Najnowsza wersja Epicor ERP 10.2.700- ułatwienia i innowacje

Epicor Software Corporation, globalny dostawca branżowego oprogramowania dla przedsiębiorstw promującego rozwój biznesu, ogłosił dziś wersję 10.2.700 swojego rozwiązania służącego do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP).  Nowa wersja wspiera globalnych producentów w dostosowywaniu się do ciągle zmieniających się warunków pracy dzięki niezawodnym ulepszeniom chmury i wyższym zabezpieczeniom dostępu do danych i zdalnemu tworzeniu zamówień. Epicor ERP 10.2.700 umożliwia zdalnym pracownikom i zwłaszcza tym firmom, które uważane są za niezbędne, rozwijanie się na zupełnie nowym gruncie. 

 

W dużym skrócie

 

 

Ta wersja zasadniczo uzupełnia inwestycję firmy Epicor w modernizację i aktualizację systemu Epicor ERP. Obecnie dostępnych jest setki nowych formularzy, raportów, procesów, trackerów i przepływów w celu uproszczenia codziennej pracy i zwiększenia wydajności. Ponadto Epicor Application Studio, potężny zestaw narzędzi umożliwiający użytkownikom tworzenie własnych doświadczeń w sposób intuicyjny i zoptymalizowany, wprowadza udoskonalenia, w tym nową stronę główną aplikacji Application Studio, wbudowane witryny internetowe i projekt komponentów wielokrotnego użytku. 

 

 

Kolejną istotną funkcją jest Advanced Unit of Measure (AUOM), która oferuje nowe poziomy kontroli lokalizacji w zarządzaniu zapasami magazynowymi, aby spełnić wymagania branży usług metalurgicznych. Użytkownicy będą mogli przeglądać i przeprowadzać transakcje inwentaryzacji zapasów w dwóch oddzielnych jednostkach miar, również w przypadku braku stałej konwersji. 

 

 

“Jesteśmy podekscytowani naszą współpracą z firmą Epicor” – powiedział Ian Morris, dyrektor ds. systemów biznesowych w Barrett Steel Limited, największej niezależnej brytyjskiej spółce akcyjnej zajmującej się produkcją stali. “Jednym z powodów, dla których wybraliśmy firmę Epicor, było wprowadzenie funkcji AUOM – dla nas będzie to kluczowe dla sposobu, w jaki nasze zespoły dokonują pomiarów i przeprowadzają transakcje inwentaryzacji zapasów. Mamy ponad 43 firmy działające w 30 lokalizacjach w całej Wielkiej Brytanii, a nadążanie za najnowszą technologią ERP pomoże nam zapewnić sobie doskonałą pozycję do dalszego rozwoju w przyszłości”. 

 

Najnowsze innowacje

 

 

W udoskonaleniu, które ułatwia firmom szybkie i bezpieczne korzystanie z chmury, Epicor ERP wprowadza dodatkowe innowacje: 

  • Epicor Data Analytics Budżetowanie i Prognozowanie – nowoczesne, oparte na chmurze rozwiązanie Business Intelligence i analityczne, które gwarantuje solidne raporty finansowe, takie jak sprawozdania finansowe, bilanse i raporty o przepływach pieniężnych, w gotowym formacie. 
  • Pakiet 1 EDI Source Supplier-Digital Integration Suite (SDIS) – integruje dostawców/klientów, niezależnie od możliwości technicznych dostawcy, poprzez dostęp do portalu internetowego lub bezpośrednią integrację z systemem ERP. 
  • Epicor QuickShip – nowe funkcje programu Epicor QuickShip w chmurze Azure obejmują wysyłkę zbiorczą i masową oraz  przegląd cen wraz z uwzględnieniem dodatkowych opłat za usługi transportowe. Otwiera to nowe rynki dla producentów w trakcie cyfryzacji łańcucha dostaw. 
  • Epicor Identity – rozwiązanie Epicor Identity zbudowane na bazie natywnych usług w chmurze Azure, oferuje bezpieczne, scentralizowane zarządzanie tożsamością z uwierzytelnianiem wieloskładnikowym (MFA), pojedynczym logowaniem (SSO) i nowym samodzielnym administrowaniem, które zapewnia dodatkową warstwę zabezpieczeń mających na celu ochronę danych. 
  • Epicor ERP Cloud Data Access – umożliwia dalszą analizę danych Epicor ERP za pomocą preferowanych rozwiązań Business Intelligence w środowisku chronionym przed zapisem. 

 

 

“Tysiące małych i średnich producentów polega na oprogramowaniu Epicor prowadząc swoją działalność i obsługując swoich klientów”, powiedział Rich Murr, główny informatyk w firmie Epicor. “W miarę jak przedsiębiorstwa dostosowują się do zmian spowodowanych przez COVID-19, firma Epicor nadal zapewnia swoim klientom funkcje, niezawodność, skalowalność i bezpieczeństwo, których potrzebują, aby rozwijać się w każdych warunkach. Wraz z wprowadzeniem systemu ERP 10.2.700 na rynek, dajemy szereg nowych, ekscytujących możliwości, które przeniosą naszych klientów w przyszłość produkcji”. 

 

Automatyzacja, rozszerzone możliwości raportowania oraz jeszcze większa mobilność i bezpieczeństwo – tak w skrócie można podsumować system iScala w wersji 3.4.

Firma Epicor oferuje jednak o wiele więcej udogodnień, dzięki którym firmy mogą spokojnie skupić się na swojej core’owej działalności i generowaniu przychodów. Zagrożenia cybernetycznymi atakami, niedobór wykwalifikowanych talentów, praca zdalna, wahania rynku czy globalna konkurencja to tylko przykłady obecnych wyzwań, w których wspierać powinna współczesna technologia.  

W tym artykule dowiesz się: 

  • co proponuje rynek IT (w tym firmy Epicor i Mindbox), aby sprostać najnowszym trendom, takim jak cieszące się coraz większą popularnością rozwiązania Cloud,  
  • jaka jest strategia rozwoju systemów iScala i ERP oraz jakie są możliwości migracji pomiędzy rozwiązaniami firmy Epicor 
  • jakie ulepszenia zostały wprowadzone w iScala w wersji 3.4,  
  • jakie korzyści dla przedsiębiorstwa płyną z upgrade’u do nowszej wersji.  

Tytułem wstępu: chmura czy własna infrastruktura?  

 

Zanim zaczniesz zgłębiać możliwości nowej wersji systemu iScala, warto jednak przyjrzeć się najpierw ścieżce rozwoju oprogramowania, którą proponuje Epicor.

Wychodząc naprzeciw potrzebom użytkowników, wśród których można zaobserwować rosnące zainteresowanie rozwiązaniami typu Cloud, firma oferuje kilka opcji.  

Jeśli korzystasz z systemu iScala, to być może orientujesz się, że jest on rozwijany w tradycyjnym, stabilnym i niezawodnym modelu „on-premise”, który jednak wiąże się z zakupem licencji i dostępów do serwerów. Oznacza to zarazem pełne wsparcie w aktualizacjach do kolejnych wersji oraz gwarancję publikacji nowego oprogramowania w odstępach rocznych. Warto w tym momencie wspomnieć, że planowany na 2021 wariant 3.5 będzie w dalszym ciągu rozwijany pod kątem automatyzacji oraz rozbudowany o kolejne narzędzia analityczne i BI.  

Alternatywą dla tego typu ścieżki jest migracja z iScali do systemu Epicor ERP, który może być hostowany w ramach tzw. chmury. Dzięki temu inwestycja w rozbudowaną infrastrukturę nie jest konieczna – wystarczy jedynie zakup subskrypcji, na przykład miesięcznej. Więcej o systemie Epicor ERP przeczytać można tutaj, zapraszamy również do kontaktu i indywidualnych rozmów. Chętnie wesprzemy zarówno w wyborze, jak i ewentualnym procesie migracji.  

 

Co nowego w iScala w wersji 3.4, czyli zmiany i korzyści z nich płynące 

 

Zmiany wprowadzone w najnowszej wersji iScali obejmują między innymi kilka przedstawionych poniżej obszarów.  

 

  1. Interfejs użytkownika:  

– dostępne są nowe schematy kolorów dla każdego z użytkowników 

– użytkownicy mogą podpiąć schemat koloru do firmy i roku finansowego,  

– dostępne są też różne kolory dla środowiska testowego i produkcyjnego, dzięki czemu przy logowaniu widać w której wersji iScali jesteśmy, co pozwala uniknąć błędu we wprowadzaniu danych. 

 

    2. BI i raportowanie: 

– oprócz pozostałych formatów, które są nadal wspierane, dodano możliwość raportowania w formacie SSRS (środowisko Microsoft),  

– w formacie SSRS dostępne są również raporty iScali, co oznacza możliwość grupowania, szukania informacji, wchodzenia w szczegóły, edytowania i dodawania dodatkowych informacji/pól, 

– dostępne jest także drukowanie w SSRS (np. potwierdzeń zamówień), co oznacza nie tylko dodatkowe walory wizualne, ale przede wszystkim możliwość automatyzacji wydruków,  

–  dodano też nowe, łatwe w obsłudze, w pełni konfigurowalne i osadzone w środowisku Microsoft narzędzie, jako alternatywę do Generatora Raportów finansowych (który jest wciąż obsługiwany, ale najprawdopodobniej nie będzie już dostępny w kolejnych wersjach),  

– dzięki nowemu narzędziu możliwe jest tworzenie zaawansowanych raportów finansowych z opcją definiowania wierszy, kolumn, typu danych oraz okresu ich zestawienia, co pozwala na przygotowywanie porównań i bilansów, a następnie eksportowanie ich do programu Excel. 

 

     3. Mobilność: 

– w trzech z dostępnych aplikacji mobilnych; odpowiadających za magazyn, zapotrzebowanie i sprzedaż dodano nowe funkcjonalności, 

– dodano mobilny moduł zarządzania serwisem, przeznaczony zarówno do obsługi usług zewnętrznych (na przykład serwis maszyn), jak i wewnętrznych zleceń naprawczych. 

 

    4. Automatyzacja w drukowaniu dokumentów: 

– dodano możliwość nienadzorowanego wydruku (na przykład faktur czy WZ) zgodnie z harmonogramem lub za pośrednictwem zdarzenia (na przykład polecenia wydruku z innego systemu), 

– zmieniła się też architektura wydruków – dostępny jest osobno zaprojektowany serwis do drukowania, co oznacza, że nie jest wymagana dodatkowa stacja robocza (odrębny komputer), tzw. Print Monitor nie musi być stale uruchomiony, a w przypadku resetu nie tracimy kolejki wydruków,  

– możliwe są zarówno wydruki papierowe, jak i te do formatu pdf, które mogą zostać wysłane bezpośrednio na wskazany adres e-mail,  

– Print Monitor jest nadal dostępny, natomiast nie stanowi „serca” całej operacji, pokazuje jedynie status poszczególnych wydruków, 

– oprócz drukowania, automatyzować można także inne zadania (np. aktualizacje).  

 

     5. Audyt i śledzenie zmian: 

– dodano możliwość audytowania kolejnych plików, takich jak zamówienia sprzedaży, zamówienia zakupu, czy cykl życia kodu artykułu z opcją wyboru konkretnych elementów, dzięki czemu nie ma ryzyka przeciążenia i spowolnienia systemu,  

 

      6. Akceptacja: 

– dostępna jest możliwość akceptacji na różne sposoby, między innymi za pośrednictwem skrzynki mailowej i urządzeń mobilnych, 

–  akceptacja może odbywać się również z użyciem narzędzia Epicor ICE, które nie wymaga dostępu do iScali, co przydaje się zwłaszcza członkom zarządu.  

 

      7. Finanse: 

– rozszerzono ilość znaków dla opisu linii transakcyjnej w Księdze Głównej (z 25 na 100 znaków),  

– wprowadzono nowy termin płatności: koniec miesiąca, 

– zdezaktywowano zarówno klienta, jak i dostawcę jako specjalną fazę cyklu życia. 

 

Wzbudziliśmy Twoją ciekawość?

Chcesz dowiedzieć się więcej o dodatkowych zmianach w iScali 3.4, dotyczących między innymi logistyki, zakupów oraz Service Connect? Chętnie poznasz szczegóły dotyczące funkcjonalności poszczególnych narzędzi? Zapraszamy Cię serdecznie do kontaktu z nami.  

A może obsługujesz poprzednią wersję iScali i chciałbyś porozmawiać o projekcie podniesienia wersji do aktualnej?

Możesz również posłuchać naszego webinaru na temat ulepszeń.

A tutaj możesz przeczytać jak zrobiliśmy to dla koncernu Merck. 

 

 

 

Tru-Flex przeprowadził złożoną migrację do nowej wersji Epicor ERP oraz równoczesną integrację niezależnych instalacji systemu działających w dwóch fabrykach ograniczając w znacznym stopniu ryzyko i koszty. Projekt od początku do końca został zrealizowany przez doświadczony zespół konsultantów Mindbox. 

Amerykański Tru-Flex jest producentem między innymi elastycznych kompensatorów układów wydechowych, które są wykorzystywane m.in. w pojazdach użytkowych z silnikami Diesla największych marek motoryzacyjnych. Najczęściej są one instalowane pomiędzy turbosprężarkami, między turbosprężarką a układem oczyszczania spalin oraz między układem oczyszczania spalin a tłumikiem lub rurą wylotową w układach wydechowych. Warto zaznaczyć , że zapotrzebowanie na nie nieustannie wzrasta wraz z wprowadzanymi, coraz bardziej restrykcyjnymi normami emisji spalin.

Produkty firmy znajdują zastosowanie również w branżach zorientowanych na przechowywanie, kontrolę, ochronę i transport różnych materiałów, produkcję kominów, elastycznych rur chroniących mniej wytrzymałe przewody lub elektronikę i wiele innych. Firma często realizuje niestandardowe projekty oferując klientom wsparcie techniczne i inżynieryjne w trakcie całego cyklu życia produktu lub projektu, począwszy od wstępnej koncepcji projektu, produkcji czy montażu, poprzez wsparcie w fazie życia produktu oraz audyty jakościowe.

Od 2015 roku działa Tru‑Flex Spółka z o. o., zatrudniający obecnie 70 pracowników zakład produkcyjny, który jest zlokalizowany na terenie Katowickiej Specjalnej Strefy Ekonomicznej.

 

Kiedy warto migrować do nowszej wersji Epicor ERP 

 

Do zarządzania firmowymi zasobami oraz procesami produkcyjnymi Tru-Flex od wielu lat wykorzystywała oprogramowanie Epicor ERP. Stara, sprawdzona edycja z czasem przestała spełniać aktualne wymagania organizacji, generowała coraz wyższe koszty związane z jej utrzymaniem- stąd decyzja o migracji do najnowszej wersji sytemu.

 

Trudności w migracji i integracji Epicor ERP- co może nas zaskoczyć

 

Zadanie, choć mogłoby się wydawać względnie proste, wcale takie nie było. Przede wszystkim ze względu na ogromną różnicę architektury obydwu wersji – starej i nowej – proste przeniesienie tzw. kastomizacji systemu było zwyczajnie niemożliwe. Dlatego największym wyzwaniem projektu była przede wszystkim konieczność przygotowania od zera wszystkich wprowadzonych do systemu przez lata dodatków. 

Ponadto równocześnie do upgrade’u miała być wprowadzona integracja instalacji Epicor ERP działającej w przejętej przez Tru-Flex nieco wcześniej amerykańskiej spółce.

Kadra zarządzająca Tru-Flex zdawała sobie sprawę, że ten trudny projekt ma kluczowe znaczenie dla prowadzonego biznesu. System ERP to podstawowe narzędzie pozwalające na monitorowanie przychodów i zarządzanie marżą, umożliwiające rozwój i konkurowanie na coraz trudniejszym globalnym rynku, dlatego długo i bez pośpiechu poszukiwała partnera godnego zaufania do jego wdrożeniu.

Ostatecznie wybór padł na spółkę Mindbox, której zespół wdrożeniowy odpowiadał za nieco wcześniejszą ekspresową implementację Epicor ERP w tworzonym w Polsce zakładzie produkcyjnym Tru-Flex. Doskonała opinia o pracy polskich konsultantów zadecydowała o powierzeniu właśnie im tego złożonego projektu.

„Potrzebowaliśmy najwyższej klasy specjalistów. Współpracowaliśmy z zespołem polskich konsultantów podczas projektu w naszej spółce w Katowickiej SSE. Wiedzieliśmy także, że zespół konsultantów Mindbox ma na swoim koncie wiele projektów zrealizowanych za granicą dla międzynarodowych korporacji oraz, że zgromadzone podczas ich prowadzenia know-how oraz doświadczenia będzie mógł wykorzystać projektując nasze rozwiązanie. Atrakcyjna wycena projektu była dodatkowym bonusem” – mówi Joe Willis, Dyrektor IT w Truflex.

 

Rozwiązanie: od analizy, przez development i testy, po wdrożenie

 

Cały projekt – od początku do końca – został zrealizowany przez konsultantów Mindbox. Jedynie pewna część pracy była wykonywana na miejscu, w USA. Większość zadań zrealizowana została przez zespół konsultantów zdalnie.

Projekt rozpoczął się standardowo, czyli od przeprowadzenia gruntowej analizy, która szczegółowo wykazała dostępne opcje migracji i integracji. W szczególności określono, które z kastomizacji starej wersji Epicor ERP trzeba zaprogramować od zera oraz jakie będzie można zastąpić standardową funkcjonalnością systemu po dokonaniu upgrade’u.

Różnica technologiczna między tymi dwiema wersjami była ogromna. 

„Starsza działała w oparciu o bazę danych Progress. Cały kod aplikacyjny został napisany w tym środowisku. Tymczasem bardziej współczesne wersje Epicor ERP bazują na technologii Microsoft SQL Server, a kod systemu został przepisany i działa jako aplikacja webowa na serwerze Microsoft IIS. Zmieniły się struktury danych. Dlatego żadnej z wcześniejszych kastomizacji nie można było po prostu przenieść. Trzeba było je przetłumaczyć z jednego języka na drugi i gruntownie przetestować. Tylko w niektórych przypadkach można było wykorzystać standardowe funkcje nowej wersji Epicor ERP” – tłumaczy Agnieszka Hermaniuk, Project Manager w Mindbox

Analizowano również dostępne możliwości połączenia danych działających w pewnym stopniu niezależnie w ramach grupy Tru-Flex.

„Epicor ERP miał obejmować wszystkie spółki, działające jako jedna organizacja, ale z uwzględnieniem ich odrębności lokalizacyjnej. Cztery fabryki Tru-Flex współpracują ze sobą przesyłając między sobą produkowane części. Do tego dochodzi jeszcze odrębna jednostka odpowiedzialna za pakowanie gotowych produktów. Wszystkie podmioty współpracują ze sobą logistycznie, przesyłają zamówienia oraz informacje o produktach” – mówi Piotr Krzysztoporski, wiceprezes firmy Mindbox.

Przykładowo produkcja rur wydechowych do dużych ciężarówek wymaga grawerowania i znakowania poszczególnych elementów, co wpływa na rozciągnięcie procesu produkcji, który podzielony jest pomiędzy poszczególne lokalizacje.

Wszystkie zaproponowane rozwiązania zostały przetestowane, błędy zostały skorygowane, dlatego samo wdrożenie przebiegło bez niespodzianek.

 

Korzyści: nowoczesna technologia, pełna kontrola nad procesami i niższe koszty

 

Projekt migracji i integracji systemów zakończył się pełnym sukcesem. Firma Tru-Flex, poza tym, że korzysta z bardziej zaawansowanej, odpowiadającej współczesnym wymaganiom biznesowym oraz opartej na nowoczesnych technologiach wersji Epicor ERP, mogła ograniczyć koszty związane z utrzymaniem systemu.

„Utrzymanie starszej wersji systemu zwykle generuje wyższe koszty. Dlatego już wdrożenie najnowszej edycji Epicor ERP przyniosło oszczędności. Zyskiem było także scalenie dwóch niezależnych instalacji działających w różnych zakładach należących do Tru-Flex. Taka integracja to niższe koszty administracji, ale także infrastruktury” – mówi Joe Willis, Dyrektor IT w Truflex.

„Jesteśmy szczególnie dumni, że podczas projektu dla polskiej spółki Tru-Flex, wyrobiliśmy sobie tak dobrą opinię u jej właściciela, że zdecydował się nas zatrudnić do trudnego projektu we własnym kraju. I to pomimo świadomości istnienia różnic kulturowych, prawnych czy choćby w terminologii biznesowej i technologicznej w zakresie systemów ERP”  mówi Piotr Krzysztoporski, wiceprezes firmy Mindbox. 

Przy tym warto podkreślić, że cena nie była wyłącznym kryterium wygranej Pomimo tego, że nasza usługa była tańsza, to oszczędność nie była głównym motywem decyzji o wyborze Mindbox. Zadecydowało przede wszystkim zaufanie, że jesteśmy w stanie wykonać ten projekt poprawnie, w terminie i budżecie. Nie zawiedliśmy tego zaufania. Po zakończeniu projektu, nadal obsługujemy instalacje Epicor ERP świadcząc usługi utrzymaniowe” – mówi Piotr Krzysztoporski, wiceprezes firmy Mindbox.

Wdrożenie ekspresowe ERP w Tru-Flex

 

Historia zespołu konsultantów Mindbox specjalizujących się we wdrożeniach Epicor ERP wykracza poza projekt migracji integracji systemów zrealizowany dla Tru-Flex w USA. Początkiem współpracy było wdrożenia Epicor ERP dla uruchomionego w 2015 r. zakładu produkcyjnego Tru-Flex w miejscowości Zimna Wódka, na terenie Katowickiej SSE.

Tru-Flex miał w planach uruchomienie fabryki w Polsce. Firma miała informacje, że nasz zespół specjalizuje się we wdrożeniach Epicor ERP. Przedstawiciele firmy, który spotkali się z nami na etapie wyboru miejsca budowy zakładu, nie mieli jednak świadomości, że proste przeniesienie systemu z fabryki w USA nie może się udać. VAT, faktury korygujące, podatki, raportowanie – wszystko to niebanalne różnice – Agnieszka Hermaniuk, Project Manager w Mindbox wspomina pierwszą rozmowę z przedstawicielami Tru-Flex

Spotkanie było jednak owocne. Amerykanie nie tylko poznali specyfikę polskiego systemu podatkowego i uświadomili sobie, że będą musieli zrealizować wdrożenie od nowa, ale także zrozumieli, że mają do czynienia ze specjalistami wysokiej klasy. Dlatego szybko zdecydowali o powierzeniu zespołowi tego projektu.

Implementacja Epicor ERP była równie spektakularna jak całe przedsięwzięcie Tru-Flex. Jeszcze w maju 2014 firma nie miała wybranej działki pod budowę fabryki a w styczniu 2015 błyskawicznie uruchomiła produkcję. W okresie kilku miesięcy nie tylko zbudowano halę produkcyjną, sprowadzono i zainstalowano maszyny, ale także wdrożono system ERP.

„Jest to tym bardziej imponujący wynik, jeśli weźmie się pod uwagę, że w branży motoryzacyjnej większość zamówień przesyłana jest elektronicznie za pośrednictwem EDI. To był jedne z podstawowych wymogów Tru-Flex – mówi Agniezka Hermaniuk, Project Manager w Mindbox.

„Projekt udało się zrealizować w tak ekspresowym tempie m.in. dlatego, że mieliśmy ogromne wsparcie kadry zarządzającej i kluczowych użytkowników systemu z USA, którzy bardzo zaangażowali się w projektu” – mówi Piotr Krzysztoporski, CEO Mindbox.

 

Na rynku dostępnych jest wiele różnych systemów ERP (Enterprise Resource Planning), których celem jest wspomagać efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem. Część z nich (między innymi Epicor i iScala) wdrożyło w ostatnim czasie wiele ciekawych udogodnień i nowych funkcji.  

Świadomi ich mocnych oraz słabych stron, konsultanci Mindbox nie próżnowali w opracowywaniu własnych usług komplementarnych, rozbudowujących możliwości tego typu narzędzi. W rezultacie, oferując Klientowi zautomatyzowany system ERP, dostarczamy tak naprawdę zestaw różnych technologii, które wzajemnie się uzupełniają, rozbudowując funkcjonalności każdego z pojedynczych rozwiązań.  

W poniższym artykule opowiadamy o kierunku rozwoju narzędzi IT wykorzystywanych na potrzeby przedsiębiorstw i ich cechach oraz o ewolucji współczesnych procesów biznesowych, w której na pierwszy plan wysuwają się pojęcia automatyzacji i optymalizacji.  

Jak to się wszystko zaczęło i jakie są trendy systemów ERP 

Początki systemów ERP sięgają lat 60., kiedy to pojawiły się pierwsze narzędzia typu inventory control. Dekadę później można już mówić o MRP (czyli Material Resource Planning). Było to rozwiązanie wykorzystywane głównie przez firmy produkcyjne, które używały go do ustalenia i dalszego oszacowania dostępności potrzebnych surowców. W latach 80. narzędzie to zostało rozbudowane. Można było dzięki niemu nie tylko nadzorować materiały, ale i całą linię produkcyjną wraz z jej zasobami.  

Koncepcja zarządzania nie tylko produkcją, lecz całym przedsiębiorstwem pojawiła się około 10 lat później. Enterprise resource planning miało w zamyśle ułatwić pracę także działowi księgowemu, finansowemu i sprzedażowemu. Chodziło o to, by objąć cały obszar przedsiębiorstwa w jednym systemie i zrezygnować z rozproszonego zarządzania firmą na  rzecz zintegrowanych programów.  

W XXI wieku wiemy już, że tego typu rozwiązania mogą „komunikować” się ze sobą, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie (np. przesyłać zamówienia otrzymane wcześniej od klienta). Idąc za tym, w 2005 roku pojawiają się narzędzia dedykowane i bardziej rozbudowane, które dzięki swoim możliwościom integracyjnym zapewniają stały przepływ informacji. Wraz z rozwojem technologii wkraczają na rynek funkcje mobilne (2012) oraz tzw. „chmury” (2015), pozwalające uniknąć większej inwestycji we własną infrastrukturę technologiczną, wymagając przy tym jedynie opłaty za użytkowanie/subskrypcję.  

Przełom następuje w 2017, kiedy to prym zaczyna wieść zaawansowana automatyzacja procesów (nie maszyn!)zaś czynnik ludzki zastępowany jest oprogramowaniem wszędzie tam, gdzie jest to możliwe (czyli najczęściej w prostych czynnościach). Dwa lata później wprowadzone zostają w tym zakresie rozwiązania typu artificial intelligence (sztuczna inteligencja), które rozwijane są do dziś.  

Wdrażanie systemów klasy ERP w firmach– jak to wygląda w praktyce? 

Z reguły przygoda z systemem ERP w organizacji zaczyna się od jego wdrożenia i okresu adaptacyjnego, w trakcie których tak naprawdę zarówno kadra zarządzająca, jak i pracownicy uczą się czerpać korzyści, które ma on do zaoferowania. Na kolejnym etapie pojawi się potrzeba kontaktu ze światem zewnętrznym, a więc i zestawu odpowiednich integracji (EDI, API, XML).  

Następny krok to rozwiązania dedykowane i wyspecjalizowane – automatyzowanie procesu generowania i zbierania informacji, relacji z klientem czy łańcucha dostaw (CRM, SCM, BI). Dopiero po tym możemy płynnie przejść do modelowania biznesowego, które pozwala na bardziej świadomy sposób myślenia o procesach w firmie i dostosowanie systemu do tego, aby je efektywnie wspierał. BPM (Business Process Management) pozwala bowiem nie tylko je zoptymalizować, ale także zmierzyć oraz ocenić.  

Po nadaniu procesom wagi oraz priorytetów, droga do robotyzacji jest już prosta, zaś wieńczą ją rozwiązania związane z AI i uczeniem maszynowym. Pozwalają one między innymi na stworzenie modeli prognostycznych, które pozwolą przewidzieć na przykład wyniki sprzedaży czy potencjalne awarie. Potrafią również zmienić treść nieustrukturyzowaną w tekst posiadający strukturę (czyli wydobyć najważniejsze informacje z wiadomości mailowej i przesłać je w odpowiednie miejsce, tak jak to ma miejsce w przypadku reklamacji).  

Aby jednak dojść do ostatniego szczebla tej piramidy, zarządzający przedsiębiorstwem powinni najpierw spojrzeć krytycznym okiem na to, w jakim miejscu obecnie znajduje się ich firma. Na ile jest „dojrzała” w stosunku do technologii obecnych na rynku? Czy jest miejsce, by przesunąć się o poziom wyżej? 

Nie jest tajemnicą, że dojście na szczyt opisanej powyżej drabiny spowoduje, że konkurencyjność wydajność przedsiębiorstwa wzrośnie, podobnie jak szybkość realizacji procesu biznesowego. Atutem będzie także łatwiejsze dojście do klientów i potencjalnych pracowników, którzy coraz częściej szukają firm z odpowiednim zapleczem technologicznym (zwłaszcza, jeśli mowa o milenialsach). Dla tego typu odbiorców wszelkiego rodzaju asystenci (voiceboty, chatboty, etc.) będą nie tylko atrakcyjnym dodatkiem, lecz wpłyną one znacząco na ich wydajność pracy.   

 

Kiedy zacząć wdrożenie systemu ERP? 

Dobra wiadomość jest taka, że bez względu na to, na którym etapie znajduje się obecnie firma jeśli chodzi o technologię, można ją zacząć w dowolnym momencie rozwijać w oparciu o pojawiające się na bieżąco potrzeby, a przy tym i uzupełniać powstałe braki. Mindbox zajmujemy się zarówno wdrożeniami i doborem ERP pod specyfikę branży Klienta, jak i integracją oraz automatyzacją zastałych systemów. możliwościach robotów aplikacyjnych oraz podstawach udanych procesów RPA (wraz z przykładami z naszego własnego podwórka) pisaliśmy w odrębnych tekstach. Zachęcamy również serdecznie do kontaktu celem rozmowy o dostępnych możliwościach współpracy.  

Cechy nowoczesnych systemów usprawniających pracę ERP (i ich korzyści) 

Jak już wspomnieliśmy, dobór odpowiedniego systemu ERP jest kwestią indywidualną – jedne z nich będą sobie lepiej radziły z raportowaniem finansowym, inne z konfiguracją produktu, czy też zarządzaniem magazynem albo produkcją. Optymalnym rozwiązaniem jest oczywiście poszerzenie podstawowego zestawu o szereg funkcjonalności i usług zaprojektowanych na miarę. Warto jednak mieć na uwadze pewien zbiór cech, którymi wyróżniają się współczesne zautomatyzowane systemy stojące na straży optymalizacji procesów.  

Cechy nowoczesnych systemów ERP: 

  • oferują atrakcyjne user experience dzięki intuicyjnym interfejsom, łatwości w obsłudze i walorom wizualnym, 
  • działają w tzw. chmurze, są dostępne z poziomu przeglądarek www i urządzeń mobilnych, 
  • umożliwiają wpływ na zachowanie całego systemu i jego modyfikację wedle uznania (np. dodawanie lub ukrywanie określonych pól), 
  • posiadają funkcję drill around, która daje całościowy wgląd w interesujący nas proces za pośrednictwem jednego kliknięcia (innymi słowy, uzyskujemy dostęp do masy informacji z poziomu pojedynczego pliku), 
  • są wyposażone w komunikatory wewnętrzne i walle, przypominając trochę media społecznościowe, co szczególnie podoba się młodym osobom,  
  • dysponują wyszukiwarką typu Google, która podnosi wydajność pracy i pozwala skrócić czas przeznaczony na przeszkolenie z systemu.  

 

W warstwie integracyjnej systemy ERP:  

  • są otwarte i mają wbudowane narzędzia do integracji, dzięki czemu Klienci mogą wybrać sobie te cechy danych ERPów, których aktualnie potrzebują i które są dedykowane ich branżom (w takim ujęciu rozproszenie staje się więc zaletą),   
  • pozwalają na integrację zewnętrzną, ale i wewnętrzną, która wpływa pozytywnie na przepływ informacji i workflow (np. w zakresie wysyłania zapytań i akceptacji decyzji),   
  • umożliwiają mapowanie pól wiadomości do systemu,  
  • obsługują wiele formatów, takie jak EDI, XML, Excel czy CSV.  

Nowoczesne systemy raportowe:  

  • grupują zebrane dane w formie kokpitu, umożliwiając łatwy dostęp do szczegółowych informacji i proste przejście na poziom bazy danych,  
  • posługują się identyfikacją graficzną i widokiem 360 stopni,  
  • mają możliwość analizy występujących trendów.  

Systemy do modelowania procesów:  

  • dają możliwość pełnej ingerencji w zachowanie systemu ERP – w łatwy sposób możemy stworzyć nowy proces, jak i zmodyfikować już istniejący (nie wymaga to zaawansowanych umiejętności informatycznych), 
  • pozwalają na stworzenie własnych klasyfikacji (np. w zakresie zwrotu towaru uszkodzonego lub niezgodnego ze specyfikacją – informacja o brakach może trafić bezpośrednio do szefa produkcji, pozwalając zaoszczędzić cenny czas), 
  • wprowadzają pewne miary, określenia liczbowe, parametry i zmienne oraz pozwalają określić ich wpływ na cały proces,  
  • umożliwiają sprawne reagowanie na zdarzenia i ustalanie brzegowych warunków,  
  • dają możliwość korzystania z kreatorów.  

Potrzebujesz więcej informacji lub masz pytania? Przeczytaj nasze artykuły o systemach Epicor oraz iScala lub skontaktuj się z nami.  

W październiku 2020 konsultanci Mindbox kontynuują prace nad aktualizacją systemu iScala ERP do najnowszej wersji 3.4 dla wiodącej niemieckiej firmy naukowo-technicznej Merck KGaA, Darmstadt, Niemcy (Merck). Projekt obejmuje 19 filii grupy w Europie, Azji, Australii i na Bliskim Wschodzie. Oferta Mindbox została wybrana jako najkorzystniejsza pod względem proponowanego terminu, kosztów i sposobu realizacji, a także dzięki wieloletniej dobrej relacji biznesowej i współpracy pomiędzy Merck i Mindbox. Innym ważnym czynnikiem było bogate doświadczenie Mindbox w złożonych projektach informatycznych o zasięgu globalnym. Mindbox specjalizuje się we wspieraniu firm korzystających m.in. z oprogramowania Epicor, w tym systemu iScala. 

 

iScala w Merck 

Merck korzysta z systemu iScala od ponad kilkunastu lat. Jest to rozwiązanie dla mniejszych oddziałów w organizacji (Tier II). Ujednolicono obsługę procesów biznesowych i wykorzystanie systemu. Obsługę 450 jednoczesnych użytkowników zdalnych wspiera zespół Global Scala z siedzibą w Darmstadt w Niemczech i Singapurze. 

Jak wygląda migracja do systemu iScala 3.4 

Biorąc pod uwagę, że wdrożenie jest prowadzone w firmie farmaceutycznej, należy wziąć pod uwagę pewne specyficzne wymagania branżowe, takie jak: 

  • ograniczenia prawne,  
  • bezpieczeństwo danych, 
  •  inne potencjalne zagrożenia.  

Migracja odbywa się z wersji 3.0 do najnowszej wersji 3.4. System jest dostosowany do wymagań firmy Merck poprzez 120 modyfikacji, setki raportów, kostek OLAP i dokumentów. Efektywność pracy zapewnia intensywna komunikacja i wymiana danych między systemem iScala a innymi systemami, zarówno wewnętrznymi, jak i zewnętrznych partnerów biznesowych, za pośrednictwem ponad 100 interfejsów. Wszystkie te elementy muszą zostać przeniesione do nowej wersji, a następnie przetestowane z maksymalną precyzją. Głównym celem projektu jest zmiana platformy technologicznej przy minimalnych zakłóceniach dla działalności biznesowej. 

 

Kluczowe korzyści płynące z migracji 

 

Z biznesowego i technologicznego punktu widzenia projekt migracji będzie znaczącym krokiem. Jego zalety obejmują:

  • Zapewnienie ciągłości i stabilności działalności biznesowej przez najbliższe pięć lat; 
  • Zmniejszenie ryzyka prawnego i związanych z nim kosztów; 
  • Zastosowanie najnowszej technologii; 
  • Zwiększona elastyczność systemu dzięki rozszerzonemu zakresowi funkcji w nowej wersji.

Ryzyka związane z projektem 

 Nadrzędnym celem jest ukończenie projektu przy minimalnych zakłóceniach w działalności biznesowej. Ze względu na złożoność i zasięg geograficzny systemu zadanie wymaga szczegółowej analizy i precyzyjnego planowania. Obszary krytyczne dla pomyślnego zakończenia projektu obejmują: 

  • Wysoki stopień modyfikacji systemu; 
  • Rozproszenie geograficzne i różnice kulturowe, zarówno dla użytkowników, jak i członków zespołu projektowego; 
  • Procedury specyficzne dla przemysłu farmaceutycznego;
  • Ograniczenia związane z COVID-19 

Jak wygląda proces wdrożenia systemu iScala 3.4 

Mindbox prowadzi projekt migracji przy wsparciu dedykowanego zespołu powołanego przez firmę Merck. Całość zaplanowano na 14 miesięcy. Na samym wstępie określono ramy czasowe dla wszystkich kolejnych etapów. Jednym z największych wyzwań projektu jest rozproszenie geograficzne zespołu projektowego (ponad 20 osób w 10 krajach) i użytkowników końcowych (18 krajów). Ze względu na reżim COVID zdecydowana większość prac wykonywana jest zdalnie. Sukces projektu w dużej mierze zależy od precyzyjnego planowania i rygorystycznego zarządzania projektem. 

Proces realizacji wdrożenia składa się z czterech głównych etapów. 

  1. Podczas pierwszego zespółMindbox zrealizuje migrację wszystkich komponentów technicznych systemu.  
  2. Faza zakończy sięwraz z migracją testową i miesięcznym okresem testów wewnętrznych. Migracja pilotażowa zostanie przeprowadzona w Szwecji.  
  3. 3Następnieupdatezostanie wdrożony w grupach liczących od czterech do ośmiu krajów w trzech kolejnych fazach.  
  4. Każdagrupa objęta jest migracją testową, testami akceptacyjnymi użytkowników, migracją końcową i wsparciem powdrożeniowym. 

Wyniki wdrożenia iScala 3.4  

Po wykonaniu wszystkich zaplanowanych czynności system ma działać bez odczuwalnych zmian dla użytkownika podczas jego pracy, powinien być szybszy, bardziej efektywny i bezpieczniejszy, a co ważniejsze, będzie oferował szereg nowych możliwości wprowadzonych w najnowszej wersji systemu iScala. 

Personalizacja zamówień i postępująca rewolucja przemysłowa, która warunkuje ciągłą aktualizację produktów, a także globalna pandemia, to tylko kilka czynników, które w ostatnim czasie znacząco wpłynęły na branżę produkcyjną. W rezultacie potrzebuje ona coraz bardziej dynamicznych rozwiązań, które pozwolą na szybką reakcję, optymalizację, zwiększenie wydajności oraz jakości i stały nadzór wszystkich procesów.  

Jednym z nich jest system Epicor Advanced MES, z którego dobrodziejstw korzystają między innymi tacy giganci  jak Chrysler i Mattel. W stosunkowo niedługim czasie pozwala on na podniesienie wskaźnika OEE (czyli Overall Equipment Effectiveness, tj. Całkowitej Efektywności Wyposażenia) o nawet kilkadziesiąt procent (dla przykładu, w przypadku firmy Garon Plastics był to wzrost aż o 32pp na przestrzeni roku).  

MES (czyli Manufacturing Execution System) nie jest jednak jedynie łatwo-policzalną inwestycją o szybkim zwrocie, która pozwala na jak najbardziej efektywne wykorzystanie sprzętu, którym dysponujemy na starcie. To tak naprawdę zaawansowany system zarządzania produkcją, dzięki któremu możliwy jest także nadzór zgodności produktów z zadanymi normami oraz co za tym idzie, uniknięciem wielu procedur reklamacyjnych.  

MES w pigułce 

MES jest systemem do nadzorowania produkcji, którego celem jest poprawienie jakości zwiększenie wydajności dostępnego parku maszynowego. Jedną z jego największych zalet jest prostota integracji zarówno ze sprzętem, jak i kontrolerami przemysłowymi czy rozwiązaniami zarządczymi typu ERP (Enterprise Resource Planning). Dzięki danym dostarczanym automatycznie w czasie rzeczywistym, użytkownik ma pełną kontrolę nad przepływem procesów w całym przedsiębiorstwie.  

MES pozwala na natychmiastową identyfikację bieżących problemów (takich, jak np. przestój maszyny czy przekroczenie parametrów) i ich eliminację, udostępniając informacje odnośnie tempa produkcji (a więc i dokładności)dostępności partii, powstałych braków, jakości wyrobów (np. ich wymiaru), parametrów (dla przykładu ciśnienia) czy statusu. Umożliwia tym samym rzetelną estymację faktycznego czasu zakończenia zlecenia 

Innymi słowy, dzięki systemowi Epicor MES możliwy jest nadzór produkcji, jakości i procesu. Dysponuje on gotowym zestawem narzędzi do pomiaru różnych zmiennych, wysyłając alerty i powiadomienia w przypadku odchylenia od założonej specyfikacji, bądź przekroczenia zakresu czy dopuszczalnych wartości.  

Dla przykładu, jeśli wyprodukowana część ma na swojej powierzchni pęcherze, można łatwo sprawdzić zastosowane parametry i zmienić je, aby uniknąć tego samego problemu w przypadku kolejnego elementu. Automatyczna kwalifikacja pozwala z kolei na sprawną identyfikację wybrakowanych wyrobów, celem ich sprawdzenia, eliminacji lub wysłania do ponownej analizy.  

 Dane, dane i jeszcze raz dane, a co dalej?  

Ile zostało już wyprodukowanych sztuk, a ile wciąż pozostało do produkcji? Jaki jest faktyczny stan magazynowy? Jakie były warunki procesu? Czy wyroby są zgodne z określonymi wytycznymi? Kiedy będą dostępne?  

Odpowiedzi na powyższe i wiele innych pytań pomogą nam nie tylko w poprawieniu wydajności i jakości, o czym już wspomnieliśmy, lecz również w redukcji odpadów. Możliwość natychmiastowego reagowania na problem, w trakcie produkcji danej partii,pozwala bowiem na osiągnięcie wcześniej założonych celów.  

Dla przykładu, jeśli pożądany współczynnik odpadów miał wynosić 3%, a w połowie realizacji osiągnął już 5%, użytkownik może zatrzymać operację i sprawdzić, co nie poszło zgodnie z planem oraz zmienić ustawienia. W prosty sposób zdiagnozuje również, z czego wynikają przestoje (oczekiwanie na materiały z magazynu czy może nieobecność technika) oraz ile wynoszą.   

Dzięki dostępowi do archiwalnych danych możliwe jest także wyciąganie wniosków na przyszłość w przypadku, gdyby coś zostało przypadkiem pominięte w bieżącej analizie.   

Trochę technikaliów   

  • Epicor Advanced MES może działać samodzielnie, w integracji z Epicor ERP lub z interfejsem do dowolnego ERP. 
  • Rozwiązanie jest dedykowane zarówno dla małych firm, gdzie instalacja obejmuje 5 maszyn jak i dla dużych, gdzie największa instalacja ma nawet ponad 500 maszyn.    
  • System obsługuje 17 języków, w tym polski, i działa obecnie w ponad 24 krajach na całym świecie.  
  • MES obsługuje „z marszu” takie typy produkcji, jak: wtryskiwanie czy rozdmuchiwanie tworzyw sztucznych (np. butelek plastikowych), wyciąganie metali (tj. m.in. prętów oraz kątowników), tłoczenie i wykrawanie metali (wycinanie ich z blach oraz na prasach czy tłoczniach), odlew, OSN oraz montaż.  
  • Dostępne są rozmaite możliwości monitoringowe, takie jak panel operatora do systemów dotykowych, moduł analityczny, ekran dyrektora lub kontrolera produkcji, pełnowymiarowy interfejs Windowsa czy dostęp przez przeglądarkę. Część rozwiązań pozwala na kontrolę zdalną, spoza fabryki, z dowolnego miejsca na świecie. Dostępny jest wgląd do każdej z maszyn! 
  • Maszyny, w tym analogowe, mogą być zintegrowane z systemem między innymi dzięki dedykowanym urządzeniom, takim jak Epicor CF-MIU. Mindbox dostarcza je razem z resztą instalacji. Dysponuje ono dużą częstotliwością odczytów, co pozwala na obsługę szybkich maszyn, a także posiada pojemną pamięć, która przydaje się podczas awarii sieci, które często mają miejsce na produkcji. Urządzenie jest proste w konfiguracji i może wczytywać oraz przesyłać dane w dowolny sposób.  
  • Przejrzyste menu, czytelna kolorystyka, podział na role (np. planisty itp.) i możliwość wyboru określonego widoku (np. tylko tych maszyn, które wymagają interwencji) pozwalają w sprawny sposób określić czasy cyklu oraz średnie wartości, a także żonglować zleceniami i przekierowywać je na wybrane urządzenia.  

 

Dodatkowe zalety  

  • Epicor MES pozwala usprawnić planowanie, harmonogramowanie i zarządzanie zmianami oraz danymi, umożliwiając kolejkowanie zleceń, z uwzględnieniem możliwości dostępnych maszyn oraz zarejestrowanej historii, zwiększając tym samym zdolność dotrzymywania terminów 
  • Dostępne jest zarządzanie serwisem maszyn (tzw. responsive oraz preventive maintenance), dzięki któremu można ustalić terminy przeglądów i kontroli ustawień, w zależności od ilości wyprodukowanych części. Cykliczne zlecenia serwisowe (np. kalibracja) są planowane przez system.  
  • Monitorowanie zużycia energii pozwala sprostać wymaganiom narzuconym przez audyt energetyczny.  
  • W przypadku awarii, wsparcie techniczne może być udzielone zdalnie, dzięki czemu możliwa jest ogromna oszczędność czasu. 
  • Bieżący monitoring produkcji danej partii pozwala na poprawę oraz lepszą konfigurację ogólnych parametrów maszyny.  
  • System jest gotowy do użycia, szybki do wdrożenia i obsługuje każdą maszynę.  

 

Epicor MES Advanced pozwolił naszym Klientom na: 

  • oszczędność taktu na poziomie 10,8%,  
  • zwiększenie ogólnej wydajności fabryki (9,3%), 
  • wyeliminowanie przestoju maszyn w 9,8% przypadków,  
  • skrócenie czasu harmonogramowania (o 12,6h tygodniowo).  

Jeśli zależy Ci na zwiększeniu zdolności produkcyjnych, dokładnej analizie wykonania, widoczności danych w czasie rzeczywistym, poprawie jakości i wydajności procesów oraz stałym nadzorze i dostępie do informacji, zapraszamy Cię serdecznie do kontaktu z nami. Chętnie porozmawiamy o możliwościach współpracy spójnych z Twoimi potrzebami.   

 

Tydzień temu opublikowaliśmy wpis, w którym opowiadaliśmy historię pewnego projektu rozpoczętego tradycyjne, ale realizowanego z sukcesem w pełni zdalnie. Zakończyliśmy go pytaniem: czy tak już zostanie, czy będziemy działać tylko na odległość, czy może wrócimy do tego, co było przedtem? Naszym zdaniem ostatecznie zmiany nie będą znaczne, choć proporcje pewnie się zmienią.

Jak to będzie z podróżami służbowymi?

W projektach, które realizowane są daleko od Polski, podróże konsultantów zawsze stanowiły znaczny koszt. Teraz, kiedy klienci przekonali się, że praca zdalna może być efektywna, będą skłonni ograniczyć wydatki na podróże. Proporcje pracy zdalnej do pracy u klienta mogą się znacząco zmienić.

W przypadku projektów lokalnych nadal pozostanie jednak miejsce na spotkania twarzą w twarz. Analiza, opracowanie wymagań, projektowanie rozwiązań, konfigurowanie – te czynności najłatwiej i najszybciej wykonać, będąc u klienta. Kiedy mamy jakieś pytanie, najłatwiej podejść do kogoś do biurka i zapytać. Zajmuje to o wiele mniej czasu niż umawianie spotkania online czy nawet wykonanie połączenia telefonicznego – jeśli ktoś nie odbiera, to nawet nie wiemy dlaczego i żeby się tego dowiedzieć, trzeba wykonywać następne telefony; a jeśli nie zastajemy kogoś przy biurku, to od razu można zapytać kogoś, kto siedzi obok. Wszystko można załatwić zdalnie, ale trwa to zwykle dłużej i jest bardziej skomplikowane. Traci się przez to mnóstwo czasu. Kilka straconych minut każdego dnia z tak błahych powodów może przekładać się na poważne opóźnienia.

Czy możemy więc wyobrazić sobie, że zamykamy wspomniany projekt, rozpoczęty tradycyjnie i realizowany w pełni zdalnie, bez kolejnej wizyty u klienta? Tak, ale mimo to podczas końcowych testów wolelibyśmy być na miejscu, żeby można było przypilnować tego, czy wszyscy wykonują zaplanowane zadania, a w przypadku pojawienia się drobnego błędu błyskawicznie go skorygować.

Wnioski

Ostateczny wniosek powinien być chyba taki, że zarządzanie projektami, niezależnie od tego, czy tradycyjne, czy w „nowej normalności”, podlega tym samym regułom, a problemy w projektach realizowanych zdalnie to te same problemy spotykane od lat. Dlatego też sukces dziś, jak i w przyszłości zapewni trzymanie się trzech znanych od dawna zasad… no, może odrobinę zmodyfikowanych.

Po pierwsze, komunikacja jest kluczowa. Choć nie widzimy się codziennie i nie spotykamy się każdego ranka, żeby omówić status projektu, to używając odpowiednich narzędzi, możemy nadal trzymać rękę na pulsie. Ważne, żeby nie utonąć w e-mailach. Lepiej sprawdzą się regularne spotkania na Zoomie czy Microsoft Teams, które dostarczą kierownikowi projektu informacji o potencjalnych problemach i pozwolą realizować kolejne czynności w terminie.

Po drugie, utrzymanie produktywności wymaga udzielania klarownych wskazówek i jasnego określania realistycznych oczekiwań oraz terminów. Żeby to osiągnąć, trzeba zaplanować i zapewnić dostępność poszczególnych członków zespołu, dzięki czemu inni będą mogli się z nimi szybko i efektywnie komunikować.

Po trzecie, nawet siedząc non stop przed komputerem, nie można zapominać, że po drugiej stronie mamy do czynienia z takimi samymi ludźmi jak my sami. Potrzeba zrozumienia i elastyczności, żeby cała maszyna pracowała bez przestojów. Mając to na uwadze, trzeba pamiętać, żeby od czasu do czasu, poza formalnymi spotkaniami, zorganizować online spotkanie nieformalne, podczas którego będzie można pożartować i lepiej się poznać.

Business as usual, czyli na projektach bez zmian

Na początku tego roku zaczęliśmy przygotowywać się do projektu wdrożenia systemu ERP u klienta w jednym z krajów bałtyckich. W lutym zdążyliśmy jeszcze odbyć na miejscu kilka wstępnych spotkań, ale później nagle musieliśmy się przestawić na pracę w pełni zdalną. I wiecie co? Projekt jest realizowany zgodnie z założonym harmonogramem. Czy możemy sobie wyobrazić, że zamkniemy go bez kolejnej wizyty u klienta? Owszem, ale kiedy skończy się epidemia, chyba wolelibyśmy wrócić do tradycyjnego sposobu prowadzenia dalszych etapów tego projektu, podobnie jak i innych. W wielu wypadkach tak jest po prostu łatwiej, szybciej i przyjemniej.

Kiedy kolejne europejskie rządy, w tym polski, zaczęły wprowadzać ograniczenia poruszania się i zamknęły granice, finalizowaliśmy przygotowania do rozpoczęcia projektu. Okazało się, że nie jest to powód wystarczający, żeby nas zatrzymać. Tak jak planowaliśmy, pod koniec kwietnia podpisaliśmy umowę, prace wystartowały i wciąż trwają – wszystko zdalnie. Oczywiście, bezpośrednie spotkanie z przedstawicielami klienta na początku roku było pewnym plusem. Zdążyliśmy się bowiem trochę poznać, niemniej większość czynności prowadzona była i jest zdalnie.

Co jest największym wyzwaniem?

Czujemy, że w pewnych sytuacjach brakuje kontaktu twarzą w twarz. Będąc fizycznie w jednym pomieszczeniu, lepiej można ocenić zaangażowanie uczestników. O wiele łatwiej także wyczuć, czy wszystko zostało zrozumiane, czy coś pozostało dla kogoś niejasne. Pewnie, że pracując zdalnie, też można zadawać pytania. Praktyka pokazuje jednak, że nie wszyscy są na tyle otwarci, żeby z własnej inicjatywy zapytać o coś albo poprosić o powtórzenie. Jeśli jesteśmy na miejscu, obserwując czyjeś zachowanie, nie tylko twarz, ale również mowę ciała, można się tego domyślić.

Wyzwaniem są również długie sesje szkoleniowe. Wiele osób o wiele łatwiej radzi sobie z nimi w sali konferencyjnej, niż siedząc przed ekranem komputera we własnym domu czy biurze. To bardzo trudne, zwłaszcza dla prowadzącego szkolenie, który praktycznie cały czas musi mówić, często nie widząc uczestników. Nieco poprawia sytuację, jeśli wszystkie osoby biorące udział w szkoleniu online mają włączoną kamerę. Jeśli jednak prowadzący nie widzi uczestników, a oni w tym czasie nie zadają żadnych pytań, to nawet nie wie, czy są po drugiej stronie i go słuchają.

W przypadku tego projektu dodatkową trudnością jest to, że cała komunikacja z klientem odbywa się w języku angielskim. Trzeba dodać, że dla żadnego uczestnika projektu nie jest to język ojczysty. Co więcej, niektórzy kluczowi użytkownicy systemu nie mówią po angielsku i kierownik projektu po stronie klienta występuje w roli tłumacza. To byłoby utrudnieniem nawet w tradycyjnych warunkach, ale przy pracy zdalnej jest prawdziwym wyzwaniem.

Ktoś może powie, że przecież praca zdalna, telekonferencje nie są żadną nowością, że były standardowo wykorzystywane w większych projektach. Zgoda. Kiedy realizowaliśmy projekty w Afryce czy Australii, to było jasne, że nie możemy być cały czas na miejscu. Z drugiej strony, kiedy zachodziła potrzeba, to byliśmy na miejscu u tych klientów co dwa tygodnie. Pewne czynności w projektach zazwyczaj wykonuje się u klienta. Na miejscu omawia się procesy, opracowuje konfiguracje. Ze względu na epidemię trzeba było to przemodelować. Kiedy w projekcie pojawiały się problemy, nie można było po prostu pojechać i wyjaśnić wszystko na miejscu. Trzeba było poradzić sobie zdalnie.

I radzimy sobie. Projekt przebiega zgodnie z planem. Trudności udaje się rozwiązywać i na razie nie pojawia się kwestia powrotu do tradycyjnego sposobu pracy. Wciąż jednak zastanawiamy się: czy tak już zostanie, czy wrócimy do tego, co było przedtem? Ale o tym w drugiej części tego wpisu, którą opublikujemy za tydzień/za dwa tygodnie. Przedstawimy w niej także kilka porad dotyczących sprawnego prowadzenia projektów w „trybie pandemicznym”.

Mindbox, po kilkunastu latach obecności na rynku, przechodzi prawdziwą metamorfozę. W spółce wydzielamy dwa brandy: Mindbox oraz Mindworkers. Dlaczego? Z powodu dynamicznego rozwoju oraz rozszerzenia wachlarza oferty, o nowe produkty i usługi. Wszystkie działania, jakie podejmujemy, realizujemy je wyłącznie z z myślą o klientach. Ale – po kolei…

Narodziny

Zaczęło się kilkanaście lat temu. Narodziła się marka Mindbox, której misją była odpowiedź na istotną potrzebę rynku: rozwiązywanie problemów biznesowych organizacji za pomocą coraz szerzej dostępnych technologii, u progu cyfrowej rewolucji . Koniec pierwszej dekady XXI wieku był momentem dynamicznych zmian na styku biznesu i nowych technologii. Wówczas to takie rozwiązania jak Cloud czy Big Data przestały być efektowną ideą, a stawały się istotnym źródłem zmian i przewag w firmach. Kto zaniechał cyfryzacji, zostawał w tyle.

Przejście cyfrowego zwrotu stawało się żywotnym wyzwaniem firm. Bez względu na wielkość, rodowód czy sektor rynku. My zaś – dostarczając konkretne, ogólne czy też szyte na miarę i potrzeby danej organizacji rozwiązania i technologie – odpowiadamy na te żywotne potrzeby biznesu. Dostarczając gotowe rozwiązania IT, personalizując i wdrażając je – zwiększamy efektywność procesów biznesowych naszych klientów.

Wzrost

Od ponad dekady naszą flagową ofertą był i pozostanie system ERP. Jesteśmy największą firmą w regionie EMEA wdrażającą rozwiązania amerykańskiego producenta Epicor Software. W tym czasie wdrożyliśmy kilkaset projektów w Polsce i na świecie. Wiele z nich obejmowało kompleksową obsługę – od analizy, przez zaprojektowanie architektury rozwiązania, po wdrożenie i serwis. Naszymi klientami są zarówno rodzime firmy, jak i działające globalnie międzynarodowe korporacje. Do tej porty zrealizowaliśmy projekty dla przedsiębiorstw z przeszło pięćdziesięciu krajów.

Ale to nie wszystko. Od początku istnienia, bowiem, nie tyle poszukiwaliśmy nisz do zagospodarowania, ile po prostu – odpowiadaliśmy na faktyczne potrzeby naszych klientów, te zaś, bez ustanku pojawiały się w postaci nowych wyzwań. Rozwój technologii, wdrażanych przez Mindbox, pozwala klientom pójść krok dalej, eliminować źródło strat, które do tej pory bywało codziennością albo też znieść koszty, które wcześniej wydawały się nieodzowne. Każdy proces – o ile tylko pozwalają na to narzędzia i rozwiązania IT – można udoskonalić, usprawnić i unowocześnić- aby na koniec odnotować wzrost efektywności całego biznesu. To właśnie sens naszego działania. Od samego początku.

Technologię traktujemy w sposób instrumentalny. Ma służyć wyłącznie realizacji celów naszych Klientów, a nie zaspokajać nasze ambicje. Rzetelność i uczciwość to wartości, którymi się kierujemy od powstania firmy w 2007 roku. Takie podejście umożliwia nam dynamiczny rozwój, oparty na długookresowej partnerskiej współpracy z Klientami, ale również Pracownikami i Dostawcami – podkreśla Piotr Żeromski, CEO w Mindbox

Teraz łatwiej zrozumieć, że przez długi czas mogliśmy rosnąć organicznie, opierając tę ewolucję niemal wyłącznie na znakomitych opiniach i rekomendacjach dotychczasowych klientów. Dlatego też wdrożenia ERP to nie wszystko. Wspieramy transformację cyfrową firm, dzięki czemu organizacja staje się rzeczywiście innowacyjną firmą. Poza tym – przeprowadzamy analizy, a na ich podstawie – usprawnienia i automatyzację procesów biznesowych firm. Z niemal wszystkich sektorów produkcji i usług.

…i rozwój. Całkiem nowe obszary

Technologie to źródło inspiracji, rozwoju i nowych potrzeb. Ale za każdą firmą stoją przede wszystkim ludzie. Nie inaczej jest u nas. Naszą organizację tworzy już dwustu ekspertów – praktyków specjalizujących się różnorodnych obszarach szeroko rozumianej branży IT. Nieźle przez te lata urośliśmy, prawda? Dodajmy, że w parze z ilością niezmiennie idzie jakość.

Łatwo się domyślić, że kompetencje naszych pracowników dostrzegają również klienci. Wszak to ostatecznie człowiek stoi za dobrą analizą, uszyciem na miarę konkretnych rozwiązań, a później ich wdrożeniem i serwisem. Nic zatem dziwnego, iż z czasem coraz częściej klienci prosili nas o pomoc w pozyskaniu dobrych fachowców od IT, którzy po naszym wdrożeniu zaspokoją wewnętrzne potrzeby organizacji związane z cyfryzacją i należytym utrzymaniem procesów.

Z tych potrzeb zrodził się nowy unit. Nowy dział i nowy rozdział w historii firmy: zajęliśmy się profesjonalnym doradztwem i rekrutacją ekspertów ds. IT na rynku i rekomendowaniem wybranych ludzi do konkretnych firm. Trzeba zaś pamiętać, że zatrudnienie właściwego człowieka od nowych technologii, specjalistycznego oprogramowania czy narzędzi teleinformatycznych może być nie lada wyzwaniem. Takim, któremu… my tylko potrafimy sprostać. Naprawdę.

Problemy związane ze znalezieniem potencjalnego pracownika, przekonaniem go, aby przyjął nową ofertę, ale i sprawdzeniem jego doświadczeń i kompetencji to zadanie dla fachowców. Takich jak my. W ten zatem sposób narodził się dział Mindworkers, który odpowiada na potrzeby de facto z zakresu specjalistycznego, branżowego HR.

Nasza oferta w tym zakresie jest równie zróżnicowana i szyta na miarę, jak w przypadku rozwiązań IT usprawniających procesy biznesowe. Możemy bowiem tylko pośredniczyć w wyselekcjonowaniu właściwej osoby do konkretnych zadań. Możemy też zatrudnić takich ludzi u siebie i outsourcować zasoby na potrzeby wybranego klienta albo wręcz konkretnego projektu czy rozwiązania. Oferujemy usługę Sourcing as a Service, w ramach której zajmujemy się całym procesem zatrudnienia odpowiednich kandydatów. Ostatecznie, oferujemy naszym klientom całe zespoły złożone ze zgranych specjalistów pracujących pod okiem Project Managera. Co więcej – jak doskonale wszyscy wiemy, istnieje zarówno rynek pracownika, jak i pracodawcy. Dlatego też potencjalni kandydaci, szukający nowych wyzwań, jeśli odzywają się do nas – prawdopodobnie trafiają pod najlepszy z możliwych adresów.

Problem i wyzwanie

No dobrze, ale jak wyjaśnić to nowym bądź wracającym do nas klientom? Jesteśmy firmą skupiającą w swoich szeregach ekspertów ds. IT, najlepszych praktyków i wdrażamy rozwiązania cyfrowe? Czy zajmujemy się rekrutacją tych specjalistów? Więc może nasza działka to headhunting – mógłby ktoś pomyśleć. Eksperci ds. IT, jak zdążyliśmy już zauważyć, poznają się na innych ze swojej branży, więc czemu nie?

Nie są to tylko teoretyczne rozważania o strategicznej randze, lecz faktyczny problem. Wyzwanie, ponieważ klienci faktycznie mieli wątpliwości i pytali. Postawiliśmy sobie zatem konkretny cel. Jest problem, jest wyzwanie. Musi być również rozwiązanie. Jasne zakomunikowanie otoczeniu rynkowemu. Obecnym i przyszłym klientom: kim jesteśmy, czym się zajmujemy? Dokąd zmierzamy i dlaczego?

Jak zatem wyjść z tego informacyjnego chaosu, aby przekazać światu klarowny komunikat i rzeczywisty obraz naszej organizacji?

Idea. Żywoty równoległe

Cel był jasny. Idea także zdawała się coraz bardziej wyraźna. Mamy dwa główne obszary, w których – odpowiadając na realne potrzeby klientów – przyszło nam działać. Po pierwsze, rozwiązania IT. Po drugie, eksperci branżowi na rynku.

Reasumując: mieliśmy, tak jak do tej pory, specjalizować się w projektowaniu i wdrażaniu różnorodnych rozwiązań cyfrowych, które usprawniają procesy naszych klientów. A poza tym – równolegle – poszukiwać i rekrutować na potrzeby tychże klientów odpowiednich dla nich ekspertów z różnych dziedzin IT.

Obszary na pozór tylko odległe od siebie, a faktycznie – bardzo bliskie. Oba ze sobą spójne i mogące nawzajem się wspierać. Siostrzane.

Mamy zatem dwa siostrzane obszary. Żywoty równoległe. Rozwiązania IT, które stały u początków i były zalążkiem naszej firmy – czyli Mindbox – oraz specjalistyczny HR – a więc Mindworkers.

Rozwiązanie

Tak postanowiliśmy. Dwa odrębne byty, równoległe: Mindbox oraz Mindworkers. Żeby było jasne dla każdego obecnego na rynku. Tak idea przekuta została w praktyczne rozwiązanie: powołaliśmy do życia dwa odrębne brandy, które obdarzyliśmy samodzielnym życiem.


Postawiliśmy na usamodzielnienie się obu obszarów poprzez rozdzielenie ich formalnie w osobne brandy.

Oto my: dwie siostry- Mindbox i Mindworkers. Dzień dobry. Miło nam Cię poznać. Don’t worry. Na pewno któraś z nas odpowie na Twoje wyzwanie i rozwiąże ten problem. Długo nas słuchałeś. Teraz my zamieniamy się w słuch.