że w parze z ilością niezmiennie idzie jakość.

Łatwo się domyślić, że kompetencje naszych pracowników dostrzegają również klienci. Wszak to ostatecznie człowiek stoi za dobrą analizą, uszyciem na miarę konkretnych rozwiązań, a później ich wdrożeniem i serwisem. Nic zatem dziwnego, iż z czasem coraz częściej klienci prosili nas o pomoc w pozyskaniu dobrych fachowców od IT, którzy po naszym wdrożeniu zaspokoją wewnętrzne potrzeby organizacji związane z cyfryzacją i należytym utrzymaniem procesów.

Z tych potrzeb zrodził się nowy unit. Nowy dział i nowy rozdział w historii firmy: zajęliśmy się profesjonalnym doradztwem i rekrutacją ekspertów ds. IT na rynku i rekomendowaniem wybranych ludzi do konkretnych firm. Trzeba zaś pamiętać, że zatrudnienie właściwego człowieka od nowych technologii, specjalistycznego oprogramowania czy narzędzi teleinformatycznych może być nie lada wyzwaniem. Takim, któremu… my tylko potrafimy sprostać. Naprawdę.

Problemy związane ze znalezieniem potencjalnego pracownika, przekonaniem go, aby przyjął nową ofertę, ale i sprawdzeniem jego doświadczeń i kompetencji to zadanie dla fachowców. Takich jak my. W ten zatem sposób narodził się dział Mindworkers, który odpowiada na potrzeby de facto z zakresu specjalistycznego, branżowego HR.

Nasza oferta w tym zakresie jest równie zróżnicowana i szyta na miarę, jak w przypadku rozwiązań IT usprawniających procesy biznesowe. Możemy bowiem tylko pośredniczyć w wyselekcjonowaniu właściwej osoby do konkretnych zadań. Możemy też zatrudnić takich ludzi u siebie i outsourcować zasoby na potrzeby wybranego klienta albo wręcz konkretnego projektu czy rozwiązania. Oferujemy usługę Sourcing as a Service, w ramach której zajmujemy się całym procesem zatrudnienia odpowiednich kandydatów. Ostatecznie, oferujemy naszym klientom całe zespoły złożone ze zgranych specjalistów pracujących pod okiem Project Managera. Co więcej – jak doskonale wszyscy wiemy, istnieje zarówno rynek pracownika, jak i pracodawcy. Dlatego też potencjalni kandydaci, szukający nowych wyzwań, jeśli odzywają się do nas – prawdopodobnie trafiają pod najlepszy z możliwych adresów.

Problem i wyzwanie

No dobrze, ale jak wyjaśnić to nowym bądź wracającym do nas klientom? Jesteśmy firmą skupiającą w swoich szeregach ekspertów ds. IT, najlepszych praktyków i wdrażamy rozwiązania cyfrowe? Czy zajmujemy się rekrutacją tych specjalistów? Więc może nasza działka to headhunting – mógłby ktoś pomyśleć. Eksperci ds. IT, jak zdążyliśmy już zauważyć, poznają się na innych ze swojej branży, więc czemu nie?

Nie są to tylko teoretyczne rozważania o strategicznej randze, lecz faktyczny problem. Wyzwanie, ponieważ klienci faktycznie mieli wątpliwości i pytali. Postawiliśmy sobie zatem konkretny cel. Jest problem, jest wyzwanie. Musi być również rozwiązanie. Jasne zakomunikowanie otoczeniu rynkowemu. Obecnym i przyszłym klientom: kim jesteśmy, czym się zajmujemy? Dokąd zmierzamy i dlaczego?

Jak zatem wyjść z tego informacyjnego chaosu, aby przekazać światu klarowny komunikat i rzeczywisty obraz naszej organizacji?

Idea. Żywoty równoległe

Cel był jasny. Idea także zdawała się coraz bardziej wyraźna. Mamy dwa główne obszary, w których – odpowiadając na realne potrzeby klientów – przyszło nam działać. Po pierwsze, rozwiązania IT. Po drugie, eksperci branżowi na rynku.

Reasumując: mieliśmy, tak jak do tej pory, specjalizować się w projektowaniu i wdrażaniu różnorodnych rozwiązań cyfrowych, które usprawniają procesy naszych klientów. A poza tym – równolegle – poszukiwać i rekrutować na potrzeby tychże klientów odpowiednich dla nich ekspertów z różnych dziedzin IT.

Obszary na pozór tylko odległe od siebie, a faktycznie – bardzo bliskie. Oba ze sobą spójne i mogące nawzajem się wspierać. Siostrzane.

Mamy zatem dwa siostrzane obszary. Żywoty równoległe. Rozwiązania IT, które stały u początków i były zalążkiem naszej firmy – czyli Mindbox – oraz specjalistyczny HR – a więc Mindworkers.

Rozwiązanie

Tak postanowiliśmy. Dwa odrębne byty, równoległe: Mindbox oraz Mindworkers. Żeby było jasne dla każdego obecnego na rynku. Tak idea przekuta została w praktyczne rozwiązanie: powołaliśmy do życia dwa odrębne brandy, które obdarzyliśmy samodzielnym życiem.


Postawiliśmy na usamodzielnienie się obu obszarów poprzez rozdzielenie ich formalnie w osobne brandy.

Oto my: dwie siostry- Mindbox i Mindworkers. Dzień dobry. Miło nam Cię poznać. Don’t worry. Na pewno któraś z nas odpowie na Twoje wyzwanie i rozwiąże ten problem. Długo nas słuchałeś. Teraz my zamieniamy się w słuch.

Czyli case study o tym, jak Scania Polska wykorzystuje narzędzia Robotic Process Automation do przyspieszania procesów administracyjnych, poprawy ich jakości i podejmowania lepszych decyzji biznesowych. Uwalniając ludzi od rutynowych i czasochłonnych czynności, otwiera im nowe możliwości wdrażania innowacji i tworzenia wartości.

Najpierw o Scania Polska

Scania to globalna organizacja sprzedająca samochody ciężarowe i autobusy oraz świadcząca usługi serwisowe w ponad 100 krajach. Firmowe zakłady produkcyjne znajdują się w Europie, Ameryce Południowej i Azji. Na wielu rynkach Scania oferuje także usługi finansowe.

Scania Polska odpowiada za sprzedaż na naszym rynku nowych i używanych pojazdów, ich wynajem, ale także świadczy szeroki zakres usług serwisowych i naprawczych oraz finansowych. Firma wyróżnia się od konkurencji gęstą siecią warsztatów rozlokowanych w całym kraju – większość z nich jest własnością spółki. Scania Polska zatrudnia blisko 700 osób, z czego połowa to mechanicy.

21 zrobotyzowanych procesów

Najciekawszy zautomatyzowany proces: automatyczne księgowanie faktur zakupowych przy pomocy technik OCR, uczenia maszynowego oraz robota unattended UiPath tzw. Wirtualny Księgowy

Skrócenie procesu przetwarzania faktury:  2 godziny zamiast 5 dni

Zwrot z inwestycji dla projektu Wirtualny Księgowy: 11 miesięcy przy 4 tys. faktur na miesiąc

Wyzwanie: nieustanne poszukiwanie doskonałości procesowej przy wykorzystaniu innowacyjnych technologii

W Scania dostosowujemy nasze rozwiązania do Twoich potrzeb. Dostarczamy rozwiązania umożliwiające zwiększenie wydajności przy jednoczesnym zmniejszeniu naszego oddziaływania na środowisko. Sukces Scania jako lidera zrównoważonego transportu opiera się na wartościach. Kultura organizacyjna o skandynawskich korzeniach określa, że klient zawsze jest na pierwszym miejscu, każdemu pracownikowi należy się szacunek a siła firmy tkwi w determinacji, jedności i działaniu zespołowym.

W firmowy kod genetyczny wpisana jest eliminacja strat, ciągłe doskonalenie i innowacyjność. Wyjątkowa inicjatywa Future Room to przestrzeń do kreatywnego myślenia, rozwoju pasji i ambicji. Tam kiełkują i rozwijają się nowe idee, które stanowią kolejne kroki w kierunku realizacji wizji zrównoważonego transportu, dostępnego dla wszystkich.

Ciągłe doskonalenie wpisane jest w nasze DNA. Od wielu lat staramy się optymalizować procesy, zarówno na produkcji, w warsztatach, ale także w obszarze administracyjnym. Dwa lata temu usłyszeliśmy o RPA, czyli Robotic Process Automation. Pomysł użycia robotów, które zastępują pracę człowieka przy powtarzalnych czynnościach, które mogą pracować na wielu różnych systemach jednocześnie, zaintrygował nas. Zrozumieliśmy, że możemy osiągnąć znaczne korzyści w optymalizacji procesów – opowiada Tomasz Mosoń, członek zarządu Scania Polska.

Firma zdecydowała się na projekt pilotażowy z wykorzystaniem licencji demonstracyjnej oferowanej przez firmę UiPath, producenta rozwiązań RPA. W ciągu trzech tygodni okazało się, że bez większych inwestycji udało się osiągnąć znaczące efekty. Taki był początek robotyzacji procesów w Scania Polska. Szybko pojawiły się kolejne projekty, które ponownie przyniosły oczekiwane efekty, a nawet przekroczyły oczekiwania, ponieważ otwierały nowe możliwości.

Powoli, krok za krokiem inwestowaliśmy coraz więcej wysiłków w optymalizację procesów przy wykorzystaniu narzędzi RPA. W pewnym momencie, gdy nabraliśmy przekonania, że faktycznie jest to narzędzie, które bardzo umożliwia adekwatne zastępowanie ludzkiej pracy, zdecydowaliśmy się na jego użycie w procesie księgowania faktur od dostawców. Robot przejął to zadanie w ciągu niespełna 10 miesięcy. Błyskawicznie okazało się, że nie tylko oszczędzamy czas i pieniądze, ale także mamy mniej błędów – mówi Tomasz Mosoń.

Rozwiązanie: sekwencyjna, kompleksowa automatyzacja przy wykorzystaniu narzędzi Robotic Process Automation i sztucznej inteligencji

Pierwszy robot działający w Scania Polska był stosunkowo prosty. Odpowiadał za aktualizacje dziennika księgowego w systemie iScala. W nocy do firmowego ERP spływają tysiące dokumentów z systemów zewnętrznych. Każdego ranka po przyjściu do pracy księgowy uruchamiał trwający nawet godzinę proces aktualizacji. Był to dla niego stracony czas, ponieważ nie mógł w tym czasie korzystać z systemu. Efekt zastosowania RPA był natychmiastowy i odczuwalny. Dzięki uruchomieniu robota, który w nocy, po otrzymaniu sygnału, że wszystkie dokumenty zostały przesłane, wykonywał aktualizację dziennika, księgowy po przyjściu do pracy mógł od razu, nie tracąc na to czasu, zająć się kolejnymi zadaniami.

Dlatego szybko wykonano kolejne kroki na ścieżce automatyzacji. Ze względu na kłopoty techniczne albo błędy merytoryczne, aktualizacja dziennika bywała niekompletna – nie wszystkie dokumenty są przesyłane i księgowane. Zawsze po aktualizacji trzeba było porównać dwie listy: dokumentów, które powinny trafić do systemu i tych, które faktycznie się w nim znalazły. Po trywialnej, ale czasochłonnej korekcie błędów, z aktualnego dziennika pobierane były dane do raportów, w których były one przeliczane zgodnie z wewnętrznymi regułami księgowymi. Powstawał plik, który był zapisywany na dysku i importowany do systemu ERP, po czym następowała kolejna aktualizacja dziennika księgowego.

Wszystkie te procesy doskonale nadawały się do robotyzacji. Co więcej, układały się w sekwencję: księgowy aktualizował dziennik, sprawdzał czy nic nie brakuje, poprawiał błędy, przeliczał i generował plik, który trzeba było ponownie zaimportować do iScali. Udało się to zautomatyzować przy pomocy czterech kolejno wdrażanych robotów – tłumaczy Piotr Krzysztoporski, wiceprezes firmy Mindbox, która jest partnerem Scania Polska w obszarze systemu ERP oraz RPA.

Po zautomatyzowaniu kilkunastu procesów firma zdecydowała się na podjęcie większego wyzwania, czyli automatyzacji procesu księgowania faktur od dostawców. To jeden z kluczowych procesów z punktu widzenia działu księgowości. Do niedawna zajmował się nim kilkuosobowy zewnętrzny zespół outsourcingowy, ale dzisiaj odpowiada za niego Wirtualny księgowy.

Było to bardziej złożone wyzwanie, ponieważ automatyczne księgowanie dokumentów wymagało zastosowania czterech niezależnie działających robotów a architektura rozwiązania musiała uwzględniać wykorzystanie inteligentnego systemu OCR oraz algorytmów sztucznej inteligencji. Dzięki wykorzystaniu uczenia maszynowego, jeśli robot nie jest w stanie zastosować do danej faktury jednej z kilkunastu reguł księgowych, to sztuczna inteligencja na podstawie treści faktury podejmuje decyzje jak ją zaklasyfikować – mówi Krzysztof Kuczkowski, Senior RPA Consultant w Mindbox.

Za przetwarzanie danych wejściowych z faktur, ich strukturyzowanie i weryfikację odpowiada inteligenta technologia OCR. Interpretacja danych to z kolei domena technologii Applica.ai. Natomiast księgowanie dokumentu w systemie obiegu dokumentów i ERP obsługują rozwiązania firmy UiPath.

Ścieżka technologiczna

Robotyzacja w Scanii opiera się przede wszystkim na technologiach RPA firmy UiPath. To rozwijane od 2013 r., sprawdzone rozwiązania, które wykorzystywane są w wielu organizacjach na całym świecie, m.in. PWC, Deloitte, EY, Accenture czy IBM. Według raportu Forrester za rok 2017, UiPath to jeden z trzech leaderów rynku zrobotyzowanej automatyzacji procesów.

Korzyści: roboty działają szybciej i bez pomyłek, umożliwiając ludziom skupienie się na bardziej wartościowych zadaniach 

Automatyzacja procesów spowodowała, że mamy wcześniej dane w naszym systemie, wcześniej możemy reagować na sytuacje, które  dzieją się na naszym obszarze działalności.  Dzięki  temu  możemy także przekazywać je szybciej naszym dealerom oraz naszej spółce matce, Scanii Global – mówi Konrad Matulka, pełniący funkcję Accountant/Coordinator w Scania Polska. 

Efekt działania Wirtualnego księgowego to skrócenie procesu od wpłynięcia faktury do przesłania jej do ostatecznej akceptacji z 5 dni do paru (od 2 do 5) godzin. Przygotowanie pliku XML, który przechowuje  wszystkie dane faktury w formie ustrukturyzowanej, zajmuje zaledwie 90 sekund a przygotowanie księgować pozycji ok. 45 sekund. Zwrot z dokonanej inwestycji nastąpił przy 4 tys. faktur miesięcznie w niespełna rok.  

To prawdziwa robotyczna rewolucja. Roboty RPA mogą pracować 24/7, bez nadzoru lub z jedynie minimalnym zaangażowaniem ze strony człowieka. Przyspieszają realizację procesów a przy tym popełniają mniej błędów. Oczywiście roboty nie zastąpiły księgowych. Umożliwiły im jednak zajęcie się sprawami, na które wcześniej nie było czasu. Konieczność skupiania się na podstawowych czynnościach, sprawia, że brakuje czasu na innowacyjność. Dzięki RPA księgowi mogą zająć się doskonaleniem w obszarze obiegu dokumentów, windykacją czy bardziej zaawansowanym raportowaniem wykorzystującym analitykę predykcyjną. 

Roboty nie tylko wyręczają ludzi z tej najbardziej monotonnej i powtarzalnej pracy, ale również otwierają  nowe możliwości. Tak było w przypadku odbywającej się w nocy automatyzacj sekwencji manualnych czynności związanych z aktualizacją dziennika księgowego. Przetwarzanie w hurtowni danych Scania Polska odbywa się w nocy, ponieważ ze względu na znaczną ilość danych stanowi poważne obciążenie dla serwerów. Do niedawna sprawiało to, że dane, z których korzystała najwyższa kadra kierownicza przy podejmowaniu decyzji były zawsze opóźnione o jeden dzień. 

Z chwilą gdy roboty zaczęły wykonywać wszystkie czynności związane z przygotowaniem danych w nocy, można też było tej samej nocy przygotować dane dla zarządzających – przeliczenie kostek OLAP wyzwalał robot na końcu sekwencji. Dzisiaj każdego ranka top management dysponuje kompletem aktualnych informacji. Udało się osiągnąć efekt, którego początkowo nie planowano – mówi Piotr Krzysztoporski. 

To dobra ilustracja tego, że w automatyzacji RPA nie chodzi wyłącznie o proste zastępowanie pracy ludzkiej. Roboty otwierają nowe możliwości i zapewniają dodatkowe korzyści. W tym wypadku skracają czas oczekiwania na dane i pozwalają podejmować lepsze decyzje oraz szybciej reagować na zmieniającą się sytuację biznesową – dodaje Piotr Krzysztoporski. 

Doświadczenie zdobyte przy wdrażaniu pierwszych robotów, pozwala dziś pracownikom Scania Polska patrzeć na inne procesy nie pojedynczo, ale bardziej kompleksowo, jak na większe sekwencje procesów. Takie podejście pozwala osiągać więcej. Sukces wdrożenia pierwszych robotów zadecydował o tym, że o RPA zaczęto myśleć nie projektowo, ale jak na długofalowy program. Wykreowano kompleksową strategię podejścia do automatyzacji a księgowość nie jest już jedynym obszarem biznesowym Scania Polska, w którym wykorzystywane są roboty. 

Wdrażanie RPA rozpoczęliśmy od działu księgowości. Tam mieliśmy najwięcej procesów podatnych na automatyzację. Kolejnym obszarem były działy sprzedaż i logistyki – tam także istnieje wiele procesów dla robotaI właśnie tu udało się nam oszczędzić najwięcej czasu, tzn. roboty zastąpiły w dużej skali czas przeznaczony przez ludzi na wprowadzanie danych czy aktualizacje ich w systemach – mówi Robert Salamon, IT Manager w Scania Polska. 

Mamy również zautomatyzowane procesy w dziale HR, w dziale IT i wciąż myślimy o kolejnych obszarach – właściwie wszędzie można znaleźć procesy podatne na robotyzację – dodaje Robert Salamon.  

Projekt robotyzacji w Scania Polska jest kontynuowany a nawet zaczyna się rozszerzać. W planach jest wdrażanie kolejnych robotów. Efektami osiągniętymi przez Scania Polska zainteresowały inne oddziały lokalne globalnej organizacji. Ciekawość wzbudził w szczególności automatyzacja księgowania faktur z inteligentnym OCR. Niedawno w Polsce odbyły się warsztaty poświęcone robotyzacji tego procesu. Uczestniczyli w nim przedstawiciele 8 spółek Scanii z Europy.  

Wdrażanie RPA czasami jest proste, czasami trwa krótko, ale czasem pojawiają się błędy, które można jednak na bieżąco korygować. W przeciwieństwie do tradycyjnych systemów IT, robot wymaga po uruchomieniu opieki, podobnie  jest w przypadku linii produkcyjnej. Przy tym o wiele łatwiej automatyzować jeśli mamy dobrą znajomość procesu, w którym roboty zastępują pracę ludzką a także posiadamy dobrą dokumentację. Liczą się oczywiście zaangażowani ludzie i doświadczony partner technologiczny – spełniając te warunki możemy liczyć na sukces podsumowuje Tomasz Mosoń.

Działania związane z wprowadzaniem i przetwarzaniem danych w organizacji potrafią być niezwykle czasochłonne, żmudne, monotonne i kosztowne. Zwłaszcza, jeśli odbywają się w sposób manualny, który niesie ze sobą duże ryzyko pomyłek. Przy zastosowaniu odpowiednich systemów OCR, nie tylko można tego typu procesy przyśpieszyć, ale także zautomatyzować, sprawiając, że zaangażowanie siły roboczej spada nawet do 30%! W poniższym artykule opowiadamy właśnie o zrobotyzowanej transformacji danych oraz uczeniu maszynowym, a także korzyściach płynących z obu rozwiązań.

Czym są systemy OCR, czyli systemy do optycznego rozpoznawania znaków

Głównym zadaniem systemów OCR (optical character recognition) jest zamiana tekstu, którego nie jesteśmy w stanie odczytać w postaci cyfrowej (znajdującego się np. na zdjęciach lub grafikach), w twór w pełni zdigitalizowany. Dzieje się to przy pomocy zestawu technik lub specjalnego oprogramowania, a taka „obróbka” odbywa się zwykle z udziałem dokumentów zeskanowanych (formularzy, faktur, polis, zamówień, itp.).

Klasyczny, a inteligentny OCR 

Klasyczne systemy OCR zostały zaprojektowane, aby rozpoznawać treści drukowane oraz zapisywać je w wersji cyfrowej. Obsługują one dokumenty ustrukturyzowane, czyli o jednolitym formacie. Zastanawiałeś/łaś się czasem, dlaczego w pismach urzędowych występują „okienka” z podziałem na poszczególne litery, a określone pola (np. z imieniem i nazwiskiem) zawsze znajdują się na danym wzorze w tym samym miejscu? Znacznie ułatwia to proces digitalizacji, który nie wymaga wówczas stosowania zaawansowanych rozwiązań. Efektem końcowym będzie tutaj np. plik wordowski, który jesteśmy w stanie dowolnie edytować.

Co potrafi inteligentny OCR

Inteligentne systemy OCR mają z kolei znacznie bardziej rozbudowane możliwości. Pozwalają one między innymi na:

  • identyfikację typów dokumentów na podstawie elementów dla nich charakterystycznych (dla faktury będzie to np. numer, ponieważ każda taki posiada),
  • rozpoznawanie treści pisanych (zwłaszcza drukowanymi literami),
  • tworzenie obiegu dokumentów, czyli tzw. workflow,
  • obsługę dokumentów pół-ustrukturyzowanych (czyli posiadających ten sam zestaw danych, jednak znajdujących się w różnych lokalizacjach, jak to ma miejsce w przypadku faktur czy paragonów) – w ich przypadku wdrożenie systemu OCR przyniesie największe korzyści,
  • obsługę dokumentów nieustrukturyzowanych, czyli litych tekstów, takich jak np. umowy zlecenie (by znaleźć w nich informacje potrzebne są słowa lub znaki-klucze, a także stworzenie algorytmów i odpowiedniej logiki w systemie OCR),
  • obsługę zestawów dokumentów (np. wniosków z kompletem załączników),
  • auto-uczenie, czyli ciągłe doskonalenie się i przyswajanie przez maszyny nowych elementów (np. faktur od nowego dostawcy),
  • integrację z różnymi źródłami danych,
  • odczyt rozbudowanych elementów (np. tabele z wieloma kolumnami i wierszami).

iOCRi o co ten rwetes? Kilka słów o korzyściach

iOCR to tak naprawdę jeden system do obsługi wielu typów dokumentów. Jego głównym celem jest przekształcenie ich w ustrukturyzowane dane oraz zminimalizowanie czasu, który operator musi spędzić nad danym plikiem. Raczej nie zdarzy się sytuacja, w której jego zaangażowanie nie będzie zupełnie potrzebne – zawsze na etapie wdrożenia iOCRowania danych będzie wymagana osoba, która będzie odpowiadać za ich jakość (gdy skany będą miały słabą rozdzielczość, system może nie rozpoznać pewnych elementów). Zespoły wdrożeniowe firmy Mindbox zawsze dążą jednak do stworzenia procesu prawie w pełni zautomatyzowanego, w którym wkład człowieka będzie znikomy. Dzięki temu możliwe jest zwiększenie jego jakości, oszczędność czasu i środków, a także jego skalowalność i przyspieszenie. Nie wspominając już o jednoczesnym uwolnieniu energii osób, które mogą zaangażować się w ciekawsze i bardziej kreatywne zadania.

Wykorzystujemy do tego oprogramowanie (tzw. robota), które zawiera algorytm postępowania, czyli te same kroki, które wykonywaliby ludzie na aplikacjach, na których pracują (więcej o RPA, czyli robotyzacji, i jej korzyściach możecie przeczytać tutaj). Jest to możliwe bez głębokiej ingerencji w systemy, które już działają w danej firmie („robot” wykonuje swoje zadania w tle, natomiast można je podejrzeć na komputerze, który jest do niego przypisany).

Co jeszcze możemy uzyskać

Co więcej, możliwe jest zintegrowanie danych „wyprodukowanych” przez system OCR z systemami IT, z których korzystamy (np. CRM czy ERP), jak i systemami zewnętrznymi. Możemy to zrobić z wykorzystaniem API, elektronicznej wymiany danych czy baz danych (produktów itp.). Jeśli w grę wchodzą procesy zaawansowane, które wykorzystują wiele systemów w firmie, i zastosujemy do tego robota z zaimplementowanymi algorytmami, to po otrzymaniu danych z systemu OCR będzie on dokładnie wiedział, co ma z nimi zrobić. Może on dla przykładu pobrać je z pliku xml i wprowadzić do CRM czy aplikacji webowych.

Jeszcze bardziej wyrafinowanym rozwiązaniem jest zastosowanie w tej całej układance modeli uczenia maszynowego. Pozwalają one na zrozumienie danych dostarczonych przez system OCR, nadanie im kontekstu oraz ich interpretację. Następnie mogą one zostać przekazane do robota, który zajmie się ich odpowiednim przetworzeniem.

Przy procesach, które automatyzujemy w Mindbox, staramy się zatem nie skupiać tylko na jednym z dostępnych rozwiązań, a raczej tworzyć kombinację systemów OCR oraz elementów sztucznej inteligencji z wykorzystaniem odpowiedniego oprogramowania. Możliwości połączeń są tutaj nieskończone, przy czym proces wdrożeniowy rozwija się wraz z organizacją i jej potrzebami. Poszczególne algorytmy i logika mogą zostać rozbudowywane o kolejne elementy, zaś operatorzy, którzy pracują z daną aplikacją na co dzień, mogą samodzielnie dodawać kolejne reguły czy dostawców. Projekty iOCR realizujemy od początku do końca i towarzyszymy naszym klientom w przejściu wszystkich kroków, mając na koncie już ponad 60 zautomatyzowanych procesów realizowanych w ponad 30 krajach.

Jak to działa w praktyce – case study

Aby lepiej zobrazować schemat działania, przyjrzyjmy się zautomatyzowanemu księgowaniu faktur zakupowych. Wygląda to mniej więcej w ten sposób:

  • Dane wejściowe przechodzą przez system OCR, który następnie je przetwarza, strukturyzuje i weryfikuje (np. za pomocą oprogramowania ABBYY® FlexiCapture®, które obsługuje wszystkie najbardziej popularne języki). Wydobyte zostają z nich elementy, których potrzebujemy (np. nazwy produktów, które znajdują się na fakturze).
  • Kolejny krok to interpretacja danych za pomocą uczenia maszynowego oraz odpowiedniego programu (np. APPLICA.AI). Dzięki niej system wie, w jaki sposób powinny zostać zaksięgowane i gdzie trafić oraz jakich dekretów użyć. Na dokumentach nie ma czegoś takiego jak unifikacja nazw – każdy z dostawców może stosować własne nazewnictwo. Udało nam się jednak stworzyć rozwiązanie, które na podstawie sporej bazy danych, przepuszczonej przez model uczenia maszynowego, umożliwiło stworzenie swego rodzaju klasyfikatora.  Dzięki niemu na podstawie różnych treści jesteśmy w stanie stworzyć przydział do danej „klasy”. Dla przykładu, jeśli w linii faktury pojawi się nazwa „podnośnik kanałowy”, nasz model uczenia maszynowego będzie wiedział, że powinien zostać on zaksięgowany np. na konto 1281, do oddziału 901,  działu 850 i projektu nr 2. Gdyby zaś na fakturze od innego dostawcy pojawiła się nazwa „usługa podnośnikiem kanałowym”, co brzmi już trochę inaczej, to nasz algorytm na podstawie dostępnej bazy danych będzie wiedział, że to powinno zostać zaksięgowane w ten sam sposób. Inne przykłady to usługa noclegowa, nocleg i hotel. Jeśli słowa te znalazły się w danych uczących, czyli w bazie, którą najpierw zasililiśmy nasz model uczenia maszynowego, to algorytm będzie w stanie poprawnie zinterpretować te dane z linii faktury.
  • Za ostatni element procesu odpowiedzialny jest robot, który „spina” wszystko razem. Poza algorytmem uczenia maszynowego możemy bowiem zastosować dowolną liczbę reguł biznesowych, które też pomagają określić, w jaki sposób księgować dane dokumenty (finalny krok). Na tym etapie robot przechodzi dokument po dokumencie i uzupełnia potrzebne dane oraz wybiera osobę, do, której powinien wysłać końcowy plik do akceptacji lub ewentualnych poprawek. Użytkownik loguje się więc do aplikacji, gdzie jego zadaniem jest jedynie uzupełnienie kilku wartości i „przeklikanie” paru okienek. Pełny proces- od wpłynięcia faktury, do przesłania jej do ostatecznej akceptacji może zaś wynosić jedynie 2-5h, podczas gdy w przypadku braku wdrożenia tego typu systemu trwa to średnio 5 dni!

Dla tych co chcą wiedzieć więcej

Mindbox działa na rynku już od 13 lat, zatrudniając 10 certyfikowanych deweloperów RPA i z powodzeniem wdraża inteligentną technologię OCR, przeprowadza projekty z użyciem modeli Artificial Intelligence oraz udzielaja wsparcia w modelu usług zarządzanych. Jeśli masz pytania odnośnie automatyzacji lub systemów optical character recognition, bądź myślisz o wprowadzeniu tego typu rozwiązań do swojej firmy, skontaktuj się z Magdaleną Kwaśny używając adresu magdalena.kwasny@mindboxgroup.com. Polecamy również kontakt telefoniczny pod numerem +48 572773537 . Z przyjemnością porozmawiamy o Twoich potrzebach i posłużymy fachowym doradztwem.

 

 

W dobie czwartej rewolucji pomysłowej, trudno jest przejść obok tematu robotyzacji oraz sztucznej inteligencji obojętnie. Bez względu na to, czy chodzi o prowadzenie biznesu, czy zarządzanie własnym zdrowiem, nasza praca i życie osobiste wymagają interakcji z danymi, dostrzegania w nich pewnych prawidłowości, podejmowania decyzji w oparciu o nie oraz wykorzystywania ich do projektowania żądanych rezultatów. Jednocześnie nieustannie brakuje nam czasu oraz rosną nasze potrzeby, by zajmować się tym, w czym jesteśmy naprawdę dobrzy i co faktycznie lubimy.

Z odpowiedzią na te wyzwania przychodzą roboty. Aby je trochę oswoić w kontekście biznesowym, przygotowaliśmy dla Was artykuł na temat automatyzacji procesów biznesowych w organizacjach.

Dowiecie się z niego między innymi:

  • co to jest robotyzacja,
  • kiedy i do czego przydaje się w firmie,
  • jakie korzyści z niej płyną,
  • jakie procesy warto automatyzować,
  • jak robotyzacja przebiega w praktyce i na co zwrócić uwagę, aby się powiodła.

Czym jest robotyzacja?

Najprościej rzecz ujmując, robotyzacja lub automatyzacja procesów (z angielskiego RPA -robotic process automation) polega na stworzeniu oprogramowania, które będzie miało za zadanie naśladować czynności operatora. „Robot” w takim rozumieniu (często zwany botem), to więc nic innego, jak software zaprojektowany przy pomocy specjalnej aplikacji. Trzeba zaprogramować każdy krok jego pracy, jednak z wykorzystaniem elementów sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego jesteśmy w stanie wprowadzić pewne funkcje kognitywne, żeby oprogramowanie trochę „domyślało się”, jaką decyzję ma podjąć. Jego poczynania można podglądać za pośrednictwem interfejsu użytkownika (UI, czyli user interface), ale może on działać również na innych poziomach, w czym specjaliści w zakresie robotyzacji Mindbox mają spore doświadczenie.

– Coraz częściej w projektach, które realizujemy, wnikamy naszymi robotami trochę głębiej w infrastrukturę informatyczną. Coraz częściej działamy i realizujemy operacje na bazach danych bezpośrednio, czy posługujemy się dostępnymi interfejsami API (application programming interface, czyli interfejs programistyczny aplikacji). W tym momencie procesy, które realizujemy, nie ograniczają się więc tylko i wyłącznie do interfejsu użytkownika – mówi Krzysztof Kuczkowski, nasz Senior RPA Consultant, Specjalista w zakresie robotyzacji.

Robotyzacja w takim ujęciu nie jest natomiast w żaden sposób powiązana z robotami przemysłowymi, czy robotyką mechaniczną, jaką znamy. Często zdarza się jednak, że oprogramowanie tego typu działa na wydzielonym komputerze. Zdarza się nawet, że jest obok niego umieszczana tabliczka z imieniem danego robota, żeby dać mu namiastkę fizyczności i trochę odczarować nietrafione skojarzenie z Terminatorem, które może przyjść niektórym do głowy. Z naszego doświadczenia wynika jednak, że pracownicy, którzy początkowo byli sceptycznie nastawieni do automatyzacji, zmieniają zdanie po tym, gdy zaczynają dostrzegać pierwsze korzyści z automatyzacji procesów i jest dla nich jasne, że ich posady nie są zagrożone (nigdy nie byliśmy świadkami przypadku, aby proces robotyzacji doprowadził do zwolnień).

Co ważne – robotyzacja nie jest zarezerwowana dla „geeków”! W rzeczywistości wymaga ona współpracy działów IT z przedstawicielami biznesu, a także dobrej komunikacji pomiędzy nimi a firmą odpowiedzialną za wdrożenie całego procesu.

Do czego najlepiej nadają się roboty i które procesy można zautomatyzować w praktycznie każdej firmie?

Mindbox stworzył pewną koncepcję, a w zasadzie framework, składający się z trzech kroków, których wdrożenie umożliwi zastosowanie robotów:

  1.  Pierwszy krok związany jest z oprogramowaniem do rozpoznawania treści (OCR, czyli optical character recognition), digitalizacją dokumentów i ich ustrukturyzowaniem. Okazuje się, że mimo, iż mamy często do czynienia z systemami informatycznymi, to w firmach wciąż bardzo dużo procesów działa w oparciu o papier. Element ten zapewnia więc wsparcie w zakresie między innymi faktur, formularzy, maili czy zamówień.
  2. Drugi krok to wprowadzenie elementów sztucznej inteligencji (AI, czyli artificial intelligence), a w szczególności uczenia maszynowego – pozwala ono na rozpoznawanie wzorców, rekomendację rozwiązań, analizę i interpretację danych oraz wyszukiwanie ich w danym kontekście.
  3. Trzeci element, z którym działamy, to już interfejs użytkownika, obejmujący na przykład systemy CRM (customer relationship management).

Zespół Mindbox z sukcesem zrealizował między innymi projekt automatycznego księgowania faktur kosztowych w firmie Scania Polska, który obejmował wszystkie powyższe kroki.

– To jest kierunek, który uważamy za przyszłość robotyzacji, bo tak naprawdę te proste, powtarzalne procesy, które można w stosunkowo łatwy sposób zautomatyzować, ponieważ nie wymagają interpretacji danych, skończą się stosunkowo szybko i trzeba będzie zająć się tymi, które wymagają domyślenia się, w jaki sposób daną transakcję/element przetworzyć – wyjaśnia Krzysztof Kuczkowski.

Idąc za powyższym, idealnymi „kandydatami” do automatyzacji będą:

  • Procesy HR (listy płac, transfer pracowników, administracja pakietami korzyści, rekrutacja, etc.),
  • działy związane z finansami i rachunkowością / procesy księgowe (z naszego doświadczenia wynika, że jest tutaj najwięcej podatnych procesów),
  • łańcuchy dostaw czy usługi IT.

Jeśli chodzi o te ostatnie, które wydają się być samowystarczalne, to często korzystają one z robotów dlatego, że stworzenie ich jest dużo szybsze, niż napisanie oprogramowania, które następnie musi być dobrze przetestowane i wdrożone. Jest to też dla nich dużo bardziej elastyczne rozwiązanie, bo zmiany w kodzie czy skrypcie można również wprowadzać o wiele sprawniej.

Jakie korzyści płyną z automatyzacji?

Myśląc o zaletach robotyzacji procesów, w pierwszej kolejności może przyjść do głowy obniżenie kosztów. Ma ona jednak o wiele więcej zalet.

Dla przykładu, bardzo często spotykamy się z sytuacją, w której firmy inwestują w roboty nie dlatego, że chcą obciąć koszty, ale dlatego, że spodziewają się dynamicznego wzrostu. Chcą być gotowe na dużo większy zakres działań, ale jednocześnie realizować bieżące procesy w oparciu o te same zasoby osobowe i tą samą wielkość zespołu. Jest to możliwe dzięki skalowalności – z punktu widzenia robota bez różnicy jest, czy w ciągu jednego dnia będzie miał do przetworzenia 100 czy 1000 transakcji, podczas gdy bez jego udziału konieczne byłoby zatrudnienie dodatkowych pracowników.

Argumentem za automatyzacją procesów jest także odciążenie praconików od monotonnej i czysto operacyjnej pracy, która jest kluczowa dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, jednak w żaden sposób nie rozwija firmy. Dzięki niej członkowie zespołu zyskują dodatkowy czas na to, aby uwolnić kreatywność oraz przyjrzeć się swoim działom i obszarom do poprawy, a następnie wdrożyć opracowane usprawnienia. Same procesy zaś działają szybciej, a ich jakość ulega znacznej poprawie.

Jakie procesy warto automatyzować?

Najlepiej robotyzować procesy posiadające cechy:

  • manualne, powtarzalne i o możliwie dużym wolumenie transakcji z wysoką częstotliwością, która jednak nie musi być regularna (na przykład mogą być to procesy, w których występują tzw. „peaki”, czyli zwiększone okresy aktywności, jak w przypadku działów księgowych pod koniec miesiąca),
  • ze standardowym i określonym wejściem oraz danymi wyjściowymi (jeśli dane na wejściu nie są ustandaryzowane, to powinno zostać to zrobione jako pierwszy krok w optymalizacji takiego procesu),
  • oparte na regułach, nawet wielu (jeśli w danym procesie jest duży poziom interpretacji do zrealizowania tylko przez wyspecjalizowaną osobę, to może się okazać, że to nie będzie na początek najlepszy kandydat do automatyzacji),
  • z niskim poziomem wyjątków biznesowych, ale przede wszystkim systemowych, które bywają groźne (jeśli systemy informatyczne są niestabilne, to może okazać się, że robot nie będzie współpracował tak, jak należy),
  • dojrzałe i stabilne, nie takie, których pracownicy się dopiero uczą i które poddawane są modyfikacjom (te, które funkcjonują długo już dobrze znamy i wiemy, jakie problemy mogą się pojawić),
  • działające w oparciu o niezmienne i stabilne systemy informatyczne (gdy oprogramowanie jest wciąż rozwijane i modyfikowane, na przykład co miesiąc pojawia się nowa wersja, to czasami robotowi może być ciężko nadążyć za tymi zmianami systemowymi).

Wybierając procesy – kandydatów do automatyzacji – warto zacząć od długiej listy propozycji, które mogą być wyłaniane metodą burzy mózgów przeprowadzoną w każdym dziale. Oczywiście warto wcześniej dostarczyć pracownikom trochę wiedzy, żeby wiedzieli jakie kryteria zastosować, ale nie należy się na tym etapie ograniczać. Następnie analityk biznesowy czy osoby merytorycznie zaangażowane w robotyzację powinny wyselekcjonować te procesy, które faktycznie nadają się do automatyzacji. Warto jest przy tym zadać serię specjalnie przygotowanych kilkunastu lub kilkudziesięciu pytać, aby utwierdzić się w słuszności decyzji (dysponujemy tego typu kwestionariuszami, więc jeśli ktoś chciałby je uzyskać, zapraszamy do kontaktu). Kolejne kroki to stworzenie dokumentacji, development i produkcja.

Jak to wygląda w praktyce?

Dobrze jest podejść do tematu automatyzacji metodą małych kroków. Firmy, które dopiero inicjują swoją przygodę z robotyzacją, zaczynają od tzw. PoCa (czyli Proof of Concept). Najczęściej wybierane są do niego procesy proste. Jego celem nie jest uzyskanie możliwie dużych korzyści, ale nauczenie się organizacji pracy z robotami, doświadczenie tego, jak wygląda proces wdrożeniowy, przeniesienie go na produkcję i sprawdzenie, w jakim stopniu biznes współpracuje z IT. Po realizacji tego etapu będziemy w stanie sobie odpowiedzieć, czy robotyzacja jest czymś dobrym dla nas. Najczęściej trwa on od miesiąca do dwóch.

Kolejny krok, jeśli PoC zakończył się sukcesem, to przeprowadzenie pilota. Może być on zrealizowany w oparciu o ten sam proces, co wcześniej (np. w wersji rozbudowanej), ale możemy też wybrać inny, który ma szansę dać nam większe korzyści. Po finalizacji tego etapu, jeśli widzimy wyraźne plusy i są one atrakcyjne dla firmy, warto przygotować program właściwej robotyzacji.

Jakie są kluczowe wskaźniki udanej implementacji RPA?

Elementy, które zwiększają prawdopodobieństwo sukcesu robotyzacji i które warto tym samym wziąć pod uwagę, to z pewnością:

  1. Adaptacja w kulturze organizacyjnej – często zdarza się, że kiedy firmy zaczynają wdrażać pierwsze roboty, to pojawiają się pewnego rodzaju dylematy moralne i obawy pod tytułem „przyjdzie automat, zacznie zabierać nam zadania i nie będziemy mieli co robić”. Zwykle jednak pracownicy zrozumieli korzyści, jakie daje to rozwiązanie, sami wychodzili z inicjatywą i pomysłami co jeszcze można by było zautomatyzować. Należy więc poświęcić czas i energię na „oswojenie” ich z tematem oraz wytłumaczyć, że likwidacje stanowisk pracy nie zawsze są tożsame ze zwolnieniami.
  2. Zaangażowanie IT – mimo, że roboty często działają w oparciu o interfejs użytkownika, musimy mieć dużego sprzymierzeńca w dziale informatycznym. Potrzebne jest przygotowanie infrastruktury, licencji i dostępów. Ponadto architektura, którą tworzymy pod roboty, musi być realizowana ściśle z działami IT, więc warto angażować je już na bardzo wczesnym etapie automatyzacji.
  3. Zapewnienie zasobów do robotyzacji w organizacji – zauważamy tendencję, że gdy pojawia się pomysł wdrażania robotów w danej firmie, to często pracownicy, którzy mają swój zakres obowiązków, dostają jeszcze dodatkowo zadania związane z przygotowaniem do robotyzacji. Wiąże się ono ze sporym nakładem, czasu i pracy, więc jeśli chcemy automatyzować procesy, warto mieć zapewnione wolne zasoby, żeby robić to efektywnie.

Odpowiedni pipeline procesów, czyli innymi słowy, odpowiednio długą listę procesów, które potencjalnie nadają się do automatyzacji i właściwe nimi zarządzanie.

Chcesz rozpocząć przygodę z automatyzacją z zespołem profesjonalistów lub po prostu masz pytania (również dotyczące potencjalnych problemów lub zagrożeń, które mogą się pojawić)? Napisz lub zadzwoń do nas.

W dobie czwartej rewolucji pomysłowej, trudno jest przejść obok tematu robotyzacji oraz sztucznej inteligencji obojętnie. Bez względu na to, czy chodzi o prowadzenie biznesu, czy zarządzanie własnym zdrowiem, nasza praca i życie osobiste wymagają interakcji z danymi, dostrzegania w nich pewnych prawidłowości, podejmowania decyzji w oparciu o nie oraz wykorzystywania ich do projektowania żądanych rezultatów. Jednocześnie nieustannie brakuje nam czasu oraz rosną nasze potrzeby, by zajmować się tym, w czym jesteśmy naprawdę dobrzy i co faktycznie lubimy.

Z odpowiedzą na te wyzwania przychodzą roboty. Aby je trochę oswoić w kontekście biznesowym, przygotowaliśmy dla Was artykuł na temat automatyzacji procesów w organizacjach. Dowiecie się z niego między innymi:

  • co to w ogóle jest robotyzacja,
  • kiedy i do czego przydaje się w firmie,
  • jakie korzyści z niej płyną,
  • jakie procesy warto automatyzować,
  • jak robotyzacja przebiega w praktyce i na co zwrócić uwagę, aby się powiodła.

Czym jest robotyzacja?

Najprościej rzecz ujmując, robotyzacja lub automatyzacja procesów, z angielskiego RPA (robotic process automation), polega na stworzeniu oprogramowania, które będzie miało za zadanie naśladować czynności operatora. „Robot” w takim rozumieniu (często zwany botem), to więc nic innego, jak software zaprojektowany przy pomocy specjalnej aplikacji. Trzeba zaprogramować każdy krok jego pracy, jednak z wykorzystaniem elementów sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego jesteśmy w stanie wprowadzić pewne funkcje kognitywne, żeby oprogramowanie trochę „domyślało się”, jaką decyzję ma podjąć. Jego poczynania można podglądać za pośrednictwem interfejsu użytkownika (UI, czyli user interface), ale może on działać również na innych poziomach, w czym Mindbox ma spore doświadczenie.

Coraz częściej w projektach, które realizujemy, wchodzimy naszymi robotami trochę głębiej w infrastrukturę informatyczną. Coraz częściej działamy i realizujemy operacje na bazach danych bezpośrednio, czy posługujemy się dostępnymi interfejsami API (application programming interface, czyli interfejs programistyczny aplikacji). W tym momencie, te procesy, które realizujemy, nie ograniczają się więc tylko i wyłącznie do interfejsu użytkownika – mówi Krzysztof  Kuczkowski, nasz Senior RPA Consultant.

Robotyzacja w takim ujęciu nie jest natomiast w żaden sposób powiązana z robotami przemysłowymi, czy taką robotyką mechaniczną, jaką znamy. Często zdarza się jednak, że oprogramowanie tego typu działa na wydzielonym komputerze. Zdarza się nawet, że jest obok niego umieszczana tabliczka z imieniem danego robota, żeby dać mu namiastkę fizyczności i trochę odczarować nietrafione skojarzenie z Terminatorem, które może przyjść niektórym do głowy. Z naszego doświadczenia wynika jednak, że pracownicy, którzy początkowo byli sceptycznie nastawieni do automatyzacji, zmieniają zdanie po tym, gdy zaczynają dostrzegać pierwsze korzyści i jest dla nich jasne, że ich posady nie są zagrożone (nigdy nie byliśmy świadkami przypadku, aby proces robotyzacji doprowadził do zwolnień).

Co ważne – robotyzacja nie jest zarezerwowana dla „geeków”! W rzeczywistości wymaga ona współpracy działów IT z przedstawicielami biznesu, a także dobrej komunikacji pomiędzy nimi a firmą odpowiedzialną za wdrożenie całego procesu.

Do czego najlepiej nadają się roboty i które procesy można zautomatyzować w praktycznie każdej firmie?

Mindbox stworzył pewną koncepcję, a w zasadzie framework, składający się z trzech elementów/kroków, których wdrożenie i zastosowanie umożliwiają roboty:

  • 1 krok związany jest z oprogramowaniem do rozpoznawania treści (OCR, czyli optical character recognition), digitalizacją dokumentów i ich ustrukturyzowaniem. Okazuje się, że mimo, iż mamy często do czynienia z systemami informatycznymi, to w firmach wciąż bardzo dużo procesów działa w oparciu o papier. Element ten zapewnia więc wsparcie w zakresie między innymi faktur, formularzy, maili czy zamówień.
  • 2 krok to wprowadzenie elementów sztucznej inteligencji (AI, czyli artificial intelligence), a w szczególności uczenia maszynowego – pozwala ono na rozpoznawanie wzorców, rekomendację rozwiązań, analizę i interpretację danych oraz wyszukiwanie ich w danym kontekście.
  • 3 element, z którym działamy, to już interfejs użytkownika, obejmujący na przykład systemy CRM (customer relationship management).

Z sukcesem zrealizowaliśmy między innymi projekt automatycznego księgowania faktur kosztowych w firmie Scania Polska, który obejmował wszystkie powyższe.

To jest kierunek, który uważamy za przyszłość robotyzacji, bo tak naprawdę te proste, powtarzalne procesy, które można w stosunkowo łatwy sposób zautomatyzować, bo nie wymagają interpretacji danych, skończą się stosunkowo szybko i trzeba będzie zająć się tymi, które wymagają domyślenia się, w jaki sposób daną transakcję/element przetworzyć – wyjaśnia Krzysztof Kuczkowski.

Idąc za powyższym, idealnymi „kandydatami” do automatyzacji będą usługi HR (listy płac, transfer pracowników, administracja pakietami korzyści, rekrutacja, etc.), działy związane z finansami i rachunkowością (z naszego doświadczenia wynika, że jest tutaj najwięcej podatnych procesów), łańcuchy dostaw czy usługi IT. Jeśli chodzi o te ostatnie, które wydają się być samowystarczalne, to często korzystają one z robotów dlatego, że stworzenie ich jest dużo szybsze, niż napisanie oprogramowania, które następnie musi być dobrze przetestowane i wdrożone. Jest to też dla nich dużo bardziej elastyczne rozwiązanie, bo zmiany w kodzie czy skrypcie można również wprowadzać o wiele sprawniej.

Jakie korzyści płyną z automatyzacji?

Myśląc o korzyściach płynących z robotyzacji procesów, w pierwszej kolejności może przyjść do głowy obniżenie kosztów. Ma ona jednak o wiele więcej zalet.

Dla przykładu, bardzo często spotykamy się z sytuacją, w której firmy inwestują w roboty nie dlatego, że chcą obciąć koszty, ale dlatego, że spodziewają się dynamicznego wzrostu. Chcą być gotowe na dużo większy zakres działań, ale jednocześnie realizować bieżące procesy w oparciu o te same zasoby osobowe i tą samą wielkość zespołu. Jest to możliwe dzięki skalowalności – z punktu widzenia robota bez różnicy jest, czy w ciągu jednego dnia będzie miał do przetworzenia 100 czy 1000 transakcji, podczas gdy bez jego udziału konieczne byłoby zatrudnienie dodatkowych pracowników.

Automatyzacja procesów odciąża również siłę roboczą od monotonnej i czysto operacyjnej pracy, która jest kluczowa dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, jednak w żaden sposób nie rozwija firmy. Dzięki niej członkowie zespołu zyskują dodatkowy czas na to, aby uwolnić kreatywność oraz przyjrzeć się swoim działom i obszarom do poprawy, a następnie wdrożyć opracowane usprawnienia. Same procesy zaś działają szybciej, a ich jakość ulega znacznej poprawie.

Jakie procesy warto automatyzować?

Najlepiej robotyzować procesy:

  • manualne, powtarzalne i o możliwie dużym wolumenie transakcji z wysoką częstotliwością, która jednak nie musi być regularna (na przykład mogą być to procesy, w których występuje sezonowość, czyli zwiększone okresy aktywności, jak w przypadku działów księgowych pod koniec miesiąca),
  • ze standardowym i określonym wejściem oraz danymi wyjściowymi (jeśli dane na wejściu nie są ustandaryzowane, to powinno zostać to zrobione jako pierwszy krok w optymalizacji takiego procesu),
  • oparte na regułach, nawet wielu (jeśli w danym procesie jest duży poziom interpretacji do zrealizowania tylko przez wyspecjalizowaną osobę, to może się okazać, że to nie będzie na początek najlepszy kandydat do automatyzacji),
  • z niskim poziomem wyjątków biznesowych, ale przede wszystkim systemowych, które bywają groźne (jeśli systemy informatyczne są niestabilne, to może okazać się, że robot nie będzie współpracował tak, jak należy),
  • dojrzałe i stabilne, nie takie, których pracownicy się dopiero uczą i które poddawane są modyfikacjom (te, które funkcjonują długo już dobrze znamy i wiemy, jakie problemy mogą się pojawić),
  • działające w oparciu o niezmienne i stabilne systemy informatyczne (gdy oprogramowanie jest wciąż rozwijane i modyfikowane, na przykład co miesiąc pojawia się nowa wersja, to czasami robotowi może być ciężko nadążyć za tymi zmianami systemowymi).

Wybierając procesy – kandydatów do automatyzacji – warto zacząć od długiej listy propozycji, które mogą być wyłaniane metodą burzy mózgów przeprowadzoną w każdym dziale. Oczywiście warto wcześniej dostarczyć pracownikom trochę wiedzy, żeby wiedzieli jakie kryteria zastosować, ale nie należy się na tym etapie ograniczać. Następnie analityk biznesowy czy osoby merytorycznie zaangażowane w robotyzację powinny wyselekcjonować te procesy, które faktycznie nadają się do automatyzacji. Warto jest przy tym zadać serię specjalnie przygotowanych kilkunastu lub kilkudziesięciu pytać, aby utwierdzić się w słuszności decyzji (dysponujemy tego typu kwestionariuszami, więc jeśli ktoś chciałby je uzyskać, zapraszamy do kontaktu). Kolejne kroki to stworzenie dokumentacji, development i produkcja.

Jak to wygląda w praktyce?

Dobrze jest podejść do tematu automatyzacji metodą małych kroków. Firmy, które dopiero inicjują swoją przygodę z robotyzacją, zaczynają od tzw. PoCa (czyli Proof of Concept). Najczęściej wybierane są do niego procesy proste. Jego celem nie jest uzyskanie możliwie dużych korzyści, ale nauczenie się organizacji pracy z robotami, doświadczenie tego, jak wygląda proces wdrożeniowy, przeniesienie go na produkcję i sprawdzenie, w jakim stopniu biznes współpracuje z IT. Po realizacji tego etapu będziemy w stanie sobie odpowiedzieć, czy robotyzacja jest czymś dobrym dla nas. Najczęściej trwa on od miesiąca do dwóch.

Kolejny krok, jeśli PoC zakończył się sukcesem, to przeprowadzenie pilota. Może być on zrealizowany w oparciu o ten sam proces, co wcześniej (np. w wersji rozbudowanej), ale możemy też wybrać inny, który ma szansę dać nam większe korzyści. Po finalizacji tego etapu, jeśli widzimy wyraźne plusy i są one atrakcyjne dla firmy, warto przygotować program właściwej robotyzacji.

Jakie są kluczowe wskaźniki udanej implementacji RPA?

Elementy, które zwiększają prawdopodobieństwo sukcesu robotyzacji, które warto tym samym wziąć pod uwagę, to z pewnością:

  • Adaptacja w kulturze organizacyjnej – często zdarza się, że kiedy firmy zaczynają wdrażać pierwsze roboty, to pojawiają się pewnego rodzaju dylematy moralne i obawy pod tytułem „przyjdzie automat, zacznie zabierać nam zadania i nie będziemy mieli co robić”. Zwykle jednak kiedy pracownicy zrozumieli korzyści, jakie daje to rozwiązanie, sami wychodzili z inicjatywą i pomysłami co jeszcze można by było zautomatyzować. Należy więc poświęcić czas i energię na „oswojenie” ich z tematem oraz wytłumaczyć, że likwidacje stanowisk pracy nie zawsze są tożsame ze zwolnieniami.
  • Zaangażowanie IT – mimo, że roboty często działają w oparciu o interfejs użytkownika, musimy mieć dużego sprzymierzeńca w dziale informatycznym. Potrzebne jest przygotowanie infrastruktury, licencji i dostępów. Ponadto architektura, którą tworzymy pod roboty, musi być realizowana ściśle z działami IT, więc warto angażować je już na bardzo wczesnym etapie automatyzacji.
  • Zapewnienie zasobów do robotyzacji w organizacji – zauważamy tendencję, że gdy pojawia się pomysł wdrażania robotów w danej firmie, to często pracownicy, którzy mają swój zakres obowiązków, dostają jeszcze dodatkowo zadania związane z przygotowaniem do robotyzacji. Wiąże się ono ze sporym nakładem, czasu i pracy, więc jeśli chcemy automatyzować procesy, warto mieć zapewnione wolne zasoby, żeby robić to efektywnie.
  • Odpowiedni pipeline procesów, czyli, innymi słowy, odpowiednio długą listę procesów, które potencjalnie nadają się do automatyzacji i właściwe nimi zarządzanie.

Chcesz rozpocząć przygodę z automatyzacją z zespołem profesjonalistów lub po prostu masz pytania (również dotyczące potencjalnych problemów lub zagrożeń, które mogą się pojawić)? Napisz lub zadzwoń do nas.